ARKISTOLAITOS 2007. Arkivverket 2007

ARKISTOLAITOS 2007 Arkivverket 2007

Toimittajat Redaktörer Editors Marie Mäkinen Kauko Rumpunen Toimituskunta Redaktionsråd Editional board Christina Forssell Elisa Orrman Jarno Linnolahti Rauno Selin Juhani Tikkanen Jorma Vappula Käännökset Översättningar Translation AAC Noodi Oy Karin Gref Ulkoasu Layout Mainostoimisto NHL Notkea Hinku Laboratorio Oy Painaja ja painopaikka Tryckeri och tryckort Printed by Vammalan kirjapaino Oy, Vammala 2008

Arkistolaitos Kansallisarkiston ja maakunta-arkistojen vuosikertomus 2007 Arkivverket 2007 Årsberättelse för Riksarkivet och landsarkiven National Archives Service 2007 Annual Report of the National Archives and the Provincial Archives of Finland

Sisällysluettelo Innehåll Contents 6 Arkistolaitos lyhyesti Arkivverket i korthet National Archives Services in short 8 Pääjohtajan katsaus Generaldirektören har ordet Director General s Report 13 Asiakirjahallinnon ohjaamiselle kysyntää Efterfrågan på styrning inom dokumentförvaltningen 17 Yhteistyötä sähköisten aineistojen säilyttämiseksi Samarbete för att bevara elektroniskt material 19 Keskeistä on asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys Central verksamhet: att säkerställa att handlingarna bevaras och är tillgängliga 22 Tietopalveluja kehitettiin - Vakka-arkistotietokanta täydentyi Informationstjänsterna utvecklades arkivdatabasen Vakka kompletterades 4

28 Yksityisarkistoille saatiin strategia Privatarkiven fick en strategi 30 Toimitilat täyttyvät Arkivlokalerna fylls 32 Henkilöstö on tyytyväistä En belåten personal 35 Heraldinen lautakunta Heraldiska nämnden 36 Suomi, sotavangit ja ihmisluovutukset 1939 1955 -tutkimushanke Forskningsprojektet Finland, krigsfångar och utlämningar 1939 1955 OMA VMA JyMA MMA JoMA 37 Arkistolaitoksen piirijako Arkivverkets distrikter Districts of the National Archive Service HMA TMA KA 38 Yhteystiedot Kontaktuppgifter Contact Saadut asiakirja- ja mikrofilmilainat Inlån av handlingar och mikrofilmer Loans to the National Archives Service Annetut asiakirja- ja mikrofilmilainat Utlån av handlingar och mikrofilmer Loans from the National Archives Service 40 Asiakirjat Mikrofilmit Yhteensä Asiakirjat Mikrofilmit Yhteensä Handlingar Mikrofilmer Totalt Handlingar Mikrofilmer Totalt Documents Microfilms Total Documents Microfilms Total Tilastot Statistik Statistics 2006 2007 ± % 2006 2007 ± % 2006 2007 ± % 2006 2007 ± % 2006 2007 ± % 2006 2007 ± % KA 375 411 10 5 0-100 380 411 8 412 336-18 2 567 2 088-19 2 979 2 424-19 TMA 177 157-11 394 383-3 571 540-5 124 99-20 332 220-34 456 319-43 HMA 38 3-92 148 261 76 186 264 42 145 14-90 313 245-22 458 259-77 MMA 71 54-24 34 24-29 105 78-26 213 188-12 84 969 76 050-10 85 182 76 238-12 JoMA 923 1 290 40 102 99-3 1 025 1 389 36 43 81 88 154 99-36 197 180-9 VMA 47 35-26 72 26-64 119 61-49 15 35 133 183 109-40 198 144-38 5 JyMA 470 120-74 206 224 9 676 344-49 184 96-48 135 124-8 319 220-45 OMA 201 274 36 148 1 962 1 226 349 2 236 541 290 520 79 293 622 112 583 1 142 49

Arkistolaitos lyhyesti Arkivverket i korthet Arkistolaitos on opetusministeriön alainen valtion laitos, jonka tehtävänä on varmistaa kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asiakirjojen säilyminen ja parantaa niiden käytettävyyttä. Tehtäviin kuuluu myös oman alan tutkimus- ja kehittämistoiminta. Arkistolaitos muodostuu Kansallisarkistosta ja seitsemästä maakunta-arkistosta. Kansallisarkisto on lisäksi maan heraldinen virasto. Arkistolaitoksen visiona on olla julkisen sektorin asiakirjahallinnon, asiakirjojen pitkäaikaisen ja pysyvän säilyttämisen ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön merkittävin asiantuntijaorganisaatio Suomessa sekä kansallisesti tärkeä tietopalvelulaitos, jonka osaaminen on myös kansainvälisesti arvostettua. Arkistolaitoksen arvot ovat avoimuus ja luottamuksellisuus, tasapuolisuus sekä riippumattomuus. Arkistolaitoksen strategiset tavoitteet ovat: Kansalliseen kulttuuriperintöön kuuluvien asia kirjojen säilyvyys ja käytettävyys on turvattu. Asiakirjahallinnon ohjeistus on selkeää, asiantuntevaa ja ajantasaista. Verkon kautta tarjotut tietopalvelut ovat keskeinen osa asiakaspalvelutoimintaa. Sähköisten aineistojen vastaanottojärjestelmien kehittämiseen ja aineistojen pitkäaikaissäilytykseen on riittävä osaaminen ja riittävät voimavarat. Yksityisarkistojen hankintapolitiikka turvaa laajan, tasapuolisen ja riittävän aineiston saamisen yhteiskunnan eri toimijoilta ja eri aikakausilta. Arkistolaitoksen tilatarve on arvioitu ja rakentamisaikataulu suunniteltu pitkäjänteisesti vuoteen 2020 saakka. Henkilöstö on tehtäviinsä motivoitunutta ja arkistolaitoksen ammatillinen osaaminen kaikilla toiminta-alueilla on korkeatasoista. Arkivverket lyder under undervisningsministeriet och har till uppgift att säkerställa att handlingar som hör till det nationella kulturarvet bevaras och att se till att tillgängligheten till dessa handlingar förbättras. Till uppgifterna hör även forsknings- och utvecklingsverksamhet inom den egna branschen. Arkivverket består av Riksarkivet och sju landsarkiv. Riksarkivet är dessutom landets heraldiska ämbetsverk. Arkivverkets vision är att vara den mest betydande expertorganisation inom dokumentförvaltning, långtidsförvaring och varaktig förvaring av handlingar och bevarande av det dokumentära kulturarvet inom den offentliga sektorn i Finland. Därtill är arkivverket en viktig nationell institution för informationsservice, vars kompetens värdesätts även internationellt. Arkivverkets värderingar är öppenhet och förtroende samt jämlikhet och oberoende. Arkivverkets strategiska mål: De handlingar som hör till vårt nationella kulturarv är i tryggt förvar och tillgängliga. Dokumentförvaltningens regelverk är klara, sakkunnigt uppgjorda och uppdaterade. Informationsservice via Internet är en central del av forskar- och kundservicen. Kompetensen och resurserna räcker till för utvecklingen av system för mottagande och långtidsförvaring av elektroniskt material. Policyn vid förvärvet av enskilda arkiv tryggar ett brett, jämlikt och tillräckligt utbud av material från olika aktörer i samhället och från olika tidsperioder. Arkivverkets utrymmesbehov beräknas och en tidsplan för nybyggnation fram till år 2020 tas fram. Personalen är motiverad för sina uppgifter och yrkeskunskapen inom arkivverkets alla verksamhetsfält står på en hög nivå. 6

