TRACES. Käyttäjän opas Tuloasiakirjat. Osa II

Käyttäjän opas Tuloasiakirjat Osa II Kohderyhmä: Toimivaltaiset viranomaiset (EU:n/EFTA:n rajatarkastusasema/ nimetty saapumispaikka/nimetty tuontipaikka) Asiakirjojen laatiminen: I. CVED Yhteiset eläinlääkinnälliset tuloasiakirjat II. CED Yhteiset tuloasiakirjat III. DECLAR Ilmoitusasiakirjat IV. CHED-PP Yhteiset kasvien ja kasvituotteiden terveyttä koskevat tuloasiakirjat TRACES Tervise- ja tarbijaküsimused

Sisällysluettelo I. Johdanto... 5 I.1. Tuloasiakirjoja koskevan käyttäjän oppaan soveltamisala - Osa II... 5 I.2. Lyhenteet ja määritelmät... 6 I.3. Työkielet... 6 I.4. Traces-ohjelmaversiot... 7 I.5. Tietojen saatavuus... 8 I.5.1. Tietojen saatavuus ja tietosuoja... 8 I.5.2. Turvallisuusvaroitus... 8 I.5.3. Järjestelmäympäristöt... 9 I.5.4. Tilin rekisteröinti... 10 I.5.5. Sisään- ja uloskirjautuminen... 13 I.5.5.1. Sisäänkirjautuminen... 13 I.5.5.2. Uloskirjautuminen... 13 I.5.5.3. Kirjautumisongelmat... 14 I.5.6. Traces-valikkojen räätälöinti... 14 I.5.7. Traces-uutispäivitykset... 15 I.5.7.1. Aloitussivu... 15 I.5.7.2. Uutiskirje... 15 II. Valikko Eläinlääkintäasiakirjat...16 II.1. Johdanto... 16 II.1.1. Todistuksen laatiminen... 16 II.2. Virallisen tuloasiakirjan hakeminen... 18 II.2.1. CED, CVEDA, CVEDP, CHED-PP... 19 II.2.2. DECLAR... 21 II.2.3. Kiertoratkaisut ja rajoitukset... 22 II.3. Apua päätöksentekoon... 23 II.3.1. Peruslainsäädäntö... 23 II.3.2. Säädetyt fyysiset tarkastukset... 24 II.3.2.1. Yläosa: säädetyt fyysiset tarkastukset... 24 II.3.2.2. Alaosa: tiedonlouhintaohjeet (asiantuntijajärjestelmä)... 24 II.3.3. Vastaavat hylätyt lähetykset... 25 II.3.4. Tehostettu valvonta... 26 II.3.4.1. Valvonnan toteutus... 26 II.3.4.2. Lähetysten lukumäärä... 29 II.3.4.3. Lähetysten jättäminen ohjelman ulkopuolelle... 30 II.3.4.4. Tehostetun valvontaohjelman lopettaminen... 31 II.3.5. Suojatoimenpiteet... 32 2 / 97

II.4. Osan II laatiminen (Päätös)... 33 II.4.1. DECLAR... 33 II.4.2. CED, CVEDA, CVEDP, CHED-PP... 34 II.4.2.1. Välilehti Tarkastusviranomainen... 34 II.4.2.2. Välilehti Tarkastukset... 36 II.4.2.3. Välilehti Laboratoriotutkimukset... 39 II.4.2.4. Välilehti Hyväksyntä... 42 II.4.2.5. Välilehti Hylkäys.... 48 II.4.3. Lähetysvaihtoehdot... 50 II.4.4. Allekirjoittaminen... 50 II.5. Elintarvikkeita ja rehuja koskeva nopea hälytysjärjestelmä (Rapid Alert System for Food and Feed, RASFF)... 52 II.5.1. RASFF-ilmoituksen tekeminen... 52 II.5.1.1. Välilehti Valitse nykyinen RASFF-ilmoitus... 54 II.5.1.2. Välilehti Yleistä/Tuote... 54 II.5.1.3. Välilehti Riski/Toimenpide/Erä... 55 II.5.1.4. Välilehti Alkuperä/Jakelu... 55 II.5.1.5. Välilehti Hylkäys/Muu... 56 II.5.1.6. Välilehti Vaara... 57 II.5.2. Lähetysvaihtoehdot... 57 II.5.3. RASFF-ilmoituksen tulostaminen... 58 II.5.4. RASFF-ilmoituksen jatkotoimet... 59 II.6. EUROPHYT-ilmoitus (TEKEILLÄ)... 60 II.6.1. EUROPHYT-ilmoituksen tekeminen... 60 II.6.1.1. Välilehti Valitse nykyinen hälytys... 60 II.6.1.2. Välilehti Pysäytysasiakirjat... 61 II.6.1.3. Välilehti Riski/Toimenpide... 61 II.6.1.4. Välilehti Alkuperä/Jakelu... 62 II.6.2. Lähetysvaihtoehdot... 63 II.6.3. EUROPHYT-ilmoituksen tulostaminen... 63 II.7. Osan III (Valvonta) lähettäminen... 64 III. Virallista tuloasiakirjaa koskevat toiminnot...65 III.1. Virallisen tuloasiakirjan muokkaaminen... 65 III.1.1. Lähetettyjen virallisten tuloasiakirjojen muokkaaminen (Osa I)... 65 III.1.2. Varmennettujen virallisten tuloasiakirjojen muokkaaminen (Osat I ja II)... 66 III.1.2.1. Meneillään olevien laboratoriotestien lopullisten tulosten antaminen... 66 III.1.2.2. Tietojen korjaaminen osassa I (Lähetys) tai osassa II (Päätös)... 67 3 / 97

III.2. Virallisen tuloasiakirjan poistaminen tai peruuttaminen... 70 III.2.1. Poistaminen... 70 III.2.2. Peruuttaminen... 71 III.3. Virallisten tuloasiakirjojen tulostaminen... 72 III.3.1. Lähetetyt viralliset tuloasiakirjat... 72 III.3.2. Tyhjien virallisten tuloasiakirjojen mallit... 74 III.4. Traces-järjestelmän automaattiset sähköposti-ilmoitukset... 76 III.4.1. Määrän tarkastukset... 78 III.4.2. Turvattu pääsy... 79 IV. Muut Traces-valikot...80 IV.1. Traces-tietovarasto (TRACES Data Warehouse)... 80 IV.2. Qlikview... 81 IV.3. Valikko Raportointi... 82 IV.4. Valikko Käyttäjän ja organisaation hallinta... 83 IV.4.1. Käyttäjän hallinta... 83 IV.4.2. Organisaatiot... 83 IV.4.3. Vaihda salasana / Turvakysymys- ja vastaus... 84 IV.4.4. Muokkaa käyttäjän tietoja osio... 85 IV.4.5. Liiketoimintakumppanit... 87 IV.5. Valikko Laitoslistojen julkaisut... 88 IV.6. Valikko Apua päätöksenteon hallinnointiin... 89 IV.6.1. Tehostettu valvontaohjelma... 89 IV.7. Valikko Lainsäädäntö... 91 IV.8. Painike Tietoja... 92 V. FAQ...93 V.1. Varoitusviesti: Useita lähetyksiä ei sallita... 93 V.2. Varoitusviesti: Turvallisuussyihin perustuva poikkeus: sinulla ei ole oikeuksia pyydetyn toiminnon suorittamiseen... 93 V.3. Varoitusviesti: Todistusta ei löydy... 94 V.4. Varoitusviesti: GEN 002 (Odottamatonta häiriötä koskeva varoitus)... 94 VI. Lisätiedot ja yhteyshenkilöt...95 4 / 97

I. Johdanto I.1. Tuloasiakirjoja koskevan käyttäjän oppaan soveltamisala - Osa II Käyttäjän oppaassa esitetään Traces-järjestelmän pääperiaatteet ja toiminnot, jotka koskevat EU:n rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan toimivaltaisten viranomaisten laatimia virallisia tuloasiakirjoja (Osa II): CED: 1 2 Yhteiset tuloasiakirjat muille kuin eläinperäisille rehuille ja elintarvikkeille CVEDA: 3 Yhteiset eläinlääkinnälliset tuloasiakirjat eläimille CVEDP: 4 Yhteiset eläinlääkinnälliset tuloasiakirjat eläinperäisille tuotteille DECLAR: 5 Ilmoitusasiakirjat 6 CHED-PP: 7 Yhteiset kasvien ja kasvituotteiden terveyttä koskevat tuloasiakirjat. Traces-järjestelmän käyttötuntuman havainnollistamiseksi kuvauksiin on tarvittaessa liitetty käyttöliittymän näyttökuva. Oppaan on tarkoitus nopeuttaa työskentelyä ja samalla auttaa välttämään lyönti- ja muita virheitä. Käyttäjän opas kannattaa lukea yhdessä Traces-työkalupakin 8 kanssa. Sen kautta pääsee tutustumaan muihin Traces-järjestelmän käyttäjän oppaisiin, videoihin ja malliasiakirjoihin. Traces-työkalupakki sisältää kaiken tarvittavan tiedon yhdessä asiakirjassa. Traces-järjestelmästä löytyvät yhden luukun periaatteella kansanterveyteen liittyvän eläinlääkinnän alaa koskeva EU:n lainsäädäntö (jonka soveltamisalaan kuuluvat eläinperäiset tuotteet, elävät eläimet ja eläimistä saatavat sivutuotteet) sekä kasvien terveyttä koskeva EU:n lainsäädäntö. EU:n yleisen lainsäädännön täytäntöönpanoon liittyvissä asioissa kannattaa ottaa yhteyttä kansallisiin toimivaltaisiin viranomaisiin tai EU:n virallisiin yksiköihin, jotka antavat tietoa kuljetuksia koskevista vaatimuksista ja muista seikoista. Traces-järjestelmästä on kerrottu kattavasti komission terveys- ja kuluttaja-asioiden pääosaston virallisella verkkosivustolla. 9 Traces-järjestelmää on esitelty myös täällä. 10 1 Komission asetus (EY) N:o 669/2009: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32009r0669:fi:not 2 Komission asetus (EY) N:o 1152/2009: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv. do?uri=celex:32009r1152:fi:not 3 Komission asetus (EY) N:o 282/2004: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32004r0282:fi:not 4 Komission asetus (EY) N:o 136/2004: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32004r0136:fi:not 5 Komission asetus (EU) N:o 142/2011: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32011r0142:fi:not 6 Esimerkiksi komission asetuksen (EU) N:o 142/2011 liitteessä XV olevan 20 luvun mukaisen välituotteiden tuonnin tai saman liitteen 16 luvun mukaisen luiden, sarvien, kavioiden ja sorkkien sekä niistä johdettujen tuotteiden tuonnin edellyttämät ilmoitukset. 7 Neuvoston direktiivi 2000/29/EY: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32000l0029:fi:not. 8 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 9 Tarkempia tietoja Traces-järjestelmästä: http://ec.europa.eu/traces/ 10 Traces-esittelyt: http://prezi.com/user/traces/ 5 / 97

I.2. Lyhenteet ja määritelmät Täydellinen luettelo kaikista Traces-järjestelmässä käytettävistä lyhenteistä on saatavana Tracestyökalupakin 11 kohdista TRACES-sanasto ja Traces-järjestelmän yleiset ominaisuudet. I.3. Työkielet Jo ennen kirjautumista Traces-järjestelmään ja myöhemmin käyttöliittymässä käyttäjä voi valita jonkin 32:sta 12 saatavilla olevasta kielestä ja työskennellä siten haluamallaan kielellä: Kielikoodi Kieli Kielikoodi Kieli bs bosnia lv latvia bg bulgaria mk makedonia cs tšekki mt malta da tanska nl hollanti de saksa nw norja el kreikka pl puola en englanti pt portugali es espanja ro romania et viro ru venäjä fi suomi sk slovakki fr ranska sl sloveeni hr kroatia sr serbia hu unkari sv ruotsi il islanti sq albania it italia tr turkki lt liettua zh kiina Kielen vaihtaminen ohjaa käyttäjän uudelleen Traces-järjestelmän yleiselle aloitussivulle. 11 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 12 Ne ovat 22 Euroopan unionin virallista kieltä (iiriä lukuun ottamatta), albania, bosnia, kiina, kroatia, islanti, makedonia, norja, serbia, turkki ja venäjä. 6 / 97

I.4. Traces-ohjelmaversiot Traces-järjestelmää kehitetään jatkuvasti, jotta sen toiminnot vastaisivat paremmin lainsäädännön vaatimuksia sekä käyttäjien tarpeita ja odotuksia. Kehittäminen tapahtuu vaiheittain. Uusi versio asetetaan saataville verkkoon heti Traces-järjestelmän päivittämisen jälkeen. Säännöllisesti julkaistavissa Traces-järjestelmän versiokommenteissa kerrotaan käyttäjille järjestelmän käyttöliittymään ja sen toimintoihin tehdyistä parannuksista ja muutoksista. 13 Verkossa olevan Traces-version versiokommentin tiedot voi tarkistaa seuraavasti: kaksoisnapsautetaan Traces-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Euroopan kartta/lehmä kuvaketta, jolloin yläpalkissa näkyvät seuraavat tiedot: Traces-version numero (esim. 05.33.00) julkaisupäivä muodossa dd/mm/yyy (esim. 01/10/2012) Traces-ympäristö (esim. TRACES_TRAINING_TRACES01). Kyseiset tiedot näkyvät myös vihjetekstinä, kun kursoria liikutetaan Euroopan kartta/lehmä kuvakkeen päällä. 13 Traces-työkalupakin johdantosivulla luodaan yleiskatsaus Traces-versiokommentteihin: https://circabc.europa.eu/w/ browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 7 / 97

I.5. Tietojen saatavuus I.5.1. Tietojen saatavuus ja tietosuoja Kaupallisten ja muiden kuin kaupallisten tietojen saatavuutta ja julkistamista koskevien tiukkojen sääntöjen noudattamiseksi ja tietosuojan turvaamiseksi 14 kullekin Traces-käyttäjäprofiilille myönnetään tarkasti rajatut käyttöoikeudet. Tämä koskee sekä talouden toimijoiden että toimivaltaisten viranomaisten Traceskäyttäjiä. Ollessaan kirjautuneena Traces-järjestelmään käyttäjä pääsee lukemaan tietosuojaselosteen eri kieliversiot Traces-ikkunan oikeassa yläkulmassa olevan painikkeen Tietosuojaseloste (Privacy Statement) kautta. Koska EU:n rajatarkastusasemien/nimettyjen saapumispaikkojen/nimettyjen tuontipaikkojen toimivaltaisten viranomaisten tehtävänä on virallisten tuloasiakirjojen varmentaminen, niiden Traceskäyttäjät saavat erittäin hyvän yleiskuvan kaikista EU:n rajalla hylätyistä 15 virallisista tuloasiakirjoista 16. I.5.2. Turvallisuusvaroitus Traces-järjestelmään liittyessään käyttäjä saattaa saada turvallisuusvaroituksen, jossa pyydetään lupaa siirtyä sivustolle. Varoitus kuuluu Traces-järjestelmän kokoonpanoasetuksiin ja on täysin turvallinen. Sovellukseen pääsyyn, virallisten tuloasiakirjojen varmentamiseen ja viestinnän yksityisyyteen liittyvät turvallisuusominaisuudet edellyttävät käyttäjien ja palvelimien välisen luottamuksellisen tietoliikenteen salaamista (https, SSL). Lainsäädäntövaatimuksissa vahvistettujen turvallisuusmääräysten mukainen sähköinen allekirjoitus nopeuttaa ja tehostaa järjestelmää sekä parantaa jäljitettävyyttä ja väärennösten torjuntatoimenpiteitä. Jos turvallisuusvaroitus tulee näkyviin, käyttäjä saa ennen eteenpäin siirtymistä lisätietoja napsauttamalla 14 Asetus (EY) N:o 45/2001: http://eur-lex.europa.eu/lexuriserv/lexuriserv.do?uri=celex:32001r0045:fi:not. 15 Määräaikaa ei sovelleta. 16 Tämä koskee virallisista tuloasiakirjoista vain CVEDP- ja CVEDA-todistuksia. 8 / 97

painiketta Tarkastele varmennetta (View Certificate) ja voi sen jälkeen aloittaa Traces-järjestelmän käytön valitsemalla Kyllä. Käyttäjä tuo HTTPS Secure Sockets Layer (SSL) ja Transport Layer Security (TLS) varmenteen palvelimelta paikalliseen sovellukseen tai ympäristöön määrittämällä varmenteen luotettavaksi. Turvallisuusvaroitus ei siis ole peräisin Traces-järjestelmästä, vaan varmenteen isäntäpalvelimelta. I.5.3. Järjestelmäympäristöt Traces-asiakirjojen laatimissivuston osoite on https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/ Se on Traces-järjestelmän reaaliympäristö, sillä kaikista tietojen muutoksista ilmoitetaan automaattisesti asianomaisille talouden toimijoille ja toimivaltaisille viranomaisille. Traces-käyttäjien kannattaa tutustua Traces-järjestelmän ominaisuuksiin ja toimintoihin käyttämällä jompaakumpaa järjestelmän kahdesta testisivustosta. Lisätietoa Traces-järjestelmän koulutus- ja testausympäristön (TRAINING and ACCEPTANCE environments) käytöstä saa Traces-työkalupakin 17 kohdasta Traces-järjestelmän ominaisuuksien testaus. 17 TRACES-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 9 / 97

