ARKISTOSEKTORIN AINEISTOHALLINNAN VIITEARKKITEHTUURI Versio 1.0
Sisällys 1. JOHDANTO... 3 1.1. Viitearkkitehtuuri... 3 1.2. Arkistosektorin yhteistyöverkosto... 3 1.3. Arkkitehtuurin kuvauksesta... 4 2. PERIAATTEELLINEN TASO... 5 2.1. Strategia... 5 2.2. Hankintalinjaukset... 6 2.3. Sidosarkkitehtuurit... 6 2.4. Tietosuojaperiaatteet... 7 2.5. Arkkitehtuuriperiaatteet... 8 2.5.1. Yleiset periaatteet... 8 2.5.2. Toimintaan vaikuttavat periaatteet... 8 2.5.3. Tietoon kohdistuvat periaatteet... 9 2.5.4. Tietoturvaan ja varautumiseen kohdistuvat periaatteet... 9 2.6. Standardisalkku... 9 2.6.1. Lait ja asetukset... 10 2.6.2. Metatiedot... 10 2.6.3. sanastot ja ontologiat... 11 3. KÄSITTEELLINEN ja LOOGINEN TASO... 12 3.1. Sidosryhmät... 12 3.1.1. Aineistojen luovuttajat... 12 3.1.2. Aineiston käyttäjät... 13 3.2. Palvelut... 14 3.2.1. Aineiston hankinnan palvelukokonaisuus... 15 3.2.2. Ohjauksen ja neuvonnan palvelukokonaisuus... 16 3.2.3. Aineiston käytön palvelukokonaisuus... 17 3.2.4. Käytettävyyden varmistaminen... 18 3.3. Loogiset tietovarannot... 18 3.3.1. Aineisto... 18 3.3.2. Metatiedot... 18 3.3.3. Käyttöoikeudet... 19 3.3.4. Käyttäjä... 19 3.3.5. Palvelupyyntö... 19 3.4. tietojärjestelmät... 19 3.4.1. yhteiset palvelut... 19 3.4.2. looginen jäsennys / järjestelmäsalkku... 19 4. YHTEENVETO JA KEHITTÄMISKOHTEET... 20 4.1. Yhteenveto arkkitehtuurista... 20 4.2. Tulevaisuuden haasteita ja tavoitteita... 20 2
1. JOHDANTO 1.1. VIITEARKKITEHTUURI Arkistosektorin aineistohallinnan viitearkkitehtuuri on kokonaisvaltainen esitys arkistojen aineistojen hallinnoimiseksi ja kehittämiseksi. Arkistosektorilla tarkoitetaan tässä yhteydessä arkistoja, jotka ovat liittymässä tai tulevaisuudessa suunnittelevat liittyvänsä Kansallisen digitaaliseen kirjastoon (KDK) ja aikovat käyttää sen palveluita. Viitearkkitehtuuri taas on havainnollinen malli arkistojen ydintoiminnasta kokonaisuutena: millaisia siihen liittyvät tiedot, järjestelmät ja prosessit ovat. Viitearkkitehtuurin tehtävänä on toimia kehikkona, joka kuvaa ja määrittelee arkistoille käytännön toimintamallit ja ohjaa niiden toteuttamista: yhteisiä palveluita, tietosisältöjä, sovelluksia ja teknologiaa koskevat yhteentoimivuuden vaatimukset. Viitearkkitehtuurin ensisijaisena tarkoituksena onkin riittävän yleiskuvan luominen arkistosektorin kokonaisuudesta ja yhteisten palvelujen toimimisen kannalta kriittisten osa-alueiden lähempi tarkastelu. Arkistosektorin aineistohallinnan viitearkkitehtuurin kohderyhmä on erityisesti arkistoammattilaiset, jotka kehittävät ja suunnittelevat aineistojen hallintaa ja käytettävyyttä. Samalla se tarjoaa arkistojen johtoelimille ja rahoittajille riittävän yleiskuvan arkistosektorin toiminnallisista periaatteista ja siitä, millaisia mahdollisuuksia yhteisillä palveluilla voidaan toteuttaa. Viitearkkitehtuurilla ohjataan tässä tapauksessa arkistojen arkkitehtuurisuunnittelua halutunlaiseen toteutusrakenteeseen. Tämän mahdollistaa sen, että koko arkistosektorin aineistohallinnan kokonaisarkkitehtuuri olisi yhteensopiva KDK:n arkkitehtuurin kanssa. Tämän dokumentin pohjana on laaja arkistosektorin toimijoiden nykytilaa kuvaava kysely 1, joka suoritettiin keväällä ja kesällä. Noudattamalla aineistohallinnan viitearkkitehtuuria: vahvistetaan arkistojen yhteentoimivuutta ja toteutetaan KDK:n toiminnan tavoitteita, karsitaan päällekkäisiä toimintoja, mikä säästää arkistojen kustannuksia, luodaan arkistoille yhteisiä infrastruktuurirakenteita, palvelukäytäntöjä ja palvelumuotoja. Mikäli arkistot mielivät omalta osaltaan varmistaa sähköisen kulttuuriperinnön säilymisen ja käytettävyyden, on niiden pitkällä tähtäimellä suunniteltava ja rakennettava aineistohallinnan tietojärjestelmät ja prosessit KDK:n kokonaisarkkitehtuuriin soveltuviksi. Arkistosektorin aineistohallinnan viitearkkitehtuuri on tässä työssä keskeinen työkalu. 1.2. ARKISTOSEKTORIN YHTEISTYÖVERKOSTO Arkistosektorin KDK-yhteistyöverkosto on Kansallisarkiston koordinoima yhteistyöfoorumi, jonka toiminta-ajatuksena on: edistää KDK:n toiminnassa mukana olevien arkistotoimintaa harjoittavien KDK:n arkistosektorin organisaatioiden keskinäistä vuorovaikutusta, yhteistyötä ja kumppanuutta 1 Kyselyn tuotti arkistosektorin KDK-yhteistyöverkosto OKM:n ELKA:lle myöntämällä rahoituksella. Viitearkkitehtuurin tekemisestä on vastannut yhteistyössä arkistosektorin KDK-yhteistyöverkosto 3
tuottaa arkistosektorin yhteinen näkemys KDK:n palveluiden kehittämiseen, käytännössä toteuttaa KDK:n arkistosektorin toimijoiden tiedonhallinnan yhteen toimivuutta. Arkistosektorin yhteistyöverkoston toiminnan tavoitteena on erityisesti verkostoon osallistuvien organisaatioiden konkreettisen yhteistyön lisääminen kaikilla KDK:n piiriin kuuluvilla alueilla. Arkistosektorin yhteistyöverkosto koostuu arkistoinstituutioista, joiden ydintehtävänä on vastaanottaa ja hankkia aineistoja, säilyttää niitä sekä asettaa ne käyttöön. Yhteistyöverkoston jäseniä ovat arkistolaitos (AL) Suomen Jazz & Pop Arkisto (JAPA) Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto (ELKA), Kansallinen audiovisuaalinen arkisto (KAVA), Kansan Arkisto, Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen arkisto (KOTUS), Suomalaisen Kirjallisuuden Seuran arkistot (SKS), Svenska litteratursällskapetin arkisto (SLS), Työväen Arkisto, Toimihenkilöarkisto, Yhteiskuntatieteellinen tietoarkisto Ylen arkisto. Arkistosektorin harjoittaman muistiorganisaatioiden KDK- yhteistoiminnan keskeisiä sidosryhmiä ovat luonnollisesti museot ja kirjastot. 