The National Archives Service in short The National Archives Service is subordinated to the Ministry of Education. Its task is to secure that the documents belonging to the national heritage are preserved and to promote research based on them. The National Archives also guides and studies the records and archives management. The National Archives Service is composed of the National Archives as a central board and of seven Provincial Archives. The vision of the National Archives Service is to be the most important expert organisation in Finland on records management in public sector, long-term and permanent preservation of documents and documentary cultural heritage, and a nationally significant information service institution, whose expertise is internationally esteemed. The core values of the National Archives Service are transparency and confidentiality, equality as well as independence. The strategic goals of the National Archives Service are: Ensure the preservation and usability of documents of national cultural heritage. Ensure that the guidance and supervision of records management is precise, expert and up-to-date. Electronic information services are a central part of customer service. The National Archives Service has sufficient expertise and resources to develop a system for receiving electronic material, as well as the long-term preservation of material. The acquisition policy of private archives ensures extensive, equal and sufficient reception of material from different sectors of society and from different eras. The National Archives Service s need for space has been assessed and the building schedule planned until 2020. The staff is motivated in their tasks and the professional expertise of the National Archives Service in all areas is of a high standard. Arkistolaitoksen organisaatio Arkivverkets organisation Organisation of the National Archives Service Hämeenlinnan maakunta-arkisto Tavastehus landsarkiv The Provincial Archives of Hämeenlinna Joensuun maakunta-arkisto Joensuu landsarkiv The Provincial Archives of Joensuu Jyväskylän maakunta-arkisto Jyväskylä landsarkiv The Provincial Archives of Jyväskylä Mikkelin maakunta-arkisto S:t Michels landsarkiv The Provincial Archives of Mikkeli Oulun maakunta-arkisto Uleåborgs landsarkiv The Provincial Archives of Oulu Turun maakunta-arkisto Åbo landsarkiv The Provincial Archives of Turku Vaasan maakunta-arkisto Vasa landsarkiv The Provincial Archives of Vaasa 7

PÄÄJOHTAJAN KATSAUS Generaldirektören har ordet Jussi Nuorteva Joulukuun 6. päivänä 2007 julkaistiin arkistolaitoksen miljoonas digitoitu asiakirja, Suomen 90 vuotta aikaisemmin allekirjoitettu itsenäisyysjulistus. Sähköisten tietopalveluiden kysyntä on viime vuosina lisääntynyt voimakkaasti Suomessa. Tarjonta ei kuitenkaan ole pystynyt tyydyttämään tätä kasvavaa kysyntää. Arkistolaitoksen asiakkaista erityisesti sukututkijat haluavat käyttää keskeisiä tietoaineistoja digitaalisesti kotitietokoneistaan. Tämä on hyvin kohtuullinen toivomus, asuuhan sukututkijoista vain osa paikkakunnilla, joilla he voivat helposti käyttää arkistojen tarjoamia palveluita. Monet harrastavat sukututkimusta vapaa-aikanaan. Silloin mahdollisuudet käyttää arkistojen tai kirjastojen palveluita ovat entistä rajoitetumpia. Sukututkimuksen keskeinen verkossa oleva lähdeaineisto on Suomen Sukututkimusseuran ylläpitämä seurakuntien historiakirjojen HisKitietokanta. Se on hyvin toimiva, mutta käyttäjät tarvitsevat kipeästi sen rinnalle digitoituja alkuperäisaineistoja. Näiden aineistojen tuottamisessa vastuu on ennen muuta arkistolaitoksella. Arkistolaitoksen digitointitoiminta on viime vuosina voimakkaasti lisääntynyt. Joulukuun 6. päivänä 2007 julkaistiin arkistolaitoksen miljoonas digitoitu asiakirja, Suomen 90 vuotta aikaisemmin allekirjoitettu itsenäisyysjulistus. Digitointiin käytettävissä olevat voimavarat ovat silti hyvin pienet verrattuna muihin Pohjoismaihin. Kärkimaa digitoinnissa on Ruotsi. Pelkästään sen arkistolaitos, Riksarkivet, digitoi noin 20 miljoonaa kuvausyksikköä vuodessa. Suomen arkistolaitoksen useiden vuosien aikana digitoima aineisto ei siis vastaa edes Ruotsin Riksarkivetin yhden kuukauden tuotosta. Under de senaste åren har efterfrågan på elektroniska tjänster ökat starkt i Finland. Utbudet har dock inte kunnat tillgodose denna ökande efterfrågan. Av arkivverkets kunder är det i synnerhet släktforskarna som på sina hemdatorer vill använda det centrala informationsmaterialet i digitalt format. Detta är ett ytterst rimligt önskemål, eftersom endast en del av släktforskarna bor på orter där de enkelt kan använda de tjänster som arkiven erbjuder. Många utövar släktforskning på fritiden och då har man allt mer begränsade möjligheter att använda arkivens eller bibliotekens tjänster. Det centrala källmaterialet för släktforskning på Internet är HisKidatabasen över församlingarnas historieböcker, som upprätthålls av Genealogiska Samfundet i Finland. Databasen fungerar väl, men användarna har ett stort behov av digitalt originalmaterial vid sidan av den. Ansvaret för produktionen av detta material vilar främst på arkivverket. Under de senaste åren har arkivverkets digitaliseringsverksamhet ökat starkt. Den 6 december 2007 offentliggjordes arkivverkets miljonte digitaliserade handling, dvs. Finlands självständighetsförklaring, som undertecknades 90 år tidigare. De resurser, som har avsatts för digitaliseringen, är dock väldigt små jämfört med de övriga nordiska länderna. Det ledande landet i digitaliseringen är Sverige. Enbart det svenska Riksarkivet digitaliserar cirka 20 miljoner bildenheter årligen. Det material som det finländska arkivverket har digitaliserat 8