I.5.4. Tilin rekisteröinti Toimivaltaisen viranomaisen rekisteröinti TRACES-työnkulku TRACESpääkäyttäjä Tallenna Käyttäjän tila: VARMENNETTU Uusi tai Uusi alueellinen pääkäyttäjä Traces-valikossa Käyttäjän hallinta Toimivaltaiselle paikallisviranomaiselle lähetetty ilmoitus Käyttäjän tila: VARMENNETTU Jäsenvaltion kansallinen pääkäyttäjä voi luoda toimivaltaisen viranomaisen käyttäjätilejä valikon Käyttäjän ja organisaation hallinta osiossa Käyttäjän hallinta. Alueellinen Traces-pääkäyttäjä luodaan napsauttamalla painiketta Uusi alueellinen pääkäyttäjä. 2. Napsauttamalla painiketta Uusi voidaan luoda toimivaltaisen keskusviranomaisen Traces-käyttäjä rajatarkastusaseman, nimetyn saapumispaikan tai nimetyn tuontipaikan Traces-käyttäjä super-lvu:n (Local Veterinary Unit, paikallinen eläinlääkintäyksikkö) Traces-käyttäjä. 18 1. 18 Tullivarastoista vastaavan toimivaltaisen viranomaisen (kolmansista maista yhteisöön tuotavien tuotteiden eläinlääkinnällisten tarkastusten järjestämistä koskevista periaatteista annetun neuvoston direktiivin 97/78/EY 12 artiklan 4 kohta) ja merentakaisista departementeista ja tietyistä saarista vastaavan toimivaltaisen viranomaisen (kolmansista maista tietyille Kreikan saarille tuotavien tuotteiden eläinlääkintätarkastuksiin sovellettavista säännöistä tehty komission päätös 94/641/EY) Traces-käyttäjät voivat laatia ja varmentaa virallisia tuloasiakirjoja ja virallisia kaupallisia asiakirjoja tietyin edellytyksin. Näitä toimivaltaisia viranomaisia kutsutaan Traces-järjestelmässä nimellä super-lvu (SLVU). Komission pääkäyttäjät myöntävät tämän aseman EU- ja EFTA-maiden perustellusta pyynnöstä. 10 / 97

Toimivaltaisen viranomaisen käyttäjätili voidaan rekisteröidä Traces-järjestelmässä standardikäyttäjänä tai kollektiivisena käyttäjänä. Kansallisen pääkäyttäjän Traces-järjestelmässä rekisteröimä toimivaltaisen viranomaisen käyttäjätili on voimassa heti rekisteröinnin toimittamisen jälkeen. Toimivaltaiselle viranomaiselle lähetetään ilmoitus käyttäjätilin luomisesta. 19 Viesti sisältää suoran linkin Traces-järjestelmään sekä lisäksi tilin käyttäjätunnuksen ja salasanan. Lisätietoja käyttäjätilin rekisteröinnistä saa organisaatio-, käyttäjä- ja viranomaistietojen hallintaa koskevasta käyttäjän oppaasta, joka löytyy myös Traces-työkalupakista 20. HUOMAUTUS: Traces-järjestelmän kirjautumissivulla oleva toiminto Rekisteröi uusi käyttäjä 19 Lisätietoja saa myös Traces-työkalupakissa olevan käyttäjän oppaan kohdasta Organisation, user and authority management (Organisaation, käyttäjän ja viranomaisen hallinta). 20 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 11 / 97

napsauttamalla tätä on tarkoitettu Traces-käyttäjistä vain talouden toimijoille 21, ei siis toimivaltaisille viranomaisille. 21 Lisätietoa saa käyttäjän oppaan Tuloasiakirjat Osa I kohdasta I.5.4. Tilin rekisteröinti tai myös Traces-työkalupakissa olevan käyttäjän oppaan kohdasta Organisation, user and authority management (Organisaation, käyttäjän ja viranomaisen hallinta). 12 / 97

I.5.5. Sisään- ja uloskirjautuminen I.5.5.1. Sisäänkirjautuminen Traces-aloitussivulla kirjaudutaan kirjoittamalla sähköpostiosoite kenttään Sähköpostiosoite, antamalla salasana ja napsauttamalla painiketta Kirjaudu. 22 Sisäänkirjautumisen jälkeen käyttäjätili tulee näkyviin sivun oikeassa yläreunassa. I.5.5.2. Uloskirjautuminen Napsautetaan painiketta Kirjaudu ulos sivun oikeassa yläreunassa ja vahvistetaan napsauttamalla OK. 23 22 Käyttäjätili poistetaan käytöstä viiden peräkkäisen epäonnistuneen yrityksen jälkeen. Sen uudelleen aktivoimiseksi on otettava yhteyttä toimivaltaiseen viranomaiseen. 23 Uloskirjautuminen tapahtuu automaattisesti, ellei sivua käytetä 30 minuutin aikana. 13 / 97

I.5.5.3. Kirjautumisongelmat Lisätietoja kirjautumisongelmista saa organisaatio-, käyttäjä- ja viranomaistietojen hallintaa koskevasta käyttäjän oppaasta, joka löytyy myös Traces-työkalupakista 24. I.5.6. Traces-valikkojen räätälöinti Käyttäjä voi räätälöidä vasemman reunan Traces-valikkoa haluamallaan tavalla. Vähemmän käytettyjä valikkoja voidaan supistaa ja eniten käytettyjä laajentaa. Muutokset tallentuvat Traces-käyttäjäprofiiliin, joten niitä sovelletaan kaikissa Traces-istunnoissa siihen saakka, kunnes käyttäjä tekee uusia muutoksia. 24 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd 14 / 97

I.5.7. Traces-uutispäivitykset I.5.7.1. Aloitussivu Traces-järjestelmän laatimisympäristöön (reaaliympäristö) 25 kirjautumisen jälkeen aloitussivulla näkyy tietoa Traces-järjestelmästä ja tärkeistä terveyteen liittyvistä seikoista, kuten suojatoimenpiteistä. Käyttäjän kannattaa tarkastaa säännöllisesti Traces-aloitussivulla olevat uutispäivitykset, jotka koskevat seuraavia aiheita: Yleiset tiedot ja vinkit Vaarat ja tautitapaukset Terveyteen liittyvä tieto; esim. viralliset tuloasiakirjamallit Tekniset päivitykset ja Traces-ohjelmaversiot Työryhmät ja kokoukset. I.5.7.2. Uutiskirje Joka toinen kuukausi ilmestyvässä Tracesuutiskirjeessä on yleisiä uutisia, jotka koskevat Traces-järjestelmää, tosiseikkoja ja lukuja, seminaareja, koulutusjaksoja ja työpajoja, lainsäädäntöä ja tulevia tapahtumia. Tähän terveys- ja kuluttaja-asioiden pääosaston ylläpitämään maksuttomaan viestintäpalveluun voi liittyä tästä linkistä. 26 25 Lisätietoa saa kohdasta I.5.3 Järjestelmäympäristöt. 26 Traces-uutiskirje: http://ec.europa.eu/coreservices/mailing/index.cfm?form=register&serviceid=1 15 / 97

II. Valikko Eläinlääkintäasiakirjat II.1. Johdanto Rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan toimivaltaisen viranomaisen ja toimivaltaisen keskusviranomaisen Traces-käyttäjillä on oikeus lähettää virallisen tuloasiakirjan Osa I (Lähetys) ja aloittaa Osan II (Päätös) laatiminen. Tullivarastoista vastaavan toimivaltaisen viranomaisen (kolmansista maista yhteisöön tuotavien tuotteiden eläinlääkinnällisten tarkastusten järjestämistä koskevista periaatteista annetun neuvoston direktiivin 97/78/ EY 12 artiklan 4 kohta) ja merentakaisista departementeista ja tietyistä saarista vastaavan toimivaltaisen viranomaisen (kolmansista maista tietyille Kreikan saarille tuotavien tuotteiden eläinlääkintätarkastuksiin sovellettavista säännöistä tehty komission päätös 94/641/EY) Traces-käyttäjät voivat laatia ja varmentaa virallisia tuloasiakirjoja ja virallisia kaupallisia asiakirjoja tietyin edellytyksin. Näitä toimivaltaisia viranomaisia kutsutaan Traces-järjestelmässä nimellä super-lvu (SLVU). Komission pääkäyttäjät myöntävät tämän aseman EU- ja EFTA-maiden perustellusta pyynnöstä. Lisätietoa virallisen tuloasiakirjan Osan I lähettämisestä annetaan myös käyttäjän oppaassa Tuloasiakirjat Osa I, joka löytyy myös Traces-työkalupakista 27. II.1.1. Todistuksen laatiminen Myös rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan sekä SLVU:n toimivaltaisilla viranomaisilla ja toimivaltaisilla keskusviranomaisilla on oikeus varmentaa lähetys, toisin sanoen laatia osa II (Päätös), Traces-järjestelmän kautta. Näin ollen järjestelmässä on virallisen tuloasiakirjan osaan I liittyvien lähettämistoimintojen lisäksi saatavilla kaksi lisätoimintoa, jotka koskevat osan II laatimista: 1. Valitsemalla Tallenna keskeneräisenä toimivaltainen viranomainen voi tallentaa virallisen tuloasiakirjan väliaikaisesti ennen kuin tekee lähetystä koskevan lopullisen päätöksen (Osa II). 2. Valitsemalla Varmenna/Lähetä päätös toimivaltainen viranomainen voi tehdä virallisen tuloasiakirjan lähettämistä koskevan lopullisen päätöksen (Osa II). Koska Traces on web-pohjainen verkkojärjestelmä, lähettäminen tapahtuu välittömästi. 28 Myös talouden toimijat voivat käyttää osaan II liittyviä lähetysvaihtoehtoja DECLAR-todistusten lähettämiseen. 29 27 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 28 Lisätietoa asiasta saa myös Traces-työkalupakissa olevasta käyttäjän oppaasta Ilmoitusten hallinta (Notification management). 29 Lähetystä on käsitelty tarkemmin kohdassa II.4.3. Lähetysvaihtoehdot. 16 / 97

Todistuksen laatiminen TRACES - V5 Tallenna luonnoksena TODISTUKSEN TILA: Luonnos TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa I keskeneräinen VESILEIMAN TEKSTI: Luonnos SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * Ainoastaan samaan laitokseen tai viranomaiseen liitetyt lähimmät kollegat Kopioi CVED:nä TODISTUKSEN TILA KOPIOINNIN JÄLKEEN: Luonnos, Uusi, Meneillään, Varmennettu riippuen huolitsijan tai BIP:n tekemästä päätöksestä TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa I ja/tai osa II VESILEIMAN TEKSTI: Luonnos, Uusi, Meneillään, Originaali tai Hylätty riippuen huolitsijan tai BIP:n tekemästä päätöksestä SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * CVED: riippuen huolitsijan tai BIP:n tekemästä päätöksestä HUOMAUTUS: Painike on vain huolitsijan ja BIP:n käytössä IMPORTtodistuksissa OSA I Lähetä varmennettavaksi TODISTUKSEN TILA: Uusi TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa I täytetty VESILEIMAN TEKSTI: Uusi SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * IntraTrade/IMPORT: Alkuperämaan CA (LVU) * CED/CVED: Saapumispaikan CA (BIP) Hylkää TODISTUKSEN TILA: Hylätty TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa I ja II täytetty VESILEIMAN TEKSTI: Hylätty SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * IntraTrade/IMPORT: alkuperä-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA * CED/CVED: kaikki EU:n rajatarkastusasemat ja saapumis-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA Tallenna meneillään TODISTUKSEN TILA: Meneillään TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa II keskeneräinen VESILEIMAN TEKSTI: Meneillään SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * Ainoastaan samaan viranomaiseen liitetyt kollegat Poista TODISTUKSEN TILA: Poistettu TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Ei ole VESILEIMAN TEKSTI: Ei ole SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * Ei näy Varmenna / Lähetä päätös TODISTUKSEN TILA: Varmennettu TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa I ja II täytetty VESILEIMAN TEKSTI: Alkuperäinen SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * IntraTrade/IMPORT: alkuperä-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA * CED/CVED: saapumis-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA HUOMAUTUKSET: * Todistuksen versionumero (V1, V2...) näkyy Traces-viitenumeron vieressä. Siitä näkee onko CA muokannut osaa I tai II. * Todistus on esivarmennettu, jos osaa II koskevan päätöksen on tehnyt CA, jonka oikeuksia on rajoitettu OSA II OSA III Valvonta TODISTUKSEN TILA: Varmennettu TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa I, II ja III täytetty VESILEIMAN TEKSTI: Originaali SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * IntraTrade/IMPORT: Alkuperä-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA * CED/CVED: Saapumis-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA HUOMAUTUS: 1 todistukseen voi soveltaa moninkertaista valvontaa Mitätöity TODISTUKSEN TILA: Mitätöity TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa I ja II täytetty VESILEIMAN TEKSTI: Mitätöity SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * IntraTrade/IMPORT: Alkuperä-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA * CED/CVED: Saapumis-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA HUOMAUTUS: Alkuperämaan CA voi mitätöidä todistuksia 3 kuukauden ajan varmennuksen jälkeen Peruuta TODISTUKSEN TILA: Peruutettu TODISTUKSEN SISÄLTÖ: Osa I ja II täytetty VESILEIMAN TEKSTI: Peruutettu SAATAVUUS KÄYTTÄJILLE: * IntraTrade/IMPORT: Alkuperä-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA * CED/CVED: Saapumis-, määrä- ja kauttakulkumaiden CA Huomautus: Hylättyjä lähetyksiä ei voi peruuttaa! HUOMAUTUS: Hylättyjä lähetyksiä ei voi peruuttaa! 30 30 Traces-järjestelmän harjoitussivustoilla kaikissa virallisissa tuloasiakirjoissa on sama vesileima HARJOITUS tai HYVÄKSYNTÄ, jotta vältetään sekaannukset varsinaisen laatimissivuston kanssa. 17 / 97

II.2. Virallisen tuloasiakirjan hakeminen Valikosta Eläinlääkintäasiakirjat voi valita virallisen tuloasiakirjan tyypin: Yhteiset tuloasiakirjat (CED) CVED eläimille CVED eläintuotteille Ilmoitusasiakirja CHED-PP... ja määritellä yhden tai useampia hakuehtoja 31, jotka liittyvät enimmäkseen virallisen tuloasiakirjan osaan I (Lähetys). Toimivaltaisen viranomaisen Traces-käyttäjät voivat kätevästi etsiä vielä varmentamatta olevia virallisia tuloasiakirjoja (Osa II) valitsemalla hakuehdon Käsiteltävänä. Hakuehtoja voidaan käyttää yksitellen 32 tai yhdessä muiden hakuehtojen kanssa. Koska jotkut CED-, CVEDA-, CVEDP- ja DECLAR-todistusten hakuehdot ovat erilaisia, jäljempänä on kuvattu joitakin eri asiakirjatyyppeihin liittyviä erityisiä hakuehtoja. 31 Useimmissa Traces-järjestelmän hakuehdoissa voi käyttää jokerimerkkiä laajempien tietojen hakemiseksi. Tracesjärjestelmän hakutoiminnot eivät myöskään erottele suur- ja pienaakkosia. Esimerkki: kun kenttään Todistuksen viitenumero (vähintään kahdeksan merkkiä) syötetään CVEDP.EN%, järjestelmä etsii kaikki tietyn käyttäjän saatavilla olevat CVEDP-todistukset. 32 Todistuksen tila ei voi olla ainoa hakuehto. 18 / 97

II.2.1. ced, cveda, cvedp, ched-pp Lisää edelleenlähetys-/siirtomenettelyä, lähetysten jakamista jne. koskevia hakuehtoja saa napsauttamalla painiketta Laajennettu haku. Hakuvaihtoehdot Todistusviite Viittaa viralliselle tuloasiakirjalle automaattisesti annettavaan yksilölliseen Traces-viitenumeroon. Todistuksen tila Tietoa virallisten tuloasiakirjojen tiloista löytyy kohdasta II.1.1. Todistuksen laatiminen. Käsiteltävänä Laajennettu haku - Edelleenlähetettävät Etsii toimivaltaiselle viranomaiselle lähetettyjä virallisia tuloasiakirjoja, jotka ovat vielä varmentamatta. Etsii edelleenlähetysmenettelyyn liittyviä virallisia tuloasiakirjoja sellaisten virallisten tuloasiakirjojen osalta, jotka myöhemmän EU:n rajatarkastusaseman on vielä edelleenlähetettävä. 19 / 97

