Solutions that pay their way

Solutions that pay their way

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 1(48) BASWARE VUOSIKERTOMUS 2003 Katsaus konsernin toimintaan 2 BasWare lyhyesti 2 Avainluvut vuonna 2003 2 Vuosi 2003 lyhyesti 3 Toimitusjohtajan katsaus 4 Strategiset tavoitteet 5 Visio 5 Strategia 5 Arvot 6 Liiketoimintaympäristö 6 Tutkimus ja tuotekehitys 7 Yhteiskuntavastuu 9 BasWare työnantajana 10 Hallintotapa (Corporate Governance) 11 Hallitus 13 Johtoryhmä 14 Organisaatio 16 Liiketoiminta-alueet 17 Sähköinen liiketoiminta 17 Toiminnot Suomessa 17 Kansainväliset toiminnot 18 Asiakkaat 19 Tuotekonsepti 21 Talousohjaus 22 Toiminnot Suomessa 22 Asiakkaat 22 Tuotekonsepti 24 Tilinpäätös 25 Avainluvut 25 Hallituksen toimintakertomus 25 Tuloslaskelma 31 Tase 32 Rahavirtalaskelma 33 Tilinpäätöksen liitetiedot 34 Laskentaperiaatteet 39 Taloudelliset tunnusluvut 40 Tunnuslukujen laskenta 41 Osake ja osakkeenomistajat 42 Osakekurssikehitys 42 Osakkeenomistajat 44 Optio-ohjelmat 45 Hallituksen ehdotus osingonjaosta 46 Tilintarkastajan kertomus 47 Tietoa osakkeenomistajille 48 BasWare Oyj:n verkkovuosikertomus 2003: http://www.basware.com/annualreport

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 2(48) Katsaus konsernin toimintaan BasWare lyhyesti BasWare Oyj on Helsingin Pörssissä (HEX) noteerattu kannattavasti kasvava kansainvälinen ohjelmistoyritys, joka on perustettu vuonna 1985. BasWare kehittää, markkinoi ja myy innovatiivisia talousohjauksen prosesseihin sekä yritysten väliseen sähköiseen liiketoimintaan valmisohjelmistoja, joiden avulla asiakkaat voivat hallita liiketoimintaprosessejaan. Tuotekehityksemme perustuu alan standardeihin ja laajasti käytettyihin alustoihin ja teknologiaan, mikä tarkoittaa käyttäjäystävällisiä, helppokäyttöisiä tuotteita. Tapamme toimia on olla tuotekehityksen eturintamassa, kasvattaa tuottavuutta ja vastata asiakkaidemme tarpeisiin. BasWarella on toimintaa yli 18 maassa kolmella mantereella. Yrityksen tuotteita käyttää maailmanlaajuisesti noin 200 000 käyttäjää yli tuhannessa organisaatiossa eri liiketoiminta-alueilla niin julkisella kuin yksityisellä sektorilla. Olemme sitoutuneet luomaan lisäarvoa asiakkaillemme ja arvonnousua osakkeenomistajillemme sekä nopeaan kannattavaan kasvuun. Vuonna 2003 yrityksen liikevaihto kasvoi 26,3 prosenttia edelliseen vuoteen verrattuna ja oli yhteensä 25,6 miljoonaa euroa. Avainluvut vuonna 2003 Liikevaihto, tuhatta euroa Liikevoitto, tuhatta euroa

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 3(48) Vuosi 2003 lyhyesti Nopea, kannattava kasvu jatkui vuonna 2003 Liikevaihdon kasvu 26,3 prosenttia liikevaihdosta, yhteensä yli 25 miljoonaa euroa Ennätysmäinen neljäs vuosineljännes: 1 368 tuhatta euroa kaikkien aikojen paras kvartaalin liiketulos Kansainvälisten toimintojen vahva 63 prosentin kasvu; uusia asiakkaita muun muassa lentoyhtiö KLM Royal Dutch Airlines ja lääkeyhtiö AstraZeneca Kaikki sähköisen liiketoiminnan tuotteet integroitu Tarpeesta maksuun (Need to Payment) - tuotekonseptiin Kumppanuussopimus solmittu Xeroxin kanssa 12 Euroopan maassa Erinomainen vuosi talousohjauksen liiketoiminnalle liikevaihdon kasvu yli 90 prosenttia Osakekohtainen tulos 0,07 euroa ja osinko 0,12 euroa/osake Liikevaihto segmenteittäin, % Henkilöstö vuoden lopussa 43,5 % tuotemyynti 38,3 % palvelut 18,2 % ylläpito

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 4(48) Toimitusjohtajan katsaus Hyvät BasWaren osakkeenomistajat, BasWaren vuosi 2003 tarjoaa hyvän esimerkin, miksi ammattimaisesti toimiviin kasvuyritykseen kannattaa investoida. Vaikkakin yhtiön alkuvuosi oli tappiollinen, pystyttiin toiminnan kurssi muuttamaan nopeilla oikein mitoitetuilla tehostamistoimenpiteillä. Tehostamisohjelman tuloksena vuoden viimeisellä neljänneksellä saavutettiin yli 16 prosentin liikevoitto liikevaihdosta, mikä ylittää yhtiön pitkän aikavälin tavoitetason. Onnistunut suunnanmuutos perustui selkeä strategiaan, toimiviin ohjausrakenteisiin ja sitoutuneeseen henkilöstöön. Kaiken kaikkiaan BasWare pystyi kasvattamaan liikevaihtoaan vuoden aikana yli 26 prosenttia. Positiivista tässä on, että kasvu ylittää merkittävästi yrityssovellusten yleisen markkinakehityksen, mikä arviomme mukaan jäi selkeästi edellistä vuotta alemmaksi. Tilikauden kasvu oli kuitenkin aikaisempia vuosia alemmalla tasolla, mikä johtui myös sisäisistä tekijöistä kuten tuotelanseerauksien viivästymisestä ja myyntitoiminnan tehottomuudesta. Korjaavat toimenpiteet toteutettiin tilikauden 2003 loppuun mennessä, minkä johdosta vuoden 2004 toiminnan lähtötila on selkeästi vahvempi kuin viime tilikauden alussa. BasWare jatkoi vuoden 2003 aikana strategiansa mukaisia panostuksia tuotteiden edelläkävijyyteen. Tuotteiden kilpailukykyä vahvistettiin uusilla lisäarvokomponenteilla, jotka vaikuttivat myös myönteisesti loppuvuoden tuotemyyntiin. Sähköistä liiketoimintaa vauhditti hankintojen hallinnan ja toistuvaislaskujen täsmäytyksen tuotteiden onnistuneet lanseeraukset, jotka samalla vahvistavat BasWaren etumatkaa kilpailijoihin nähden. Myös verkkolaskupalvelu pystyi kasvattamaan volyymiään yli kaksinkertaiseksi tammikuun ja joulukuun välillä. Vastaavasti talousohjauksen kansainvälisiä IFRS-standardeja tukevan tuotekonseptin markkinoille vieminen onnistui yli odotusten ja siivitti tuotemyynnin ennennäkemättömään kasvuun. BasWaren neljä vuotta sitten aloitettu muuntamisprosessi kotimarkkinayrityksestä kansainväliseksi toimijaksi saavutti käännepisteen vuoden 2003 aikana. Kansainvälisen liiketoiminta kasvoi 63 prosenttia, ja vahvin kasvu saatiin aikaan vaativilla Saksan, Ison-Britannian ja Hollannin markkinoilla. Tilikauden aikana lanseerattiin uusi kanavastrategia, jonka mukaisesti kumppanitoiminta perustuu jatkossa BasWaren aktiiviseen rooliin kysynnän luomisessa yhtiön kanavakumppaneita varten. Myös panostuksia kanavan vahvistamiseksi lisättiin, minkä hedelmänä BasWare solmi marraskuussa Xeroxin kanssa 12 Euroopan maata koskeva yhteistyösopimuksen. Kansainvälisen toiminnan vaatimat tukitoimintainvestoinnit on myös tehty, ja voimme jatkossa vapauttaa enemmän resursseja asiakaspalveluun ja markkinointiin. Suhtaudun optimistisesti tuleviin näkymiin. Yleinen taloudellinen tilanne on parantumassa ja erityisesti IT-alan patoutunut investointitarve saattaa nostaa radikaalisti valmisohjelmistojen kysyntää. BasWaren voimakkaat kehityspanostukset matalasuhdanteen aikana vahvistavat entisestään tuotteidemme kilpailuasemaa. Suurimmat odotukset BasWaressa kohdistuvat Saksan ja Ison-Britannian markkinoihin, joissa hankintojen hallintojen ja laskujen käsittelyjärjestelmien markkinat ovat lähdössä parhaaseen nousukiitoon. Onnistumisen mahdollisuuksia lisää Xerox-yhteistyö, jonka vaikutukset alkavat näkyä erityisesti alkamassa olevan vuoden jälkipuoliskolla. BasWare tähtää merkittävään kannattavuuden parantamiseen, mikä perustuu vuoden 2003 aikana aikaansaatuun pysyvään toiminnan tehostumiseen ja vahvaan kilpailuasemaan. BasWaren menestyksen takana on yli 250 osaavaa ja sitoutunutta työntekijää, jotka yhtiön lähihistorian haastavimman tilikaudenkin aikana toimivat esimerkillisesti yhtiön arvojen mukaisesti: tavoitteellisesti ja ammattimaisesti. Haluankin kiittää henkilökuntaa aktiivisuudesta ja hienosta työmotivaatiosta ja samalla toivottaa menestystä ja innostuneisuutta vuodelle 2004. BasWare pyrkii huomioimaan toiminnassaan osakkeenomistajien tarpeet. Yhtiön taloudellinen raportointi on nopeaa, kattavaa ja läpinäkyvää. Yhtiö noudattaa kaikessa toiminnassaan parhaita käytäntöä ja hyvää hallintotapaa, jotta toiminta olisi ennustettavaa eikä sisältäisi turhia riskejä. Toivonkin, että BasWaren toiminta vastaa osakkeenomistajien odotuksia ja yhtiö pysyy houkuttelevana sijoituskohteena myös jatkossa. Parhain terveisin, Hannu Vaajoensuu toimitusjohtaja