Euroopan unioni on vuodesta 2006 lähtien pyrkinyt panostamaan voimakkaasti arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa olevien aineistojen digitointiin. Tavoitteena on saada kokoelmiin sisältyvä mittava tieto hyödyntämään paremmin kulttuurintuotantoa ja laajentamaan kulttuurista ymmärrystämme. Euroopan unioni näkee tämän keskeiseksi kilpailuvaltiksi eihän tietoyhteiskuntaa voi olla ilman tietoa. EU:n komission tukeman Europeanan eli Euroopan digitaalinen kirjasto -hankkeen tavoitteena on saattaa yhteinen eurooppalainen kulttuuriperintö mahdollisimman laajasti kaikkien käytettäväksi internetin välityksellä. Tämä tavoite velvoittaa unionin jäsenmaita panostamaan nykyistä enemmän kansallisten kulttuuriaineistojensa digitointiin. Euroopan unionin rahoituksella voidaan tukea vain hankkeita, jotka tuottavat eurooppalaista lisäarvoa. Opetusministeriö osoitti vuonna 2007 Museovirastolle noin kaksi miljoonaa euroa ja Kansalliskirjastolle 1,8 miljoonaa euroa digitoinnin tehostamiseen. Arkistoaineistojen digitointiin lisäpanostusta ei osoitettu. Arkistolaitoksessa vuoden 2007 alussa toteutettu organisaatiouudistus pyrkii vastaamaan ennen muuta sähköisten tietopalveluiden haasteisiin. Digitointi on yksi osa kokonaisuutta, toinen on sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytys ja kolmas perinteisten paperiaineistojen käytettävyyden lisääminen. Sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytyksen haasteet ovat suuret sekä Suomessa että kansainvälisesti. Ne edellyttävät suuria ja pitkäjänteisiä panostuksia ja kansallisen tiedonhallinta-arkkitehtuurin kehittämistä. Tähän työhön arkistolaitoksella on erinomaiset edellytykset. Kansallisarkisto ja maakunta-arkistot vastaavat jo nyt asiakirjahallinnon peruskoulutuksesta julkisella sektorilla. Ne valvovat viranomaisten arkistotointa ja suorittavat tarkastuksia sekä valtio- että kuntasektorin laitoksissa. Ennen muuta arkistolaitos tekee päätökset siitä, mitä aineistoja säilytetään pysyvästi viranomaisten ja tutkimuksen käyttöön. Paperimuotoisen aineiston hallinnassa arkistolaitoksen keskeinen väline on Vakkakokoelmatietokanta. Opetusministeriön ja arkistolaitoksen välisissä tulossopimuksissa Vakka-projekti toteutettiin kärkihankkeena vuosina 1997 2007. Sen ansiosta asiakkailla on verkon kautta mahdollisuus saada tietoja eri arkistonmuodostajien Kansallisarkistoon ja maakunta-arkistoihin luovuttamista arkistoista. Tarkoitus on kehittää Vakka-arkistotie- Jussi Nuorteva tokantaa siten, että se mahdollistaa myös aineistojen tilaamisen sähköisesti. Silloin se helpottaa merkittävällä tavalla etenkin etäämpää saapuvien asiakkaiden työskentelyä. Arkistolaitos on sitoutunut omalta osaltaan edistämään Europeanahanketta. Toteuttaminen edellyttää strategisia valintoja. Jotta digitointiin ja sähköisessä toimintaympäristössä tapahtuvaan tietopalveluun voidaan panostaa, tulee muista toiminnoista tinkiä. Pitkällä aikavälillä panostus koituu asiakkaiden hyödyksi. Sähköisten aineistojen käytössä on muutamassa vuodessa tapahtunut jo todellinen vallankumous. Sen ovat aiheuttaneet asiakkaiden käyttötottumusten muutokset, eivät viranomaisten toimenpiteet. under flera år motsvarar alltså inte ens det svenska Riksarkivets månadsproduktion. Sedan år 2006 har Europeiska unionen strävat efter att göra stora satsningar på digitaliseringen av det material som finns i arkiven, biblioteken och museerna. Målet är att få den omfattande information som ingår i samlingarna att på ett bättre sätt gagna den kulturella produktionen och att utöka vår kulturella förståelse. Europeiska unionen anser att detta är en central konkurrensfördel informationssamhället kan ju inte finnas utan information. Målet med projektet Europeana, dvs. det europeiska digitala biblioteket som stöds av Europeiska kommissionen, är att införa det gemensamma europeiska kulturarvet i så stor omfattning som möjligt på Internet så att alla kan använda det. Detta mål förpliktar medlemsländerna inom unionen att göra ännu större satsningar på digitaliseringen av det nationella kulturmaterialet. Endast sådana projekt som ger europeiskt mervärde kan stödjas med Europeiska unionens finansiering. År 2007 avsatte undervisningsministeriet cirka 2 miljoner euro till Museiverket och 1,8 miljoner euro till Nationalbiblioteket för effektivering av digitaliseringen. Satsningar på digitaliseringen av arkivmaterialet avsattes inte. I användningen av elektroniskt material har det under några år redan skett en verklig revolution. Syftet med omorganiseringen, som genomfördes i arkivverket i början av år 2007, är att först och främst svara på de utmaningar som de elektroniska informationstjänsterna står inför. En del av helheten är digitalisering, den andra delen är långvarig förvaring av det elektroniska materialet och den tredje är förbättringen av tillgången till material i traditionell pappersform. Utmaningarna för den långvariga förvaringen av det elektroniska materialet är stora både i Finland och internationellt sett. De förutsätter stora och långvariga insatser och utveckling av den nationella arkitekturen för informationshantering. För detta arbete har arkivverket utmärkta förutsättningar. Riksarkivet och landsarkiven ansvarar redan nu för grundutbildningen i dokumentförvaltning inom den offentliga sektorn. De övervakar myndigheternas arkivfunktion och gör inspektioner såväl hos statliga organisationer som hos organisationer inom den kommunala sektorn. Arkivverket fattar först och främst beslut om vilket material som förvaras varaktigt för myndigheternas bruk och för forskningsändamål. 9

Det centrala verktyget för hanteringen av materialet i pappersform är arkivdatabasen Vakka. I resultatavtalen mellan undervisningsministeriet och arkivverket genomfördes projektet Vakka som spetsprojekt åren 1997 2007. Tack vare projektet har kunderna möjlighet att via Internet få information om de arkiv som olika arkivbildare har överlämnat till Riksarkivet och landsarkiven. Avsikten är att utveckla arkivdatabasen Vakka på så sätt att det är möjligt att även beställa material på elektronisk väg. Detta underlättar arbetet betydligt speciellt för de kunder som kommer längre ifrån. Arkivverket har förbundit sig att främja projektet Europeana. Genomförandet förutsätter strategiska val. För att kunna satsa på digitaliseringen och de informationstjänster som sker i en elektronisk verksamhetsmiljö måste man göra avkall på de övriga verksamheterna. På lång sikt gagnar denna satsning kunderna. I användningen av elektroniskt material har det under några år redan skett en verklig revolution. Detta beror på förändringarna i kundernas användningssätt, inte på myndighetsåtgärderna. 10