1.3. ARKKITEHTUURIN KUVAUKSESTA Tässä esitetty viitearkkitehtuurin kuvaus kohdentuu aineistonhallintaan ja siihen liittyviin palveluihin, jotka on jäsennetty arkkitehtuuriviitekehyksen mukaisesti periaatteelliseen, käsitteelliseen, loogiseen ja fyysiseen tasoon. Periaatteellisella tasolla kuvataan yleiset periaatteet jotka ovat vaikuttamassa kokonaisuuden järjestämiseen, sidosarkkitehtuurit sekä rajaukset, reunaehdot ja sektoreiden vastaavat kokonaisarkkitehtuurit. Periaatteellisen tason kuvaukset vastaavat kysymyksiin Millä ehdoilla ja miksi? Käsitteellisellä tasolla kuvataan palvelut, sidosryhmät ja keskeiset käsitteet. Käsitteellisen tason kuvauksen avulla esitetään Mitä tehdään ja mitä meillä on. Käsitteellisen tason kuvaukset eivät ota vielä kantaa toteutustapaan. Loogisella tasolla kuvataan prosessikartta, prosessikuvaukset, loogiset tietovarannot ja integraatioperiaatteet. Näiden kuvausten avulla esitetään Miten palvelut tuotetaan ja miten tieto välittyy Fyysisellä tasolla kuvataan arkkitehtuurin konkreettisia elementtejä, kuten järjestelmäsalkku ja tietovarannot. Tämän tason kuvauksilla ilmaistaan Millä. Fyysisen tason kuvauksissa rajaudutaan kuvaamaan ne osat, jotka ovat arkistosektorin toimijoille yhteisiä tai yhteiskäyttöisiä. Arkkitehtuuri jäsennetään tasojen lisäksi neljään näkökulmaan Toiminta: toiminnan ja asiakkuuksien näkökulma 4
Tieto: tietoa, käsitteitä ja tietovarantoja tarkasteleva näkökulma Tietojärjestelmä: Tietojärjestelmien, tietojärjestelmäpalveluiden ja sovellusten näkökulma Teknologia: tekniikan laitteiden ja teknisten ratkaisujen sekä ylläpidon näkökulma. Tässä kuvauksessa teknologiset kuvaukset rajoittuvat niihin linjauksiin, jotka ovat koko arkistosektorille yhteisiä ja eri organisaatioiden tekniset kuvaukset on rajattu tämän kuvauksen ulkopuolelle. 2. PERIAATTEELLINEN TASO Periaatteellisella tasolla kuvataan arkkitehtuurityötä ohjaavat linjaukset ja siihen vaikuttavat tekijät. Periaatetaso muodostaa sen perustan, mikä linjaa niin organisaatioiden toimintaa, toimintojen jäsentämistä kuin yksityiskohtien toteuttamista. 2.1. STRATEGIA Arkistosektorilla tällä hetkellä hyödynnetään vain muutamia yhteisiä järjestelmiä. Eri toimijat ovat rakentaneet omat järjestelmänsä pääsääntöisesti omaan käyttöönsä ja järjestelmien toiminnot ja hyödynnetyt tietomallit on räätälöity oman käytännön mukaiseksi. Tämä on johtanut osittain päällekkäisiin ratkaisuihin, joiden yhteentoimivuutta ei kyetä aina täysin varmistamaan. Arkistosektorin strategisena tavoitteena on yhtenäistää aineiston hallintaan liittyviä rakenteita ja lisätä yhteisten palveluiden käyttöä seuraavilla tavoilla. 5
Saatavuus: kehittämällä sekä yhteisiä käytäntöjä että työkaluja aineiston löytämiseksi ja käyttöön saamiseksi keskitetyistä palveluista (Finna). Hallittavuus: kehitetään aineiston kuvailuun liittyviä käytäntöjä ja palveluita (AHAA) Käytettävyyden varmistaminen: kehitetään arkistoaineiston pysyvään säilyttämiseen liittyviä tietorakenteita sekä tuetaan yhteisten palveluiden kehittämistä. (PAS) 2.2. HANKINTALINJAUKSET Arkistosektorin tehtävänä on varmistaa kulttuuriperinnön arkistoaineistojen hankinta ja hallinta sekä eri muodoissa ja aineistotyypeissä olevien (analogisten ja digitaalisten) aineistojen elinkaarihallinta. Hankintapolitiikan avulla linjataan aineistoon vastaanottoon liittyviä palveluita ja aineistoon liittyviä erityispiirteitä. Tämä edellyttää systemaattista dokumentaatiostrategiaa ja valtakunnallisia hankintalinjauksia, jotka ohjaavat, mitä aineistoa sektorin organisaatiot omalla toiminta-alueellaan hankkivat, hallitsevat ja saattavat käytettäväksi. Nämä linjaukset ja rajaukset määrittävät arkistosektorin toimijoiden suhdetta aineistojen luovuttajiin tai arkistojen suorittaman aktiivisen keruun kohteena oleviin yksilöihin, yhteisöihin ja ilmiöihin. Arkistoilla on omia linjauksia, joissa määritellään miten ja minkälaisia asiakirjoja aktiivisesti kerätään ja mitkä arkiston kohderyhmät ovat. Yhteinen hankintapolitiikka ohjaa linjauksia organisaatioiden välillä. Se määrittelee yhdessä sovitut hankintaperiaatteet ja työnjaon osana arkistojen aineistojen arvonmääritystä. Hankintapolitiikan tarkoituksena on varmistaa kansallisen kulttuuriperinnön tallentaminen arkistoihin siten, että keskeinen aineisto saadaan talteen ja säilytetään tutkimusta ja muuta käyttöä varten. Hankintaohjelma määrittelee, millaisia tutkimusaineistoja kukin arkisto keskittyy kartuttamaan. 2.3. SIDOSARKKITEHTUURIT Sidosarkkitehtuurit ovat arkkitehtuurilinjauksia, joilla on vaikutusta kyseisen organisaation tai toimialueen arkkitehtuurityöhön tai linjauksiin. Keskeiset sidosarkkitehtuurit, joiden linjaukset ja periaatteet arkistosektorilla tehtävässä arkkitehtuurissa tulee huomioida, ovat OKM:n hallinnonalan ja Kansallisen Digitaalisen Kirjaston kokonaisarkkitehtuurit. Hallinnonalan arkkitehtuuri ohjaa ja luo linjauksia toimijoiden hallinnollisille rakenteille ja osaltaan linjaa mm. hankinta politikkaa ja tehtäviä. Opetus ja kulttuuriministeriön vastuulla oleva kohdealue on Koulutus, tiede ja kulttuuri. Kohdealueella on viisi osa-aluetta: Koulutus ja tutkimus Taide ja kulttuuri Kirjastot, arkistot, museot Liikunta Nuorisotyö Opetus- ja kulttuuriministeriön hankkeena KDK kuuluu julkisen hallinnon kokonaisarkkitehtuurin alaisuuteen, jonka arkkitehtuuriperiaatteita noudetaan. Periaatteita sovellettaessa tulee huomioida, että KDK- kokonaisarkkitehtuuri ja sen periaatteet koskevat osallistuvan organisaation prosesseja, järjestelmiä ja rajapintoja joilla KDK:hon liitytään Kansallisen digitaalisen kirjaston kokonaisarkkitehtuurin yhdistää arkistojen, kirjastojen ja museoiden sektoreita. KDK:n kokonaisarkkitehtuurissa on esitetty yhteisten palveluiden ja taustajärjestelmien suhteet. Arkistosektorin aineistonhallinnan viitearkkitehtuuri määrittää 6