Hakuvaihtoehdot Laajennettu haku Edelleenlähetetty Etsii edelleenlähetysmenettelyyn liittyviä virallisia tuloasiakirjoja sellaisten virallisten tuloasiakirjojen osalta, jotka on käsitelty alkuperäisen virallisen tuloasiakirjan haun ja myöhemmän virallisen tuloasiakirjan esittämisen yhteydessä. Laajennettu haku Jaettu CVED Etsii jaettuja virallisia tuloasiakirjoja (CED/CVEDP) sellaisten virallisten tuloasiakirjojen osalta, jotka on jaettu alkuperäisen virallisen tuloasiakirjan haun ja myöhempien virallisten tuloasiakirjojen esittämisen yhteydessä. Laajennettu haku Osa Valvonta lisätty Laajennettu haku Hylkäys meneillään Laajennettu haku Laboratoriotutkimukset meneillään Etsii virallisia tuloasiakirjoja, joihin on lisätty osa III (Valvonta). Etsii virallisia tuloasiakirjoja, joista puuttuvat hylkäämistä koskevat tiedot. Etsii virallisia tuloasiakirjoja, joista puuttuvat laboratoriotutkimuksia koskevat tiedot. 20 / 97

Hakuvaihtoehdot Suora pääsy Tämän toiminnon avulla toimivaltaisen viranomaisen Traces-käyttäjä löytää virallisen tuloasiakirjan riippumatta siitä, onko asianomainen viranomainen nimetty rajatarkastusasemaksi/nimetyksi saapumispaikaksi/nimetyksi tuontipaikaksi. Jos kyseessä on edelleenlähetys/kauttakuljetus, myöhemmän rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan toimivaltainen viranomainen voi hakea alkuperäisen virallisen tuloasiakirjan painikkeella Suora pääsy. II.2.2. declar Hakuvaihtoehdot Todistusviite Viittaa (vapaaehtoiseen) paikalliseen viitenumeroon, joka voidaan määritellä kohdassa I.2. Todistuksen viitenumero. Todistuksen viitenumero Traces-järjestelmässä Viittaa viralliselle tuloasiakirjalle automaattisesti annettavaan yksilölliseen Traces-viitenumeroon. Todistuksen tila Tietoa virallisten tuloasiakirjojen tiloista löytyy kohdasta II.1.1. Todistuksen laatiminen. Käsiteltävänä Jotta helpotetaan virallisten tuloasiakirjojen lähettämistä EU:n rajalla, DECLAR-todistuksen osassa I varmennetut tiedot voidaan siirtää automaattisesti CVEDP-todistukseen. Tätä kutsutaan kopioinniksi ( cloning ). Valitsemalla painikkeen Käsiteltävänä toimivaltainen viranomainen voi etsiä DECLAR-todistuksia, joita ei ole vielä kopioitu CVEDP-todistuksiin. 21 / 97

Hakuvaihtoehdot Kopioitu Jotta helpotetaan virallisten tuloasiakirjojen lähettämistä EU:n rajalla, DECLAR-todistuksen osassa I varmennetut tiedot voidaan siirtää automaattisesti CVEDP-todistukseen napsauttamalla painiketta Kopioitu. Toimivaltaisen viranomaisen Traces-käyttäjä voi etsiä jo kopioituja DECLAR-todistuksia. II.2.3. Kiertoratkaisut ja rajoitukset Virallisen tuloasiakirjan voi löytää sekä Traces-järjestelmän hakuehtojen että yksilölliseen todistuksen viitenumeroon perustuvan kiertoratkaisun avulla: Käyttäjä valitsee alla olevasta URL-osoitteiden luettelosta asianmukaisen osoitteen ja lisää sen loppuun Traces-viitenumeron seuraavasti: 33 1. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/ced/open.do?ref=ced.xx.yyyy.zzzzzzz 2. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedanimals/open.do?ref=cveda.xx.yyyy. ZZZZZZZ 3. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/cvedproducts/open.do?ref=cvedp.xx.yyyy. ZZZZZZZ 4. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/euimport/open.do?ref=declar.xx.yyyy. ZZZZZZZ 5. https://webgate.ec.europa.eu/sanco/traces/certificates/chedpp/open.do?ref=chedpp.xx.yyyy. ZZZZZZZ. Tutustuminen viralliseen tuloasiakirjaan edellyttää (liiketoiminta)tietoihin pääsyä koskevien sääntöjen mukaisesti käyttäjän ilmoittamista asiakirjassa. Ellei käyttäjää ole ilmoitettu, esiin saattaa tulla seuraava varoitusviesti: Turvallisuussyihin perustuva poikkeus: sinulla ei ole oikeuksia pyydetyn toiminnon suorittamiseen. Traces-tietokannan pitämiseksi puhtaana käsittelemättömät viralliset tuloasiakirjat, joiden tila on Luonnos tai Uusi, poistetaan tietokannasta kolmen kuukauden kuluttua. 34 Huomautus EU:n ulkopuoliset maat EU:n ulkopuoliset maat, jotka käyttävät Traces-järjestelmää IMPORT-todistusten varmentamiseen, voivat tutustua virallisiin tuloasiakirjoihin, jotka on laadittu kopioimalla ( kloonaamalla ) varmennetun IMPORT- 33 Selite: XX = rajatarkastusaseman tai nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan sijaintimaan ISO-koodi YYYY = lähettämisvuosi NNNNNNN = yksilöllinen TRACES todistuksen viitenumero. 34 Käsittelemättömiin CVEDP-todistuksiin sovelletaan seuraavaa poikkeusta: vain käsittelemättömät CVEDP-todistukset, joiden tila on Luonnos, poistetaan kolmen kuukauden kuluttua. 22 / 97

todistuksen tiedot. II.3. Apua päätöksentekoon Toimivaltainen viranomainen voi asiakirjaa laatiessaan saada lisäpalautetta Traces-järjestelmän toiminnon Apua päätöksentekoon kautta: 1. asianmukainen (konsolidoitu) peruslainsäädäntö 2. (mahdolliset) säädetyt fyysiset tarkastukset 3. (mahdolliset) vastaavat hylätyt lähetykset 4. (mahdolliset) suojatoimenpiteet. Toiminto Apua päätöksentekoon on otettu käyttöön kaikkien virallisten asiakirjojen osalta, jotta toimivaltaisille viranomaisille voidaan antaa varoituksia, tietoja ja apua päätöksentekoprosessissa. Palautteeseen vaikuttavat aina asianomaisen tavaran luonne ja alkuperä, ja palautteeseen tutustuminen voi olla vapaaehtoista tai pakollista. Toiminto Apua päätöksentekoon tulee näkyviin vasta virallisen tuloasiakirjan osan II lähettämisen yhteydessä. 35 II.3.1. Peruslainsäädäntö Toiminnon Apua päätöksentekoon välilehdessä Peruslainsäädäntö esitetään toimivaltaisille viranomaisille yleiskatsaus voimassa olevaan lainsäädäntöön, joka liittyy asianomaisen tavaran luonteeseen ja alkuperään. Traces-sivustolla on linkki Eur-Lex-sivustolla 36 julkaistuihin konsolidoituihin EU:n säädöksiin Tracesjärjestelmän nykyisellä työkielellä. Lainsäädäntöön tutustuminen on vapaaehtoista. 35 Toiminto Apua päätöksentekoon ei ole enää käytettävissä/näkyvillä osan II lähettämisen jälkeen. Tähän sovelletaan poikkeusta silloin, kun virallisiin tuloasiakirjoihin liittyy RASFF-ilmoitus. 36 Eur-Lex-sivusto: http://eur-lex.europa.eu/en/index.htm. 23 / 97

II.3.2. Säädetyt fyysiset tarkastukset CED- ja CVEDP-todistuksissa määritellyn tavaran luonteen ja alkuperän mukaisesti 37 välilehdessä Säädetyt fyysiset tarkastukset esitetään 1. EU:n lainsäädännön mukaiset 38 säädetyt fyysiset tarkastukset (yläosa) 2. Traces-järjestelmän Tiedonlouhintaohjeet (Data Mining Advice), joista käytetään myös nimitystä Asiantuntijajärjestelmä 39 (Expert System) (alaosa). Tähän tietoon tutustuminen on vapaaehtoista. Ominaisuus ei ole EU:n ulkopuolisten maiden käytettävissä CVEDP-todistusten osalta. II.3.2.1. Yläosa: säädetyt fyysiset tarkastukset Välilehden Säädetyt fyysiset tarkastukset yläosassa annetaan kunkin virallisessa tuloasiakirjassa valitun nimikkeistökoodin (tuote) osalta seuraavat tiedot: sen maan, jolle rajatarkastusasema kuuluu, kaikkien rajatarkastusasemien suorittamien fyysisten tarkastusten lukumäärä (kalenteri)vuosittain nykyisen rajatarkastusaseman suorittamien fyysisten tarkastusten lukumäärä (kalenteri)vuosittain. Määrä lasketaan ainoastaan alkuperämaan osalta. Myös viitevuosi ja viitemaa ilmoitetaan. II.3.2.2. Alaosa: tiedonlouhintaohjeet (asiantuntijajärjestelmä) Välilehden Säädetyt fyysiset tarkastukset alaosassa esitetään kuhunkin virallisessa tuloasiakirjassa valittuun nimikkeistökoodiin (tuote) liittyvät tiedonlouhintaohjeet (Asiantuntijajärjestelmä). Ohjeistus, jolla pyritään parantamaan EU:n rajalla satunnaisesti tehtäviä tarkastuksia, perustuu tietojen 37 Tämä ei koske muita virallisten tuloasiakirjojen tyyppejä, kuten CVEDA- ja DECLAR-todistuksia. 38 CED: komission asetukset (EY) N:o 669/2009 ja (EY) N:o 1152/2009. CVEDP: komission päätös 94/360/EY. 39 Toiminto on nykyään käytettävissä vain CVEDP-lähetyksissä. 24 / 97

analysointiprosessiin ja tiedon sisältämien mallien määrittämiseen. Varmennettujen virallisten tuloasiakirjojen fyysisiin tarkastuksiin ja laboratoriotutkimuksiin voidaan soveltaa ainakin kolmea asiantuntijajärjestelmän ennustemallia: 1. eurooppalainen malli, joka koskee kaikkia samantyyppisiä virallisia tuloasiakirjoja 2. maakohtainen malli, joka koskee kaikkia samantyyppisiä ja saman maan rajatarkastusaseman virallisia tuloasiakirjoja 3. rajatarkastusasemakohtainen malli, joka koskee kaikkia samantyyppisiä ja tiettyyn rajatarkastusasemaviranomaiseen liittyviä virallisia tuloasiakirjoja. II.3.3. Vastaavat hylätyt lähetykset CED-, CVEDA- ja CVEDP-todistuksissa määritellyn tavaran luonteen ja alkuperän mukaisesti 40 toimivaltaisen viranomaisen saattaa olla tarpeen tutustua samasta organisaatiosta, samalta alueelta tai samasta maasta peräisin oleviin vastaaviin hylättyihin lähetyksiin, jotka jokin toinen EU:n toimivaltainen rajaviranomainen on hylännyt. Välilehteen Vastaavat hylätyt tutustuminen on pakollista, mutta siinä ilmoitettuihin hylättyihin lähetyksiin (painikkeesta Avaa ) ei tarvitse tutustua. Tämä ominaisuus ei ole EU:n ulkopuolisten maiden käytettävissä CVEDA- ja CVEDP-todistusten osalta. 40 Tämä ominaisuus ei ole vielä käytettävissä DECLAR-todistusten osalta. 25 / 97

II.3.4. Tehostettu valvonta Kansallinen RASFF-yhteyspiste voi pyytää tehostetun valvontaohjelman käynnistämistä EU:n toimivaltaisen rajaviranomaisen tehtyä ilmoituksen elintarvikkeita ja rehuja koskevan nopean hälytysjärjestelmän (Rapid Alert System for Food and Feed, RASFF) 41 kautta. Euroopan komissio vahvistaa ohjelman käynnistämisen ennen kuin sitä aletaan soveltaa kaikkiin EU:n toimivaltaisiin rajaviranomaisiin. 42 Tehostettu valvontaohjelma on neuvoston direktiivin 97/78/EY 24 artiklan mukainen. Lisätietoja kaikista tehostetuista valvontaohjelmista saa valikon Apua päätöksenteon hallintaan osiosta Tehostettu valvonta. II.3.4.1. Valvonnan toteutus Jos CVEDP-todistuksessa on mainittu sama alkuperälaitos ja nimikenumero kuin valvontaohjelmassa, jo pelkästään todistuksen osan I (Lähetys) laatiminen tuo näkyviin varoitusviestin, jossa edellytetään osion Tehostettu valvonta avaamista välilehdessä Apua päätöksentekoon : Tehostettu Valvonta: Otetaan käyttöön tavaraa {0} ja organisaatiota {1} koskeva tehostettu valvonta. Lisätietoa saa välilehdestä Apua päätöksentekoon / Tehostettu valvonta. Jos CVEDP-todistuksen osan I tietoja (paino, nimikenumero, laitos jne.) muutetaan jälkikäteen 43, on välilehdessä Apua päätöksentekoon olevat muuttujat ja erityisesti tehostettuun valvontaohjelmaan sovellettavat edellytykset arvioitava uudelleen päätöksen lähettämisen yhteydessä. 41 Lisätietoa saa kohdasta II.5. Elintarvikkeita ja rehuja koskeva nopea hälytysjärjestelmä (Rapid Alert System for Food and Feed, RASFF). 42 Myös Euroopan komission RASFF-yhteyspiste voi suoraan käynnistää sekä laitos- että alue- tai maakohtaisen tehostetun valvontaohjelman. Tässä tapauksessa ohjelma ei liity suoraan virallisen tuloasiakirjan RASFF-ilmoitukseen. 43 Asiakirjan tila on Uusi tai Meneillään. 26 / 97

Välilehdessä Tehostettu valvonta luodaan yleiskatsaus kaikkien jo tehtyjen tarkastusten tuloksiin. Siinä erotetaan toisistaan Yleiskatsauksen aktiivinen (ensimmäinen, ylempi) osa: Se koskee tarkastusten tuloksia niiden tehostettuun valvontaohjelmaan kuuluvien lähetysten osalta, jotka ovat varmennettuja ( Varmennettu / Hylätty ) tai joiden tila on Meneillään. Yleiskatsauksen (toinen, alempi) liiteosa: Koskee tehostettuun valvontaohjelmaan liittyvien tarkastusten tuloksia, joihin kuuluvat seuraavat: A. Ohjelman piiriin kuuluvat lähetykset, joiden nettopaino on kuitenkin alle 10 prosenttia alkuperäisessä virallisessa tuloasiakirjassa mainitusta nettopainosta. B. Ohjelman piiriin kuuluneet lähetykset, jotka toimivaltainen viranomainen on korvannut. C. Kaikki myöhemmät jaetut lähetykset, joissa alkuperäinen lähetys kuuluu ohjelman piiriin. D. Ohjelman piiriin kuuluvat lähetykset, joiden hylkäämisperusteet ovat yhteensopimattomia. E. Ohjelman piiriin kuuluvat lähetykset, joiden tarkastuksista on kolmesti saatu kielteisiä tuloksia ja joiden tilana on Edellytetään tarkastuksia. F. Kaikki lähetykset, joiden tila on Meneillään ja joiden pitäisi kuulua ohjelman piiriin, mutta joita ei (vielä) voida siirtää yleiskatsauksen aktiiviseen osaan, koska lopullisen päätöksen tekeminen muista lähetyksistä, joiden tila on Meneillään, on kesken. Jos tehostettu valvontaohjelma on käynnistetty laboratoriotutkimuksen takia, tämän nimenomaisen laboratoriotutkimuksen tekeminen on pakollista. 44 Näin ollen välilehdille Tarkastukset ja Laboratoriotutkimukset esitäytetään tutkimuksen luonnetta koskevat tiedot. 44 Tehostettu valvontaohjelma ei näin ollen välttämättä liity tiettyyn laboratoriotutkimukseen. 27 / 97

Kohdassa 29. Laboratoriotutkimukset valitaan automaattisesti tutkimuksen syyksi Tehostettu, eikä vaihtoehtoa Meneillään voida valita, koska lähetykset on pidettävä EU:n rajatarkastusasemalla ja toimivaltaisen viranomaisen on täydennettävä CVED-todistus ohjelman vaatimusten mukaisesti. Sovellettaessa tehostettua valvontaohjelmaa osion Apua päätöksentekoon välilehden Säädetyt fyysiset tarkastukset 45 alaosassa Tiedonlouhintaohjeet näkyvät seuraavat tiedot: Asiantuntijajärjestelmän ohjeet eivät ole käytettävissä. 46 45 Lisätietoa saa kohdasta II.3.2. Säädetyt fyysiset tarkastukset. 46 Tämä varoitusviesti tulee näkyviin myös niiden lähetysten osalta, jotka eivät ole vaatimustenmukaisia (kohta 19.), on tarkoitettu kauttakuljetettavaksi kolmanteen maahan (kohta 18.) tai edelleenlähetettäväksi (kohta 17.). 28 / 97

