Toimintakertomus 2018
Sisältö Arkistonjohtajalta.......................... 3 Säätiö, hallinto ja talous.................... 4 Elka-yhteisö............................. 5 Uutta aineistoa säilytykseen perinteisesti ja digitaalisesti.................. 8 Aineiston käsittely...................... 9 Asiakaspalvelu......................... 10 Designarkisto.......................... 16 Tilastot...............................21 Vanhat valokuvat ovat YIT:n luovuttamasta arkistosta
Arkistonjohtajalta Toimintakertomus 2018 ARKISTOMENU ON KATETTU Arkisto mielletään jonkin vanhan säilyttäjäksi, mitä se toki on, mutta se on paljon muutakin. Arkisto on palvelulaitos, joka säilyttää tietoa eri muodoissaan erilaisiin tiedontarpeisiin niin kauan, kun on tarpeen, periaatteessa osan tiedoista jopa ikuisesti. Tietoa ei säilytettä säilyttämisen vuoksi vaan käytettäväksi. Moni ei varmaan tule ajatelleeksi, mistä tekstit, kuvat ja filminpätkät tuotetaan vaikkapa historiateokseen, opinnäytetyöhön, sukututkimukseen tai dokumenttiin. Tai mistä saadaan tietoja museonäyttelyyn, rakennushistorialliseen selvitykseen, omistusoikeuden varmentamiseen, sukututkimukseen, faktoja juhlapuheeseen tai muistokirjoitukseen jne. No tietysti arkistosta. Arkisto on keittiö, jonka raaka-aineista kokit valmistavat annoksia erilaisiin käyttötarpeisiin. Suunnilleen näin asian ilmaisi arkistolaitoksen emeritus pääjohtaja Kari Tarkiainen eräässä juhlapuheessaan. Arkistokin seuraa aikaa. Jos asiakkaat haluavat puolivalmisteita tai peräti pikaruokaa, tarjotaan tietoa digitaalisesti webissä. Minulle oli suuri yllätys, että viestinnällisesti vaikeimmin tavoitettavaksi kohderyhmäksi olettamani ns. suuri yleisö saavutettiin lopulta melko nopeasti ja halvalla somessa, etenkin Facebookissa, YouTubessa ja omassa makupalaportaalissamme Aikakoneessa. Entä jos tiedonkäyttäjät siirtyvät paperin sijaan suosimaan digitaalista ruokavaliota? Vastaus on yksinkertainen, muutetaan keittiön palvelukonseptia digitaaliseen suuntaan. Arkistot ovat osa paikkakuntansa yhteisöä ja voivat tuottaa sen tarpeisiin erilaisia palveluja. Elkassa on käynyt koululaisia tekemässä harjoitustöitä ja ryhmiä muistelemassa vanhaa Mikkeliä. Pelkkä käynti arkistossa voi olla monelle elämys, mm. vuonna 2018 reilusti yli 200 mikkeliläistä kävi tutustumassa Arkistojen päivänä Elkaan, ja sen järjestämään monipuoliseen ohjelmaan. Elkan vastuulla on suomalaisen elinkeinoelämän pitkäaikaisesti säilytettävän tiedon säilyttäminen ja siihen liittyvän tietopalvelun hoitaminen. Sama keittiövertauksena ilmaistuna: Elkan keittiö hankkii elinkeinoelämältä raaka-aineensa, josta vierailevat ja joskus Elkan omat kokit tekevät erilaisilla resepteillä arki- tai juhlaruokaa tiedonnälkään. Elkan toiminta-alue on laaja, ja laaja on myös säilytyksessä olevan tiedon kirjo. Tietopalvelumme vastaa mitä erilaisimpiin tieto- ja lainauspyyntöihin. Jos Elkan aineistosta ei vastausta löydy, pyrimme auttamaan asiakasta löytämään haluamansa tiedon jostain muualta. Näin siis Elka toimii. Arkisto taipuu moneen. Elkan 38. toimintakertomukseen pyrimme saamaan uutta näkökulmaa. Tilastotiedot, kuten meille niin rakkaat hyllymetrit toki löytyvät, mutta niillä ei pyritä liiallisesti rasittamaan lukijaa. Toivottavasti onnistuimme tässä. Toimintakertomuksen tekivät ja tilastotiedot keräsivät allekirjoittanut, Olli Alm ja Sari Muinonen. Jarmo Luoma-aho, arkistonjohtaja, säätiön asiamies 3
Säätiön hallinto, talous ja henkilöstö SÄÄTIÖN TARKOITUS Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkisto sr. on perustettu vuonna 1979. Sen tarkoituksena on elinkeinoelämän keskusarkiston hoidon järjestäminen ja edistäminen. Säätiön ylläpitämä keskusarkisto aloitti toimintansa vuonna 1981 Mikkelissä. Säätiön tarkoituksen toteutuminen vuoden 2018 aikana on kuvattu tässä toimintakertomuksessa. Säätiö on ruotsiksi Stfitelsen för Centralarkivet för Finlands näringsliv sr. ja englanniksi Central Archives for Finnish Business Records sr. Keskusarkisto tunnetaan ehkä parhaiten vakiintuneesta lyhenteestään: Elka. Säätiöön kuuluu myös vuonna 2010 toimintansa aloittanut Designarkisto. Se on keskittynyt suomalaisen designin, erityisesti teollisen muotoilun asiakirjojen tallentamiseen ja niiden käytettävyyden edistämiseen tutkimustoiminnassa tai muunlaisissa käyttötarkoituksissa. SÄÄTIÖLAIN EDELLYTTÄMÄT TIEDOT Säätiön hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenille ei ole vuoden 2018 aikana maksettu palkkaa, palkkiota, kokousmatkoihin liittyviä matkakorvauksia eikä arkistonjohtajalle erillistä korvausta säätiön tehtävien hoitamisesta. Säätiön lähipiiriin kuuluvat: 1. säätiön perustajayhteisöt ja heidän nimeämänsä säätiön hallintoneuvoston jäsenet 2. säätiön hallituksen jäsenet 3. säätiön erikseen nimeämät edustusoikeuden saaneet henkilöt 4. BDO Oy -tilintarkastusyhteisön tilintarkastaja 5. säätiön perustajayhteisöjen mahdolliset tytäryhteisöt ja -säätiöt 6. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen perheenjäsen (aviopuoliso, avopuoliso, oma tai puolison lapsi ja tämän puoliso ja jälkeläiset sekä oma tai puolison vanhempi, isovanhempi ja tämän vanhempi) 7. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen lähisukulainen (sisarus ja sisar- ja velipuoli ja tämän aviopuoliso ja avopuoliso sekä näiden lapsi, lapsen jälkeläinen, vanhempi tai isovanhempi) 8. kohdissa 1 6 tarkoitetun ihmisen tai yhdessä toi mivien ihmisten määräysvallassa oleva yhteisö tai säätiö Säätiö ei ole antanut vuoden 2018 aikana avustuksia tai osittain tai kokonaan vastikkeettomia taloudellisia etuja lähipiiriin kuuluville. HALLINNON TOIMINTA Säätiölaki, laki yksityisarkistojen valtionavusta, valtionavustuslaki, avustusten soveltamisohjeet ja säätiön säännöt luovat Elkan toiminnan puitteet. Oma erityispiirteensä Elkan toiminnassa ovat säädökset, jotka liittyvät säilytyksessä olevien asiakirjojen käyttöön. Keskeisimmät niistä ovat tietosuoja-asetus ja -laki, tekijänoikeuslaki ja laki luottolaitostoiminnasta. Elkan säätiön hallinto on kolmiportainen. Hallintoneuvoston vastuulla on valvoa säätiön hallintoa. Hallintoneuvosto koostuu säätiön perustajajäsenistä. Vuosikokouksessaan keväällä hallintoneuvosto hyväksyy tilinpäätöksen, edellisen vuoden toimintakertomusten sekä toimintavuoden toimintasuunnitelman ja talousarvion. Hallitus huolehtii säätiön hallinnosta ja sen toiminnasta säätiön tarkoituksen toteutumiseksi sekä