1 2 3 4 5 6 7 SisällysluetteloSisällysluettelo 1 Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan Hallinto- ja talousohjesääntö 1 I Soveltamisala ja yleistä 1 II Ylioppilaskunnan toimielimet ja henkilöstö 21 III Talous 32 IV Erityisiä määräyksiä 64 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 I Soveltamisala ja yleistä... 1 II Ylioppilaskunnan toimielimet ja henkilöstö... 1 III Aatteellinen toiminta... 2 IV Talous... 3 V Kunniavaltuuskunta... 5 VI Jatkuvuustoimikunta... 5 VII Erityisiä määräyksiä... 6 Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan Hallinto- ja talousohjesääntö 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 I Soveltamisala ja yleistä 1 Soveltamisala Tätä ohjesääntöä sovelletaan kaikkeen ylioppilaskunnan toimintaan sekä soveltuvin osin ylioppilaskunnan enemmistöomistamissa tytäryhtiöissä tai hallintavallan alla olevissa yhteisöissä. 2 Julkisuus Yliopistolaissa säädetään, että ylioppilaskunnan toiminnan julkisuuteen sovelletaan, mitä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (621/1999) säädetään lain 4 :n 1 momentissa tarkoitetun viranomaisen toiminnan julkisuudesta. Ylioppilaskunta noudattaa täten julkisuusperiaatetta kaikessa toiminnassaan. 3 Hyvän hallinnon periaatteet Ylioppilaskunta noudattaa julkista hallintotehtävää hoitaessaan hallintolakia ja hallintolainkäyttölakia. Edellä mainitun laajennuksena ylioppilaskunnan kaikessa toiminnassa noudatetaan perustuslaissa ja hallintolaissa (434/2003) mainittuja hyvän hallinnon periaatteita, joita ovat muun muassa: yhdenvertaisuusperiaate (ketään ei aseteta eriarvoiseen asemaan minkään henkilöön liittyvän asian perusteella) palveluperiaate (ylioppilaskunnan toiminnassa ajatellaan palvelualttiutta sekä palvelun laadukkuutta) neuvontavelvollisuus (jäseniä opastetaan ottamaan yhteyttä oikeaan tahoon, jos se ei ole ylioppilaskunta) hyvän kielenkäytön vaatimus (ylioppilaskunnan viestintä ja päätöksenteko pidetään selväsanaisena) Ylioppilaskunta viestii toiminnastaan edustajiston hyväksymän kielistrategian kieliohjesäännön mukaisesti. Sivu 1 / 6
46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 II Ylioppilaskunnan toimielimet ja henkilöstö 4 Edustajisto Edustajisto käyttää ylioppilaskunnan päätösvaltaa (Yliopistolaki 558/2009) yhdessä hallituksen kanssa. Edustajiston tehtävät on määritelty ylioppilaskunnan säännöissä. Edustajisto voi erillisellä päätöksellä perustaa valiokuntia, joista määrätään edustajiston työjärjestyksessä. 5 Hallitus Hallitus käyttää ylioppilaskunnan päätösvaltaa ja hallinto- ja toimeenpanovaltaa (Yliopistolaki 558/2009). Hallituksen tehtävät on määritelty ylioppilaskunnan säännöissä ja hallituksen työjärjestyksessä. Hallitus voi perustaa jaostoja, toimikuntia ja työryhmiä, joista määrätään hallituksen työjärjestyksessä. 6 TaloustoimiTalousjohtokunta TaloustoimiTalousjohtokunta on Valtioneuvoston asetuksessa yliopistoista (770/2009) mainittu ylioppilaskunnan taloutta koskeva toimielin. TaloustoimiTalousjohtokunnan tehtävät ja toimivalta suhteessa hallitukseen määritellään tässä ohjesäännössä. 