25.6.2013 POHJOISEN JA ETELÄN KUNTIEN YHTEISTYÖOHJELMAN HANKEKULUOHJEISTUKSET OHJELMAVAIHEELLE 1.1.2013 30.8.2014 HYVÄKSYTTÄVÄT HANKE- JA HALLINTO/KOORDINAATIOKULUT Tässä esitettyjen hyväksyttävien kulujen listaa voidaan täydentää Supervisory Board:in (SVB:n) hyväksynnällä 1. KUNTAPAREILLE KORVATTAVAT KULUT 1.1.TOIMINTA/OPERATIIVISET/AKTIVITEETTIKULUT Toiminnan kulut (hankekulut) - koulutus ja koulutuskuluina hyväksytään mm. luentopalkkiot, tilavuokrat, materiaalien kopiointi sekä koulutustilaisuuksiin osallistumisesta mahdollinen palkkio maan yleisen käytännön ja tason mukaisesti - hanketoteutukseen liittyvät välittömät matkakulut (esim. majoitus, päivärahat, viisumit, rokotukset) - hanketoteutukseen liittyvät kunnan asiantuntijoiden matkakulut (ks. alla) - ulkopuolisten asiantuntijoiden palkat ja/tai palkkiot (ks. alla) - pieninvestoinnit (laite- ja materiaalihankinnat) - rakentaminen: laitteet, rakennusmateriaalit, materiaalien kuljetus - tiedotukseen ja kansainvälisyyskasvatukseen liittyvä mm. materiaalien tuottaminen ja koulutukset yms. tapahtumat. - Kuntaliiton koulutustilaisuuksiin osallistumisesta aiheutuvat etelän tai pohjoisen asiaintuntijoiden kulut Pohjoisen kunnan viranhaltijoiden/työntekijöiden palkat ja palkanomaiset kulut Pohjoisen kunnalle voidaan korvata kunnan asiaintuntijoiden (viranhaltijoiden/työntekijöiden) antama asiaintuntijatyö sosiaalikuluineen hyväksytyn työsuunnitelman ja budjetin mukaisesti työaikakirjanpitolomaketta (time sheet) vastaan. Työntekijää koskevassa ToR:issa on esitettävä yksikkö- ja kokonaishinnat. Korvaus ei saa ylittää työntekijän normaalia palkkakustannusta. Samojen periaatteiden mukaisesti voidaan korvata myös hankkeelle tehty koordinaatio- ja hallintotyö. Etelän kunnan viranhaltijoiden/työntekijöiden palkat ja palkanomaiset kulut Yhteistyön tulee perustua etelän kuntien viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden omaan työpanokseen, minkä johdosta perussääntönä on, että etelän kuntien vakinaisille viranhaltijoille/työntekijöille ei makseta suoraan hankevaroista palkkoja eikä makseta suoraan mahdolliselle sijaiselle palkkakuluja tai anneta muita korvauksia kuten palkanlisää tai ylityökorvauksia. Hanke tulisi olla suunniteltu siten, että viranhaltijat/työntekijät voivat tehdä sen osana normaalia työtään. Sen sijaan etelän kunta voi laskuttaa työaikakirjanpitolomaketta (time sheet) vastaan hankkeelta rahoitusta kunnan työntekijän hankkeelle tekemästä työstä. Arvioidut kustannukset esitetään työntekijän työnkuvauksessa (ToR), joka liitetään hankehakemukseen. Hankeseuranta ja evaluointi Hankkeiden seurannasta ja kuntien teettämistä evaluoinneista aiheutuvat kulut. Pohjoisen ja Etelän ohjausryhmien yhteiset kokoukset (hankeseuranta) etelässä tai pohjoisessa ml. matkakulut. Tilintarkastuskulut etelässä. 1