kirjanpidon ja varainhoidon asianmukaisesta hoidosta. Hallitus päättää tilinpäätöksen esittämisestä tilintarkastusta varten. Säätiön johtosäännössä kuvataan, kuinka säätiötä ja sen arkistotoimintaa käytännön työssä johdetaan. Hallintoneuvoston vuosikokous pidettiin 15.3.2018. Hallitus kokoontui kolme kertaa: 8.2., 19.3. ja 6.6. Hallintoneuvoston ja hallituksen jäsenet on mainittu liitteessä. TALOUS Elkan toiminta rahoitetaan Kansallisarkiston myöntämällä valtionavustuksella (laki yksityisarkistojen valtionavusta), Mikkelin kaupungin toiminta-avustuksella, elinkeinoelämän rahoituksella ja säätiön omalla varainhankinnalla. Designarkisto saa toimintaansa valtionavustusta opetus- ja kulttuuriministeriöltä. Säätiön toimintamenot vuonna 2018 olivat yhteensä 1 477 018,98. Tilikaudelta kertyi ylijäämää 24 740,39. HENKILÖSTÖ Kertomusvuoden aikana Elkan palveluksessa oli 15 henkilöä, joista yksi vastasi Designarkiston toiminnasta. Kaikki työntekijät työskentelivät Mikkelissä. Suurella osalla työntekijöistä on suoritettuna jokin arkistoalan tai asiakirjahallinnan tutkinto, ja kaikilla on pitkäaikainen kokemus alan työtehtävistä ja erityisesti yritysarkistoinnista. 4
Huhtikuun alussa tietopalvelusihteeri Sirpa Seppänen siirtyi eläkkeelle. Hän ehti olla Elkan palveluksessa liki 37 vuotta eli melkein keskusarkiston toiminnan alusta lähtien. Elkan eläkeläisten joukko on kasvanut yhdeksään vuosien varrella. Heidän kuulumisiaan saatiin kuulla henkilöstön joulukahveilla. Työasioihin liittyviä kysymyksiä ja ajankohtaisia asioita käsiteltiin talon sisäisissä, noin kerran kuussa pidetyissä kuukausipalavereissa. Vuoden 2018 kehityskeskustelut pidetään vuoden 2019 alkupuolella. Vuonna 2017 aloitettu tukitoimintojen ulkoistaminen jatkui vuonna 2018. Pääosin itse iltatyönä tehty toimitilojen siivous siirtyi kilpailutuksen jälkeen palveluyrityksen tehtäväksi. Työntekijällä on mahdollisuus etätyöskentelyyn. Muutama henkilö käyttikin tätä mahdollisuutta. Lakisääteisen työterveyshuollon lisäksi Elka on tukenut henkilökunnan vapaa-ajalla tapahtuvaa työkykyä ylläpitävää toimintaa. Lisäksi osana tyky-toimintaa Elka järjesti kaksi liikuntailtapäivää. Faktat: Säätiö perustettu v. 1979 Toiminta alkoi Mikkelissä v. 1981 Säätiön perustajia (13 kpl) ovat Mikkelin kaupunki, Etelä-Savon maakuntaliitto sekä elinkeinoelämää, kulttuuria ja tutkimusta edustavat organisaatiot Säätiön tarkoitus on Elinkeinoelämän keskusarkisto ylläpitäminen Työntekijöitä 14 Rahoitus: lakisääteinen valtionapu, Mikkelin kaupunginhallituksen myöntämä avustus, opetus- ja kulttuuriministeriö, oma varainhankinta Elka-yhteisö Elkan toimintaverkosto on laaja. Se muodostuu säätiön taustaorganisaatioista, toiminnan rahoittajista, kansainvälisestä, kansallisesta ja paikallisesta yhteistyöstä sekä viimeisenä muttei vähäisimpänä asiakkaista, jotka luovuttavat aineistojaan ja käyttävät asiakirjoja erilaisiin tiedontarpeisiin. Säätiön perustajaorganisaatiot edustavat elinkeinoelämää ja tutkimusta sekä Mikkelin seutua. Taustajoukkojen kautta Elka saa monipuolista asiantuntemusta toimintaansa sekä kontaktipintaa yrityksiin ja tutkimusyhteisöihin. Lakisääteinen yksityisarkistojen valtionapujärjestelmä on kansainvälisestikin katsottuna harvinainen. Suomessa on huomattu, että kokonaiskuva suomalaisesta yhteiskunnasta jää puutteelliseksi, mikäli viranomaisten asiakirjojen lisäksi ei saada talteen myös yksityisarkistoja. Valtionapuviranomaisena toimii Kansallisarkisto ja Designarkiston osalta opetus- ja kulttuuriministeriö. Avustushakemusten ja valtionavun käytön raportoinnin lisäksi Kansallisarkiston ja valtionapua saavien arkistojen kesken on muunlaistakin yhteistyötä, kuten yksityisen aineiston vastaanottamisen hankintapolitiikan kehittäminen sekä toiminnan seurannassa ja arvioimisessa käytettävien tunnuslukujen uudistaminen. Mikkelin kaupungin aktiivisuus aikoinaan mahdollisti Elkan sijoittumisen Mikkeliin. Kaupunki onkin ollut säätiön perustamisesta lähtien tärkeä taustaorganisaatio keskusarkiston toiminnan tukemisessa. Elka ja muut Mikkeliin sijoittuneet muistiorganisaatiot muodostavat valtakunnallisesti merkittävän arkistokeskittymän, mikä on huomioitu myös Mikkelin kaupungin kehittämistoiminnassa. Yksi kaupungin ns. kehittämisalustoista on Memory Campus. Sen visiona on muodostaa Mikkelistä kansainvälisesti merkittävä arkistoja kirjastotoimialan osaamis- ja palvelukeskus. Elka osallistuu Memory Campuksen toimintaan, ja sillä on edustus hankkeen ohjausryhmässä. Elkan intressinä on kehittää elinkenoelämälle digitaalisia palveluja osana Memory Campuksen missiota. Yhteyden pitäminen kollegoiden kanssa on ollut tiivistä myös vuonna 2018. Yksityiset keskusarkistot ry (Yka) on valtionapua saavien yksityisarkistojen yhteistyöjärjestö, jonka jäsen Elka on. Yka on kanava, jonka kautta yksityisarkistot saavat ääntään paremmin kuuluville ja palvelujaan esille. Se on myös foorumi, jossa ajankohtaisia ammattiasioita voidaan tuoda keskusteluun ja kehittämiskohteiksi. Vuoden 2018 aikana yhdistyksellä oli edustajia erilaisissa arkistoalan yhteistyöelimissä. Se myös antoi kahteen lakiehdotukseen lausuntonsa jäsenarkistoilta saatujen kommenttien pohjalta. Toukokuussa 2018 Yka järjesti jäsenarkistoilleen työpajan, jossa käytiin läpi uusien tietosuojasäännösten vaikutuksia arkistojen käytännön toimintaan. Elkasta työpajaan osallistui neljä henkilöä. Elka oli myös mukana yhdessä muiden yksityisarkistojen kanssa esittelemässä tutkimusaineistojaan Vantaan sukututkimustapahtumassa ja Helsingin yliopiston Kaisa-kirjaston aulassa. Viimeksi mainittu oli Ykan panostus marraskuussa 2018 vietettyyn Pohjoismaiseen Arkistojen päivään. Elkalla on ollut tiivistä kanssakäymistä Liikearkistoyhdistyksen kanssa säätiön perustamisvaiheista lähtien. Yhdistyksellä on edustajansa Elkan säätiön hallintoneuvostossa ja hallituksessa. Vastavuoroisesti Elka on Liikearkistoyhdistyksen organisaatiojäsen, ja sillä on edustus yhdistyksen hallituksessa ja koulutustoimikunnassa. Elkan elinkeinoelämään suuntautuva 5
Fiat-telatraktori. Suon ojitusta. 6
