TIETOSUOJASELOSTE. yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja. Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24. Pvm: päivitetty 18.5.

Transkriptio

1 1. Rekisterinpitäjä Nimi Lempäälän kunnan hyvinvointilautakunta Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL Lempäälä TIETOSUOJASELOSTE yhdistetty rekisteriseloste ja informointiasiakirja Henkilötietolaki (523/99) 10 ja 24 Pvm: päivitetty Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö (03) Nimi Sosiaalityön johtaja Yhteystiedot (osoite, puhelin) Lempäälän kunta PL Lempäälä (03) Rekisterin nimi Kasvatus- ja perheneuvonnan rekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Kasvatus- ja perheneuvontaa annetaan lapsen hyvinvoinnin, yksilöllisen kasvun ja myönteisen kehityksen edistämiseksi, vanhemmuuden tukemiseksi sekä lapsiperheiden suoriutumisen ja omien voimavarojen vahvistamiseksi (Sosiaalihuoltolaki 26 ). Kasvatus- ja perheneuvontaan sisältyy lasten kasvuun ja kehitykseen, perheelämään, ihmissuhteisiin ja sosiaalisiin taitoihin liittyvää arviointia, ohjausta, asiantuntijaneuvontaa ja muuta tukea (Sosiaalihuoltolaki 26 ). Kasvatus- ja perheneuvontaa toteutetaan monialaisesti sosiaalityön, psykologian ja lääketieteen sekä tarpeen mukaan muiden asiantuntijoiden kanssa (Sosiaalihuoltolaki 26 ). Kasvatus- ja perheneuvonnan palveluja ovat: ohjaus- ja neuvonta arviointi ja tutkimukset hoito lääkehoidon tarpeen arviointi ja seuranta perheasioiden sovittelu Perheessä esiintyvät ristiriidat ja oikeudelliset asiat on pyrittävä ensi sijassa selvittämään asianosaisten välisissä neuvotteluissa ja ratkaisemaan sopimuksella. Perheasioiden sovittelijat antavat pyynnöstä apua ja tukea silloin, kun perheessä esiintyy ristiriitoja. Sovittelijat voivat antaa pyynnöstä apua ja tukea myös silloin, kun lapsen huoltoa ja tapaamisoikeutta koskevan päätöksen tai sopimuksen noudattamisessa ilmenee ristiriitoja. (Avioliittolaki 5 luku.)

2 2 Rekisterin käyttötarkoituksena on yllämainittujen tehtävien suorittaminen. Lisäksi rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Perheneuvolassa työskentelevät työntekijät tallentavat rekisteriin asiakkaan / potilaan hoidon toteuttamisen kannalta tarpeelliseksi katsotut tiedot. Perheneuvolassa työskentelevien terveydenhuollon ammattihenkilöiden tekemät merkinnät ovat potilastietoja ja ne muodostavat kasvatus- ja perheneuvonnan rekisterin osarekisterin. Ostopalveluiden osalta Lempäälän hyvinvointilautakunta toimii rekisterinpitäjänä. Palveluntuottajien ylläpitämät rekisterit ovat kasvatus- ja perheneuvonnan rekisterin osarekistereitä. : Sosiaalihuoltolaki (1301/2014) Avioliittolaki 5 luku (234/1929) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) Henkilötietolaki 1-3 luku (523/1999) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (785/1992) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 2 luku (1030/1999) 5. Rekisterin tietosisältö SOSIAALIHUOLLON ASIAKASTIEDOT Sähköisesti tallennetut tiedot Sosiaalitoimen Effica (YPH) -asiakastietojärjestelmään tallennetut tiedot: asiakkaan perustiedot (henkilö-, perhe- ja yhteystiedot, asuinkunta, kotikunta, kansalaisuus, äidinkieli) palvelun aloitustiedot (lähetetiedot, työntekijä, tulosyy, lähettävä taho, ikäryhmä) palvelun toteuttamistiedot eli perheneuvolan asiakaskertomus (asiakastyöhön liittyvät suunnitelmat, tutkimukset, lähetteet, kutsut, kirjeet, diagnoosit, yhteenvedot, lausunnot, sopimukset, muistiinpanot) tietoturvakielto Manuaalisesti tallennetut tiedot asiakastyöhön liittyvät haastattelu- ja tutkimuslomakkeet, lausunnot ja lähetteet muualta tulleet paperiset yhteenvedot, palautteet kuva- ja äänitallenteet asiakkaan luvalla kuvatuista asiakaskäynneistä asiakkaan suostumukset muu asiakastyössä syntyvä materiaali POTILASTIETOJEN OSAREKISTERI Sähköisesti tallennetut tiedot Sosiaalitoimen Effica (YPH) -asiakastietojärjestelmään tallennetut tiedot: potilaan henkilö-, perhe- ja yhteystiedot potilaan vastaanottotiedot potilaskontaktit ja toimenpidetiedot potilastyöhön liittyvät muistiinpanot, suunnitelmat ja sopimukset tiedot potilaan terveydentilasta (diagnoosit) Manuaalisesti tallennetut tiedot potilaan suostumukset muut paperimuodossa olevat potilasasiakirjat