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 5(48) Strategiset tavoitteet Strategia ohjaa BasWaren päämäärien saavuttamista BasWaren strategia määriteltiin uudelleen syksyllä 2002. Samanaikaisesti määriteltiin myös BasWaren visio ja arvot. Vuoden 2003 liiketoimintasuunnitelma pohjautui suoraan uuteen strategiaan, ja strategia toimii myös perustana tulevien vuosien suunnitelmille. Strategia ei kuitenkaan ole koskaan valmis sen työstäminen on jatkuva prosessi, jotta yritys voi vastata markkinoiden uusiin haasteisiin ja odotuksiin. Yhtiön yleinen pitkän aikavälin tavoite on olla asiakkaiden, työntekijöiden ja sijoittajien suosima yritys. Seuraavat tavoitteet ohjaavat toimintaa pitkällä tähtäimellä: Saavuttaa 15 prosentin liikevoittotaso Ylläpitää liikevaihdon 40 prosentin kasvua Yrityksen kasvu perustuu orgaaniseen kasvuun, jota tuetaan globaaleja myyntikanavia ja/tai tuotevalikoimaa laajentavilla yritysostoilla. Liiketoimintaa laajennetaan kattamaan Euroopan, Amerikan sekä Aasian ja Tyynenmeren päämarkkina-alueet. Visio: Millaista asemaa tavoittelemme? BasWaren tavoitteena on olla alallaan yksi maailman johtavista ohjelmistoyrityksistä sekä luoda BasWare-brandistä kohderyhmänsä arvostama tuotemerkki maailmanlaajuisesti. Sitoudumme luomaan lisäarvoa asiakkaillemme ja arvonnousua osakkeenomistajillemme. Kiinnitämme myös erityistä huomiota tuotteidemme korkeaan laatuun sekä nopeaan ja samalla kannattavaan kasvuun. Visiomme saavuttamiseksi keskitymme ydinliiketoimintoihimme ja säilytämme nopean ohjattavuutemme. Saavutamme päämäärämme yhdessä kumppaneidemme ja motivoituneen henkilökuntamme kanssa. Strategia: Miten saavutamme visiomme? Vuonna 2002 määritelty strategia on jaettu kahdeksaan teemaan, joiden avulla visiomme voi toteutua. Lisäksi BasWare määritteli vuoden 2003 aikana erilliset HR- ja kanavastrategiat, jotka pohjautuvat yleiseen liiketoimintastrategiaan. Maailman johtava Sekä suoria että epäsuoria toimintoja strategisilla markkinoilla Investointeja joilla ylläpidetään tuotejohtajuus Kansainvälisen liiketoimintakulttuurin rakentaminen Innovatiiviset tuotteet Laaja integroitunut tuotevalikoima Viimeisimmän teknologian hyödyntäminen Uusien tuotteiden nopea tuominen markkinoille Nopea kannattava kasvu Uusien markkinoiden avaaminen yhdessä kansainvälisten asiakkaiden kanssa Kanavan rakentamisen nopeuttaminen yritysostoilla Lisätuotteiden ja -palveluiden kehittäminen olemassa oleville asiakkaille Arvostettu brandi Kansainvälistä näkyvyyttä kansainvälisten partnereiden avulla Pääsanomaan keskittyminen: we provide savings ( tarjoamme säästöjä ) Lisäarvoa asiakkaille Asiakkaiden tarpeisiin perustuva kehitys Ainutlaatuiset tuotteet, jotka tuottavat näkyvää lisäarvoa Korkealaatuiset palvelut, jotka takaavat asiakkaille parhaimmat mahdolliset hyödyt Erinomainen laatu Laatutietoinen kulttuuri Harmonisoidut prosessit Jatkuvan oppimisen varmistama tieto ja kokemus Keskittyminen ja ohjattavuus Jatkuva ja reagoiva strategiaprosessi Skaalautuvat operaatiot ja rakenteet Kansainvälisen liiketoiminnan tuntemus päätöksenteon tukena Motivoituneet ihmiset Selkeät roolit, tavoitteet ja palkitsemispolitiikka Henkilökohtaiset kasvumahdollisuudet Virikkeellinen ilmapiiri hyvin omaksuttujen yhteisten arvojen avulla

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 6(48) Arvot: Millaiseen käytökseen kannustamme? BasWaren johtamiskulttuuri perustuu korkeaan liiketoimintaetiikkaan ja ydinarvoihin, jotka ohjaavat työskentelyämme. Nämä arvot kuuluvat olennaisena osana toimintaamme kaikkialla maailmassa, jokaisessa maassa, jossa työskentelemme. Syyskuussa 2003 tehdyn henkilöstötutkimuksen mukaan arvot ovat jalkautuneet hyvin jokapäiväiseen työhön: sekä henkilöstön että johdon käyttäytyminen on hyvin linjassa yrityksen arvojen kanssa. Arvomme ovat: Saavutuksellisuus (Aim for achievement) Ammattimaisuus (Be professional) Kunnioitus (Build on respect) Rohkeus (Act with courage) Liiketoimintaympäristö Markkinoiden johtavia ratkaisuja taloudellista arvoketjua varten BasWaren tuotteet tehostavat taloudellisia liiketoimintaprosesseja ja tukevat näin taloudellista arvoketjua. Ratkaisut on suunniteltu suurien ja keskisuurien organisaatioiden tarpeita ajatellen, sillä nämä yritykset tarvitsevat entistä enemmän tehokkaita toimintaprosesseja, kun taloudellista raportointia koskevat säädökset tiukentuvat. BasWaren tarjoamien ratkaisujen markkinapotentiaali on valtava: markkinatutkimusyhtiö IDC arvioi yritysten ostotoimen hallintaan liittyvien ohjelmistojen ja palvelujen markkinoiden arvon olevan 6,7 miljardia dollaria vuonna 2003. Laskutusmarkkinoiden kokoa selvittäneen Gartnerin tutkimuksen mukaan (2002) yritykset lähettävät toisilleen noin 10 miljardia laskua Euroopassa ja Yhdysvalloissa 12 miljardia. Vuonna 2003 BasWaren tuotemyyntiä heikensi yleinen markkinoiden epävarmuus, joka pidensi päätöksentekoa. Kaikesta huolimatta BasWaren asema markkinoilla säilyi vahvana. Suurin osa kilpailevista ratkaisuista on räätälöityjä ratkaisuja, jotka on rakennettu toiminnanohjausjärjestelmien päälle ja ne vaativat laajaa asiakaskohtaista projektityötä, tai pienten paikallisten yritysten kehittämiä sovelluksia. Tässä tilanteessa BasWaren melkein 20 vuoden kokemus valmisohjelmistojen tuotekehityksestä, globaalit referenssiasiakkaat ja laaja jakeluverkosto luovat erinomaiset edellytykset menestyä kilpailussa. Markkinatrendejä ja lainsäädännön muutoksia Hyvä hallintotapa (ns. corporate governance) ja taloudellinen läpinäkyvyys ovat tulossa ensiarvoisen tärkeiksi asioiksi useille yrityksille, kun uusia laskentatoimeen ja taloudelliseen raportointiin liittyviä skandaaleja tulee ilmi. Yhdysvalloissa viranomaiset ovat tiukentaneet valvontaansa säätämällä niin sanotun Sarbanes- Oxley (SOX) -lain vuonna 2002. Tämä laki sisältää muun muassa pakolliset säädökset koskien yritysten rahavirtahallintaa ja sisäisiä valvontajärjestelmiä, jotka liittyvät hankintatoimeen. Sarbanes-Oxley-laki koskee myös ulkomaalaisia yrityksiä, jotka on listattu Yhdysvalloissa. Lainsäädännöllä on vaikutusta myös Yhdysvaltojen ulkopuolella, niillekin suuryrityksille, jotka toimivat vain Euroopassa. Arvioiden mukaan kansainväliset rahoituslaitokset ja -instituutiot tulevat edellyttämään kaikilta kansainvälisesti toimivilta yrityksiltä SOX-lain kanssa yhteensopivia seuranta-, valvonta- ja tarkastusmenetelmiä. Tutkimusyhtiö Meta Groupin mukaan suurimmat muutokset yritysten valvontarakenteisiin tehdään vuosina 2004 ja 2005. Tämä kehitys parantaa sellaisten yritysten asemaa kansainvälisillä markkinoilla, joiden valmisohjelmistot tukevat SOX-lain asettamia vaatimuksia. Myös Euroopassa on meneillään lainsäädäntömuutoksia. Sähköistä laskutusta koskeva EUdirektiivi 2001/115/EC astui voimaan Euroopan unionin jäsenvaltioissa vuoden 2004 alussa. Kyseinen direktiivi mahdollistaa rajojen yli tapahtuvan sähköisen laskutuksen, jolloin harmonisoidun lainsäädännön kautta laskut ovat ensimmäistä kertaa kierrätettävissä täysin sähköisessä muodossa koko EU-alueella. Sama direktiivi mahdollistaa myös sähköisen arkistoinnin, josta tuli näin ensimmäistä kertaa juridisesti vahva väline laskujen ja kaikkien liiketoimintadokumenttien arkistointiin. Lisäksi kansainväliset raportointistandardit (International Financial Reporting Standards, IFRS) tulevat voimaan vuonna 2005 ja ne koskevat kaikkia eurooppalaisia listayhtiöitä. Tämäkin muutos luo uusia paineita valvontaa ja riskienhallintaa kohtaan. Tavoitteena toimintojen laadukkuus Toinen tärkeä toimintaympäristön markkinatrendi, joka tukee BasWaren asemaa markkinalla, on yritysten tarve tehostaa toimintojaan saavuttaakseen toimintojen laadukkuuden (ns. operational excellence). Yksi tämän trendin