arkistoalan koulutus oli vuonna 2018 osana Liikearkistoyhdistyksen koulutustoimintaa. Yhdistyksen Faili-lehdessä oli myös Elkan tekemiä juttuja. Vuoden 2018 Liikearkistopäivät pidettiin Vantaalla. Elkasta päiville osallistui kaksi henkilöä. Lisäksi kaksi elkalaista oli kuulemassa Arkistoyhdistyksen syysseminaarin antia. Vuoden 2017 lopulla perustettu epävirallinen arkistosektorin yhteistyöverkosto syntyi tarpeesta jatkaa alan yhteistoimintaa, kun Kansallisen digitaalisen kirjaston (KDK) toiminta päättyi rahoituksen lakattua. Vuoden 2018 aikana verkoston tapaamisissa esiteltiin mm. erilaisia sähköisen arkistoinnoin ratkaisuja sekä perustettiin työryhmä, jonka tavoitteena on saada aikaiseksi arkistojen käyttöön käytänteet tietosuoja-asetuksen ja -lain soveltamisesta käytännön toiminnassa. Yhteistyöverkoston toiminta on herättänyt kiinnostusta, ja siihen on liittynyt taustoiltaan erilaisia muistiorganisaatioita. Elka on yhteisöjäsenenä International Council of Archives ICA:n Section of Business Archives -nimisessä yritysarkistojaostossa, ja se on kirjeenvaihtajana European Association of Banking History EABH:ssa. Yhteydenpito kummankin edellä mainitun kanssa tapahtui kertomusvuonna sähköpostin välityksellä. Elkan arkistopalveluiden käyttäjät ovat luonnollisesti arkistotoiminnan ydinryhmä. Asiakkaat voidaan jakaa kahteen ryhmään: aineistojen luovuttajiin ja säilytyksessä olevan aineiston käyttäjiin. Joissakin tapauksessa roolit voivat mennä päällekkäinkin. Elka on viimevuosina laajentanut käsitystään arkiston roolista ympäröivässä maailmassa. Arkisto voi olla muutakin kuin säilytys- ja tutkimuspaikka. Arkisto itsessäänkin on mielenkiintoinen tutustumiskohde. Elkassa kävi toimintavuoden 2018 aikana vierailuryhmiä, joille kerrottiin Elkan tutkijapalveluista ja -aineistoista. Vierailijoille parasta antia lienee kuitenkin ollut nähdä vanhoja asiakirjoja ja kuulla mitä tietoja niissä on. Historia tuli lähelle ja synnytti monenlaista keskustelua siitä, kuinka asiat olivat ennen toisin, vai olivatko sittenkään. Elka on ottanut entistä aktiivisemman roolin omassa lähiyhteisössään. Toimintavuoden aikana mikkeliläisiä koululaisryhmiä kävi tekemässä harjoitustehtäviä Elkan aineistosta, ja marraskuun Arkistojen päivä sai ennätysmäärän mikkeliläisiä liikkeelle. Elka on ollut aktiivinen sosiaalisessa mediassa. Sen kautta Elka on saavuttanut valtavan määrän sellaisia henkilöitä, joista suurin osa ei todennäköisesti koskaan astuisi arkiston ovesta sisälle. Eikä siihen ole mitään tarvettakaan internetin valtakaudella. Tärkeintä on levittää tietoa arkistosta ja sen hienoista aineistoista sekä tuottaa nostalgisia elämyksiä ja keskustelunaiheita. Faktat: - Vastaanottaa perinteisiä ja digitaalisia asiakirjoja yrityksiltä ja muilta elinkeinoelämän toimijoilta - Säilyttää pysyvästi asiakirjoja - Parantaa asiakirjojen käytettävyyttä järjestämällä, luetteloimalla ja digitoimalla - Palvelee tutkijoita ja muita tiedontarvitsijoita - Asiakaskontakteja vuonna 2018 noin 2,5 miljoonaa pääosin erilaisten verkkopalveluiden kautta - Yhteistyötä ja kehittämistoimintaa paikallisesti, valtakunnallisesti ja kansainvälisesti Uutta aineistoa säilytykseen perinteisesti ja digitaalisesti Vuonna 2018 oli ensimmäinen kokonainen toimintavuosi, jonka aikana arkistosektorin yhteinen hankintapolitiikka oli käytössä. Elkan näkökulmasta se näyttää toimivan hyvin. Varsinkin Kansallisarkistosta ohjattiin arkistojen luovuttajia ottamaan yhteyttä Elkaan, mikäli kyse oli aineistoista, jotka kuuluvat Elkan vastuualueelle. Vastaavasti Elka pyysi ottamaan yhteyttä johonkin muuhun arkistoon, mikäli tarjottava aineisto ei liittynyt elinkeinoelämän toimintaan. Yhteisesti sovittu hankintapolitiikka koskee Kansallisarkistoa ja valtionapua saavia arkistoja. Sen ulkopuolelle jää joukko toimijoita, jotka myös ottavat vastaan yksityisarkistoja mukaan lukien yritysarkistoja. Esimerkiksi Elka on ollut tilanteissa, joissa museo on vienyt jotain asiakirjoa ennen kuin Elkaan on otettu yhteyttä. Tällainen rusinat pullasta -valintapa on vastoin arkistojen periaatteita, sillä se hajottaa asiakirjojen kokonaisuuden ja vaikeuttaa tutkimustyötä. Toisaalta vuoden 2018 aikana Elkalla on ollut positiivisiakin kokemuksia yhteistyöstä museoiden kanssa. Silloin kun samanaikaisesti ennen aineistojen siirtoa pääsemme yhdessä katselmoimaan aineistoa, voimme löytää sekä museon että Elkan kannalta järkevimmän toimintavan. Edellä mainittuun arkistojen hankintapolitiikkaan on tavoitteena saada mukaan myös muita muistiorganisaatioita. Toivottavasti tämä järkevöittäisi pirstaloitunutta arkistokenttää ja toisi jatkossa enemmän asiakirjoja ammatillisesti hoidettuihin ja riittävin resurssein toimiviin arkistoihin. Elka tallentaa paikallisesti, valtakunnallisesti ja kansainvälisesti merkittävien yritysten tai elinkeinoelämän organisaatioiden arkistoja edustavasti eri toimialoilta ja eri aikakausilta. Elka ottaa vastaan myös sellaisia yksityishenkilöiden asiakirjoja, joiden arvioidaan täydentävän kuvaa elinkeinoelämän toiminnasta. 7
Elka säilyttää pysyvästi vain pienen osan yritysten tai elinkeinoelämän järjestöjen toimintansa aikana syntyneistä asiakirjojoista. Vuoden 2018 aikana vain muutamassa tapauksessa luovuttaja oli jo ennakkoon määritellyt aineistoa, jota sen olisi syytä säilyttää pysyvästi historiaansa varten. Tavallisin tilanne oli se, että Elkaan siirrettävät asiakirjat seulottiin säilytyksessä olevasta aineistosta. Tätä työtä helpotti, kun mukana oli yrityksen palveluksessa tai eläkkeellä olevia henkilöitä, jotka tunsivat yrityksen toimintaa pitemmältä ajanjaksolta. Elkan seulontaperiaatteet pohjautuvat pitkälti Liikearkistoyhdistyksen säilytysaikasuositukseen. Sen päivitetty versio julkistettiin keväällä 2018. Suositus on osa Liikearkistoyhdistyksen julkaisua Säilyykö sähköinen ja kuinka kauan? (2018). Vuosien varrella satojen aineistojen siirtojen yhteydessä on Elkaan kertynyt yritysten ja organisaatioiden historiatietoa, jota on hyödynnetty sekä vastaanotettujen aineistojen seulonnassa että tutkijapalvelussa. Lisäksi luovutusten yhteydessä kertyy hyödyllistä tietoa aineiston tietosisällöstä ja sen kontekstista. Tätä tietoa hyödynnettiin vastaanotettujen asiakirjojen järjestely-, luettelointi- ja kuvailutyössä. Aineiston keskittämisellä yhteen paikkaan on kiistatta etunsa. Esimerkiksi tiedon moninkertaista säilyttämistä voidaan karsia, ja saman arkistonmuodostajan aineistoja voidaan liittää yhteen eri aikoina ja eri luovuttajilta saapuneista luovutuseristä. Vuoden 2018 aikana useimmiten motiivi siirtää asiakirjoja Elkaan oli käytännönläheinen siirryttiin uusiin toimitiloihin tai toimintaa oltiin lakkauttamassa. Jossain määrin myös digitaalinen toimintaympäristö sai yrityksiä pohtimaan vanhan