KOKOUSPÖYTÄKIRJA NRO 1/11 Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunta KOKOUSAIKA Keskiviikko 19.1.2011 KELLO 18.00-19.40 KOKOUSPAIKKA SAAPUVILLA OLLEET JÄSENET Väliaikaiset nuorisotilat, Poikkitie 2, Tuusniemi Juha Pitkänen, puheenjohtaja Olli-Matti Tirkkonen, varapuheenjohtaja Hannu Reinikainen, jäsen Tiina Räsänen, jäsen Anita Paleologos, jäsen Maire Koistinen, jäsen Minna Koistinen, varajäsen MUUT SAAPUVILLA OLLEET LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Ritva Puurunen, kunnanhallituksen edustaja Atro Tenhunen, nuorisovaltuuston edustaja Sirkku Kumpulainen, vapaa-aikatoimensihteeri, pöytäkirjanpitäjä Kokous todettiin lailliseksi ja päätösvaltaiseksi. ASIAT 1-11 PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS (TARKASTUSPAIKKA JA -AIKA SEKÄ TARKASTAJIEN VALINTA TAIKKA MERKINTÄ EDELLISEN KOKOUKSEN PÖYTÄKIRJAN TARKASTAMISESTA) Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Maire Koistinen ja Olli-Matti Tirkkonen. PÖYTÄKIRJAN ALLEKIR- JOITUS JA VARMENNUS Puheenjohtaja Pöytäkirjanpitäjä PÖYTÄKIRJAN TARKASTUS PÖYTÄKIRJA ON TARKASTETTU JA TODETTU KOKOUKSEN KULUN MUKAISEKSI. PÖYTÄKIRJAN KÄ- SITTELYLEHDET ON SAMALLA VARMENNETTU NIMIKIRJAIMIL- LAMME Juha Pitkänen Tarkastusaika Tuusniemellä 20.1.2011 Maire Koistinen Sirkku Kumpulainen Olli-Matti Tirkkonen PÖYTÄKIRJA ON PIDETTY YLEISESTI NÄHTÄVÄNÄ Tuusniemi 26.1.2011 Vapaa-aikatoimensihteeri Sirkku Kumpulainen
2 PÖYTÄKIRJAN LAATIMINEN JA TARKASTAMINEN K-v. ltk. 1 Hallintosäännön 46 :n mukaan pöytäkirjan kirjoittaa puheenjohtajan johdolla pöytäkirjanpitäjä. Pöytäkirja tarkastetaan hallintokunnan päättämällä tavalla. Kokouksissa on kiertävä pöytäkirjantarkastusvuoro. Pöytäkirja tulee tarkastaa ennen pöytäkirjan nähtävänä pitoa. Lautakunta hyväksyi yksimielisesti esityksen.
3 TAVARA- JA TARVEAINEHANKINTOJEN VASTAANOTTAJIEN NIMEÄMINEN K-v. ltk. 2 Sisäisen valvonnan yleisohjeen mukaan hallintokunnat päättävät vuosittain tai toimikaudeksi tehtävällä päätöksellä tulosalueen tavara- ja tarvehankintojen vastaanottajan tai vastaanottajat. Vastaanottajan on tarkistettava, että tositteen tarkoittama tavara, työsuoritus tai muu palvelus on saatu. Vastaanottajan on varustettava tosite tai siihen liittyvä selvitys päivämäärällä ja nimikirjoituksellaan. Tositteeseen on tehtävä tarvittavat merkinnät ja toimitettava se viivytyksettä eteenpäin asiatarkastajalle. Käytännössä vapaa-aikatoimen alaisuuteen kuuluvan tavaran, tarveainehankintojen ja työsuoritusten vastaanottaja on ollut teknisen lautakunnan alainen työntekijä, työsuhteessa oleva nuorisotyöntekijä tai vapaa-aikatoimensihteeri. Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan tavara-, työsuoritusten- ja tarveainehankintojen vastaanottajina toimivat teknisen toimiston alaiset työntekijät tai muut työsuhteessa olevat työntekijät annettujen tilausohjeiden mukaisesti ja / tai vapaa-aikatoimensihteeri. Vapaa-aikatoimensihteeri antaa tarvittaessa hankinnoista hankintaluvat ja -ohjeet. Tämä päätös on voimassa koko lautakunnan toimikauden ajan. Lautakunta hyväksyi yksimielisesti esityksen.
