Kouvolan kaupunki Tietosuojaseloste 1 (8) Hyvinvointipalvelut/Ikääntyneiden Henkilötietolaki (523/199) 10 ja 24 palvelut/omaishoidon tuki 27.2.2015 1. Rekisterinpitäjä Ikäihmisten lautakunta PL 85 45101 Kouvola 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö Yhteyshenkilö (KouvolaEffica) Kotihoitoa tukevat palvelut/ Anu Parikka Tietosuojavastaava Marita Meriluoto puh. 020 615 7380 3. Rekisterin nimi Omaishoidon tuen asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus Rekisterin käyttötarkoitus Omaishoidon tuesta annetun lain tarkoituksena on edistää hoidettavan edun mukaisen omaishoidon toteuttamista turvaamalla riittävät sosiaali- ja terveydenhuollon palvelut sekä hoidon jatkuvuus ja omaishoitajan työn tukeminen. (Laki omaishoidon tuesta 1 ) Omaishoidon tuki on kokonaisuus, joka muodostuu hoidettavalle annettavista tarvittavista palveluista sekä omaishoitajalle annettavasta hoitopalkkiosta, vapaasta ja omaishoitoa tukevista palveluista. (Laki omaishoidon tuesta 2 ) Rekisterin käyttötarkoituksena on edellä mainittujen tehtävien suorittaminen. Rekisteriä käytetään palveluiden suunnitteluun sekä tutkimus- ja tilastotarkoituksiin. Perusteet: Laki omaishoidon tuesta (937/2005) Sosiaalihuoltolaki (710/1982) 5. Rekisterin tietosisältö - Sähköisesti tallennetut tiedot (KouvolaEffica) - K-asema/kotihoitoaTukevatPalvelut/omaishoito sekä manuaalinen aineisto - Asiakkaan yksilöinti- ja yhteystiedot - Omaishoidon suunnittelua, toteutusta ja seurantaa koskevat tiedot - Hoitopalkkiot - Paperimuodossa olevat asiakirjat Perusteet: Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja
2 (8) oikeuksista 3-4 luku (812/2000) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Asiakasrekisterin asiakashallintoon liittyvät asiat kerätään henkilöltä itseltään tai omaisilta sekä tiedot päivittyvät väestörekisteritiedoista viikoittain esim. kotikunta- ja osoitetiedot. Tiedot kuolemasta saadaan myös väestörekisteristä. Asiakkaan suostumuksella muut sosiaali- ja terveydenhuollon rekisterinpitäjät 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Asiakas/potilastiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnalla on vaitiolovelvollisuus. Siltä osin kuin terveydenhuollon ammattihenkilö toteuttaa terveyden- tai sairaanhoitoon liittyvää tutkimusta tai hoitoa sosiaalihuollon yksikössä, ovat terveydenhuollon ammattihenkilön potilaan tutkimus- ja hoitotarkoituksessa laatimat potilasasiakirjat potilasasiakirjoja. Potilastietoja voidaan luovuttaa: - Asiakkaan/potilaan suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, informoitu ja yksilöity. Suositeltavaa on pyytää suostumus kirjallisena. Milloin asiakkaalla/potilaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asiakas/potilas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen. - Potilaan tutkimuksen ja hoidon järjestämiseksi välttämättömiä tietoja voidaan luovuttaa toiselle suomalaiselle tai ulkomaalaiselle terveydenhuollon toimintayksikölle tai ammattihenkilölle, jos potilaalla ei ole mielenterveyshäiriön, kehitysvammaisuuden tai muun vastaavan syyn vuoksi edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksen merkitystä eikä hänellä ole laillista edustajaa tai jos suostumusta ei voida saada potilaan tajuttomuuden tai siihen rinnastettavan syyn vuoksi (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ). - Tajuttomuuden tai muun siihen rinnastettavan syyn vuoksi hoidettavana olevan potilaan lähiomaisella tai muulle hänen läheiselleen saadaan antaa tieto potilaan hoidossa olosta ja hänen terveydentilastaan, jollei ole syytä olettaa, että potilas kieltäisi näin menettelemästä (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ). - Kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- ja