II.3.4.2. Lähetysten lukumäärä Niiden CVEDP-todistusten, joiden varmennusprosessi 47 on meneillään ja joihin liittyvät tarkastukset kuuluvat samaan vaaraluokitukseen (sama hylkäämisperuste, esim. kemiallinen saastuminen), voidaan katsoa kuuluvan saman tehostetun valvontaohjelman piiriin. Lähetysten koko Lähetysten lukumäärässä otetaan huomioon vain ne lähetykset, joiden paino on vähintään 10 prosenttia tehostetun valvontaohjelman käynnistämiseen johtaneen lähetyksen kokonaisnettopainosta: Tehostettu valvonta: Tavaran {0} ja organisaation {1} tehostettu valvonta on kesken, mutta todistukseen merkitty nettopaino jää alle vähimmäisrajan. Lisätietoa saa välilehdestä Apua päätöksentekoon / Tehostettu valvonta. Ne CVEDP-todistukset, joihin merkitty paino jää alle kyseisen vähimmäispainon, merkitään kuitenkin tarkastuksia koskevassa kohdassa (Associated Checks) annettuihin tehostetun valvontaohjelman tietoihin. Keskeneräiset päätökset Lähetysten lukumäärässä otetaan huomioon vain kymmenen peräkkäistä EU:n rajatarkastusasemille saapuvaa samanlaista lähetystä. Jos näitä lähetyksiä koskevat päätökset ovat edelleen keskeneräisiä 48, EU:n rajatarkastusasemille saapuvia lisälähetyksiä ei oteta huomioon lähetysten lukumäärässä, vaan ne on pidettävä rajatarkastusasemilla: Tehostettu Valvonta: Tavaran {0} ja organisaation {1} tehostettu valvonta on edelleen kesken, mutta tarkastusten tuloksia ei ole vielä saatu. Tutustu välilehteen Apua päätöksentekoon / Tehostettu valvonta. Lähetykset voidaan vapauttaa ennen tehostetun valvontaohjelman tulosten selviämistä edellyttäen, että niille tehdään ohjelmassa vaaditut tarkastukset ja että tulokset ovat hyväksyttäviä. Kyseisiä lähetyksiä koskevat päätökset eivät vaikuta lähetysten lukumäärään, ellei tällä välin aloiteta uutta kymmenen peräkkäisen lähetyksen sarjaa. Näiden lähetysten CVEDP-todistukset näkyvät tehostetun valvontaohjelman liiteosan tiedoissa. Tutkimussarjat 47 Varmentaminen: Tallenna keskeneräisenä, Varmennus tai Hylkäys. 48 CVEDP-todistuksen tila on Meneillään. Lisätietoa saa kohdasta II.1.1. Todistuksen laatiminen. 29 / 97

Jos laboratoriotutkimuksiin liittyvistä tai muista fyysisistä tarkastuksista, jotka koskevat kymmentä peräkkäistä lähetystä, joiden tuotteilla on sama nimikenumero ja sama tehostetun valvontaohjelman piiriin kuuluva alkuperälaitos tai maa, saadaan hyväksyttäviä tuloksia, ohjelma lopetetaan. Jos jonkin ensimmäiseen tutkimussarjaan (I) kuuluvan tarkastuksen tulokset eivät kuitenkaan ole hyväksyttäviä, laskenta alkaa seuraavan sarjan (II) osalta alusta ( 1 ). Kolmas sarja (III) voidaan aloittaa samoin perustein. Sarjat merkitään roomalaisin numeroin (I, II, III). Kolmannen epäonnistuneen tutkimussarjan jälkeen näkyviin tulee varoitusviesti, jossa määrätään säännöllisesti suoritettavista tarkastuksista, kun rajatarkastusasemalle toimitetaan vastaava lähetys. Kyseessä oleva ohjelma on merkitty tehostettujen valvontaohjelmien luettelossa huutomerkillä. Euroopan komission RASFF-yhteyspisteelle lähetetään ongelmien jatkumista koskeva ilmoitus: Laitosta {0} koskevasta tehostetusta valvontamenettelystä on saatu kielteisiä tuloksia. Euroopan komissio voi lopettaa tehostetun valvonnan, jolloin se merkitään päättyneeksi. II.3.4.3. Lähetysten jättäminen ohjelman ulkopuolelle Kun CVEDP-todistuksen tila on Meneillään ja kohtaan Fyysinen tarkastus (kohta 28.) on merkitty tulokseksi Ei hyväksyttävä, eikä hylkäämisperusteita ole esitetty (tai peruste ei koske tehostettua valvontaohjelmaa) (kohta 36.), todistus otetaan suoraan huomioon ohjelmaan kuuluvien lähetysten lukumäärässä. CVEDP-todistus tulee näkyviin aktiivisen osan (ylempi, ensimmäinen osa) kohdassa Tehostettujen tarkastusten tulokset. 49 Suoritettujen tehostettujen tarkastusten määrästä riippuen todistus voidaan myöhemmin sisällyttää yleiskatsauksen liiteosaan. Kun CVEDP-todistus, jonka tila on Meneillään, varmennetaan (lopuksi) ja sen seurauksena muutetaan tietoja, joiden perusteella se otettiin mukaan tehostettuun valvontaohjelmaan (toisin sanoen tarkastuksen 49 Näin ollen CVED-todistus ei tule näkyviin osassa Tehostettuun valvontaan liittyvät tulokset. 30 / 97

kohteena oleva nimikenumero tai alkuperälaitos), todistus jätetään pois ohjelman piiriin kuuluvien CVEDPtodistusten luettelosta, eikä se enää ole esteenä ohjelman lopettamiselle. Tehostetun valvontaohjelman piiriin kuuluvat CVEDP-todistukset, joiden tila on Meneillään, voidaan jättää laboratoriotutkimuksia koskevien vaatimusten ulkopuolelle jäsenvaltion toimivaltaisen viranomaisen perustellusta pyynnöstä. Ohjelman vaatimukset eivät koske tehostetun valvontaohjelman piiriin kuuluvien laitosten toimittamien lähetysten edelleenlähetystä tai kauttakuljetusta EU:n ulkopuolisten maiden välillä. Huomautus: Ohjelman ulkopuolelle jättämistä koskeva pyyntö Lähetys voidaan jättää tehostetun valvontaohjelman ulkopuolelle, jos toimivaltainen viranomainen esittää Traces-neuvontapalvelulle (sanco-traces@ec.europa.eu) asiaa koskevan perustellun pyynnön. Ulkopuolelle jättämistä koskevaan pyyntöön on liitettävä CVEDP-todistuksen Traces-viitenumero CN-koodi pyynnön perustelut. Vain Euroopan komission RASFF-yhteyspisteet voivat päättää lähetyksen jättämisestä tehostetun valvontaohjelman ulkopuolelle. CVED-todistuksen tilan on oltava Meneillään. Kun lähetys jätetään valvontaohjelman ulkopuolelle, vastaava CVED-todistus poistetaan yleiskatsauksen aktiivisesta osasta ja CVED-todistusten järjestys muuttuu. II.3.4.4. Tehostetun valvontaohjelman lopettaminen Tehostettu valvontaohjelma lopetetaan automaattisesti, kun yhdessä kolmen tutkimussarjan fyysisistä tarkastuksista saadaan kymmenen peräkkäistä hyväksyttävää tulosta (tila Suoritettu ). Myös Euroopan komission RASFF-yhteyspiste voi määrätä ohjelman lopettamisesta kolmen epäonnistuneen tutkimussarjan jälkeen tai tarpeen vaatiessa (tila Säädetään tarkastuksista ). Kun Euroopan komission RASFF-yhteyspiste lopettaa ohjelman, valvonnan tilaksi tulee Lopetettu. 31 / 97

II.3.5. Suojatoimenpiteet CED-, CVEDA- ja CVEDP-todistuksiin liittyvän tavaran luonteen ja alkuperän mukaisesti toimivaltainen viranomainen saattaa joutua hylkäämään lähetyksen jonkin asiakirjaa koskevan suojatoimenpiteen käynnistyessä. 50 Tähän välilehteen tutustuminen on pakollista. Tämä ominaisuus ei ole EU:n ulkopuolisten maiden käytettävissä CVEDA- ja CVEDP-todistusten osalta. 50 CVEDA: Neuvoston direktiivin 91/496/ETY 18 artikla. CVEDP: Neuvoston direktiivin 97/78/EY 22 artikla. 32 / 97

II.4. Osan II laatiminen (Päätös) Vain EU:n rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan toimivaltainen viranomainen voi käynnistää, käsitellä ja allekirjoittaa virallisen tuloasiakirjan osan II (lähetyksen hyväksyminen tai hylkääminen) valikon Eläinlääkintäasiakirjat kautta. Poikkeusta sovelletaan DECLAR-todistuksiin, jotka ovat pääasiassa talouden toimijoiden saatavilla, kun taas toimivaltaisilla viranomaisilla on pääsy myös ilmoitukseen Terveyttä koskevat tiedot. Viralliset tuloasiakirjat varmennetaan hakemalla 51 vielä varmentamatta oleva virallinen tuloasiakirja ja valitsemalla sen alla oleva painike Avaa (Osa II; Päätös). II.4.1. declar DECLAR-todistuksen osa II liittyy EU:n maahantuojan (talouden toimija) ilmoitukseen, jossa tiettyihin sivutuotteisiin liittyvät Terveyttä koskevat tiedot todetaan komission asetuksessa (EU) N:o 142/2011 säädettyjen edellytysten mukaisiksi. Jos ilmoituksen kohtaa Terveyttä koskevat tiedot ei rastiteta, kyseinen teksti jää automaattisesti pois DECLAR-todistuksen tulosteesta. 51 Lisätietoa on annettu kohdassa II.2. Virallisen tuloasiakirjan hakeminen. 33 / 97

II.4.2. ced, cveda, cvedp, ched-pp CED-, CVEDA-, CVEDP- ja CHED-PP-todistusten osassa II annetaan tietoa virallisten tarkastusten suorittamisesta sekä lähetyksen hyväksymisestä tai hylkäämisestä. Virallisten tuloasiakirjojen varmentaminen tapahtuu samalla tavalla. Osassa II Päätös olevien kohtien virallinen kuvaus löytyy seuraavista liitteistä: komission asetukset (EY) N:o 669/2009 ja (EY) N:o 1152/2009 CED Komission asetus (EY) N:o 282/2004 CVEDA Komission asetus (EY) N:o 136/2004 CVEDP Neuvoston direktiivi 2000/29/EY CHED-PP Alla esitetään kuitenkin joitakin Traces-välilehtien 52 kohtia: Tarkastusviranomainen Tarkastukset Laboratoriotutkimukset Hyväksyntä Hylkäys. II.4.2.1. Välilehti Tarkastusviranomainen Tyyppi Kohta Selitys CVEDP CVEDA 25. CVED-viitenumero 27. CVED-viitenumero Jos toimivaltainen viranomainen on aloittanut virallisen tuloasiakirjan osan I laatimisen ja napsauttanut CED II.1 CED-viitenumero painiketta Varmenna, TRACES todistuksen CHED- II.2 CHED-viitenumero viitenumero lisätään (automaattisesti) asiakirjan PP allekirjoittamisen jälkeen. CVEDP CVEDA CED CHED- PP 42. Tulliasiakirjan viite 43. Tulliasiakirjan viite II.2 Tulliasiakirjan viite II.21 Tulliasiakirjan viite Jos kohtaan ei merkitä mitään, kohta Tulliasiakirjan viite jää tyhjäksi. 52 DECLAR-todistukset eivät sisälly tähän, koska ne koskevat ilmoitusta Terveyttä koskevat tiedot. 34 / 97

Tyyppi Kohta Selitys CVEDP 43. Myöhempi CVED ja Koskee kauttakuljetettavia eläintuotteiden 24. Aiempi CVED ja eläinperäisten tuotteiden lähetyksiä, jotka CHED- II.22. Myöhempi CHED ja varastoidaan ja lasketaan liikkeeseen vähitellen. PP II.1. Aiempi CHED Tarvittaessa kohdat täytetään automaattisesti. Lisätietoa lähetyksen jakamisesta saa kohdasta III.4. Lähetysten jakaminen, joka löytyy käyttäjän oppaasta Tuloasiakirjat Osa I. CVEDP CVEDA CED CHED- PP CVEDP CVEDA CED CHED- PP 39. Tarkat tiedot rajatarkastusasemasta / toimivaltaisesta viranomaisesta 41. Tarkat tiedot rajatarkastusasemasta / toimivaltaisesta viranomaisesta Tarkat tiedot nimetystä saapumispaikasta II.19. Nimetyn saapumispaikan tunnistustiedot 40. Virkaeläinlääkäri 42. Virkaeläinlääkäri Virallinen tarkastaja II.20. Virallinen tarkastaja Tämä kohta täytetään automaattisesti (ainoastaan luettavaksi) virallisen tuloasiakirjan osan I tiedoilla, ja se liittyy Lastista vastaavaan henkilöön / Lähetyksestä vastaavaan henkilöön (EU:ssa). Kun kyse on edelleenlähetyksestä tai siirrosta, tämä rajatarkastusasema/nimetty saapumispaikka/nimetty tuontipaikka/valvontapaikka suorittaa vaaditut tarkastukset. Tähän kohtaan lisätään automaattisesti asiakirjan varmentamisesta vastaavan käyttäjän nimi. Jos toimivaltainen viranomainen on kollektiivinen käyttäjä, sitä pyydetään valitsemaan pudotusvalikosta Virkaeläinlääkäri/Virallinen tarkastaja. Tässä kohdassa esitetty päätöksen päivämäärä vahvistetaan virallisen tuloasiakirjan allekirjoittamisen yhteydessä. Päätöksen päivämäärä esitetään automaattisesti Brysselin aikavyöhykkeen mukaisesti (GMT +1). 35 / 97

II.4.2.2. Välilehti Tarkastukset Tyyppi Kohta Selitys CVEDP CVEDA CED 26. tarkastus 26. Asiakirjojen Asiakirjojen CHED- PP tarkastus II.3. tarkastus II.3. tarkastus Asiakirjojen Asiakirjojen Tämä koskee lähetyksen mukana olevien terveystodistusten tai asiakirjojen tarkistamista. Sellaisten eläinten osalta, joille on käytössä yhdenmukaistamaton todistusmalli, kohdat Lisävakuudet ja Kansalliset vaatimukset ovat vaihtoehtoisia. Elleivät laboratoriotutkimusten tulokset ole hyväksyttäviä, virallinen tuloasiakirja voidaan hylätä välittömästi tekemättä muita tarkastuksia. CVEDP CVEDA CED CHED- PP 27. Tunnistustarkastus 28. Tunnistustarkastus II.11. Tunnistustarkastus II.4. Tunnistustarkastus CED II.4. Lähetys valittu fyysisiin tarkastuksiin Tarkastuksessa varmistetaan lähetyksen mukana olevien terveystodistusten tai asiakirjojen ja EU:n rajatarkastusasemalla/ nimetyssä saapumispaikassa/nimetyssä tuontipaikassa tullattavan lähetyksen vastaavuus. Eläinten kohdalla vaihtoehto Poikkeus viittaa edelleenlähetysmenettelyyn. Jos valitaan vaihtoehto Kyllä, tulokset on täytettävä kohtaan Fyysinen tarkastus. 36 / 97

Tyyppi Kohta Selitys CVEDP CVEDA CED CHED- PP 28. Fyysinen tarkastus 29. Fyysinen tarkastus II.12. Fyysinen tarkastus II.5. Fyysinen tarkastus Fyysinen tarkastus on tehtävä voimassa olevan lainsäädännön mukaisesti. CVEDA CVEDP CVEDA CED CHED- PP 31. Eläinten hyvinvoinnin tarkastus 29. Laboratoriotutkimukset 3 0. Laboratoriotutkimukset I I. 1 3. Laboratoriotutkimukset I I. 6. Laboratoriotutkimukset Tarkastus koskee kuljetusolosuhteita ja eläimen terveyden tilaa sen saapuessa. Laboratoriotutkimuksen eritteleminen on mahdollista, jos täydellinen tunnistustarkastus on suoritettu. Yksinkertainen sinettitarkastus estää välilehdessä Tarkastukset olevien laboratoriotutkimusten yksityiskohtaisen kuvaamisen. Fyysinen tarkastus (hyväksyttävä tai ei hyväksyttävä) on suoritettu. Fyysisestä tarkastuksesta poikkeaminen estää välilehdessä Tarkastukset tarkoitettujen laboratoriotutkimusten yksityiskohtaisen kuvaamisen. Lisää: Päivämäärä: näytteenottopäivän on oltava aikaisempi tai sama kuin virallisen tuloasiakirjan varmennuspäivän. Perustelu Laboratoriotutkimukset: Napsauta oikealla olevaa painiketta Lisää, valitse (yksi) osassa I ilmoitetuista lajeista ja napsauta sitten vasemmalla olevaa painiketta Valitse eläimen terveyteen, kansanterveyteen tai elintarvikehygieniaan liittyvien tutkimusten sekä mahdollisesti laboratoriomenetelmän määrittämiseksi. Merkitse testin tulokseksi kohta Meneillään, jos kyseessä on otantatesti ja tavara on vapautettava välittömästi. Lähetyksen vapauttaminen (varmentaminen) laboratoriotuloksia odotettaessa on mahdollista vain CVED:n ja CVEDA:n osalta. Siinä tapauksessa rajatarkastusasemille lähetetään tulosten esittämiseen saakka seuraava viikoittainen ilmoitus: Meneillään olevien laboratoriotutkimusten päätelmät on annettava seuraavan CVED:n osalta: Ellei tuloksia ole annettu 60 päivän kuluessa varmentamispäivästä, myös kyseisen rajatarkastusaseman toimivaltaiselle keskusviranomaiselle lähetetään viikoittainen muistutus. Kyseisiä ilmoituksia ei voi käsitellä valikossa Muokkaa käyttäjän tietoja. 37 / 97