arkistosektorilla olevien taustajärjestelmien ja niissä olevien palveluiden, prosessien ja tietovarantojen sekä järjestelmien suhteet. Arkkitehtuurikuvauksen mukaisesti Asiakasliittymän (Finna) kautta voidaan tarjota palvelun käyttäjille se aineisto keskitetysti käyttöön, johon heillä on oikeudet. Vastaavasti arkistot voivat hyödyntää keskitettyä pitkäaikaissäilytyksen palvelua (PAS) varmistamaan aineiston käytettävyyden varmistaminen pitkälle tulevaisuuteen. Arkistosektorin toimijoilla on omia kokonaisarkkitehtuurikuvauksia, jotka ovat yhdenmukaisia arkistosektorin arkkitehtuurin kanssa. Tutkimuksen tietoaineistojen (TTA) kokonaisarkkitehtuuri linjaa tutkimuksen tietoinfrastruktuurin yhteiset arkkitehtuuriperiaatteet, joita tulisi noudattaa tutkimuksen tietoaineistoihin liittyvän toiminnan ja tietojärjestelmien kehittämisessä. Valtiovarainministeriön johdolla on laadittu Sähköisen asioinnin viitearkkitehtuuri (SAVI), jota sähköistä asiakaspalvelua suunnitteleva organisaatio voi käyttää suunnittelun pohjana sähköistä palvelua kehittäessään. 2.4. TIETOSUOJAPERIAATTEET Arkistoille on keskeistä kyetä turvaamaan säilytettävien asiakirjojen ja muun aineiston todistusvoimaisuus. Asiakirjojen todistusvoimaisuus rakentuu eheyden ja alkuperäisyyden avulla siten, että aineiston muodostumiseen liittyvät tapahtumat ovat dokumentoituneet metatietoihin ja aineiston konteksti kyetään säilyttämään. Eheyden varmistamiseen liittyy teknisiä vaatimuksia, joilla huolehditaan ettei aineiston käytettävyys vaarannu, sekä viite-eheyteen liittyviä vaatimuksia, joiden avulla aineisto säilyttää paikkansa osana laajempaa kokonaisuutta. 7
Arkistojen hallussa olevaan aineistoon voi liittyä tietosisällöstä johtuvia rajoituksia. Nämä rajoitukset voivat johtua henkilötiedoista tai muista turvaamiseen liittyvistä vaatimuksista. Lisäksi aineistoon voi liittyä tekijänoikeudellisia kysymyksiä, joka rajoittaa aineiston vapaata käyttöä ja jakelua Aineistoon liittyvät käyttörajoitukset ovat määräaikaisia, jonka jälkeen käyttö muuttuu täysin vapaaksi. Muulloin aineistoon voi tutkimuskäyttöä varten saada erillisen käyttöluvan. Käyttöoikeuksien hallinta sähköisissä palveluissa edellyttää käyttäjän tunnistamista. 2.5. ARKKITEHTUURIPERIAATTEET Arkkitehtuuriperiaatteet ovat linjauksia, jotka ohjaavat ja tukevat tietojärjestelmien, tietovarantojen sekä ja niihin liittyvien toiminnallisten rakenteiden kehittämistä, ylläpitoa ja hallintaa. Yhteiset periaatteet ovat pohjana yhteisille yksityiskohtaisemmille linjauksille, joiden avulla kehittämistoimenpiteet tukevat yhteistä tavoitetilaa. Arkkitehtuuriperiaatteet ovat näin linkki strategisten tavoitteiden, toiminnallisten tarpeiden ja visioiden sekä kehittämistä ohjaavien arkkitehtuurien välissä. 2.5.1. YLEISET PERIAATTEET Periaate Periaatteita tulee noudattaa Avoimuus kehittämisessä Selitys Yhteisten periaatteiden noudattamisella varmistetaan yhteentoimivuus joka on KDK:n toiminnan tavoitteita. Kohdealueella kehittämistyössä lähtökohtana on avoimuus sekä laaja osallistuminen ja sitoutuminen. Kehittäjäyhteisöjen muodostumista ja työtä tuetaan. Avoimuus mahdollistaa kehitettyjen ratkaisujen levittämisen ja estää toimittajariippuvuutta. 2.5.2. TOIMINTAAN VAIKUTTAVAT PERIAATTEET Periaate Kohdealueen arkkitehtuurin tulee olla strategialähtöistä Selitys Kehittämisen strategiset valinnat tulee konkretisoida arkkitehtuurin osa-alueisiin liittyvien linjausten avulla, jotta ne voidaan konkretisoida riittävällä tarkkuudella ja näin varmistaa erillisten kehittämishankkeiden tavoitteellinen yhtenäisyys. Arkkitehtuurin tulee olla toimintaja asiakaslähtöistä Kokonaisarkkitehtuuri liitetään johtamis- ja laatutyöhön siten, että se muodostaa yhtenäisen toimintaa ohjaavan kokonaisuuden Toiminta-arkkitehtuureja laaditaan ja ylläpidetään kohdealueen toimijoiden yhteistyönä. KDK:n palvelut ovat yhteisiä palveluita Tietojärjestelmien ja tietovarantojen suunnittelussa organisaatioiden tulee yhtenäistää aineiston ja järjestelmien käytön periaatteita, jotta aineiston käyttö olisi mahdollisimman yhtenäistä ja yhteen toimivaa Kehittämistehtäviin liittyvät linjaukset tulee aina tarkistaa yhtenäisten arkkitehtuurin näkökulmasta ja valmiit tulokset tulee jalkauttaa osaksi kunkin organisaation sekä sektorin arkkitehtuurikuvauksia. Viestinnällä, ohjeistuksella ja koulutuksella vaikutetaan periaatteiden omaksumiseen ja noudattamiseen. Palvelutuotannossa tehostetaan palveluiden tarjoamista keskittämällä ja hyödyntämällä yhteisesti tuotettavia palveluita ja karsimalla päällekkäisiä ratkaisuja 8
Periaate KDK:n yhteinen keskitetty säilytysratkaisu takaa digitaalisten aineistojen pitkäaikaisen käytettävyyden Selitys Pitkäaikaissäilyttämisessä hyödynnetään omien taustajärjestelmien tukena KDK:n tarjoamaa pitkäaikaissäilyttämisen palvelua. 2.5.3. TIETOON KOHDISTUVAT PERIAATTEET Periaate Tietosisältöjen käyttöä ja hyödynnettävyyttä edistetään Selitys Aineiston käyttöä organisaatioiden omien tietojärjestelmien ulkopuolella pyritään edistämään tarjoamalla menetelmät välittää sellainen aineisto, johon ei liity rajoituksia ulkopuolisiin järjestelmiin käytettäväksi. Tiedon välittämisessä ja käyttööntarjoamisessa käytetään yhteisesti hyväksyttyjä standardeja ja näiden standardien käyttötavoista sovitaan yhteisesti. Tiedot määritellään ja aineistot kuvaillaan yhteisten sääntöjen mukaan Tietovarannoilla tulee olla vastuutaho Arkistosektorin tietovarannot on kartoitettu ja kuvattu selkeästi ja näille on määritelty vastuutahot 2.5.4. TIETOTURVAAN JA VARAUTUMISEEN KOHDISTUVAT PERIAATTEET Periaate Huolehdi tietoturvasta osana toimintaa Selitys Tietoturvallisuus huomioidaan omana näkökulmanaan kaikilla arkkitehtuurin tasoilla ja osa-alueilla. Tietoturvallisuus on huomioitava tiedon koko elinkaaren ajan Varaudu poikkeustilanteisiin Kaikki julkisessa hallinnossa käsiteltävät tiedot eivät ole julkisia. Osatiedoista on salassa pidettävää koko elinkaaren ajan ja osa tiedoista on julkisia vain tietyissä elinkaaren vaiheissa Tietojärjestelmien ja tietojen yhteiskäyttöisyys korostaa salassa pidettävyyden ja tietoturvan merkitystä tietojärjestelmissä ja tietojen käsittelyprosesseissa. Organisaation varautumisen tavoitetason määrittelyllä ja uhka-arvioinneilla pyritään tunnistamaan uhat ja turvaamaan toiminta ja toiminnan vaatimat tietoaineistot häiriö- ja erityistilanteissa ennaltaehkäisevästi. Varautumisen on oltava sisäänrakennettuna organisaatioiden ydintoimintaprosesseihin ja niitä tukevaan muuhun varautumiseen 2.6. STANDARDISALKKU KDK:n kokonaisarkkitehtuuri sisältää standardisalkun, jonka tavoitteena on tukea KDK:n puitteissa tietojärjestelmien ja informaation yhteen toimivuutta. Arkistosektorin arkkitehtuuri osaltaan täydentää siihen arkistosektorille ominaiset piirteet ja sektorikohtaiset linjaukset. 9
