SUDBURYN SUOMALAINEN LEPOKOTIYHDISTYS SUDBURY FINNISH REST HOME SOCIETY, INC. PERUSTUSLAKI JA SÄÄNNÖT
LUONNOS SÄÄNNÖT 1 SUDBURYN SUOMALAISEN LEPOKOTIYHDISTYKSEN SÄÄNNÖT (SUDBURY FINNISH REST HOME SOCIETY, INC) LIIKE JA YHDISTYKSEN TOIMINNAN HOITAMISEKSI Sisällys Yksi: Kaksi: Kolme: Neljä: Viisi: Kuusi: Seitsemän: Kahdeksan: Yhdeksän: Kymmenen: Yksitoista: Kaksitoista: Selitys Tarkoitus Päämäärät Yhdistyksen liiketoiminnan hoitaminen Johtokunnan jäsenet Yhdistyksen toimihenkilöt Johtokunnan jäsenten ja toimihenkilöiden oikeudet Jäsenet Jäsenkokoukset Ilmoitukset Tilitarkastajat Lisäykset Kolmetoista: Yhdistyksen purkaminen 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 1
ASETETTU YHDISTYKSELLE SÄÄNNÖIKSI SEURAAVASTI: KOHTA YKSI SELITYS 1.01 Määritelmä. Näissä säännöissä, kaikissa muissa säännöissä sekä yhdistyksen johtokunnan ja jäsenistön päätöslauselmissa, jos toisin ei mainita: Laki (Act) tarkoittaa Ontarion yhdistysten lakia (Corporations Act Ontario) ja sen tilalle tulevia lakeja muutoksineen ja lisäyksineen; Johtokunta (Board) tarkoittaa Lepokotiyhdistyksen johtokuntaa; Yhdistys (Corporation) tarkoittaa ilman osakepääomaa laillisesti perustettua, marraskuun 12. 1982 päivätyn erioikeuskirjan saanutta SUDBURY FINNISH REST HOME SOCIETY, INC. (SUDBURYN SUOMALAINEN LEPOKOTIYHDISTYS) nimistä yhdistystä; erioikeuskirja (letters patent) tarkoittaa yhdistyksen perustamiskirjaa aika-ajoin tehtyine lisäyksineen ja muutoksineen, joista erioikeuskirjat; yleinen jäsenkokous (general meeting of members) tarkoittaa vuosikokousta ja erikoiskokousta; jäsen (member) tarkoittaa yhdistyksen jäsentä; Yhdistys (Society) tarkoittaa Sudburyn Suomalaista Lepokotiyhdistystä (Sudbury Finnish Rest Home Society, Inc.) Tässä dokumentissa lukua tarkoittava sana sisältää yhden tai useamman; sukupuolta osoittava sana tarkoittaa maskuliinia, feminiiniä tai neutria; henkilöä osoittavat sanat tarkoittavat yksilöitä, yhtiöitä, yhtiötovereita, trusteja, ja yhdistymättömiä järjestöjä. KOHTA KAKSI YHDISTYKSEN TARKOITUS 2.01 Tarkoitus. Perustettu ja ylläpidetty perinteiseen suomalaiseen tapaan, pyrkimyksenä tarjota laadukasta ikääntymistä yhdellä alueella (hoidon jatkumo) monikulttuuriselle yhteisöllemme. (Korjaus 28.9.2008 vuosikokouksessa) 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 2
3.01 Päämäärät. Yhdistyksen päämäärät ovat: KOHTA KOLME YHDISTYKSEN PÄÄMÄÄRÄT a) ostaa, vuokrata, ylläpitää ja hallita omaisuutta. b) kerätä varoja kaikin laillisin keinoin sekä ottaa vastaan lahjoituksia ja testamentteja. c) tehdä kaikkea mikä johtaa yhdistyksen päämäärien saavuttamiseen. Tämä yhdistys on voittoatuottamaton, politiikasta ja uskonnosta vapaa yhdistys. KOHTA NELJÄ YHDISTYKSEN LIIKETOIMINNAN HOITAMINEN 4.01 Päätoimisto. Kunnes lainmukaisesti toisin päätetään sijaitsee Yhdistyksen päätoimisto Sudburyn kaupungissa, Ontarion maakunnassa. 4.02 Sinetti. Tästä edelleen on Yhdistyksen sinettinä lyöty leima. 4.03 Tilivuosi. Kunnes johtokunta toisin päättää, yhdistyksen tilivuosi päättyy jokaisen vuoden maaliskuun viimeisenä päivänä. 4.04 Asiakirjojen allekirjoitus. Kauppa-, siirto- ja luovutuskirjat, sopimukset, sitoumukset, todistukset ja muut asiapaperit voi Yhdistyksen puolesta allekirjoittaa kaksi (2) seuraavista: puheenjohtaja, varapuheenjohtaja tai rahastonhoitaja. Tämän lisäksi, voi johtokunta ajoittain antaa ohjeet henkilölle tai henkilöille jonkun määrätyn asiakirjan tai laatuisten asiakirjojen hoitamiseksi ja allekirjoittamiseksi. Jokainen yhdistyksen puolesta jonkin asiakirjan allekirjoittamaan valtuutettu henkilö voi sen leimata yhdistyksen leimalla. 4.05 Pankkijärjestelyt. Yhdistyksen pankkiasiat hoidetaan pankkien, trustilaitosten tai muiden liikeyritysten tai yhtiöiden kanssa johtokunnan ajoittain antamien ohjeiden ja valtuuksien mukaan. Pankkiasioiden tai jonkin niiden osan hoito toimeenpannaan johtokunnan sopimien ohjeiden ja antamien valtuuksien mukaan määräajoin. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 3
