Yhteisen kirkkoneuvoston kokous Gemensamma kyrkorådets möte Aika Tid tiistai/tisdag 4.9.2018 klo/kl. 17.00 18.05 Paikka Plats Kirkon alatakkahuone Kyrkans nedre brasrum Yhteinen kirkkoneuvosto/gemensamma kyrkorådet: Jäsenet/ Ledamöter Ulrik Sandell, puheenjohtaja/ordförande Tapani Ala-Reinikka, varapuheenjohtaja/vice ordförande Matti Kauppila Laura Helistekangas, saapui klo 17.30, käsiteltäessä 6 Anna Pesonen Kari Pesonen Raili Pirttimäki Mirja Tiri, lähti klo 17.45 Leena Ström Wilhelm Holmberg Ingrid Ojaluoma Susanna Ohls Oscar Louhija Henkilökohtaiset varajäsenet/ Personliga suppleanter Kari Huoponen, ykv:n pj ordf. för gkf, saapui klo 17.25, käsiteltäessä 5 Turid Hedlund, ykv:n vpj vice ordf. för gkf Eeva-Mari Salmi, siht. sekr. Mimosa Mäkinen, khra kyrkoherde Pöytäkirja - Protokoll: 1. Kokouksen avaus Mötets öppnande Puheenjohtaja Ulrik Sandell avasi kokouksen klo 17.00. Ordförande Ulrik Sandell öppnade mötet kl. 17.00. 2. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Mötets lagenlighet och beslutförhet Puheenjohtaja totesi, että kokous on laillisesti koolle kutsuttu (KJ 9:1) ja päätösvaltainen (KL 7:4). Liite 1. Ordföranden konstaterade att mötet är lagenligt sammankallat (KO 9:1) och beslutfört (KL 7:4). Bilaga 1. 3. Kokouksen pöytäkirjantarkastajat Mötets protokolljusterare Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Susanna Ohls ja Tapani Ala-Reinikka. Susanna Ohls och Tapani Ala-Reinikka valdes till protokolljusterare. 4. Esityslista Föredragningslistan Päätetettiin hyväksyä esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Liite 2. Föredragningslistan beslöts godkännas som mötets arbetsordning. Bilaga 2.
5. Ilmoitusasiat Anmälningsärenden - Viranhaltijapäätökset, liite 3 Tjänsteinnehavarbeslut, bilaga 3 - Espoon hiippakunnan tuomiokapitulilta pyydetään määräystä Kauniaisten yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajan asettamiseksi vuosiksi 2019 2020, liite 3.1 Från domkapitlet i Esbo stift begärs förordnande om att tillsätta en ordförande för gemensamma kyrkorådet i Grankulla åren 2019 2020, bilaga 3.1 - Johtoryhmän päätökset, liite 4 Ledningsgruppens beslut, bilaga 4 - Talouskatsaus heinäkuu 2018, verotulot elokuu 2018 liite 5 Ekonomisk översikt juli 2018, skatteintäkterna, augusti 2018, bilaga 5 - Tilannekatsaus tontin Bellinrinne 3 myyntitilanteesta Lägesrapport om försäljningen av tomten Bellbranten 3 - Seurakuntayhtymän asuntokannan yhteenveto, liite 6 Sammandrag av samfällighetens bostadsbestånd, bilaga 6. - Ohje- ja johtosääntöjen päivitys ehdotukset ovat taloustoimikunnan käsittelyssä ja tulevat yhteisen kirkkoneuvoston käsittelyyn myöhemmin syksyllä. Päivityksen alla ovat laajasti taloussääntö, ja sisäisen valvonnan ohje. Hankintasääntöön ja johtoryhmän johtosääntöön ehdotetaan täsmennyksiä ja kokonaan uusi sääntö on arkistosääntö. Förslagen till uppdatering av instruktionerna och reglementena behandlas av ekonomikommittén och kommer till gemensamma kyrkorådets behandling senare i höst. Ekonomistadgan och