Sote tiedolla johtamisen - työryhmä Asialista 6.2.2019 klo 13 15 Päijät-Hämeen liitto, Vellamo
Osallistujat Läsnä Ismo Rautiainen Hankejohtaja, sote-vastuuvalmistelija Päijät-Hämeen liitto/phhyky - Anu Lindfors Sote-koordinaattori, SIHT Päijät-Hämeen liitto X Kirsi Korttila Erityisasiantuntija Päijät-Hämeen liitto X Hilkka Kemppi Järjestäjän tiedolla johtamisen valmistelija Päijät-Hämeen liitto X Jouni Peltomaa Toimialajohtaja, Strategia- ja tukipalvelut PHHYKY X Petri Pekkala Tietohallintojohtaja, ICT-vastuuvalmistelija PHHYKY - Hanne Ketonen ICT-projektipäällikkö, Palvelusetelikokeilu PHHYKY X Riitta West Vanhus- ja hoitopalvelujohtaja Heinola - Minna Veistilä Sosiaalijohtaja, sosiaalihuollon valmistelija Sysmä - Atte Tikkanen ICT-valmistelija Päijät-Hämeen liitto/2m-it - Ritva Meritie Henkilöstön edustaja JUKO - Jari Pekkanen Projektipäällikkkö, tiedolla johtaminen 2M-IT/PHHYKY X 2
Asiat 1. Kokouksen avaus 2. Edellisen kokouksen muistio 3. Järjestäjän TIJO kehittämisen tilanne 4. Tiekartta, strategia ja kriittiset tietotarpeet 2021 Miten edetään? 5. Tiedolla johtamisen ICT-ratkaisut tilannekatsaus 6. Muut asiat 7. Seuraava kokous 13.3. klo 11-12.30 3
Muistio 1. Kokouksen avaus Kirsi Korttila avasi kokouksen klo 13.05. 2. Edellisen kokouksen muistion hyväksyminen Hyväksyttiin edellisen kokouksen muistio. 3. Järjestäjän tiedolla johtamisen kehittämisen tilanne Hilkka Kemppi esitteli ajankohtaisen tilanteen tiedolla johtamisen kehittämisessä (Ks. Liite 1). Keskityttiin organisaatiokaavion täydentämiseen ja käytiin keskustelua Sote- ja maakuntauudistuksen etenemisestä. Merkitään käyty keskustelu tiedoksi. 4. Tiekartta, strategia ja kriittiset tietotarpeet 2021 Keskustelimme tarpeista ja jatkoaskelista (ks. liite 1). Päätettiin edetä muutetun esityksen mukaisesti. Täydennettiin tiekarttaa, korjattiin strategian suunnittelukaaviota ja täydennettiin kriittisiä tietotarpeita. Sovittiin yhteistyöstä Uudenmaan valmistelun kanssa ja käytiin keskustelua resurssien riittämättömyydestä tavoitteisiin nähden. 4
5. Tiedolla johtamisen ICT-ratkaisut HUS-ERVA tietoallasratkaisusta on tehty alustavat laskelmat ja Päijät-Häme on ratkaisusta kiinnostunut. Asiasta ei ole vielä päätetty, mutta tietoallasta edistetään jo helmikuussa 2019. 6. Muut asiat - 18.2. klo 12.30-14.30 Tiedolla johtamisen ohjausryhmä (maku), P-H liitto - 20.2. klo 12-14 ICT ohjausryhmä, P-H liitto - 22.2. klo 8.30-12 Asiakasohjauksen tiedolla johtamisen kehittäminen, NHG 7. Seuraava kokous - 13.3. klo 11-12.30, P-H liitto 5