Matkakulut, päivärahat ja ruokailukulut Pohjoisen viranhaltijan/työntekijän matkustaessa ulkomaille, noudatetaan Suomen valtion matkustussääntöä. Työmatkan suuntautuessa etelästä Suomeen sovelletaan vain ja ainoastaan Suomen valtion matkustussääntöä. Kaikkiin ulkomaan matkoihin sovelletaan Suomen valtion matkustussääntöä. Etelän viranhaltijoiden/työntekijöiden matkustaessa kotimaassaan heille korvataan kulut (mm. ruoka ja majoittuminen, ei alkoholijuomia) Suomen valtion matkustussäännön mukaisesti samalla tavalla kuin korvataan Suomessa tehdyistä sisäisistä matkoista. Matka- ja majoituskulut on eriteltävä, eivätkä ne saa ylittää Suomen valtion viranhaltijoiden matkustussäännöissä määriteltyjä kustannuksia. Matkat on tehtävä käyttäen edullisimpia yhteyksiä ja kustannuksia. Mikäli kulu sisältää esimerkiksi ruokatarjoilua, tulee tositteista käydä ilmi henkilöiden nimet sekä se, miten tarjoilu liittyy hankkeeseen. Kaikki työmatkojen aikana hankevaroilla maksettavat ruokailukulut tulee olla kirjattuna osaksi virallista työohjelmaa etukäteen ennen matkan suorittamista. Vieraanvaraisuus (hospitality) kulut Vieraanvaraisuustoiminnot ovat tiettyyn rajaan asti oikeutettuja kun rakennetaan, ja saavutetaan yhteistyötyösuhde sekä hyvän yhteistyön myötä saavutetaan sen tuloksia. Mikäli hankkeeseen liittyvät ruokailut (esimerkiksi työlounaat ja työillalliset) ovat työmatkasta etukäteen laaditussa ohjelmassa, ne ovat hyväksyttäviä. Oleellista tällöin on, että syntyviin kulutositteisiin on aina merkittävä miten kyseiset kulut liittyivät hankkeeseen. Mikäli etelän tai pohjoisen työmatkaan osallistujille tulee järjestää virallista työohjelmaa viikonloppuna, kulut ovat hyväksyttäviä jos: - viikonlopun työohjelma on ennen matkaa sisällytetty matkaohjelmaan, - kulut tukevat suoraan hankesuunnitelman mukaista yhteistyön toteutusta ja - kulutositteista käy ilmi miten kulut liittyivät hankkeeseen. Viikonlopputyön osalta kunta voi pohjoisessa laskuttaa kunnan koordinaattorin ja asiantuntijoiden työajan normaalisti työaikakirjanpitolomakkeen (time sheet:in) kautta. Tiedotus ja globaalikasvatus pohjoisessa Kunnallisella yhteistyöllä on myös tiedotuksellisia ja kansainvälisyyskasvatuksellisia tavoitteita: kuntien on pyrittävä tiedottamaan hankkeistaan, yhteistyökunnistaan ja yhteistyömaista. Hanketuella voidaan tukea suoraan yhteistyöhankkeisiin liittyvää tiedotusta sekä kansainvälisyyskasvatusta pohjoisessa. Tiedotus ja globaalikasvatus-budjettikohdalle voidaan allokoida hankkeen kokonaiskuluista (UM:n rahoitus + kuntien in cash 10 %) max 5 %. Kulut luetaan hankkeen toiminta/operatiiviset/aktiviteettikuluihin. Ulkopuoliset asiantuntijat Yhteistyön tulee pääsääntöisesti perustua kuntien viranhaltijoiden, työntekijöiden ja luottamushenkilöiden omaan työpanokseen. Ulkopuolisten asiantuntijoiden (esim. konsulttien) käyttö on tarpeen mukaan kuitenkin lyhytaikaisesti sallittua. Ulkopuolisten asiantuntijoiden käyttäminen on esiteltävä ja erikseen perusteltava hankesuunnitelmassa. Lisäksi työpanoksesta on tehtävä ja hyväksytettävä etukäteen tehtävänkuvaus (ToR) ja budjetti. Tehtävänkuvauksen hyväksyy Kuntaliitto. Kunnan palkkaamien ulkopuolisten asiantuntijoiden palkkioiden on oltava kohtuullisia. Edellytyksenä ulkopuolisten asiantuntijoiden palkkaamiselle on, että työtä ei voi muutoin tehdä. Kohdemaan asiantuntijoiden hyväksyttävät kustannukset vaihtelevat maittain ja ne voivat olla enintään ko. maan yleisen kustannustason mukaisia. 2