Director General s Report Jussi Nuorteva Demand for electronic information services has increased sharply in Finland in recent years. But supply has not been able to meet this growing demand. Among the customers of the National Archives Service, people carrying out genealogical research in particular want to access the key data materials digitally from their home personal computers. This is a very reasonable wish; after all, only some genealogists live in localities where they have easy access to the services provided by archives. Many people carry out genealogical research in their free time. Their opportunities to access the services of archives and libraries are increasingly limited. The most important source of genealogical material on the Internet is the HisKi database of church records of parishes maintained by the Genealogical Society of Finland. It works well, but users also have a great need for digitised versions of the original source material. The National Archives Service has the main responsibility for producing this material. The National Archives Service has sharply increased its digitisation operations in recent years. On 6 December 2007, the National Archives Service published its one millionth digitised document, Finland s declaration of independence, signed 90 years earlier. Nevertheless, the resources available for digitisation are very small compared with other Nordic countries. Sweden leads the Nordic countries in digitisation. The National Archives of Sweden, Riksarkivet, alone digitises about 20 million digital images per year. So the material digitised by the National Archives Service of Finland over a period of several years is less than the material digitised by the National Archives of Sweden in one month. Since 2006, the European Union has invested heavily in the digitisation of material in archives, libraries and museums. The objective is to enable cultural production to utilise the large amount of information in the collections better and to increase our cultural understanding. The European Union sees this as a key competitiveness factor after all, there can be no information society without information. The key objective of Europeana, the European Digital Library supported by the European Commission, is to make this common European cultural heritage available to everyone as widely as possible through the Internet. The achievement of this objective requires that Member States invest more in the digitisation of their national cultural material. European The National Archives Service is committed to the furthering of the Europeana project. Its implementation will require strategic choices. To invest in digitisation and information services operating in an electronic environment, savings must be made in other operations. Union funding can only be used to aid projects that produce European added value. In 2007, the Ministry of Education allocated about two million euros to the National Board of Antiquities and 1.8 million euros to the National Library of Finland to support their digitisation activities. There were no increased appropriations for the digitisation of archival material. The organisational reform carried out at the National Archives Service at the beginning of 2007 aims to respond to the challenges of electronic information services in particular. Digitisation is one part of the whole. The long-term storage of electronic material is another, and increasing the usability of traditional paper material is a third part. The challenges posed by the long-term storage of electronic material are great, both in Finland and internationally. They require major long-term investments and the development of the national information management architecture. The National Archives Service has excellent resources to carry out this work. The National Archives and the Provincial Archives already carry out basic training in records management in the public sector. They supervise the archiving activities of the authorities and carry out audits in the institutions of both the state and municipal sectors. Above all, the National Archives Service decides what materials are to be preserved permanently for the use of the authorities and research. The Vakka database for collections is the main tool used by the National Archives Service to manage material in paper form. In the performance agreements between the Ministry of Education and the National Archives Service, the Vakka project was implemented as a spearhead project. Vakka enables customers to access information via the Internet from archives transferred to the National Archives and the Provincial Archives by various records creators. The objective is to develop the Vakka database of archives so that it will also allow material to be ordered electronically. This will significantly ease the work of customers arriving from far away in particular. The National Archives Service is committed to the furthering of the Europeana project. Its implementation will require strategic choices. To invest in digitisation and information services operating in an electronic environment, savings must be made in other operations. In the long term, the investments will benefit customers. Over the last few years, there has been a real revolution in the use of electronic material. This is the result of changes in the practices of customers, not the actions of authorities. 11

12

Asiakirjahallinnon kysyntää ohjaamiselle Efterfrågan på styrning inom dokumentförvaltningen Arkistotointa tarkastettiin sata kertaa Arkistolaitoksen tarkastustoiminnan tärkeimpänä tavoitteena on viranomaisten tukeminen asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tehtävissä. 2007 uudistettiin laitoksen tarkastustoiminnan sisäinen ohje, jonka tavoitteena on parantaa laitoksen virkamiesten valmiuksia. Toiminta noudatti laitoksen tarkastussuunnitelmaa. Hallinnonalakohtaisten tarkastusten tavoitteena on antaa virastoille ja laitoksille entistä asiantuntevampaa tukea sekä varmistaa, että arkistolaitoksen norminanto ja ohjaustoiminta saavuttaa kaikki hallinnonalan eri organisaatiot. Arkistolaitoksen yksiköt tekivät vuoden aikana eri puolilla maata yhteensä miltei sata tarkastusta. Arkistolaitoksen kotisivuille uudistettiin tarkastustoimintaa esittelevä osuus. Tarkastustoiminnan esittelyn tarkoituksena on antaa taustatietoja ja auttaa yksittäistä virastoa valmistautumaan asiakirjahallinnon ja arkistotoimen tarkastukseen. Arkistolaitos laati syksyn aikana tarkastuksen sektorisuunnitelman vuodelle 2008. Sektorisuunnitelmilla yhtenäistetään ja selkeytetään laitoksen keskeisiä asiakirjahallinnollisia prosesseja ja niihin liittyvää resurssien käyttöä. Kansallisarkisto järjesti arkistolaitoksen sisäisen tarkastustoiminnan koulutus- ja suunnittelupäivän, johon osallistui lähes 40 virkamiestä. Tilaisuudessa rakennettiin yhteistyötä laitoksen tarkastajien välille ja tuotettiin tarkastusta tukevaa aineistoa. Arkistolaitoksen tarkastajat tekivät vuoden aikana yhteistarkastuksia sisäasianministeriön polii- Hundra inspektioner av arkivfunktionen Det viktigaste målet för arkivverkets tillsynsverksamhet är att stöda myndigheternas dokumentförvaltning och arkivfunktion. År 2007 förnyades de interna instruktionerna för arkivverkets tillsynsverksamhet med målet att förbättra färdigheterna för verkets tjänstemän. Verksamheten följde arkivverkets tillsynsplan. Målet med förvaltningsområdesspecifika inspektioner är att ge ämbetsverken och inrättningarna mer sakkunnigt stöd än tidigare och att säkerställa att arkivverkets normgivning och styrverksamhet når alla de olika organisationerna inom förvaltningsområdet. Under året genomförde arkivverkets enheter sammanlagt närmare hundra inspektioner i olika delar av landet. På arkivverkets webbplats förnyades avsnittet som presenterar tillsynsverksamheten. Syftet med presentationen av tillsynsverksamheten är att ge bakgrundsinformation och att hjälpa de enskilda ämbetsverken att förbereda sig för inspektionen av dokumentförvaltningen och arkivfunktionen. På hösten gjorde arkivverket upp en sektorplan för tillsynen år 2008. Genom sektorplanerna förenhetligas och förtydligas arkivverkets centrala processer för dokumentförvaltning och användningen av resurserna i anknytning till dessa. Riksarkivet arrangerade en utbildnings- och planeringsdag för arkivverkets interna tillsynsverksamhet, i vilken närmare 40 tjänstemän deltog. Under evenemanget skapades samarbete mellan arkivverkets 13

