1 TARKASTUSLAUTAKUNNAN KOKOUS KOKOUSAIKA 23.11.2018 klo 9.00 14.15 KOKOUSPAIKKA Karvian kunnantalo, kunnanhallituksen kokoushuone LÄSNÄ Paavo Tuuliniemi puheenjohtaja Aarre Välimäki varapuheenjohtaja Marita Hietakoivisto varajäsen Esko Luomanen varajäsen, saapui klo 9.05 Ilmo Törmä jäsen Vesa Keso tilintarkastaja, JHTT. Poissa klo 13.50-14.00 POISSA Hanna-Kaisa Luomanen Merja Holkko jäsen jäsen MUUT Tarja Hosiasluoma kunnanjohtaja, klo 9.00 10.30 ja 13.50-14.00 Kati Ojaniemi kunnansihteeri, klo 9.00 10.30 Matti Arkko yritysneuvoja, klo 10.30 11.20 KÄSITELLYT ASIAT 1-11 PÖYTÄKIRJAN ALLEKIRJOITUS JA VARMENNUS Karviassa 23.11.2018 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS Paavo Tuuliniemi Vesa Keso Tarja Hosiasluoma puheenjohtaja pöytäkirjanpitäjä pöytäkirjanpitäjä 10 Karviassa 23.11.2018 Marita Hietakoivisto varajäsen Esko Luomanen varajäsen Aarre Välimäki jäsen Ilmo Törmä jäsen
2 1 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Tarkastuslautakunnan kokousmenettelyssä noudatetaan hallintosäännön määräyksiä. Kutsun antaa puheenjohtaja ja siinä on ilmoitettava kokouksen aika ja paikka sekä käsiteltävät asiat. Tarkastuslautakunnan kokous on päätösvaltainen, kun enemmän kuin puolet jäsenistä on saapuvilla. Asiasta päätetään puheenjohtajan selostuksen pohjalta. Hallintosäännön mukaan lautakunnan kokouksissa tilintarkastajalla on läsnäolo- ja puheoikeus. Kunnanhallitus ei voi määrätä edustajaansa lautakunnan kokouksiin. Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. Kokous todettiin laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi.
3 2 PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMINEN Hallintosäännön mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirjan allekirjoittaa puheenjohtaja ja varmentaa pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan lautakunnan päättämällä tavalla. Tämän kokouksen pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki läsnäolijat allekirjoittavat pöytäkirjan välittömästi kokouksen jälkeen. Pöytäkirja tarkastetaan siten, että kaikki läsnäolijat allekirjoittavat pöytäkirjan välittömästi kokouksen jälkeen.
4 3 PÖYTÄKIRJAN NÄHTÄVILLÄ PITÄMINEN Kuntalain 140 : Valtuuston, kunnanhallituksen ja lautakunnan sekä kuntayhtymän 58 :n 1 momentissa tarkoitetun toimielimen pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa Kuntalain 140 mukaisesti. Pöytäkirja siihen liitettyine oikaisuvaatimusohjeineen tai valitusosoituksineen pidetään tarkastamisen jälkeen nähtävänä yleisessä tietoverkossa Kuntalain 140 mukaisesti.
5 5 VIRANHALTIJOIDEN HAASTATTELUT Työohjelman mukaisesti tarkastuslautakunnan kokouksiin kutsutaan tarvittaessa kunnan/arvioitavan kohteen viranhaltijajohtoa, luottamushenkilöjohtoa, henkilökunnan edustajia, tytäryhtiöiden edustajia ja mahdollisia muita sidosryhmän edustajia selvittämään omasta näkökulmastaan arviointikohteen toimintaa, tavoitteita ja niiden toteutumista. Tarvittaessa haastateltaville jaetaan ennakkoon täytettäväksi arviointilomake toimialan/vastuualueen toiminnasta ja taloudesta. Lomake ei ole julkinen eikä sitä liitetä pöytäkirjaan. Haastateltava Aika Aihe Kunnanjohtaja ja 9.00 Toiminta- ja talouskatsaus kunnansihteeri Ennuste vuoden 2018 tilinpäätöksen keskeisistä tunnusluvuista Johtamisjärjestelmä sekä omistajaohjauksen ja konserniohjauksen valvonnan ja järjestämisen ja toimivuuden arviointi. millä tavoin konserniyhtiöiden asioista raportoidaan konsernijohdolle? millä tavoin konsernijohto raportoi kuntakonsernin asioista kunnanhallitukselle ja kunnanvaltuustolle? mitä toimintaohjeita ym. konsernijohto on antanut tytäryhteisöille? Yritysneuvoja 10.00 Arviointi: Elinvoimalautakunta yritysneuvojan toimenkuva/tehtävänkuvaus elinvoiman kehittämiseksi tehdyt konkreettiset toimenpiteet mitä vaikutuksia tehdyillä toimenpiteillä on ollut? uusien yritysten ja työpaikkojen lukumäärä? yrityskäyntien lukumäärä? tehtyjen hankehakemuksien lukumäärä? Kunnanjohtaja ja kunnansihteeri saapuivat kutsuttuina kokoukseen. Tarkastuslautakunnalle jaettiin talouden toteutumaraportti ajalta 1-10 2018 (83,3%). Saadun selvityksen mukaan toimintatuottojen toteutuma oli 81%, toimintakulujen 81%, verotulojen 94% ja valtionosuuksien 84%. Tuloslaskelman osoittama vuosikate oli 1,2M, joka on 1M enemmän kuin talousarviossa. Kunnanjohtajan antaman ennusteen mukaan tilikauden 2018 tuloslaskelma tullee olemaan parempi kuin talousarviossa.
