Eettinen toimintaohje
Me Tokmannilla haluamme toimia vastuullisesti ja odotamme sitä myös yhteistyökumppaneiltamme.
Sisällysluettelo Toimitusjohtajan terveiset 4 Ihmisten reilu ja kunnioittava kohtelu 6 Liiketoiminnan rehellisyys 8 Ympäristövaikutusten minimointi 12 Vastuullinen hankinta 14 Vastuullinen viestintä ja markkinointi 16 Rikkomuksista ilmoittaminen ja seuraamukset 20 6.6.2018 3
Toimitusjohtajan terveiset Vastuullinen liiketoiminta on Tokmannin menestymisen edellytys. Miten teemme asioita on yhtä tärkeää kuin mitä teemme. Samaa edellytämme myös yhteistyökumppaneiltamme. Lakien ja asetusten sekä hyvän hallintotavan noudattaminen ovat minimivaatimuksemme. Toimintamme perustuu YK:n ihmisoikeuksia koskeviin kansainvälisiin perusasiakirjoihin, ILO:n julistukseen työelämän perusperiaatteista ja -oikeuksista sekä YK:n Global Compact:iin. Tokmannin toimintaa ohjaavat kolme arvoamme, jotka ovat: Ylpeästi halpa, Uskallamme uudistua ja Yhdessä. Arvot viitoittavat suuntaa niissäkin tapauksissa, joissa valintojen tekeminen voisi muuten olla hankalaa. Arvojensa mukaisesti Tokmanni on ylpeästi halpa. Halpuuden kanssa käsi kädessä kulkee vastuullisuus ihmisiä ja ympäristöä kohtaan kaikessa mitä teemme. 4
Tokmannin vastuullista liiketoimintaa linjaa eettinen toimintaohjeistus. Tähän eettiseen toimintaohjeeseen on koottu meitä kaikkia päivittäisessä työssä ja päätöksenteossa ohjaavia pelisääntöjä. Kun noudatamme ohjeita, toimimme avoimesti ja reilusti niin talon sisällä kuin yhteistyökumppaneidemme kanssa. Käytännön ohjeistusta on syvennetty erilaisilla periaatteilla, kuten esimerkiksi lahjonnan vastaisilla ja ihmisoikeusperiaatteilla. Lisäksi meillä on erilaisia ohjeita päivittäisten asioiden hoitamiseen. Jokaisen tokmannilaisen tulee perehtyä eettiseen toimintaohjeistukseen verkkokoulutuksen ja syventävän koulutuksen avulla säännöllisin väliajoin. Olemme Tokmannin johdossa sitoutuneet täysin eettiseen toimintaohjeistukseemme ja odotamme samaa kaikilta tokmannilaisilta sekä yhteistyökumppaneiltamme. Jos huomaamme toiminnassa epäkohtia tai rikkomuksia, velvollisuutemme on puuttua rohkeasti asiaan. Yhteistyöllä voimme kehittää Tokmannista entistäkin vastuullisemman. Mika Rautianen Toimitusjohtaja Tokmanni Oy 5
Ihmisten reilu ja kunnioittava kohtelu 6
7 Tasavertaisuus ja reiluus Kunnioitamme ihmisoikeuksia ja kohtelemme kaikkia ihmisiä tasa-arvoisesti ja syrjimättä riippumatta henkilön rodusta, ihonväristä, kansallisuudesta, kielestä, etnisestä alkuperästä, iästä, vakaumuksesta, uskonnosta, sukupuolesta, seksuaalisesta suuntautumisesta, perhesuhteista, vammaisuudesta, poliittisesta toiminnasta tai ammattiyhdistystoiminnasta. Tasa-arvo ja oikeudenmukaisuus ovat keskeisiä periaatteitamme rekrytoinnissa, palkkauksessa, työsuhteisiin liittyvissä etuisuuksissa, koulutukseen pääsyssä ja työssä etenemisessä. Emme salli häirintää ja kiusaamista työpaikalla missään muodossa. Kaikkien vastuulla on toimia reilusti ja tehdä työilmapiiristä miellyttävä ja innostava. Tokmannilla jokaisella on ilmaisunvapaus ja myös vastuu siitä. Kukin edustaa vapaa-aikanaan työpaikan ulkopuolella mielipiteineen itseään, ei Tokmannia. Etenkin esimiesten tulee kuitenkin ymmärtää, että monet meistä tunnetaan työn kautta, mikä asettaa omat odotukset käytöksellemme myös työn ulkopuolella. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin ihmisoikeusperiaatteista. Työterveys ja -turvallisuus Minimoimme työtapaturmat ja edistämme työterveyttä sekä edellytämme tätä myös yhteistyökumppaneiltamme. Jokaisen työntekijän vastuulla on edistää turvallisuutta päivittäisessä työssään. Panostamme toiminnassamme ennaltaehkäisyyn sekä turvallisuustoimien ja -laitteiden tehokkuuteen. Ohjeiden noudattaminen esimerkiksi suojavarusteiden käytössä edesauttaa henkilöstön, asiakkaiden ja yhteistyökumppaneiden turvallisuutta. Turvallinen ja häiriötön toiminta varmistaa liiketoimintamme onnistumisen.