KOHTA VIISI JOHTOKUNNAN JÄSENET 5.01 Johtokunnan jäsenten lukumäärä ja päätösvaltaisuus. Lain mukaisesti, kunnes muuksi muutetaan, johtokunnan jäsenten lukumäärä on enintäin kaksitoista (12), joista seitsemän (7) läsnäollessa, kokous on päätösvaltainen. Johtokunta muodostuu kahdestatoista (12) jäsenistön valitsemasta jäsenestä, jäsenistön valitsemasta puheenjohtajasta, viimeisimmästä entisestä johtokunnan puheenjohtajasta, sekä yhdestä (1) Naistoimikunnan valitsemasta jäsenestä vuodeksi kerrallaan. 5.02 Pätevyysvaatimus. Henkilö, joka ei ole yhdistyksen jäsen eikä täyttänyt kahdeksaatoista (18) vuotta, ei ole kelvollinen johtokunnan puheenjohtajaksi. 5.03 Nimeämiskomitea ja ehdokkuus a) Vuosittain ennen yleiskokousta johtokunta valitsee nimeämistoimikunnan, johon kuuluu vähintään kolme (3) jäsentä, joista yksi toimii puheenjohtajana. Nimeämistoimikuntaan ei voi nimittää henkilöä, joka on ehdolla (ensimmäistä kertaa tai uudelleen) johtokunnan puheenjohtajaksi tai jäseneksi. b) Henkilön, joka haluaa asettua ehdokkaaksi tai tulla nimitetyksi ehdokkaaksi tulee ilmoittaa aikeensa kirjallisesti nimeämistoimikunnalle vähintään viisitoista (15) päivää ennen yleiskokousta. c) Nimeämistoimikunnan lopullinen raportti, joka koskee ehdolle panoa puheenjohtajan tai johtokunnanjäsenen toimeen pannaan näytteille julkisesti vähintään neljätoista (14) päivää ennen vuosikokousta. Myöhempiä nimityksiä ei hyväksytä. Tämä koskee myös vuosikokousta. 5.04 Äänestys ja toimintakausi. a) Jäsenet johtokuntaan valitaan salaisella lippuäänestyksellä vuosikokouksessa kolmeksi (3) vuodeksi kerrallaan. Valtakirjalla äänestystä ei hyväksytä. b) Johtokunnan jäsenten toimintakaudet järjestetään lomittain siten, että joka vuosikokouksessa valitaan neljä (4) jäsentä johtokuntaan. c) Erovuorossa olevat johtokunnan jäsenet voidaan valita uudelleen. d) Jos ehdotettu ei ole paikalla vuosikokouksessa, vaaditaan häneltä kirjallinen lupaus johtokunnan jäsenyyden vastaanottamiseen. e) Naistoimikunnan valitsema johtokunnan jäsen nimetään vuosikokouksessa ja palvelee yhden (1) vuoden kerrallaan. f) Lisäys Jäsenkokouksessa, jossa valitaan puheenjohtaja tai johtokunnan jäseniä, tulee olla esityslista, joka sisältää kohdan Vaalit. Tätä kohtaa käsiteltäessä nimeämistoimikunnan puheenjohtaja toimii kokouksen puheenjohtajana. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 4
5.05 Johtokunnasta eroaminen. Johtokunnan jäsenen täytyy erota virasta mistä hyvänsä seuraavista syistä: a) jos hänet on julistettu määrännäishallintaan tai jos hän tekee konkurssilain alaisen vararikkoanomuksen; b) jos hänet julistetaan mielisairaaksi tai kykenemättömäksi hoitamaan omia asioitaan; c) kuoleman tapauksessa; d) jos hän kirjallisesti tiedottaa yhdistyksen sihteerille eroamisestaan; e) jos hän ei ole läsnä kolmessa (3) peräkkäisessä johtokunnan kokouksessa ilman hyväksyttävää syytä. 5.06 Johtokunnasta erottaminen. Yhdistyksen jäsenet voivat erottaa kenet hyvänsä johtokunnan jäsenen virastaan ennen hänen virkakautensa päättymistä tarkoitusta varten kokoonkutsutun jäsenkokouksen 2/3 päätöksellä ja voivat valita enemmistön päätöksellä kenet hyvänsä hänen tilalleen virkakauden päättymiseen asti. 5.07 Vapaanaolevat paikat. Johtokunnassa vapaanaolevat paikat voidaan täyttää lopuksi virkakautta tarkoitusta varten kokoonkutsutussa jäsenkokouksessa. 