arkiston merkitystä organisaatiolle. Yhteisenä nimittäjänä näissä tapauksissa on muutos. Se on tilanne, jossa yritys tms. joutuu arvioimaan omaa historiaansa pyyhkäisisikö sen pois hävittämällä asiakirjansa, vai pitäisikö sittenkin säästää jotain kertomaan yrityksen omasta tarinasta. Toimintavuoden aineistonluovutukset osoittavat, että yritykset tai muut organisaatiot päätyivät säilytysvaihtoehtoon. Elkan kokemus on, että yritykset ovat yllättävän historiatietoisia ja haluavat tallentaa asiakirjojaan tutkimuksen käytettäväksi. Elkan roolina on antaa aineistojen luovuttajille varmuus siitä, että historian kannalta keskeinen aineisto on tallessa ja käytettävissä. Vuoden 2018 aikana Elka otti uutta perinteistä tai digitaalista aineistoa vastaan miltei kaksi kertaa jokaisena vuoden viikkona. Aineiston luovutusprosessi alkoi, kuten aikaisempina vuosinakin, yhteydenotosta. Osa luovutusneuvotteluista voitiin hoitaa puhelimella tai sähköpostilla, mutta suurempien siirtojen kohdalla neuvottelut ja aineistojen valinta tapahtuivat asiakkaan luona. Jokaisen luovutuksen kohdalla laadittiin sopimus aineistojen säilyttämisestä. Uutta, hyllymetreillä mitattavaa aineistoa Elka otti vastaan kertomusvuonna enemmän kuin sitä edeltäneenä vuonna. Säilytyksessä olevan aineiston määrä ei kuitenkaan kasva yksi yhteen vastaanotetun aineiston kanssa. Tämä johtuu siitä, että asiakirjojen järjestämisen ja luetteloinnin yhteydessä aineisto tiivistyy huomattavasti. Uuden aineiston lisäksi myös vanhoja arkistoja täydennettiin, kuten aiempinakin vuosina. Vastaanotetussa aineistossa oli myös valokuvia, karttoja, piirustuksia sekä äänen ja liikkuvan kuvan tallenteita. Digitaalisen aineiston vastaanottaminen on jo vuosia ollut Elkalle arkipäivää. Vuonna 2018 digitaalista aineistoa tuli erilaisissa tiedostoformaateissa ja tietovälineillä. Silloin kun siirrettävä digitaalinen aineisto on ollut iältään vanhempaa, sen käsittely on vaatinut tiedostojen konvertointia arkistosäilytykseen soveltuvaan formaattiin. Lisäksi on tarvittu laitteita, joilla vanhentunutta tekniikkaa edustavat levykkeet tms. tallennusvälineet on saatu avatuiksi. Elkaan vuonna 2018 siirretystä aineistosta mainittakoon erikseen Arsenalin asiakirjat. Tavallaan kyseessä on neljännesvuosisadan kestäneen, säästöpankkien pilkkomisesta alkaneen alasajoprosessin loppupiste. Tämän prosessin aikana Elka ensin otti talteen vaikeuksiin joutuneiden säästöpankkien arkistoja, ja viime vuonna alkoi pankkikriisiä hoitamaan perustetun Omaisuudenhoitoyhtiö Arsenalin pysyvästi säilytettävien asiakirjojen siirto Elkaan. Elkan fyysisen aineiston säilytystilat on rakennettu täyttämään asiakirjojen pysyvän säilyttämisen vaatimukset sekä rakenteellisen suojauksen että olosuhdevaatimusten (kosteus ja lämpötila) osalta. Nykyisten fyysisten säilytystilojen arvellaan riittävän useiksi vuosiksi eteenpäin. Tarkkaa arvioita on vaikeaa tehdä, koska vuosittain vastaanotettavan aineiston määrä vaihtelee. Lisätilan hankinnan tarvetta on voitu ajallisesti hidastaa tilankäytön tehostamisella. Toimenpiteistä mainittakoon siirtyminen arkistokoteloiden vaakasäilytykseen ja kiinteiden piirustuskaappien korvaaminen tilaa säästävillä siirtovaunuilla. Elkan digitaalinen arkisto on ulkoistettu. Palveluntarjoajan Yksa-arkistojärjestelmää käyttävät Elkan lisäksi myös muut suomalaiset arkistot. Digitaalisessa arkistossa on säilytyksessä sekä Elkan vastaanottamaa digitaalista aineistoa että sen itsensä digitoimaa aineistoa. Faktat: Asiakirjoja 33 382 hm - Vuosikasvu (kartunta) 754 hm - Säilytyskapasiteetti n. 40 000 hm - Uutta aineistoa 1402 hm v. 2018 - Aineistoa vastaanotettiin 98 kertaa - Digitaalista aineistoa 68 teratavua 8
Salaojaputkien valmistusta. Aineiston käsittely JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI Kolme viimeisintä toimintavuotta ovat olleet arkistoaineiston järjestämisen ja luetteloinnin kannalta erinomaisia, sillä kunakin vuotena on saatu käsiteltyä yli hyllykilometrin verran aineistoa. Viime vuonna tuo lukema oli 1076,80 hyllymetriä, ja se sisälsi 69 eri arkistoa. Vuonna 2015 Elkassa olevien aineistojen järjestämisaste oli 55 %, mutta vuonna 2018 se on saatu nostettua 62 %:iin. Tämän ansiosta yhä suurempi osuus aineistoistamme on haettavissa arkistoyksikön tarkkuudella arkistotietokannasta. Se mahdollistaa myös aineistojen helpomman digitoinnin ja kaukolainaamisen. Järjestämistyön lisääntyminen on seurausta siitä, että Sota-arkistoprojektin päättymisen jälkeen loppuvuonna 2015 neljä työntekijää siirtyi perustehtävien pariin. Tosin sen jälkeen kaksi henkilöä on eläköitynyt, joten nyt työntekijöitä on enää kaksi enemmän kuin vuonna 2014. Arkistojen järjestäminen ja luettelointi on pitkälti manuaalista toimintaa, joten järjestetty aineistomäärä on suoraan verrannollinen käytettävissä oleviin henkilöstöresursseihin. Suurimmat viime vuoden aikana järjestetyt kokonaisuudet liittyivät Fortum Oyj:n edeltäjiin (208 hm), Nordea pankin historiallisiin arkistoihin (204 hm), Esso Oy:n arkistoon (77 hm), Finnfactsin arkistoon (73 hm), Stora Enson metsäkonttorin arkistoon (61 hm) ja Oras Oy:n arkistoon (45 hm). Keskimääräinen järjestämistyö oli kooltaan 15,6 hyllymetriä. Järjestämistyön yhteydessä arkistoaineisto yleensä supistuu ja tiivistyy, kun siitä poistetaan kaksoiskappaleet ja asiakirjat vaihdetaan kansioista arkistokoteloihin. Niinpä tuokin viime vuonna käsitelty 1076,80 hyllymetriä kutistui 596,98 hyllymetriin. Tilansäästö on siis lähes 45 %. Uusia arkistoyksiköitä tallennettiin vuoden aikana 9413 kappaletta, joten keskimääräinen arkistoyksikkö on 6,3 cm paksu ja se sisältää noin 450 asiakirjaa. Järjestettävät arkistot olivat monelta eri toimialalta ja myös monelta eri aikakaudelta. Tuoreimmat asiakirjat olivat vuodelta 2018 ja vanhimmat vuodelta 1723. Valtaosa asiakirjoista sijoittui 1870 1980 -luvuille. DIGITOINTI Elka on tehnyt aineistojen systemaattista digitointia 2000-luvun alkuvuosista saakka, mutta se on keskittynyt lähinnä valokuviin ja audiovisuaalisiin aineistoihin. Esimerkiksi äänitteistä ja liikkuvan kuvan tallen- 9