4 LASKUJEN JA MUIDEN MENOTOSITTEIDEN HYVÄKSYJÄT K-v. ltk. 3 Kunnan toiminnot on järjestettävä ja johtamistehtävät hoidettava niin, että organisaation kaikilla tasoilla ja kaikissa toiminnoissa on riittävä sisäinen valvonta. Johtamansa toiminnan sisäisestä valvonnasta vastaa kukin toimielin ja vastuuhenkilö. Sisäisen valvonnan yleisohjeen mukaan on lautakunnan tai muun kunnan viranomaisen vuosittain määrättävä laskujen hyväksyjät, jollei hyväksyjää ole määrätty johtosäännössä. Henkilöstön matka- ja kulukorvaukset hyväksyy osastojen johtajat, jonka jälkeen hyväksytyt laskut toimitetaan palkanlaskentaan. Taloushallinnossa otetaan käyttöön 1.5.2011 ostolaskujen sähköinen kierrätys. Laskujen reitityksen määrittelyä varten jokaisen hallintokunnan tulee nimetä kaksi asiatarkastajaa ja kaksi hyväksyjää eli varsinaiset ja varahenkilöt. Laskujen asiatarkastajana toimii nuoriso- ja vapaa-ajan ohjaaja ja hänen varallaan koulutoimen toimistosihteeri. Laskujen hyväksyjänä ja tiliöijänä toimii vapaa-aikatoimensihteeri ja hänen varallaan sivistystoimenjohtaja. Hyväksyjän on tarkistettava, että tosite on muodollisesti ja asiallisesti pätevä, ja tavara, työsuoritus tai muu palvelus on merkitty vastaanotetuksi. Tositteessa on oltava oikea tiliöintimerkintä ja että maksun suorittamiseen on käytettävissä määrärahaa. Lautakunta hyväksyi yksimielisesti esityksen. Minna Koistinen ilmoitti esteellisyytensä asian käsittelyyn ja poistui kokouksesta pykälän käsittelyn ajaksi.
5 TOIMINTA- JA HANKINTARAJAN MÄÄRÄÄMINEN K-v. ltk. 4 Hallintosäännön 7 :n viidennen kohdan mukaan lautakunta päättää talousarvion puitteissa vastuualueensa hankinnoista sekä irtaimen omaisuuden myynnistä ja käytettäväksi luovuttamisesta siltä osin kuin tehtävää ei ole luovutettu viranhaltijalle. Hallintosäännön 23 :n mukaan viranhaltija päättää omalta osaltaan tehtävien toteuttamisesta ja osamäärärahojen käytöstä. Hallintokunnan alaisia viranhaltijoita on yksi, joten lautakunnan tulee päättää toimivaltuuksista vapaa-aikatoimensihteerin osalta. Lautakunta päättää myöntää vapaa-aikatoimensihteerille toiminta- ja hankintavaltuudet 1700 euroa / toimenpide. Lautakunta hyväksyi yksimielisesti esityksen.
6 KULTTUURISTIPENDIEHDOTUKSEN LAATIMINEN K-v. ltk. 5 Kunnanhallitus päättää vuosittain kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan esityksestä kulttuuristipendin myöntämisestä. Kulttuuristipendin myöntämiseen on vuosittain käytetty kulttuurirahaston korkotulot ja tarvittaessa muita talousarviomäärärahoja. Kulttuurirahaston korkotulo vuodelta 2010 on 240 euroa. Stipendi on jaettu perinteisesti Kalevan päivän juhlassa helmikuun lopussa. Aiempina vuosina kulttuuristipendin ovat saaneet mm. Jasmin Väisänen, Toivo Räsänen, Tuusniemen Nuorisoseura ry, Tuula Vartiainen, Anna- Liisa Happonen, Mario Broglin, Aino Miettinen, Anne Mustonen ja Eila Tirkkonen. Lautakunta tekee kunnanhallitukselle esityksen kulttuuristipendin saajasta. Lautakunta keskusteli asiasta ja päätti esittää kunnanhallitukselle, että Minna Rajamolle myönnetään 250 euron arvoinen kulttuuristipendi.