Sote tiedolla johtaminen Päijät-Hämeessä Maakunta- ja sote-valmistelu Ohjausryhmän kokous 6.2.2019 klo 13-15
Versiot Versio Päivämäärä Kuka on muokannut? Sote-järjestäjän tietotarpeet Päijät-Häme 17.12.2018 Palvelujen järjestäminen työryhmä / Tietomallin rakentaminen, Hilkka Kemppi 10.1. Sote järjestäjän tiedolla johtamisen ohjausryhmä, Hilkka Kemppi 28.1. Hilkka Kemppi ja Jouni Peltomaa SOTEjärjestäjän_TIJO 6.2. Sote järjestäjän tiedolla johtamisen ohjausryhmä
Tietojohtamisen kehittämisen organisointi Päijät-Hämeessä Valtion ohjaus: VM/VNK jne Liittyjä 1: Kasvupalveluiden valmistelu, MAKU Maarit Ahomäki Liittyjä 3: Yritykset ja 3.sektori, ohjausryhmä / MAKU Ismo Rautiainen Liittyjä 2: Varautumisen valmistelu, MAKU Mika Nevalainen Liittyjä 4: Osallisuus demokratia ohjausryhmä / MAKU Ville Rajala MAKU Tiedolla johtamisen hankkeen ohjausryhmä Puheenjohtaja Jouni Peltomaa / PHHYKY Koordinaattori Arja-Tuulikki Wilén / MAKU Ryhmä: Jarmo Paukku/ELY, Sartamo Kari/ELY, Jari Hyvarinen/Pela, Rautiainen Ismo, Seppo Húlden, Riitta Nieminen, Eija Mannisenmaki/TE, Maarit Ahomäki, Merja Saasmo/Pela Valtion ICT ohjaus: Vimana ja SoteDigi Osaprojekti 1: Sote järjestäjän tiedolla johtamisen hankkeen ohjausryhmä / MAKU Puheenjohtaja Ismo Rautiainen / MAKU Valmistelija Hilkka Kemppi / MAKU, järjestäjän tiedolla johtaminen Ryhmä: Jouni Peltomaa, Anu Lindfors, Kirsi Korttila, Petri Pekkala, Hanne Ketonen, Riitta West, Minna Veistilä, Atte Tikkanen (ICT-valmistelija), Ritva Meritie (Henkilöstön edustaja), Jari Pekkanen YTA/ERVA yhteistyöryhmä 5 ICT ja tietojohtaminen Jouni Peltomaa, Hilkka Kemppi, Atte Tikkanen Liittyjä 5: HYTE ohjausryhmä / Pj Risto Kuronen, MAKU Susanna Leimio Liittyjä 6: Palvelut ohjausryhmä / MAKU Minna Veistilä ja Kirsi Korttila Osaprojekti 2: Sote tuottajan tiedolla johtamisen ohjausryhmä / PHHYKY Puheenjohtaja Jouni Peltomaa / PHHYKY Ryhmä: xxx Asiakasohjauksen tiedolla johtamisen työnyrkki (NHG) Puheenjohtaja Hanne Ketonen Sihteeri MAKU Hilkka Kemppi Ryhmä: Valtanen Pirkko, Lepistö Marjo, Jouni Peltomaa, Petri Pekkala, Ismo Rautiainen, Atte Tikkanen, Jari Pekkanen, Häyrinen Tuula, Vattulainen Kristiina, Vierula Soili, Hanna- Mari Ohrimovitsch Toimintatapatyöryhmä (Kirjaaminen) Pj Maria Virkki Liittyjä: Tuotteistus, Toimialajohtajat Mika Forsberg, Kimmo Kuosmanen, Juhani Sand xx Osaprojekti 3: Yhteiset teknologiakomponentit MAKU Atte Tikkanen PHHYKY Petri Pekkala jne.