3 (8) sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan luovuttaa perustellusta kirjallisesta hakemuksesta sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa tai oikeuksiensa selvittämisessä tai toteuttamista varten siltä osin kun tiedot ovat välttämättömiä etujen tai oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 ). - Lastensuojelulain 25 perusteella sosiaali- ja terveydenhuollon ammattihenkilöt ovat velvollisia viipymättä ilmoittamaan salassapitosäännösten estämättä kunnan sosiaalihuollosta vastaavalle toimielimelle, jos he tehtävässään ovat saaneet tietää lapsesta, jonka hoidon ja huolenpidon tarve, kehitystä vaarantava olosuhteet tai oma käyttäytyminen edellyttää lastensuojelutarpeen selvittämistä. - Sosiaalihuollon viranomaisilla on oikeus saada sosiaalihuollon asiakaslain 20 :n mukaan pyynnöstä ja maksutta terveyden- ja sairaanhoitotoimintaa harjoittavalta yhteisöltä tai toimintayksiköltä sekä terveydenhuollon ammattihenkilöltä niiden hallussa olevat, sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka kyseiselle viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja sosiaalihuoltoon liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi, sekä sosiaaliviranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten. - Alaikäinen voi painavasta syystä kieltää antamasta itseään koskevia tietoja huoltajalleen tai muulle lailliselle edustajalleen ottaen huomioon hänen ikänsä ja kehitystasonsa sekä asian laatu, jollei se ole selvästi alaikäisen edun vastaista (laki potilaan asemasta ja oikeuksista 9, sosiaalihuollon asiakaslaki 11 ). - Jos alaikäinen tai hänen laillinen edustajansa ovat asianosaisena sosiaalihuoltoa koskevassa asiassa, laillisella edustajalla on kuitenkin oikeus tiedonsaantiin siten kuin viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :ssä säädetään (sosiaalihuollon asiakaslaki 11 ). - Rekisterinpitäjänä toimiva viranomainen tai sosiaali- ja terveysministeriö voi myöntää luvan asiakastietojen saamiseen tieteellistä tutkimusta varten (laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 28 ). - Tarvittavia asiakas/potilastietoja voidaan luovuttaa myös muun erityislainsäännöksen nojalla. - Asiakas/potilasrekisteristä luovutetaan henkilön tietoja
4 (8) terveyden- ja hyvinvoinninlaitokselle (THL) valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelutilastointitarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 556/89 3, laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta 409/2001 2 ). - Tunnistetietona annetaan palvelua saaneen henkilön henkilötunnus silloin, kun se on tilastojen laatimisen kannalta välttämätöntä (laki sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskuksen tilastotoimesta 409/2001 2 ). Lisäksi terveydenhuolto luovuttaa tietoja Lääkelaitokselle lääkkeiden sivuvaikutusrekisteriin. 8. Tietojen siirto ulkomaille Eu:n alueelle EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Henkilötietodirektiivin eräänä tarkoituksena ja tavoitteena on henkilötietojen vapaa liikkuvuus EU:n sisällä. Luovutus samoin perustein kuin Suomessa. Henkilötietolain 22 :ssä ilmaistun pääsäännön mukaan henkilötietoja voidaan siirtää Euroopan unionin jäsenvaltioiden alueen tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan, jos kyseissä maassa taataan riittävä tietosuojan taso. Siirto on mahdollinen myös rekisteröidyn antaessa yksiselitteisen suostumuksensa siirtoon. Asiakas/potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Asiakastietoja voivat käyttää ainoastaan hoidon, tutkimuksen, hoivan ja palvelun toteutukseen osallistuvat. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista. Käyttöoikeudet pyritään antamaan viranhaltijoille ja työntekijöille asiakas/potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin kunkin työtehtävät sitä edellyttävät (säännöt ja ohjeet koskevat myös kohdassa 5 mainittuja aiemmin käytössä olleita potilastietojärjestelmiä). Tietojen suojaaminen ja säilyttämistapa a) Automaattisen tietojenkäsittelyn avulla käsiteltävät asiakas/potilastiedot - Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. - Asiakas/potilastietojen käyttöä valvotaan. - Seuraamukset väärinkäytöksistä on määritelty. - Asiakas/potilasrekisteri on suojattu ulkopuoliselta käytöltä.