Liiketoiminnan rehellisyys 8
9 Lainsäädännön noudattaminen Noudatamme toiminnassamme voimassa olevia lakeja ja asetuksia. Soveltuvan lainsäädännön noudattaminen sekä kansainvälisten sitoumusten ja hyvän hallintotavan periaatteiden kunnioittaminen muodostavat pohjan Tokmannin eettiselle toimintaohjeistolle. Lahjonnan torjunta Emme hyväksy toiminnassamme minkäänlaista lahjontaa. Tokmannin työntekijät tai heidän lähipiirinsä eivät saa antaa, vastaanottaa tai muuten hyväksyä sellaisia etuja, lahjoja tai vieraanvaraisuutta, joka voi vaikuttaa epäasiallisesti päätöksentekoon työssä. Voimme antaa tai vastaanottaa sellaisia etuisuuksia, jotka ovat arvoltaan vähäisiä ja kohtuullisia. Yleisenä periaatteena on, että etuisuuksien arvo saa olla enintään 100 euroa, eikä niiden avulla saa pyrkiä vaikuttamaan epäasiallisesti töihin liittyviin päätöksiin. Suhteessa viranomaisiin noudatamme erityistä huolellisuutta ja harkintaa etujen, lahjojen ja vieraanvaraisuuden tarjoamisessa. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin lahjonnan vastaisista periaatteista. Taloudelliset tiedot Kirjanpidossa ja raportoinnissa noudatamme kansallisia lakeja ja yleisesti hyväksyttyjä tilinpäätösstandardeja. Näiden perusteella Tokmanni voi tehdä vastuullisia päätöksiä sekä antaa totuudenmukaiset, täydelliset, ajantasaiset ja täsmälliset tiedot toiminnastaan.