anvisningarna för intern kontroll blir föremål för en omfattande uppdatering. I upphandlingsstadgan och instruktionen för ledningsgruppen föreslås preciseringar, och arkivstadgan är helt ny. - Seuraavat kokoukset: YKN talousarviokokous 13.11.2018, klo 17. YKV talousarviokokous 27.11.2018, klo 17 Följande sammanträden: GKR budgetmöte 13.11.2018, kl. 17. GKF budgetmöte 27.11.2018 kl. 17. Yhteinen kirkkoneuvosto päätti merkitä ilmoitusasiat tiedoksi. Gemensamma kyrkorådet beslöt anteckna anmälningsärendena för kännedom. 6. Talousarvio 2019 olettamukset Budgeten 2019, antaganden Taloustoimikunta on kokouksessaan 29.8.2018, 7 käsitellyt ja hyväksynyt osaltaan talousarvion 2019 aikataulun sekä talousarvio olettamukset vuodelle 2019 sekä suunnitteluvuosille 2020 2021. Liitteenä 7 on talousarvion 2019 aikataulu sekä talousarvio olettamuksia elokuussa 2018.
Ekonomikommittén har på sitt möte 29.8.2017, 7, behandlat och för sin del godkänt budgettidtabellen 2019 samt budgetantagandena för 2019 och planeringsåren 2020 2021. Budgettidtabellen 2019 samt budgetantagandena i augusti 2018 som bilaga 7. Talouspäällikön päätösesitys: Ekonomichefens beslutsförslag: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto käy keskustelua talousarvion 2019 olettamuksista. 2. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee tiedoksi talousarviotyön aikataulun sekä hyväksyy esitetyt suunnitteluolettamukset talousarviotyön pohjaksi. 1. Gemensamma kyrkorådet diskuterar antagandena om budgeten 2019. 2. Gemensamma kyrkorådet antecknar tidtabellen för budgetarbetet för kännedom samt godkänner de föreslagna planeringsantagandena som underlag för budgetarbetet. Päätös: Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto kävi keskustelua ja päätti kohdat 1 2 esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet diskuterade och beslutade om punkt 1 2 enligt förslaget. 7. Kotimaa lehdet Tidningen Kotimaa ssä on ollut tapana tilata kokonaiskirkollinen Kotimaa-lehti seurakunnan henkilökunnalle, luottamushenkilöille ja eläkkeelle jääneille työntekijöille. Käytäntö on aloitettu aikana, jolloin eläköityviä työntekijöitä oli vähän. Kotimaa on aikanaan tilattu seurakunnan työntekijöille työvälineenä, koska se on ollut merkittävin kirkollinen julkaisu ja nostanut esiin kokonaiskirkon kannalta tärkeitä ajankohtaisia asioita. Luottamushenkilöille ja eläkeläisille se on toiminut lisäksi seurakunnan lahjana. Tänä päivänä sähköisen median myötä lehden rooli on muuttunut enemmän uutisoijasta ja keskustelufoorumiksi. Suuri osa Kotimaan sisällöstä on kaikkien luettavissa verkkosivustolta www.kotimaa24.fi. Moni lukeekin paperista lehteä enää varsin pintapuolisesti. Johtoryhmässä on pohdittu Kotimaa-lehden tilaamista kiristyvässä taloustilanteessa, missä joudutaan pohtimaan säästöjä kaikilta tehtäväalueilta. Yhden lehden tilaaminen kustantaa 145 euroa vuodessa. Kaikkiaan seurakuntayhtymässä maksetaan Kotimaa-lehdestä vuosittain 5 181 euroa, kyseessä on vuosittain varsin merkittävä taloudellinen satsaus.