siosaston ja rajavartiolaitoksen esikunnan kanssa. Valtionhallinnon tarkastajat ry:n kanssa avattiin yhteistyö. Seulonta Vaikka seulontapäätösten määrälliset tavoitteet arkistolaitoksessa ylitettiinkin, ovat päätösten valmisteluajat yhä liian pitkiä, mikä johtuu vireille tulleiden asioiden suuresta määrästä. Arkistolaitos otti 2007 käyttöön seulonnan, koulutuksen ja tarkastusten sektorisuunnitelmat, joiden on tarkoitus tehostaa resurssien käyttöä. Seulontapäätöksiä ja -esityksiä on valmisteltu sektorisuunnitelman mukaan eri maakunta-arkistoissa. inspektörer, och material som stöder tillsynsverksamheten producerades. Under året genomförde arkivverkets inspektörer gemensamma inspektioner tillsammans med inrikesministeriets polisavdelning och staben för Gränsbevakningsväsendet. Samarbetet med Valtionhallinnon tarkastajat ry inleddes. Till Riksarkivet överfördes 19 arkiv. Totalvolymen för det levererade materialet är 1 662 hyllmeter. Asiakirjojen siirrot Siirtovelvollisia on perehdytetty Kansallisarkiston arkistosiirtojen uuteen toimintamalliin. Siirtojen ohjaus ja valmistelu toteutetaan uuden toimintamallin mukaisesti tiiviissä yhteistyössä luovutusvelvollisten kanssa. Saadut kokemukset ovat olleet myönteisiä. Kansallisarkistoon tehtiin 19 arkistosiirtoa. Siirretyn aineiston kokonaismäärä on 1662 hyllymetriä. Siirtosuunnitelma edellytti viiden luovuttajaorganisaation ja 1500 hyllymetrin siirtämistä ja siis toteutui. Valtioneuvoston arkiston ja Sota-arkiston liittäminen Kansallisarkistoon vaati paljon valmisteluja. Kansallisarkistoon 2008 2010 tehtävien siirtojen suunnitelmat valmistuivat. Organisaatiot ja aineistomäärät on arvioitu karkeasti. Suunnitelman toteutuminen edellyttää kuitenkin neuvotteluja ja yhteistyötä sekä eräitä tarkentavia jatkoselvityksiä. Siirtojen toimintaprosessi on määritelty ja otettu käyttöön konkreettisessa siirtojen ohjauksessa. Henkilökunta on saanut koulutusta siirtojen tavoitteista ja käytännön ohjauksesta. Tilanhallintaa on kehitetty ja tilankäytön yleiset periaatteet määritelty. Turun maakunta-arkistoon tehtiin 20 virka-arkistosiirtoa. Oulussa arkistosiirtoja vastaanotettiin ennakoitu, varsin suppea määrä. Mikkelissä vastaanotettujen virka-arkistojen määrä kaksinkertaistui. Hämeenlinnassa laajoja virka-arkistosiirtoja ei kyetty enää ottamaan vastaan maakunta-arkiston tilojen täytyttyä. Koulutus Ammatillisen osaamisen kehittämiseksi arkistolaitoksen henkilöstöllä on mahdollisuus osallistua kaikkiin laitoksen järjestämiin koulutustilaisuuksiin. Arkistolaitoksen strategian mukainen vuotuinen koulutusohjelma ja tutkintotoiminta tarjoaa mahdollisuuden kumulatiiviseen ja jatkuvaan kouluttautumiseen. Viime vuosina keskeisellä sijalla on ollut sähköistä asiakirjahallintoa tukeva koulutus. Koulu- Gallring Även om arkivverket överskred de kvantitativa målen för gallringsbesluten är beredningstiderna för besluten fortfarande för långa, vilket beror på det stora antalet anhängiggjorda ärenden. År 2007 införde arkivverket sektorplaner för gallring, utbildning och tillsyn i syfte att effektivera användningen av resurserna. Gallringsbeslut och -framställningar har beretts av de olika landsarkiven i enlighet med sektorplanen. Överföring av handlingar Överföringsskyldiga myndigheter har introducerats i Riksarkivets nya verksamhetsmodell för arkivleveranser. Styrningen av leveranserna och förberedelserna för dessa genomförs i enlighet med den nya verksamhetsmodellen i intensivt samarbete med de överföringsskyldiga. Erfarenheterna har varit positiva. Till Riksarkivet överfördes 19 arkiv. Totalvolymen för det levererade materialet är 1 662 hyllmeter. I överföringsplanen uppställdes som mål att motta material av fem överlåtarorganisationer och sammanlagt 1 500 hyllmeter, vilket alltså genomfördes. Fusioneringen av statsrådets arkiv och Krigsarkivet med Riksarkivet krävde omfattande förberedelser. Planerna för de överföringar till Riksarkivet som kommer att genomföras åren 2008 2010 färdigställdes. Beräkningarna gällande organisationer och materialvolymer är grova. Förutsättningen för verkställandet av planen är dock att man för förhandlingar och samarbetar samt gör vissa preciserande fortsatta utredningar. Verksamhetsprocessen för överföringar har fastställts och införts i den konkreta styrningen av överföringarna. Personalen har fått utbildning i målsättningen för överföringarna och i den praktiska 14

