Rekisterinkäyttöoikeus sosiaalihuollon Kanta-palveluissa Kansa-hankkeen II-vaiheen määrittelyprojekti 10.6.2019 Miina Arajärvi, OPER-yksikkö
Määrittely 2 (5) Sisällysluettelo 1 Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus... 3 2 Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö palvelunjärjestäjän lukuun toimittaessa. 3 3 Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeuden perustoiminnallisuus ja edellytykset... 4 4 Sosiaalihuollon rekisterinkäyttötilanteet... 4 4.1 Palvelunjärjestäjä valitsee palveluntuottajan... 4 4.2 Asiakas valitsee palveluntuottajan... 5
Määrittely 3 (5) 1 Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus Sosiaalihuollossa palvelun järjestäjä voi hankkia asiakkaalle palveluita muun muassa ostopalveluna, palvelusetelinä tai maksusitoumuksella. Palvelunjärjestäjä on vastuussa palvelun järjestämisestä ja toimii rekisterinpitäjänä. Kun palveluja tuotetaan järjestäjän lukuun, siinä laaditut asiakirjat tulee arkistoida järjestäjän rekisteriin. Sosiaalihuollossa rekisterinkäyttöoikeus on asiakastiedon arkistoon kuuluva toiminnallisuus, jonka avulla palvelunjärjestäjä antaa palveluntuottajalle oikeuden käyttää palvelun antamisessa tarvitsemiaan palvelunjärjestäjän rekisterissä olevia asiakastietoja. Palvelunjärjestäjä sallii myös palveluntuottajan tallentaa palvelun tuottamisen yhteydessä syntyneet asiakastiedot suoraan omasta tietojärjestelmästään sosiaalihuollon asiakasrekisteriinsä. 2 Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö palvelunjärjestäjän lukuun toimittaessa Lain sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (myöhemmin asiakasasiakirjalain) 25 :n mukaan, kun palvelunjärjestäjä hankkii sosiaalihuoltoa tai sosiaalipalveluja toiselta palvelunantajalta, sen on määriteltävä kirjallisessa toimeksiantosopimuksessa, miten palveluntuottajan on huolehdittava asiakastietojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle ja niiden asianmukaisesta käsittelystä, siihen liittyvistä 24 :n 3. momentissa tarkoitetuista tehtävistä ja vastuista sekä salassapitovelvoitteiden noudattamisesta. Toisen lukuun tuotetussa sosiaalihuollossa tai sosiaalipalveluissa talletetuista asiakasasiakirjoista on ilmettävä niiden käsittelyperuste, palvelunjärjestäjä, palveluntuottaja sekä palvelun tosiasiallinen toteuttaja. Alihankintatilanteissa asiakasasiakirjoista on ilmettävä hankintaketju kokonaisuudessaan 1. Asiakasasiakirjalain 24 :n mukaan palveluntoteuttaja, joka toimii palveluntuottajana tai sen alihankkijana 1) vastaa asiakastietojen kirjaamisesta ja tallettamisesta palvelunjärjestäjän lukuun, 2) käyttöoikeuksien antamisesta asiakastietoihin omassa organisaatiossa, 3) henkilötietojen käsittelyn aktiivisesta ohjauksesta ja valvonnasta organisatiossaan, 4) alkuperäisten asiakasasiakirjojen toimittamisesta palvelunjärjestäjälle sekä 5) henkilötietolaissa (kumottu 01/2019) ja julkisuuslaissa säädettyjen asiakkaan oikeuksien toteuttamisesta yhdessä palvelunjärjestäjän kanssa. 2 Sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä annetun lain 11 :n mukaan kunta on palvelusetelillä järjestettävässä palvelussa syntyvien potilas- ja asiakasasiakirjojen (ent. henkilötietolaissa) tarkoitettu rekisterinpitäjä. 3 Asiakasasiakirjalain 24 :n mukaan palvelunjärjestäjä on velvollinen ylläpitämään rekisteriä asiakastiedoista. Palvelunjärjestäjällä on velvollisuus pitää rekisteriä myös tilanteissa, joissa palvelua tuotetaan järjestäjän lukuun, esimerkiksi ostopalveluna. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä annetun lain 20 :n 5. momentin mukaan sosiaalihuollon ja terveydenhuollon toimintayksikön vastaavan johtajan tulee antaa kirjalliset ohjeet asiakastietojen käsittelystä ja noudatettavista menettelytavoista sekä huolehtia henkilökunnan riittävästä asiantuntemuksesta ja osaamisesta asiakastietojen käsittelyssä 4. THL on antanut määräyksen sosiaalihuollon käyttöoikeuksien perusteista vuonna 2017. 1 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) 2 Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) 3 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon palvelusetelistä (569/2009) 4 Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007)
Määrittely 4 (5) 3 Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeuden perustoiminnallisuus ja edellytykset Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeudessa hyödynnetään asiakkuusasiakirjaa, jota ylläpitää palvelunjärjestäjä. Palveluntuottajalla on rekisterinkäyttöoikeus palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin silloin, kun se on merkitty voimassaolevaksi palveluntuottajaksi asiakkuusasiakirjalle. Sama koskee palveluntuottajan nimeämää palvelun toteuttajaa. Sosiaalihuollon rekisterinkäyttöoikeus on Kansa-hankkeen II vaiheeseen kuuluva toiminnallisuus, joka otetaan käyttöön vuonna 2020. Rekisterinkäyttöoikeuden avulla palveluntuottaja tai muu palvelun tosiasiallinen toteuttaja voi arkistoida järjestäjän rekisteriin I ja II vaiheen asiakasasiakirjoja, I ja II vaiheen liiteasiakirjoja ja II vaiheen kertomusmerkintöjä. Asiakirjojen arkistoinnissa ei tarkasteta palveluntuottajan rekisterin käyttöoikeutta. Palveluntuottaja voi tallentaa myös uusia versioita itse laatimistaan asiakasasiakirjoista. Palveluntuottaja ei voi kuitenkaan tallentaa uusia versioita asiakkuusasiakirjasta, asiaasiakirjasta, palvelunjärjestäjän tai muiden palveluntuottajien laatimista asiakasasiakirjoista. Asiakirjojen versioinnissa ei tarkasteta palvelunjärjestäjän rekisterin käyttöoikeutta. Sosiaalihuollon rekisterin käyttöoikeus edellyttää, että palvelunjärjestäjän ja palveluntuottajan kesken on laadittu sopimus palvelun tuottamisesta ja siihen liittyvistä järjestelyistä. Lisäksi molempien osapuolien tulee olla Sosiaalihuollon asiakastiedon arkiston käyttäjiä. Palveluntuottajan työntekijän ja asiakkaan välisen asiayhteyden tulee olla teknisesti todennettavissa silloin, kun työntekijä käyttää tai arkistoi asiakasta koskevia tietoja. Asiayhteyden todentamisessa hyödynnetään asiakkuusasiakirjalla olevaa palveluntuottajan tai toteuttajan OID-koodia. Sosiaalihuollossa rekisterinkäyttöoikeuden laajuus ratkaistaan käyttöoikeusmääräyksellä. Asiakastietojen käsittely edellyttää käyttöoikeuksien määrittelyä asiakastietojärjestelmään, jossa tietoja käsitellään. THL on antanut määräyksen sosiaalihuollon käyttöoikeuksien perusteista. ATJ-vaatimukset tarkentuvat myöhemmin. 4 Sosiaalihuollon rekisterinkäyttötilanteet 4.1 Palvelunjärjestäjä valitsee palveluntuottajan Palvelunjärjestäjä hakee olemassaolevan asiakkuuden tai perustaa uuden asiakkuuden. Järjestäjä kirjaa asiakkuusasiakirjalle omassa asiakastietojärjestelmässään palveluntuottamista koskevat tiedot sisältäen palveluntuottajan ja/tai tosiallisen toteuttajatiedon. Asiakkuusasiakirja tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Palveluntuottajalla on rekisterinkäyttöoikeus tietyn palvelunjärjestäjän asiakasrekisteriin