PALKANLASKENTA Palkansaajaa ja työantajaa sitovat lukuisat lait, sopimukset ja työehdot. Näistä ehdoista on ensimmäiseksi sovittava työntekijän kanssa. Muista, että työlainsäädäntö koskee kaikkia yrityksiä ja yhdistyksiä koosta riippumatta. PALKANLASKEMINEN Palkanlaskentakausi = työnantajalle varattu aika palkanlaskemista varten. Työsuhteen päättyessä päättyy palkanlaskentakausi ja palkan kaikkine lisineen on, oltava työntekijän käytettävissä viimeisenä päivänä ellei muuta ole sovittu (esim. viikko työsuhteen päättymisestä). Arkipyhistä ja niiden hyvittämisestä on erilaisia määräyksiä alojen työehtosopimuksissa. Ne on selvitettävä palkanmaksuun. Yleensä itsenäisyyspäivä on tunti- ja päiväpalkallisella palkallinen vapaa vain jos työntekijällä on ollut kuusi työpäivää ennen itsenäisyyspäivää. Työehtosopimuksissa tai työsopimuksella on voitu sopia paremmasta ehdosta. Muista huomioida nämä ennen palkanlaskentaa. PALKKA Sopimuksen mukainen kuukausipalkka on lähtökohtana. Kuukausipalkasta saadaan päiväpalkka seuraavasti: (ellei ole muuta sovittu tai työehtosopimuksessa ole erilaista jakaa määritetty) Jos työsuhde on kestänyt alle kuukauden ja enintään 12 päivää, palkka saadaan jakamalla kuukausipalkka 21 ja kertomalla työssäolopäivien määrällä. Jos työssäolopäiviä on yli 12, jakajana käytetään todellisia työpäiviä. Kyseissä kuussa ja kuukausipalkasta vähennetään poissaolopäivien päiväpalkkaa vastaava määrä. Esimerkki: Työntekijä on 9 päivää töissä ensimmäisenä kuukautena. Kuukausipalkka on 1800 euroa. 1800 euroa/ 21 x 9 pv = 771,43 euroa. Kuukausipalkkaa saadaan tuntipalkka jakamalla kuukausipalkka säännöllisen työajan tunneilla tai käyttämällä työehtosopimuksen määräämää jakajaa yleisimmät jakajat ovat 158 ja 160. VUOSILOMAPALKKA JA LOMAKORVAUKSET Lomanmääräytymisvuosi on 1.4. 31.3. Kesälomakausi 2.5. 30.9. Talvilomakausi 1.10. 30.4. Kuukausipalkkalainen ja viikkopalkkalainen työntekijä saa palkan myös vuosiloman ajalta (palkallinen loma). Jos lomaa ei voida pitää esim. työsuhteen päättymisen vuoksi, saa työntekijä lomakorvauksen rahassa niiltä päiviltä, joilta ei korvausta ole saatu tai joita ei lomana pidetty. Jos työntekijä on ollut työsuhteen alusta sen loppuun yhteensä 14 päivää (tai 35 tuntia) kuukaudessa eikä ole saanut tältä ajalta lomaa tai lomakorvausta, maksetaan hänelle työsuhteen päättyessä kultakin kuukaudelta lomakorvausta 2 päivältä. Työntekijään sovelletaan joko 14 päivän sääntöä tai 35 tunnin sääntöä, molempia ei voida soveltaa yhtä aikaa. Poikkeuksena tästä ovat ne kalenterikuukaudet jolloin työsuhde alkoi tai päättyi, jos siltä ei ole saatu vuosilomaa tai korvausta, tällöin lasketaan kyseiset kuukaudet lomakorvausta määrättäessä yhteen.