7 AVUSTUSTEN HAETTAVAKSI JULISTAMINEN K-v. ltk. 6 Kulttuuri- ja vapaa-ajan lautakunnan myöntämät järjestöjen avustukset ovat olleet haettavissa keväisin. Kunnan avustusohjesääntöä on uudistettu ja uusi ohjeistus on ollut käsittelyssä kunnanhallituksessa 10.1.2011. Uuden ohjeistuksen mukaan toiminta- ja liikuntapaikkojen kunnossapitoavustukset tulee hakea 31.3. mennessä ja toiminta-avustukset ennen toiminnan suorittamista ja viimeistään 31.10. Toiminta-avustus on tarkoitettu sääntömääräisen, laaja-alaisen toiminnan tukemiseen. Kohdeavustukset on tarkoitettu tietyn tilaisuuden tai tapahtuman kustannuksiin. Liikuntapaikan kunnossapitoavustus on tarkoitettu yleiseen käyttöön tarkoitetun liikuntapaikan perushuoltoon. Lautakunnan myöntämiin avustuksiin on varattu määrärahaa vuodelle 2011 seuraavasti: liikunta-avustuksiin 4.500, nuorisoavustuksiin 4.500 ja kulttuuriavustuksiin 4.700, yhteensä 13.700. Avustuksiin on aiempina vuosina varattu enemmän määrärahaa, mutta toteutuneet menot ovat olleet tämänvuotisen määrärahan suuruisia. Liikuntapaikkojen kunnossapito-avustuksiin on varattu 6.000 euroa kunnossapitokaudelle 2011-2012. Liikuntapaikkojen kunnossapitokausi on toukokuun alusta huhtikuun loppuun. Ilmoitus avustusten hausta laitetaan Koillis-Savo lehteen, kunnan internetsivuille sekä ilmoitustaululle. Hakemuskaavakkeita saa kunnanviraston neuvonnasta, vapaa-aikatoimistosta ja sähköisessä muodossa kunnan kotisivuilta. Hakemukset sekä uusi avustusohjeistus lähetetään myös kirjeellä kaikille viime vuonna avustusta hakeneille tahoille. Lautakunta päättää vuosi-, kohde- ja liikuntapaikkojen kunnossapitoavustusten haettavaksi julistamisesta. Lautakunta päätti avustusten haettavaksi julistamisesta yllä olevan selostuksen mukaisesti.
8 TAPAHTUMIA VUODELLE 2011 K-v.ltk. 7 Vuodelle 2011 on suunniteltu tapahtumia seuraavasti: uimahallikuljetukset Outokummun uimahalliin järjestetään yhteensä seitsemän kertaa kevään aikana. Päivätansseja järjestetään neljä kertaa keväällä. Lapsille ja nuorille on tarkoituksena pitää discoja neljä kertaa kevään aikana. Lisäksi järjestetään ainakin elokuvaesityksiä, vapputapahtuma sekä Ice Skating tour tapahtuma. Laskiaissunnuntaina järjestetään perheille suunnattu talvitapahtuma ranta-alueella yhteistyössä eri järjestöjen kanssa. Kaavin ja Juankosken nuorisotoimien kanssa yhteistyössä järjestetään nuorille tarkoitettu päiväretki Tahkolle. Toukokuussa pidetään UKKkävelytesti, sekä seniorikisat urheilukentällä. Kesän ohjelmassa on perinteisesti kesäkauden avajaiset ja päättäjäiset, uimakoulu ja lasten leirit. Tapahtumia suunnitellaan kevään aikana lisää. Tarjonnassa pyritään huomioimaan eri-ikäiset kuntalaiset. Lautakunta saattaa tapahtumat tietoonsa. Lautakunta saattoi tapahtumat tietoonsa.