7 Kunniavaltuuskunta ja jatkuvuustoimikunta Ylioppilaskunnalla on sääntöjen mukaan kunniavaltuuskunta ja jatkuvuustoimikunta. Tämä ohjesääntö määrittelee tarkemmin näiden toimielinten toiminnan. 9 7 Keskusvaalilautakunta Edustajistovaalien toimeenpanoa varten ylioppilaskunnalla on hallituksen asettama keskusvaalilautakunta. Vaalien toimeenpanosta ja keskusvaalilautakunnasta määrätään edustajiston hyväksymässä vaalijärjestyksessä. 10 8 Henkilöstö Ylioppilaskunnalla on pääsihteeri ja talousjohtaja, toimihenkilöitä sekä muuta henkilökuntaa ylioppilaskunnan tarkoituksen toteuttamista sekä hallinnon ja talouden hoitamista varten. Ylioppilaskunnan johtavat toimihenkilöt ovat pääsihteeritoiminnanjohtaja ja talousjohtaja, jotka toimivat työnantajan edustajana suhteessa muuhun henkilöstöön. Hallitus toimii pääsihteeritoiminnanjohtajan esimiehenä esihenkilönä ja tämä vastaa toimistaan hallitukselle. TaloustoimiTalousjohtokunta toimii talousjohtajan esimiehenä esihenkilönä ja tämä vastaa toimistaan taloustoimitalousjohtokunnalle ja hallitukselle. Henkilöstön työehdoista määrätään ylioppilaskuntaa sitovassa työehtosopimuksessa ja pääsihteeritoiminnanjohtajan ja talousjohtajan työehdoista näiden työsopimuksissa. Aatteellisen toiminnan vakituiset työntekijät ottaa ja vapauttaa tehtävistään ylioppilaskunnan hallitus pääsihteerin, hallituksen tehtävään nimeämän henkilön tai rekrytointityöryhmän esityksestä. Pääsihteerin valitsee edustajisto ylioppilaskunnan sääntöjen mukaisesti. Muun aatteellisen toiminnan henkilöstön ja siviilipalvelusvelvolliset ottaa ja vapauttaa tehtävistään pääsihteeri hallituksen ja talousarvion määrittämissä puitteissa. Muun toiminnan työntekijät ottaa ja vapauttaa tehtävistään talousjohtaja hallituksen, taloustoimikunnan ja talousarvion määrittämissä puitteissa Ylioppilaskunnan edustajisto ottaa kantaa henkilöstön kokonaismäärään talousarvion hyväksyessään. Henkilöstä työhön otettaessa päätetään tehtävänimikkeestä ja palkkauksesta sekä määritellään työntekijälle toimenkuva. 11 Toiminnan organisoituminen Ylioppilaskunnan toiminta jakaantuu aatteelliseen toimintaan, tukitoimintaan, sijoitustoimintaan ja asuinkiinteistötoimintaan. Sivu 2 / 6
94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 XIII III Aatteellinen toiminta 14 Tehtävät Ylioppilaskunnan aatteellisen toiminnan tehtävänä on: 16. ylioppilaskunnan edunvalvonta; 17. jäsen- ja järjestöpalveluiden tuottaminen; 18. ylioppilaskunnan päätöksentekoelinten päätöksenteon valmistelu; 19. ylioppilaskunnan päätöksentekoelinten päätösten toimeenpano. 20 Esimies Aatteellista toimintaa ja aatteellisen toiminnan henkilöstöä johtaa ylioppilaskunnan pääsihteeri. Pääsihteerin toimintaa valvoo hallitus. 22 9 PääsihteeriToiminnanjohtaja ja pääsihteeritoiminnanjohtajan tehtävät PääsihteeriToiminnanjohtaja on ylioppilaskunnan ylempi toimenhaltija, joka valitaan kolmeksi vuodeksi kerrallaan. PääsihteeriToiminnanjohtajan tehtävänä on ylioppilaskunnan säännöissä mainitun lisäksi: antaa aatteellisen toiminnan työskentelyä koskevat määräykset ja ohjeet; vastata aatteellisen toiminnan taloudesta ja sen toteuttamisesta sekä hyväksyä toiminnasta syntyvät menoon sitoutumiset; 2.1. vastata edustajiston, hallituksen