5.08 Kokouksen koollekutsuminen. Johtokunta voidaan kutsua kokoukseen aika-ajoin johtokunnan, puheenjohtajan tai kenen hyvänsä kahden (2) johtajan toimesta. Tieto, näin kokoonkutsuttavan kokouksen ajasta ja paikasta, on annettava jokaiselle johtajalle vähintäin neljäkymmentäkahdeksan (48) tuntia ennen kokouksen alkamisaikaa (lukuunottamatta lauantaita, sunnuntaita ja pankkivapaapäiviä). Kokouksesta ilmoittamista ei kuitenkaan tarvita, jos kaikki johtajat ovat paikalla, tai jos poissaolevat katsovat ilmoittamisen tarpeettomaksi tai muuten osoittavat suostumuksensa kokouksen pitämiseen. 5.09 Uuden johtokunnan ensimmäinen kokous. Vastavalittu johtokunta voi pitää ensimmäisen kokouksensa välittömästi johtokunnan valinneen kokouksen jälkeen edellyttäen, että päätösvaltainen määrä johtokunnan jäseniä on paikalla. 5.10 Säännölliset kokoukset. Johtokunta voi määrätä kokoustensa päivät, kokoontumispaikan ja -ajan. Jokaiselle johtokunnan jäsenelle on toimitettava johtokunnan päätös säännöllisten kokousten pitoajasta ja paikasta, jonka jälkeen heille ei enää tarvitse ilmoittaa säännöllisistä kokouksista. 5.11 Kokouspaikka. Johtokunnan kokoukset pidetään yhdistyksen päätoimistossa tai muuaalla Ontarion maakunnassa. 5.12 Puheenjohtaja. Jokaisessa johtokunnan kokouksessa presidentti, tai hänen poissaollessaan varapresidentti, joka on johtokunnan jäsen, toimii puheenjohtajana; jos mainitunlaista henkilöä ei ole paikalla, läsnäolevat johtajat valitsevat puheenjohtajan keskuudestaan. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 5
5.13 Päätösvalta. Kaikki kysymykset kaikissa johtokunnan kokouksissa päätetään äänestyksellä; äänten mennessä tasan puheenjohtajalla on oikeus ratkaisevaan ääneen. 5.14 Etujen vastakkaisuus. Johtokunnan jäsenet tai heidän perheensä jäsenet (samasta taloudesta) eivät voi harjoittaa liiketoimintaa, jossa heidän etunsa on välillisesti tai välittömästi ristiriidassa yhdistyksen kanssa, lukuunottamatta kirjallista, suljetussa kuoressa tehtyä tarjousta tarjouskilpailussa, ilmaistuaan kiinnostuksensa sanottuun asiaan ja pidättäytyessään äänestämästä sanotusta asiasta. (Sääntö # 3, Etujen vastakkaisuus) 5.15 Kiinnostuksen julkituominen. Jokaisen johtokunnan jäsenen, jolla on mitenkään välillisesti tai välittömästi, kiinnostusta yhdistyksen urakkasopimukseen tai sopimukseen tai ehdotettuun urakkasopimukseen tai sopimukseen, tulee julkistaa kiinnostuksensa asiasta lain sen hetkisten vaatimusten mukaisesti ja pidättäytyä äänestämästä urakkasopimuksesta tai sopimuksesta tai ehdotetusta urakkasopimuksesta tai ehdotetusta sopimuksesta, jos ja kun laki sen kieltää. 5.16 Kulujen korvaus. Johtokunnan jäsenet eivät saa ottaa mitään korvausta suoranaisesti eikä välillisesti johtajana toimimisestaan, eivätkä saa mitenkään hyötyä toimestaan. 5.17 Työvaliokunta. Johtokunnan jäsenet voivat valita keskuudestaan vähintään kolme (3) henkilöä käsittävän työvaliokunnan, jolla on kaikki johtokunnan valtuudet johtokunnan aika ajoin asettamin säädöksin. Valiokunta on päätösvaltainen enemmistön läsnäollessa. 5.18 Toimikunnat. Johtokunta voi tarvittaessa nimetä ajoittain toimikunnan tai toimikuntia tarpeelliseksi katsominsa valtuuksin. Jokainen toimikunta voi kirjoittaa omat sääntönsä ja valita menettelytapansa johtokunnan ajoittain antamien sääntöjen ja ohjeiden mukaisesti. KOHTA KUUSI VIRKAILIJAT 6.01 Entiset puheenjohtajat. Kaikki entiset puheenjohtajat voivat ottaa osaa keskusteluun johtokunnassa. Entisillä puheenjohtajilla ei ole äänestysoikeutta johtokunnassa. Kuitenkin viimeisimmällä entisellä puheenjohtajalla on täydet johtokunnan jäsenen oikeudet ja edut, mukaanlukien äänestysoikeus. Jollei johtokunnan päätöksellä toisin määrätä, viimeisimmän entisen puheenjohtajan paikan täyttää automaattisesti uuden puheenjohtajan tultua valituksi henkilö, joka oli puheenjohtaja uuden puheenjohtajan valintaan asti. Viimeisimmän entisen puheenjohatajan toimintakausi kestää seuraavaan vuosikokoukseen asti. 6.02 Puheenjohtajan valitseminen.yhdistyksen jäsenet valitsevat puheenjohtajan yhdeksi vuodeksi vuosikokouksessa. 