Arkistosektorin standardisalkku kattaa ne lait, määräykset, ohjeet sekä käytännöt, jotka joko säätelevät tai ohjaavat arkistosektorin organisaatioiden toimintaa, palveluiden tuottamista tai aineiston hallintaa. 2.6.1. LAIT JA ASETUKSET Arkistosektorin yhteistyöhön osallistuvien arkistojen toimintaa ohjaavat periaatteessa samat yleisluontoiset lait ja asetukset, jotka on mainittu KDK:n kokonaisarkkitehtuuriin kohdassa 2.2.4 Kansalliset ja EU:n linjaukset sekä lainsäädännölliset näkökohdat (s. 15, 38 40). Arkistosektoriin kuuluu sekä viranomaisasiakirja-aineistoja että yksityisiä asiakirja-aineistoja tallentavia arkistoja, joita ylläpitävien organisaatioiden, säätiöiden ja yhdistyksien toimintaa ohjaa osin muukin erityislainsäädäntö kuten Laki yksityisten arkistojen valtionavusta, Säätiölaki, Kirjanpitolaki, Luottolaitoslaki, Yhdistyslaki ja Laki potilaan asemasta ja oikeuksista. Alla on koottu arkistosektorin toimintaa keskeisemmät säätelevät ja ohjaavat lait. Useimmat ohjaavat toimintaa yleisellä tasolla mutta on myös lakeja, jotka myös säätelevät ja vaikuttavat erityisesti aineistojen vastaanotto ja käyttöä. Laki Arkistolaki (831/1994): Säädetään arkistonmuodostajan velvollisuudesta huolehtia asiakirjojen säilytyksestä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä (ArkL 12.1 ). Henkilötietolaki (523/1999) 32.1 :n rekisterinpitäjällä on velvollisuus toteuttaa tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Laki kulttuuriaineistojen tallentamisesta ja säilyttämisestä (1433/2007) lain tarkoituksena on Suomessa yleisön saataville saatettujen kansallisen kulttuurin aineistojen säilyttäminen tuleville sukupolville ja saattaminen tutkijoiden ja muiden tarvitsijoiden käyttöön. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999)18.1 :ssä säädetään viranomaiselle toisaalta velvollisuudesta huolehtia siitä, että julkinen tieto on oikeaan aikaan käytettävissä ja toisaalta velvollisuudesta suojata salassa pidettävät tiedot väärinkäytöltä. Laki yksityisten arkistojen valtionavusta: (1006/2006) laissa säädetään niistä perusteista ja menettelyistä, joita noudatetaan myönnettäessä valtionavustuksia yksityisille arkistoille valtion talousarvioon tätä tarkoitusta varten otetusta määrärahasta. Laki tekijänoikeudesta: (404/1961) määrittää osasta sellaiseen aineistoon liittyvistä rajoituksista, joiden katsotaan ylittävän teoskynnyksen. 2.6.2. METATIEDOT Arkistosektorin toimijoilla on käytössä ala- ja organisaatiokohtaisia metadatastandardeja ja muita tietoteknisiä ratkaisuja, mutta näiden soveltaminen vaihtelee organisaatiokohtaisesti. Metatietotyön avulla yhtenäistetään standardien käyttöä ja toimintatapoja. Arkistoaineiston kuvailua varteen on olemassa kansainvälisiä metatietostandardeja, jotka myös ovat ohjanneet organisaatioiden kuvailusääntöjä. Nämä ovat ICA:n (International Council of Archives) 10
standardit ISAD(G) (aineiston kuvailu), ISAAR (toimijoiden kuvailu) ja ISDF (tehtävien ja toimintojen kuvailu). Standardit ovat osin vanhentuneita eivätkä vastaa nykyajan aineistohallinnan koko elinkaaren dokumentaatio sekä digitaalisia aineistoja. ICA on käynnistänyt prosessin uusien standardien kehittämisessä, mikä myös tulee vaikuttamaan Suomen arkistosektorin kuvailukäytäntöjä. KDK:n standardisalkussa mainitaan useita standardeja, joilla arkistoaineistoa siirretään ja näytetään eri yhteyksissä. Kyseessä ovat ns. siirto- ja paketointiformaateista, jotka määräävät mihin muotoon taustajärjestelmistä tulevat metatiedot konvertoidaan siirtoa varten. Arkistosektorille keskeiset standardit on koottu alla. Standardi Koko nimi Kohde DDI Data Documentation Initiative DDI Alliancen kehittämä kuvailuformaatti, jota käytetään tutkimusaineistojen yksityiskohtaiseen kuvailemiseen. EAD Encoded Archival Description Arkistoluettelon siirton tarkoitettu fomaatti. EAD on KDK:n standardisalkun erityisesti arkistoaineistolle tarkoitettu kuvailevan metatiedon formaatti. EAC-CPF Encoded Archival Context - Corporate bodies, Persons and Families Arkistometatietojen toimijoiden kuvailua varten tarkoitettu siirtoformaatti. Toimii yhdessä EAD:n kanssa. DC Dublin Core Metadata Initiative Yksinkertainen aineiston välittämiseen tarkoitettu formaatti, joka toimii pohjana monelle muulle siirtoformaatille, esim. ESE ja OAI-PMH-rajapinnalle. METS Premis Metadata Encoding and Transmission standard Preservation Metadata: Implementation Strategies Pitkäaikaissäilytyksen metatietojen rakenne. Arkistosektori käyttää METS rakennetta, mutta yhtenäistä arkistojen profiilia ei ole vielä määritelty. Digitaalisessa muodossa olevien objektien tekniset metatiedot pitkäaikaissäilyttämistä varten. Osa METSpakettia. ESE Europeana Semantic Elements Aineiston Europeanaan viemiseen tarkoitettu formaatti. Ei mainita KDK:n standardisalkussa. EDM Europeana Data Model 2.6.3. SANASTOT JA ONTOLOGIAT sanasto YSA Allärs Finto YSO Käyttötarkoitus YSA Yleinen Suomalainen Asiasanasto. Suomenkielinen, kaikki tieteen- ja tiedonalat kattava yleissanasto, joka sisältää eri alojen yleisimmät termit http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/asiasanastot/ysa.html (Allmän tesaurus på svenska) on YSAn (Yleinen suomalainen asiasanasto) ruotsinkielinen käännös. Se on kaksikielinen yleissanasto, jossa ruotsinkielisen termin rinnalla on vastaava suomenkielinen termi. Finto on suomalainen palvelu sanastojen, ontologioiden ja luokitusten julkaisua ja käyttöä varten. Finto tarjoaa käyttöliittymän sanastojen selailulle, sekä avoimet rajapinnat sanastojen hyödyntämiseen muissa sovelluksissa. Fintoa kehitetään Kansalliskirjaston, opetus- ja kulttuuriministeriön ja valtiovarainministeriön yhteisessä ONKI-projektissa. Yleinen suomalainen ontologia 11