ja keskusvaalilautakunnan sihteerin tehtävien hoitamisesta; 3.2. huolehtia ylioppilaskunnan päätöksentekoelinten päätösten yleisestä valmistelusta, tiedottamisesta ja toimeenpanosta; 4.3. huolehtia ylioppilaskunnan toiminnan ja hallinnon yleisestä lain- ja sääntöjen mukaisuudesta; 5. huolehtia ylioppilaskunnan luottamushenkilöiden ja aatteellisen toiminnan henkilöstön perehdyttämisestä tehtäviinsä; 6.4. todistaa oikeaksi ja antaa otteet ylioppilaskunnan päätöksentekoelinten pöytäkirjoista; 6. antaa aatteellisen toiminnan henkilöstön työtodistukset ja todistukset ylioppilaskunnan luottamustehtävissä toimimisesta; 6. huolehtia opiskelijakorttien jakamisesta ylioppilaskunnan jäsenille; 6. valmistella ylioppilaskunnan toimintakertomus. Lisäksi pääsihteeritoiminnanjohtaja huolehtii myös muista edustajiston ja hallituksen antamista tehtävistä. PääsihteeriToiminnanjohtaja voi delegoida edellä mainittuja tehtäviä muulle henkilöstölle ylioppilaskunnan säännöstön sallimissa rajoissa. Talous 23 10 Ylioppilaskunnan taloudenhoitoa säätelevät määräykset Ylioppilaskunnan talouden- ja omaisuudenhoidossa tulee noudattaa tämän ohjesäännön määräyksiä sen lisäksi, mitä valtioneuvoston asetuksessa yliopistoista (770/2009), ylioppilaskunnan säännöissä ja muissa ylioppilaskuntaa koskevissa säädöksissä on sanottu. 24 Ylioppilaskunnan kokonaistalous Ylioppilaskunnan hallinto- ja talousohjesääntö koskee ylioppilaskunnan kokonaistaloutta, joka pitää sisällään kaiken ylioppilaskunnan taloudellisen toiminnan, kaikki ylioppilaskunnan saamat tulot ja menot sekä kulloinkin olemassa olevan ylioppilaskunnan omaisuuden kokonaisuudessaan. 26 Ylioppilaskunnan menojen kattaminen Ylioppilaskunnan aatteellisesta toiminnasta aiheutuvat menot tulee kattaa ylioppilaskunnan jäsenten maksettaviksi määrätyillä maksuilla, ylioppilaskunnan omaisuuden tuotoilla ja muilla ylioppilaskunnan varsinaisen toiminnan tuotoilla. Ylioppilaskunnan varsinaista Sivu 3 / 6
145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 toimintaa (lukuun ottamatta asuinkiinteistötoimintaan liittyviä investointeja) ei saa rahoittaa vieraalla pääomalla. 28 11 Taloudenhoidon vastuusuhteet ja päätöksenteko Ylioppilaskunnan sääntöjen mukaan - ylioppilaskunnan edustajisto on ylioppilaskunnan ylintä päätösvaltaa käyttävä toimielin. - päätös-, hallinto- ja toimeenpanovaltaa käyttävät toimielimet ovat edustajiston valitsemat hallitus ja taloustoimitalousjohtokunta niissä asioissa, joita sääntöjen mukaan ei ole määrätty edustajistolle - taloustoimitalousjohtokunnan tehtävänä on ylioppilaskunnan omaisuuden hallinta ja hoitaminen sekä tässä säännössä määrättyjen asioiden valmistelu ja toimeenpano. Talouden vastuusuhteet on porrastettu seuraavasti: Edustajisto - päättää taloudenhoidon puitteista hyväksyessään talousarvion vuosittain sekä taloudenhoidon valvonnasta hyväksyessään tilinpäätöksen - päättää merkittävistä taloudellisista päätöksistä - ylioppilaskunnan sääntöjen mukaisesti merkittävillä taloudellisilla päätöksillä tarkoitetaan kiinteistöjen ostamista, myymistä tai kiinnittämistä ja rakennushankkeiden aloittamista tai ylioppilaskunnan