Kirjaamisasiat Maanmittauslaitoksessa KIRSISTÄ KIRREEN 19.9.2011 johtava kirjaamislakimies Henrik Ungern Maanmittauslaitos keskushallinto 1 MAANMITTAUSLAITOS TIETOA MAASTA
Kirjaamisasioiden siirrosta (KIRSI) se alkoi Kirjaamisasioiden käsittely Maanmittauslaitoksessa alkoi vuoden 2010 alussa. Runsaat 180 kirjaamissihteeriä siirtyi käräjäoikeuksista MML:een Lakimiehiä palkattiin prosessiin yhteensä 18 Toiminta käynnistyi 35 paikkakunnalla ATK sovelluksissa tarvittiin liittymä uuteen KIR ydinprosessiin Merkitsi mm. asiakkaiden määrän lisääntymistä MML:ssä paikanpäällä asiointi puhelinasiointi MML:ssä käyttöön uusi asiakaspalvelukonsepti ( brändi ) Uusitut asiakaspalvelutilat Brändin mukainen tilajako elementit kalusteet 2 MAANMITTAUSLAITOS TIETOA MAASTA
3
Kirjaamisasioiden siirtyneet / uudet henkilöt (lkm) Kirjaamissihteerit: 185 Kirjaamislakimiehet: 18 Toimistosiht. 4 Tuki ym.: 10 Lapin mmt Rovaniemi 2 1 Kemijärvi 2 Tornio 5 Ivalo 2 Pohjois-Pohjanmaan mmt Oulu 10 1 Yliviestka 5 1 Pohjanmaan mmt Vaasa 4 1 Närpiö 3 Kokkola 6 Alajärvi Seinäjoki 9 Pirkanmaan- Satakunnan mmt Tampere 10 2 1 Huittinen 4 Ikaalinen 3 Pori 7 Kainuu-Koillismaan mmt Kajaani 5 1 Kuusamo 3 Pohjois-Savon mmt Kuopio 7 1 Iisalmi 3 Pohjois-Karjalan mmt Joensuu 6 1 Nurmes 2 Keski-Suomen mmt Jyväskylä 10 1 Saarijärvi Etelä-Savon mmt Mikkeli 4 1 1 Savonlinna 3 Kaakkois-Suomen mmt Kouvola 5 1 1 Lappeenranta 6 Yhteensä: 217 Varsinais-Suomen mmt Turku 15 1 Salo 4 Maarianhamina 2 Arkistokeskus 2 Etelä-Suomen mmt Hämeenlinna 8 1 Helsinki 15 1 Lahti 5 Lohja 6 Porvoo 5 ATK-keskus 3 Kehittämiskeskus 3 3 Myyntipalvelut 1 Hallintopalvelukeskus 1 Keskushal. 1 4
Kirjaamisprosessi (KIR) aloitti 2010 alusta Ovet avautuivat 4.1.2010 Keskushallinnon väki jalkautui toimistoihin Kaikki oli uutta Kirjaamissihteerit aloittivat uudessa ympäristössä Uudet työtoverit, uudet lakimiehet Notaareita ei enää ollut Uudet työskentelyvälineet, vaikkakin itse kirjaamissovellus sama kuin ennen Toiminnan seuranta tunnusluvuin Toiminta käynnistyi hyvin, mutta Ensimmäiset kuukaudet olivat kaaosta? Lakimiestuen puute oli ilmeinen Työt ruuhkautuivat monin paikoin Paineet kasvoivat Alkujärkytyksen jälkeen on kuitenkin yhä useampi alkanut tottua uuteen 5 MAANMITTAUSLAITOS TIETOA MAASTA
Työnjako kirjaamisasioissa vuosina 2009 ja 2010 2009 KIR-siht notaari KäT/visk Kirjasaiat 89 % 10 % 1 % LH 81 % 16 % 3 % 2010 KIR-siht LM LH 97,5 % 2,5 % Kiinn. 99,5 % 0,5 % Erit.oik. 97,0 % 3,0 % 6
A S I A K K A A T Vaikuttavuus Tuotokset ja Toiminnallinen Henkisten voimavarojen laadunhallinta tehokkuus hallinta ja kehittäminen Johtamisprosessi Perustoimitusprosessi (PETO) Arviointitoimitusprosessi (ARTO) Tilusjärjestelytoimitusprosessi (TJ) Kirjaamisprosessi (KIR) Säädösperusteisten rekisterien ylläpitoprosessi (RETI) Maasto- ja rajatietotuotantoprosessi (MARA) Tietopalvelut-prosessi (TIETO) Tukiprosessit A S I A K K A A T HENKILÖSTÖPROSESSI TALOUSPROSESSI TIETOHALLINTOPROSESSI 7 MAANMITTAUSLAITOS TIETOA MAASTA