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 7(48) merkittävimmistä kehitysalueista tulevina vuosina on taloudellisen arvoketjun hallitseminen ja arvoketjuun liittyvien liiketoimintaprosessin hallitseminen. Useiden markkina-analyytikoiden mukaan taloudellinen arvoketju pitäisi nähdä kokonaisuutena, jota pitää hallita yhtenäisin työvälinein. Tämä luo merkittäviä uusia mahdollisuuksia sähköisen liiketoiminnan tuotekonseptille, jota BasWare kehittää. Vaikka yleinen taloudellinen tilanne saattaa jatkua epävarmana vuonna 2004, BasWaren ratkaisut tarjoavat yrityksille kustannussäästöjä ja mahdollistavat toimintojen laadukkuuden. Siten kysyntä on tavallisesti pysynyt vahvana myös matalasuhdanteen aikana. BasWare pyrkii liiketoiminnan 20-30 prosentin kasvuun vuonna 2004. Tutkimus ja tuotekehitys Korkealaatuista tuotekehitystä tuotteiden johtoaseman säilyttämiseksi BasWare jatkoi vahvaa panostamista tuotekehitykseen vuoden 2003 aikana. Tuotekehityskulut kasvoivat 16,4 prosenttia ja olivat 4 113 tuhatta euroa, yhteensä 16 prosenttia liikevaihdosta. Tuotekehityshenkilöstön määrä oli vuoden lopussa 59 eli yhtä paljon kuin vuoden 2002 lopussa. Vuonna 2003 BasWaren tuotekehitys työskenteli kahdessa yksikössä Suomessa, Espoossa ja Tampereella, ja yhdessä yksikössä Ruotsissa, Falunissa. Talousohjauksen ratkaisujen tuotekehitys toimii omana erillisenä yksikkönä Espoon tuotekehityksen yhteydessä. Toimintojen tehostamisohjelman osana yritys päätti keskittää kaiken tuotekehityksen Suomeen kevääseen 2004 mennessä. Ruotsin tuotekehitysyksikkö suljetaan, ja kaikki yksikön työntekijät siirtyvät muihin tehtäviin Ruotsin tytäryhtiössä. T&K-kulujen osuus liikevaihdosta T&K-henkilöstön osuus koko henkilöstöstä 16,1 % liikevaihdosta 23,2 % henkilöstöstä Tuotelanseeraukset vuonna 2003 BasWaren ostolaskujen käsittelyohjelmiston (BasWare Invoice Processing) kehitys jatkui vuoden 2003 aikana voimakkaana. Tuotteen uusi versio 3.0 julkaistiin ensimmäisellä vuosineljänneksellä, ja sen jälkeen aloitettiin 3.1-version kehittäminen. Tulevaisuudessa tuotekehityksessä keskitytään koko tuoteperheen integroimiseen asiakkaiden ostamisen arvoketjuun. Esimerkiksi tilausten täsmäytys ostolaskujen kanssa nähdään entistä merkittävämpänä lisäarvon tuojana ostoprosessissa. Myös BasWare hankintojen hallinta (BasWare Purchase Management) -tuotteen kehitys jatkui,

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 8(48) ja uusi laajemman kansainvälistymisen mahdollistava versio tuotteesta valmistui toisen vuosineljänneksen lopulla. BasWare dokumenttien arkistoinnin (BasWare Document Archiving) versio 2.0 valmistui toisella neljänneksellä. Uuden lisäarvokomponentin BasWare Content Serverin kehitys alkoi keväällä 2003, ja tuote valmistui joulukuun lopussa. Content Server mahdollistaa BasWaren dokumenttien arkistointiohjelmiston käytön ulkoisena arkistona SAP:n sisältämille tiedoille. Vuoden 2003 toisen puoliskon aikana tuotekehitys keskittyi lisäarvoa tuovien komponenttien viimeistelyyn, joiden avulla koko tuoteperheen kilpailukyky paranee ja myyntipotentiaali nykyiselle asiakaskunnalle kasvaa. Uudet lisäarvotuotteet BasWare toistuvaislaskujen täsmäytys (BasWare Recurring Invoice Matching) ja tilausten täsmäytys (BasWare Order Matching) julkaistiin vuoden neljännellä vuosineljänneksellä. Uuden alihankkijaportaalin (BasWare Supplier Portal) kehittäminen aloitettiin kolmannella neljänneksellä ja se lanseerataan vuonna 2004. BasWaren verkkolaskupalvelun (BasWare Business Transactions) kehitys jatkui palvelun kahdella suurella päivityksellä. Vuoden aikana syvennettiin verkkolaskupalvelun ja ostolaskujen käsittelyjärjestelmän integraatiota julkistamalla tuotteet yhdistävä ohjelmisto BasWare BT-IP Connector. Palvelualustaan on tehty useita teknisiä parannuksia, jotta asiakaspalvelu olisi nopeaa ja tehokasta. Talousohjauksen tuotteisiin liittyvä tuotekehitys keskittyi BasWaren konsernilaskentaohjelmiston (BasWare Group Consolidation) jatkokehittämiseen, ja uusi versio 7.1 julkistettiin vuoden loppupuoliskolla. IFRS-siirtymään liittyvät laskentakäytäntöjen muutokset vaikuttivat myös tuotekehitykseen. Uusi konsernilaskentajärjestelmän tietokanta on rakennettu siten, että säännölliset päivitykset on mahdollista tehdä hallitusti. Myös BasWare FAS/IFRS-mallien ja pilottivaiheessa olevan rahavirtasovelluksen kehittäminen vaativat syvällistä laskentatoimen tuntemusta perinteisten ohjelmistotaitojen lisäksi. Tulevaisuuden ratkaisuihin keskittyminen Verkkolaskupalvelun kehitystä jatketaan J2EEarkkitehtuurilla, joten pitkällä tähtäimellä yrityksellä on kokemusta molemmista pääteknologia-arkkitehtuureista. Ensimmäiset kokemukset.net-arkkitehtuurista ovat todistaneet teknologian tehokkuuden: uuden.net-teknologiaan perustuvan ohjelmistoalustan uskotaan nopeuttavan merkittävästi yhtiön tuotekehityksen tuottavuutta. Yhtiö on myös aloittanut ostolaskujen käsittelyjärjestelmän kehittämisen uuden ebusiness-alustan päälle. Pitkällä tähtäimellä myös talousohjauksen tuotteiden siirtämistä.net-arkkitehtuuriin on suunniteltu. Työskentelytapa Vuonna 2003 BasWaren tuotekehitysyksikkö kehitti yhdessä tuotemarkkinointiyksikön kanssa entistä järjestelmällisemmän yhteistyömallin tuotteiden elinkaarta koskevaan prosessiin, joka muuntaa asiakkaiden tuotteisiin liittyvät tarpeet valmiiksi tuotteiksi. Kehittämisessä keskityttiin erityisesti vaatimusten hallintaan ja toimitusvalmiuteen liittyviin rajapintoihin. Toiminnallisia määrittelyitä pidetään tärkeänä osa tuotekehitystä, ja tuotekehitysyksikkö on vuoden aikana parantanut merkittävästi tuotettujen määrittelyiden laatua. Testausprosessien arviointi ja kehittäminen ovat jatkuvaa toimintaa. Kun tuotekehittäjät tekevät yksikkötestausta kehittämistyössään, tärkeitä tuotteiden laatuun liittyviä parannuksia voi tapahtua jo kehitysprosessin alkuvaiheessa. Vuoden 2003 aikana on tehty koodikatselmointeja, joita kehitetään tulevaisuudessa sisältämään myös tehtyjen yksikkötestausten varmistuksia. Korkean tason testaamisen suunnittelulla ja priorisoinnilla kehitetään projektien testaushallintaa. Projektisalkun hallinnan käytäntöjä kehitettiin vuoden aikana tuomalla projekteille uusi johtamismalli. Myös tuotejohtoryhmän kokoonpanoa ja päätöksenteon rakenteita on muutettu. BasWare jatkoi siirtymistä Microsoft.NET - arkkitehtuuriin sähköisen liiketoiminnan tuotteiden kehittämisessä. Teknologian kehittämiskeskus Tekes päätti kesäkuussa 2003 rahoittaa yhtiön ebusiness platform -projektia tuotekehitysavustuksella. Projektin tavoitteena on kehittää yhtiön sähköisen liiketoiminnan tuotteille uusi, Microsoft.NET - arkkitehtuuriin perustuva ohjelmistoalusta.