Tiedolla johtamisen eteneminen 2019 Työlistalla: NHG Asiakasohjauksen tiedolla johtamisen kehittäminen (paljon palveluita käyttävät) Jaettu toimintakulttuuri tiedon johtamiseen päätöksentekoon (HYTE:n kausisykli) Päijät-Hämeen toimivien käytäntöjen kokoaminen mm. kustannusvaikuttavuus HUS-ERVA tietoaltaan edistäminen (PHHYKY) S/19 2/19 Aikataulu ja organisointi tietojohtamiseen Organisaatiokaavio Vastuut ja aikataulu 3/19 Tietojohtamisen tiekartta Uudenmaan malli alustaksi Tekemisen pilkkominen ja aikatauluttaminen Järjestäjä vs. tuottaja Kriittiset tietotarpeet 2021 valtio, maakunta, tuottaja Järjestäjän tehtävät Hahmota valtion pakolliset tietotarpeet Järjestäjän tietotarpeet termien avaaminen 5/19 Tiedolla johtamisen strategian luonnos Voidaan kuvata jo nyt se, mihin asioihin pitää ottaa kantaa Voidaan tehdä koonti/luonnos S/19 ICT-arkkitehtuurin kuvaus (Atte Tikkanen, ICT-valmistelun organisaatio) Ohjelmien ja alustojen hahmotus: mistä tieto saadaan? Lisäresurssin tarve RIIPPUVUUDET Päijät-Hämeen järjestäjän organisaatiorakenne (NHG) Sote-lakien eteneminen eduskunnassa Rahoitus 4
TIJO tiekartta
ICT TOIMINTA JOHTAMINEN Maakunnan strategia 1 Tiedolla johtamisen strategia 2 Vaatimukset ja lainsäädäntö Kansalliset toimijat: THL, Kela, STM, VM jne. Tietojohtamisen ja tiedolla johtamisen tiekartta Hallintamalli Miksi? Tietotarve Toiminnan vaatimukset Tarvekorit 3 Kyvykkyydet Mitä tarvitaan Kuka tekee? Osaaminen (BICC) Tiedon Hyödyntäminen Käytännössä: 5 Mitä? Kehittämispaketit vaikuttavuus ja ennakointi Roolit Kuka? TIETOJOHTAMISEN ORGANISOINTI Mitä on oltava valmiina 2021? Tietomalli ja kriittiset tietotarpeet Kriittisten tarpeiden löytyminen Mallinnus ja arkkitetuuri Mihin tiedon pitkää kulkea ja missä muodossa & aikataulussa Mistä tieto saadaan 4 Miten? Työpaketit Tuotannon tiekartta ICT - arkkitehtuuri Tietoallas (alusta) Millä? Miten tietoaltaaseen viedään tietoa?
TIJO strategia
Tiedolla johtamisen strategia Maakuntastrategian päämäärät Tarpeet, tavoitteet ja päämäärä (visio) Tiedolla johtamisen päämäärä Nykytilan kuvaus Kehityskohteiden kokoaminen suhteessa tavoitteisiin / mm. järjestelmiä kehitettävä nopeammin ja edullisemmin, investoinnit jne. tiekartta nykytilasta tavoitetilaan Vaatimukset ICT-arkkitehtuurille 8
Tiedolla johtamisen strategia Tarpeet, tavoitteet ja visio Vaikuttavuus Ennakointi Ajantasainen ja luotettava tieto on aina käyttäjän saatavilla päätösten tueksi Hälytykset toistuviin ja tiedettyihin tilanteisiin tukevat oikea-aikaista päätöksentekoa tietoa tarvitaan jalostetussa muodossa talouden vuosikellon mukaisesti 9
Tiedolla johtamisen strategia Nykytilan kuvaus 1/2 Uusi organisaatio PHHYKY on aloittanut toimintansa 2017 Nykytilanteessa käytettävissä oleva tieto ja tietojärjestelmät eivät täytä tarpeita Maakunnan johtamiseen tarvitaan uutta tietoa ja uusia toimintatapoja Kova paine tuottaa tietoa Nykyraportointiin kohdistuu kritiikkiä Saatu tieto kuvaa historiaa, ei tulevaa Tiedolla johtamisen kulttuuri on vasta kehittymässä (Tiedon tutkiminen itse - kulttuuri vaatii tukea, tietoa tuotetaan valmiiksi ja odotetaan valmiina Toiveena on näkyä asiakkaalle yhtenäisenä: tavoitteena on sosiaalitoiminnan, perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidon raja-aitojen poistaminen Tallentamatonta ja keräämätöntä tietoa ei voida raportoida (mm. asiakastyytyväisyys) 10