Tyyppi Kohta Selitys Kun tutkimustulokset on saatu, on mahdollista muuttaa tutkimuksen luonnetta tai lisätä tutkimus. Laboratoriotutkimusten luokkaan Jäämät on lisätty yleisiä luokkia (isot kirjaimet), jotta voidaan esittää yleisiä tiedusteluja ja välilehdille Tarkastukset ja Laboratoriotutkimukset voidaan jälkeenpäin lisätä yksityiskohtaisia tutkimustuloksia. Tietyissä tapauksissa meneillään olevien laboratoriotutkimusten lopullisia tuloksia voidaan lisätä ja muuttaa meneillään olevista hyväksyttäviksi / ei hyväksyttäviksi virallisen tuloasiakirjan varmentamisen jälkeen. Lisätietoa saa kohdasta III.1.2. Muokkaa varmennettuja virallisia tuloasiakirjoja. Jos tulos muutetaan hyväksyttäväksi, virallisen tuloasiakirjan tilana säilyy Varmennettu. Jos tulos muutetaan ei hyväksyttäviksi, virallisen tuloasiakirjan tilaksi tulee Mitätöity. Lisätietoa todistusten laatimisesta saa kohdasta II.1.1. Todistuksen laatiminen. 38 / 97

II.4.2.3. Välilehti Laboratoriotutkimukset Jos välilehdessä Tarkastukset olevaan kohtaan Laboratoriotutkimukset on merkitty laboratoriotestejä, on automaattisesti mahdollista antaa lisätietoja näytteistä välilehdessä Laboratoriotutkimukset. Tämä koskee kaikkia viitelaboratoriotestejä. Näin ollen välilehti Tarkastukset ja välilehti Laboratoriotutkimukset liittyvät selvästi toisiinsa. Lisätietojen antaminen välilehdessä Laboratoriotesti on pakollista ainoastaan silloin, kun hylkäys on aiheuttanut RASFF-ilmoituksen 53, jolloin näkyviin tulee seuraava varoitusviesti: Laboratoriotutkimukset : Välilehti Laboratoriotutkimukset on pakollinen, koska todistus on hylätty kansanterveyteen liittyvistä syistä. Kukin laboratoriotestiviite sisältää kentän, joka on varattu Traces-järjestelmää käyttävälle hakijalle 54 ja laboratoriolle. 55 Välilehdestä Laboratoriotutkimukset voi tulostaa otantaa koskevan asiakirjan, joka voidaan lähettää laboratoriolle tehdä sähköisen ilmoituksen laboratorion viranomaiselle, jos se on merkitty Traces-järjestelmään ja määritetty virallisen tuloasiakirjan välilehdessä Laboratoriotesti vastaanottaa sähköisesti testitulokset virallisessa tuloasiakirjassa nimetyltä laboratoriolta täyttää automaattisesti RASFF-tiedot RASFF-ilmoituslomakkeeseen (tarvittaessa). Jäljempänä esitetään joitakin välilehden Laboratoriotutkimukset tietokenttiä: 53 RASFF-ilmoitus liittyy ainoastaan CVEDP-lähetyksiin. 54 Toisin sanoen EU:n toimivaltaisen rajaviranomaisen Traces-käyttäjälle. 55 Lisätietoa laboratorion Traces-käyttäjistä saa myös Traces-työkalupakissa olevasta käyttäjän oppaasta Organisaation, käyttäjän ja viranomaisen hallinta (Organisation, user and authority management). 39 / 97

Hakija Nimike Selitys Laboratorio Jos laboratorio on mainittu virallisessa tuloasiakirjassa, sille lähetetään tuloste otannasta sähköisesti, jolloin laboratoriotestin tulokset voidaan sisällyttää automaattisesti viralliseen tuloasiakirjaan. Laboratorio voidaan valita Euroopan tasolla. Komissio voi luoda toimivaltaisia viranomaisia, kuten laboratorioita, vain toimivaltaisen viranomaisen pyynnöstä. Laboratoriotesti Näytetyyppi Laboratorio Vapautusajankohta Laboratoriomenetelmä Päätelmä Tähän kohtaan voidaan täyttää välilehden Tarkastukset kohdassa valittu laboratoriotesti. Valitseminen, muuttaminen ja uudelleen valitseminen on mahdollista painikkeella Valitse ja valinnat ja muutokset näkyvät välilehdellä Tarkastukset. Valitaan pudotusvalikosta. Jos näytetyyppiä ei löydy luettelosta, on otettava yhteyttä Traces-tiimiin. Vapautusajankohta on ilmoitettava muodossa dd/mm/yyyy ja sen on oltava näytteenoton jälkeen. Laboratoriomenetelmä voidaan valita valikosta tai kuvata vapaassa kentässä. Valikkoa on suositeltavaa käyttää Traces-raporttien laatimisen ja Traces-tietojen kääntämisen helpottamiseksi. Välilehdessä Laboratoriotesti päätelmää koskeva kohta on varattu Traces-järjestelmää käyttävälle testit suorittavalle laboratoriolle, kun taas välilehdessä «Tarkastukset» oleva laboratoriotutkimuksen päätelmää koskeva kohta on varattu virallisen tuloasiakirjan varmentavalle toimivaltaiselle viranomaiselle. Huomautus: Traces-järjestelmää käyttävän laboratorion viranomainen ei voi valita kohtaa Meneillään ; tätä varten on mentävä välilehdelle Tarkastukset. Lisätietoa saa kohdasta II.4.2.2. Välilehti Tarkastukset. Toimivaltaiset viranomaiset voivat syöttää vasta-analyysin ja toisen asiantuntija-analyysin tulokset Tracesjärjestelmään. 40 / 97

41 / 97

II.4.2.4. Välilehti Hyväksyntä Järjestelmä täyttää välilehden Hyväksyntä automaattisesti virallisen tuloasiakirjan osan I välilehden Tarkoitus tietojen perusteella: 56 Tyyppi Kohta Selitys EI hyväksyttävä Täytetään välilehti Hylkäys. CVEDP CVEDA CED CHED- PP CVEDP CVEDA 30. Hyväksyttävä edelleenlähetettäväksi 33. Hyväksyttävä edelleenlähetettäväksi II.5. Hyväksyttävä siirrettäväksi II.9. Hyväksyttävä edelleenlähetettäväksi/siirrettäväksi 31. Hyväksyttävä kauttakuljetukseen 34. Hyväksyttävä kauttakuljetukseen Lisätietoa edelleenlähetys- tai siirtomenettelystä saa kohdista II.4.2.4.A ja II.4.2.4.B. 56 Osan II (Päätös) välilehdessä Hyväksyntä ilmoitettua virallisen tuloasiakirjan tarkoitusta voidaan muuttaa vain muokkaamalla Osan I (Lähetys) välilehdessä Tarkoitus annettuja tietoja. 42 / 97

Tyyppi Kohta Selitys CVEDP CVEDA CED CHED- PP 32. Hyväksyttävä sisämarkkinoille 35. Hyväksyttävä lopulliseen tuontiin II.14. Vapaaseen liikkeeseen luovutettaviksi II.11. Hyväksyttävä vapaaseen liikkeeseen CVEDP 33. Hyväksyttävä kanavoituna Tämä kohta liittyy neuvoston direktiivin 97/78/EY 8 ja 15 artiklaan. Vaihtoehto Hyväksyttävä kanavoituna on avoin vain tuotteille, joiden tarkoitukseksi on ilmoitettu Sisämarkkinoille CVEDP-todistuksen osassa I (kohta 21). Kohta Valvottua määräpaikkaa koskevat tiedot on pakollinen. CVEDP CVEDA 34. Hyväksyttävä erityiseen varastointimenettelyyn (12 artiklan 4 kohta ja 13 artikla) 36. Hyväksyttävä väliaikaiseen maahantuontiin Tämä kohta liittyy neuvoston direktiivin 97/78/EY 12 artiklan 4 kohtaan ja 13 artiklaan. Vaihtoehto Hyväksyttävä erityiseen varastointimenettelyyn (12 artiklan 4 kohta ja 13 artikla) on avoin vain lähetyksille, jotka on ilmoitettu ei vaatimusten mukaisiksi lähetyksiksi CVEDP-todistuksen osassa I (kohta 22.). Kohta Valvottua määräpaikkaa koskevat tiedot on pakollinen. Vaihtoehto Hyväksyttävä väliaikaiseen maahantuontiin on mahdollinen vain, jos rekisteröidyt hevoset on ilmoitettu väliaikaisesti maahantuotaviksi hevosiksi CVEDA-todistuksen osassa I (kohta 20). 43 / 97

II.4.2.4.A. Edelleenlähetys/Siirto rajatarkastusasemalta, nimetystä saapumispaikasta tai nimetystä tuontipaikasta rajatarkastusasemalle tai valvontapaikkaan Traces-järjestelmä luo kaksi virallista tuloasiakirjaa, kun kyseessä on edelleenlähetys/siirto rajatarkastusasemalta, nimetystä saapumispaikasta tai nimetystä tuontipaikasta rajatarkastusasemalle/valvontapaikkaan. Kun tarvittavat asiakirjojen tarkastukset on tehty, saapumisrajatarkastusasema, nimetty saapumispaikka tai nimetty tuontipaikka voi varmentaa virallisen tuloasiakirjan jonkin alla luetelluista kohdista (Osa I) mukaisesti: 18. Edelleenlähetys (CVEDA) 17. Edelleenlähetys (CVEDP) I.20. Siirrettäväksi (CED) I.19. Edelleenlähetys/kauttakuljetus (CHED-PP). Ensimmäisen virallisen tuloasiakirjan Traces-viitenumero määräytyy saapumispaikan toimivaltaisen viranomaisen maan mukaan. Myöhemmälle rajatarkastusasemalle tai valvontapaikalle ilmoitetaan välittömästi kyseisen virallisen tuloasiakirjan varmentamisesta. Käyttämällä jäljempänä (tai) tässä asiakirjassa olevaa toimintoa Edelleenlähetys se voi sen jälkeen varmentaa myöhemmän virallisen tuloasiakirjan. 57 Myöhemmän virallisen tuloasiakirjan Traces-viitenumero määräytyy myöhemmän rajatarkastusaseman/ valvontapaikan maan mukaan. 57 Myös myöhemmän rajatarkastusaseman/valvontapaikan talouden toimija voi käyttää painiketta Edelleenlähetys, mutta hänen on käytettävä painiketta «Suora pääsy» asianomaisen virallisen tuloasiakirjan hakemiseksi 44 / 97

Myöhempään viralliseen tuloasiakirjaan sisältyvät automaattisesti kaikki saapumisrajatarkastusaseman, nimetyn saapumispaikan tai nimetyn tuontipaikan varmentaman asiakirjan lähetystä koskevat tiedot 58. Myöhemmällä rajatarkastusasemalla/valvontapaikalla on kuitenkin valtuudet muuttaa suurinta osaa myöhempään viralliseen tuloasiakirjaan siirretyistä tiedoista tai täydentää niitä. Saapumisrajatarkastusasemalle, nimetylle saapumispaikalle tai nimetylle tuontipaikalle ilmoitetaan virallisen tuloasiakirjan varmentamisesta välittömästi. Ensimmäisen ja myöhempien virallisten asiakirjojen välille luodaan automaattisesti yhteys. Myöhemmän tai aiemman virallisen tuloasiakirjan TRACES todistuksen viitenumero näkyy hyperlinkkinä sähköisten virallisten tuloasiakirjojen välilehdessä Viitetiedot (Osa I). Painetussa virallisessa tuloasiakirjassa ensimmäisen ja myöhemmän virallisen tuloasiakirjan viite näkyy asianomaisissa kohdissa. Ensimmäinen virallinen tuloasiakirja: 58 Kun on kyse CED-todistuksesta, myöhemmän rajatarkastusaseman/valvontapaikan on nimettävä Lastista vastaava henkilö (kohta I.4.) ja annettava kuljetusvälinettä koskevat tiedot (kohta I.11.). 45 / 97

Myöhempi virallinen tuloasiakirja: Jos osa Valvonta (Osa III) laaditaan, myöhemmän rajatarkastusaseman/valvontapaikan tiedot näkyvät siinä automaattisesti seurannan varmistamiseksi. Edelleenlähetysmenettelyyn liittyviä virallisia tuloasiakirjoja voi hakea hakuruudusta: 46 / 97

Painikkeilla Laajennettu haku ja Edelleenlähetettävät haetaan sellaisia virallisia tuloasiakirjoja, jotka myöhemmän rajatarkastusaseman tai valvontapaikan on vielä käsiteltävä. 59 Painikkeilla Laajennettu haku ja Edelleenlähetetty haetaan sellaisia virallisia tuloasiakirjoja, jotka myöhempi rajatarkastusasema/valvontapaikka on jo käsitellyt. 60 Kun talouden toimija aloittaa myöhemmän asiakirjan käsittelyn, rajatarkastusasema/nimetty saapumispaikka/valvontapaikka saa asiakirjan näkyviin valitsemalla hakuehdoksi Edelleenlähetetty tai Käsiteltävänä. II.4.2.4.B Edelleenlähetys EU:n ulkopuoliseen maahan 61 Jos kyseessä on edelleenlähetys EU:n ulkopuoliseen maahan, ei virallisen tuloasiakirjan laativan EU:n rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan nimeä enää tarvitse valita kohdassa Edelleenlähetettäväksi (Osa I). Myöskään kohtaan Eläinlääkintäasiakirjat lisättyä organisaation tyyppiä ei tarkisteta uudelleen 62, jotta on mahdollista valita laitos, joka ei ole EU:hun vientiä varten hyväksyttyjen laitosten luettelossa. 59 Toisin sanoen ensimmäisiä/aiempia virallisia tuloasiakirjoja. 60 Toisin sanoen myöhempiä virallisia tuloasiakirjoja. 61 Tätä toimintoa ei sovelleta CED- tai CHED-PP-todistuksiin. 62 Koskee CVED-todistuksia. 47 / 97

II.4.2.5. Välilehti Hylkäys. Jos lähetys hylätään EU:n rajalla, toimivaltaisen viranomaisen on täytettävä välilehti Hylkäys, jossa määritellään, onko lähetys tarkoitettu jälleenvientiin/uudelleen lähetykseen hävitettäväksi jalostettavaksi (tuotteet) teuraaksi (eläimet) eutanasiaan (eläimet) muuhun tarkoitukseen (muut kuin eläinperäiset rehut ja elintarvikkeet) lähetystä koskeviin toimenpiteisiin (CHED-PP-todistukset). Lähetyksen hylkäämiselle on esitettävä vähintään yksi peruste. 63 Vaikka hylkäämisperusteita koskevat tiedot ovat pakollisia, toimivaltainen viranomainen voi päättää hylätä lähetyksen antamatta heti tietoja jatkotoimista ja valvotuista määräpaikoista: CVEDP: kohta 35. Ei hyväksyttävä (jälleenvienti, hävittäminen tai jalostaminen) ja kohta 37. Valvottua määräpaikkaa koskevat tiedot CVEDA: kohta 38. Ei hyväksyttävä (uudelleenlähetys, teurastus tai eutanasia) ja kohta 39. Valvottua määräpaikkaa koskevat tiedot CED: kohta II.16. Ei hyväksyttävä (uudelleenlähetys, hävittäminen, jalostaminen tai muuhun tarkoitukseen) ja kohta II.18. Valvottua määräpaikkaa koskevat tiedot CHED-PP: kohdat II.15. EI HYVÄKSYTTÄVÄ ja II.17. Valvottua määräpaikkaa koskevat tiedot (II.11., II.15.). CVED-todistuksen varmentamisen jälkeen näkyviin tulee viesti, jossa ilmoitetaan, että kyseiset kohdat on täytettävä 60 päivän kuluttua päätöksestä: 63 CHED-PP-todistusten tapauksessa (vähintään yksi) hylkäämisperuste voidaan antaa painikkeella Lisää. 48 / 97