6.03 Virkailijoiden valitseminen. Aika ajoin johtokunta valitsee sihteerin ja rahastonhoitajan, sekä muita virkailijoita johtokunnan tarpeiden mukaan. Nämä virkailijat voivat olla tai ei johtokunnan jäseniä, eivätkä saa hoitaa kuin yhtä virkaa. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 6
6.04 Puheenjohtaja. Puheenjohtaja on vastuussa johtokunnan alaisena kaikesta hallinnonjohdosta ja suunnasta, kaikista järjestelyistä ja yhdistyksen liiketoiminnasta ja hänen on toimittava läsnäollessaan puheenjohtajana kaikissa yhdistyksen jäsen- ja johtokunnan kokouksissa. Puheenjohtajalla voi olla muita johtokunnan hänelle asettamia valtuuksia ja velvollisuuksia. 6.05 Varapuheenjohtaja. Puheenjohtajan ollessa poissa tai kykenemätön hoitamaan virkaansa, tulee varapuheenjohtajan hoitaa hänen tehtävänsä ja velvollisuutensa. Varapuheenjohtajalla voi olla muita johtokunnan tai puheenjohtajan hänelle antamia toimia ja velvollisuuksia. 6.06 Sihteeri. Sihteerin tulee olla läsnä ja toimia sihteerinä kaikissa jäsen- ja johtokunnan kokouksissa ja hänen tulee merkitä tai merkityttää tarkoitusta varten pidettävään pöytäkirjaan kaikki kokouksen päätökset; hänen tulee antaa tai saattaa tiedoksi kaikki kulloinkin asianmukaisesti saamiensa ohjeiden mukaiset tiedotukset jäsenille ja johtajille; hän on yhdistyksen leimasimen, kaikkien yhdistyksen kirjojen, papereiden, muistiinpanojen, asiakirjojen ja muiden asiakirjojen vartija, paitsi milloin joku toinen virkailija tai asiamies on nimitetty tähän tarkoitukseen. 6.07 Rahastonhoitaja. Rahastonhoitajan tulee pitää täydellistä ja tarkkaa tilikirjaa, johon on merkittävä kaikki yhdistyksen tulot ja menot sekä johtokunnan ohjeiden mukaan valvoa yhdistyksen varojen talletus, arvopapereiden tallessapito ja maksusuoritukset; hänen täytyy vaadittaessa antaa johtokunnalle selostus kaikista suorituksistaan rahastonhoitajana sekä yhdistyksen taloudellinen tila, paitsi milloin joku toinen virkailija tai asiamies on asetettu tähän tehtävään. 6.08 Muiden virkailijoiden velvollisuudet. Yhdistyksen muiden virkailijoiden velvollisuudet ovat tehtävänsä ehtojen mukaiset tai johtokunnan tai puheenjohtajan ohjeiden sanelemat. Virkailijalle nimitetyllä apulaisella on samat valtuudet ja velvollisuudet kuin virkailjalla itsellään, jollei johtokunta tai puheenjohtaja määrää toisin. 6.09 Velvollisuuksien vaihtelut. Johtokunta voi aika ajoin muuttaa tai supistaa kenen hyvänsä virkailijan valtuuksia ja tehtäviä. 6.10 Asiamiehet ja asianajajat. Johtokunnalla on aika ajoin valta asettaa Yhdistykselle asiamiehiä ja asianajajia Kanadassa tai sen ulkopuolella sopiviksi katsominsa valtuuksin (mukaanliittäen asettamisoikeuden). 6.11 Uskollisuustakuu. Johtokunta voi tarpeelliseksi katsoessaan vaatia yhdistyksen virkailijoilta, palveluksessaan olevilta ja asiamiehiltään uskollisuustakuuta tehtäviensä huolellisesti suorittamiseen siinä muodossa ja vahvuudessa kuin se aika ajoin määrää. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 7
