HELSINGIN HIIPPAKUNNAN Muistio 1 (6) TUOMIOKAPITULI Heikki Hämäläinen 17.12.2008 Ritva Saario Hannu Ronimus Janne Silvast Rekrytointiapu Sisällysluettelo 1 Johdanto...2 2 Rekrytointiprosessin alku...2 2.1 Valintaperusteiden määrittely...2 2.2 Haettavaksi julistaminen...3 3 Valintapäätöksen valmistelu...4 3.1 Hakemusten käsittely...4 3.2 Haastattelut...4 3.3 Päätösehdotus...5 4 Valintapäätöksen tekeminen...5 4.1 Tiedoksianto ja muutoksenhaku...5 4.2 Työhön perehdyttäminen ja opastaminen...5 5 Seurakuntien papin- ja kanttorin virat...6
Muistio 2 (6) 1 Johdanto Seurakuntien henkilöstön laajamittainen eläkkeelle siirtyminen on alkanut ja kestää vuoden 2015 tienoille saakka. Samalla opiskelijoitten suuntautuminen kirkon palvelukseen on osittain heikentynyt. Ensisijaisena haasteena on saada eri oppilaitoksista ja yliopistoista riittävästi ammattitaitoisia henkilöitä kirkon palvelukseen. Tämä koskee sekä hengellisen työn tehtäviä että muita seurakuntien tehtäviä. Kirkon rekrytointiprosessien tulee olla läpinäkyviä ja luotettavia. Hyvin hoidetut rekrytointiprosessit antavat kirkosta kuvan hyvänä työnantajana, jonka palvelukseen kannattaa hakeutua. Tämän rekrytointiohjeen tarkoituksena on antaa kokoavia käytännön ohjeita palvelussuhteen täyttämiseen. 2 Rekrytointiprosessin alku 2.1 Valintaperusteiden määrittely Uuden rekrytointiprosessin käynnistyessä päivitetään täytettävän tehtävän tehtäväkuvaus ja määritetään täytettävän tehtävän erityiset tarpeet. Viran johtosääntö päivitetään tarpeen tullen vastaamaan tehtäväkuvausta. Erityiset tarpeet on syytä laatia kirjallisesti ja hyväksyttää ne viran täyttävässä toimielimessä. Tehtävän erityisten tarpeiden määrittely antaa työnantajalle mahdollisuuden arvioida hakijoita muillakin kriteereillä kuin virka- tai työuran pituuden perusteella. Kirkossa on rekrytoinnissa perinteisesti arvostettu melko suoraviivaisesti virkavuosia ja koulutusta. Näiden merkitystä ei pidä vähätellä. Kuitenkin on mahdollista, että lyhyemmän työkokemuksen omaavalla henkilöllä voi olla sellaista työkokemusta tai sellaisia taitoja, jotka ovat eduksi juuri kysymyksessä olevan tehtävän hoitamisessa. Erityisten tarpeiden määrittelyä voidaan hyödyntää useassa rekrytointiprojektin vaiheessa. Niiden avulla voidaan rajata haastatteluun valittavat hakijat ja valmistella haastattelukysymykset. Lopulta itse valintapäätös perustellaan tehtävän erityisistä tarpeista käsin. Viran erityisten tarpeiden määrittäminen on hyödyllistä myös hakijan näkökulmasta. Tätä kautta hakijan on mahdollista paremmin ymmärtää, mitä tehtävää hän hakee. Tämä helpottaa työhakemuksen laatimista sekä mahdolliseen haastatteluun valmistautumista. Erityisten tarpeiden kuvailu voidaan jakaa toimintaympäristön ja osaamisen kuvaamiseen. Sopiva pituus erityisten tarpeiden kuvailulle on tehtäväkohtainen. Hyvään hallintotapaan kuuluu, että viran haettavaksi julistamisen jälkeen ei valintaperusteita muutella tai lisätä.