Hylkäys EI HYVÄKSYTTÄVÄ Kohtaa EI HYVÄKSYTTÄVÄ koskevat tiedot on täytettävä 60 päivän kuluessa. Rajatarkastusasemalle lähetetään kerran viikossa muistutusviesti kaikista virallisista tuloasiakirjoista, joissa kyseisistä kohdista puuttuu tietoja. Rajatarkastusasemalle ja sen toimivaltaiselle keskusviranomaiselle lähetetään tuotteita koskeva viikoittainen muistutus 60 päivän jälkeen. Näitä ilmoituksia ei voi hallinnoida osiossa Muokkaa käyttäjän tietoja valittavana olevien ilmoitusten kautta. 64 Tämän kohdan täyttämiseksi jälkikäteen toimivaltaisen viranomaisen on haettava asianomainen virallinen tuloasiakirja 65 napsautettava virallisen tuloasiakirjan alla olevaa painiketta Avaa täytettävä kohta 35. (CVEDP), 38. (CVEDA) tai II.16. (CED) napsautettava painiketta Lähetä EI HYVÄKSYTTÄVÄ toimenpide. Virallisen tuloasiakirjan allekirjoittaminen. 66 64 Lisätietoa osiosta Muokkaa käyttäjän tietoja saa kohdasta IV.4.4. Muokkaa käyttäjän tietoja. 65 CVED-todistuksia, joiden hylkäämistä koskevat tiedot puuttuvat, voi etsiä hakuruudussa Laajennettu haku ja Hylkäys meneillään. Lisätietoa virallisten tuloasiakirjojen hakemisesta saa kohdasta II.2. Virallisen tuloasiakirjan hakeminen. 66 Lisätietoa virallisen tuloasiakirjan allekirjoittamisesta saa kohdasta II.4.4. Allekirjoitus. 49 / 97

II.4.3. Lähetysvaihtoehdot Virallisen tuloasiakirjan varmentamiseksi Traces-järjestelmässä on käytettävissä seuraavat vaihtoehdot (Osa II; Päätös): Tallennusvaihtoehdot Peruuta ja palaa aloitussivulle Tallenna keskeneräisenä Lähetä päätös Siirrytään osioon Eläinlääkintäasiakirjat ja peruutetaan kaikki toiminnot, joita virallisen tuloasiakirjan varmennuksen aikana on tehty. Jos virallista tuloasiakirjaa ei ole vielä tallennettu, kaikki osissa I ja II annetut tiedot häviävät. Tallentaa vielä varmentamattoman virallisen tuloasiakirjan osat I ja II. Vaihtoehtoinen välitila ennen virallisen tuloasiakirjan osien I ja II lopullista varmentamista (rajatarkastusasema/nimetty saapumispaikka/nimetty tuontipaikka/valvontapaikka hyväksyy tai hylkää lähetyksen) esimerkiksi tarkastusten tekemistä varten. Vaihtoehtoa voi käyttää myös täytettäessä virallinen tuloasiakirja vaiheittain ja eri paikoissa Tarkastusten syöttämisen ja niiden tulosten tallentamisen on tapahduttava loogisessa järjestyksessä. Asiakirjan tilaksi tulee Meneillään. Traces-järjestelmä ei lähetä ilmoitusta asiakirjan lähettämisestä tilassa Meneillään. Kaikki asianomaista lähetystä koskevat pakolliset tiedot (osat I ja II) täytyy olla järjestelmässä, ennen kuin toimivaltainen viranomainen voi tehdä lähetystä koskevan päätöksen. Tämä vaihtoehto on virallisen tuloasiakirjan osien I ja II viimeinen vaihe. Virallisen tuloasiakirjan tilaksi tulee tällöin Varmennettu tai Hylätty. Jos lähetys on hylättävä, Traces-järjestelmä voi luoda automaattisesti RASFF- tai EUROPHYT-ilmoituksen sen mukaan, mitkä hylkäysperusteet tai varoitukset virallisessa tuloasiakirjassa on valittu. Lisätietoa saa kohdasta II.5. Elintarvikkeita ja rehuja koskeva nopea hälytysjärjestelmä (Rapid Alert System for Food and Feed, RASFF) ja II.6. EUROPHYT-ILMOITUS Tulosta Lisätietoa saa kohdasta III.3. Virallisten tuloasiakirjojen tulostaminen. II.4.4. Allekirjoittaminen Virallisen tuloasiakirjan varmentaminen Traces-järjestelmässä edellyttää käyttäjän salasanaa. Salasanan antamisen jälkeen valitaan Allekirjoita varmennus. 50 / 97

Kohta Käytä samaa salasanaa kaikissa seuraavissa allekirjoituksissa voidaan merkitä, jos Traces-järjestelmän halutaan muistavan salasanan istunnon ajan. Istunto päättyy automaattisesti, kun järjestelmää ei ole käytetty 30 minuuttiin. 51 / 97

II.5. Elintarvikkeita ja rehuja koskeva nopea hälytysjärjestelmä (Rapid Alert System for Food and Feed, RASFF) Jotta RASFF-portaaliin ei tarvitsisi syöttää uudelleen tietoja, jotka löytyvät jo Traces-järjestelmän virallisesta tuloasiakirjasta, 67 näiden kahden järjestelmän välille on luotu yhteys. Sen avulla EU:n toimivaltainen rajaviranomainen voi helposti lähettää esitäytetyn RASFF-ilmoituslomakkeen 68 kansalliseen RASFF-yhteyspisteeseen. RASFF-ilmoituksen voi tulostaa sen jälkeen, kun se on lähetetty TRACES-järjestelmässä. 69 RASFF-toiminto ei ole EU:n ulkopuolisten maiden käytettävissä. 70 EU:n ulkopuolisten maiden toimivaltaisilla viranomaisilla (paikallinen eläinlääkintäyksikkö ja toimivaltainen keskusviranomainen) on kuitenkin pääsy RASFF-ilmoituksiin heti Euroopan komission varmennettua ne. Niihin voi tutustua Traces-järjestelmässä lähetetyn IMPORT-asiakirjan tai sitä vastaavan (kopioidun) CVEDP-todistuksen kautta. II.5.1. RASFF-ilmoituksen tekeminen Tuotaessa eläintuotteita, eläinperäisiä tuotteita ja muita kuin eläinperäisiä rehuja ja elintarvikkeita (CVEDP/CED) välilehti RASFF tulee näkyviin heti, kun on tehty päätös (Osa II) lähetyksen hylkäämisestä kansanterveyteen liittyvistä syistä, eli kun syynä on jokin seuraavista: 71 Virallinen tuloasiakirja CVEDP CED CVEDP CED CVEDP CED CVEDP CED Hylkäämisperusteet - RASFF 7. Puutteellinen elintarvikehygienia 3. Puutteellinen elintarvikehygienia 8. Kemiallinen saastuminen 4. Kemiallinen saastuminen 9. Mikrobiologinen saastuminen 5. Mikrobiologinen saastuminen 10. Muu, tee RASFF-ilmoitus 6. Muu, tee RASFF-ilmoitus Tuotaessa eläviä teuraseläimiä (CVEDA) (kohta 16.) välilehti RASFF tulee näkyviin heti, kun on tehty päätös (Osa II) lähetyksen hylkäämisestä kansanterveyteen liittyvistä syistä, eli kun syynä on jokin seuraavista: 72 Virallinen tuloasiakirja CVEDA Hylkäämisperusteet - RASFF 7. Suojalauseke 8. Sairaat tai tartunnasta epäillyt eläimet 9. Ei hyväksyttävät testitulokset 14. Muu, tee RASFF-ilmoitus 67 Ei koske DECLAR- ja CHED-PP-todistuksia. 68 Kaksi kolmasosaa RASFF-ilmoituslomakkeen kentistä on jo täytetty automaattisesti virallisessa tuloasiakirjassa annetuilla tiedoilla. 69 Lisätietoa saa kohdasta II.5.3. RASFF-ilmoituksen tulostaminen. 70 RASFF-malli on myös EU:hun assosioituneiden maiden käytössä (Norja, Sveitsi, Andorra, San Marino, Islanti ja Färsaaret). 71 CVEDP: kohta 36. ja ei hyväksyttävä laboratoriotestin tulos kohdassa 29. 72 CVEDA: kohta 37. ja ei hyväksyttävä laboratoriotestin tulos kohdassa 30. 52 / 97

Virallisen tuloasiakirjan hylkääminen edellyttää RASFF-ilmoituksen eri osien täyttämistä. RASFF-ilmoituksen voi tulostaa sen jälkeen, kun se on lähetetty TRACES-järjestelmässä. 73 RASFF-ilmoitus löytyy Traces-käyttöliittymässä viidestä välilehdestä: Yleistä/Tuote Tutkimus/Erä Alkuperä/Jakelu Hylkäys/Muu Vaara. 73 Lisätietoa saa kohdasta III.3. Virallisten tuloasiakirjojen tulostaminen. 53 / 97

II.5.1.1. Välilehti Valitse nykyinen RASFF-ilmoitus Hylättäessä sellainen virallinen tuloasiakirja, joka sisältää vähintään yhden RASFF-ilmoituksen tekemiseen johtavan syyn 74, RASFF-ilmoitus esitetään Traces-järjestelmässä automaattisesti ( Nykyinen RASFFilmoitus ). Hylättyyn viralliseen tuloasiakirjaan voidaan yhdistää muita RASFF-ilmoituksia avaamalla asiakirja ja napsauttamalla painiketta Uusi RASFF-ilmoitus. II.5.1.2. Välilehti Yleistä/Tuote Pakolliset kentät ovat seuraavat: 1. Ilmoitustapa Ilmoitusperuste 16. Tuoteluokka 74 Lisätietoa RASFF-ilmoituksen tekemiseen johtavista syistä saa kohdasta II.5.1. RASFF-ilmoituksen tekeminen. 54 / 97

II.5.1.3. Välilehti Riski/Toimenpide/Erä Pakolliset kentät ovat seuraavat: 22. Aihe 24. Soveltamisala II.5.1.4. Välilehti Alkuperä/Jakelu 55 / 97

II.5.1.5. Välilehti Hylkäys/Muu Liitteet RASFF-ilmoitukseen voidaan lisätä enintään 2 Mt:n kokoisia liitteitä, kuten tekstiä, skannattuja tiedostoja ja kuvia, kaikissa muodoissa (.doc,.jpeg,.ppt,.zip,.pdf jne.). Tulostetun RASFF-ilmoituksen kohdassa 60. Liitteet 75 ilmoitetaan liiteasiakirjojen lukumäärä. Kansallinen RASFF-yhteyspiste ja Euroopan komission RASFF-yhteyspiste voivat tarkastella, poistaa, siirtää, lisätä ja muokata tiedostoja. Tiedostoja säilytetään tietokannassa kuusi kuukautta, ja niihin voi tutustua kyseisen ajanjakson ajan. 75 Lisätietoa tulostetusta RASFF-ilmoituksesta saa kohdasta II.5.3. RASFF-ilmoituksen tulostaminen. 56 / 97

II.5.1.6. Välilehti Vaara Pakolliset kentät ovat seuraavat: 5. Vaaraluokitus. II.5.2. Lähetysvaihtoehdot Tallennusvaihtoehdot Peruuta ja palaa aloitussivulle Tallenna keskeneräisenä Siirrytään osioihin Eläinlääkintäasiakirjat ja peruutetaan kaikki toiminnot, joita RASFF-ilmoituksen tekemisen (ja virallisen tuloasiakirjan varmentamisen) aikana on tehty. Ellei RASFF-ilmoitusta (ja virallista tuloasiakirjaa) ole vielä kertaakaan tallennettu, kaikki annetut tiedot menetetään. Tallentaa RASFF-ilmoituksen, jonka täyttäminen on kesken. Vaihtoehtoinen välitila ennen RASFF-ilmoituksen (ja virallisen tuloasiakirjan) lopullista lähettämistä. Vaihtoehtoa voi käyttää myös täytettäessä RASFF-ilmoitus vaiheittain ja eri paikoissa. RASFF-ilmoituksen (ja virallisen tuloasiakirjan) tilaksi tulee tällöin Meneillään. Virallista tuloasiakirjaa ei vielä voida tällä perusteella varmentaa. Traces-järjestelmä ei lähetä ilmoitusta RASFF-ilmoituksen (eikä virallisen tuloasiakirjan) lähettämisestä tilassa Meneillään. 57 / 97

Tallennusvaihtoehdot Lähetä päätös Kaikki RASFF-ilmoitusta (ja virallista tuloasiakirjaa) koskevat pakolliset tiedot täytyy olla järjestelmässä, ennen kuin toimivaltainen viranomainen voi lähettää RASFF-ilmoituksen automaattisesti muille toimivaltaisille viranomaisille. Tämä vaihtoehto on RASFF-ilmoituksen (ja virallisen tuloasiakirjan) viimeinen vaihe. RASFF-ilmoituksen tilaksi tulee Uusi ja virallisen tuloasiakirjan tilaksi Hylätty. II.5.3. RASFF-ilmoituksen tulostaminen RASFF-ilmoituksen lähettämisen jälkeen EU:n toimivaltainen rajaviranomainen voi tulostaa RASFFilmoituksen valitsemalla valikosta Eläinlääkintäasiakirjat asianmukaisen osion: CVED eläimille CVED eläintuotteille Yhteinen tuloasiakirja (CED). Hylätyn virallisen tuloasiakirjan ja siihen liittyvän RASFF-ilmoituksen voi hakea TRACES todistuksen viitenumeron tai RASFF-ilmoituksen tilan perusteella. 76 Avataan hylätty virallinen tuloasiakirja ja valitaan välilehti RASFF. RASFF-ilmoituksen voi tulostaa vain valitsemalla toiminnon Tulosta välilehdellä RASFF. 77 76 RASFF-ilmoituksen tilat: Mitätöity, Vahvistettu, Uusi, Hylätty, Varmennettu ja Tehostetusti valvottu. Lisätietoa ilmoituksen tiloista saa kohdasta RASFF-ilmoitus ja tehostetun valvonnan toteuttaminen. 77 Virallisen tuloasiakirjan voi tulostaa ilman RASFF-ilmoitusta valitsemalla välittömästi asiakirjan avaamisen jälkeen käytettävissä olevan toiminnon Tulosta. 58 / 97

II.5.4. RASFF-ilmoituksen jatkotoimet Myös RASFF-ilmoitus ja tehostettu valvontaohjelma ovat tiiviisti yhteydessä toisiinsa Traces-järjestelmässä. Kansallinen RASFF-yhteyspiste voi pyytää tehostetun valvontaohjelman käynnistämistä EU:n toimivaltaisen rajaviranomaisen tekemän RASFF-ilmoituksen perusteella. Euroopan komission RASFF-yhteyspiste vahvistaa ohjelman käynnistämisen ennen kuin sitä aletaan soveltaa kaikkiin EU:n toimivaltaisiin rajaviranomaisiin. Traces-järjestelmän tehostettu valvontaohjelma on neuvoston direktiivin 97/78/EY 24 artiklan mukainen. Tarkempia tietoja kaikista tehostetuista valvontaohjelmista saa valikon Apua päätöksenteon hallintaan osiosta Tehostettu valvonta. 78 Lisätietoa RASFF-ilmoituksen jatkotoimista ja Traces-järjestelmän tehostetun valvontaohjelman toteuttamisesta saa kansallisille RASFF-yhteyspisteille ja Euroopan komission RASFF-yhteyspisteille laaditusta käyttäjän oppaasta RASFF ja tehostettu valvonta. 78 Lisätietoa saa kohdasta II.3.4. Tehostettu valvonta. 59 / 97

II.6. EUROPHYT-ilmoitus (TEKEILLÄ) 79 Jotta EUROPHYT-portaaliin ei tarvitsisi syöttää uudelleen tietoja, jotka löytyvät jo CHED-PP-todistuksesta, EUROPHYT- ja TRACES-järjestelmän välille on luotu yhteys. Sen ansiosta EU:n toimivaltainen rajaviranomainen voi helposti lähettää esitäytetyn EUROPHYTilmoituslomakkeen 80 kansalliseen EUROPHYT-yhteyspisteeseen. EUROPHYT-ilmoituksen voi tulostaa sen jälkeen, kun se on lähetetty TRACES-järjestelmässä. 81 II.6.1. EUROPHYT-ilmoituksen tekeminen Tuotaessa kasveja ja kasvituotteita välilehti EUROPHYT tulee näkyviin heti kun päätös (Osa II) CHED- PP-lähetyksen hylkäämisestä on tehty ja jokin kolmesta EUROPHYT-hälytyksen tekemistä koskevasta vaihtoehdosta on valittu 82. CHED-PP-todistuksen hylkääminen edellyttää EUROPHYT-ilmoituksen eri osien täyttämistä. EUROPHYT-ilmoituksen voi tulostaa sen jälkeen, kun se on lähetetty TRACES-järjestelmässä. 83 EUROPHYT-ilmoitus löytyy Traces-käyttöliittymässä kolmesta välilehdestä: Pysäytysasiakirjat Riski/toimenpide Alkuperä/jakelu. II.6.1.1. Välilehti Valitse nykyinen hälytys Kun CHED-PP-todistus, joka sisältää vähintään yhden EUROPHYT-hälytyksen, hylätään 84, EUROPHYTilmoitus tulee automaattisesti näkyviin Traces-järjestelmässä ( Nykyinen hälytys ). Hylättyyn CHED-PP-todistukseen voidaan yhdistää muita EUROPHYT-ilmoituksia avaamalla virallinen tuloasiakirja ja valitsemalla Uusi hälytys. 79 Kohtaa muutetaan parhaillaan. 80 Yksi kolmasosa EUROPHYT-ilmoituslomakkeen kentistä on jo täytetty automaattisesti virallisessa tuloasiakirjassa annetuilla tiedoilla. 81 Lisätietoa saa kohdasta II.6.3. EUROPHYT-ilmoituksen tulostaminen. 82 Valitaan jokin seuraavista: Jäsenvaltioille, EPPO:lle tai Vientimaalle. 83 Lisätietoa saa kohdasta III.3. Virallisten tuloasiakirjojen tulostaminen. 84 Valitse jokin seuraavista: Jäsenvaltioille, EPPO:lle tai Vientimaalle. 60 / 97

