Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2011 1 (5) OHJAUSRYHMÄN PÖYTÄKIRJA Aika 16.3.2012 klo 13.09 15.47 Paikka Läsnä Esittelijä Fabianian auditorio, Yliopistokatu 1, 2. krs, Huone C221 Mauri Ylä-Kotola, rehtori, Lapin yliopisto, puheenjohtaja Ulla-Maija Forsberg, vararehtori, Helsingin yliopisto Kristiina Hormia-Poutanen, johtaja, Kansalliskirjasto/Kirjastoverkkopalvelut (saapui klo 13.34) Mirja Iivonen, ylikirjastonhoitaja, Tampereen yliopisto Sinikka Luokkanen, tietopalvelupäällikkö, Hämeen ammattikorkeakoulu Anne Luoto-Halvari, ylitarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö Barbro Wigell-Ryynänen, kirjastotoimentarkastaja, opetus- ja kulttuuriministeriö Janne Ranta, päällikkö, YLE Kirjasto-tietopalvelu (Elisa Paavilaisen varajäsen) Suvi Eriksson, koulutuspoliittinen sihteeri, Suomen ylioppilaskuntien liitto (Jarmo Kallungin varajäsen) Kristiina Kontiainen, sivistystoimentarkastaja, Uudenmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus (Anneli Ketosen varajäsen) Anni Lehikoinen, kirjastosihteeri, Kansalliskirjasto/FinELib, sihteeri Arja Tuuliniemi, palvelupäällikkö, Kansalliskirjasto/FinELib Asiantuntijat Anu Alaterä, tietoasiantuntija, Kansalliskirjasto/FinELib Ari Alkio, tietoasiantuntija, Kansalliskirjasto/FinELib Paula Mikkonen, tietoasiantuntija, Kansalliskirjasto/FinELib Ari Rouvari, tietojärjestelmäpäällikkö, Kansalliskirjasto/FinELib Poissa Riitta Konkola, rehtori, Metropolia Ammattikorkeakoulu Marja Malminen, kirjastotoimenjohtaja, Lahden kaupunginkirjastomaakuntakirjasto Elisa Paavilainen, tietopalvelupäällikkö, Suomen ympäristökeskus Elisa Stenvall, osastonjohtaja, Kotimaisten kielten tutkimuskeskus Jouko Lindstedt, professori, Helsingin yliopiston nykykielten laitos Jarmo Kallunki, koulutuspoliittinen sihteeri, Suomen ylioppilaskuntien liitto Anneli Ketonen, sivistystoimentarkastaja, Pohjanmaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus Esityslista 1. Kokouksen avaus, osallistujien toteaminen ja esityslistan hyväksyminen Hyväksyttäneen esityslista ja edellisen kokouksen pöytäkirja (Liite 1).
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2011 2 (5) Päätös: Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 13.09 ja totesi osallistujat. Esityslista hyväksyttiin seuraavin lisäyksin: kohdat 5.1 Erikoiskirjastojen edustus sekä 5.2 Ohjausryhmän asiapaperit. Hyväksyttiin edellisen kokouksen pöytäkirja (Liite 1). 2. FinELibin raporttiluonnos vuodelta 2011 FinELibin asiantuntijat esittelevät raporttiluonnosta vuodelta 2011. Keskustellaan raporttiluonnoksesta ja tehdään siihen tarvittavat muutokset. (Liitteet 2-9) Keskustelu: FinELibin asiantuntijat kertoivat vuoden 2011 toiminnasta ja esittelivät raporttiluonnosta (Liitteet 2-3). Arja Tuuliniemi kertoi, että vuoden 2011 tärkeimpiin asioihin kuului strategian päivittäminen, johon myös ohjaus- ja konsortioryhmät osallistuivat. Palveluyksikön tutustumiskäynnit konsortion jäsenorganisaatioihin ovat olleet hyödyllisiä ja vähentäneet etäisyyttä asiakkaisiin. Yhteistyötä on tehty