OJS:n käyttö tieteellisten lehtien toimitustyössä ja TSV:n kehittämishanke Antti-Jussi Nygård antti-jussi.nygard@tsv.fi
Käsiteltävät asiat 1. Kotimaiset tieteelliset lehdet avoimiksi ja vaikuttamaan -hanke lyhyesti 2. OJS-järjestelmän käyttö toimitustyössä 3. OJS-järjestelmän kehitystyö syyskuussa alkaneen hankkeen aikana Keskustelu
Kotimaiset tieteelliset lehdet avoimiksi ja vaikuttamaan
TSV:n ja Kansalliskirjaston yhteinen hanke 1. Rahoitusmalli kotimaisille avoimille lehdille 2. Teknisen infrastruktuurin kehittäminen Tavoitteena Avoimilla suomalaisilla lehdillä on kestävä rahoituspohja Suomalaiset lehdet vastaavat sekä kotimaisten että kansainvälisten lukijoiden, kirjoittajien ja tutkimusrahoittajien vaatimuksia avoimen tieteen ympäristössä Suomalaisen tieteen vaikuttavuus kansainvälisessä tiedeyhteisössä ja kotimaisessa yhteiskunnallisessa keskustelussa kasvaa
Open Journal Systems ja toimitustyö
Open Journal Systems Avoin lähdekoodi, aktiivinen kehittäjäyhteisö Public Knowledge Project (Stanford University ja Simon Fraser University Library) Paikallisesti asennettava järjestelmä, TSV:llä oma asennus Keskeiset toiminnot: Käsikirjoitusten vastaanotto Vertaisarviointi Toimitus Julkaiseminen Metadatan siirto muihin järjestelmiin
TSV:n tarjoama tuki Ilmainen jäsenseurojen käyttöön Lyhyt tutustumiskierros OJS:n käyttöön Tätä voisi kehittää! Tekninen tuki ja ohjeistaminen sähköpostitse Ei 24h-palvelua Maksullisena palveluna lehden taiton yms. laajempaa tukea
Lehden perustaminen ja muokattavuus Yleistiedot, ohjeistukset, toimituksen menettelytavat, ulkoasu Lisäksi mm.: Käytettävät kielet Arviointilomakkeiden rakenne Sähköpostipohjat
Käyttäjähallinta Käyttäjätunnuksen käyttöoikeudet määritetään roolien mukaan Kirjoittaja, arvioija, toimittaja, hallinnoija Oletuksena käyttäjä voi itse rekisteröityä kirjoittajaksi ja arvioijaksi* Lehden hallinnoija voi myös rekisteröidä käyttäjiä ja määrittää laajemmin rooleja
Käsikirjoituksen kulku Kirjoittaja lähettää 1 Toimittaja vastaanottaa (tai hylkää/hyväksyy suoraan) 2 Arvioija käsittelee 3 Toimittaja käsittelee ja tekee päätöksen 4 Hyväksytty artikkeli toimitetaan ja taitetaan 5 Uuden numeron toimittaminen 6
Kirjoittajan näkymä 1. Käsikirjoituksen lähetys Kirjoittajan tulee olla rekisteröitynyt järjestelmään ja lehden kirjoittajaksi Lehden asetuksissa määritellään, miten kirjoittajaksi voi rekisteröityä
Kirjoittajan näkymä 1. Käsikirjoituksen lähetys Ulkoasu riippuu lehden asetuksista ALOITUS
Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: ehdot Kirjoittajan hyväksyttäväksi tulevat kohdat määritellään asetuksissa. HYVÄKSYTTÄVÄT KOHDAT Voi liittyä esimerkiksi tiedoston asetuksiin tai sopimuksellisiin seikkoihin
Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: ehdot Sopimus tekijänoikeudesta Copyright Notice ja Privacy Statement sisällöt määritellään asetuksissa. Vapaa viesti toimittajalle
Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: tiedosto KÄSIKIRJOITUS LADATAAN OMALTA KONEELTA
Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: tiedosto UUDELLEEN NIMETTY TIEDOSTO JA ALKUPERÄINEN TIEDOSTONIMI MAHDOLLISUUS VIELÄ KORVATA TIEDOSTO
1. Käsikirjoituksen lähetys: metadata Kirjoittajan näkymä Kirjoittajan tiedot Voi antaa useita
1. Käsikirjoituksen lähetys: metadata Kirjoittajan näkymä Artikkelin metadata Vaadittavat tiedot määritellään asetuksista
Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: liitteet
Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: loppu
Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: loppu Kun käsikirjoitus liitteineen on lähetetty, tulee kirjoittajan sähköpostiin automaattinen viesti lähetyksen saapumisesta lehteen. Viestin teksti on muokattavissa etukäteen (viestipohjat) Lähetetyn artikkelin liitetiedostoja pääsee lisäämään ja metadataa pääsee korjaamaan Kirjautumalla järjestelmään kirjoittaja voi seurata arvioinnin etenemistä. Saa myös sähköpostia.
Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto Toimittaja voi: - Nähdä lehden kokonaistilanteen: saapuneet, arvioidut, toimituksessa olevat - Hallita numeroita - Vastaanottaa käsikirjoituksia - Lähettää viestejä käyttäjille - Vastaanottaa käsikirjoituksia - Tehdään päätöksiä käsikirjoituksen etenemisestä
Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto Artikkelien hallinta Hakutoiminto Numeroiden hallinta
2. Vastaanotto: saapuneet Toimittajan näkymä Saapuneet artikkelit, otsikosta eteenpäin
2. Vastaanotto: perustiedot Toimittajan näkymä Aineisto avataan klikkaamalla tiedostonimeä Lähettäjän nimen perässä olevasta kirjekuoresta voi lähettää sähköpostia Artikkelin osaston voi muuttaa ja metadataa muokata Alkuperäinen tiedosto pysyy aina tallessa
Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto: hylkäys/käsittely Voidaan hylätä heti, jolloin lähettäjälle automaattinen sähköposti Muussa tapauksessa valitaan artikkelille jatkokäsittelijä, eli joku toimittajista
Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto: arvioijat Käsittelijäksi valittu toimittaja valitsee arvioijat Tarvittaessa lähtevä tiedosto vaihdetaan
Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto: arvioijat Valitaan rekisteröitynyt arvioija tai luodaan uusi käyttäjätunnus Arvioija saa sähköpostitse tiedustelun halukkuudestaan. Asetuksista riippuen näkee joko pelkän abstraktin tai koko tekstin Jos ei ennen rekisteröitynyt, pääsee luomaan salasanan
Arvioijan näkymä 3. Arviointi: tehtävän vastaanotto
Arvioijan näkymä 3. Arviointi: lukeminen ja kommentit Aineistot Arviointi ja kommentit Lomakkeessa oletuksena: Kommentit toimittajalle Kommentit kirjoittajalle ja toimittajalle Lomake muokattavissa
Arvioijan näkymä 3. Arviointi: suositus toimittajalle Lopuksi valitaan suositus: Accept submission Revisions required Resubmit for review Resubmit elsewhere Decline submission See comments Arvioija pääsee automaattisesti luotuun sähköpostipohjaan, jota voi vielä muokata. Viesti ja tehty suositus välittyy toimittajalle
Kirjoittajan näkymä Meanwhile: kirjoittajan näkymä Kirjoittaja näkee miten artikkeli etenee toimituksessa Voi viestiä toimituksen kanssa järjestelmän kautta, viestiliikenne jää talteen Voi lähettää pyydettäessä uusia versioita
Toimittajan näkymä 5. Päätös
Toimittajan näkymä 5. Päätös Kaikki arvioijat valmiita
Toimittajan näkymä 5. Päätös Toimittaja pääsee lukemaan arviointiraportit ja näkee suositukset Näiden pohjalta päätös: Accept submission, revisions required, resubmit for review, decline submission
Toimittajan näkymä 5. Päätös Näiden pohjalta päätös: Accept submission, revisions required, resubmit for review, decline submission Kirjekuoresta viesti kirjoittajalle, mukaan saa arvioijan viestin Hyväksynnän jälkeen lähetetään eteenpäin toimitettavaksi
Toimittajan näkymä 5. Toimittaminen: tekninen toim. Mahdollisuus pyytää kirjoittajalta tarkistettu versio tekstistä Tiedoston lataaminen kolmanteen vaiheeseen ja kohdan Complete valinta päättää teknisen toimittamisen ja siirtää taittovaiheeseen
Toimittajan näkymä 5. Toimittaminen: taitto Aikataulutuksesta valitaan lehden numero Taitettu artikkeli lisätään Galley-kohtaan (pdf, html) Itse taitto ei onnistu järjestelmässä
Toimittajan näkymä 5. Toimittaminen: taitto Artikkelin voi vielä lähettää oikoluettavaksi kirjoittajalle tai erikseen oikolukijalle Kirjoittaja saa sähköpostin ja pääsee käsiksi tiedostoon omassa näkymässään Oikoluvun jälkeen voidaan ladata uudet taittotiedostot jos tarpeellista