3 3 Seuraavat kasvatus- ja perheneuvonnassa syntyvät potilastiedot kuuluvat terveyskeskuksen potilasrekisteriin (Pegasos-tietojärjestelmä ja KanTa) ja siitä on laadittu oma rekisteriseloste laboratorio- ja kuvantamistutkimusten lähetteet ja vastaukset erikoissairaanhoidon lähetteet ja hoitopalautteet lääketieteelliset riskitiedot sähköinen lääkemääräys Perheasioiden sovittelun asiakaskäyntien sisällöstä ei tehdä kirjauksia asiakasrekisteriin eikä luovuteta tietoja. 6. Säännönmukaiset tietolähteet : Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 1 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 1 ja 2 luku (159/2007) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) SosTMA potilasasiakirjoista (298/2009) Tiedot saadaan ja niitä ylläpidetään lapsen, vanhempien tai muun henkilön ilmoittamien tietojen sekä palvelun toteuttamisen yhteydessä syntyvien tietojen perusteella. Henkilön tietoja voidaan saada viranomaisilta ja muilta tahoilta joko asiakkaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Tietoja tulee aina ensisijaisesti pyytää asiakkaalta itseltään. Asiakkaalla tulee olla tieto, mikäli tiedot hankitaan nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Lisäksi henkilörekisterissä olevia salassa pidettäviä henkilötietoja saadaan teknisen käyttöyhteyden Väestötietojärjestelmästä (Väestötietolaki 29 ). Mikäli tietoja hankitaan teknisen käyttöyhteyden avulla muista henkilörekistereistä, tulee tähän saada asiakkaan lupa. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2000) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Sosiaalihuollon asiakaslain mukaisesti yksittäisen henkilön tietoja voidaan luovuttaa muille tahoille asiakkaan suostumuksella tai nimenomaisen lain säännöksen perusteella. Jos henkilöllä ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Viranomaisille, joilla on lain nojalla oikeus rekisterin tietoihin, niitä luovutetaan pyynnöstä. Luovutuksen pyytäjän on osoitettava lain kohta, jonka perusteella tietoja pyydetään. Tietojen luovutuksesta tehdään merkintä rekisteriin. Perheasioiden sovittelun asiakaskäyntien sisällöstä ei luovuteta tietoja. Tietoja luovutetaan valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten.