Tiedolla johtamisen strategia Nykytilan kuvaus 2/2 Tiedolla johtaminen kiinnostaa organisaatiossa Tietoarkkitehtuuri ja tiedolla johtamisen arkkitehtuuri ovat pirstaloituneet järjestelmä ja organisaatiosiiloihin Useita raportointijärjestelmiä, organisaatioalueittain Kokonaisuuden yli katsovat vastuuhenkilöt puuttuvat tiedolla johtamisesta Järjestelmäkohtaiset palvelupäälliköt ja -tiimit hoitavat osa-alueita Luotettavaa, jalostettua ja ajantasaista tietoa ei saa nykyjärjestelmistä Tiedon luotettavuus vähentää järjestelmien käytön halukkuutta Tietotarpeita on paljon mm. järjestäjä ja tuottaja näkökulmista Lisää tietoa tarvitaan asiakkaasta ja tarpeista, oman ja ostetun palvelun laadusta ja kustannuksista sekä vertailutietoa maakunnintien välillä Tiedolla johtamiseen ei ole yhtenäistä kehityssuunnitelmaa 11
Valvova viranomainen Raportti alueen palveluiden saatavuudesta ja yhdenvertaisuudesta Valtioneuvosto JHS-sote taloustiedot THL Arviointiraportti Päijät-Hämeen ja valtion rahoitusneuvottelut Raportti palveluiden saatavuudesta ja talouden tilasta Minimitietosisältö Asiakaspalautteen kansallisen keruun kehittäminen (STM/THL, Sosiaali- ja terveydenhuollon valinnanvapauden HE 16/2018) Valtiokonttori Taloustiedot JHS Järjestäjä seurantatiedot Hallintosääntö Minimitietosisältö ja muut vaadittavat tiedot Kela valinnanvapauden tietojärjestelmäpalveluiden tuottajana Asiakas ja potilastiedot + maksuinstrumentit Tuottaja Sote-tiedon virrat (Lähde: Maakunta- ja sote-uudistus materiaalit 2018, VN) Palvelun toteuttaja 12
Kriittiset tietotarpeet 2021
Sote-uudistuksen tavoitteet Päätavoitteiksi on jäsennetty hyvinvointi- ja terveyserojen kaventaminen, palvelujen yhdenvertaisuus, palvelujen saatavuuden parantaminen ja kustannusten hillintä. Toimintaa ja keinoja ohjaavia periaatteita ja arvoja ovat sukupuolten välinen tasa-arvo, osallisuuden ja vaikutusmahdollisuuksien sekä kielellisten oikeuksien turvaaminen ja tiedonhallinnan kehittäminen. Maakuntauudistuksessa maakuntien rahoitusmalli muuttuu suurelta osin tarvepohjaiseksi, jossa tarvetekijöillä ja niiden painoarvoilla on suuri merkitys maakuntatason rahoitukseen. Kustannusten hallinnassa on olennaista saada tieto kustannusten muodostumisesta. (Lähde: Sote-järjestämisen tietomalli - käsitemäärittely 30.6.2018 sivut 4 ja 5, VN) 14
Maakunnan järjestäjän toiminta koostuu seuraavista toiminnan vaiheista ja tehtävistä: Arviointi Suunnittelu / ennakointi Toiminnallistaminen Seuranta Ohjaus Valvonta Ulkoinen tietohuolto tiedon tuottaminen ulkoisille toimijoille ja tilastoinnille (Lähde: Sote-järjestämisen tietomalli - käsitemäärittely 30.6.2018 sivu 6, VN)