T ietopalvelut-prosessin suhde Maanmittauslaitoksen tietovarastoihin ja muihin ydinprosesseihin MML:N TIETOVARASTOT PETO ARTO TJ KIR RETI MARA TIETO 8
KIR prosessin tehtävät Prosessin tehtävänä on Huolehtia maakaaressa tarkoitettujen kirjaamisasioiden asianmukaisesta käsittelystä laillisuusperiaatetta noudattaen. Huolehtia LH- ja kiinnitysrekisterin pitämisestä Toimia asiantuntijana kirjaamisasioihin liittyvissä kysymyksissä (neuvonta, asiakaspalvelu) Osallistua kirjaamisasioiden kehittämiseen Uudistettavana oleva sähköinen kirjaamisjärjestelmä Sähköinen kirjaamisasioiden käsittely (panttikirja, kiinteistönkauppa jne.) Sähköinen tietopalvelu Osallistua laitoksen yhteisiin hankkeisiin yhteistyössä muiden prosessien kanssa (esim. TIETO, PETO, RETI) 9
Kysely kirjaamishenkilöstölle huhtikuussa 2011 Kuinka kirjaamisprosessi toimii MML:ssä Hyvin (57,3 %), tyydyttävästi (40 %), huonosti (2,7 %) Kuinka yhteistyö toimii prosessien välillä Hyvin (58,7 %), tyydyttävästi (40 %), huonosti (1,3 %) Mikä toimii hyvin Yhteistyö, asiakaspalvelu, kirjaamiskäsikirja (KMK), prosessin kehittäminen, kaikki toimii koko ajan yhä paremmin ja paremmin Mitä pitäisi parantaa Lakimiestukea, käsittelyn yhtenäisyyttä, hakemusten laatua Terveisiä prosessitiimille Lisää oikeudellista koulutusta, prosessinomistajan tulee jalkautua, hyvin on mennyt, aurinkoisia ajatuksia 10
Sähköisen asioinnin lisääntyminen Vapauttaa rutiinitöistä Kirjaamissihteerit voivat keskittyä olennaiseen Vähentää asiakaskäyntejä Vähentää paperidokumenttien postittamista Helpottaa arkistointia virtaviivaistaa toimintoja Asiakkaiden kannalta erityisesti Vireillepano helpottuu Mahdollistaa paremman asioiden seurannan Mahdollistaa myös asiakkaan kannalta entistä helpomman asianhallinnan => joidenkin rutiinitehtävien siirto/itsepalvelu? Mahdollistaa ainakin joissakin tapauksissa asioiden hoitamisen jopa kotikoneelta Reaaliaikainen tiedonsiirto, rekisterit entistä ajantasaisempia 11 MAANMITTAUSLAITOS TIETOA MAASTA
Valtakunnallinen toimialue? Helpottaa töiden tasaamista Korostaa entisestään yhtenäisiä toimintatapoja Antaa paremmat mahdollisuudet toimintatapojen kehittämiselle ja yksinkertaistamiselle Esimerkkinä asiakirjojen skannaaminen Helpottaa asiakirjojen siirtelyä Asiakkaiden kannalta erityisesti Edistää tasapuolista kohtelua (esim. saako ratkaisun odottaessa vai ei) Helpottaa kanssakäymistä suurasiakkaiden kanssa, esim. Metsähallitus jne. 12
UKIR -visio vuoteen 2015 Sähköisten menetelmien avulla tehostetaan kaikkia kiinteistön luovutukseen ja vakuuskäyttöön liittyviä toimia. Edut kasvavat, kun kaikki samaan tapahtumaan liittyvät, vaikkakin erilliset toimet voidaan tehdä sähköisessä muodossa. Jorma Turusen esityksestä 13 MAANMITTAUSLAITOS TIETOA MAASTA
14
Kiitos mielenkiinnosta! 15