varallisuuden merkittävää sitomista. Hallitus - laatii talousarvion ja ohjaa toimintaa talousarvion puitteissa - hyväksyy ja allekirjoittaa tilinpäätöksen ja vie sen edustajistolle hyväksyttäväksi TaloustoimiTalousjohtokunta - toimii hallituksen asiantuntijaneuvonantajana taloudellisissa kysymyksissä - valmistelee Talous- ja omaisuudenhoitopolitiikan linjaukset ja toteuttaa vahvistetun politiikan mukaiset sijoittamista koskevat päätökset - valmistelee hallituksen kanssa edustajistolle päätettäväksi menevät merkittävät taloudelliset päätökset - kokoontuu puheenjohtajan kutsusta vähintään 4 kertaa vuodessa Talousjohtaja - vastaa hallitukselle käytännön taloudenhoidon toteuttamisesta talousarvion ja Taloudenja omaisuudenhoitopolitiikan puitteissa - toimii esimiehenä tuki- ja asuinkiinteistötoiminnan henkilökunnalle PääsihteeriToiminnanjohtaja - vastaa aatteellisen toiminnan taloudesta ja sen toteuttamisesta sekä hyväksyy toiminnasta syntyvät menoon sitoutumiset 29 12 Omaisuudenhoito Ylioppilaskunnan omaisuudenhoidon tavoitteena on turvata taloudelliset edellytykset ylioppilaskunnan aatteelliselle toiminnalle ja varmistaa ylioppilaskunnan sekä sijoitus- että kiinteistöomaisuuden hyvä hoitaminen. Edustajisto vahvistaa Talouden- ja omaisuudenhoitopolitiikan, joka on kolmiosainen sisältäen omaisuudenhoidon pääperiaatteet sekä sijoituspolitiikan että kiinteistöpolitiikan. Talouden- ja omaisuudenhoitopolitiikka päivitetään tarpeen mukaan. 30 13 Talousarvio Hallituksen tulee vuosittain laatia ja esittää edustajiston käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi ylioppilaskunnan talousarvioesitys. TaloustoimiTalousjohtokunta käsittelee talousarvioperusteet. Talousarvioesityksen laativat talousjohtaja talouden, omaisuudenhoidon, rahoituksen, asuinkiinteistötoiminnan ja tukitoiminnan osalta sekä pääsihteeritoiminnanjohtaja aatteellisen toiminnan osalta toimintasuunnitelmaan perustuen. Sivu 4 / 6
194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 IV 31 14 Menojen hyväksyminen Hankintojen tulee perustua hyväksyttyyn budjettiin. Ennen laskun tai maksun hyväksymistä ja maksamista laskun aiheellisuus ja oikeellisuus tulee tarkastaa ja vahvistaa tarkastusmerkinnällä. Aatteellisen toiminnan osalta asiatarkastetut laskut hyväksyy pääsihteeri tai hänen sijaisensa. Kiinteistötoimintaan ja taloustoimistoon liittyvät menot hyväksyy talousjohtaja tai hänen valtuuttamansa henkilö. Kukaan ei saa hyväksyä omia menojaan vaan ne osoitetaan esimiehen esihenkilön hyväksyttäväksi. PääsihteeriToiminnanjohtajan laskut hyväksyy hallituksen puheenjohtaja. Hallituksen puheenjohtajan laskut hyväksyy talousjohtaja. Talousjohtajan laskut hyväksyy pääsihteeritoiminnanjohtaja. Talousjohtajan laskuyhteenvedon hyväksyy kerran vuodessa taloustoimitalousjohtokunnan puheenjohtaja. Yllä olevan täydentämiseksi ylioppilaskunnalla tulee olla talousjohtajan laatima voimassa oleva toimiohje laskujen ja maksujen hyväksymistä varten. 