MAKU - järjestäjän kriittiset tietotarpeet Toimintaympäristödynamiikka Väestö Alue ja kuntatalous, työllisyys Yritys ja innovaatiotoiminta, osaaminen Liikkuminen, asuminen ja luonnonympäristö Terveys ja hyvinvointi Kestävä talous Johdon talousraportointi (Budjettiseuranta ja hinnoittelu ja kannattavuuslaskelmat Rahoitustilanne Kustannusrakenne Yksikkökustannukset Tuottavuus, Taloudellisuus Kokonaistuottavuus Henkilötyötuottavuus Palvelukustannukset ( per palvelu) Väestökustannukset ( per asukas) Asiakaskustannukset ( per asiakas) Suoritekustannukset ( suorite) Palvelukyky, saatavuus Vaste-, käsittely, tai läpimenoaika Kysyntä Valvontojen ja tarkastusten toteutumisaste Asiakkaiden ja palveluiden osuus eri palvelukanavissa yhdenvertaisuus Asiakasymmärrys, palvelukokemus Tuotettu palvelun määrä Palvelujen käyttö Asiakkuustietämys/ segmentointi Yhteisasiakkuudet Asiakastyytyväisyys Palvelupalaute Kantelut, valitukset Vaikuttavuus, laatu Asiakasvaikuttavuus Yhteiskunnallinen vaikuttavuus Kustannusvaikuttavuus Matriisimainen ennakointitieto 16
Valtakunnallinen kokonaisnäkymä maakunnan toimintaan (VN/STM) Tietotarpeiden jäsennys tuloksellisuuden näkökulmiin Toimintaympäristön Perustiedot Voimavarat Rahoituksen riittävyys Palvelukyky Asiakasymmärrys TKI Voimavarat Voimavarojen kohdentamine (Kestävä) Talous Taloudellisuus Tuottavuus Palvelukyky Asiakastietämys /-ymmärrys Laatu Vaikuttavuus Kehittyminen innovatiivisuus Perustiedot Ympäristö Perustiedot Toimijat Tuotannon tekijä Määrät Tuotannon tekijä Laatu Allokaatio Palveluportfolio Seur.rap,. suunnitelma / toteuma / ennuste Käyttötalous Kustannukset/ asukas Kustannukset/ asiakas Odotusajat Läpimenoajat Kokonaistuottavuus Osatuottavuudet Asiakaskokemus Asiakastyytyväisyys Palvelun tuotoksen laatu Prosessin laatu Palv. vaikutus asiakkaaseen Yhteiskunnallin en vaikuttavuus Innovaatioaihiot Kehittyminen hankkeissa Elinolot Hyvinvointi Terveyden tila. Osaaminen Motivaatio tyytyväisyys Tuottajaekosysteemi Tarjonta Tarjooma Kapasiteetti. Palvelumuoto Tulos Investoinnit Rahoitus Kustannukset/ suorite Henkilötyö tuottavuus Saatavuus Saavutettavuus Tarve/tarjonta kysyntä Asiakaspalaute, kantelut,muistut. Asiakaskunta Asiakastarve Resurssien laatu Kustannusvaikuttavuus Vaikuttavuus/ kustannukset Tase Kustannukset/ Palvelu Osallistuminen ja oikeudet Yhdenvertaisuus Palvelukäyttäytyminen Palvelujen käyttö Integraatio Valinnanvapaus Yhdenvertaisuus Yhdenvertaisuus
SOTE- järjestäjän tuloksellisuuden tietotarpeet Kriittisten tarpeiden jäsennys järjestäjän näkökulmasta VÄESTÖTIETO JA MUUTOKSET / Toimintaympäristön perustiedot Voimavarat Kestävä talous Palvelukyky Asiakasymmärrys Laatu Vaikuttavuus TKI Perustiedot Ympäristö Perustiedot Toimijat Tuotannon tekijä määrät Tuotannon tekijä Laatu Allokaatio Palveluportfolio Seur.rap,. suunnitelma / toteuma / ennuste Käyttötalous Kustannukset/ asukas Kustannukset/ asiakas Kokonaistuottavuus Osatuottavuudet Odotusajat Läpimenoajat Asiakaskokemus Asiakastyytyväisyys Palvelun tuotoksen laatu Prosessin laatu Palv. vaikutus asiakkaaseen