tustarjonta on mahdollisimman monipuolista, ja sitä toteutetaan yhdessä sidosryhmien ja kumppanien kanssa. Arkistolaitoksen antamaa koulutusta arvioidaan säännöllisesti. Koulutuksen suunnittelussa kiinnitetään huomiota uuden tiedon välittymiseen tasa-arvoisesti arkistolaitoksen kaikkiin piireihin. Uudet työntekijät ja harjoittelijat perehdytetään arkistolaitoksen toimintaan tutustumisohjelman avulla. Henkilöstön tehtävät ovat monipuolisia ja tarjoavat itsessään mahdollisuuden jatkuvaan uuden oppimiseen. Hämeenlinnan maakunta-arkistossa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen ohjaus painottui koulutukseen ja neuvontaan. Kahdeksaan koulutustilaisuuteen osallistui yli 230 henkilöä. Koulutustarjontaa kehitettiin viimeisimpien trendien mukaan soveltamalla mm. EURBICA:n koulutustyöryhmän ongelmakeskeistä näkökulmaa. Oulussa suurimmalta osaltaan koulutussuunnitelman mukaisia luentotunteja kertyi noin 70. Joensuussa maakunta-arkisto järjesti asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssin ja lyhytkurssin sekä viisi teemapäivää. Jyväskylän yliopiston historian ja etnologian laitos tilasi maakuntaarkistolta asiakirjahallinnon ja arkistotoimen peruskurssin, jolle osallistui 22 opiskelijaa. Arkistonhoitotutkintoja valmistui seitsemän. Mikkelissä sähköisen asianhallinnan teemapäivä veti yli 40 osanottajaa. Koulutusohjelmasta jouduttiin peruuttamaan yksi kurssi osanottajapulan vuoksi. Arkistolaitos otti 2007 käyttöön seulonnan, koulutuksen ja tarkastusten sektorisuunnitelmat, joiden on tarkoitus tehostaa resurssien käyttöä. Turussa koulutusta annettiin yhteensä 108 tuntia. Asiakirjahallinnon koulutusohjelma totetutettiin yhteistyössä Turun yliopiston täydennyskoulutuskeskuksen ja Kansallisarkiston kanssa. Samojen yhteistyötahojen kanssa saatettiin päätökseen edellisenä vuonna käynnistetty asiakirjahallinnon asiantuntijaohjelma. Sukututkijat ovat arkistolaitoksen suuri asiakasryhmä. Siksi Turussa järjestettiin kaksi sukututkimuskurssia. Jyväskylässä järjestettiin vanhojen käsialojen kurssi ja yhteistyössä kansalaisopiston kanssa sukututkimuksen jatkokurssi. Asiakkaita koulutettiin myös Vakkaarkistotietokannan käyttöön. Mikkelin maakunta-arkisto jakoi arkistotietoutta valtakunnallisilla sukututkimuspäivillä. styrningen. Lokalhanteringen har utvecklats och de allmänna principerna för användningen av lokalerna har fastställts. Till Åbo landsarkiv överfördes 20 myndighetsarkiv. I Uleåborg mottogs ett förutsett och ganska begränsat antal arkiv. I S:t Michel fördubblades antalet mottagna myndighetsarkiv. I Tavastehus kunde omfattande överföringar av myndighetsarkiv inte längre tas emot, eftersom landsarkivet inte hade lediga utrymmen för dessa. Utbildning Arkivverkets personal ges möjlighet att i syfte att utveckla sin yrkeskunskap delta i alla kurser som arkivverket ordnar. Enligt arkivverkets strategi skall det årliga utbildningsprogrammet och examensverksamheten erbjuda möjligheter till en kumulativ och fortgående utveckling av kompetensen. Under de senaste åren har tyngdpunkten legat på utbildning som stöder elektronisk dokumenthantering. Utbudet av kurser är så mångsidigt som möjligt och kurserna genomförs i samarbete med intressentgrupper och samarbetspartner inom utbildningsverksamheten. Den utbildning som arkivverket erbjuder utvärderas kontinuerligt. I planeringen av utbildningen fäster man uppmärksamhet vid att ny information förmedlas jämlikt inom alla verksamhetsområden för arkivverkets enheter. Nyanställda och praktikanter orienteras i arkivverkets verksamhet genom introduktionsprogram. Personalens uppgifter är mångsidiga och erbjuder i sig möjligheter till kontinuerlig inlärning. I styrningen av dokumentförvaltningen och arkivfunktionen i Tavastehus landsarkiv fokuserade man på utbildning och rådgivning. I de åtta utbildningsevenemangen deltog fler än 230 personer. Utbildningsutbudet utvecklades i enlighet med de senaste trenderna genom att man bl.a. tillämpade EURBICA-utbildningsarbetsgruppens problemcentrerade synvinkel. I Uleåborg arrangerades omkring 70 föreläsningstimmar som till största delen följde utbildningsplanen. Joensuu landsarkiv arrangerade en grundkurs och en kort kurs i dokumentförvaltning och arkivfunktion samt fem temadagar. Institutionen för historia och etnologi vid Jyväskylä universitet beställde en grundkurs i dokumentförvaltning och arkivfunktion av landsarkivet i Jyväskylä. I kursen deltog 22 studenter. Sju arkivvårdsexamina avlades. I S:t Michel arrangerades en temadag i elektronisk dokumentförvaltning, som hade fler än 40 deltagare. En kurs i utbildningsprogrammet fick ställas in på grund av brist på deltagare. I Åbo arrangerades totalt 108 utbildningstimmar. Utbildningsprogrammet för dokumentförvaltning genomfördes i samarbete med Åbo universitets fortbildningscentral och Riksarkivet. Tillsammans med dessa samarbetspartner slutfördes expertprogrammet för dokumentförvaltning, som inleddes år 2006. 15

Neuvonnan tarve kasvoi Oulussa asiantuntijatehtäviä, koulutusta ja tarkastuksia kertyi ennakoidusti. Myös Vaasassa saavutettiin asiakirjahallinnon kehittämiselle ja ohjaukselle asetetut määrälliset tavoitteet. Turussa kysyntä oli odotettua vilkkaampaa erityisesti kuntasektorilla, mikä johtunee useista kuntaliitoshankkeista. Maksullista konsulttiapua annettiin kahdeksalle kunnalle tai kuntayhtymälle. Hämeenlinnassa neuvontaa annettiin selvästi aikaisempia vuosia enemmän. Turun yliopiston ja Åbo Akademin historian oppiaineiden ensimmäiset arkistolinjan opiskelijat olivat kesällä maakunta-arkistossa korkeakouluharjoittelijoina. Maakunta-arkisto vastaa arkistolinjan yhdestä opetusmoduulista. Kokemukset arkistolinjasta ovat erittäin myönteisiä. Oulun maakunta-arkisto päivitti Kotiseutuarkisto-oppaan ja sillä oli edustaja Arkistot aarteiksi -EU-hankkeen ohjausryhmässä valmistelemassa kotiseutuarkistoille suunnattua Arvi-tietokantaa. Släktforskarna är en stor kundgrupp för arkivverket, och därför arrangerades två kurser i släktforskning i Åbo. I Jyväskylä arrangerades en kurs i gamla handstilar och en fortsättningskurs i släktforskning i samarbete med medborgarinstitutet. Kunderna fick också utbildning i användningen av arkivdatabasen Vakka. S:t Michels landsarkiv gav arkivinformation under de riksomfattande släktforskningsdagarna. Ökat behov av rådgivning I Uleåborg genomfördes expertuppgifter, utbildning och inspektioner som planerat. Även i Vasa uppnåddes de uppsatta kvantitativa målen för utveckling och styrning av dokumentförvaltningen. I Åbo var efterfrågan större än väntat, i synnerhet inom den kommunala sektorn, vilket antagligen beror på de många projekten för kommunsammanslutningar. Åtta kommuner eller kommunsammanslutningar fick avgiftsbelagd konsulthjälp. I Tavastehus gavs rådgivning i betydligt större omfattning jämfört med tidigare år. På sommaren arbetade de första studerandena på arkivlinjen inom historieämnena vid Åbo universitet och Åbo Akademi som högskolepraktikanter i landsarkivet. Landsarkivet ansvarar för en av undervisningsmodulerna inom arkivlinjen. Erfarenheterna av arkivlinjen har varit ytterst positiva. Uleåborgs landsarkiv uppdaterade guiden Kotiseutuarkisto. Landsarkivet har dessutom en representant i styrgruppen för EU-projektet Arkistot aarteiksi, som förbereder databasen Arvi avsedd för hembygdsarkiven. 16