4 4 Laskutustiedot eivät ole kasvatus- ja perheneuvonnan asiakasrekisterin tietoja. Kasvatus- ja perheneuvonnan rekisterin tuottama asiakasmaksujen laskutusaineisto siirretään ProE- ohjelmaa käyttäen teknisen käyttöliittymän kautta CGI:lle laskutuksen toimittamista varten. Asiakasmaksujen laskutus suoritetaan ProE- ohjelmistolla kerättävien tietojen perusteella. 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin suojauksen periaatteet Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista 3-4 luku (812/2008) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 4 luku (785/1992) Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 3 luku (159/2007) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 4-7 luku (621/1999) Henkilötietolaki 1 luku (523/19999) Henkilötietojen luovutukseen Euroopan Unionin ulkopuolisiin maihin tarvitaan pääsääntöisesti asiakkaan suostumus. Lisäksi tulee varmistaa tietosuojan riittävä taso sen maan osalta, johon tietoja siirretään. : Henkilötietolaki (523/1999) Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsittelevät tai katselevat työntekijät ovat salassapito- ja vaitiolovelvollisia. Salassapito- ja vaitiolovelvollisuus jatkuu myös palvelussuhteen päätyttyä. Rekisterin asiakirjoihin sisältyviä tietoja saavat ilman asiakkaan suostumusta käyttää tai muuten käsitellä vain asianomaisessa toimintayksikössä tai sen toimeksiannosta asiakkaan asian käsittelyyn tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt. Manuaalinen aineisto Aineistot säilytetään lukituissa tiloissa ja arkistoidaan arkistolain ja -asetuksen mukaisesti asiakohtaisiin kansioihin asiakas- ja potilastiedot eroteltuina. Sähköisesti tallennettu aineisto Lempäälän kunnan sekä seudun yhteisesti ylläpitämät laitteistot ja ohjelmistot on suojattu ja varmistettu Tampereen seudun ja Lempäälän kunnan tietoturvasäännösten mukaisesti. Lempäälän kunnan ja seudun tietohallinto vastaavat tältä osin tietoturvan toteutumisesta. Kunkin sovelluksen tietoturvan toteutumisesta ja valvonnasta vastaa sovelluksen omistaja oman kuntansa osalta. Tietotekniset laitteet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Tietojärjestelmiä käyttävillä työntekijöillä on työtehtävien mukaan määritellyt käyttöoikeudet sekä järjestelmäkohtaiset henkilökohtaiset käyttötunnukset. Järjestelmien salasanat on vaihdettava säännöllisesti. Työsuhteen päättyessä käyttöoikeudet passivoidaan. Työntekijät ovat allekirjoittaneet tietojärjestelmien käyttöä koskevan tietosuojasitoumuksen. Rekisteritietojen käsittelyä ja katselua seurataan ja valvotaan käyttötietolokitietojen avulla. Sosiaalihuoltoon on nimettynä seuranta- ja valvontatehtävää varten tietosuojavastaava. Ostopalvelut Hankittaessa palveluja ulkopuolisilta palveluntuottajalta, huolehditaan tietoturvan- ja tietosuojan toteutumisesta palveluntuottajan kanssa tehtävässä

5 5 sopimuksessa. Jokaisella sosiaali- ja terveydenhuollon palvelujen antajalla tulee olla nimettynä tietosuojavastaava. 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 5-6 luku (621/1999) Asetus viranomaisen toiminnan julkisuudesta ja hyvästä tiedonhallintatavasta 1-2 luku (1030/1999) Henkilötietolain 26 :n perusteella jokaisella on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Alaikäisellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat tiedot, jos hän ikäänsä, kehitystasoonsa ja asian laatuun nähden ymmärtää asian merkityksen. Huoltajalla on oikeus tarkastaa hänen lapsiaan koskevat tiedot, jos lapsen ei voida katsoa iän ja kehitystason perusteella ymmärtävän asian merkitystä. Edunvalvojan tarkastusoikeutta arvioidaan sen mukaan minkälainen määräys hänelle on annettu. Henkilötietolain 27 :n mukaan tarkastusoikeutta ei ole, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tietojen tarkastuspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla erillisellä lomakkeella sosiaalityön johtajalle. Asiakkaalle annetaan tilaisuus tutustua tietoihin perhe- ja sosiaalialvelujen yksikön tiloissa tai tiedot annetaan kirjallisesti. Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran kalenterivuodessa. Tarkastuspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen kieltäytymistodistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi tarkastusoikeus on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi. 11. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Henkilötietolain 29 :n mukaan rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä. Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä sosiaalityön johtajalle. Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä sosiaalihuollon asiakasasiakirjalain 13 :n edellyttämällä tavalla. Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu. Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

6 12. Muut mahdolliset oikeudet Henkilötietolaki 6 luku (523/1999) Laki sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista (254/2015) 6