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 9(48) Yhteiskuntavastuu Yhteiskuntavastuu merkitsee BasWarelle vastuullista liiketoiminnan toteuttamista osana ympäröivää yhteiskuntaa. Yhtiö pyrkii kestävän kehityksen mukaiseen toimintaan kaikissa sidosryhmäsuhteissaan, myös oman henkilökunnan keskuudessa. BasWaren yhteiskuntavastuu perustuu yhtiön arvoihin ja voimassa olevaan lainsäädäntöön. Erityisesti Build on Respect (kunnioitus) -arvo korostaa korkeaa liiketoimintaetiikkaa sekä kaikkien työntekijöiden tasapuolista, oikeaa kohtelua. Vuonna 2003 toteutetun henkilöstötutkimuksen mukaan arvot ovat jalkautuneet hyvin organisaatioon ja henkilöstö on voimakkaasti sitoutunut kestävän kehityksen mukaiseen toimintaan. BasWare ei kuitenkaan tällä hetkellä arvioi vastuullisuuttaan minkään hallintajärjestelmän avulla. Yhteiskuntavastuu jaetaan usein kolmeen osaalueeseen: taloudelliseen, sosiaaliseen ja ympäristövastuuseen. BasWarella on tavoitteena kestävän kehityksen mukainen toiminta kaikilla kolmella alueella. Taloudellinen vastuu: toimintojen laadukkuus kannattavan kasvun perustana Ympäristövastuullisuus ja sosiaalinen vastuunkanto ovat mahdollisia vasta vahvan taloudellisen tuloksen avulla. Strategiansa mukaisesti BasWare pyrkii kannattavaan kasvuun, ja tähän asti yhtiö on menestyksekkäästi tuottanut voittoa osakkeenomistajilleen. Yhtenäiset toimintatavat ja keskitetyt tietojärjestelmät, niin sanottu toimintojen laadukkuus (operational excellence), ovat tärkeä syy BasWaren kannattaville ja tehokkaille toiminnoille. Yritys on sitoutunut toiminnan jatkuvaan kehittämiseen sekä tuotteiden ja palvelun korkeaan laatuun. Toimintojen laadukkuutta tukee laatujärjestelmä ja laatua valvotaan säännöllisesti muun muassa asiakas- ja henkilöstötutkimusten avulla. Toimintojen laadukkuus parantaa myös asiakkaiden saamia hyötyjä tuki- ja palvelutehtävissä asiakasrajapinnassa. BasWare on jakanut voittoaan osakkeenomistajilleen joka vuosi listauduttuaan Helsingin Pörssiin vuonna 2000. Vuonna 2003 yritys maksoi vuoden 2002 tuloksesta yhteensä 427 530 euroa osinkoina lähes 28 000 osakkeenomistajalleen. Vuonna 2004 yhtiökokoukselle ehdotetut osingot ovat yli miljoona euroa. Taloudellisesta suorituskyvystä kerrotaan tarkemmin tilinpäätösosassa. Osakkeenomistajien lisäksi tuloksentekokyvystä hyötyvät työntekijät ja muut sidosryhmät. BasWare työllistää yli 250 henkeä ja on heille vastuullinen työnantaja. Vuonna 2003 palkkoja ja bonuksia maksettiin henkilöstölle ja johdolle 11 403 tuhatta euroa. Lisäksi melkein 3 000 tuhatta euroa maksettiin eläkekuluina ja muina sosiaaliturvamaksuina. Kaikki työntekijät kuuluvat BasWaren bonusohjelmaan. BasWaren tuloverot varsinaisesta toiminnasta vuonna 2003 olivat 768 tuhatta euroa. Ympäristövastuu: paperittoman toimiston mahdollistaminen BasWaren ohjelmistoratkaisujen suorat ympäristövaikutukset ovat melko pieniä. Sähköiset ohjelmistot edistävät kuitenkin paperitonta liiketoimintaa ja taloushallintoa, mikä puolestaan mahdollistaa toimintojen ekotehokkuuden muun muassa vähentämällä toimistojätteen määrää. Lisäksi BasWare pyrkii omassa jokapäiväisessä toiminnassaan ottamaan huomioon ympäristöasiat. Yhtiön Espoon pääkonttori otti käyttöön ympäristöjärjestelmän, jolle myönnettiin WWF Suomen Green Office -diplomi joulukuussa 2003. Ympäristöjärjestelmän avulla BasWare pyrkii säästämään materiaaleissa ja energiankulutuksessa sekä ehkäisemään jätteiden syntyä. Sosiaalinen vastuu: henkilöstön ja yhteiskunnan hyvinvoinnin puolesta Sosiaalisen vastuun kulmakivi on yhtiön oman henkilöstön hyvinvointi ja osaaminen. BasWaren pyrkii olemaan vastuullinen työantaja. Kannattavan kasvun ansiosta yhtiön ei ole historiansa aikana tarvinnut irtisanoa henkilöstöään tuotannollisista tai taloudellisista syistä. Oman henkilökunnan lisäksi BasWare ottaa vastuuta ympäröivästä yhteiskunnasta tukemalla yleishyödyllisiä yhdistyksiä. BasWare on joulukuusta 2002 lähtien tukenut 12 kummilapsen elämää ja koulutusta eri puolilla maailmaa Plan Suomen kautta, joka on kehitysmaiden lapsia tukeva kehitysyhteistyöjärjestö. Kummilapsitoiminnan lisäksi BasWare osallistui vuoden aikana Planin Kamerunin pikkuleijonat -projektiin, jossa kerätään varoja Kamerunin lasten elinolosuhteiden parantamiseksi.