teista hyvin suuri osa on saatu digitoitua useissa eri digitointiprojekteissa. Vuoden 2018 aikana tehtiin periaatepäätös lisätä paperisen asiakirja-aineiston skannaamista ja pyrkiä kokonaisten asiakirjasarjojen digitointiin. Näin mahdollistetaan aineiston sähköinen tutkimuskäyttö arkistotietokannan kautta, eikä tutkiminen vaadi enää fyysistä tutkijasalikäyntiä. Digitointiin on lisätty myös henkilöresursseja siten, että Elkassa on kaksi päätoimista digitoijaa. Tosin molempien työnkuvaan sisältyy myös muita tehtäviä. Digitoijista Leena Junter keskittyi hauraiden ja isokokoisten asiakirjojen skannaamiseen. Hänellä on käytössään A3-tasoskanneri sekä A1- ja A3-kokoiset kirjaskannerit, jotka mahdollistavat esimerkiksi sidosten ja isokokoisten karttojen, julisteiden ja piirustusten digitoinnin. Ulla Asikaisella taas on käytössään tasoskanneri sekä A3-kokoinen asiakirjaskanneri, jolla pystytään nopeasti digitoimaan määrämuotoisia asiakirjakokonaisuuksia. Leena Junterin suorittamista skannauksista merkittävin oli Forssa Oy:n perustajan Axel Wilhelm Wahrenin vuosien 1838 1885 kirjeenvaihdon digitoiminen. Kirjeenvaihtoa oli kaikkiaan 39 arkistoyksikköä ja monia tuhansia sivuja. Ulla Asikainen taas digitoi useiden eri yritysten hallitusten ja yhtiökokousten pöytäkirjoja sekä toimintakertomuksia. Asiakaspalvelu TUTKIJASALIPALVELUT JA KAUKOLAINAT Useissa arkistoissa perinteisten tutkijapalveluiden suosio on ollut jo useita vuosia laskusuunnassa sähköisten palveluiden yleistymisen myötä. Näin on varsinkin Kansallisarkistossa ja sen maakunnallisissa toimipaikoissa, joiden asiakkaista sukututkijat ovat muodostaneet suurimman osan. Elkan kohdalla tällaista laskua ei vielä ole havaittu. Syynä on ennen kaikkea se, että aineistomme eivät vielä ole verkon kautta saavutettavissa. Näin ollen aineiston tutkimuskäyttö tapahtuu pääosin edelleenkin tutkijasalissa. 27 % 10 % 10 % 8 % 44 % Opinnäytetyö Akateeminen tutkimus Sukututkimus Harrastus Virkatyö Luolan porausta. 10
Viime vuoden aikana tutkijakäyntejä kertyi 441 kpl ja sen lisäksi kaukolainoja muihin arkistoihin tehtiin 26 kpl. Asiakkaista suurin osa oli tekemässä historiantutkimusta. Heistä osa oli tekemässä pro gradu -tutkielmaa, väitöskirjaa tai muuta akateemista tutkimusta, ja osa taas asiakkaalta saadusta toimeksiannosta esimerkiksi yritys- tai paikallishistoriaa. Historiantutkimuksen lisäksi aineistoja käytettiin paljon mm. rakennushistoriallisten selvitysten tekoon, kaivoksia koskeviin tutkimuksiin sekä suku- ja henkilöhistorialliseen tutkimukseen. TIEDUSTELUT JA JÄLJENNETILAUKSET Asiakaspalveluihin kuuluvat keskeisesti myös asiakkaiden tekemät kyselyt, tiedustelut ja usein niitä seuraavat jäljennetilaukset. Palvelu alkaa yleensä asiakkaan tekemästä puhelinsoitosta tai sähköpostiviestistä, jossa hän kysyy alustavasti tietoa jostakin asiasta tai Elkassa säilytettävästä aineistosta. Mikäli asia vaatii syvällisempää selvittämistä, niin se kirjataan maksulliseksi selvitykseksi eli tiedusteluksi. Tiedusteluihin liittyy useissa tapauksissa jäljennetilaus. Asiakas haluaa nähdä etsimänsä aineistot itse, jolloin kyseiset asiakirjat joko valokopioidaan tai digitoidaan. Suurimmassa osassa tapauksista jäljennetilaus koskee vain yksittäisiä asiakirjoja, valokuvia tai audiovisuaalisia tallenteita. Isommissa tilauksissa voi kyse olla tuhansia asiakirjoja sisältävistä kokonaisuuksista. Vuoden 2018 aikana erilaisia tiedusteluita saapui 431 kpl, mikä on pari sataa vähemmän kuin edellisenä vuotena. Lasku voi selittyä tilastollisena heilahteluna, koska määrä on kuitenkin lähellä pitkäaikaista keskiarvoa. Vastaavasti jäljenteitä lähetettiin 291 kertaa, mikä on yli kaksi kertaa edellistä vuotta enemmän. Tämä vastaa asiakaspalvelun henkilöstön käsitystä siitä, että varsinkin digitaalisessa muodossa olevien jäljenteiden tilaaminen kuuluu nykyisin yhä useammin tiedusteluihin. Täsmennykseksi todettakoon, että tilastoidut jäljennetilaukset eivät sisällä esimerkiksi kännykkäkameralla otettuja kuvia, vaan ainoastaan ammattilaistason skannereilla tehdyt jäljenteet. SÄHKÖISET JAKELUKANAVAT Elkan aineistojen sähköinen tutkiminen tapahtuu YKSA-arkistotietokannan kautta. Siellä ovat näkyvissä niin analogisten aineistojen viitetiedot kuin myös kaikki digitaaliset teksti-, kuva-, ääni- ja videotiedostotkin. Osa aineistoista on julkisesti näkyvissä ja osa taas vaatii kirjautumisen. Mikäli asiakas tarvitsee luvanvaraista aineistoa, niin hänelle luodaan käyttäjätunnus ja salasana ja annetaan lukuoikeus tiettyyn aineistojoukkoon. YKSAn lisäksi Elkalla on käytössä monia sähköisiä jakelukanavia aineiston esittelyä ja jakamista varten. Internet-sivuilla, Aikakone-sivulla sekä Youtube-kanavalla on esillä merkittävä määrä digitaalista sisältöä, Laturi. ja niistä varsinkin Youtube-kanava kerää todella paljon katselukertoja. Aikakone-sivusto on myös hyvin merkittävä näyteikkuna Elkassa säilytettäviin aineistoihin, ja sen kävijämäärä on jo ylittänyt Elka. fi-sivuston kävijämäärän. Kaikista eniten katselukertoja kerää kuitenkin sosiaalisen median sivumme. Facebook-päivitykset keräsivät viime vuonna yli 2,1 miljoonaa katselukertaa ja Pinterest noin 140 000 näyttökertaa. Näiden sosiaalisen median palveluiden käytön tarkoitus on ensisijaisesti lisätä Elkan yleistä tunnettavuutta ja toiseksi ohjata käyttäjiä Aikakoneen ja arkistotietokannan käyttöön. NÄYTTELYT JA TAPAHTUMAT Viime vuoden näyttelyistä ja tapahtumista ehdottomasti tärkein oli 10. marraskuuta järjestetty Arkistojen päivä. Tapahtuma keräsi Elkaan 240 kävijää, joka oli samalla kaikkien aikojen ennätys. Tapahtuman ohjelmassa oli mm. valokuvien tunnistusta, digitointityöpaja, arkistokierroksia, yleisöluento sekä Designarkiston järjestämä muotoilusuunnistus. Arkistojen päivän tapahtuma keräsi poikkeuksellisen paljon mediahuomiota paikallisesti, sillä maakuntalehti Länsi-Savo teki tapahtuman tiimoilta peräti kolme lehtijuttua. Arkiston aulatiloissa oli viime vuoden aikana neljä vaihtuvaa näyttelyä, joista kaksi oli Designarkiston esille laittamia ja kaksi yritysarkistopuolelta. Näiden vaihtuvien näyttelyiden katsojamäärää on vaikea arvioida, mutta ne esiteltiin kaikille vierailuryhmille ja niihin tutustui myös valtaosa tutkija-asiakkaista. Elka osallistui myös moniin arkistomme ulkopuolella järjestettyihin tapahtumiin. Merkittävin niistä lienee ollut Vantaalla pidetty Kuulutko sukuuni -tapahtuma. Kyseessä on kerran vuodessa järjestettävä sukututkimustapahtuma, joka kerää näytteilleasettajia ja vieraita ympäri Suomea. Elka oli myös Yksityiset keskusarkistot ry:n mukana Arkistojen päivän tapahtumassa Helsingin yliopistolla. 11
Sirpa Seppänen siirtyi eläkkeelle. Arkistojenpäivän kuvien tunnistusta. Henkilökunnan joululounas Tertin Kartanossa.