Tästä syystä johtoryhmä toivoo, että työntekijät ja luottamushenkilöt pohtisivat Kotimaa-lehden tilaamisen tarpeellisuutta uudelleen. Työntekijöille ja luottamustoimen haltijoille ehdotetaan vuoden 2019 alusta alkaen vapaaehtoista luopumista paperilehden tilaamisesta: printtilehti tilataan jatkossa ainoastaan siinä tapauksessa, että työntekijä tai luottamustoimen haltija sitä erikseen toivoo ja kokee sitä tarvitsevansa tehtäväänsä varten. Samalla esitetään, että eläkkeellä oleville entisille työntekijöille ei enää tilattaisi Kotimaa-lehteä vuoden 2019 alusta. Suomalainen seurakunta on osaltaan käsitellyt tämän asian seurakuntaneuvostossaan elokuussa. I har det varit kutym att ge en prenumeration på den allmänkyrkliga tidningen Kotimaa till församlingens anställda, förtroendevalda och pensionerade anställda. Då denna praxis infördes var antalet pensionärer litet. Kotimaa-prenumerationerna togs en gång i tiden som arbetsredskap åt personalen, eftersom tidningen har varit den viktigaste kyrkliga publikationen och har tagit upp aktuella frågor ur allmänkyrkligt perspektiv. Dessutom har prenumerationen varit en gåva till de förtroendevalda och pensionärerna. Dagens elektroniska medier har gjort att tidningens roll i högre grad gått från att vara nyhetsmedium till diskussionsforum. Största delen av Kotimaas innehåll kan fritt läsas på webbplatsen kotimaa24.fi. För många är papperstidningen därmed något som man mest ögnar igenom. Ledningsgruppen har dryftat Kotimaa-prenumerationerna i ett allt mer ansträngt ekonomiskt läge. En prenumeration kostar 145 euro per år. Totalt betalar samfälligheten 5 181 euro per år; det är alltså fråga om en rätt betydande årlig ekonomisk satsning. Därför önskar ledningsgruppen att personalen och de förtroendevalda på nytt skulle överväga om Kotimaa-prenumerationerna är nödvändiga. Från och med 2019 föreslås att personalen och de förtroendevalda frivilligt kunde avstå från prenumerationen på papperstidningen: en prenumeration på den tryckta tidningen ges bara om den anställda eller förtroendevalda uttryckligen önskar att få den och anser sig behöva den i sitt arbete. Samtidigt föreslås att pensionerade före detta anställda inte längre skulle få en prenumeration på Kotimaa från och med början av 2019. Finska församlingen har för sin del behandlat detta ärende i församlingsrådet i augusti. Talouspäällikön päätösesitys: Ekonomichefens beslutsförslag: Muutetaan Kotimaa-lehden tilauskäytäntöä vuoden 2019 alusta siten, että: - lehti tilataan työntekijälle jatkossa ainoastaan siinä tapauksessa, että työntekijä tai luottamustoimen haltija lehteä erikseen toivoo.