KOHTA SEITSEMÄN JOHTOKUNNAN JÄSENTEN JA VIRKAILIJOIDEN SUOJELU 7.01 Vastuun rajat. Kukaan Yhdistyksen johtaja tai virkailija ei ole vastuussa kenenkään muun johtajan, virkailijan tai palveluksessaolevan teoista, kuittauksista, huolimattomuudesta tai virheistä, tai liittymisestä yhdenmukaisuuden vuoksi johonkin vastaanottoon tai muuhun tekoon, tai mihinkään yhdistykselle koituvaan häviöön, vahinkoon tai kuluihin johtuen puutteellisesta omistusoikeuden varmistamisesta johtokunnan tai sen puolesta yhdistykselle hankitussa omaisuudessa, tai puutteellisesta takuun varmistamisesta, jonka perusteella yhdistyksen varoja on sijoitettu, tai mistään häviöstä, tai vahingosta johtuen jonkun henkilön, jolle yhdistyksen varoja, arvopapereita tai vakuuksia on uskottu, vararikosta, maksukyvyttömyydestä tai laittomasta teosta, tai häviöstä johtuen hänen virheellisestä arvioinnistaan tai huomaamattomuudestaan, tai jostain muusta virkailijan virkaansa hoitaessa sattuvasta häviöstä tai vahingosta tai onnettomuudesta, paitsi jos se tapahtuu hänen tahallisen huolimattomuutensa tai virheensä tähden. 7.02 Korvausvelvollisuus. Jokainen yhdistyksen johtaja ja virkailija, hänen perillisensä, pesänvalvojansa, asiainhoitajansa, kukin asianomaisesti, voidaan ajoittain vapauttaa korvausvastuusta: a) kaikista sellaisen johtajan tai virkailijan maksuista, laskuista ja kuluista, jotka ovat kertyneet tai koituneet mistä hyvänsä häntä vastaan nostetusta kanteesta, syytteestä tai toimenpiteestä johtuen mistä hyvänsä toimenpiteestä, teosta, asiasta, esineestä, joka on tehty tai toimitettu hänen hyväksymänään virkaansa kuuluvia toimia toimittaessaan; ja b) kaikista muista hänelle koituneista tai kerääntyneistä maksuista, laskuista tai kuluista yhdistyksen asioiden yhteydessä; paitsi milloin maksut, laskut tai kulut ovat koituneet hänen omasta tahallisesta huolimattomuudestaan tai virheestään. KOHTA KAHDEKSAN YHDISTYKSEN JÄSENYYS 8.01 Jäsenyys. Sudburyn Suomalaisen Lepokotiyhdistyksen (Sudbury Finnsh Rest HomeSociety, Inc) jäsenyys on avoinna kaikille suomalaista syntyperää oleville miehille ja naisille sekä muille yhdistyksen toiminnasta todella kiinnostuneille. Kaikki jäsenhakemukset tehdään kirjallisesti ja esitetään yhdistyksen jäsensihteerille hyväksyttäväksi. Jäsenvuosi alkaa vuosikokousen jälkeisestä päivästä. Jäseniä on viisi (5) tasoa: a) PERUSTAJAJÄSENET Jäsenet, joiden nimet on merkitty toukokuun 2. päivänä 1982 Sampo Haalilla pidetyn perustavan kokouksen pöytäkirjaan. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 8
b) VUOSIJÄSENET Jäsenet, jotka maksavat jäsenkokouksen vuosittain määräämän vuosijäsenmaksun. Ainaisjäsenyyden haluavilta vähennetään ainaisjäsenmaksusta kaikki aikaisemmin maksetut vuosijäsenmaksut. c) AINAISJÄSENET Jäsenet, jotka maksavat ennaltamäärätynsuuuruisen maksun yhdessä tai useammassa erässä. d) KUNNIAJÄSENET Yleinen vuosikokous voi johtokunnan suosituksesta myöntää kunniajäsenyyden yhdistyksen toimintaa erityisesti tukeneelle henkilölle. e) KANNATTAJAJÄSENET Jäsenet, jotka maksavat vuosikokouksessa päätetyn vuosijäsenmaksun ja joiden aikomus on yksistään henkilökohtaisesti nauttia laitoksen mukavuuspalveluista. Jäsenillä ei ole äänioikeutta yleisessä jäsenkokouksessa. 8.02 Jäsenkausi. Yhdistyksen jäsenyyttä ei voi siirtää toiselle ja se katkeaa ja lakkaa olemasta: a) jos jäsenmaksua ei ole maksettu kohtuullisen ajan kuluessa johtokunnan aika ajoin määräämästä erääntymispäivästä; b) kuolemantapauksessa; c) jäsenen erotessa; d) jäsenyyden muulla tavoin lakkauttamisesta yhdistyksen sääntöjen mukaan. 8.03 Yhdistyksestä eroaminen. Jäsen voi erota kirjeellisesti ilmoittamalla erostaan, joka astuu voimaan heti johtokunnan saatua kopion mainitusta kirjeestä. 8.04 Yhdistyksestä erottaminen. Johtokunta voi päättää valtuuksien antamisesta jäsenen poistamiseksi yhdistyksen jäsenluettelosta. Sellaisen päätöksen tekemistä ei saa asettaa johtokunnan tehtäväksi ennen kuin kyseiselle jäsenelle on kirjallisesti ilmoitettu syy ja annettu jäsenelle tilaisuus kuulusteluun johtokunnan edessä. Johtokunnan tulee tiedottaa sellaiselle jäsenelle teosta, joka heistä on epäsopiva ja yhdistyksen vastainen, sekä johtokunnan kokouksen aika ja paikka vähintäin viikkoa ennen kokouksen pitoa, jossa kyseistä jäsentä kuullaan. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 9