9 SALIBANDYKAUKALON LAITOJEN HANKINTA K-v. ltk. 8 Valtuutettu Venla Tuomainen teki valtuustoaloitteen kevyiden ja kestävien salibandykaukalon laitojen hankkimisesta koululle. Joulun jälkeen tehdyn talousarvion toteutumisajon perusteella vapaaaikatoimensihteerillä oli käsitys lautakunnan määrärahojen riittävyydestä loppuvuodelle. Vapaa-aikatoimensihteeri keskusteli salibandykaukalon laitojen hankkimisesta sivistystoimenjohtajan ja lautakunnan puheenjohtajan kanssa, ja asiasta kysyttiin mielipidettä myös koulujen liikunnanopettajilta. Tarjoukset pyydettiin Arena X- ja Nexxt merkkisistä salibandykaukaloista. Kaukalon hinta - laatu- suhteen huomioiden vapaa-aikatoimensihteeri tilasi Nexxt- salibandykaukalon ja kahdet kuljetuskärryt kaukalon elementeille joulukuun lopussa. Hankinnan hinta rahteineen oli 4240 euroa (ei sisällä alv:a). Lautakunta hyväksyy vapaa-aikatoimensihteerin tekemän päätöksen salibandykaukalon hankinnasta. Lautakunta hyväksyi yksimielisesti esityksen.
10 KUNTOSALILAITTEEN HANKINTA K-v. ltk. 9 Viime vuosina kuntosalille on ostettu yksi uusi laite vuodessa. Viime vuonna kuntosalille hankittiin uutena laitteena reiden lähentäjä-loitontaja laite. Tämän vuoden investointimäärärahoja on varattu kuntosalin laitehankintoihin, lisäksi tarvittaessa voidaan käyttää lautakunnan liikuntapaikkojen kunnossapitoon tarkoitettuja kalustomäärärahoja. Kuntosali on tiloiltaan jo ahdas, joten uusia laitteita ei enää mahdu ilman että jokin laite poistetaan. Viime vuonna laitteista ennen hankintaa keskustelua kävivät terveyskeskuksen edustaja fysioterapeutti Pirjo Smolander, koulun edustaja Senja Puodinketo, lautakunnan puheenjohtaja ja vapaa-aikatoimensihteeri. Lautakunta antaa puheenjohtajalle ja vapaa-aikatoimensihteerille valtuudet käydä keskusteluja tarvittavasta laitteesta ja suorittaa hankinta tarjousten perusteella. Lautakunta antoi puheenjohtajalle ja vapaa-aikatoimensihteerille valtuudet hankkia tarjousten perusteella kuntosalille kuntopyörä ja stepperi, ja myydä tarjousten perusteella entinen kuntopyörä ja stepperi.
11 KOILLIS-SAVON KALEVALAISTEN AVUSTUSHAKEMUS K-v. ltk. 10 Koillis-Savon Kalevalaiset hakevat vapaamuotoisella hakemuksella avustusta Nuutinpäivän tapahtumaansa, jota vietetään 13.1. Ohjelmassa on maksullinen ruokailu, tietoa entisajan Nuutinpäivän vietosta ja musiikkiesityksiä. Kustannuksia aiheutuu tapahtuman lehti-ilmoituksesta, ruokailusta ja esiintyjien matkakustannuksista. Koillis-Savon Kalevalaisten tekemän vapaamuotoisen avustushakemuksen käsittely siirretään lautakunnan seuraavaan kokoukseen. Sitä ennen järjestöltä pyydetään uuden ohjeistuksen ja avustushakemuksen mukaiset lisätiedot. Lautakunta hyväksyi yksimielisesti esityksen.
12 MUUT ASIAT K-v. ltk. 11 1. Nuoriso- ja vapaa-ajan ohjaajan oppisopimuskoulutus on käynnistetty. 2. Uimalan kunnostustyöt on aloitettu. 3. Kaukalon pukutilojen ilkivalta. 4. Muut kokouksessa esille tulevat asiat. Lautakunta saattaa asiat tietoonsa. 1. Lautakunta saattoi asian tietoonsa. 2. Lautakunta saattoi asian tietoonsa. Lisäksi lautakunta päätti, että kesälle 2011 palkataan uimalle ulkoilualueenhoitaja arkipäiviksi. Vapaa-aikatoimensihteeri ja puheenjohtaja hoitavat asian järjestelyyn liittyvät työt. 3. Lautakunta saattoi asian tietoonsa. Lisäksi lautakunta päätti kiirehtiä kameravalvonnan saamista pukutiloihin ja pitää kaukalon pukutilojen ovet avoinna kello 21:n. 4.1. Lautakunta päätti että seuraava lautakunnan kokous, jossa käsitellään jaettavat avustukset, aloitetaan poikkeuksellisesti kello 17. 4.2. Lautakunta päätti hankkia oman latuhöylän Tuusjärven koululle. Vapaa-aikatoimensihteeri hoitaa hankinnan.