- n eläkkeellä oleville työntekijöille ei enää tilata lehteä. Praxisen för prenumeration på tidningen Kotimaa ändras från och med början av 2019 så att: - anställda och förtroendevalda framöver bara får en prenumeration på tidningen om de uttryckligen önskar det. - s pensionerade anställda får inte längre en prenumeration på tidningen. Päätös: Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade enligt förslaget. 8. Talousarvio muutos, kattava kuntotutkimus Kauniaisten kirkon rakennukset Ändring i budgeten, omfattande undersökning av skicket på Grankulla kyrkas byggnader Vuoden 2017 talousarvioon ja toimintasuunnitelmaan on kirjattu Kirkon kuntokartoitus ja hankesuunnitelman edistäminen, investointia valmisteleva toimenpide, määräraha arvio yhteensä 40.000 (15t + 25t ). Talouspäällikkö on maaliskuussa alkanut valmistella tänä vuonna tehtävää kuntokartoitusta, apuna valmistelutyössä käytettiin insinöörioppilas Robert Toivasta. Valmistelutyön aikana todettiin, että on järkevä tutkia kaikki kirkon tontin rakennukset yhdellä kertaa ja perusteellisesti, täten tutkimustarve laajeni myös kerhotaloon. Samalla päädyttiin siihen, että on järkevintä toteuttaa kattava kuntotutkimus suppeamman kuntoarvioinnin sijaan. Tarjouksia pyydettiin neljältä eri toimijalta, joista kolme antoi tarjouksen. Liitteenä 4 olevista johtoryhmän päätöksistä on nähtävissä tarjousten käsittelyprosessin kulku. Johtoryhmä käsitteli asiaa 31.5.2018 sekä 20.6.2018 kokouksissaan, tarjousneuvottelut pidettiin kokousten välissä. Johtoryhmä päätti, että kattava kuntotutkimus suoritetaan, ja velvoitti talouspäällikköä raportoimaan investointien määrärahan tilanteesta yhteistä kirkkoneuvostoa syyskuun kuluessa. Kattava kuntotutkimus Kaunaisten kirkon rakennuksista valmistuu lokakuun aikana ja raportti ja tulokset esitetään erillisessä tilaisuudessa henkilökunnalle ja luottamushenkilöille. Tutkimuksessa tullaan esittämään korjaustarpeet kiireellisyysluokittain, heti tehtävät, 1-5 vuoden sisällä tehtävät, 5-10 vuoden sisällä tehtävät. Kattava kuntotutkimus on peruskorjaus suunnittelun ensimmäinen vaihe, jonka perusteella voidaan jatkaa hankesuunnitteluun tai varsinaiseen korjaussuunnitteluun, riippuen siitä, mitä kuntotutkimus tulee osoittamaan.
Realistista on, että korjausrakentaminen voidaan aloittaa aikaisintaan vuoden 2020 aikana. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan johtoryhmän tekemän päätöksen kattavan kuntotutkimuksen suorittamisesta. Toimittajana Sitowise Oy, kokonaishinta n. 53.000, joka ylittää talousarvio määrärahan (40.000 ). Investointien talousarviomääräraha kokonaisuutena (132.000 ) ei tule ylittymään. Investointien ennuste, liite 8. I budgeten och verksamhetsplanen för 2017 har antecknats en undersökning av kyrkans skick och främjande av projektplanen, åtgärder som förberedelse för investeringen, beräknat anslag totalt 40 000 euro (15 000 euro + 25 000 euro). Ekonomichefen började i mars förbereda undersökningen av kyrkans skick som utförs i år. Hjälp i beredningsarbetet togs av ingenjörsstuderande Robert Toivanen. Under beredningsarbetet konstaterades att det vore klokt att grundligt undersöka alla byggnader på kyrkans tomt på en gång, varför undersökningsbehovet även utsträcktes till klubbhuset. Samtidigt bestämdes att det är klokast att göra en omfattande undersökning av byggnadernas skick i stället för en mindre konditionsbedömning. Offerter begärdes från fyra företag, av vilka tre lämnade anbud. Bilaga 4 (ledningsgruppens beslut) visar hur behandlingsprocessen framskridit. Ledningsgruppen behandlade ärendet på sina möten 31.5.2018 och 20.6.2018, anbudsförhandlingarna hölls mellan mötena. Ledningsgruppen beslutade att en omfattande undersökning av byggnadernas skick görs och ålägger ekonomichefen att rapportera till gemensamma kyrkorådet om investeringsanslagsläget under höstens lopp. Den omfattande undersökningen av skicket på Grankulla kyrkas byggnader blir klar i oktober, och rapporten och resultaten presenteras för personalen och de förtroendevalda vid ett särskilt informationsmöte. Undersökningen tar fram renoveringsbehoven utgående från hur brådskande de är, sådant som bör åtgärdas: genast, inom 1 5 år och inom 5 10 år. Den omfattande undersökningen av byggnadernas skick är det första skedet i planeringen av en grundlig renovering. På basis av den kan man gå vidare till projektplanering eller till egentlig renoveringsplanering beroende på vad undersökningen ger vid handen. Realistiskt sett kommer renoveringsarbetena att kunna inledas tidigast 2020. Gemensamma kyrkorådet godkänner för sin del ledningsgruppens beslut om att låta göra en omfattande undersökning av byggnadernas skick. Leverantör är Sitowise Oy, totalkostnad cirka 53 000 euro, vilket överskrider budgetanslaget på 40 000 euro. Budgetanslaget för investeringar som helhet (132 000 euro) kommer inte att överskridas. Investeringsprognos, bilaga 8.