FM Olli Kupiainen esitelmöimässä. Henkilökunnan virkistyspäivässä irrottiin arkirutiineista. 13
Designarkiston muotoilusuunnistusviikon kuvasatoa 14
Designarkisto Toiminta lyhyesti Designarkisto on toimintavuosiensa aikana vakiinnuttanut asemansa valtakunnallisena suomalaisen muotoilun ja suunnittelun erikoisarkistona, johon muotoilualan toimijat voivat luotettavasti tallettaa aineistojaan pysyvään säilytykseen. Vuosi toisensa jälkeen vastaanotettu aineistomäärä on ylittänyt vuosittaiset tavoitteet. Näin oli myös vuoden 2018 aikana, jolloin Designarkisto vastaanotti asiakirjoja yhdeksältä eri luovuttajalta yhteensä 25 hyllymetriä. Aineistohankinnassa panostettiin erityisesti toimintansa lopettaneiden sisustusarkkitehtien suunnittelutöiden talteen saamiseen. Designarkisto edistää toiminnallaan muotoilun tutkimusta, saavutettavuutta ja kulttuuriperinnön säilymistä. Muotoiludokumenttien saatavuuden ja jakelun helpottamiseksi arkiston toiminnassa on alusta lähtien panostettu digitaalisuuteen ja sähköisiin palveluihin. Designarkiston verkkopalveluiden avulla pyritään vastaamaan erilaisten käyttäjäryhmien tarpeisiin ja tavoittamaan myös suurta yleisöä esimerkiksi verkkonäyttelyiden avulla. Toimintavuoden aikana graafisen suunnittelun huippunimien töitä esittelevä Design is thinking -verkkonäyttely laajentui kahdella uudella suunnittelijalla. Pekka Loirin, Kari Piipon ja Erkki Ruuhisen lisäksi näyttelyssä on nyt esillä myös Esa Ojalan sekä Pentti Pilveen suunnittelutöitä. Yksi Designarkiston toimintavuoden tärkeistä painopistealueista oli muotoilukasvatus. Syyskuinen muotoilukasvatusviikko toi arkistoon parisataa oppilasta opettajineen tutustumaan muotoiluun. Viikon teemana oli muotoilusuunnistus, joka on uudenlainen, osallistava tapa tutustua muotoilun eri osa-alueisiin autenttisten arkistoaineistojen avulla. Muotoilusuunnistus kehitettiin ja pilotoitiin Designarkistossa kevään aikana. HENKILÖSTÖ Designarkisto työllisti toimintavuoden aikana yhden palkatun päätoimisen työntekijän. Tätä tietopalvelusihteerin tehtävää hoiti filosofian maisteri Sari Muinonen. TALOUS Designarkiston toiminnan kokonaiskulut vuonna 2018 olivat 48 608,43. Opetus- ja kulttuuriministeriön erityisavustusta saatiin 42 000. Menojen ylitys (6 608,43 ) katettiin Suomen Elinkeinoelämän Keskusarkiston säätiön omarahoitusosuudella. Aineistojen hankinta ja vastaanottaminen HANKINTAPOLITIIKKA Designarkisto kerää systemaattisesti talteen ja säilyttää pysyvästi suomalaiseen muotoiluun ja suunnitteluun liittyviä asiakirjoja ja esineitä. Aineistoja otetaan vastaan muotoilijoilta, suunnittelutoimistoilta ja yrityksiltä. Muotoiluprosessien aikana syntyneet aineistot pyritään tallettamaan tulevaisuuden tutkimuskäyttöä varten mahdollisimman täydellisinä ensimmäisistä luonnoksista valmiiseen tuotteeseen asti. Vastaanotettava arkistomateriaali koostuu suunnitteluprosessin eri vaiheissa syntyvistä aineistoista joko fyysisessä tai sähköisessä muodossa. Myös suunnittelijoita itseään koskevat henkilöasiakirjat pyritään tallettamaan harkinnan mukaan. Designarkiston hankintapolitiikkaan kuuluvat muun muassa seuraavat muotoilun osa-alueet: - Teollinen muotoilu - Palvelumuotoilu - Huonekalu- ja sisustussuunnittelu - Lasi- ja keramiikkamuotoilu - Muoti- ja tekstiilisuunnittelu - Korumuotoilu - Visuaalisen viestinnän suunnittelu - Immateriaalinen suunnittelu Muotoilun kenttä monipuolistuu koko ajan, ja muotoilua hyödynnetään yhä uusilla tavoilla. Myös muotoilijoiden tehtävät ja työnkuva ovat laajentuneet, ja usein he työskentelevät uransa aikana useilla eri muotoilun osa-alueilla. Designarkisto on toimintansa alusta lähtien pyrkinyt tallentamaan kaikki muotoilijan työuraan liittyvät asiakirjat, joten vastaanotettavien aineistojen kohdalla ei ole haluttu tehdä jyrkkiä linjanvetoja. Muotoilun käyttöalueen laajentumisen myötä Designarkiston hankintapolitiikka pyrkii jatkossakin elämään ajassa ja ottamaan huomioon myös uudet, kehittyvät muotoilualat. Vuoden 2018 aikana muotoiluarkisto teki hankintayhteistyötä erityisesti Teollisuustaiteen Liitto Ornamon, Designmuseon sekä visuaalisen viestinnän suunnittelijoiden järjestön Grafia ry:n kanssa. Potentiaalisia luovuttajia lähestyttiin myös suorilla yhteydenotoilla, kuten henkilökohtaisilla kirjeillä sekä Designarkiston toiminnasta ja palveluista kertovilla uutiskirjeillä. 16
AINEISTOJEN VASTAANOTTAMINEN Toimintavuoden aikana hankinnassa panostettiin erityisesti työuraansa lopettamassa oleviin sisustusarkkitehteihin, jotta heidän arvokas suunnittelutyönsä saataisiin talteen. Uusia aineistoluovuttajia olivat sisustusarkkitehdit Yrjö Wegelius ja Heikki Heimala. Wegelius on pitkän uransa aikana tehnyt mm. pääkonttoreiden, sairaaloiden ja pankkien sisustus- ja saneeraussuunnittelua. Heimalan arkistoon luovuttamat aineistot taas pitävät sisällään esimerkiksi laivojen ja koulujen sisustussuunnitteluun liittyviä asiakirjoja. Arkistoaan täydensivät myös sisustusarkkitehdit Kari Asikainen sekä Timo Saarnio, joka lahjoitti arkistoon lisää suunnitelmiensa tuolien prototyyppejä. Keväällä Designarkisto vastaanotti turkulaisen teollisen muotoilijan Kai Salon aineistoja. Ne sisälsivät mm. useita Salon suunnittelemien tuotteiden pienoismalleja ja prototyyppejä. Teollinen muotoilija Simo Puintila luovutti muotoiluarkistoon hänen itsensä ja Touko Korhosen suunnittelemat kasvinkasvatusyksiköt tausta-aineistoineen. Kasvatusyksiköt voittivat vuonna 1999 nuorille muotoilijoille ja arkkitehdeille tarkoitetun Habitare 99 -huonekalusuunnittelukilpailun. Designarkisto vastaanotti myös kuvittaja, kuvataitelija Auvo Taivalvuon satoja töitä sisältäneen piirustusarkiston. Taivalvuon tunnettuja piirroshahmoja ovat mm. Osuuspankin Hippo sekä Caru-muurahainen. Lisäksi arkistoaan täydensivät Grafia ry Vuoden Huiput 2017 -kilpailutöillään sekä muotitaitelija, pukusuunnittelija Kirsti Maunulan perikunta, joka lahjoitti arkistoon loput Maunulan suunnitteluasiakirjat. Faktat: Vastaanotetut aineistot vuonna 2018 Timo Saarnio Kai Salo Kirsti Maunula Yrjö Wegelius Touko Korhonen ja Simo Puintila Heikki Heimala Grafia ry/vuoden Huiput 2017 -kilpailutyöt Auvo Taivalvuo Kari Asikainen Yhteensä 4,00 hm 6,70 hm 1,3 hm 0,52 hm 0,85 hm 9,27 hm 0,84 hm 0,82 hm 0,67 hm 24,97 hm Vastanotetut erityismateriaalit vuonna 2018 Piirustukset ja julisteet Valokuva-aineistot Esineet 3 652 kpl 917 kpl 80 kpl Säilytyksessä oleva aineisto vuoden 2018 lopussa Kokonaismäärä (sisältää myös erityisaineistot) Valokuvat ja negatiivit Piirustukset ja julisteet Käytettävyyden edistäminen JÄRJESTÄMINEN JA LUETTELOINTI 192,04 hm 22 096 kpl 12 545 kpl Toimintavuoden aikana järjestettiin ja luetteloitiin yhteensä noin 33 hyllymetriä asiakirjoja. Järjestämistyön ja seulonnan tuloksena aineistot supistuivat tästä lähes puoleen. Arkistojen järjestämisen yhteydessä asiakirjat siirrettiin arkistokelpoisiin säilytysvälineisiin, luetteloitiin ja kuvailtiin arkistotietokantaan. Suurimmista järjestetyistä arkistoista mainittakoon muotoilutoimisto Bestform Oy:n arkisto, jonka järjestäminen saatiin loppuun alkuvuodesta 2018. Bestform Oy:n arkisto koostuu yrityksen omistajan Markku Lehtisen tekemien suunnitteluprojektien asiakirjoista. Lisäksi arkisto sisältää Lehtisen opetus- ja konsultointityöhön liittyviä asiakirjoja. Muotitaitelija MTO ja pukusuunnittelija Kirsti Maunulan arkiston järjestämis- ja luettelointityö valmistui kesän aikana. Maunulan arkistossa on hänen vaateteollisuuteen suunnittelemiensa vaatemallistojen piirustuksia, sekä teatteri-, oopperaja kuoropukusuunnitelmia. Arkisto sisältää myös muutamia valmiita vaatteita. Loppuvuoden aikana saatiin lähes valmiiksi graafisen suunnittelijan Esa Ojalan arkiston järjestämistyö. Arkisto sisältää runsaasti Ojalan eri yrityksille suunnittelemaa yritysgrafiikkaa ja painotuotteita sekä juliste- ja näyttelygrafiikkaan liittyviä suunnittelutöitä. DIGITOINTI Muotoiluprosessien aikana syntyvät asiakirjat ovat usein hyvin visuaalisia, ja ne sisältävät runsaasti eri suunnitteluvaiheisiin liittyviä piirustuksia. Tämän vuoksi Designarkiston aineistojen digitoinnissa on panostettu nimenomaan piirustusten digitointiin. Digitoitavien asiakirjojen valinta tapahtuu pääasiassa järjestämistyön yhteydessä, jolloin arkistonmuodostajasta ja 17
Design is thinking -verkkonäyttelyn ilmettä.