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 10(48) BasWare työnantajana Motivoitunut henkilöstö menestyksen takana BasWarella oli 254 työntekijää vuoden 2003 lopussa ja edelliseen vuoteen verrattuna henkilökunnan määrä kasvoi 4,1 prosenttia. Jo yli 29 prosenttia työntekijöistä työskenteli Suomen ulkopuolella. Henkilöstön keski-ikä oli 33,1 vuotta. Henkilöstö 23,2 % tuotekehitys 24,8 % myynti ja tukitoiminnot 41,7 % asiakaspalvelu 10,2 % hallinto Arvojen jalkautuminen ja bonusohjelma käytännössä BasWaren arvot - Aim for Achievement, Be Professional, Act with Courage and Build on Respect - määriteltiin vuonna 2002 ja niiden jalkauttamista työnteon arkeen jatkettiin vuoden 2003 aikana. Arvojen omaksumisen onnistumista todistaa syyskuussa 2003 tehty henkilöstötutkimus, jonka mukaan sekä henkilöstön että johdon käyttäytyminen olivat hyvin linjassa yrityksen arvojen kanssa. Koko BasWare-konsernin henkilöstön kattavan bonusohjelman käyttöä jatkettiin edelleen. Ohjelman mukaan jokaisen työntekijän kanssa sovitaan konkreettiset tavoitteet, joiden saavuttaminen on kytketty palkitsemiseen. Ohjelman hyödyt ilmenivät muun muassa työtyytyväisyyskyselyssä, jonka tulosten mukaan entistä suurempi osa henkilöstöstä kokee tuntevansa sekä omat että yrityksen tavoitteet merkittävästi paremmin kuin aikaisempina vuosina. Perinteisen koulutuksen lisäksi keinoina olivat muun muassa työssä oppiminen, vertaismentorointi sekä omaehtoinen kehittäminen. Vuonna 2002 käynnistetyn avainhenkilöiden johtamiskoulutusohjelman, BasWare Management Academyn, ensimmäiset opiskelijat valmistuivat syyskuussa 2003. Projektijohtamis-, myynti- ja teknisen osaamisen koulutuksia sekä esimiesvalmennusta jatkettiin edellisvuosien tapaan. Tulevaisuuden henkilöstötoimintoja ohjaa BasWaren tuore henkilöstöstrategia, jonka johtoryhmä hyväksyi joulukuussa 2003. Tarve liiketoimintastrategian mukaiselle HR-strategialle on tunnistettu, jotta BasWaren menestys pitkällä tähtäimellä voitaisiin taata. HR-strategia rakentuu neljän pääteeman ympärille: Great Place to Work, Excellent Leadership, Professional People ja Innovative Atmosphere. Näiden alueiden sisältä on tunnistettu parisenkymmentä aloitetta ja kehitystehtävää, joiden avulla HR-strategia otetaan käyttöön. Yksi keskeisimmistä kehittämisalueista on kompetenssien kartoitus ja kehitys. Lisääntynyt työtyytyväisyys Henkilöstön työtyytyväisyystutkimus tehtiin vuoden aikana jo seitsemättä kertaa BasWaren historiassa. Tulokset olivat edelleen erinomaisella tasolla toimintojen tehostamisohjelmasta huolimatta. Suurimmat muutokset parempaan suuntaan havaittiin tavoitteiden tunnistamisessa ja esimiehen työssä, jotka ovat todiste bonusohjelman ja johtamiskoulutuksen onnistumisesta. Henkilöstön vapaa-ajan aktiviteettien tukemista jatkettiin. BasWarelaiset osallistuivat myös useisiin urheilutapahtumiin kuten Kalevan kierrokseen ja Dragon Race -tapahtumaan. Maayksiköiden aktiiviset vapaa-ajankomiteat järjestivät erilaisia henkilöstötapahtumia kuten kesäjuhlia ja pikkujouluja. Vuoden työntekijä -kilpailun järjestäminen on vakiintunut yrityksen perinteeksi. Kilpailu järjestettiin nyt kolmatta kertaa, ja viisi työntekijää eri yksiköistä ja toiminnoista palkittiin vuoden 2003 työntekijöinä. Strategian edistämä kompetenssien kehitys Liiketoiminnan kannalta keskeisimpien osaamisalueiden kehittämiseen panostettiin toimintojen tehostamisohjelmasta huolimatta.

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 11(48) BasWaren hallintotapa (Corporate Governanace) BasWare Oyj on julkisesti noteerattu osakeyhtiö, jonka päätöksenteossa ja hallinnoinnissa noudatetaan yhtiön yhtiöjärjestystä, Suomen osakeyhtiölakia ja muuta yhtiötä koskettavaa lainsäädäntöä. Yhtiökokous Yhtiökokous on BasWare Oyj:n ylin päättävä elin. Varsinainen yhtiökokous järjestetään kerran vuodessa hallituksen määräämänä päivänä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Yhtiökokous päättää yhtiöjärjestyksen tai osakeyhtiölain perusteella mm. seuraavista asioista: tilinpäätöksen hyväksyminen vahvistetun taseen mukaisen voiton tai tappion käsittely vastuuvapauden myöntäminen hallituksen jäsenille ja toimitusjohtajalle hallituksen jäsenten määrä ja nimitys tilintarkastajien valinta hallituksen ja tilintarkastajien palkkiot yhtiöjärjestyksen muutokset Vuosi 2003 BasWaren varsinainen yhtiökokous pidettiin 27.2.2003. Kokouksessa käsiteltiin yhtiöjärjestyksen pykälän 13 mukaan yhtiökokoukselle kuuluvat asiat. Lisäksi yhtiökokous hyväksyi yhtiöjärjestyksen muutoksen osakepääoman osalta ja korotti osakepääomaa rahastoannilla ylikurssirahastosta ja korottamalla osakkeen kirjanpidollista vasta-arvoa maksutta. Lisäksi valtuutettiin hallitus päättämään yhden vuoden kuluessa yhtiökokouksesta osakepääoman korottamisesta enintään 51 303,60 eurolla yhdessä tai useammassa erässä uusmerkinnällä ja/tai yhden tai useamman vaihtovelkakirjalainan ottamisella ja/tai optiooikeuksia antamalla. Hallitus Kokoonpano ja toimikausi BasWare-konsernin hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä vastaa BasWare Oyj:n hallitus, johon kuuluu vähintään neljä ja enintään kahdeksan varsinaista jäsentä. Hallituksen jäsenet valitsee yhtiökokous toimikaudeksi, joka alkaa valinnan suorittaneen yhtiökokouksen päätyttyä ja päättyy valintaa ensiksi seuraavan varsinaisen yhtiökokouksen päätyttyä. Hallitus valitsee keskuudestaan puheenjohtajan ja varapuheenjohtajan. Hallitus on päätösvaltainen, jos enemmän kuin puolet sen jäsenistä on läsnä. Tehtävät Hallitus huolehtii yhtiön hallinnosta ja toiminnan asianmukaisesta järjestämisestä. Hallituksen keskeiset toimintaperiaatteet ja tehtävät on määritelty hallituksen työjärjestyksessä. Yhtiön toiminnan kannalta laajakantoiset asiat käsitellään hallituksessa. Näihin kuuluvat muun muassa strategisten suuntaviivojen ja toimintasuunnitelmien vahvistaminen sekä päättäminen yritysostoista, suurista investoinneista tai omaisuuden myynneistä. Hallituksen tehtävänä on siten mm.: päättää strategiasta vahvistaa konsernin toimintasuunnitelma, budjetti, investointisuunnitelma ja toimintapolitiikat käsitellä ja hyväksyä osavuosikatsaukset, tilinpäätös ja toimintakertomus päättää merkittävistä yksittäisistä investoinneista ja vastuusitoumuksista päättää yritysostoista hyväksyä konsernin rahoituspolitiikka vahvistaa konsernin raportointimenettelyt päättää konsernin johdon palkitsemis- ja kannustusjärjestelmästä päättää konsernirakenne ja organisaatio laatia osinkopolitiikka ja vastata osakasarvon kehittymisestä nimittää yhtiön CEO, President ja muu ylin johto (Senior Vice Presidents) sekä päättää heidän palkka- ja muista eduistaan Kokoukset, palkkiot ja muut etuisuudet Hallitus kokoontuu noin 12 kertaa vuodessa. Hallituksen jäsenille maksettavat palkkiot ja jaettavat optio-oikeudet päättää yhtiökokous. Vuosi 2003 Varsinainen yhtiökokous valitsi 27. helmikuuta 2003 hallitukseen seitsemän jäsentä, joiden toimikausi päättyy yhtiökokoukseen 24. helmikuuta 2004. Viidellä hallituksen jäsenellä on työ- tai toimisuhde yhtiöön ja heistä neljä omistaa jokainen yli 10 prosenttia yhtiön kaikista osakkeista, kun otetaan huomioon holhottavien omistus ja määräysvallassa olevien yhtiöiden omistukset. Varsinainen yhtiökokous päätti 27.02.2003, että hallituksen jäsenille maksetaan palkkioina 6 000 kappaletta BasWaren optio-ohjelman Suomi II optio-oikeuksia (sarja A 3 000 kpl, sarja B 3 000