YHTEISTYÖTÄ sähköisten AINEISTOJEN säilyttämiseksi Samarbete för att bevara elektroniskt material Arkistolaitos osallistui 2007 useisiin eri organisaatioiden sähköisen asianhallinnan, tiedonhallinnan, asiakirjahallinnan ja arkistoinnin kehittämisprojekteihin. Yhteistyökumppaneita ovat kuntasektori, opetusministeriö, valtiovarainministeriö (ValtIT), sisäasiainministeriö (KuntaIT) sekä kansallisessa potilasarkistossa sosiaali- ja terveysministeriö että Kela. Tiedonhallinnan sähköistäminen on lisännyt ohjaustehtäviä ja koulutustarvetta. Arkistonmuodostussuunnitelman (AMS) asema tietojärjestelmien toiminnallisuuksien ohjaajana ja metatietojärjestelmänä on lyönyt itsensä läpi julkishallinnon tietojärjestelmähankkeissa. Arkistolaitos kehittää kunta- ja valtiosektorilla toimivien yhteistyökumppaniensa kanssa arkistonmuodostussuunnitelmasta tiedonohjausjärjestelmää. Tiedonohjausjärjestelmän sisällön tuottamiseksi käynnistettiin Kansallisarkiston vetämänä kuntien ja terveydenhuollon eams-projektit. Kansallisarkisto tuotti kertomusvuonna alustavat tiedonohjausjärjestelmän vaatimusten määrittelyt, joiden viimeistely jatkuu. Arkistolaitos julkaisi vuonna 2007 asiakirjojen siirtoa koskevan ohjeen, arkistotilaohjeen sekä päivitetyn AMS-oppaan. Opas ohjaa sekä paperiasiakirjojen elinkaarta tukevan arkistonmuodostussuunnitelman laatimista että sähköistä toimintaympäristöä ohjaavan arkistonmuodostussuunnitelman tekemistä. År 2007 deltog arkivverket i flera utvecklingsprojekt rörande elektronisk ärendehantering, informationshantering, dokumenthantering och arkivering, som olika organisationer genomförde. Samarbetspartner är den kommunala sektorn, undervisningsministeriet, finansministeriet (ValtIT), inrikesministeriet (KuntaIT) samt inom det nationella patientarkivet social- och hälsovårdsministeriet och Fpa. Datoriseringen av informationshanteringen har ökat mängden styrningsuppgifter och utbildningsbehovet. Arkivbildningsplanens (ABP) roll inom styrningen av informationssystemens funktioner och som system för metadata har slagit igenom i informationssystemprojekten inom den offentliga förvaltningen. Arkivverket utvecklar arkivbildningsplanen till ett system för informationsstyrning tillsammans med sina partner inom den kommunala och statliga sektorn. För att producera innehåll i informationsstyrningssystemet inledde man under ledning av Riksarkivet projektet eams (eabp) för kommunerna och hälsovården. Under verksamhetsåret gjorde Riksarkivet preliminära definitioner av kraven gällande informationsstyrningssystemet och fortsätter att bearbeta dessa. År 2007 utgav arkivverket anvisningar för överföring av handlingar, anvisningar för arkivlokalerna och en uppdaterad ABP-guide. Gui- 17

Valtion viranomaiset voivat luovuttaa Kansallisarkistolle myös sähköisiä asiakirjoja, mutta niiden säilymiseen liittyy nykytiedon valossa ongelmia, mm. koska yleisimmät tällä hetkellä käytössä olevat tekstija kuvatiedostotyypit ovat sovellus- ja versiosidonnaisia. Sen vuoksi pysyvä säilytys ainoastaan sähköisessä muodossa edellyttää aina arkistolaitoksen päätöstä, ja siirtämisestä arkistolaitokseen valmisteltiin erillistä ohjetta. Sähköisten aineistojen pitkäaikaissäilyttämiseen liittyvää osaamista vahvistettiin opetusministeriön asettamassa sähköisen pitkäaikaissäilyttämisen hankkeessa, jossa yhteistyökumppaneina olivat eri muistiorganisaatiot. Arkistolaitoksen määritysten pohjalta on haluttu painottaa sähköisiä säilytysratkaisuja kehitettäessä yhteisiä haasteita eikä aineistoon tai tarjottavaan tietopalveluun liittyviä erottavia tekijöitä. Arkistolaitos osallistui aktiivisesti alan eurooppalaiseen yhteistyöhön. den ger handledning i utarbetandet av både en arkivbildningsplan som stöder livscykeln för handlingarna i pappersform, och en arkivbildningsplan som styr den elektroniska verksamhetsmiljön. De statliga myndigheterna kan också överlåta elektroniska handlingar till Riksarkivet, men enligt aktuella uppgifter är förvaringen av dessa förknippad med problem bl.a. på grund av att de i nuläget vanligaste text- och bildfilstyperna är bundna till program eller programversioner. En varaktig förvaring i enbart elektroniskt format kräver därför alltid ett beslut av arkivverket. Dessutom bereddes separata anvisningar för överföring av elektroniskt material till arkivverket. Kompetensen i fråga om långvarig förvaring av elektroniskt material förstärktes i ett projekt för långvarig elektronisk förvaring, som tillsatts av undervisningsministeriet. Samarbetspartner i projektet var de olika minnesorganisationerna. Vid utvecklingen av elektroniska förvaringslösningar vill man utifrån arkivverkets definitioner fokusera på gemensamma utmaningar, inte åtskiljande faktorer i anknytning till det material eller den informationsservice som tillhandahålls. Arkivverket deltog aktivt i det europeiska samarbetet i branschen. 18