aineistosta on saatu kokonaiskuva. Vuoden 2018 aikana Designarkiston piirustuksia digitoitiin 422 kpl ja valokuvia 86 kpl. Digitoitujen aineistojen kokonaismäärä on yli puolet edellisvuotta suurempi. Tämä selittyy sillä, että arkistoja myös järjestettiin edellisvuotta enemmän. Aineistojen jakelu ja saatavuus Digitaalisuus tuo merkittävän lisäarvon Designarkiston toimintaan lisäten muotoiluaineistojen jakelumahdollisuuksia ja saavutettavuutta. Se mahdollistaa tiedon tuomisen kaikkien saataville arkistotietokannan ja verkkosivujen välityksellä ajasta ja paikasta riippumatta. Tämän lisäksi digitoiminen säästää alkuperäisiä arkistokappaleita, kun aineistojen käyttö ja jakelu keskittyvät sähköisiin palveluihin. Kaikki digitoidut aineistot tallennetaan Elkan arkistotietokantaan, jossa ne ovat vapaasti katsottavissa. Näitä aineistoja hyödynnetään myös esimerkiksi viestinnässä ja näyttelytoiminnassa. Designarkisto on tuottanut toimintansa aikana kolme verkkonäyttelyä, joista viimeisin, Design is thinking -verkkonäyttely, ilmestyi vuoden 2017 lopussa. Tämä graafisen suunnittelun huippunimien tuotantoa esittelevä näyttely täydentyi kahdella uudella suunnittelijalla vuoden 2018 elokuussa. Pekka Loirin, Kari Piipon ja Erkki Ruuhisen lisäksi näyttelyssä on nyt esillä myös moninkertaisesti palkitun graafikon Esa Ojalan sekä mainosmaailman moniosaajan Pentti Pilveen suunnittelutöitä. Ainutlaatuinen yhteisnäyttely on siis entistä laajempi kokonaisuus, jossa katsojat pääsevät tutustumaan viiden graafikon tuotantoon ja heidän töidensä taustalla vaikuttavaan ajatteluun ja syntyprosessiin. Ulkoasun suunnittelun ja teknisen toteutuksen osalta näyttely tehtiin yhteistyössä mikkeliläisten mainostoimistojen Aalto Oy:n ja Verkkoverstaan kanssa. Verkkonäyttelyn tavoin toimii myös Elkan suosittu Aikakone-sivusto. Se mahdollistaa runsaiden kuvamateriaalien esittelyn, joten sen avulla Designarkiston visuaaliset aineistot pääsevät oikeuksiinsa. Aikakone toimii ikään kuin arkiston näyteikkunana, jonka avulla voidaan herättää mielenkiintoa ja esitellä eri arkistojen sisältämiä aineistoja. Designarkiston verkkosivut ovat tärkeä aineiston jakelukanava. Arkiston järjestämisen yhteydessä jokaisesta arkistosta kirjoitetaan sivuille esittely, jossa kerrotaan muotoilijan urasta ja esitellään hänen suunnittelutöitään. Lisäksi verkkosivuilta löytyvät muotoilutarinat, joissa muotoilijat pääsevät itse kertomaan tarinoita suunnittelemiensa tuotteiden takaa. Designarkiston sivuilta on ladattavissa myös ilmainen muotoilukasvatusaineisto. Peruskoulujen opetuskäyttöön tarkoitettu materiaali on laadittu Designarkiston ja Elkan arkistoaineistojen pohjalta, ja se tarjoaa opettajille apuvälineen muotoilun opetukseen. Sosiaalisen median kautta Designarkisto pystyy tavoittamaan suurta yleisöä ja kasvattamaan tietoisuutta arkiston olemassaolosta ja toiminnasta. Designarkiston Facebook-sivulla esitellään asiakirjoja sekä kerrotaan arkiston ajankohtaisista asioista ja tapahtumista. Vuoden 2018 aikana Facebook-sivuja katseltiin yli 200 000 kertaa eli määrä yli nelinkertaistui edellisestä vuodesta. Faktat: Järjestäminen ja digitointi Järjestetyt ja luetteloidut arkistot Digitoidut tiedostot Viestintä 4 kpl, 33 hm 508 kpl Facebook-päivitysten katselukerrat 216 390 kpl Artikkelit lehdissä Uutiskirje Tapahtumat ja yhteistyö NÄYTTELYT 2 kpl 4 jakelukertaa Designarkisto laatii vaihtuvia näyttelyitä Elkan aulatilaan vuorotellen Elkan näyttelyiden kanssa. Näyttelyt kohdennetaan arkiston tutkija-asiakkaille ja vierailuryhmille, ja ne tavoittavat vuositasolla yhteensä satoja katsojia. Näyttelyt rakentuvat yleensä yhden muotoilijan tai teeman ympärille, ja niissä esitellään valittua aihetta mahdollisimman kattavasti. Designarkistolla on Elkan tiloissa myös pienempi, pysyvän näyttelyn tila, jossa muotoiluarkiston materiaaleja on esillä monipuolisemmin. Alkuvuodesta Elkan aulassa oli esillä kaupunkiympäristönsuunnitteluun erikoistuneen Ulla-Kirsti Junttilan Kädenjälki kadunkalusteissa -näyttely. Näyttely sisälsi Junttilan suunnittelutöitä koko hänen uransa ajalta alkaen opiskeluaikaisista harjoitustöistä. Syksyn ajan Elkan aulassa oli Palkitut mainokset -näyttely. Se esitteli Grafia ry:n Vuoden Huiput -kilpailussa palkittuja mainoksia 1980-luvulta nykypäivään asti. Molemmat näyttelyt keräsivät yhteensä lähes 600 katsojaa. Esa Ojalan Marimekko-juliste
MUOTOILUKASVATUS Yksi Designarkiston toiminnan tärkeistä painopistealueista on muotoilukasvatus, jonka merkeissä yhteistyö Mikkelin alueen koulujen kanssa on jatkunut jo vuosien ajan. Alkuvuoden 2018 aikana Designarkistossa kehitettiin uudenlainen muotoilukasvatusmenetelmä: muotoilusuunnistus. Siinä oppilaiden tehtävänä on etsiä karttojen avulla ympäri arkistoa sijoiteltuja rasteja, joilta löytyy eri muotoilualojen arkistoaineistoja sekä niihin liittyviä tehtäviä. Muotoilusuunnistus on osallistava tapa tutustuttaa koululaisia muotoiluun autenttisten arkistoaineistojen avulla. Se tarjoaa heille uudenlaisen mahdollisuuden oppia ja ymmärtää muotoilua. Huhtikuussa 2018 mikkeliläiseltä Kalevankankaan koululta saapui testiryhmä kuvataiteen opettaja Satu Puustisen johdolla pilotoimaan historian ensimmäistä Designarkiston aineistoihin pohjautuvaa muotoilusuunnistusta. Testiryhmältä saadun palautteen pohjalta konseptia kehitettiin edelleen. Muotoilusuunnistus sai jatkoa syyskuussa, jolloin noin kaksisataa koululaista osallistui Designarkiston jo viidettä kertaa järjestämälle muotoilukasvatusviikolle. Tarjolla olleet vierailuajat varattiin täyteen heti ensimmäisenä ilmoittautumispäivänä, ja osallistujia olisi tänäkin vuonna ollut enemmän kuin mukaan pystyttiin ottamaan. Viikko oli kokonaisuudessaan erittäin onnistunut ja muotoilusuunnistus sai niin oppilailta kuin opettajiltakin positiivista palautetta. Elkan Arkistojen päivänä marraskuussa myös aikuisväestö pääsi kokeilemaan muotoilusuunnistusta. Designarkisto järjesti päivän aikana leikkimielistä ohjelmaa, jossa kaikki halukkaat pääsivät etsimään tehtävärasteja ja tutustumaan sitä kautta muotoiluun. Toiminnallinen ohjelma sai innostuneen vastaanoton