Talouspäällikön esitys: Ekonomichefens förslag: Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy, että talousarvioon määritelty kirkon kuntokartoitus ja hankesuunnitelman edistäminen toteutetaan kattavana kuntotutkimuksena, jossa kohteena ovat kaikki kirkon rakennukset. Yhteinen kirkkoneuvosto hyväksyy osaltaan, että projektille kohdennettu määräraha (40.000 ) ylittyy ja kattavan kuntotutkimuksen kokonaiskustannus tulee olemaan noin 53.000. Yhteinen kirkkoneuvosto lähettää investointien talousarviomuutoksen edelleen yhteisen kirkkovaltuuston käsiteltäväksi. Gemensamma kyrkorådet godkänner att undersökningen av kyrkans skick och främjande av projektplanen, som fastslagits i budgeten, genomförs som en omfattande undersökning av kyrkans skick, där alla kyrkans byggnader undersöks. Gemensamma kyrkorådet godkänner för sin del att budgetanslaget för projektet (40 000 euro) överskrids och att totalkostnaden för den omfattande undersökningen blir cirka 53 000 euro. Gemensamma kyrkorådet sänder ändringen i investeringsbudgeten vidare till gemensamma kyrkofullmäktige för behandling. Päätös: Beslut: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade enligt förslaget. 9. Talouspäällikön koulutus, isännöinnin ammattitutkinto Ekonomichefens utbildning, yrkesexamen för disponent Kaunaisten seurakuntayhtymän talouspäällikön tehtäviin kuuluu kiinteistöjen isännöintitehtävät. Talouspäällikön nykyisessä työnkuvassa kiinteistötehtävien osuus on merkittävä ja tulevien korjausprojektien myötä niiden painoarvo yhä kasvaa. Talouspäällikkö on aloittanut isännöinnin ammattitutkinnon suorittamisen Luksia ammattiopistossa. Tutkinto on näyttötutkinto, jossa lähipäivä koulutuksia on noin kaksi kuukaudessa ja muilta osin osaaminen osoitetaan näytöin. Talouspäällikkö anoo, että voi suorittaa tarvittavat lähipäivät, noin 2 kpl / kuukausi, vuoden 2019 loppuun asti työajalla. Muut tutkintoon liittyvät kustannukset talouspäällikkö suorittaa itse. Liitteenä 9 suunnitelma tutkinnon lähiopetuspäivistä.