Toimittajan näkymä 6. Numeron toimittaminen Sisällysluettelo muodostuu samalla kun artikkeli liitetään lehden numeroon Artikkeleiden järjestystä voi muuttaa Artikkeleiden yhteyteen voi lisätä sivunumerot Artikkeli tulee julkiseksi, kun lehden numero julkaistaan
Kehitystyö 2016
Kehitystyön tavoitteet 1. Kotimaisten lehtien parempi näkyvyys 2. Palvelun parempi käytettävyys lukijalle 3. Palvelun parempi käytettävyys toimituskunnille 4. Helpompi ja selkeämpi ylläpidettävyys TSV:lle
1. Parempi näkyvyys lehdille Rajapinnat kotimaisiin ja ulkomaisiin artikkelitietokantoihin ARTO, DOAJ jne. Tekniikka, käytännöt ja ohjeistus lehdille PID-tunnisteet: DOI ja ORCID Tekniikka, käytännöt ja ohjeistus lehdille
DOI (Digital Object Identifier) Sähköisten aineistojen pysyvä tunniste ja siihen perustuva pysyvä osoite, esim. doi:10.10.1038/nphys1170 Miksi kannattaa käyttää? Artikkelin erottaminen tietokannoissa: julkaisutietojärjestelmät Julkaisujärjestelmän ja URI:n muutokset (404 Not found) Tieteellinen viittaaminen Selvitetään tunnisteiden käyttöön liittyvät kustannukset (CrossRef, eivät kovin suuria) Tarjotaan lehdille mahdollisuus ja ohjeistus tunnisteiden käyttöön artikkeleiden yhteydessä
ORCID (Open Researcher and Contributor ID) Tutkijoiden pysyvä tunniste, esim. http://orcid.org/0000-0002-1534-109x Miksi kannattaa käyttää? Anna Virtasten erottaminen toisistaan erilaisissa tietokannoissa Selvitetään tunnisteiden käyttöön liittyvät kustannukset ja pilotoidaan tunnusten käyttöä osana CSC:n vetämää Tutkijan identifiointi -hanketta Tarjotaan lehdille mahdollisuus ja ohjeistus tunnisteiden käyttöön artikkeleiden yhteydessä Alustavana linjauksena Suomessa käytön vapaaehtoisuus
2. Käytettävyys lukijalle Tunnistettavuus palvelun brändi : nimi, logo, url Hyviä ehdotuksia otetaan vastaan! Ulkoasun uudistus Lehdille TSV:n ylläpitämä oletusteema, jota pääsee helposti muokkaamaan Palvelun etusivu portaalimaisemmaksi ja paremmin sen sisältöä esitteleväksi
2. Käytettävyys lukijalle Käytettävyys Luettavuus ja taiton responsiivisuus: TSV:n ylläpitämä, helposti muokattava oletusteema Vaihtoehdot pdf-muodolle, epub? Tässäkin erityisesti ohjeistus. Käyttöoikeudet esille Creative Commons lisenssien käyttö, tuki ja ohjeistus lehdille
3. Käytettävyys toimituskunnille Paljon pieniä asioita Pieniä teknisiä vikoja Kehitysehdotuksia (tutkitaan ja toteutaan mahdollisuuksien mukaan) Toimituskunnat avainasemassa Palautetta nyt ja vuoden lopussa kyselyn kautta Parempi lehtikohtainen muokattavuus Esimerkiksi taitollisten ratkaisujen parempi muokattavuus
3. Käytettävyys toimituskunnille Parempi, yhtenäinen käännös Nykyinen käännös tehty osissa Uusi ammattilaisen tekemä käännös Ruotsalaisten käännöshankkeen tarkka seuraaminen Parempi tilastointi Ohjeistusta tilastoinnin tekoon Tilastot esille lehtien sivuille artikkelin yhteyteen
4. Helpompi ylläpidettävyys Palvelun toimintaperiaatteiden määrittäminen, avoimuuden edistäminen Sopimukset lehtien kanssa: TSV:n ja lehden väliset yhteiset toimintatavat TSV:llä paremmin tiedossa lehtien tavat käyttää järjestelmää Helpommin hallittava tekninen kokonaisuus TSV:n omat muutokset versionhallintaan Selkeämpi sisäinen ohjeistus päivityksiin Vikailmoitukset tikettijärjestelmään (toinen hanke)
Open Journal Systems 3.0
OJS 3 Suuri uudistus koko OJS-järjestelmään Toimituksellinen käyttöliittymä kokonaan uusiksi Ulospäin näkyvä käyttöliittymä uusiksi Kooditason modernisointia Aikataulu kuitenkin epäselvä Alpha 2013, Beta 2015 Seurataan ja valmistaudutaan ottamaan käyttöön
Kiitos! Antti-Jussi Nygård antti-jussi.nygard@tsv.fi 044-747 2224