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 12(48) kpl). BasWaressa päätoimisesti työskenteleville korvausta ei makseta. Hallitus kokoontui 15 kertaa vuoden 2003 aikana. Hallituksen jäsenet osallistuivat keskimäärin 89 prosenttiin hallituksen kokouksista. Osallistumisprosentti on laskettu pidettyjen kokousten ja osallistuneiden jäsenten määrän perusteella. Hallitus perusti vuodelle 2003 nimitysvaliokunnan, jonka tehtävänä oli etsiä ehdokkaita hallitukseen ja kartoittaa heidän pätevyyttään hallitukseen. Lisäksi valiokunta valmisteli hallituksen jäsenten palkitsemisasioita. Valiokuntaan kuuluivat hallituksen jäsenet Jukka Sonninen, Ilkka Sihvo ja Sakari Perttunen, joka toimi valiokunnan puheenjohtajana. Valiokunta kokoontui vuoden aikana 4 kertaa. Yhtiön johto BasWare Oyj:n CEO:n (toimitusjohtajan) ja Presidentin ja Senior Vice President -tasoisen johdon nimittää hallitus. Toimitusjohtajan tehtävänä on johtaa yhtiön operatiivista toimintaa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. President toimii hallituksen puheenjohtajana ja vastaa sijoittajasuhteista, yritysostoista sekä talousjohtamiseen liittyvistä tehtävistä. Hallitus nimittää myös toimitusjohtajan esityksestä yhtiön johdon. Johtoryhmän puheenjohtajana toimii toimitusjohtaja. Vuosi 2003 Hannu Vaajoensuu jatkoi toimitusjohtajana vuonna 2003. Toimitusjohtajan (CEO) ja Presidentin palvelussuhteen keskeiset ehdot on laadittu kirjallisesti ja ne on hyväksynyt yhtiön hallitus. Niissä noudatettava irtisanomisaika on 12 kuukautta. Tilintarkastajat ja valvontajärjestelmä Tilintarkastajat Yhtiössä on vähintään yksi ja enintään kaksi varsinaisen yhtiökokouksen valitsemaa tilintarkastajaa, joista vähintään toinen on Keskuskauppakamarin hyväksymä tilintarkastusyhteisö. Lisäksi yhtiöllä on vähintään yksi ja enintään kaksi varatilintarkastajaa. Tilintarkastajat valitaan tehtäväänsä toistaiseksi. Valvontajärjestelmä Ylin vastuu kirjanpidosta ja varainhoidon valvonnasta kuuluu yhtiön hallitukselle. Lakisääteisen tilintarkastuksen pääasiallisena tehtävänä on todentaa, että tilinpäätös antaa oikeat ja riittävät tiedot konsernin tuloksesta ja taloudellisesta asemasta tilikaudelta. Tämän lisäksi tilintarkastajat raportoivat hallitukselle hallinnon ja toimintojen juoksevasta tarkastuksesta. Valvonta Hallitus vastaa sisäisestä valvonnasta toimitusjohtajan ollessa vastuussa valvonnan käytännön järjestämisestä. Toimitusjohtaja toimittaa hallituksen kokoukseen katsauksen konsernin kehityksestä, minkä hän perustaa liiketoiminta-alueiden ja tytäryhtiöiden kuukausittaisiin raportteihin. Yhtiön sisäpiiri BasWare Oyj:n hallitus on hyväksynyt yhtiölle osakekaupankäynnin sisäpiiriohjeen, joka noudattaa Helsingin Pörssin hyväksymää sisäpiiriohjetta. BasWare Oyj:n sisäpiirirekisteriä ylläpitää Suomen Arvopaperikeskus Oy. Sisäpiiriläisten ajantasaiset omistustiedot ovat nähtävillä HEXGaten toimitiloissa Helsingissä osoitteessa Fabianinkatu 14 katutasossa. Vuosi 2003 KHT-yhteisö PricewaterhouseCoopers Oy, päävastuullisena tilintarkastajana KHT Juha Väisänen, jatkoi BasWaren tilintarkastajana vuonna 2003.

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 13(48) Hallitus 31.12.2003 Ilkka Sihvo puheenjohtaja. President, BasWare Oyj Kirsi Eräkangas, Senior Vice President, BasWare Oyj Kim Ignatius, talous- ja rahoitusjohtaja, TeliaSonera Oyj Sakari Perttunen, Vice President, BasWare Oyj Antti Pöllänen, CTO, BasWare Oyj Jukka Sonninen, toimitusjohtaja, SAP Finland Oy Hannu Vaajoensuu, toimitusjohtaja, BasWare Oyj Ilkka Sihvo KTM, DI, s. 1962 Hallituksen puheenjohtaja President, BasWare Oyj Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1989 lähtien. Hallituksen jäsen vuodesta 1990 alkaen. Omistaa 1 180 800 yhtiön osaketta ja 9 080 optio-oikeutta. Kirsi Eräkangas KTM, s. 1965 Senior Vice President, BasWare Oyj Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1988 lähtien. Hallituksen jäsen vuodesta 1993 alkaen. Omistaa 830 400 yhtiön osaketta ja 9 080 optio-oikeutta. Kim Ignatius BSc (Econ), s. 1956 Talous- ja rahoitusjohtaja, TeliaSonera Oyj Työskennellyt aiemmin Amer- ja Tamrokonserneissa. Hallituksen jäsen vuodesta 2001 lähtien. Omistaa 2 270 yhtiön optio-oikeutta, ei osakkeita. Antti Pöllänen KTM, s. 1966 CTO, BasWare Oyj Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1989 lähtien. Hallituksen jäsen vuodesta 1993 alkaen. Omistaa 720 000 yhtiön osaketta ja 9 080 optio-oikeutta Jukka Sonninen s. 1958 Toimitusjohtaja, SAP Finland Oy Hallituksen puheenjohtaja, GisNet Solutions Oy Työskennellyt aiemmin johtotehtävissä DHL International ja Unic -yhtiöissä. Hallituksen jäsen vuodesta 2000 lähtien. Omistaa 4 540 yhtiön optiooikeutta, ei osakkeita. Hannu Vaajoensuu KTM, s. 1961 Toimitusjohtaja, BasWare Oyj Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1987 lähtien. Hallituksen jäsen vuodesta 1990 lähtien. Omistaa 528 000 yhtiön osaketta ja 9 080 optio-oikeutta. Sakari Perttunen KTM, s. 1957 Vice President, IT, BasWare Oyj Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1987 lähtien. Hallituksen jäsen vuodesta 1993 alkaen. Omistaa 830 400 yhtiön osaketta ja 11 350 optio-oikeutta.

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 14(48) Johtoryhmä 31.12.2003 Hannu Vaajoensuu, toimitusjohtaja Kirsi Eräkangas, Senior Vice President, Global Professional Services Juha Heiskanen, Senior Vice President, Financial Management Olli Hyppänen, Senior Vice President, R&D Petri Karjalainen, Senior Vice President, Finland Ulla Martola, Senior Vice President, Human Resources and Development Antti Pöllänen, CTO Ilkka Sihvo, President Jukka Tapaninen, General Manager, Europe Jari Tavi, Senior Vice President, Product Marketing Hannu Vaajoensuu KTM, s. 1961 toimitusjohtaja, johtoryhmän puheenjohtaja Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1987 lähtien ja vastaa yhtiön operatiivisesta toiminnasta. Työskenteli yhtiössä vuodet 1987-1989 asiantuntijatehtävissä ja vuodesta 1990 lähtien johtotehtävissä. Omistaa 528 000 yhtiön osaketta ja 9 080 optio-oikeutta. Kirsi Eräkangas KTM, s. 1965 Senior Vice President, Global Professional Services Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1988 lähtien ja vastaa yhtiön palvelutoiminnan johtamisesta ja kehittämisestä. Työskennellyt aiemmin yhtiössä asiantuntija- ja johtotehtävissä. Omistaa 830 400 yhtiön osaketta ja 9 080 optio-oikeutta. Juha Heiskanen KTM, s. 1956 Senior Vice President, Financial Management Olli Hyppänen DI, s. 1966 Senior Vice President, R&D Työskennellyt BasWaressa joulukuusta 2003 lähtien ja vastaa yhtiön tuotekehityksestä. Toiminut aiemmin esimerkiksi Tellabsissa ja Tecnomenissä tuotekehitys- ja projektihallinnan tehtävissä, viimeisimpänä Tellabs Oy:ssä nimikkeellä Director, Supply Chain Engineering. Ei omista BasWaren osakkeita tai optio-oikeuksia. Petri Karjalainen s. 1963 Senior Vice President, Finland Työskennellyt BasWaressa maaliskuusta 2002 lähtien ja vastuussa yhtiön sähköisen liiketoiminnan alueesta Suomessa ja verkkolaskupalvelusta kansainvälisesti. Vuodesta 1986 lähtien kansainvälisellä IT- ja telekommunikaatioalalla, viimeksi Sonera Zedin liiketoiminnan kehitysjohtajana Isossa- Britanniassa. Tätä ennen vastuussa ICL:n PCtuotemyynnistä ja palveluista. Omistaa 9 000 BasWaren optio-oikeutta, ei osakkeita. Työskennellyt BasWaressa vuodesta 2001 lähtien ja vastaa talousohjauksen liiketoiminta-alueen toiminnoista. Toiminut aiemmin muun muassa SanomaWSOY:n ja ABB Servicen taloushallinnon tehtävissä. Omistaa 300 yhtiön osaketta ja 8 000 optio-oikeutta.