Ulkopuoliset asiantuntijat valitaan noudattaen Suomen hankintalakia. HUOM! SEURAAVAT KULUT EIVÄT OLE HYVÄKSYTTÄVIÄ Hankerahoitusta ei saa käyttää alkoholitarjoiluun tai lahjoihin. Pohjoisen tai etelän ohjausryhmien kokouksista ei makseta kokouspalkkioita. 1.2 Hallinto/Koordinaatiokulut Kunkin kuntaparihankkeen hallinto/koordinaatiokulut saavat yhteenlaskettuna olla Suomessa maksimissaan 20 % laskettuna kuntaparihankkeen kokonaisbudjetista. Hallinto/koordinaatiokulu lasketaan hankkeen kokonaisbudjetista ilman nk. in kind-osuutta (UM:n rahoittama osuus + kuntien 10 % in cash omarahoitusosuus). Hallinto- ja koordinaatiokulut tulee budjettilomakkeeseen eritellä niin että hallintokulut laitetaan omaan kohtaan ja koordinaatiokulut omaan kohtaan. Hyväksyttävät kulut: Hallintokulut sisältävät: - puhelin- ja postituskulut - toimi/kokoustilojen vuokrat - atk-kulut - tilintarkastuksen kulut Suomessa - suomalaisen ohjausryhmän kokousten kustannukset Suomessa, ml. kilometrikorvaukset (huom. kokouspalkkioita ei makseta) - muut välittömät, välttämättömät ja kohtuulliset tehtävien edellyttämät kulut (esim. tarvittaessa tulkista johtuvat kulut) - hallintoon liittyvät matkakulut - taloushallintoon liittyvät työtehtävät esimerkiksi tiliöinti ja kulujen seuranta (pääkirjan seuranta), tilintarkastuksen järjestäminen, tositteisiin tarvittavien kirjauksien hoitaminen ym. Koordinointikulut sisältävät: Koordinaattorin (pohjoisen kunnassa) koordinointityön palkkakulut. Hankkeiden koordinointiin liittyviä tehtäviä ovat esimerkiksi: - ohjelmaan osallistumiseksi tarvittavien dokumenttien valmistaminen kunnassa - sopimusten solmimiseen liittyvät työtehtävät - ohjausryhmän perustamisen koordinointi ja kokouksien esityslistojen sekä pöytäkirjojen laatimisen koordinointi - kuntien asiantuntijoiden saattaminen mukaan ohjelmaan sekä työohjelmien valmisteleminen - in cash ja in kind -rahoituksen järjestämisen valvonta sekä näihin liittyvien raportointilomakkeiden täyttämisen valvonta - yhteydenpito etelän kuntaan - asiantuntijoiden työmatkojen järjestelyjen hoitaminen ja vastuu matkaohjelmien etukäteisvalmistelusta sekä siitä, että matkaraportit on tehty asiantuntijoiden toimesta - vuosi-, väli- ja loppuraportoinnin hoitaminen - kehitysyhteistyöhankkeesta tiedottaminen, esim. lehdet, nettisivut ja esitteet - sidosryhmäyhteistyö muiden kuntayhteistyötä tekevien tahojen kanssa, liiton koulutustilaisuuksiin osallistuminen Muut kulut: - Koordinaattorin matkakulut ohjelman koulutustilaisuuksiin Huom! Hallinto- ja koordinointikulut eivät saa ylittää 20 % silloin kun raportoidaan hankkeen toteutuneet kokonaiskulut. 20 % ylittävä osuus tulee laskea kunnan omarahoitusosuudeksi. 3
Luottamushenkilöille ei makseta korvausta. 