II.6.1.2. Välilehti Pysäytysasiakirjat II.6.1.3. Välilehti Riski/Toimenpide 61 / 97

II.6.1.4. Välilehti Alkuperä/Jakelu 62 / 97

II.6.2. Lähetysvaihtoehdot Tallennusvaihtoehdot Peruuta ja palaa aloitussivulle Tallenna keskeneräisenä Lähetä päätös Siirrytään osioihin Eläinlääkintäasiakirjat ja peruutetaan kaikki toiminnot, joita EUROPHYT-ilmoituksen tekemisen (ja virallisen tuloasiakirjan varmentamisen) aikana on tehty. Ellei EUROPHYT-ilmoitusta (ja virallista tuloasiakirjaa) ole vielä kertaakaan tallennettu, kaikki annetut tiedot menetetään. Tallentaa EUROPHYT-ilmoituksen, jonka täyttäminen on kesken. Vaihtoehtoinen välitila ennen EUROPHYT-ilmoituksen (ja virallisen tuloasiakirjan) lopullista lähettämistä. Vaihtoehtoa voi käyttää myös täytettäessä EUROPHYT-ilmoitus vaiheittain ja eri paikoissa EUROPHYT-ilmoituksen (ja virallisen tuloasiakirjan) tilaksi tulee tällöin Meneillään. Virallista tuloasiakirjaa ei vielä voida tällä perusteella varmentaa. Traces-järjestelmä ei lähetä ilmoitusta EUROPHYT-ilmoituksen (eikä virallisen tuloasiakirjan) lähettämisestä tilassa Meneillään. Kaikki EUROPHYT-ilmoitusta (ja virallista tuloasiakirjaa) koskevat pakolliset tiedot täytyy olla järjestelmässä, ennen kuin toimivaltainen viranomainen voi lähettää EUROPHYT-ilmoituksen automaattisesti muille toimivaltaisille viranomaisille. Tämä vaihtoehto on EUROPHYT-ilmoituksen (ja virallisen tuloasiakirjan) viimeinen vaihe. EUROPHYT-ilmoituksen tilaksi tulee Uusi ja virallisen tuloasiakirjan tilaksi Hylätty. II.6.3. EUROPHYT-ilmoituksen tulostaminen EUROPHYT-ilmoituksen lähettämisen jälkeen EU:n toimivaltainen rajaviranomainen voi tulostaa EUROPHYTilmoituksen valitsemalla valikosta Eläinlääkintäasiakirjat osion CHED-PP. Hylätyn virallisen tuloasiakirjan ja siihen liittyvän EUROPHYT-ilmoituksen voi etsiä TRACES todistuksen viitenumeron perusteella. 63 / 97

II.7. Osan III (Valvonta) lähettäminen Tietyissä menettelyissä, kuten kolmannen maan kauttakuljetuksissa, edelleenlähetyksissä toiselle rajatarkastusasemalle, erityisten tai ei vaatimustenmukaisten tuotteiden kanavoinnissa jne., poistumisrajatarkastusaseman, lopullisen määräpaikan rajatarkastusaseman tai määräpaikassa laitoksista vastaavan toimivaltaisen viranomaisen on toteutettava valvontaa. 85 Tätä tarkoitusta varten toimivaltaisen viranomaisen on avattava virallinen tuloasiakirja, napsautettava painiketta Valvonta ja täydennettävä mahdolliset lisätiedot välilehteen Valvonta. Virallisen tuloasiakirjan (Osa II) varmentanut toimivaltainen viranomainen saa ilmoituksen toteutetusta valvonnasta (Osa III) ja voi tutustua sen tuloksiin. Osa Valvonta sisällytetään virallisen tuloasiakirjan tulosteeseen. 86 85 Muissa tapauksissa valvontaa koskevien tietojen (Osa III) lisääminen varmennettuun viralliseen tuloasiakirjaan on vapaaehtoista. 86 Lisätietoa virallisen tuloasiakirjan tulostamisesta saa kohdasta III.3. Virallisten tuloasiakirjojen tulostaminen. 64 / 97

III. Virallista tuloasiakirjaa koskevat toiminnot III.1. Virallisen tuloasiakirjan muokkaaminen III.1.1. Lähetettyjen virallisten tuloasiakirjojen muokkaaminen (Osa I) Toimivaltaisen viranomaisen Traces-käyttäjä voi valitun asiakirjamallin rajoissa tehdä asiakirjaan haluamansa muutokset yksinkertaisesti hakemalla tilassa Luonnos, Uusi ja Meneillään olevia virallisia tuloasiakirjoja sekä avaamalla, muokkaamalla ja lähettämällä ne (uudelleen). Tilassa Luonnos oleviin virallisiin tuloasiakirjoihin pääsevät vain asiakirjan lähettävä Traces-käyttäjä ja hänen samaan viranomaiseen yhteydessä olevat kollegansa. Virallista tuloasiakirjaa, jonka tila on Uusi tai Meneillään, voi muokata vain, jos toimivaltainen viranomainen ei ole vielä varmentanut sitä. Traces-käyttäjät voivat helposti tarkistaa, onko osaa I muutettu, tarkistamalla Traces-todistuksen viitenumeron perässä olevan versionumeron (- Vx). Tulostettaessa virallisia tuloasiakirjoja saattaa olla tärkeää tunnistaa nopeasti muutokset, joita on tehty tulostamisen ja asiakirjan osan I käsittelyn välillä. 65 / 97

III.1.2. Varmennettujen virallisten tuloasiakirjojen muokkaaminen (Osat I ja II) Jo varmennetuissa (Osa II) virallisissa tuloasiakirjoissa erotetaan toisistaan seuraavat toiminnot: A. Meneillään olevan laboratoriotestin tulosten syöttäminen 87 B. Osassa I (Lähetys) tai osassa II (Päätös) olevien muiden/erilaisten 88 tietojen korjaaminen. III.1.2.1. Meneillään olevien laboratoriotestien lopullisten tulosten antaminen Meneillään olevien laboratoriotestien tulokset voidaan antaa seuraavasti: avataan asiakirja 89 mennään osassa Päätös olevalle välilehdelle Tarkastukset rastitetaan laboratoriotestien tuloksia koskeva kohta napsautetaan vaihtoehtoa Laboratoriotestin tulosten lähettäminen 90 allekirjoitetaan asiakirja 91. Jos lähetettävät laboratoriotestien tulokset eivät ole hyväksyttäviä, asiakirjan tilaksi muuttuu automaattisesti Mitätön. 92 87 Vain CVEDA- ja CVEDP-todistuksissa voidaan laboratoriotestien tulokseksi valita kohta Meneillään. Lisätietoa saa kohdasta II.4.2.2. Välilehti Tarkastukset». 88 Muilla tiedoilla tarkoitetaan muuta kuin meneillään olevan laboratoriotestin tulosten syöttämistä. 89 Jotta asiakirjan hakeminen olisi helppoa, käytetään meneillään olevien laboratoriotestien hakuehtoa Laajennettu haku. Lisätietoa saa kohdasta II.2. Virallisen tuloasiakirjan hakeminen. 90 Koska virallinen asiakirja on lähtökohtaisesti jo käsitelty, kaikki muut tiedot osissa I ja II jäävät harmaiksi. 91 Lisätietoa asiakirjan allekirjoittamisesta saa kohdasta II.4.4. Allekirjoittaminen. 92 Lisätietoa saa kohdasta II.1.1. Todistuksen laatiminen. 66 / 97

III.1.2.2. Tietojen korjaaminen osassa I (Lähetys) tai osassa II (Päätös) Osassa I (Lähetys) ja osassa II (Päätös) olevia muita/erilaisia tietoja voi korjata helposti käyttämällä painiketta Kopioi korvaava todistus. Sen sijaan että toimivaltainen viranomainen peruuttaisi virallisen tuloasiakirjan ja loisi kokonaan uuden version, se voi käyttää asiakirjan alapuolella olevaa painiketta Kopioi korvaava todistus ja siten peruuttaa alkuperäisen virallisen asiakirjan ja luoda alkuperäiseen viralliseen asiakirjaan syötettyjen tietojen perusteella uuden asiakirjan. Toiminnolla Kopioi korvaava todistus käyttäjä voi kätevästi muuttaa jo varmennettua tai hylättyä asiakirjaa. Painike Kopioi korvaava todistus : Viralliseen tuloasiakirjaan tehtyjen muutosten seuraamiseksi ja tunnistamiseksi sekä asiakirjan laatimismenettelyn nopeuttamiseksi on osaan I tai II tehtävissä korjauksissa suositeltavaa käyttää toimintoa Kopioi korvaava todistus. Uuden asiakirjan kohtaan Viitenumero ilmestyy hyperlinkki, jossa on korvatun asiakirjan numero, ja korvatun virallisen asiakirjan kohtaan Viitenumero ilmestyy hyperlinkki uuden korvaavan virallisen asiakirjan numeroon. Näin korvaavat ja korvatut viralliset tuloasiakirjat on helppo tunnistaa. Korvauspäivämäärä ja korvaavan toimivaltaisen viranomaisen tunniste tulevat näkyviin asianomaisiin kohtiin sekä käyttöliittymässä että virallisen asiakirjan tulosteessa. 67 / 97

Hyperlinkki uudessa asiakirjassa (käyttöliittymä): Hyperlinkki uudessa asiakirjassa (tuloste): 68 / 97

Hyperlinkit korvaavassa asiakirjassa, joka on vuorostaan korvattu toisella asiakirjalla (käyttöliittymä): Hyperlinkit korvaavassa asiakirjassa, joka on vuorostaan korvattu toisella asiakirjalla (tuloste): 69 / 97

III.2. Virallisen tuloasiakirjan poistaminen tai peruuttaminen III.2.1. Poistaminen Poista -toiminto on käytettävissä vasta kun virallisen tuloasiakirjan osa I on lähetetty ja sen tila on Luonnos tai Uusi. 93 Sekä talouden toimijalla että toimivaltaisella viranomaisella on pääsy asiakirjaan, ja ne voivat käyttää toimintoa Poista. Virallinen tuloasiakirja ei ole nähtävissä enää poistamisen jälkeen. Virallisen tuloasiakirjan poistaminen: 1. Asianomainen asiakirja haetaan jostakin seuraavista valikon Eläinlääkintäasiakirjat osioista: Yhteinen tuloasiakirja (CED) CVED eläimille CVED eläintuotteille Ilmoitusasiakirja CHED-PP 2. Napsautetaan virallisen tuloasiakirjan alla olevaa painiketta Avaa 3. Napsautetaan painiketta Poista. 93 Lisätietoa todistusten laatimisesta saa kohdasta II.1.1. Todistuksen laatiminen. 70 / 97

III.2.2. Peruuttaminen Toiminto Peruuta on käytettävissä vasta, kun osa II on tehty, jolloin asiakirjan tila on Meneillään tai Varmennettu. 94 Koska vain toimivaltainen viranomainen voi täyttää virallisen tuloasiakirjan osan II, se on myös ainoa, joka voi peruuttaa asiakirjan, jonka laatiminen on käynnistetty Traces-järjestelmässä. Peruuttamisen jälkeen virallinen asiakirja jää kuitenkin jäljitettävyyden vuoksi näkyviin tilassa Peruutettu. Virallisen tuloasiakirjan peruuttaminen: 1. Asianomainen asiakirja haetaan jostakin seuraavista valikon Eläinlääkintäasiakirjat osioista: Yhteinen tuloasiakirja (CED) CVED eläimille CVED eläintuotteille Ilmoitusasiakirja CHED-PP 2. Napsautetaan asianomaisen asiakirjan alla olevaa painiketta Avaa 3. Napsautetaan painiketta Peruuta. 94 Lisätietoa saa kohdasta II.1.1. Todistuksen laatiminen. 71 / 97

III.3. Virallisten tuloasiakirjojen tulostaminen Traces-järjestelmän virallisen tuloasiakirjan tulostamiseen tarvitaan laite: tulostin ohjelma: Adobe Acrobat Reader ohjelman päivitetty versio. Virallinen tuloasiakirja on tulostettava siinä jäsenvaltiossa käytettävällä kielellä, jossa rajatarkastus tehdään, sekä vähintään yhdellä määrämaan virallisista kielistä. III.3.1. Lähetetyt viralliset tuloasiakirjat Virallisen tuloasiakirjan tulostaminen: 1. Asianomainen asiakirja haetaan jostakin seuraavista valikon Eläinlääkintäasiakirjat osioista: Yhteinen tuloasiakirja (CED) CVED eläimille CVED eläintuotteille Ilmoitusasiakirja CHED-PP 2. Napsautetaan asianomaisen asiakirjan alla olevaa painiketta Avaa 3. Napsautetaan painiketta Tulosta. Tämän jälkeen aukeavalla verkkosivulla on mahdollista valita yksi tai useampia kieliä ja tulostaa lähetetty virallinen tuloasiakirja yhtenä pdf-tiedostona. 95 95 Järjestelmän nykyinen työkieli valitaan oletusarvoisesti. Kieliä voi valita tarpeen mukaan lisäämällä tai poistamalla rastin niiden kohdalta. 72 / 97

Virallisen tuloasiakirjan tila näkyy vesileimasta. Vain varmennetussa virallisessa tuloasiakirjassa on vesileima ALKUPERÄINEN. Jos asiakirjan tila on Uusi, siinä ei ole vesileimaa. Myös tilat Peruutettu, Luonnos, Hylätty ja Korvattu merkitään vesileimalla. 96 96 Lisätietoa todistusten laatimisesta saa kohdasta II.1.1. Todistuksen laatiminen. 73 / 97

III.3.2. Tyhjien virallisten tuloasiakirjojen mallit Virallisten tuloasiakirjojen (tyhjät) mallit löytyvät valikon Eläinlääkintäasiakirjat osiosta Tyhjät todistusmallit. CED-todistuksille löytyy yksi malli: Yhteinen tuloasiakirja (CED) CVED-todistuksille löytyy kaksi mallia: CVED eläimille ja CVED eläintuotteille DECLAR-todistuksille löytyy kaksi 97 mallia: Ilmoitusasiakirja CHED-PP-todistuksille löytyy yksi malli: CHED-PP. Tyhjän asiakirjamallin tulostaminen: 1. Napsautetaan valikossa Eläinlääkintäasiakirjat olevaa osiota Tyhjä todistusmalli 2. Valitaan haluttu kieli pudotusvalikosta 98 3. Valitaan haluttu tyhjä virallisen tuloasiakirjan malli: Yhteinen tuloasiakirja (CED) CVED eläimille CVED eläintuotteille Ilmoitusasiakirja 99 CHED-PP 2. Napsautetaan tyhjän asiakirjan alla olevaa painiketta Avaa. Tyhjän asiakirjan malli tulee näkyviin valitulla kielellä 100 pdf-muodossa eri verkkosivulla. 97 Toisin sanoen kaksi mallia yhdenmukaistamattoman mallin lisäksi. 98 Virallisen tuloasiakirjan tulosteen kieleksi on valittava jokin määränpäämaassa ja missä tahansa kauttakulkumaassa käytettävistä kielistä. 99 Asianmukainen DECLAR-todistuksen malli valitaan pudotusvalikosta. 100 Samat vaiheet toistetaan mahdollisten muiden kielten osalta. 74 / 97

75 / 97

III.4. Traces-järjestelmän automaattiset sähköposti-ilmoitukset Traces-järjestelmä lähettää kaikille voimassa oleville Traces-käyttäjille automaattisesti sähköpostiilmoituksia, joissa annetaan tietoja Traces-järjestelmässä suoritetuista tai suoritettavista toimista. Ilmoitukset voidaan luokitella seuraavasti: Organisaatioon liittyvät tiedot: luominen, muokkaaminen, varmentaminen, poistaminen Viralliset tuloasiakirjat: luominen, varmentaminen, hylkääminen, valvonta, laboratoriotestien hylkääminen, peruuttaminen, poistaminen: IMPORT CVEDA CVEDP CED DECLAR CHED-PP INTRA DOCOM EXPORT CVEDP-ilmoitukset luokitellaan seuraavasti: Ilmoitukset hyväksyttävyydestä kauttakuljetettavaksi/edelleenlähetettäväksi (kohdat 30. ja 31.) Ilmoitukset hyväksyttävyydestä sisämarkkinoille (kohta 32.) Ilmoitukset hyväksyttävyydestä kanavoituna (kohta 33.) ja erityiseen varastointimenettelyyn (kohta 34.) Ilmoitukset hylkäämisestä hävittämisen ja jatkokäsittelyn yhteydessä (kohta 35.). 76 / 97