Julkishallinnossa hyödynnettäviä sanastoja on koottu kattavasti Valtioneuvoston kanslian ylläpitämään luetteloon. http://vnk.fi/toiminta/kielipalvelut/sanastot/sanastot-verkossa/fi.jsp 3. KÄSITTEELLINEN JA LOOGINEN TASO Käsitteellisen tason kuvausten avulla jäsennetään MITÄ tehdään, MITÄ tietoa käsitellään sekä MITÄ erilaisia tietojärjestelmä- ja teknologiapalveluita toiminnassa tarvitaan. Looginen taso täydentää käsitteellisen tason kuvausta kuvaamalla MITEN toiminnan tehtävät ja palvelut toteutetaan prosessien avulla ja MITEN tieto jäsentyy ja miten tiedot jaetaan tietovarantoihin, MITEN järjestelmäympäristöt rakentuvat. Lisäksi kuvataan MITEN tietojen integrointi eri osien välillä toteutetaan sekä MITEN tätä kokonaisuutta valvotaan ja hallitaan. Käsitteellisen tason kuvaukset eivät ota kantaa varsinaiseen toteutustapaan ja loogisella tasolla ei yleensä vielä oteta kantaa varsinaisiin fyysisiin toteutusratkaisuihin. 3.1. SIDOSRYHMÄT Arkistojen sidosryhmät muodostuvat sekä luonnollista että oikeushenkilöistä, sekä näiden mahdollisista ryhmittymistä. Näillä sidosryhmillä voi olla useita erilaisia rooleja suhteessa arkistoon palvelun tarjoajana. Sama sidosryhmä voi tilanteesta riippuen olla aineistoa luovuttava taho ja myöhemmin sama sidosryhmä voi olla tietopalvelun asiakkaana. Tämän viitearkkitehtuurin näkökulmasta ei ole tarpeen yksilöidä sidosryhmiä, vaan tässä painotetaan niitä rooleja ja eräänlaisia sidosryhmien arkkityyppejä, jotka osaltaan auttavat jäsentämään ja kohdentamaan tarjottavia palveluita. 3.1.1. AINEISTOJEN LUOVUTTAJAT JULKISHALLINNON ORGANISAATIOT LUOVUTTAJINA Julkishallinnon organisaatiot, kuten valtion organisaatiot, alue- ja paikallishallinnon organisaatiot, julkishallinnolliset tutkimus- ja oppilaitokset muodostavat merkittävän sidosryhmän. Kunnalliset organisaatiot, jotka muodostavat arkistojen ja tutkimuksen kannalta merkittävää aineistoa, muodostavat kuitenkin merkittävän ryhmän joka nykyisellään ei luovuta aineistoa tässä arkkitehtuurissa kuvatuille organisaatioille. Monet kunnalliset arkistotoimijat kuitenkin noudattavat samoja periaatteita, mikä osaltaan voi jatkossa tukea yhteistyön tekemistä. Lisäksi julkishallintoa lähellä on lakisääteisten rakenteiden puitteissa toimivia tai näiden kaltaisia yhteisöjä (säätiöt, kansalaisjärjestöt, erilaiset verkostot ja liikkeet). Näiden toimijoiden aineistot kuuluvat myös arkistosektorin aineistonhankinnan ja -hallinnan sekä käytettävyystehtävän piiriin. 12
Julkishallinnon organisaation tulee pitää yllä arkistonmuodostussuunnitelmaa (AMS). AMS:n ja arkistolaitoksen seulontapäätösten avulla ohjataan viranomaisten asiakirjojen kertymistä. ARKISTOJEN AKTIIVINEN KARTUTTAMINEN Aineistoluovutusten lisäksi yksityisarkistojen aineistot karttuvat ja niitä kartutetaan aktiivisesti muun muassa kirjallisin teemakeruin, sidosryhmävetoomuksin ja haastatteluhankkein. Säännöllisillä kontakteilla tutkimuskenttään otetaan huomioon tutkimusyhteisöjen rooli arkistoaineistojen hankinnassa. Aktiivinen keruutoiminta on yksityisarkistoissa aineiston syntymisen olennainen lähtökohta ja edellytys. Kartuntaa edesauttaa arkiston tunnettuus ja näkyminen myös tutkimuksessa, mediassa ja laajan yleisön tietoisuudessa. Ajankohtainen haaste on tietoverkkoon ja sosiaaliseen mediaan pohjautuvan aineiston hankinnan ongelmien ratkaiseminen. Aineiston keruun laajeneminen verkkoympäristöön on jo tapahtunut. 3.1.2. AINEISTON KÄYTTÄJÄT Arkistot säilyttävät lähtökohtaisesti julkista ja käytettäväksi tarkoitettua aineistoa. Osaan aineistosta liittyy kuitenkin erilaisia käyttörajoituksia, jotka perustuvat joko luovuttajan kanssa tehtyyn sopimukseen tai aineiston sisällöstä lakien tai määräysten perusteella johdettaviin rajoituksiin. Rajoitukset liittyvät joko varsinaiseen aineistoon, tai sen digitaaliseen ilmentymään tahi metatietoihin. Analogisten aineistojen käyttörajoitusten kontrollointi perustuu arkistotietokannoissa oleviin rajoitusmerkintöihin joita tutkijasalipalvelun henkilöstö käyttää aineiston tilausten käsittelyn yhteydessä. Digitaalisessa muodossa olevien aineistojen osalta käyttörajoitusten merkintä tietopalvelujärjestelmiin on kriittisessä roolissa. Käyttörajoitusten esittämiseksi arkistosektorin nykyisissä arkistotietokannoissa ei ole yhtenäistä käytäntöä. Käyttäjälle voidaan myöntää käyttöoikeus, joka voi oikeuttaa joko analogisen aineiston käyttöön tutkijasalissa tai digitaalisena jäljenteenä verkkopalvelussa. Aineiston käyttäjät ovat arkistojen palveluiden keskeisiä asiakkaita. Käyttäjät voidaan ryhmitellä seuraaviin alaryhmiin sen perusteella, mikä on käyttäjän suhde aineistoon ja miten se ilmenee oikeutena hyödyntää sitä. Ryhmä Ryhmän ominaisuus Keskeinen tarve Tutkijat tutkimuksen käyttöön sallitaan normaalia laajempi pääsy. Tarvittaessa alalukuna opiskelijat, opetus. Aineisto toimii laajemmin lähteenä tehtävälle työlle. Tutkijat tarvitsevat tehokkaita hakupalveluita, joiden avulla aineisto voidaan paikallistaa ja saada käyttöön joko analogisessa tai digitaalisessa muodossa. Tutkijat usein tarvitsevat myös palveluita, joilla voidaan saada käyttörajoitettuun aineistoon oikeuksia. Kansalaiset Tietoa käytetään sen itseisarvon vuoksi, elämykset. Asianosaisuus arkistoon siirrettyyn aineistoon nähden. Hakupalveluissa hyödynnetään googletyylistä yhden kentän tehokasta hakua. Käytetään kokoelmista kertovia yleisohjeita ja käytetään verkkonäyttelyitä. Edunvalvonta siirrettyjen aineistojen perusteella teetettävien selvitysten ja jäljenteiden avulla 13