6 Tarkastuslautakunnalle esiteltiin kunnan johtamisjärjestelmä sekä omistajaohjauksen ja konserniohjauksen valvontaan ja järjestämiseen liittyviä asioita. Esillä oli mm. konserniasioiden raportointi ja konsernijohdon tytäryhteisöille antamat toimintaohjeet. Kunnanjohtaja selosti tarkastuslautakunnalle konsernirakennetta ja siihen suunniteltuja muutoksia. Yritysneuvoja saapui kutsuttuna kokoukseen. Tarkastuslautakunnalle jaettiin kirjallinen selvitys elinvoimalautakunnan toiminnasta. Yritysneuvoja selosti tarkastuslautakunnalle toimenkuvansa sisältöä ja elinvoiman kehittämiseksi tehtyjä toimenpiteitä ja niiden vaikutuksia. Talousarviossa esitettyjä tavoitteita on uusien yritysten määrä 15 kpl, yrityskäyntien määrä 35 kpl, hankehakemukset 5 kpl ja uusien työpaikkojen määrä 20 kpl. Tarkastuslautakunnan saaman tiedon mukaan Karviaan on tullut vuoden 2018 aikana 8 uutta yritystä ja näihin on työllistynyt 13 työntekijää. Yrityskäyntejä on tehty 40 kpl ja hankehakemuksia on tehty 4 kpl. Tarkastuslautakunta piti tauon klo 11.30 12.12
7 5 TOIMIELINTEN PÄÄTÖSTEN SEURANTA Arviointityönsä suorittamiseksi tarkastuslautakunta seuraa toimielinten ja viranhaltijoiden toimintaa. Tarkastuslautakunta on sopinut seuraavasta työnjaosta eri hallinnonalojen toiminnan seuraamisessa. Toimielin Kunnanhallitus Elinvoimalautakunta Kasvatus- ja opetuslautakunta Tekninen lautakunta Vapaa-ajanlautakunta Tarkastuslautakunnan jäsen Kaikki Hanna-Kaisa Luomanen Merja Holkko Aarre Välimäki Ilmo Törmä Tarkastuslautakunta on kokouksessaan 25.8.2017 päättänyt että jäsenille toimitetaan säännönmukaisesti kaikkien toimielinten pöytäkirjat. Seurannan perusteella käydään keskustelu siitä, ovatko toimielinten tekemät päätökset kunnanvaltuuston asettamien tavoitteiden mukaisia ja että onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Tarkastuslautakunta kävi keskustelun toimielinten tekemistä päätöksistä. Tarkastuslautakunta toteaa, että jäsenille toimitetaan säännönmukaisesti kunnanvaltuuston ja -hallituksen pöytäkirjat. Muiden toimielinten pöytäkirjat lähetetään vastuujaon mukaisesti.
8 6 TILINTARKASTUSTYÖN TOTEUTUMISRAPORTTI 23.11.2018 ASTI TEHDYSTÄ VUODEN 2018 TARKASTUSTYÖSTÄ Tilintarkastaja antaa tarkastuslautakunnalle kirjallisia ja suullisia raportteja tarpeen mukaan. Seurannan kannalta on tarpeellista, että jokaisessa kokouksessa käsitellään omana kohtana tilintarkastajan kokouspäivään mennessä tekemät havainnot. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen havainnot ja saattaa ne tarvittaessa tiedoksi kunnanhallitukselle. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen tilintarkastustyön toteutumaraportin 23.11.2018 asti tehdystä vuoden 2018 tarkastustyöstä. Tarkastuslautakunta merkitsee tiedokseen tilintarkastustyön toteutumaraportin 23.11.2018 asti tehdystä vuoden 2018 tarkastustyöstä.