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 15(48) Ulla Martola KTM, s. 1962 Senior Vice Preseident, Human Resources and Development Työskennellyt BasWaressa elokuusta 2003 alkaen ja vastaa yhtiön henkilöstön ja organisaation kehitystoiminnoista sekä laadunhallinnasta. Useiden vuosien kokemus liikkeenjohdon konsultoinnista ja johtotehtävistä sekä suomalaisissa että kansainvälisissä konsultointiyrityksissä kuten KPMG:llä. Ei omista BasWaren osakkeita tai optio-oikeuksia. Jukka Tapaninen KTM, s. 1963 General Manager, Europe Työskennellyt BasWaressa syyskuussa 2002 lähtien ja vastaa yhtiön Euroopan liiketoiminnoista. Työskennellyt aiemmin useissa johtotehtävissä Hewlett-Packardin palveluksessa Suomessa, Espanjassa ja Singaporessa sekä Stonesoft Oyj:ssä, jossa toimi viimeksi konsernin Amerikan yhtiön toimitusjohtajana. Ei omista BasWaren osakkeita tai optio-oikeuksia. Antti Pöllänen KTM, s. 1966 CTO Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1989 lähtien ja vastaa yhtiön tuotteiden teknologiaratkaisuista ja -alustoista. Työskennellyt aiemmin yhtiössä konsultointitehtävissä. Omistaa 720 000 yhtiön osaketta ja 9 080 optio-oikeutta. lkka Sihvo KTM, DI, s. 1962 President Jari Tavi Insinööri, s. 1963 Senior Vice President, Product Marketing Työskennellyt BasWaressa marraskuusta 2002 lähtien ja vastaa yhtiön tuotemarkkinoinnista. Tuli yhtiöön Solid Information Technology Oy:stä, jossa toimi tuotestrategiajohtajana. Työskennellyt myös Ztango.com Oy:n teknologiajohtajana ja Digital Equipmentin markkinointi- ja tuotemarkkinointitehtävissä. Ei omista BasWaren osakkeita tai optio-oikeuksia. Työskennellyt BasWaressa vuodesta 1989 lähtien ja vastaa yhtiön strategiasta, yrityskaupoista, sijoittajasuhteista ja rahoituksesta sekä Pohjoismaiden liiketoiminnoista. Työskennellyt aiemmin yhtiössä konsultointi- ja johtotehtävissä. Omistaa 1 180 000 yhtiön osaketta ja 9 080 optiooikeutta. Johtoryhmän jäsenten kommentit vuodesta 2003 esitellään verkkovuosikertomuksessa http://www.basware.com/annualreport.

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 16(48) Organisaatio 31.12.2003

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 17(48) Liiketoiminta-alueet BasWaren ratkaisut tarjoavat säästöjä BasWarella on kaksi liiketoiminta-aluetta, joihin se tuottaa ratkaisuja: sähköinen liiketoiminta ja talousohjaus. Molemmat alueet kasvattivat liikevaihtoaan yli 25 prosentilla tilikauden 2003 aikana. Sähköisen liiketoiminnan ratkaisut ovat BasWaren kansainvälistymisen keihäänkärki. Vuonna 2003 yrityksen liikevaihdosta 82,6 prosenttia tuli tältä alueelta, kun taas talousohjauksen liiketoiminta vastasi 17,4 prosenttia liikevaihdosta. Liikevaihdon jako liiketoiminnoittain on esitelty alla olevassa kuvassa. Sähköinen liiketoiminta Talousohjaus Yhteensä BasWaren tuotteita käytti lähes 200 000 käyttäjää yli tuhannessa organisaatiossa ympäri maailmaa. Sähköinen liiketoiminta Nopeutta ja tehokkuutta sähköisen liiketoiminnan avulla BasWaren sähköisen liiketoiminnan ratkaisut mahdollistavat koko hankintaprosessin kontrollin ja tehostamiseen tarpeesta maksuun. Tuotevalikoima sisältää hankintojen hallinnan (BasWare Purchase Management) ja ostolaskujen käsittelyn (BasWare Invoice Processing) sovellukset, verkkolaskupalvelun sekä lisäarvokomponentit tilausten täsmäytykseen (BasWare Order Matching), dokumenttien arkistointiin (BasWare Document Archiving) ja toistuvaislaskujen täsmäytykseen (BasWare Recurring Invoice Matching). Yhdessä nämä sovellukset mahdollistavat laskujen paperittoman käsittelyn ja helpottavat hyväksymiskiertoa. Kansainvälinen liiketoiminta perustuu BasWaren sähköisen liiketoiminnan tuotteiden myyntiin: 50,6 prosenttia liiketoiminta-alueen liikevaihdosta tuli ulkomailta. Yhteensä sähköisen liiketoiminnan uusia sopimuksia solmittiin 145 kappaletta vuonna 2003 yhdeksässä eri maassa. Kansainväliset toiminnot kasvoivat 63 prosenttia, ja nopeinta kasvu oli Isossa-Britanniassa. Suomessa BasWare on jo markkinajohtaja kohderyhmänsä, suurten ja keskisuurten yritysten keskuudessa, ja kotimaan kasvuvauhti oli alle kaksi prosenttia. Kotimaa Ulkomaat Sähköinen liiketoiminta Suomessa BasWaren sähköinen liiketoiminta kotimaassa muodostaa 49,4 prosenttia koko liiketoimintaalueen liikevaihdosta. Haasteellinen taloudellinen tilanne vaikeutti toimintaa niin, että liikevaihdon kasvu oli vain 1,9 prosenttia vuoden aikana. Suomessa yrityksellä on kuitenkin hyvin vahva markkina-asema ja asiakaskanta, joten liiketoimintaa kehitettiin uusasiakashankinnan lisäksi erityisesti tarjoamalla tuotteita ja palveluita olemassa oleville asiakkaille. Asiakastyytyväisyyden parantaminen ja palvelutoimitukset olivat toiminnan keskipisteessä. Näiden panostuksien ansiosta palvelu- ja ylläpitoliiketoiminnan osuus kasvoi merkittävästi muodostaen jo selvästi yli puolet kotimaan liiketoiminnasta. Vaikka myynti ei saavuttanut alkuperäistä budjettiaan, ylläpitotoiminnan ja palveluiden erinomaiset tulokset sekä toimintojen tehostamisohjelma auttoivat sähköisen liiketoiminnan ylittämään Suomessa budjetoidun liiketuloksen vuonna 2003. BasWaren asema vahvistui kohdemarkkinamme TOP 500 - organisaatioiden keskuudessa erityisesti kaupan toimialalla ja julkishallinnossa. Yhteensä vuoden aikana toteutettiin yli sata ohjelmistojen asennusprojektia kattaen sekä uusasiakasprojektit että merkittävät päivitykset ja laajennukset olemassa oleville asiakkaille. Vuosi 2003 oli verkkolaskutuksen yleistymisen aikaa. Useat asiakkaat avasivat ensimmäiset verkkolaskujen lähetys- tai vastaanottoyhteydet, jotka perustuivat BasWare Business Transactions -palveluun. Kaiken kaikkiaan kuukausittainen verkkolaskuvolyymi kasvoi lähes 150 prosenttia vuoden aikana ja yksin neljännellä vuosineljänneksellä palvelun kautta välitettiin yli 200 000 verkkolaskua. Tällä hetkellä