3.2. PALVELUT Ryhmä Ryhmän ominaisuus Keskeinen tarve Viranomaiset oikeus aineistoon syntyy viranomaisroolin kautta. Osallisuus aineiston hyödyntämisen kautta osana viranomaistoimintaa. Aineistoa omistajat / Aineistoa luovuttaneet määräysvalta- ja pääsy omiin aineistoihin. Virallisten selvitysten ja aineiston käyttöön saaminen arkiston hallussa olevasta aineistosta, joko jäljenteenä tai alkuperäisenä. Operatiivisen toiminnan tuki suorakäytön avulla digitaalisessa muodossa olevaan aineistoon. Alkujaan digitaalisessa muodossa luovutettuun aineistoon suoran pääsyn siitä järjestelmästä, jossa aineisto on alun perin ollut. Arkistotoimijat itse oman selvitystoimintaansa liittyen. Arkistosektorin kokonaisarkkitehtuurin prosessikartta muodostuu seuraavista päälohkoista. Ulkopuolinen toiminta tähtää joko aineiston hallittuun muodostumiseen tai sen tehokkaaseen hyödyntämiseen. Vastaavasti sektorin toimijoiden palvelut jakautuvat seuraaviin toimintokokonaisuuksiin: aineiston muodostumiseen liittyvä ohjaus ja neuvonta, aineiston hankinta sekä aineiston käyttö. Näille tukipalveluina toimivat sekä käytettävyyden varmistaminen että johtaminen. Palvelut on ryhmitelty kahteen pääryhmään sen perusteella, mikä on palvelua käyttävän sidosryhmän suhde arkiston hallussa olevaan aineistoon, eli palvelut aineiston hankintaan ja palvelut aineiston käyttöön liittyen. Nämä kaksi palvelukokonaisuutta yhdistyvät käytettävyyden varmistamisen palveluiden kautta. Oheisessa kaaviossa on kuvattuna viitearkkitehtuurin näkökulmasta keskeiset palvelun tarve- ja tarjontakokonaisuudet. Aineiston muodostamisen kokonaisuus sisältää ne toiminnalliset kokonaisuudet, joita niillä toimijoilla, jotka tuottavat arkistoihin kertyvää aineistoa on tunnistettu olevan. 14
Aineiston hyödyntämisen kokonaisuus kokoaa niitä toiminnallisia kokonaisuuksia, joissa arkistoissa olevaa aineistoa hyödynnetään. Arkistosektorin tarjoamat palvelut on ryhmitelty neljään pääryhmään seuraavasti Aineiston hankinnan palvelut tukevat aineiston saamista arkistoon Ohjaus ja neuvonta tukevat aineiston muodostamista Aineiston hyödyntäminen kokoaa aineiston käyttämiseen eri muodoissaan liittyvät palvelut Käytettävyyden hyödyntäminen kokoaa ne, pääsääntöisesti sisäiset, palvelut joiden avulla varmistetaan että aineisto on käytettävissä pitkälle tulevaisuuteen. Arkistosektorin sidosryhmä- ja tiedotusrooli laventuu myös paikallisten toimijoiden tasolle. Pyritään esimerkiksi paikallishistoriaan, kotiseutuun ja sukututkimukseen liittyvien digitaalisessa muodossa olevien tietoaineistojen sekä muussa muodossa olevan materiaalin tuottamiseen kouluille ja muille käyttäjäryhmille. Tätä yhteistyötä tehdään kulttuuripedagogiikan saralla museoiden ja kirjastojen kanssa. Tässä viitearkkitehtuurissa ei kuvata ydintehtävien ulkopuolisia arkistokohtaisia palveluita. 3.2.1. AINEISTON HANKINNAN PALVELUKOKONAISUUS Kukin arkisto vastaa aineistojensa hankinnasta sääntöjensä, hankintapolitiikkansa sekä toimintaohjeidensa mukaisesti. joidenkin arkistoinstituutioiden tehtävät on määritelty lainsäädännössä. Aineistojen hankinta sisältää mm. yhteydenpitoa ja ohjeistusta aineistoa luovuttaviin tahoihin, sopimusneuvotteluita, aineiston luovutuskuntoon saattamista sekä aineiston turvallisen siirtämisen päätearkistoon. 15
Aineiston vastaanotossa aineistosta sovitaan luovuttajan kanssa. Aineisto siirretään arkistoon, jossa se viimeistään järjestetään ja seulotaan ja lopulta sijoitetaan arkistoon. Sijoittamisen yhteydessä määräytyy fyysisen aineiston sijoituspaikka. Arkisto sopii luovuttajan kanssa aineiston luovuttamisesta ja mahdollisista käyttöehdoista. Yhä enenevässä määrin aineiston vastaanotossa pyritään siihen, että aineisto on valmiiksi järjestetty ja seulottu ennen siirtoa arkistoon. Aineiston siirtäjille voidaan tarjota myös työkaluja aineiston kuvailutietojen etukäteistäyttämiseen, mikä osaltaan nopeuttaa ja helpottaa aineiston vastaanottoa. Aineiston vastaanoton kuvailu liittyy vahvasti aineiston hallintaan, eli kuvataan mitä aineistoa on saapunut, sen provenienssia ja mihin aineistoa sijoitetaan. Kuvailua on myös mahdollista tehdä ennen saapumista ja arkiston ulkopuolella (yhteistyö luovuttajan kanssa). Luovutettavaksi tarkoitettu aineisto kirjataan saapuneeksi, se tarkistetaan ja järjestetään. Aineistolle annetaan sijainti- ja määrätiedot. Osa arkistoista ylläpitää aktiivisesti suhteita vastuualueeseensa kuuluviin organisaatioihin, yhteisöihin ja henkilöihin, osalla taas luovutus perustuu enemmän tarjontaan kuin systemaattiseen potentiaalisten luovuttajien kartoittamiseen. Useat toimijat keräävät aktiivisesti sidosryhmiensä arkistoja, mutta ottavat vastaan myös tarjottuja aineistoja. Aineistojen luovuttaminen tapahtuu: luovuttajien yhteydenottojen pohjalta keskeisiä luovuttajia kartoittamalla aktiivisen aineistokeruun tuloksena vastaajaverkostojen avulla vetoomuksin ja hankintakirjein 3.2.2. OHJAUKSEN JA NEUVONNAN PALVELUKOKONAISUUS Arkisto antaa ohjeita ja määräyksiä, jotka yleisesti ohjaavat aineistoa tuottavia tai luovuttavia toimijoita. Tämä koskee sekä lakisääteisen aineiston keräämisen että arkiston oman keruun yhteydessä. Ohjaus on käsitteenä normatiivinen jota sovelletaan lähinnä viranomaisaineistoihin. Vastaavasti neuvonta (opastaminen) on yleisempi ja voi kohdentua eri sidosryhmiin. Ohjaus ja neuvonta liittyvät arkistojen hankintapolitiikkaan, lainsäädännöllisiin tehtäviin ja sidosryhmiin, ja sillä pyritään varmistamaan aineiston luovuttaminen siinä kunnossa, että käytettävyyden varmistaminen on mahdollista parhaalla mahdollisella tavalla. Sidosryhmistä 16
riippuen arkistolla on eri mahdollisuudet vaikuttaa aineiston luovuttamiseen joko normatiivisesti (ohjaus) tai neuvomalla ja tiedottamisella. 