Muistio 3 (6) Toimintaympäristö Toimintaympäristön määrittämisessä voidaan kuvata seurakunnan ominaispiirteitä. Olennaisia tietoja ovat mm. seurakunnan koko, väestörakenne ja mahdolliset väestörakenteen tulevat muutokset. Yksittäisten tehtävien kohdalla olennaisia toimintaympäristöön liittyviä seikkoja voivat olla paikalliset muut toimijat, kuten esimerkiksi oppilaitokset, isot työpaikat ja kauppakeskukset. Työyhteisöön liittyviä toimintaympäristön haasteita ovat erilaiset rakenteelliset tekijät sekä organisaatioon ja työympäristön muutoksiin liittyvät tekijät. Osaaminen Osaamisen alueella olennaisia seikkoja ovat mm. tehtävään kuuluva ammatillinen osaaminen ja vuorovaikutustaidot, joihin sisältyy esimerkiksi työyhteisöosaaminen. Muita olennaisia osia voivat olla esimerkiksi mahdolliset esimiestehtävät ja niiden erityishaasteet. Myös työala saattaa edellyttää erityisosaamista. Esimerkiksi kappalaisen virantäytöissä voidaan ottaa huomioon mahdollinen kirkkoherran sijaisena toimiminen. Yhteistyö- ja verkostoitumistaitojen tarvetta saattaa korostaa aluevastuu, johon liittyvät paikalliset yhteistyökumppanit. 2.2 Haettavaksi julistaminen Seurakunta julistaa tehtävät haettavaksi lukuun ottamatta papin- ja kanttorin virkoja. Hakuilmoitus voidaan julkaista lehtien lisäksi myös internetissä seurakunnan kotisivuilla tai kirkon työpaikkatorilla. Ilmoituksessa tulee pääsääntöisesti mainita seuraavat asiat: mitä haetaan mille ajalle tehtävän toimenkuva kelpoisuusehdot, kuten edellytettävä koulutus ja kielitaito virka- ja työehtosopimuksen mukainen palkkaus hakemuksen viimeinen palautusajankohta kellonaikoineen ja palautusosoite mahdollinen koeaika rikosrekisteriotteen esittäminen, jos tehtävään liittyy työtä lasten tai nuorten parissa lisätietojen antaja lääkärintodistuksen edellyttäminen milloin tehtävä tulee ottaa vastaan. Kirkossa noudatetaan lakia sähköisestä asioinnista. Seurakunnan on näin ollen mahdollista ottaa hakemuksia vastaan myös sähköisessä muodossa. Jos hakemuksia otetaan vastaan sähköpostilla, tulee ne pyytää lähetettäväksi seurakunnan viralliseen osoitteeseen työntekijöiden omien osoitteiden sijasta.
Muistio 4 (6) Sähköisesti lähetetyn hakemuksen tulee olla perillä hakuajan päättymiseen mennessä. Asiakirja on vastaanotettu, kun se on saapunut viranomaisen sähköpostiin. Viestin lähetysajankohta ei osoita vastaanottoaikaa, koska lähetysajankohta on mahdollista väärentää. Epäselvissä tilanteissa on syytä konsultoida it-asiantuntijaa. Sähköisesti lähetettyä hakemusta ei tarvitse toimittaa erikseen allekirjoitettuna, jos ei ole syytä epäillä viestiä väärennetyksi. Mahdolliset liitteet voidaan pyytää tuomaan alkuperäisinä haastatteluun. Sähköpostin liitetiedostona ei voida toimittaa nimikirjaotetta tai virkatodistusta, jotka molemmat edellytetään alkuperäisinä. 3 Valintapäätöksen valmistelu 3.1 Hakemusten käsittely Hakuajan päätyttyä on suositeltavaa tarkastaa, että hakupaperit sisältävät tarpeelliset liitteet. Jos hakemus on puutteellinen, on hyvän hallinnon mukaista kehottaa hakijaa toimittamaan puutteelliset liitteet kirjallisesti. Täydennyspyyntö on hyvä tehdä kirjallisesti esimerkiksi sähköpostilla. Hakijoita on syytä muistuttaa, että liitteiden toimittamatta jättäminen ei estä asian käsittelyä. Hallintolain mukaisesti hakemuksia voi täydentää myös hakuajan päättymisen jälkeen. Tehtävään edellytettävä kelpoisuus tulee kuitenkin olla täytettynä ennen hakuajan päättymistä. Tästä poiketen kielitaito voidaan osoittaa hakuajan päättymisen jälkeen suoritetulla kielikokeella. 3.2 Haastattelut Osana palvelussuhteen täyttöprosessia voidaan käyttää haastatteluja. Kaikkia hakijoita ei tarvitse kutsua haastatteluun, mutta valittaessa haastatteluun kutsuttavia tulee hakijoita kohdella tasapuolisesti ja valinta suorittaa yhteneväisten kriteerien perusteella. Haastattelussa esitettävien kysymysten on liityttävä tehtävän täytön kannalta olennaisiin asioihin. Tarpeellisia ovat tiedot, jotka osoittavat hakijan pätevyyttä ja sopivuutta kyseiseen tehtävään. Esimerkiksi hakijan perhetilanne ei ole olennainen useimpia tehtäviä täytettäessä. Työnhakijalla on oikeus antaa puutteellinen tai epätäydellinen vastaus kysymykseen, joka ei liity välittömästi palvelussuhteeseen. Tällaisen vastauksen antaminen ei saisi johtaa työnhakijan kannalta kielteisiin seuraamuksiin. Erityisesti on syytä huomata, että työnantaja ei saa olla yhteydessä työnhakijan edeltäviin työpaikkoihin ilman hakijalta saatua suostumusta. Haastattelukysymykset on hyvä päättää etukäteen. Haastattelurunkoa laadittaessa otetaan huomioon etukäteen määritellyt tehtävän erityiset tarpeet. Yhteisten kysymysten lisäksi voidaan laatia hakijakohtaisia kysymyksiä. Haastattelujen lisäksi on mahdollista käyttää soveltuvuuskokeita.