I s ekonomichefs uppgifter ingår disponentuppgifter för byggnaderna. I ekonomichefens nuvarande befattningsbeskrivning utgör fastighetsuppgifterna en stor del, och i och med kommande renoveringsprojekt kommer deras betydelse att öka ytterligare. Ekonomichefen har börjat avlägga en yrkesexamen för disponent vid yrkesinstitutet Luksia. Det är fråga om en fristående examen med cirka två närundervisningsdagar per månad, och där man med yrkesprov visar vad man kan. Ekonomichefen anhåller om att få göra de erforderliga närundervisningsdagarna, cirka 2 st./månad, på arbetstid till slutet av 2019. Övriga kostnader som hänför sig till examen betalar ekonomichefen själv. Plan över examens närundervisningsdagar som bilaga 9. Eeva-Mari Salmi poistui kokouksesta kokouskohdan 9 käsittelyn ajaksi. Eeva-Mari Salmi lämnade mötet under behandlingen av punkt 9. Puheenjohtajan päätösesitys: Ordförandens beslutsförslag: Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että talouspäällikkö voi suorittaa isännöitsijätutkintoon tarvittavat lähipäivät, noin 2/kuukausi työajalla, vuoden 2019 loppuu asti. Gemensamma kyrkorådet beslutar att ekonomichefen kan avlägga de närstudiedagar som krävs för disponentexamen, cirka 2/månad på arbetstid till slutet av 2019. Päätös: Yhteinen kirkkoneuvosto päätti esityksen mukaan. Gemensamma kyrkorådet beslutade enligt förslaget. 10. Muut asiat Övriga ärenden Huoneisto Laaksokuja 2 B 10, myynti Lägenheten Dalgränden 2 B 10, försäljning Huoneisto Laaksokuja 2 B 10 on ollut Kauniaisten kiinteistömaailma Oy:n toimistolla myynnissä kesän ajan. 3.9.2018 on saatu tarjous, johon on johtoryhmän toimesta annettu vastatarjous samana päivänä. Vastatarjouksen käsittelyaika ostajalla on ti 4.9.18 klo 17. Liitteenä 10 on vastatarjouksen vastatarjous. Lägenheten Dalgränden 2 B 10 har legat ute till försäljning hos Kiinteistömaailma Oy:s kontor i Grankulla hela sommaren. 3.9.2018 har det kommit in ett anbud, som samfälligheten genom ledningsgruppens försorg har gett ett motbud på samma dag. Köparen har tid på sig till tisdag 4.9.2018 kl. 17 att behandla motbudet. Motbudet på motbudet som bilaga 10.
Talouspäällikön päätösesitys: Ekonomichefens beslutsförslag: Todetaan kokouksessa vastatarjouksen tilanne ja tehdään päätös asiasta sen mukaisesti. Motbudsläget konstateras på sammanträdet och beslut i ärendet fattas i enlighet därmed. Päätös: Beslut: Käsiteltiin asunnosta saatu ostotarjous (4.9.2018, klo 10.20) ja päätettiin hyväksyä saatu ostotarjous, mikäli ostaja hyväksyy liitteen 10.1 mukaisen velattoman myyntihinnan. Köpbudet (4.9.2018, kl. 10.20) på bostaden behandlades och det beslöts godkännas om köparen godtar det skuldfria försäljningspriset i bilaga 10.1. 11. Valitusosoitus Besvärsanvisning Annettiin KL 24 luvun mukainen valitusosoitus. liite 11 Besvärsanvisningen delges enligt kapitel 24 i KL. 12. Kokouksen päätös Mötets avslutande Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 18.05. Ordföranden avslutade mötet kl 18.05 Kauniaisissa Grankulla 6.9.2018 Ulrik Sandell Kokouksen puheenjohtaja Mötets ordförande Eeva-Mari Salmi Sihteeri Sekreterare Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty Protokollet är justerat och godkänt: Kauniaisissa Grankulla..2018..2018 Tapani Ala-Reinikka _ Susanna Ohls
Kuulutus pöytäkirjan nähtävillä olosta on ollut kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 4.9. 25.9.2018. Tarkastettu pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä kirkkoherranvirastossa neljäntoista päivän ajan 11.9. 25.9.2018 kirkkoherranviraston aukioloaikana. Kungörelsen om när protokollet finns till påseende har varit uppsatt 4.9 25.9.2018 på kyrkoherdeämbetets anslagstavla. Det justerade protokollet har varit framlagt till offentlig granskning på kyrkoherdeämbetet i fjorton dagar 11.9 25.9.2018 under kansliets öppethållningstid. Kauniaisissa Grankulla..2018 Eeva-Mari Salmi Siht. Sekr..