KOHTA YHDEKSÄN VUOSIKOKOUS 9.01 Yhdistyksen vuosikokous tulee pitää jokaisen vuoden syyskuun 1. päivän ja lokakuun 31. päivän välisenä aikana johtokunnan asettamana päivänä lain vaatimien raporttien ja tilikertomusten esittämiseksi jäsenistölle vuosikokouksessa, johtokunnan jäsenien valitsemiseksi, yhdistyksen tilintarkastajan asettamiseksi tai johtokunnan valtuuttamiseksi määräämään yhdistyksen tilintarkastajan palkkion, sekä muiden asianmukaisesti kokoukselle tuotujen asioiden päättämiseksi. Yhdistyksen vuosikokouksesta on tiedotettava joko postin välityksellä vähintäin kaksikymmentäyksi (21) päivää ennen kokousta, etukäteen maksettuna postituksena, tai ilmoituksena kahtena eri päivänä yhdistyksen päätoimiston sijaintipaikkakunnalla levitetyssä lehdessä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta, tai käyttäen yleistä tiedotusvälinettä, joka todennäköisesti saattaa ilmoituksen kokouksesta jäsenien tietoisuuteen. Yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja (puheenjohtajan ollessa estynyt) tulee olemaan kokouksen puheenjohtaja läsnäolevien jäsenten suostumuksella. Koska jäsenet valitsevat puheenjohtajan vuosittain vuosikokouksessa, johtokunnan jäsenet voivat nimittää toisen henkilön vuosikokouksen puheenjohtajaksi (läsnäolevien jäsenten suostumuksella) siinä tapauksessa, että ainakin kaksi henkilöä mukaan lukien virassa oleva puheenjohtaja on hyväksynyt nimityksen puheenjohtajan virkaan KOHTA KYMMENEN JÄSENKOKOUKSET 10.01 Erikoiskokoukset. Johtokunnalla, puheenjohtajalla tai kolmellakymmenellä (30) jäsenellä, on valta sihteerille kirjallisesti osoitetulla pyynnöllä kutsua koolle jäsenten erikoiskokous. Tieto kokouksesta on saatettava jäsenille samaan tapaan kuin tieto vuosikokouksesta. 10.02 Kokouspaikat. Jäsenkokoukset tulee pitää joko yhdistyksen päätoimistossa tai muualla yhdistyksen päätoimiston sijaintikunnassa. 10.03 Puheenjohtaja, sihteeri ja vaalitarkastajat. Yhdistyksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja (puheenjohtajan ollessa estynyt) tulee olemaan kaikkien jäsenkokousten puheenjohtaja läsnäolevien jäsenten suostumuksella; yhdistyksen sihteeri tai joku muu puheenjohtajan nimittämä henkilö tulee olemaan kokouksen sihteeri läsnäolevien jäsenten suostumuksella. Tarvittaessa voidaan nimittää yksi tai useampi ääntenlaskija, jonka ei tarvitse olla yhdistyksen jäsen. Nimitys tapahtuu kokouksen päätöksellä tai puheenjohtajan toimesta kokouksen suostumuksella. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 10
10.04 Kokoukseen osallistujat. Jäsenkokouksessa voivat olla läsnä ainoastaan siinä äänestyskelpoiset, yhdistyksen tilintarkastaja ja muut, vaikka eivät olekaan äänestyskelpoisia, mutta oikeutettuja tai tarvittavia erioikeuskirjalain tai sääntöjen jonkin kohdan mukaan olemaan läsnä kokouksessa. Kaikki muut henkilöt voivat olla läsnä kokouksessa ainoastaan kokouksen puheenjohtajan kutsumina tai kokouksen hyväksyminä. 10.05 Päätösvaltaisuus. Päätöksien tekemiseksi yhdistyksen liikeasioissa jäsenkokouksissa on oltava läsnä viisikymmentä (50) jäsentä. 10.06 Äänestysoikeus. Jokaisessa jäsenkokouksessa henkilöllä on äänioikeus, jos hänet on merkitty jäseneksi yhdistyksen jäsenkirjaan ja hänen jäsenmaksunsa on maksettu. Valtakirjalla ei voi äänestää. 