2. KUNTIEN OMARAHOITUSOSUUS Yhteistyöohjelmaan osallistuvien kuntien yhteistyöhankkeiden omarahoitusosuus rahana (in cash) tulee olla vähintään 10 % laskettuna kunkin hakemuksen kokonaisbudjetista (eli haettu osuus + in cash osuus) ilman nk. in kind -osuutta. Omarahoitusosuus 10 % rahallisena (in cash) voi tulla pohjoisen kunnasta tai etelän kunnasta tai molemmista. Sitoutuminen omarahoitusosuuden antamiseen tulee olla kirjattu sitoumuskirjeeseen (Endorsement letter). Kunnan tulee voida osoittaa, että sen budjetista on käytetty omarahoitusosuutta hankkeelle. Esimerkiksi mikäli omarahoitusosuus tulee etelän kunnasta, rahaa ei tarvitse lähettää Suomeen hankkeen kustannuspaikalle vaan rahoitus tulisi olla kunnassa ns. budjettimerkittynä niin, että se käytetään hankkeeseen. Kunnan tulee pystyä osoittamaan raportoinnissa, että se on antanut 10 % omarahoitusosuutta. Sama toimintatapa koskee pohjoisen osapuolta. Kunta voi myös siirtää omarahoitusosuuden suoraan hankkeen kustannuspaikalle. Omarahoitusosuusvaatimus on hankehakemuskohtainen, joten se koskee jokaista hakemusta riippumatta kuntien lukumäärästä. Vaatimuksena rahalliselle (in cash) osuudelle on, että se on todellista, hankkeen kulujen kattamiseen kohdistuvaa omarahoitusosuutta. Näin ollen omarahoitusosuus rahallisena (in cash) voi olla esimerkiksi kunnan itsensä maksama viranhaltijoiden/työntekijöiden hankkeelle tehty asiaintuntijatyö palkka- ja sosiaalikuluineen ja/tai toimisto- ja/tai investointikulujen yms. maksaminen. Rahallinen omarahoitusosuus tulee voida todentaa raportoinnissa. Huom! Luottamushenkilöiden antama työpanos ei voi olla in cash kulu, koska kunta ei maksa näille henkilöille palkkaa. Lisäksi kuntien tulee arvioida hankehakemuksissa sekä -raporteissa etelän ja pohjoisen kuntien antama in kind omarahoitusosuus. In kind omarahoitus voi koostua esimerkiksi tavaralahjoituksista tai vapaaehtoistyöstä. Mikäli kunta ei kirjaa toimisto tai työntekijöiden palkkakuluja in cash osuudeksi ne voidaan kirjata in kind osuudeksi. 3. MUUTA Harjoittelijoiden käyttö Ohjelman yhtenä tavoitteena on kapasiteetin kasvattaminen, minkä perusteella ohjelman rahoitusta voi käyttää esim. korkeakouluharjoittelijoiden palkkaamiseen. Harjoittelijat tulee valita tehtävään vaadittavien pätevyysvaatimusten mukaisesti ja jokaiselle harjoittelijalle tulee nimetä ohjaaja. Harjoittelijoiden käyttö tulee esittää hankkeen vuosisuunnitelmassa. Mikäli harjoittelijoita lähetetään yhteistyökuntaan, tulee toiminnan olla perusteltua vastaanottavan kunnan kannalta. Molemminpuolisuuteen tulisi pyrkiä, eikä toiminta saa muistuttaa järjestelmällistä opiskelijavaihtoohjelmaa. Harjoittelijoita voi olla vuodessa vain 1-2/hanke/vuosi, ja hänelle korvataan hankkeen budjetista max. 1 edestakainen harjoittelumatka siihen liittyvine kuluineen (mm. majoitus, viisumi, rokotukset). Harjoittelijapalkkaa on mahdollista maksaa (samaa suuruusluokkaa kuin työelämävalmennus, työmarkkinatuki tai CIMO-harjoittelu). Harjoittelijapalkka ei ole sama kuin asiaintuntijapalkka. Ennen harjoittelun alkamista, harjoittelusta tulee tehdä työohjelma (ToR). Harjoittelujakson enimmäispituus on 6 kuukautta. Harjoittelijoita voi olla hankkeessa vain yksi kerrallaan. Harjoittelijan kaikki kulut luetaan aktiviteettikuluihin. 4
4. TUEN KÄYTÖN VALVONTA Mikäli paikallismenojen kirjanpito tapahtuu kohdemaassa, tilintarkastajat valitaan avoimella kilpailulla. Kilpailun perusteena on hyväksyttävä tehtävänkuvaus ja pätevyysvaatimukset (TOR + qualification requirements). Huom! Etelän tilintarkastuksien suorittamisessa tulee noudattaa Suomen hankintalakia. 5