3.2.3. AINEISTON KÄYTÖN PALVELUKOKONAISUUS Aineiston käytön palvelukokonaisuuteen kuuluvat kaikki aineistojen hyödyntämiseen liittyvät palvelut, kuten tutkijasali-, kaukolaina-, jäljenne- sekä verkkopalvelut. Aineiston käytössä käyttäjä tilaa aineistoa ja saa sen käyttöönsä. Aineistopalveluun sisältyy myös mm. tiedusteluihin ja selvityspyyntöihin vastaaminen, sekä aineiston käytön opastaminen. Selvityspalvelussa asiakas lähettää kysymyksen tai selvityspyynnön arkistolle koskien aineistoa ja sen sisältöä, ja saa kysymykseensä vastauksen. Aineiston käyttöä tuetaan yhteiskäyttöisillä verkkopalveluilla. Arkiston aineistojen käytettävyyden sekä tunnettuuden edistämiseksi arkistotoimijat voivat välittää metatietoja erilaisiin hakupalveluihin sekä portaaleihin. Aineiston käyttäjä voi selailla tai hakea aineistoja hakukäyttöliittymän avulla, Finnassa (yhteinen tai oma näkymä), arkiston omassa järjestelmässä tai muussa järjestelmässä johon vähintään aineiston metatiedot on välitetty. Löydetyistä aineistoista kerrotaan sijainti- ja saatavuustiedot (voi edellyttää kirjautumista). Tämä edellyttää julkisen aineiston kuvailevien metatietojen välittämistä yhtenäisessä muodossa. Kansallisen Digitaalisen Kirjaston toimialueella arkistosektorin toimijat välittävät julkiset metatiedot KDK:n Finna-palveluun. Aineistoa tarjoavan arkistotoimijan tulee tarjota OAI-PMH rajapinta, joka tukee sovittua siirto muotoa. Haravoinnissa aineistoon liittyvät julkiset kuvailevat metatiedot välitetään hakupalvelun käyttöön. Metatietojen osana välitetään linkki aineiston digitaalisiin käyttökopioihin. Jos aineisto ei ole vapaasti saatavilla verkossa (digitoidut tai alkujaan digitaalisessa muodossa olevat) tai arkiston toimipisteessä, saa asiakas aineiston käyttöönsä tilaamalla sen palvelujärjestelmän kautta. Tilattu aineisto toimitetaan asiakkaan käyttöön joko sellaisenaan tai tarkoitukseen sopivana käyttökopiona. Osa arkistojen aineistoista ja metatiedoista on eri syistä käyttörajoitettua. Suureen osaan taataan kuitenkin vapaa ja ongelmaton pääsy siten, että yksilön tietosuoja ei vaarannu ja lakeja ja säädöksiä noudatetaan. Arkistosektorilla on myös kirjastotoimintaa ja käyttäjä voi tilata lainakappaleita luettavaksi, usein tutkijasalin yhteydessä. 17
3.2.4. KÄYTETTÄVYYDEN VARMISTAMINEN Käytettävyyden varmistaminen tarkoittaa, että arkistoitavaksi valitut aineistot pitkäaikaissäilytetään luotettavasti ja taataan niiden pysyminen käyttökuntoisina ja todistusvoimaisina. Tämä tarkoittaa aineiston elinkaarihallintaa; aktiivisia säilytystoimenpiteitä, kuvailu- ja luettelointitietojen ylläpitoa ja päivittämistä, riskeihin varautumista, standardien ja käytäntöjen vaatimien toimenpiteiden suorittamisen valvontaa ja raportointia sekä pääsynhallintaa. Digitointi voi käynnistyä digitointipolitiikan pohjalta tai tilauksesta. Digitoinnissa muunnetaan digitaaliseen muotoon aineistoja, jotta a) ne ovat laajemmin saatavilla b) turvataan tuhoutumisvaarassa olevien alkuperäisaineistojen tietosisällön käytettävyyden säilyminen. Tilanhallintaan liittyvä suunnittelu ja toimenpiteet sekä kuten aineiston hallinta, digitaalisessa muodossa olevan aineiston migraatiopolitiikka. 3.3. LOOGISET TIETOVARANNOT Loogisten tietovarantojen kuvauksen avulla esitetään arkistosektorin ydintoimintojen kannalta keskeiset tietokokonaisuudet ja näiden väliset suhteet. Kuvauksen keskeinen tarkoitus on auttaa jäsentämään prosessien tietotarpeet sekä tietovirrat ja näin osaltaan varmistaa tiedon hallittavuuden. 3.3.1. AINEISTO Aineisto on varsinainen säilytyksen kohde. Aineisto voi olla joko digitoitu, alkujaan digitaalinen, tutkimusdata tai fyysisessä muodossa. Aineistoa hallitaan ja käytetään metatietojen avulla. Aineistoa kertyy vastaanoton tuloksena, sen käytettävyyttä varmistetaan ja sitä käytetään käyttörajoituksia huomioiden. 3.3.2. METATIEDOT Metatieto kuvaavat aineiston ominaisuuksia, kontekstia, sisältöä, rakennetta sekä näiden hallintaa ja käsittelyä koko elinkaaren ajan. Metatiedot jäsentävät aineiston loogiseksi kokonaisuudeksi, jolloin myös metatiedot itsessään ovat säilytyksen kohde. KDK-arkkitehtuurissa metatiedot jaetaan hallinnollisiin, kuvaileviin ja pitkäaikaissäilytyksen metatietoihin. Kuvaileva metatieto: Aineiston löytämisen, tunnistamisen, valinnan sekä käyttöön saamisen ja ymmärrettävyyden edellyttämien metatietojen kokonaisuus. Kohdetta kuvaileva metatieto, jonka hyödyntävä organisaatio tallentaa luovutuspakettiin. Hallinnollinen metatieto: Metatieto jonka avulla digitaalinen aineisto on hallittavissa ja säilytettävissä. Osa-alueet ovat tekninen, käyttöoikeuksiin liittyvä sekä pitkäaikaissäilytyksen metatieto. Pitkäaikaissäilytyksen metatiedot liittyvät digitaalisen aineiston pitkäaikaissäilytykseen. Ne ovat yllä olevien metatietojen lisäksi rakenteelliset metatiedot, jotka kuvaavat aineiston rakennetta ja tiedostojen välisiä suhteita. Metatietoja luodaan pääsääntöisesti organisaatioissa, mutta myös ulkoisten sidosryhmien kautta saadaan metatietoja organisaatioiden hyödynnettäviksi 18
3.3.3. KÄYTTÖOIKEUDET Osaan aineistoon liittyy käyttörajoituksia, jolloin aineistoihin voidaan vain perustellusta syystä myöntää käyttäjälle käyttöoikeus. Käyttöoikeus kohdentuu aineistoon ja se annetaan yksilöidylle käyttäjälle tai ryhmälle. Käyttöoikeudet ovat aineiston ja käyttäjän välinen suhde, jotka määrittävät kenellä on oikeus ja mihin. 3.3.4. KÄYTTÄJÄ Arkistosektori tarjoaa tietopalveluita aineiston käyttäjille, eli asiakkailleen. Se osa aineistosta, joka on julkista, ei edellytä asiakkaan tunnistamista. Käyttörajoitetun aineiston tai palveluiden käyttö edellyttää määrätyissä tapauksissa asiakkaan yksilöintiä ja tietojen tallentamista. Asiakastietoja käytetään palveluiden hallinnoimiseen. 3.3.5. PALVELUPYYNTÖ Palvelupyynnöt ovat mm. tilauksia tai selvityspyyntöjä mitä asiakas on kohdistanut joko määrättyyn aineistoon tai palveluun. Palvelupyynnöt syntyvät tietopalvelujärjestelmissä ja niiden avulla hallitaan asiakkaille tarjottavia palveluita. 3.4. TIETOJÄRJESTELMÄT 3.4.1. YHTEISET PALVELUT Yksityisarkistorekisteri ja YAREK ovat käytössä. Tavoitteena saada aineistot yhteisen haun piiiriin Edeltävät Finnaa. Ahaa korvaa tämän. Tietosisällöltään vastaavat. Näiden välillä on ollut linjasiirtoyhteys, joko osoittautui hankalaksi. Järjestelmät on pääsääntöisesti rakennettu kunkin aineistoa säilyttävän/hallinnoivan organisaation toimesta. Haasteena tietojärjestelmien yhteen toimivuudelle muodosti erityisesti tietomallien yhteen toimimattomuus. Tietomallien yhteentoimivuus on edellytys yhteen toimiville palveluille ja järjestelmille. Nykyisin Finna, Euroopan arkistoportaali sekä Europeana tarjoavat kanavan aineiston välittämiseen arkistojen tietokannoista. 3.4.2. LOOGINEN JÄSENNYS / JÄRJESTELMÄSALKKU Tietojärjestelmät on ryhmitelty tässä viitearkkitehtuurissa seuran loogisen jaottelun mukaisesti, joka on johdettavissa tietojärjestelmän käyttötarkoituksesta ja suhteesta aineistoon tai sen käyttöön liittyvään palveluun. Hakuindeksi: Arkistotietokannoista ja mahdollisesti muista järjestelmistä kerätty indeksi, johon voidaan tehdä hakutoimintoja. Hakuindeksi tarjoaa vain hakutoiminnot, ei varsinaisesti tietosisällön ylläpitoa. Hakupalvelu: Aineiston käyttäjille tarjottu palvelu, jonka avulla voidaan suorittaa hakuja niin aineistoon liittyviin metatietoihin kuin muihin hakutekijöihin. Arkistotietokanta: järjestelmä joka pitää yllä arkistossa olevaan aineistoon liittyviä metatietoja 19