Kirjaamme liiketoimet täydellisesti ja oikein yhtiön kirjanpitoon. Kaikenlaiset virheelliset ja tapahtuman tosiasiallisen luonteen vastaiset kirjaukset ovat kiellettyjä. Toimimme rahanpesua koskevan lainsäädännön vaatimalla tavalla. Luottamukselliset tiedot Suojaamme sekä omia että yhteistyökumppaniemme liikesalaisuuksia ja muita luottamuksellisia tietoja. Tokmannin työntekijät ja yhteistyökumppanit eivät saa luvattomasti paljastaa tai käyttää tällaisia tietoja. Yksityisyyden suoja Kunnioitamme työntekijöidemme yksityisyyden suojaa ja noudatamme tietosuojalakeja. Työntekijöiden, asiakkaiden ja yhteistyökumppanien sekä muiden tahojen antamia henkilötietoja käytetään vain tietosuojalakien määräämällä tavalla. Lue aiheesta tarkemmin Tokmanin tietosuojaperiaatteista. Yhtiön omaisuuden suojaaminen Suojaamme yhtiön taloudellista, aineellista ja immateriaalista omaisuutta, kuten esimerkiksi yhtiön työvälineitä, kiinteistöjä, tekijänoikeuksia ja tavaramerkkejä. Käytämme Tokmannin omaisuutta huolellisesti ja vain yhtiön liiketoiminnallisten tavoitteiden saavuttamiseen. Tokmannin omaisuuden käyttäminen omiin tarkoituksiin tai yhtiön vahingoksi on kiellettyä. 10
Kilpailulainsäädäntö Tuemme reilua ja avointa kilpailua. Noudatamme soveltuvaa kilpailulainsäädäntöä, emmekä hyväksy sen rikkomista. Tokmannin työntekijöiden tulee välttää tilanteita, joihin liittyy vaara kilpailulainsäädännön rikkomisesta. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin kilpailuoikeusperiaatteista. Kansainväliset pakotteet Noudatamme kansainvälisiä pakotteita ja kansainvälisten pakotteiden asettamia rajoituksia tuotteiden viennissä ja tuonnissa. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin pakoteperiaatteista. Eturistiriidat Olemme lojaaleja Tokmannille kaikessa toiminnassamme. Eturistiriita muodostuu, jos työntekijällä tai tämän läheisellä taholla on henkilökohtainen, taloudellinen tai muu intressi, joka voi olla Tokmannin edun vastainen. Ilmoitamme esimiehellemme mahdollisista eturistiriidoista etukäteen ennen asiassa etenemistä. Valitsemme työntekijät ja yhteistyökumppanit osaamisen ja ammattitaidon perusteella. Sukulaisia, ystäviä tai tuttavia sekä heidän edustamiaan yhtiöitä ei palkata tai tehdä sopimuksia sen perusteella, että heillä on henkilökohtaisia suhteita Tokmannin henkilökuntaan. Tällaisessa tilanteessa Tokmannin henkilökuntaan kuuluva henkilö, jolla on intressiristiriita, ei voi olla mukana päättämässä työntekijän tai yhteistyökumppanin valinnasta. 11
Ympäristövaikutusten minimointi 12
Minimoimme toimintamme haitalliset vaikutukset ympäristöön ja edellytämme myös yhteistyökumppaniemme pyrkivän samaan. Käytämme toiminnassamme materiaaleja ja resursseja tehokkaasti ja etsimme aktiivisesti keinoja niiden parempaan hyödyntämiseen koko arvoketjussa. Pyrimme ympäristöystävällisten materiaalien ja palvelujen käyttöön kaikessa toiminnassamme. 13
Vastuullinen hankinta 14
Varmistamme, että kuluttajille tarjoamamme tuotteet ovat turvallisia ja laadukkaita sekä valmistettu vastuullisesti eettisesti hyväksyttävissä tuotanto-olosuhteissa. Vaadimme, että tuotteiden valmistajat noudattavat kaikkea työolosuhteisiin ja ihmisoikeuksiin liittyvää lainsäädäntöä ja kansainvälisiä normeja koskien esimerkiksi lapsityövoimaa ja työaikoja sekä asettavat samat vaatimukset myös omille toimittajilleen. Edellytämme tavarantoimittajiltamme ja palveluntarjoajiltamme sitoutumista Business Social Compliance Initiativen (amfori BSCI) eettisiin periaatteisiin. Toimitusketjun valvonnassa noudatamme huolellisuusperiaatetta ja pyrimme minimoimaan siihen liittyvät yritysvastuuriskit. Seuraamme tavarantoimittajiemme toimintaa omilla ja kolmannen osapuolen tekemillä auditoinneilla. Suhteemme tavarantoimittajiimme perustuu rehellisyydelle, reiluudelle ja molemminpuoliselle luottamukselle. Lue aiheesta tarkemmin amfori BSCI:n Eettisistä periaatteista. 15