32 15 Tilinpäätös Ylioppilaskunnan tilit päätetään kalenterivuosittain. Hallitus ja taloustoimitalousjohtokunta laativat tilinpäätöksen. Tilinpäätöksen allekirjoittavat kaikki hallituksen jäsenet. Tilinpäätösasiakirjoihin kuuluu myös ylioppilaskunnan varsinainen toimintakertomus, johon tulee sisällyttää selonteko omaisuudenhoidosta ja hallinnosta sekä myös ylioppilaskunnan konserniin kuuluvien yritysten tilinpäätökset. Hallituksen tulee antaa tilinpäätösasiakirjat ylioppilaskunnan tilintarkastajille tarkastusta varten tilivuotta seuraavan maaliskuun 15. päivään mennessä. 34 16 Tilintarkastuskertomus Tilintarkastajien tulee tehdä tilinpäätökseen merkintä suorittamastaan tarkastuksesta sekä antaa siitä edustajistolle osoitettu tilintarkastuskertomus hallitukselle ja taloustoimitalousjohtokunnalle huhtikuun loppuun mennessä. Kunniavaltuuskunta 34 Yleistä Sen lisäksi, mitä ylioppilaskunnan säännöissä kunniavaltuuskunnasta säädetään, noudatetaan kunniavaltuuskunnan toiminnassa tätä ohjesääntöä sekä yleistä kokouskäytäntöä. 34 Toimivalta ja tehtävät Kunniavaltuuskunta on neuvoa antava elin, jolla ei ole operatiivista toimivaltaa. Kunniavaltuuskunnan tehtävänä on antaa neuvoja ja tukea ylioppilaskunnan asioissa. 34 Kokoonpano Kunniavaltuuskunnan jäsenet kutsuu ja sen puheenjohtajan nimittää edustajisto. Kunniavaltuuskunnan jäsenen tulee olla ylioppilaskunnan nykyinen tai entinen jäsen. Valtuuskuntaan voidaan kutsua muukin henkilö, joka on erittäin ansiokkaasti toiminut ylioppilaskunnan tarkoitusperien hyväksi. Kunniavaltuuskunnan jäsenten tulee edustaa Aalto-yliopiston eri aloja mahdollisimman monipuolisesti. Kunniavaltuuskunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Sivu 5 / 6
239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 XVI 14 Täydentäminen Edustajisto päättää kunniavaltuuskunnan täydentämisestä hallituksen esityksestä. Hallitus kuulee täydentämisen yhteydessä jatkuvuustoimikuntaa, taloustoimikuntaa ja kunniavaltuuskuntaa. Jatkuvuustoimikunta 17 Yleistä Sen lisäksi, mitä ylioppilaskunnan säännöissä jatkuvuustoimikunnasta säädetään, noudatetaan jatkuvuustoimikunnan toiminnassa tätä ohjesääntöä sekä yleistä kokouskäytäntöä. 19 Toimivalta ja tehtävät Jatkuvuustoimikunta on neuvoa antava elin, jolla ei ole operatiivista toimivaltaa. Jatkuvuustoimikunnan tehtävänä on erityisesti: ylioppilaskunnan henkisen ja aatteellisen pääoman varjeleminen ja kehittäminen, ylioppilaskunnan toimijoiden tukeminen ja jatkuvuuden edistäminen sekä hyvän hallintotavan ja organisaation kehittämisen tukeminen 25 Kokoonpano Edustajisto valitsee jatkuvuustoimikunnan jäsenet hallituksen esityksestä kahdeksi (2) vuodeksi kerrallaan siten, että puolet on vuosittain erovuorossa. Edustajisto nimittää jatkuvuustoimikunnan puheenjohtajan. Jatkuvuustoimikunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. 260 261 262 263 264 265 266 267 XXVIIIIV Erityisiä määräyksiä 35 17 Ohjesäännön muuttaminen ja voimaantulo Tämän ohjesäännön muuttamisesta voidaan päättää edustajiston kokouksessa 2/3 enemmistöllä läsnä olevien edustajiston jäsenten äänistä. Tämä ohjesääntö kumoaa 1) edustajiston 3.11.2009 (5/2009) hyväksymän hallintoohjesäännön ja 2) edustajiston 29.8.2010 (6/2010) hyväksymän taloussäännön. Tämä ohjesääntö on hyväksytty AYY:n edustajiston kokouksessa 10.10.2013 (6/2013). Sivu 6 / 6