myös mm. tutkijakyselyn suunnittelussa. Tieto tutkijan työpöydälle -kyselyn raportti julkaistaan viikolla 12. Yliopistot ja tutkimuslaitokset ovat saaneet käyttöönsä organisaatiokohtaisen datan. FinELib-konsortio on toteuttanut pilottihankkeita yhteistyössä useiden eri sektoreita edustavien kirjastojen kanssa: Turun yliopistossa, Vaasan kaupunginkirjastossa, Tritoniassa, Jyväskylän ammattikorkeakoulussa, Helsingin yliopistossa sekä Tampereen yliopistossa (Liitteet 4-9). Osa hankkeista on yhä käynnissä. Lopullisia tuloksia tarkasteltaessa on arvioitava mitä konsortio on oppinut piloteista ja miten tätä tietoa konsortiossa hyödynnetään. FinELibin asiantuntijat kertoivat vuoden 2011 aineistoneuvotteluista sekä konsortion tilaamien aineistojen käytöstä. Konsortion tilaamien aineistojen haku ja artikkelilatauskäyttö kasvoi 14 % vuonna 2011. Ammattikorkeakoulujen suhteellinen osuus FinELib-aineistoihin tehdyistä hauista on kasvanut usean vuoden ajan. Yleisten kirjastojen osuus hauista kasvoi merkittävästi kun aineistoja linkitettiin kirjastojen monihakuun, jolloin yksi haku kohdistuu useihin aineistoihin. Yliopistoissa tehtiin FinELib-aineistojen artikkelilatauksista 77 %. Suhteellisesti eniten kasvua artikkelilatauksissa vuodesta 2001 lähtien on tutkimuslaitoksissa ja ammattikorkeakouluissa. FinELibin kautta hankittujen aineistojen osuus ( ) oli yliopistoissa 73 % ja ammattikorkeakouluissa 57 %. Ohjausryhmässä todettiin, että yliopistoissa käytetään e-hankintoihin enemmän rahaa, erityisesti suoraan hankittuihin e- kirjoihin, kun FinELib-aineistojen rahasumma pysyy samana. KITT-tilastojen mukaan ammattikorkeakoulujen suorien tilausten artikkelilatausten määrä on laskenut ammattikorkeakouluissa kymmenesosaan edellisestä vuodesta, mutta muutos ei ole välttämättä todellinen. Sinikka Luokkasen mukaan ammattikorkeakoulujen tilastoihin on vaikea ottaa kantaa. Lisäksi keskusteltiin yleisten kirjastojen etäkäytöstä, joka on tällä hetkellä sopimusten mukaan sallittua 19 aineistossa. Todettiin, että etäkäytön laajentamista tu-
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2011 3 (5) lisi selvittää edelleen. Tiedotus ja tekniset valmiudet ovat toteuttamisen edellytyksiä. Arja Tuuliniemi kertoi, että Haltin-asiakkuudenhallinta järjestelmää uudistetaan, mutta merkittäviä muutoksia ei vielä tehty vuonna 2011. Ari Rouvari kertoi, ettei Nelli-tiedonhakuportaaliin ole tehty suuria muutoksia. Työnjakoa on kuitenkin Nellitoimistossa uudistettu. Mirja Iivonen toivoi, että raporttiin lisättäisiin yliopistokirjastojen tekemä Elsevieryhteistyö lehtien käyttöasteen selvittämiseksi. Sinikka Luokkanen huomautti, että FinELib viittaa konsortion jäsenorganisaatioihin toisinaan asiakkaana, toisinaan jäsenenä. Keskustelussa kirjastojen kaksoisroolista todettiin, että molemmat termit ovat päteviä: asiakkuus on tärkeää, mutta konsortiotason kysymyksissä korostuu jäsenyyden merkitys. Kokonaisuutena FinELibin toiminta vuonna 2011 oli ohjausryhmän mielestä onnistunutta. Myös raporttiluonnokseen oltiin tyytyväisiä. Kristiina Kontiainen kertoi, että aluehallintovirastot ovat julkaisseet raportin peruspalvelujen tilasta. Raportti sisältää ELY:jen sivistystoimentarkastajien tekemän arvioinnin verkkoaineistojen hankinnasta ja käytöstä yleisissä kirjastoissa. Raportti päätettiin lisätä pöytäkirjan liitteeksi (Liite 17). 