Keskeistä on asiakirjojen SÄILYVYYS ja KÄYTETTÄVYYS Central verksamhet: att säkerställa att handlingarna bevaras och är tillgängliga Digitointi, mikrokuvaus ja konservointi muodostavat kokonaisuuden, jolla pyritään turvaamaan arkistoaineiston säilymistä ja parantamaan käytettävyyttä. 2007 asiakirjoja digitoitiin ja mikrofilmattiin vuosien 2006 2010 mikrokuvaus- ja digitointiohjelman mukaisesti. Digitointi Arkistolaitoksen tavoitteena on saada aineistoja digitaalisessa tai muuten sähköisessä muodossa eri asiakasryhmien käyttöön. Digitoitujen aineistojen tuottaminen verkkoon parantaa asiakkaiden mahdollisuuksia käyttää aineistoja sekä toimii arkistolaitoksen verkkopalveluiden kehittämisen pohjana. Arkistolaitos digitoi asiakirja-aineiston lisäksi myös mikrofilmejä. Digitointia tehdään myös maksullisena jäljennepalveluna. Arkistolaitos valmistelee digitointistrategiaa tehostaakseen aineistojen käytettävyyttä. 2007 digitoinnin pääpaino oli strategian mukaisesti mikrofilmeissä ja Jalmari Finnen Säätiön kanssa tehdyn sopimuksen mukaisesti asutuksen yleisluettelossa. Vuoden aikana digitoitiin muun muassa Viipurin läänin henkikirjoja, rautatiehallinnon asemarakennusten hakemistot sekä C. L. Engelin Helsingin monumentaalikeskustaa koskevat piirustukset. Aineisto on käytettävissä laitoksen verkkosivuilla. Digitalisering, mikrofilmning och konservering bildar en helhet genom vilken man strävar efter att säkerställa att arkivmaterialet bevaras och att förbättra tillgängligheten till materialet. År 2007 digitaliserades och mikrofilmades handlingar i enlighet med programmet för mikrofilmning och digitalisering för åren 2006 2010. Digitalisering Arkivverket syftar till att göra material tillgängligt i digitalt eller något annat elektroniskt format för olika kundgrupper. Att producera digitaliserat material på Internet förbättrar kundernas möjligheter att använda materialet och ligger till grund för utvecklingen av arkivverkets webbtjänster. Arkivverket digitaliserar inte bara handlingar, utan även mikrofilmer. Digitalisering görs även som avgiftsbelagd kopieringstjänst. Arkivverket bereder en digitaliseringsstrategi för att effektivera tillgängligheten till materialet. År 2007 låg tyngdpunkten för digitaliseringen i enlighet med strategin på mikrofilmer och i enlighet med avtalet med stiftelsen Jalmari Finnen Säätiö på generalregistret över bosättningen. Under året digitaliserades bland annat mantalslängder för Viborgs län, katalogerna över järnvägsförvaltningens stationsbyggnader och C.L. Engels 19

Hämeenlinnan maakunta-arkisto tekee digitointiyhteistyötä alueen muistiorganisaatioiden kanssa ns. Lydia-projektissa. Projektia vetää Hämeenlinnan kaupunginkirjasto. Hanke julkaisee Hämeenlinnan historiaa ja kulttuuria koskevia aineistoja verkossa. Kansallisarkistossa karttojen ja piirustusten käytettävyyden edistämistä jatkettiin luetteloimalla ja digitoimalla näitä aineistoja. Mikrokuvaus ja mikrofilmien kopiointi Mikrokuvauksen tavoitteena on vähentää asiakirjojen kulumista, turvata alkuperäisten asiakirjojen tiedon säilyminen katastrofien varalta ja helpottaa tiedon saatavuutta. Painopiste on käytetyimmissä aineistoissa sekä vaikeasti alkuperäisessä muodossa käytettävissä aineistoissa. Kaukolainaus edistää tiedon saatavuutta. 2007 aikana toteutettiin Viipurin läänin henkikirjojen ja niiden aakkosellisten hakemistojen kuvaus rullafilmille. Toinen suurempi hanke on ollut Uudenmaan lääninhallituksen kanslian 1700-luvun kirjekonseptien kuvaaminen. Kertomusvuonna aloitettiin myös 1600- ja 1700-luvun läänintilien ns. yleisien asiakirjojen kuvaaminen. Mainittujen aineistojen ohella mikrokuvattiin mm. sosiaali- ja terveysministeriön lastensiirtokomitean, Leo Mechelinin, Stenbäck-Kivekäs -suvun, Martta-yhdistyksen ja korkeimman oikeuden arkistojen asiakirjoja. Konservointi Konservoinnin tarkoituksena on turvata arkistoaineiston säilyminen. Kohteena ovat kaikentyyppiset aineistot: yksittäiset asiakirjat, aktit, kartat ja piirustukset sekä sidokset. ritningar över Helsingfors monumentala centrum. Materialet är tillgängligt på arkivverkets webbplats. Tavastehus landsarkiv samarbetar inom digitaliseringen med minnesorganisationerna i regionen inom det s.k. Lydia-projektet. Projektet drivs av Tavastehus stadsbibliotek. Projektet publicerar material om Tavastehus historia och kultur på Internet. Riksarkivet fortsatte att främja tillgängligheten till kartor och ritningar genom att katalogisera och digitalisera detta material. Mikrofilmning samt kopiering av mikrofilmer Målet med mikrofilmningen är att minska slitaget på handlingarna, att säkerställa att informationen i originalhandlingarna bevaras i fall av katastrofer och att underlätta tillgängligheten till informationen. Tyngdpunkten ligger på det material som används flitigast och det material som är svårtillgängligt i originalform. Fjärrutlåning främjar tillgången till information. År 2007 genomfördes filmningen av mantalslängderna för Viborgs län samt de alfabetiska registren till dessa på rullfilm. Ett annat större projekt var filmningen av brevkoncepten för Nylands länsstyrelses kansli från 1700-talet. Under verksamhetsåret inleddes även filmningen av de s.k. allmänna handlingarna som ingår i länsräkenskaperna från 1600- och 1700-talen. Vid sidan av det nämnda materialet filmades bl.a. handlingar i arkivet för social- och hälsoministeriets barnförflyttningskommitté, i Leo Mechelins arkiv, i arkivet för släkten Stenbäck-Kivekäs, i Marthaförbundets arkiv och i högsta domstolens arkiv. Konservering Kaikkiaan Kansallisarkistossa järjestettiin ja luetteloitiin viranomaisarkistoja noin 300 hyllymetriä, muun muassa Kansallisarkiston virka-arkisto ja Valtion tietokonekeskuksen arkisto. 2007 Kansallisarkistossa toimitettiin heikkokuntoisia asiakirjoja konservoitaviksi konservointiohjelman mukaisesti sekä tutkijapalvelussa tavattua huonokuntoista aineistoa. Oulussa konservointi eteni maakunta-arkiston oman konservointisuunnitelman mukaan. Jyväkylässä ja Vaasassa ylitettiin konservoinnille asetetut tavoitteet. Myös Hämeenlinnassa edettiin suunnitellusti. Mikkelissä valmistui maakunta-arkistossa säilytettävien kihlakuntien henkikirjoittajien arkistojen kuntokartoitus, joka paljasti henkikirjojen olevan odotettua huonommassa kunnossa. Målet med konserveringen är att säkerställa att arkivmaterialet bevaras. Föremål för konserveringen är material av alla typer: enskilda handlingar, akter, kartor och ritningar samt inbundna band. I Riksarkivet inlämnades år 2007 för konservering i enlighet med konserveringsprogrammet handlingar i dåligt skick och sådant material som rekvirerats i forskarservicen och som befunnits vara i dåligt skick. I Uleåborg framskred konserveringen i enlighet med landsarkivets egen konserveringsplan. I Jyväskylä och Vasa överskreds de uppsatta målen för konserveringen. I S:t Michel färdigställdes en kartläggning av skicket på handlingar i de häradsskrivares arkiv som förvaras i landsarkivet. Kartläggningen avslöjade att mantalslängderna var i sämre skick än väntat. Ordnande av material Riksarkivet sökte nya verksamhetsmodeller för ordnandet och katalogiseringen av myndighetsarkiven, även med extern finansiering. 20