Muistio 5 (6) 3.3 Päätösehdotus Henkilövalintaa tehtäessä on nimitysharkinnan oltava tasapuolinen ja siitä on käytävä ilmi päätöksenteon kannalta keskeiset asiat. Päätösehdotuksessa tulee olla ansiovertailu. Ansiovertailussa huomioidaan hakijoiden koulutus, aikaisempi työkokemus ja muut tiedot ja ominaisuudet, joista on hyötyä tehtävää hoidettaessa. Keskeinen merkitys on tehtävän erityisillä tarpeilla. Nimitysharkinta perustuu aina kokonaisharkintaan. Haastattelu täydentää asiakirjoista saatavaa näyttöä. Esimerkiksi virkavuosien määrä ei yksinään ole ratkaiseva tekijä arvioitaessa työkokemusta. Päätösehdotus pitäisi pyrkiä kirjoittamaan niin, että siinä ei esitellä turhaan salassa pidettäviä tietoja. Hakemusasiakirjoissa niitä sen sijaan saattaa hyvinkin olla. Luottamushenkilöillä on kuitenkin oikeus tutustua kaikkeen aineistoon, jota hän toimessaan pitää tarpeellisena. 4 Valintapäätöksen tekeminen Henkilövalintapäätös tulee aina toimittaa vaalina. Luottamushenkilöillä on vaalissa oikeus antaa ääni kenelle tahansa tehtävää hakeneista. Valintaa ei siis tule toimittaa esimerkiksi parlamentaarisella äänestystavalla, jossa ehdokkaita asetetaan kaksi kerrallaan vastakkain tai siten, että puheenjohtajan esitys voidaan vain joko hyväksyä tai hylätä. 4.1 Tiedoksianto ja muutoksenhaku Valintapäätös lähetetään asianosaisille pöytäkirjanotteena. Päätöksen liitteenä tulee olla muutoksenhakuohjeet. Päätös tulee antaa tiedoksi kaikille tehtävää hakeneille, myös tehtävään valitulle. Päätös tulee lainvoimaiseksi, kun valitusaika on päättynyt, ellei päätökseen ole haettu muutosta. 4.2 Työhön perehdyttäminen ja opastaminen Onnistuneen rekrytointiprosessin päättää uuden työntekijän työhön perehdyttäminen ja tehtävään opastaminen. Tällä tarkoitetaan tietyn ajan kestävää, suunnitelmallisesti toteutettua ja ohjattua prosessia, jossa uusi työntekijä tutustuu työhönsä, työympäristöönsä ja työyhteisöönsä, pääsee perille siinä vallitsevista työskentelytavoista ja kulttuurista, luo perustaa oman ammatti-identiteettinsä ja ammattitaitonsa kehittämiselle sekä harjaantuu pohtimaan työstä nousevia kysymyksiä. Hyvin toteutettu työhön perehdyttäminen mahdollistaa työntekijän joustavan integroitumisen työyhteisöön sekä työpanoksen oikean kohdentamisen alusta pitäen.
Muistio 6 (6) 5 Seurakuntien papin- ja kanttorin virat Kirkkoherran, kappalaisen ja kanttorin virkojen täyttö jakaantuu seurakuntien ja tuomiokapitulin välille. Tuomiokapituli julistaa vakinaiset papinvirat ja kanttorin virat haettavaksi pyydettyään ennen sitä seurakunnalta lausunnon viran erityisistä tarpeista. Seurakunta voi julkaista tuomiokapitulin hakuilmoituksen lisäksi oman hakuilmoituksensa. Hakuajan päätyttyä tuomiokapituli tutkii hakijoiden kelpoisuuden ja antaa kappalaisen ja kanttorin viran hakijoista lausunnon tai tekee kirkkoherranvaalin vaaliehdotuksen. Kanttorin ja kappalaisen virasta tehtyjen kelpoisuuspäätösten tultua lainvoimaiseksi voi seurakunta haastatella hakijat. Haastattelujen lisäksi on mahdollista käyttää apuna soveltuvuuskokeita. Kappalaisen tai kanttorin valinta on aina suoritettava henkilövaalina. Kappalaisen ja kanttorin vaalissa ei toisin kuin muissa henkilövalinnoissa voi valita henkilöitä varasijoille. Jos vaali päättyy tasaäänitulokseen, ratkaisee tuomiokapituli vaalin laatimansa lausunnon perusteella. Tuomiokapituli antaa virkaan valitulle valtakirjan. Seurakuntapastorin viran täyttää tuomiokapituli seurakunnan lausunnon perusteella. Seurakunta voi halutessaan etsiä virkaan henkilöä ilmoituksen avulla. Ilmoitusta ei suositella, mikäli se olisi vain muodollisuus. Sähköinen työpaikkatori mahdollistaa ilmoituksen jättämisen myös nopeasti ja kohtuullisen lyhyeksi ajaksi. Seurakuntapastorin virkaa koskevassa hakuilmoituksessa tulee mainita, että virkamääräyksen antaa tuomiokapituli.