3. FinELibin toimintasuunnitelma 2012 FinELibin asiantuntijat esittelevät vuoden 2012 toimintasuunnitelmaa ja budjettia. Keskustellaan toimintasuunnitelmasta ja tehdään tarvittaessa muutoksia. (Liitteet 10-16) Keskustelu: FinELibin asiantuntijat esittelivät toimintasuunnitelmaa vuodelle 2012. Toimintasuunnitelma toteuttaa vuoden 2011 aikana päivitettyä strategiaa. Toimintasuunnitelma koostuu palveluyksikön perustehtävistä, strategiaa toteuttavista projekteista sekä Nelli-portaali-osuudesta. Vuoden 2012 suunnittelussa otetaan lisäksi huomioon alkuvuonna 2012 toteutetun kirjastoverkkopalvelujen palvelukyselyn piakkoin saatavat tulokset. Syksyllä 2011 toteutetun Tieto tutkijan työpöydälle! kyselyn pohjalta tehtävistä toimenpiteistä osa suoritetaan konsortiona, osa organisaatiotasolla. Vielä käynnissä olevat Rake-pilotit saatetaan loppuun. Tutkimus- ja erikoiskirjastojen palvelusopimus päättyy vuoden 2012 lopussa, joten niiden jatkokausi on määriteltävä. Organisaatioyhdistymiset, kuten vuoden 2013 alussa aloittava Taideyliopisto sekä vuoden 2013 alun kuntaliitokset tulee huomioida konsortiossa. JURE-hankkeen roolista konsortiolle ei ole toistaiseksi tietoa. Elsevierin kustannustenjakomallin selvitys tehdään 2012. Konsortiolle tarjotaan sopimuskoulutusta. Vuoden 2010 ylijäämä käytetään kotimaisten e-kirjojen hankintaan ja hankittavat aineistot kilpailutetaan. Yleisille kirjastoille hankitaan kauno-
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2011 4 (5) kirjallisuutta ja ammattikorkeakouluille tietokirjallisuutta. Kotimaisten e-kirjojen tarjontaa edistetään myös Tekesin ereading-hankkeeseen osallistumalla. Yritetään löytää malleja kotimaisille kustantajille e-kirjojen tarjoamiseksi kirjastoille. Keskustelut kustantajien kanssa ovat olleet myönteisiä. Ari Rouvari kertoi, että Nellin osalta tavoitteena on perusylläpito, asiakaspalvelun parantaminen, linkitys-suosituspalveluiden kehittäminen sekä käytettävyyden parantaminen. Anu Alaterä kertoi Halti-järjestelmän uudistamisesta ja esitteli Haltista tehdyn asiakaskyselyn tuloksia. Kyselyssä Haltin käyttäjät toivat esiin erilaisia tarpeita, mutta uusi kirjastojärjestelmä (UKJ) nousi esiin monessa vastauksessa. Vastaajat toivoivat, että Haltin kehitystyössä huomioidaan myös UKJ kehitystyö. Moni vastaaja ei olisi valmis maksamaan Halti 3-palvelun käytöstä. Halti 3:n on mahdollista lisätä työkalu suorien tilausten hallintaan, mikäli konsortiossa on tähän tarvetta. Ohjausryhmässä tätä vaihtoehtoa pidettiin hyvänä mm siksi, että suorien tilausten määrä kasvaa. Kirjastot eivät tosin vielä voi päättää uuden järjestelmän mahdollisesta käyttöönotosta. Sinikka Luokkanen tiedusteli kustannuksia ja ajanjaksoa, jolle päätöstä ollaan tekemässä. Anu