Säilyttävä järjestelmä: Järjestelmä, jonka tehtävänä on säilyttää digitaalisessa muodossa olevia aineistoja. Asiakaspalvelujärjestelmä: järjestelmä joka kokoaa asiakkaiden hyödyntämiä sähköisiä palveluita yhteen käyttöliittymään. Digitaalisen aineiston tuotantojärjestelmä: jonka avulla hallitaan tai tuetaan digitaalisessa muodossa olevan aineiston vastaanottoa tai esim. digitointia. Hallinnon järjestelmät: Tässä viitearkkitehtuurissa ei varsinaisesti kuvata hallinnon järjestelmiä tai näiden välisiä suhteita. Kuitenkin on hyvä tiedostaa ja kuvata rajapinnat esim. laskutusinformaation tuottamiselle tilausprosessista jne. Käyttövaltuushallinta: järjestelmä tai järjestelmäkokonaisuus, jonka avulla järjestetään käyttäjien luotettava sähköinen tunnistaminen, rekisteröiminen ja käyttövaltuuksien hallinta 4. YHTEENVETO JA KEHITTÄMISKOHTEET 4.1. YHTEENVETO ARKKITEHTUURISTA Viitearkkitehtuurilla ohjataan arkistojen arkkitehtuurisuunnittelua. Tämän mahdollistaa sen, että koko arkistosektorin aineistohallinnan kokonaisarkkitehtuuri olisi yhteensopiva KDK:n arkkitehtuurin kanssa. Viitearkkitehtuuri tarjoaa yleiskuvan kysymyksiin, jotka liittyvät tarpeisiin luoda arkistosektorille aineistohallinnan yhteneviä rakenteita arkkitehtuurin eri tasoille. Viitearkkitehtuurilla tuetaan arkistojen arkkitehtuurisuunnittelua halutunlaiseen toteutusrakenteeseen. Tämä mahdollistaa koko arkistosektorille aineistohallinnan kokonaisarkkitehtuurin, joka on yhteensopiva KDK:n vastaavan arkkitehtuurin kanssa. Arkkitehtuurin laatiminen on toteutettu osana Arkistosektorin KDK-yhteistyöverkoston toimintaa. Verkoston painopistealueet ovat: Kansallisen digitaalisen kirjaston asiakasliittymä (Finna) ja aineistojen välittäminen Europeanaan pitkäaikaissäilytyspalvelun suunnittelu ja toteuttaminen digitointi arkistosektorilla Arkistosektorin nykytilan pohjalta laadittu viitearkkitehtuuri tuo esille sen, että sektorin eri toimijoiden tarjoamat palvelut ja näihin liittyvät prosessit sekä loogiset tietojärjestelmät sisältävät yhtäläisiä rakenteita sekä noudattavat samoja periaatteita. Nyt yksityiskohdissa ja painotuksissa on eroavaisuuksia, mutta ei merkittävissä määrin. 4.2. TULEVAISUUDEN HAASTEITA JA TAVOITTEITA Nykytilanteessa erityisiä haasteita asettaa aineiston digitalisoitumisen ja verkkopalveluiden tehostamisen tarve, jossa vanhentuvat järjestelmät tulisi uusia tarjoamaan entistä parempia ja monipuolisempia hakupalveluita ja lisäksi tarjoamaan aineistoa myös rajapintojen välityksellä ulkopuolisille toimijoille, kuten Europeana. Arkistojen keskeisimmät strategiset kehittämistavoitteet KDK-yhteentoimivuuden kannalta ovat 20
aineistoon liittyvien metatietojen yhteentoimivuus, niin että ne voidaan välittää KDK:n asiakasliittymään. digitaalisessa muodossa olevan aineiston säilymisen turvaaminen keskitetyssä PASpalvelussa yhtenäisellä tavalla. Aineistojen ja palveluiden saavutettavuuden ja käytettävyyden parantaminen KDKpalveluita hyödyntäville asiakkaille Jotta aineiston käyttö voidaan turvata ja taata sen yhteentoimivuus tulisi keskeisiä tietovarantoja ja näihin liittyviä toimintoja yhtenäistää palveluntuotannon tehostamiseksi. Tavoitetilassa tätä voidaan konkretisoida yhtenäisellä aineiston käyttöliittymällä ja yhtenäistämällä aineiston hallintaan ja kuvaamiseen liittyviä tietovarantoja. Muistiorganisaatioiden yhteisellä aineiston käyttöliittymällä Finnalla tarjotaan yhteinen väylä asiakkaalle. Arkistosektorin AHAA-hankkeen avulla luodaan yhteinen aineiston hallinnan ja kuvailun järjestelmä. Näiden järjestelmien avulla voitaisiin korvata suuri osa eri toimijoiden erillisistä tietojärjestelmistä. Kuvailevat ja hallinnolliset metatiedot tulee esittää yhtenäisellä tavalla, joka huomioi KDK:n yleiset kaikille muistiorganisaatioille tarkoitetut linjaukset ja siinä olevat arkistosektorin erityistäsmennykset. Parempi saavutettavuus ja asiakaslähtöisyys on tiedostettu arkistosektorin metatietotyössä, jossa uutta käsitemallia ollaan rakentamassa. Aineiston käytettävyyden varmistamiseksi tulisi laajemmin hyödyntää yhteisiä ontologioita ja tarjota työkalut ontologioiden hyödyntämiseksi niin aineiston kuvailun kuin käytön yhteydessä. Ontologiat yhdistävät tietoa ja parantavat tiedon hakua. Niiden avulla päästään tarkempiin ja intuitiivisiin hakuihin. Ontologiat poistavat myös kielimuurit, mikä edesauttaa yhteentoimivuutta kansallisesti ja kansainvälisesti (esim. Europeana). Jotta aineisto olisi löydettävissä ja käytettävissä monissa eri yhteyksissä olisi tärkeää että dataa saadaan julkaistua myös avoimena ja linkitettynä tietona. Näiden ratkaisujen toteuttaminen vaatii sektorin kattavaa, ja myös sektorirajan ylittävää, yhteistyötä. Keskitetyn pitkäaikaissäilyttämisen integroiminen osaksi aineiston vastaanoton ja hallinnan prosesseja edellyttää yhtenäistä säilytysrakennetta niin alkujaan digitaaliselle kuin digitoidulle aineistolle. Yhteisen PAS-ratkaisun käyttö edellyttää arkistosektorin toimijoiden PAS-ratkaisun kanssa yhteentoimivaa aineiston hallintajärjestelmää. Uusien sähköisten palveluiden tuottaminen ja tarjoaminen edellyttää osallistuvien organisaatioiden tarjoamien palveluiden taustaprosessien sähköistämistä ja näihin liittyvien taustajärjestelmien yhteistä kehittämistä. Työryhmässä on tunnistettu palveluidenhallinnan sekä fyysisiin aineistoihin ja tiloihin liittyvän tilanhallinnan kehittämistarpeita. 21