9 7 SIDONNAISUUKSIEN ILMOITTAMINEN Kuntalain 84 :n mukaan kunnan luottamushenkilön ja viranhaltijan on tehtävä sidonnaisuusilmoitus johtotehtävistään sekä luottamustoimistaan elinkeinotoimintaa harjoittavissa yrityksissä ja muissa yhteisöissä, merkittävästä varallisuudestaan sekä muista sidonnaisuuksista, joilla voi olla merkitystä luottamus- ja virkatehtävien hoitamisessa. Velvollisuus ilmoittaa sidonnaisuuksista koskee kunnanhallituksen ja maankäyttö- ja rakennuslaissa (132/1999) tarkoitettuja tehtäviä hoitavan toimielimen jäseniä, valtuuston ja lautakunnan puheenjohtajaa ja varapuheenjohtajia, kunnanjohtajaa, pormestaria ja apulaispormestaria sekä kunnanhallituksen ja lautakunnan esittelijää. Ilmoitus on tehtävä kahden kuukauden kuluessa siitä, kun henkilö on valittu tehtäväänsä. Sidonnaisuusilmoitus tehdään tarkastuslautakunnalle, joka valvoo ilmoitusvelvollisuuden noudattamista ja saattaa ilmoitukset valtuuston tiedoksi. Kunnan on pidettävä sidonnaisuuksista rekisteriä yleisessä tietoverkossa, jollei salassapitoa koskevista säännöksistä muuta johdu. Tarkastuslautakunta - käsittelee saadut sidonnaisuusilmoitukset - käsittelee saadut sidonnaisuusilmoitusten täydennykset - päättää julkaista käsitellyt sidonnaisuusilmoitukset ja ilmoitusten täydennykset kunnan kotisivuilla - pyytää tarvittaessa ilmoittamisvelvollisia jättämään ilmoitus tai täydentämään ilmoitusta Tarkastuslautakunnalle oli toimitettu viisi uutta sidonnaisuusilmoitusta. Tarkastuslautakunta käsitteli saapuneet ilmoitukset ja päätti julkaista ne kunnan kotisivuilla. Tarkastuslautakunta pyytää teknisen lautakunnan jäsentä Maija Ilmaria jättämään sidonnaisuusilmoituksen 10.12.2018 mennessä.
10 8 ARVIOINNIN JA TARKASTUKSEN TALOUSARVIO VUODELLE 2019 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on KL 121 :n mukaan mm. valmistella kunnanhallitukselle esitys arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi. Esitys arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi laaditaan kokouksessa. Tarkastuslautakunta tekee esityksen arvioinnin ja tarkastuksen talousarvioksi vuodelle 2019. Tarkastuslautakunta käsitteli arvioinnin ja tarkastuksen talousarvion vuodelle 2019. Tarkastuslautakunta esittää, että vuoden 2019 määrärahat ovat muutoin vuoden 2018 tasolla mutta huomioidaan kokouspalkkioissa tapahtuvat muutokset.
11 9 MUUT ASIAT Tarkastuslautakunta ottaa käsiteltäväksi lautakunnan jäsenten ja tilintarkastajan mahdollisesti esille ottamat asiat. Tarkastuslautakunta keskustelee tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelusta. Tarkastuslautakunta päätti käsitellä tilintarkastusyhteisön valinnan omana päätöksenään (10 ). Tarkastuslautakunnan seuraava kokous pidetään 18.1.2019 klo 9.00 alkaen.
12 Tilintarkastaja poistui kokouksesta klo 13.50-14.00 päätöksen 10 ajaksi. Kunnanjohtaja saapui kokoukseen klo 13.50 päätöksen 10 ajaksi ja toimi pöytäkirjanpitäjänä. 10 TILINTARKASTUSYHTEISÖN VALINNAN VALMISTLEU Hallinnon ja talouden tarkastusta koskevien asioiden valmistelu kuuluu tarkastuslautakunnalle (KuntaL93 ja 121 ). Tarkastuslautakunnan edellä mainittuihin valmistelutehtäviin kuuluu mm. tilintarkastusyhteisön valintaa koskevan päätösehdotuksen valmistelu. Kuntalain (410/2015) 122 :n mukaan tilintarkastusyhteisö voidaan valita kerrallaan enintään kuuden tilikauden (= kalenterivuosi) tarkastamista varten. Tilintarkastajan tehtävä jatkuu siihen saakka, kun tilintarkastuskertomus toimikauden viimeiseltä tilikaudelta on käsitelty. BDO Audiator Oy:n kanssa tehty tilintarkastussopimus päättyy vuoden 2018 tarkastukseen. Sopimus on sisältänyt myös tarkastuslautakunnan sihteeripalvelun. Tarkastuslautakunta keskustelee tilintarkastusyhteisön valinnan valmistelusta. Tarkastuslautakunta esittää kunnanvaltuustolle, että nykyistä BDO Audiator Oy:n kanssa vuosille 2017-2018 tehtyä tilintarkastussopimusta jatketaan vuosille 2019-2020. Sopimus sisältää myös tarkastuslautakunnan sihteeripalvelun. Tilintarkastaja saapui kokoukseen päätöksen 10 jälkeen klo 14.00
13 11 OIKAISUVAATIMUS JA VALITUSOSOITUS Pöytäkirjaan liitettävässä oikaisuvaatimusohjeessa annetaan tarpeelliset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemiseksi. Pöytäkirjaan liitettävässä valitusosoituksessa on mainittava valitusviranomainen, valitusaika ja mitä valituskirjaan on liitettävä. Päätökseen, josta ei saa tehdä oikaisuvaatimusta eikä valitusta, on liitettävä tästä ilmoitus ja samalla mainittava, mihin lain tai asetuksen kohtaan kielto perustuu. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan. Ohjeet oikaisuvaatimuksesta, valitusosoitus sekä muutoksenhakukielto liitetään pöytäkirjaan.