Alaterä kertoi, että vaihtoehtojen välillä ei ole sinänsä hintaeroja, mutta suorien tilausten hallinnan lisääminen Halti 3:n vaatii palveluyksiköltä enemmän resursseja suunnitteluun ja tukeen. Anu Alaterä kertoi lisäksi FinELib-konsortion palvelujen ja työnjaon määrittelytyöstä. Projektissa on viisi vaihetta, joista ensimmäinen on käynnissä. Konsortio- ja ohjausryhmät käsittelevät projektin väliraporttia syksyllä. Uusia toimintatapoja aletaan toteuttaa 2013. Konsortion ohjausjärjestelmä määritellään uudelleen. Asiasta on keskusteltava ja muutosesitykset on valmisteltava kevään aikana, jotta päätöksiä voidaan tehdä ennen nykyisten ohjaus- ja konsortioryhmien kauden päättymistä. Ohjausryhmässä kannatettiin ohjausjärjestelmän keventämistä siten, että konsortio- ja ohjausryhmät korvattaisiin yhdellä johtoryhmällä, jolloin vältetään turhaa päällekkäisyyttä. Johtoryhmä käsittelee palvelun ohjaukseen liittyvät tehtävät ja on tärkeää sidosryhmäyhteistyötä. Tämän lisäksi on tarpeen mukaan kirjastojen asiantuntijoista koostuvia ad hoc ryhmiä. Ad hoc ryhmissä ratkotaan pienempiä ongelmia. Ohjausryhmässä todettiin, että uusien ryhmien roolit, tehtävät ja toimivaltasuhteet tulee määritellä nykyistä selkeämmin. Päätös: Ohjausryhmä esittää, että FinELibin ohjaus- ja konsortioryhmät korvattaisiin tulevaisuudessa yhdellä johtoryhmällä. 4. Ajankohtaista kustannustoimialalla ja konsortiossa 4.1. 4.2. 5. Muut asiat 5.1 Erikoiskirjastojen edustus
Kansallinen elektroninen kirjasto PÖYTÄKIRJA 1/2011 5 (5) Kotimaisten kielten tutkimuskeskuksen roolin muututtua Kotus ei vastaisuudessa edusta tutkimuslaitoksia ohjausryhmässä. Pyydetään erikoiskirjastojen neuvostoa nimeämään uusi tutkimuslaitosten edustaja ohjausryhmään. 5.2 Ohjausryhmän asiapaperit Ohjausryhmän esityslistojen liitteet ovat vastaisuudessa luettavissa FinELibin ekstranetissä ennen kokouksia. 5.3 OKM on myöntänyt korotuksen FinELibin perusrahoitukseen 5.4 Tutkimuksen tietoaineistot- hanke 6. Tiedotusasiat 6.1. Aineistopäivä 26.4.2012 6.2. FinELibin strategiaesite on ilmestynyt (http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/finelib/finelib_konsortio/hallinto/strategia.html) 7. Seuraava kokous Seuraava kokous pidetään syyskuussa 2012. Tarkempi ajankohta sovitaan myöhemmin. 8. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 15.47. LIITTEET Liite 1: Edellisen kokouksen pöytäkirja Liite 2: Raporttiluonnos vuodelta 2011 Liite 3: Tilinpäätös 2011, vahvistamaton Liitteet 4-9: Lisensioinnin rakenteellisen kehittämisen pilottien raportit Liite 10: Toimintasuunnitelma 2012 Liitteet 11-12: Budjetti 2012, vahvistamaton Liite 13: Halti-kyselyn vastaukset Liite 14: Konsortion palvelujen määrittely - projektisuunnitelma Liite 15: Konsortion palvelujen määrittely taustamateriaali Liite 16: FinELibin nykyiset palvelut Liite 17: ELY:jen arviointiraportti verkkoaineistojen hankinnasta ja käytöstä http://www.avi.fi/fi/virastot/pohjoissuomenavi/ajankohtaista/documents/aluehallintovirastojen%2 0keskeiset%20arviot%20peruspalvelujen%20tilasta%202011.pdf