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 18(48) BasWarella on yli 500 aktiivista rekisteröitynyttä asiakasta verkkolaskupalvelussaan. Tietoyhteiskunnan kehittämiskeskuksen verkkolaskuosoitteiston mukaan BasWaren verkkolaskupalveluun on kytkeytynyt enemmän organisaatioita kuin kenenkään muun operaattorin palveluun. Syyt verkkolaskun suosion kasvuun ovat selvät: Laskujen käsittely tehostuu ja virheettömyys paranee, kun tarpeettomat paperilaskun käsittelyvaiheet kuten skannaus, perustietojen syöttö ja mahdollisesti myös tiliöinti poistuvat. Tuotteiden kannalta Suomen liiketoiminnassa erityishuomiota sai hankintojen hallinta, jota varten kehitettiin parhaita käytäntöjä ja tehokkaita asennusprosesseja asiakkaille. Äskettäin lanseerattu BasWare Purchase Management versio 2.0 sekä BasWare Recurrent Invoice Mathing ja Order Matching -lisäarvotuotteet vahvistavat kilpailukykyä tarjoamalla jo olemassa oleville asiakkaille selkeän jatkopolun ostolaskujen käsittely- ja hankintaprosessien tehostamiseksi. Viimeaikaisten tuotelanseerausten sekä vahvan markkina-aseman ansiosta tulevaisuuden näkymät vuodelle 2004 ovat lupaavat, vaikka kasvu vuonna 2004 tulee olemaan matalammalla tasolla kuin BasWaren kansainvälisissä toiminnoissa. Kansainvälinen sähköinen liiketoiminta Kansainvälistyminen on BasWaren liiketoimintastrategian kulmakivi, ja yhtiö menestyi siinä melko hyvin vuonna 2003. Yhtiön kansainväliset toiminnot kasvoivat 63,0 prosenttia ja markkina-avaukset tehtiin kahdessa maassa, Espanjassa ja Portugalissa. Sähköisen liiketoiminnan kansainvälinen osuus kasvoi yli 50 prosentin ja koko yrityksen liikevaihdosta 42 prosenttia tuli Suomen ulkopuolelta. Vuoden lopussa yhtiöllä oli asiakkaita 18 maassa. Yhtiöllä oli vuonna 2003 tytäryhtiöt Ruotsissa, Tanskassa, Saksassa, Hollannissa, Isossa- Britanniassa ja USA:ssa. Kaikki kansainväliset yksiköt kasvattivat selvästi liikevaihtoaan. Vuosi oli läpimurto Ison-Britannian ja Saksan yksiköissä, jotka ovat myös vuonna 2004 erityishuomiossa. Isossa- Britanniassa kasvu oli yli 500 prosenttia vuoteen 2002 verrattuna ja yksikön suurin kauppa allekirjoitettiin kuormalavojen vuokrausta harjoittavan CHEPin kanssa. CHEP käyttää BasWaren ratkaisua Madridiin perustettavassa laskujen käsittelyn palvelukeskuksessa, joka palvelee CHEPin yksiköitä 15 Euroopan maassa. Yli sadan prosentin kasvuun yltivät myös Tanska ja Saksa, jossa BasWare on muodostanut vahvoja asiakassuhteita muun muassa autoteollisuuden alihankinnan ja pankkisektorin parissa. Hollannin ja Ruotsin yksiköt saavuttivat hieman pienemmät liikevaihdon kasvutasot: Hollanti 74,3 prosenttia ja Ruotsi 44,9 prosenttia. Molemmat kuitenkin tekivät merkittäviä sopimuksia tunnettujen kansainvälisten yritysten kanssa. Yhtiön ruotsalainen tytäryhtiö BasWare AB myi ostolaskujen käsittelyjärjestelmän maaliskuussa suurelle vähittäismyyntiketjulle, joka toimii sekä Ruotsissa että Norjassa, ja joulukuussa lääkeyhtiö AstraZenecalle, jossa järjestelmälle tulee yli 10 000 loppukäyttäjää. Hollannin tytäryhtiö BasWare BV sopi puolestaan toimittavansa kumppaninsa Swets Farrington Documents Systems BV:n kanssa laskujen käsittelyjärjestelmän lentoyhtiö KLM Royal Dutch Airlinesille. Ratkaisua käytetään maailmanlaajuisesti kaikissa KLM:n toimipisteissä. Sopimuksen mukainen myynti tuloutuu vuoden 2004 aikana. USA:n tytäryhtiö BasWare Inc. perustettiin Bostoniin lokakuussa 2002 ja se aloitti toimintansa vuoden 2003 alussa. Tällä hetkellä tytäryhtiön myynti- ja markkinointitoiminnot ovat jo täydessä käynnissä, samoin kuin asennusprojektit BasWaren globaaleille asiakkaille, jotka ovat laajentaneet järjestelmiään Yhdysvaltoihin. Ensimmäinen omien markkinointitoimenpiteiden avulla hankittu asiakas saatiin kolmannella vuosineljänneksellä 2003. Ranskan tytäryhtiö aloittaa toimintansa vuoden 2004 ensimmäisellä neljänneksellä. Vuoden 2003 alussa päätettiin uudesta kanavastrategiasta, jonka mukaan oman myyntikanavan rinnalle rakennetaan vahva kumppaniverkosto. Suurten, uskottavien yhteistyökumppaneiden avulla yhtiö varmistaa markkinapeiton ja mahdollisimman laajan jakelun tuotteillensa. Yhtiön Keski-Euroopan ja Iso- Britannian yhtiöihin perustettiin kanavamyyntiyksiköt, joiden tehtävänä on aktivoida ja tukea olemassa olevia kumppaneita sekä vahvistaa epäsuoraa kanavaa. Kotimarkkinoilla Suomessa, Ruotsissa ja Tanskassa markkinointia ja myyntiä jatketaan oman myyntiorganisaation voimin. Uutta kanavastrategiaa alettiin soveltaa pian hyväksynnän jälkeen Xeroxin kanssa solmitun kumppanuussopimuksen myötä. Sopimus koskee koko Etelä- ja Keski-Eurooppaa, myös Isoa-Britanniaa. Xeroxin lisäksi BasWaren tuotteita jakelee myös kahdeksan muuta kokonaispalvelua tarjoavaa jälleenmyyjää viidessä maassa. Jälleenmyyntitoiminnan liikevaihto kasvoi Norjassa 36,4 prosenttia. Australian jälleenmyyntitoiminta sen sijaan laski 78,4 prosenttia vuoden 2002 tasosta.

BasWare Oyj vuosikertomus 2003 19(48) Yhteistyössä Xeroxin kanssa BasWaren yhteistyö Xeroxin kanssa alkoi keväällä 2003. Sopimus, joka koski BasWare ostolaskujen käsittelyjärjestelmän jälleenmyyntiä, allekirjoitettiin ensin Xerox Global Servicen kanssa Ranskassa. Syksyllä 2003 sopimusta laajennettiin kattamaan myös Etelä- ja Keski-Euroopan markkinat. Vuoden 2004 alussa Xerox Global Services kauppaa BasWaren tuotteita 11 yhtiön voimin yhteensä 12 maassa. BasWaren tuotteita myydään osana Xeroxin dokumentointiin soveltuvien ohjelmistojen tuotepakettia. Yhteistyön tuloksena ensimmäinen asiakassopimus allekirjoitettiin kuormalavojen ja muovisten konttien vuokraukseen erikoistuneen CHEPin kanssa lokakuussa 2003. Sopimus oli merkittävä ja se kattoi BasWare ostolaskujen käsittelyjärjestelmän toimituksen CHEPille. Järjestelmän käyttöönoton myötä yhtiö päätti perustaa taloushallinnon palvelukeskuksen Madridiin, joka palvelee yhtiön yksiköitä 15 eri maassa. Xeroxin vastuulla on projektin tekninen toteutus ja ohjelmiston käyttöönotto Espanjassa. Andy Jones vastaa Xerox Global Servicen Euroopan toiminnoista. Hänen mukaansa yhteistyö BasWaren kanssa alkoi ponnekkaasti. BasWaren edustajat ovat kouluttaneet henkilökuntaamme, ja viime syksynä järjestimme yhteistyössä European Financial Executives Meeting -seminaarikiertueen. Mielestäni tämän tyyliset tapahtumat vaikuttavat positiivisesti yhteistyön tiivistymiseen. Vuonna 2004 BasWare ostolaskujen käsittelyjärjestelmällä on merkittävä osuus Xeroxin liiketoimintasuunnitelmassa, Andy Jones sanoo. Xerox on dokumenttien ammattilainen, joka oli vuosikymmeniä tunnettu lähes pelkästään kopiokoneistaan, mutta se alkoi muovautua palveluyhtiöksi jo 15 vuotta sitten. Koko konsernin liikevaihdosta XGS tuo tällä hetkellä viidenneksen eli 2,6 miljardia euroa. Työntekijöitä yksiköllä on 12 000 ja Xeroxilla kokonaisuudessaan 58 000. Euroopassa Global Services -yksikön liikevaihto on 480 miljoonaa euroa. XGS:llä on kolme toiminta-aluetta. Yhtiö auttaa toimistoprosessien järkeistämisessä, tarjoaa ulkoistamispalveluita ja kehittää liiketoimintaprosesseja. Tyypillisiä Xeroxin hoitamia ulkoistettuja palveluita ovat muun muassa yhtiön omien laskujen, tiliotteiden, asiakaskirjeiden ja manuaalien painattaminen ja jakaminen asiakkaille. Näistä alueista mielenkiintoisin on kuitenkin liiketoimintaprosessien kehittäminen. Tällä alueella palveluitamme käyttävät kaikenlaiset yritykset, sillä niin sanottujen back office -toimintojen järkeistäminen, automatisointi ja sähköistäminen ovat kaikkien tähtäimessä, Jones pohtii. Useimmat yritykset tuottavat paljon dokumentteja. Andy Jonesin mukaan ensimmäinen ja tyypillisin asia, johon yritykset haluavat kiinnittää huomiota, on laskujen maksaminen. Kun laskujen hallinta on yrityksille aivan ensisijaista, niin hän pitää BasWarea yhtenä Xeroxin tärkeimmistä kumppaneista. Meillä on tällä alueella monta projektia ja olemme aktiivisesti etsineet partneria. Otimme itse yhteyttä BasWareen. Me muodostamme vahvan yhdistelmän, johon BasWare tuo syvän prosessintuntemuksen ja teknologisen osaamisen. Me puolestamme hallitsemme maailmanlaajuisen jakelun ja erilaisten paperielementtien käsittelyn ja sähköistämisen, Andy Jones sanoo. Uudet asiakkaat Asiakastyytyväisyys ja asiakkaiden tarpeiden huomioiminen ovat BasWaren perusarvoja kaikessa toiminnassa. Yhtiön vahvuus löytyy asiakkaiden tarpeiden mukaan muovautuvasta tuotekehityksestä: Avainasiakkailla on merkittävä rooli uusien tuotteiden ja versioiden kehityksessä, kun yhtiö työstää ideoita yhdessä heidän kanssaan. Asiakaspalvelua vahvistettiin vuonna 2003 esimerkiksi ottamalla käyttöön uusi tukipyyntöjen tietojärjestelmä. Asiakastyytyväisyyttä sekä palvelujen ja tuotteiden laatua mitataan säännöllisesti. Syksyllä 2003 asiakastyytyväisyystutkimus toteutettiin Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa, Norjassa ja Hollannissa. Tutkimuksen mukaan BasWaren tuotteisiin luotetaan: tuotteista saatu hyöty asiakasorganisaatiolle sai arvosanan 3,8 asteikolla 1-5. Kaikista vastaajista 71 prosenttia suosittelisi BasWaren tuotteita muille organisaatioille.