silloin, kun se on merkitty palveluntuottajaksi asiakkuusasiakirjaan. Sama koskee palveluntuottajan nimeämää palveluntoteuttajaa. Tämän jälkeen tuottaja saa tallentaa palveluntuottamisen yhteydessä syntyneet asiakastiedot järjestäjän rekisteriin ja hakea asiakastietoja järjestäjän rekisteristä asiayhteyden todentamisen avulla ja käyttöoikeuksien puitteissa. Palveluntuottaja saa tuottamaansa palvelua koskevan asiatunnuksen hakemalla sen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta esimerkiksi asia-asiakirjalta, päätösasiakirjalta tai asiakasasiakirjalta. Tuottaja liittää palveluntuottamisen yhteydessä syntyneet asiakastiedot asiaan saman asiatunnuksen avulla. Asia liittää yhteen ne sosiaalihuollon asiakasasiakirjat, jotka syntyvät saman vireilletulon seurauksena ja asia identifioidaan OID-muotoisella asiatunnuksella 5. 5 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan sanasto. https://thl.fi/documents/920442/2940835/sosiaalialan_tiedonhallinnan_sanasto_4_0.pdf
Määrittely 5 (5) 4.2 Asiakas valitsee palveluntuottajan Tilanteissa, joissa asiakas valitsee itse palveluntuottajan palvelusetelijärjestelmästä, järjestäjä hakee olemassaolevan asiakkuuden tai perustaa uuden asiakkuuden. Palvelunjärjestäjä kirjaa asiakkuusasiakirjalle omassa asiakastietojärjestelmässä kaikki muut tarvittavat tiedot, paitsi tiedon palveluntuottajasta ja mahdollisesta muusta palvelun tosiasiallisesta toteuttajasta. Siinä vaiheessa, kun asiakas on valinnut palveluntuottajan palvelusetelijärjestelmästä ja järjestäjä on saanut tiedon tuottajasta ja mahdollisesta tosiasiallisesta toteuttajasta, järjestäjä kirjaa palveluntuottajatiedon asiakkuusasiakirjalle. Asiakkuusasiakirja tallennetaan Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistoon. Tämän jälkeen tuottaja saa tallentaa palveluntuottamisen yhteydessä syntyneet asiakastiedot järjestäjän rekisteriin ja hakea järjestäjän rekisteristä asiakastietoja asiayhteyden todentamisen avulla ja käyttöoikeuksien puitteissa. Palveluntuottaja saa tuottamaansa palvelua koskevan asiatunnuksen hakemalla sen Sosiaalihuollon asiakastiedon arkistosta esimerkiksi asia-asiakirjalta, asiakasasiakirjalta tai päätösasiakirjalta. Tuottaja liittää palveluntuottamisen yhteydessä syntyneet asiakastiedot asiaan saman asiatunnuksen avulla. Asia liittää yhteen ne sosiaalihuollon asiakasasiakirjat, jotka syntyvät saman vireilletulon seurauksena ja asia identifioidaan OID-muotoisella asiatunnuksella 6. Tilanteissa, joissa asiakas valitsee itse palveluntuottajan tai tosiasiallisen toteuttajan, palvelujärjestäjän tulee kirjata tieto palveluntuottajasta tai toteuttajasta asiakkuusasiakirjalle sen jälkeen, kun tuottaja tai asiakas on ilmoittanut tuottajatiedon palvelunjärjestäjälle. Ilmoitus voi tapahtua, esimerkiksi puhelimitse, suojatulla sähköpostilla, maksusitoumuksen lähettämisen yhteydessä tai järjestäjä voi käydä katsomassa tuottajatiedon palvelusetelijärjestelmästä. Palveluntuottajalla on oikeus tallentaa järjestäjän rekisteriin palveluntuottamisen yhteydessä syntyneet asiakastiedot ja käyttää järjestäjän rekisterissä olevia asiakastietoja sen jälkeen, kun tuottajatieto on asiakkuusasiakirjalla. saadaan automaattisesti palveluseteli- Jatkokehittämisen tavoitteena on, että palveluntuottajatieto järjetelmistä suoraan arkistoon ja sieltä asiakkuusasiakirjalle. 6 Sosiaalihuollon tiedonhallinnan sanasto. https://thl.fi/documents/920442/2940835/sosiaalialan_tiedonhallinnan_sanasto_4_0.pdf