5 (8) b) Muut kuin tietojärjestelmillä (manuaalisesti) käsiteltävät asiakastiedot - säilytetään valvonnan alaisena asiakas- /potilaskansiossa Asiakirjat säilytetään niille varatuissa tiloissa arkistolainsäädännön ja viranomaismääräysten mukaisesti. Sähköinen Potilastiedon arkisto on otettu käyttöön Kouvolassa syksyllä 2014. Sosiaalipuolella Kantaarkistoon siirtyy tällä hetkellä kotihoidon kirjauksista välija loppuarviot, mitkä kirjataan julkisen rekisterin Kantaarkistoon nousevalle lomakkeelle. Muutoin ei sosiaalipuolen kirjaukset eikä lomakkeet nouse Kantaarkistoon. Potilasasiakirjojen laatimisessa sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisessä noudatetaan STM:n antamaa asetusta (298/2009). 10. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastusoikeuden sisältö - Asiakkaalla/potilaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat asiakas/potilasrekisteritiedot (HetiL 26 ). - Oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat asiakas- /potilastiedot ja pyynnöstä saada niistä kopiot kirjallisena. - Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. - Tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuoden aikana toteutettuna. - Tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksessa. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa asiakkaan/potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. - Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle/potilaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla/potilaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on käyttää myös vireillepanolomaketta. - Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan/potilaan
6 (8) tarkastusoikeuden toteuttamisesta. Toteuttaminen ja organisointi - Tarkastuspyyntö tehdään henkilökohtaisen käynnin yhteydessä, omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. - Pääsääntöisesti tarkastusoikeus toteutetaan siinä yksikössä, jossa tiedot ovat syntyneet. - Asiakkaan/potilaan henkilöllisyys tarkistetaan ennen tietojen antamista. - Tiedot antaa asiasta päättäneen määräämä henkilö. 11. Oikeus vaatia tiedon korjaamista - Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä omaaloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, - tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (henkilötietolaki 29 ). - Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle/potilaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla/potilaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 315, 00181 Helsinki. Asia voidaan saattaa vireille kirjeitse. Mahdollista on myös käyttää vireillepanolomaketta. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedon korjaamisesta. Toteuttaminen ja organisointi - Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan/potilaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. - Jos asiakkaan/potilaan vaatima korjaus päätetään tehdä, korjauksen tekee ensisijaisesti merkinnän tehnyt henkilö. Mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon siten, että sekä virheellinen että korjattu merkintä on myöhemmin luettavissa. - Vastaavasti tehdään poistettaessa tarpeeton tieto.
7 (8) Asiakastietoja voidaan myös korjata täydentämällä niitä asiakkaan/potilaan näkemyksellä asiasta. Korjauksen tekijän nimi, virka-asema, korjauksentekopäivä ja korjauksen peruste merkitään asiakirjoihin. 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Lokitietojen tarkastuspyyntö - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä 18 :n mukaan asiakkaalla on oikeus saada tietää, kuka on käyttänyt häntä koskevia rekisteritietoja ja mikä on ollut käytön peruste. Asiakas ei saa käyttää tai luovuttaa saamiaan lokitietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Lokitiedot ajetaan pääsääntöisesti enintään 2 vuoden ajalta, ellei erityistä syytä muuhun. Asianosaisen oikeus tiedonsaantiin - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 11 : Hakijalla, valittajalla tai muulla jonka oikeutta, etua tai velvollisuutta asia koskee (asianosainen), on oikeus saada asiaa käsittelevältä tai käsitelleeltä viranomaiselta tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn. - Jos pyyntö evätään erittäin tärkeän yleisen tai yksityisen edun vuoksi tai lapsen edun vuoksi, voi toimivaltaisen viranomaisen päätöksestä hakea muutosta hallintolainkäyttölain mukaisesti valittamalla toimivaltaiseen hallinto-oikeuteen 30 päivän kuluessa päätöksen tiedonsaannista lukuun ottamatta tiedoksisaantipäivää. Vainajan tietojen luovuttaminen - Potilaslain 13 3 momentin 5 kohdan mukaan kuolleen henkilön elinaikana annettua terveyden- tai sairaanhoitoa koskevia tietoja voidaan luovuttaa sille, joka tarvitsee tietoja tärkeiden etujensa ja oikeuksiensa selvittämistä. varten siltä osin kuin tiedot ovat välttämättömiä etujen ja oikeuksien selvittämiseksi tai toteuttamiseksi. - luovutuksen saaja ei saa käyttää tai luovuttaa tietoja edelleen muuhun tarkoitukseen. Tämän salassapitovelvollisuuden rikkominen on rangaistava rikoslain asianomaisten säännösten mukaisesti.
8 (8) 13. Keskeinen lainsäädäntö - Suomen perustuslain yksityisyyden suojaa koskeva säännös (731/1999) - Henkilötietolaki 10 ja 24 (523/1999) - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) - Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000) - Sosiaalihuoltolaki (710/1982) - Laki omaishoidon tuesta ((937/2005) - Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (785/1992) - Terveydenhuoltolaki 9 (1326/2010) - Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989) - Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) - Laki sähköisestä lääkemääräyksestä (61/2007) - Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) - Laki yksityisestä terveydenhuollosta (152/1990) - Kansanterveyslaki (66/1972) - Mielenterveyslaki (1116/1990) - Arkistolaki (831/1994) - Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista (298/2009)