ennätyskävijämäärän keränneen päivän aikana. Vuoden aikana on vierailtu Savonia-ammattikorkeakoulussa sekä Aalto-yliopiston Taiteiden ja suunnittelun korkeakoulun muotoilun laitoksella. Vierailujen aikana tutustuttiin koulujen muotoilun opetukseen ja keskusteltiin yhteistyömahdollisuuksista. Lisäksi Lahden Muotoiluinstituutin yksikön johtaja kävi toukokuussa tutustumassa Designarkiston toimintaan ja neuvottelemassa tulevaisuuden yhteistyökuvioista. Faktat: Näyttelyt ja muotoilukasvatus Fyysiset näyttelyt Verkkonäyttelyt 3 kpl 3 kpl Muotoilukasvatukseen osallistuneet oppilaat ja opettajat 12 ryhmää 233 henkilöä Bestform Oy:n linja-autoluonnos. KORKEAKOULUYHTEISTYÖ Vuodelle 2018 oli suunnitteilla yhteistyöhanke, jonka tavoitteena oli Designarkiston palveluiden savutettavuuden parantaminen ja aineistojen tuotteistaminen muotoilualan korkeakoulujen opetuskäyttöön. Tämä hanke ei valitettavasti toteutunut kielteisen rahoituspäätöksen vuoksi. Yhteistyötä muotoilualan korkeakoulujen kanssa on kuitenkin edelleen pyritty kehittämään muilla keinoin. Opetushenkilökunnalle on lähetetty henkilökohtaisia tiedotteita, joissa on kerrottu arkiston tarjoamista palveluista sekä mahdollisuuksista hyödyntää arkistomateriaaleja opetuksessa. Heiltä on myös pyydetty ehdotuksia Designarkiston palveluiden kehittämiseen, jotta arkisto voisi yhä paremmin palvella muotoilun opetusta ja tutkimusta. Kirsti Maunulan Viimeiset kiusaukset -oopperan asuluonnos. 20
Hallintoneuvosto 15.3.2018 alkaen johtaja Pekka Anttonen (Liikearkistoyhdistys ry.) johtaja Anne Horttanainen (Keskuskauppakamari) professori Seppo Ikäheimo (Aalto-yliopisto kauppakorkeakoulu) viestintäjohtaja Jenni Järvelä, puheenjohtaja (Elinkeinoelämän keskusliitto EK) johtaja Esko Keskinen (Elinkeinoelämän keskusliitto EK) hallintojohtaja Ari Liikanen, varapuheenjohtaja (Mikkelin kaupunki) Kari Manninen (Liikesivistysrahasto) maakuntajohtaja Pentti Mäkinen (Etelä-Savon maakuntaliitto) professori Jari Ojala (Suomen Kulttuurirahasto) informationshanteringsspecialist Katarina Pihl (Stiftelsen för Åbo Akademi) Arto Seppälä (Mikkelin kaupunki) toimitusjohtaja Juhana Tikka (Etelä-Savon kauppakamari) Juha Vuori (Mikkelin kaupunki) HallITUS 23.3.2018 alkaen professori Robin Gustafsson kaupunginjohtaja Timo Halonen, varapuheenjohtaja professori Niklas-Jensen Eriksen varatuomari Hannu Rautiainen, puheenjohtaja FM Carl-Magnus Roos erityisasiantuntija Tytti Voutilainen HENKILÖKUNTA Keskusarkistotoiminta Alm Olli, tietopalvelu- ja kehittämispäällikkö, säätiön edustusoikeus Asikainen Ulla, tietopalvelusihteeri Finnilä Arja, tietopalvelusihteeri Halminen Raili, tietopalvelusihteeri Junter Leena, digitoija Kortekallio Anneli, tietopalvelusihteeri Laakkonen Rauno, tietopalvelusihteeri Lehtonen Jari, it-asiantuntija Liukkonen Jukka, tietopalvelusihteeri Luoma-aho Jarmo, arkistonjohtaja, asiamies, säätiön edustusoikeus Roivas-Alm Elina, tietopalvelusihteeri Seppänen Sirpa, tietopalvelusihteeri, eläkkeelle 1.4.2018 Strömberg Heljä, tietopalvelusihteeri Vilén Tommi, arkistomestari Designarkisto Muinonen Sari, tietopalvelusihteeri 21
AINEISTOJEN LUOVUTTAJAT Adato Energia Oy Alko Oy Bioenergia ry Elinkeinoelämän keskusliitto EK Energiateollisuus ry Etelä-Savon Kauppakamari Fortum Oyj Fortum Power and Heat Oy Hankkijan Perinneyhdistys Honeywell Oy Finland Intermail Suomi Kannaksen Osuusliike-Säätiö Karijoen osto- ja myyntiliike Kylähullu Kehittämiskeskus Opinkirjo Keskinäinen Henkivakuutusyhtiö Suomi Keski-Uudenmaan Uusyrityskeskus ry Kuva-Sampo Oy Lindström Oy Linja-autoliitto ry METSTA, Metalliteollisuuden Standardisointiyhdistys ry Mikkelin seudun matkailupalvelu ry Miksei Oy Nordea Pankkimuseo Omaisuudenhoitoyhtiö Arsenal Oulun kaupunginkirjasto Pohjoismaiset Rakennuspäivät Suomen osasto ry Pohjolan Voima Oyj Päivittäistavarakauppa ry Rakennusteollisuus RT ry Rovaniemen kaupunki Stora Enso, Imatran tehtaat Stora Enso, Anjalankosken tehtaat Stora Enso, Metsäkonttori Suomen Betonilattiayhdistys ry (BLY) Suomen Höyrypursiseura r.y. Teknologiateollisuus ry Telia Finland Oyj Toimihenkilöarkisto Vaisala Oyj Wärtsilä Corporation YIT Yleisradio Oy Öljyalan Palvelukeskus Oy Yksityishenkilöt 11 luovuttajaa Designarkisto 9 luovuttajaa TILASTOT 2018 Säilytyksessä oleva aineisto Kokonaismäärä (sisältää myös erityisaineistot) 33 382 hm Valokuvat 928 981 kpl Äänitteet 3 314 kpl 2 465 tuntia Elävä kuva 14 686 kpl 4 846 tuntia Julisteet, kartat, piirustukset 409 670 kpl Digitaalinen aineisto 68 teratavua Kartunta (vähennettynä poistot ja tiivistyminen) 754 hm Aineiston vastaanottaminen Kokonaismäärä (sisältää myös erityisaineistot) 1 402 hm Valokuvat 45 133 kpl Äänitteitä 8 kpl 3 tuntia 22
Elävä kuva 299 kpl 100 tuntia Julisteet, kartat, piirustukset 3 777 kpl Digitaalinen aineisto 0,7 gigatavua Järjestäminen, luettelointi, kuvailu ja digitointi Järjestetyt ja luetteloidut arkistot 69 kpl 1 077 hm Digitoinnin tuloksena syntyneiden tiedostojen määrä 18 663 kpl Tutkija- ja asiakaspalvelu Tutkijakäynnit 441 kpl Tutkijasaliin toimitetut arkistoyksiköt 2 882 kpl Kaukolainat 26 kpl Kaukolainatut arkistoyksiköt 193 kpl Tietopyynnöt (s-posti, kirje ja puhelin) 431 kpl Toimitetut jäljenteet 291 kpl Sähköiset palvelut Käynnit kokoelmiin liittyvissä palveluissa 156 912 kpl Keskimääräinen palvelussa käytetty aika 12.54 min Viestintä Käynnit kotisivuilla 20 708 kpl Artikkelit 3 kpl Verkkolehti Eemeli 2 ilmestymiskertaa Ryhmät ja muut esittelyt 5 kpl 55 osallistujaa Uutiskirje 6 jakelukertaa Omat sidosryhmätapahtumat 2 tapahtumaa 252 osallistujaa Yhteistyötapahtumat 3 kpl 2 esiintymistä Näyttelytoiminta Perinteiset näyttelyt 5 kpl Verkkonäyttelyt 3 kpl Koulutus, neuvonta ja ohjaus Koulutus luovuttajille - koulutettujen määrä 19 osallistujaa - luentotunnit 4 tuntia Koulutus käyttäjille - koulutettujen määrä 187 osallistujaa - luentotunnit 21 tuntia Neuvonta ja ohjaus 53 kertaa Henkilöstö Vuoden aikana työsuhteessa olleet 15 henkilöä Tehty työmäärä 14,25 htv 23
National-voimalaite. Tutkijantie 7 50100 Mikkeli Asiakaspalvelu 015 321 340 Sähköposti e-posti@elka.fi www.elka.fi www.elka.fi/fida www.elka.fi