Vastuullinen viestintä ja markkinointi 16
Viestintä Viestinnässämme pyrimme mahdollisimman tehokkaaseen yhteydenpitoon sidosryhmiemme kanssa. Toimimme läpinäkyvästi tietojen julkistamisessa ja viestimme johdonmukaisesti ja täsmällisesti. Tokmannin viestintä on aina luotettavaa, ennakoivaa, tasapuolista ja ajantasaista. Tokmannin tiedottamisesta vastaavat toimitusjohtaja, talousjohtaja ja sijoittajasuhdejohtaja. Heillä on oikeus kommentoida kaikkia Tokmannia koskevia asioita. Muu johto osallistuu ulkoiseen viestintään virallisten viestinnän edustajien pyytäessä ja voi tarvittaessa kommentoida oman vastuualueensa asioita. Tämän lisäksi jokainen tokmannilainen edustaa yritystä ja viestii toiminnallaan ja käyttäytymisellään Tokmanni-konsernin yrityskuvaa ja mainetta. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin tiedonantopolitiikasta. Markkinointi Markkinoimme hyvän tavan mukaisesti eri kohderyhmät huomioon ottaen. Annamme totuudenmukaista ja ymmärrettävää tietoa. Ilmoitamme myynti- ja yksikköhintamme selkeällä, yksiselitteisellä ja kuluttajan kannalta helposti ymmärrettävällä ja havaittavalla tavalla. Markkinointimme vahvistaa kuluttajien mahdollisuutta tehdä perusteltuja ostopäätöksiä. 17
18 Sponsorointi ja lahjoitukset Sponsoroinnilla pyrimme edistämään liiketoimintaa ja parantamaan yhtiön tunnettavuutta. Sponsoroinnin tulee olla rehellistä sekä lakien ja hyvän liiketavan mukaista. Tokmannin sponsorointikohteiden tulee tukea yhtiön arvoja ja yrityskuvaa. Tokmanni voi tehdä lahjoituksia yleishyödylliseen tarkoitukseen lahjoitusperiaatteidensa mukaisesti. Emme tue rahallisesti poliittisia puolueita, ryhmiä tai yksittäisiä poliitikkoja, emmekä tee niiltä taide- tai muita hankintoja. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin sponsorointi- ja lahjoitusperiaatteista.
19
Rikkomuksista ilmoittaminen ja seuraamukset 20
21 Kysymykset ja ilmoitukset Mikäli Tokmannin työntekijällä on epäselvyyttä Tokmannin eettisen toimintaohjeiston tulkinnassa tai henkilöstöasioissa, hän voi ottaa yhteyttä Compliance-yksikköön tai henkilöstöosastoon. Tokmannin työntekijöiden on ilmoitettava välittömästi Tokmannin Compliance-yksikköön mahdollisista sisäisiä taloudellisia väärinkäytöksiä koskevista tapauksista tai Tokmannin eettisen toimintaohjeiston vastaisesta toiminnasta. Rikkomuksista tulee ilmoittaa joko sähköpostitse osoitteeseen ilmoituskanava@tokmanni.fi, puhelimitse Compliance-yksikön jäsenelle tai kirjeitse osoitteeseen: Tokmanni Oy / Compliance-yksikkö Isolammintie 1, 04600 Mäntsälä Tokmannin Compliance-yksikkö: Chief Compliance Officer (CCO) Lahjonnan torjunta Compliance Officer (CO) Yritysvastuu Kilpailuoikeus Kansainväliset pakotteet Compliance Officer (CO) Taloudelliset väärinkäytökset Compliance Officer (CO) Tietosuoja
22 Kaikki ilmoitukset rikkomuksista käsitellään luottamuksellisesti siten kuin tietosuojalainsäädännössä edellytetään. Tokmanni ryhtyy ilmoitusten perusteella tarvittaviin toimiin. Lue aiheesta tarkemmin Tokmannin taloudellisten väärinkäytösten selvittämisohjeesta. Seuraamukset Tokmannin eettisten periaatteiden rikkomisesta aiheutuu asianmukainen seuraamus ja myös työntekijän työsuhteen päättäminen on mahdollista. Mikäli rikkomukseen liittyy laitonta toimintaa, tapauksesta voidaan ilmoittaa asianomaisille viranomaisille sekä ryhtyä muihin oikeudellisiin toimiin.
Kyse ei ole vain siitä, mitä me teemme, vaan myös siitä, miten me teemme. 23
24