Jos kyseessä on kolmannen maan kauttakuljetus, siirto tai edelleenlähetys, Traces-järjestelmä lähettää automaattisen sähköposti-ilmoituksen tiedoksi asianomaisen EU:n rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan toimivaltaisille viranomaisille ja EU:n ulkopuolisille määrä-/ toimitusmaille heti, kun asiakirja on varmennettu. Jos Traces-järjestelmässä luotu asiakirja hylätään, Traces-järjestelmä lähettää siitä automaattisesti ilmoituksen EU:n ulkopuolisille maille. Traces-käyttäjät voivat valita, mitkä automaattiset sähköposti-ilmoitukset heille lähetetään, merkitsemällä rastin asianomaisiin ruutuihin valikon Käyttäjän ja organisaation hallinta osiossa Muokkaa käyttäjän tietoja. Traces-järjestelmän automaattisten sähköposti-ilmoitusten vastaanottaminen ei rajoita millään tavalla pääsyä verkossa oleviin Traces-tietoihin, jotka päivittyvät jatkuvasti toimivaltaisen viranomaisten 77 / 97

muokatessa niitä. III.4.1. Määrän tarkastukset Kun eläinten lukumäärä tai tavaroiden paino ylittää etukäteen vahvistetun raja-arvon, Traces-käyttäjä saa järjestelmästä välittömästi lähetyksen jälkeen varoitusviestin, jossa häntä kehotetaan tarkistamaan määrä; viesti toistuu virallisen tuloasiakirjan varmentamiseen saakka. Annettu määrä ylittää asetetun raja-arvon: varmenna määrän vahvistamiseksi. Jos varmennetussa asiakirjassa annettu määrä ylittää vahvistetun raja-arvon, asiasta ilmoitetaan Euroopan komissiolle. Elävien eläinten enimmäismäärät ovat seuraavat: CN-koodi Laji Enimmäismäärä 0101 100 0102 300 0103 1200 010410 1500 010420 1500 0105 200000 010611 50 010612 12 010619 100 Sorkkaeläimet 300 Kavioeläimet 15 Norsueläimet 15 Jyrsijät 10000 Jäniseläimet 10000 010620 1000 010631 50 010632 1500 010639 10000 010690 1000 030110 40000 78 / 97

III.4.2. Turvattu pääsy Suora pääsy verkossa oleviin Traces-tietoihin Traces-järjestelmän automaattisissa sähköposti-ilmoituksissa olevien hyperlinkkien kautta turvataan Traces-salasanan avulla. 79 / 97

IV. Muut Traces-valikot IV.1. Traces-tietovarasto (TRACES Data Warehouse) Traces-tietovaraston (TRACES Data Warehouse) käyttöliittymän (BOXI) avulla toimivaltaiset viranomaiset voivat tarkastella, järjestää ja käyttää viranomaistoiminnan seurantaan tarkoitettuja yksilöllisiä raportteja web-pohjaisen navigointityökalun kautta. Asiakirjojen laatimiseen tarkoitetussa (reaali)ympäristössä 101 toimivaltaisen viranomaisen on voitava kirjautua tietovarastoon ja valita vaihtoehto Traces-tietovarasto. Lisätietoa saa tietovarastoa koskevasta käyttäjän oppaasta, joka löytyy myös Traces-työkalupakista 102. 101 Lisätietoa saa kohdasta I.5.3 Järjestelmäympäristöt. 102 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 80 / 97

IV.2. Qlikview Qlikview on liiketoimintatiedon hallintaväline, jota käytetään monenlaisista lähteistä peräisin olevan tiedon yhdistämiseen ja havainnollistamiseen yhdessä sovelluksessa. Traces-järjestelmässä toimivaltaiset viranomaiset hyödyntävät sitä toimiensa seurannassa. Asiakirjojen laatimiseen tarkoitetussa (reaali)ympäristössä 103 toimivaltaisen viranomaisen on voitava kirjautua Qlickview-sovellukseen ja napsauttaa linkkiä Qlickview. Lisätietoa saa Qlickview-sovellusta koskevasta käyttäjän oppaasta, joka löytyy myös myös Tracestyökalupakista 104. 103 Lisätietoa saa kohdasta I.5.3 Järjestelmäympäristöt. 104 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 81 / 97

IV.3. Valikko Raportointi Tästä valikosta voi tutustua CVEDA- ja CVEDP 105 lähetyksiin, jotka on hylätty EU:n rajalla. 106 Sen voi tehdä napsauttamalla seuraavia painikkeita: Hylätyt lähetykset CVED eläimille Hylätyt lähetykset CVED eläintuotteille. CVED-todistusten hakua voi tarkentaa useilla hakuehdoilla. EU:n jäsenvaltioiden ja EFTA-maiden rajatarkastusasemien Traces-käyttäjät pääsevät tarkastelemaan kaikkia hylättyjä EU:n ja EFTA-maiden CVED-todistuksia. EU:n ulkopuoliset maat pääsevät tarkastelemaan vain kansallisesti varmennettujen IMPORT-todistusten kautta lähetettyjä CVED-todistuksia. Asiaan liittyvien kaupallisten tietojen suojaamiseksi kuhunkin Traces-käyttäjäprofiiliin sovelletaan tiukkoja tietosuojamääräyksiä. Toiminto ei ole kansallisen pääkäyttäjän (ADM) profiilien käytettävissä. Lisätietoa voisi olla mahdollista saada Traces-tietovaraston kautta. 107 105 Tämä toiminto ei ole (vielä) käytettävissä CED- ja DECLAR-todistusten osalta. 106 Määräaikaa ei sovelleta. 107 Lisätietoa linkistä Traces-tietovarasto saa kohdasta IV.1. Traces-tietovarasto. 82 / 97

IV.4. Valikko Käyttäjän ja organisaation hallinta IV.4.1. Käyttäjän hallinta Traces-järjestelmää käyttäviä toimivaltaisia viranomaisia kehotetaan hallinnoimaan toimivaltaansa kuuluvia talouden toimijoita Traces-järjestelmässä. Toimivaltainen viranomainen voi hallinnoida Traces-järjestelmää käyttäviä talouden toimijoita valikon Käyttäjän ja organisaation hallinta osion Käyttäjän hallinta kautta seuraavasti: luominen aktivointi/käytöstä poistaminen varmentaminen poistaminen toimivaltaisen viranomaisen (uudelleen) liittäminen.... Lisätietoja käyttäjän hallinnasta saa organisaatio-, käyttäjä- ja viranomaistietojen hallintaa koskevasta käyttäjän oppaasta, joka löytyy myös Traces-työkalupakista 108. IV.4.2. Organisaatiot Talouden toimijat ja Traces-järjestelmää käyttävät toimivaltaiset viranomaiset voivat luoda organisaatioita Traces-järjestelmässä virallisen asiakirjan laatimisen yhteydessä. Vain toimivaltaiset viranomaiset voivat kuitenkin hallinnoida organisaatioita valikon Käyttäjän ja organisaation hallinta osion Organisaatiot kautta. 108 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 83 / 97

Ennen uuden organisaation luomista kannattaa ensin etsiä Traces-järjestelmästä, onko organisaatio jo luotu Traces-tietokantaan (Etsi ensin, luo tarvittaessa periaate). Lisätietoja käyttäjän hallinnasta saa organisaatio-, käyttäjä- ja viranomaistietojen hallintaa koskevasta käyttäjän oppaasta, joka löytyy myös Traces-työkalupakista 109. IV.4.3. Vaihda salasana / Turvakysymys- ja vastaus 110 Traces-käyttäjät voivat halutessaan vaihtaa salasanansa ja turvakysymyksensä ja vastauksensa valikon Käyttäjän ja organisaation hallinta osiossa Vaihda salasana. 109 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 110 Ks. lisätietoa käyttäjän oppaasta Organisaation, käyttäjän ja viranomaisen hallinta (Organisation, user and authority management). 84 / 97

IV.4.4. Muokkaa käyttäjän tietoja osio 111 Valikon Käyttäjän ja organisaation hallinta osiosta Muokkaa käyttäjän tietoja voi valita, mihin luokkiin kuuluvia automaattisia sähköposti-ilmoituksia käyttäjä haluaa ottaa vastaan 112 varmentaa Traces-profiiliin liitetyn toimivaltaisen viranomaisen muuttaa automaattisten sähköposti-ilmoitusten kielen, ilmoitustavan (HTML/Text) sekä muita käyttäjään liittyviä tietoja, käyttäjätunnusta (sähköpostiosoite) lukuun ottamatta. Käyttäjän sähköpostitietojen muuttaminen edellyttää, että Traces-pääkäyttäjä esittää asiasta virallisen pyynnön Traces-tiimille. 111 Lisätietoa saa käyttäjän oppaasta Organisaation, käyttäjän ja viranomaisen hallinta (Organisation, user and authority management). 112 Lisätietoa saa kohdasta III.4. Traces-järjestelmän automaattiset sähköposti-ilmoitukset. 85 / 97

86 / 97

IV.4.5. Liiketoimintakumppanit Yritysten välistä viestintää varten on mahdollista ladata verkkopalvelujen kautta merkittävimpien liiketoimintakumppaneiden luettelo sekä Traces-B2B-tili ja siirtää organisaatioiden tiedot paikalliseen sovellukseen B2B-toimintaa varten. Tätä tarkoitusta varten valikon Käyttäjän ja organisaation hallinta osio Liiketoimintakumppanit on annettu Traces-järjestelmää käyttävän EU:n toimivaltaisen rajaviranomaisen käyttöön. 113 Toimivaltaisen viranomaisen Traces-käyttäjä voi lisätä organisaatioita ensisijaisten liiketoimintakumppaneiden luetteloon valikon Käyttäjän ja organisaation hallinta osion Organisaatiot kautta avaamalla organisaation ja valitsemalla vaihtoehdon Lisää liiketoimintakumppani. 113 Myös Traces-järjestelmän tulliasioitsijoilla/lähetyksestä vastaavilla henkilöillä on pääsy kyseiseen valikkoon. 87 / 97

IV.5. Valikko Laitoslistojen julkaisut Lisätietoa hyväksyttyjen laitosten luetteloiden esittämisestä ja hallinnasta löytyy myös Tracestyökalupakissa 114 olevan organisaatio-, käyttäjä- ja viranomaistietojen hallintaa koskevan käyttäjän oppaan osiosta Organisaation hallinta. 114 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 88 / 97

IV.6. Valikko Apua päätöksenteon hallinnointiin IV.6.1. Tehostettu valvontaohjelma EU:n rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan toimivaltaisten viranomaisten Traces-käyttäjien saatavilla oleva osio Tehostettu valvonta on neuvoston direktiivin 97/78/EY 24 artiklan mukainen. Kaikkien tehostettujen valvontaohjelmien tiedot 115 ovat saatavana valikon Apua päätöksenteon hallintaan osion Tehostettu valvonta kautta. 115 Toisin sanoen tila, soveltamispäivä, nettopaino, alkuperäinen todistus (ellei Euroopan komissio lähetä sitä suoraan), alkupe räorganisaatio/ alue/ maa, vaara, nimikenumeroiden ryhmät, tehostetun valvonnan tila jne. Huomautus: mitätöityjen lähetysten osalta käyttäjä voi saada seuraavantyyppisen varoitusviestin: Turvallisuussyihin perustuva poikkeus: sinulla ei ole oikeuksia pyydetyn toiminnon suorittamiseen yrittäessään päästä asiakirjaan tehostetun tarkastusohjelman alussa. 89 / 97

Hakuehto Tila, jonka arvoina voivat olla esimerkiksi Aktiivinen, Poistettu, Täytetty, Säädetään tarkastuksista, Uusi ja Pysäytetty, liittyy seuraavaan RASFF-työnkulkuun: Vahvista tehostetussa valvonnass RASFF Varmennettu (tehostetussa valvonnassa) Tehostettu valvontaohjelma AKTIIVINEN Tehostettu valvontaohjelma SUORITETTU CVEDP: Meneillään RASFF ja tehostetun valvonnan toteuttaminen TRACES RASFF Meneillään CVEDP: Hylätty/Mitätöity RASFF Uusi Vahvista, tehostetussa valvonnassa Vahvista Kumoa RASFF Vahvistettu (tehostetussa valvonnassa) RASFF Vahvistettu RASFF Peruutettu Tehostettu valvontaohjelma UUSI Varmenna Hylkää Varmenna Hylkää RASFF Varmennettu RASFF Hylätty RASFF Varmen-nettu RASFF Hylätty Tehostettu valvontaohjelma POISTETTU Tehostettu valvontaohjelma POISTETTU Tehostettu valvontaohjelma EDELLYTETÄÄN TARKASTUKSIA Tehostettu valvontaohjelma LOPETETTU EUROOPAN KOMISSION RASFF-VALVONTAPAIKKA JÄSENVALTION RASFF- VALVONTAPAIKKA RAJATAR- KASTUS-ASEMA Hylätty lähetys RASFF-hälytyksen edellytykset täyttyvät 90 / 97

IV.7. Valikko Lainsäädäntö Valikosta Lainsäädäntö käyttäjä voi siirtyä EUR-Lex-sivuston aloitussivulle, josta pääsee tutustumaan Euroopan unionin lainsäädäntöön ja muihin julkisiin asiakirjoihin. 91 / 97

IV.8. Painike Tietoja Traces-ikkunassa oikealla ylhäällä olevasta painikkeesta Tietoja pääsee siirtymään CIRCABC 116 - tietosivuilla olevaan Traces-työkalupakkiin 117. Traces-työkalupakin 118 kautta pääsee tutustumaan täydentäviin käyttäjän oppaisiin, videoihin ja asiakirjamalleihin. Käyttäjän kannattaa tutustua virallisten tuloasiakirjojen kopiointia ja lähettämistä koskeviin ohjevideoihin. Traces-työkalupakissa kaikki Traces-järjestelmän käyttämiseen tarvittava tieto on koottu yhteen asiakirjaan. 116 Viestintä- ja tietoresurssikeskus hallinnoille, yrityksille ja kansalaisille. 117 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 118 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 92 / 97

V. FAQ V.1. Varoitusviesti: Useita lähetyksiä ei sallita Varoitusviesti Useita lähetyksiä ei sallita saattaa tulla näkyviin, jos käyttäjä yrittää esimerkiksi varmentaa, lähettää tai poistaa Traces-järjestelmän tietoja (virallinen tuontiasiakirja, organisaatio, käyttäjätili jne.) käyttämällä internetselaimen (MS Internet Explorer, Firefox Mozilla jne.) edelliselle tai seuraavalle sivulle siirtymiseen tarkoitettuja painikkeita. Koska sivujen selaamiseen tarkoitetut painikkeet eivät kuulu Traces-järjestelmään vaan internetselaimeen, niitä ei voi käyttää Traces-järjestelmässä suoritettujen toimintojen peruuttamiseen. V.2. Varoitusviesti: Turvallisuussyihin perustuva poikkeus: sinulla ei ole oikeuksia pyydetyn toiminnon suorittamiseen Varoitusviesti Turvallisuussyihin perustuva poikkeus: Sinulla ei ole oikeuksia pyydetyn toiminnon suorittamiseen saattaa tulla näkyviin Traces-sivustolla seuraavista syistä: 1/ käyttäjän yrittäessä tallentaa muutoksia viralliseen tuloasiakirjaan, jonka tilaa toinen Traces-käyttäjä on jälkeenpäin muuttanut. Toimivaltaisen viranomaisen työntekijät ovat tällä välin jo saattaneet käsitellä virallisen tuloasiakirjan varmentamalla tai poistamalla sen osan I (Lähetys), jolloin viralliseen tuloasiakirjaan pääsy tai sen käsittely ei enää ole mahdollista. 2/ käyttäjän yrittäessä päästä tutustumaan sellaiseen virallisen tuloasiakirjan tyyppiin, johon hänen Traces-profiilillaan ei ole asianmukaisia pääsyoikeuksia 119, esimerkiksi syöttämällä virallisen tuloasiakirjan viitenumeron internetselaimen osoitekenttään. Lisätietoa saa kohdasta II.2.3. Kiertoratkaisut ja rajoitukset. 119 Esimerkiksi INTRA, kun kyse on EU:n rajatarkastusaseman/nimetyn saapumispaikan/nimetyn tuontipaikan Traces-käyttäjästä. 93 / 97

V.3. Varoitusviesti: Todistusta ei löydy Varoitusviesti Todistusta ei löydy saattaa tulla näkyviin Traces-sivustolla, jos käyttäjä yrittää päästä tutustumaan uuteen viralliseen tuloasiakirjaan, jonka toinen Traces-käyttäjä on jo poistanut saatuaan Traces-järjestelmän lähettämän automaattisen sähköposti-ilmoituksen. Toimivaltaisen viranomaisen työntekijä on saattanut jo tällä välin poistaa virallisen tuloasiakirjan. V.4. Varoitusviesti: GEN 002 (Odottamatonta häiriötä koskeva varoitus) Käyttäjän kannattaa täyttää Traces-työkalupakkiin 120 sisältyvä ongelmaraportti. Raportti lähetetään Traces-tiimille osoitteeseen sanco-traces@ec.europa.eu. Viestin kopiokenttään (CC) lisätään toimivaltaisen viranomaisen sähköpostiosoite. 121 120 Traces-työkalupakki: https://circabc.europa.eu/w/browse/ac0bd3d2-66ae-4234-b09c-a3fa9854acfd. 121 Traces-työkalupakkiin sisältyy ongelmaraportti. 94 / 97