10.07 Päätösratkaisut. Jokaisessa jäsenkokouksessa jokainen kysymys on ratkaistava enemmistöäänin, jos ei erioikeuskirjassa, yhdistyksen säännöissä tai laissa toisin määrätä. 10.08 Äänestys kädennostolla. Jokainen kysymys jäsenkokouksessa voidaan ratkaista kädennostolla, paitsi milloin kädennoston suorittamisen jälkeen, tarvitaan tai vaaditaan äänimäärä. Kädennostossa jokaisella läsnäolevalla äänioikeutetulla henkilöllä on oikeus äänestää ja hänellä on yksi ääni. Aina kun äänestys, jostain kysymyksestä, on suoritettu kädennostolla, paitsi milloin äänimäärä on vaadittu tai tarvittu, kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kysymyksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä nimenomaisella enemmistöllä, ja tapahtumasta tehty merkintä pöytäkirjassa on oleva ensinäkemätodiste asiasta ilman todistettavissaolevaa lukua tai osaa äänimäärästä kysymyksen puolesta tai vastaan, ja täten suoritetun äänestyksen tulos on oleva jäsenistön päätös sanotussa kysymyksessä. 10.09 Äänimäärä. Kädennoston jälkeen, mistä tahansa kysymyksestä, puheenjohtaja saattaa tarvita, tai joku äänestyskelpoisista vaatia äänimäärää. Kyseisen äänimäärän selville saaminen suoritetaan puheenjohtajan ohjauksen mukaan. Vaatimus äänimäärästä voidaan perua koska tahansa ennen äänimäärän ottamista. Äänimäärää otettaessa jokaisella läsnäolevalla jäsenellä on oikeus yhteen ääneen, ja äänestyksen tulos on oleva jäsenistön päätös kyseenäolevassa asiassa. 10.10 Ratkaiseva ääni. Äänten mennessä tasan, missä tahansa jäsenkokouksessa, äänestyksen tapahduttua joko kädennostolla tai muulla tavalla, kokouksen puheenjohtajalla on oikeus ratkaisevaan ääneen. 10.11 Kokouksen lykkäys. Jäsenkokouksen puheenjohtaja voi kokouksen suostumuksella ja päättämillä ehdoilla siirtää kokousta eri paikkaan ja aikaan. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 11
KOHTA YKSITOISTA TIEDOITUKSET 11.01 Tiedottaminen. Mikä hyvänsä lain, erikoikeuskirjan, tai sääntöjen mukaan tai muuten jäsenelle, johtajalle, virkailijalle tai yhdistyksen tilintarkastajalle annettava, lähetettävä, vietävä tai tarjottava tiedote katsotaan perille toimitetuksi, jos se on viety hänen viimeisimpään yhdistyksen kirjoissa olevaan osoitteeseensa, tai lähetetty etukäteen maksettuna tavallisena postituksena tai lentopostissa hänen viimeisimpään yhdistyksen kirjoissa olevaan osoitteeseensa hänelle osoitettuna, tai toimitettu hänelle sanottuun osoitteeseen muulla tavoin siirto- tai ääniviestinä. Sihteeri voi muuttaa yhdistyksen kirjoissa olevan jäsenen, johtajan, virkailijan tai yhdistyksen tilintarkastajan osoitteen oikeiksi uskomiensa tietojen mukaan.näin lähetetty tiedoite katsotaan perille toimitetuksi, kun se on annettu henkilökohtaisesti tai edellämainittuun osoitteeseen; näin postitettu tiedote katsotaan perille toimitetuksi, kun se on laitettu postitoimiston tai yleiseen postilaatikkoon; ja siirtotai ääniviestinä lähetetty tiedote, joka on annettu tarkoituksenmukaisen viestintälaitoksen perille vietäväksi, katsotaan perille toimitetuksi. 11.02 Ajan määrittely.määrättäessä kokouksen tai muun tilaisuuden ilmoittamispäivää silloin kun päiväluku täytyy ottaa huomioon, ilmoittamispäivää ei lasketa lukuun. Sen sijaan kokouksen tai muun tapahtuman päivä lasketaan lukuun. 11.03 Ilmoittamatta jäämiset ja virheet. Vahingossa jonkin ilmoituksen antamisen jääminen jollekin jäsenelle, johtajalle, virkailijalle tai yhdistyksen tilintarkastajalle, tai ilmoituksen perilletulematta jääminen jollekin jäsenelle, johtajalle, virkailijalle tai yhdistyksen tilintarkastajalle, tai jokin sisältöä muuttamaton virhe eivät saa kumota mitään minkään kokouksen toimintaa. 