Yhteiskunnallin en vaikuttavuus Innovaatioaihiot Kehittyminen hankkeissa Elinolot Osaaminen Tarjonta Tarjooma Tulos Kustannukset/ suorite Henkilötyö tuottavuus Saatavuus Asiakaspalaute, kantelut,muistut. Resurssien laatu Kustannusvaikuttavuus Hyvinvointi Terveyden tila Motivaatio tyytyväisyys Kapasiteetti. Investoinnit Saavutettavuus Asiakaskunta. Yhdenvertaisuus Tuottajaekosysteemi Palvelumuoto Rahoitus Tase Kustannukset/ Palvelu Tarve/tarjonta kysyntä Osallistuminen ja oikeudet Integraatio Asiakastarve Palvelukäyttäytyminen Palvelujen käyttö MITEN PRIORISOISITTE NÄITÄ? 2021 / Velvoittava tai Kriittinen tieto Valinnanvapaus 2029 / Tarpeellinen tieto Yhdenvertaisuus Yhdenvertaisuus
Päijät-Hämeen minimitietotarpeen määrittelyä 2018-2020 Maakuntien valmisteluvaihe Kerätään tietoa toimintaympäristöstä (toiminta, talous, kilpailija-analyysit) HUS-ERVA tietoaltaan valmistelu Ennakoivat kuntatoimet (Hyte, sopimukset jne.) Kehitetään tiedon kirjauskäytäntöjä ja lyhyen aikavälin tietotarpeita Kootaan minimitietosisällöt, toimintakulttuurin ohjeistukset jne. 2021Käynnistymisvaiheen kriittinen tieto Rahoituksen riittävyyden turvaaminen kestävä talous, taloudellisuus, tuottavuus Palvelukyvyn turvaaminen palvelujen saatavuus 2029 Vakiintuneen vaiheen tarpeellinen tieto Palvelutarpeen kasvun hillintä vaikuttavuus, kustannusvaikuttavuus ja voimavarat Asiakasymmärrys Miten tuotanto jakautuu? odotusajat, läpimeno, saatavuus jne. Palvelulupauksen täyttyminen saavutettavuus jne. Ennakointi, Kehittäminen ja innovointi (simulointi) Tietopohjan hyödyntäminen (palveluketjut, yhteistyö, toimintaympäristöt) 19
Mitä muita tietotarpeita nousi esiin Palveluekosysteemi (2029 / tarpeellinen tieto) Hoidon jatkuvuus Asiakaskokemuksien vertailtavuus (yhdenvertaisuus) Saavutettavuuden mittaaminen liittyy palvelulupauksen mahdollisiin kirjauksiin Osaamisvaje (tiedeyhteistyö) Miten tuotanto jakautuu? (odotusajat, läpimeno, saatavuus jne.) Tällä hetkellä ei mitata, kuinka paljon esimerkiksi etävastaanottoja käytetään? (mm. sähköiset palvelut) Valinnanvapaus: palvelusetelin arvonmäärityksessä liikelaitoksen oman tuotannon kustannusten määrittäminen ei ole selkeää. Tietotuotannon tulee olla avointa ja mahdollistaa asukkaiden vaikutusmahdollisuudet. Asiakaskokemuksen ja palautteen kerääminen palvelukokonaisuuskohtaisesti on keskeistä vaikuttavuuden ja terveys- ja hyvinvointivaikutusten arvioinnissa. Valinnanvapauden toteutumiseksi asiakas tarvitsee valintansa tueksi monipuolista tietoa eri tuottajien palvelujen laadusta, sisällöstä, saatavuudesta sekä toisten palvelun käyttäjien kokemuksista. Tarve: yksi tiedolla johtamisen asiantuntija viemään Phhyky:n raportointia ja tiedolla johtamista eteenpäin 20
ICT ratkaisut ja tekninen arkkitehtuuri ICT-arkkitehtuurin valmistelutyö (Vimanan kuvaus arkkitehtuurista) Prodacapo keväällä 2019 Raportointiominaisuudet ja kustannuslaskenta (kontrollerit) Tietoallas keväällä 2019 HUS-ERVA yhteistyö vai oma ratkaisu? (vertailu) Kustannukset ja hyödyt 21
Kiitos.