11.04 Ilmoituksen saamisesta luopuminen. Jokainen jäsen, johtaja, virkailija tai yhdistyksen tilintarkastaja voi luopua lain, erioikeuskirjan tai yhdistyksen sääntöjen mukaisen ilmoituksen saamisesta. Sellainen luopuminen, oli se annettu ennen tai jälkeen kokouksen tai muun tilaisuuden, josta ilmoitus olisi pitänyt antaa, korjaa ilmoituksen antamatta jäämisen virheen. KOHTA KAKSITOISTA TILINTARKASTAJA 12.01 Nimittäminen ja palkkio. Vuosikokouksessa tulee jäsenten nimittää tilintarkastaja tarkastamaan yhdistyksen tilit ja hoitamaan virkaa seuraavaan vuosikokoukseen asti.yhdistyksen tilintarkastajan palkkion määrää johtokunta. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 12
KOHTA KOLMETOISTA SÄÄNTÖJEN MUUTOKSET 13.01 Sääntöjen muutokset. Johtokunnalla on valta tehdä, muuttaa, oikaista, kumota tämän yhdistyksen säännöt kahdenkolmasosan (2/3) enemmistöllä johtokunnan äänimäärästä, edellyttäen tarkoitusta varten kokouskutsutun jäsenkokouksen enemmistön hyväksymistä. Sellaisten muutosten täytyy olla Ontarion maakunnan yhdistyslain ja Sudburyn Suomalaisen Lepokotiyhdistyksen päämäärän mukaisia. Ilmoitus sääntöjen muutosehdotuksesta tulee sisältyä yleiseen jäsenkokousilmoitukseen ja sääntöjen muutosehdotukset tulee olla kirjallisina kaikkien kokouksessa läsnäolevien jäsenten saatavilla. KOHTA NELJÄTOISTA YHDISTYKSEN PURKAMINEN 14.01 Purkaminen. Yhdistyksen voi purkaa kaksikolmasosaa (2/3) jäsenistöstä yleisessä tarkoitusta varten kokoonkutsutussa kokouksessa. Purettaessa ja kaikkien velkojen ja lupausten tultua hoidetuiksi jaetaan yhdistyksen omaisuus läsnäolevien jäsenten toivomuksen mukaan kokouksessa Ontarion maakunnan voittoatuottamattomille ilman osakepääomaa oleville yhtiöille laatiman lain mukaan. Johtokunnan jäsenten HYVÄKSYMÄ ja yhdistyksen sinetillä sinetöity 27. päivänä maaliskuuta 1983. 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 13
1. Johtokunnan jäsenillä on valta aika ajoin: a) lainata rahaa yhdistyksen luotolla; SÄÄNTÖ # 2 LUOTTOKELPOISUUS-SÄÄNTÖ b) asettaa, myydä tai pantata yhdistyksen arvopapereita; tai c) veloittaa, kiinnelainata, hypoteekata tai pantata kaiken tai osan yhdistyksen kiinteistöstä tai omaisuudesta sekä lunastaa velkoja, oikeuksia, valtuuksia, edustussopimuksia ja sitoumuksia, taatakseen arvopaperinsa tai mitään lainattuja varoja, tai muita lainoja, tai muita obligaatioita tai yhdistyksen sitoumusvelvollisuuksia. Johtokunnan jäsenet voivat ajoittain velvoittaa kenen hyvänsä johtajista, virkailijoista tai yhdistyksen henkilökunnasta tai jonkin muun henkilön selvittämään edellämainitut laina-asiat lainan ja arvopapereiden määräämien pykälien mukaan ja valtuuttaa muuttamaan tai soveltamaan niiden sopimuksia, ehtoja ja määritelmiä ja tarjota sellaisia vaadittavia lisätakuita lainoihin tai yhdistykselle erääntyviin maksuihin joita johtokunnan jäsenet velvoittavat ja yleensä hallita, neuvotella ja selvittää yhdistyksen lainaamia varoja. SÄÄNTÖ # 3 ETUJEN VASTAKKAISUUS ASETETTU voittoatuottamattoman yhdistyksen säännöksi kumoamaan seuraavasti Säännön # 3, Etujen vastakkaisuus: 1. Tausta a) Voittoatuottamaton yhdistys hyväksyy etujen vastakkaisuuden välttämisen pätevässä liiketoiminnassa; b) Ontarion maakunnan asuntolain uudistus 2000 (Social Housing Reform Act 2000) on asettanut ohjesäännön 339/01 (Ontario Regulation 339/01), joka sisältää etujen vastakkaisuussääntöjä ja sääntöja muuhun liiketoimintaan. c) Tämä sääntö määrää millä tavoin voittoatuottamattomat yhdistykset käsittelevät etujen vastakkaisuuden, lukuunluettuna Ontarion ohjesäännön 339/01 toteuttamisen. (Yllämainittu sääntö sisältää yhdeksän (9) sivua A ja B- liitteineen; täydellisen virallisen kopion voi hankkia yhdistyksen sihteeriltä päätoimistosta.) 2012-09-30 Society By-Laws Finnish.doc 14