Jos työntekijä on ollut työssä niin harvoina päivinä kuukaudessa, ettei hänellä ole oikeutta lomaan, hän saa työsuhteen päättyessä lomakorvauksena 9 % tai 11,5 % siitä palkasta, josta ei vielä ole maksettu lomakorvausta. Työehtosopimuksissa korvaus voi olla korkeampi. Jos työsuhde on keskeytyksettä kestänyt vähintään vuoden lomakautta edeltävän lomanmääräytymisvuoden loppuun mennessä, lomakorvaus on 2,5 päivää kalenterikuukaudelta. Esimerkki lomapäivien laskennasta v. 2007-2008: Työsuhde kestänyt alle vuoden 31.3.2007 mennessä = 2 pv/kk > Kesäloma 2007 ei talvilomaa 2008 Työsuhde kestänyt yli vuoden 31.3.2007 mennessä = 2,5 pv/kk > Kesäloma 2007 ja talviloma 2008 Lomakorvaus pitämättömästä lomapäivästä saadaan jakamalla kuukausipalkka 25:llä (työsopimuksessa tai työehtosopimuksessa voi olla tästä poikkeava jakaja.) Lomapalkka lasketaan rahapalkasta, luontaisedut jätetään huomioimatta Esimerkki Kuukausipalkkalaisen lomalaskenta Kuukausipalkka / 25 x lomapäivien lukumäärä. Henkilön kk-rahapalkka on 1800,00 euroa Hän lähtee lomalle 1.7. ja hänellä on 24 lomapäivää Lomalle lähtiessä maksettava lomapalkka: 1800,00 euroa /25 x 24 lomapäivää = 1728,00 euroa Heinäkuun palkkojen laskennassa henkilölle maksetaan vielä kk-palkan ja lomapalkan erotus (1800,00 euroa -1728,00 euroa = 72,00 euroa ) Kuukausipalkkaan lasketaan mukaan henkilökohtaiset ja vakiomääräiset lisät, kuten kielilisä. Jos kuukausi palkan lisäksi maksetaan säännöllisesti bonusta tai provisiota, myös ne huomioidaan kuukausipalkkaan, kuitenkin siten, että: Peruspalkkaa vastaava osa lomakorvauksesta lasketaan yllä olevalla kaavalla Provisiota vastaava osa lomakorvauksesta lasketaan tuntipalkkalaisten säännöllä. Tuntipalkkalaisen lomapalkkalaskenta Tuntipalkkalaiset työntekijän lomakorvaus laskentaan lomakautta edeltävän lomanmääräytymisvuoden (1.4. 31.3.) työssäoloajan palkan mukaan määräytyvästä keskimääräisestä päiväpalkasta. Työssäoloajan palkkaa tuntipalkkalaisella on: Peruspalkka Sunnuntaityökorvaus Ylitöiden perusosa Lisätöistä maksettu palkka TES:n mukaiset säännölliset tuntikohtaiset lisät Työssäoloajan palkkaa tuntipalkkalaisella ei ole: lomapalkka ja lomaraha sairausajanpalkka vuosilomakorvaus joulurahat
Lomapalkan laskentatapa määräytyy sen mukaan, mitä palkkaustapaa työntekijään sovellettiin lomanmääräytymisvuoden päättyessä. Jos työntekijä on ennen loman alkua kuukausipalkkalainen, työnantaja ja työntekijä saavat sopia, että lomapalkka lasketaan kunkin loman ajalta hänelle muutoin maksettavan kuukausipalkan mukaan. Sopimus on tehtävä kirjallisesti. Jos työntekijä on osan loman määräytymisvuodesta ansainnut 14 päivän tai 35 tunnin säännön mukaan (6 ) osan vuotta kuulunut vapaan ansainnan piiriin (8 ), loman ja vapaa ajalta määräytyvä palkka ja lomakorvaus lasketaan kultakin jaksolta erikseen. Vuosilomapalkka on maksettava ennen loman alkamista. Enintään kuuden päivän pituiselta lomajaksolta lomapalkka saadaan maksaa työsuhteessa tavanmukaisesti noudatettavana palkanmaksupäivänä. Lomarahan suuruus on yleensä 50 % lakisääteisen tai työehtosopimuksen mukaisen vuosiloman palkasta ellei työsopimuksessa ole muusta sovittu. Lomarahan maksamisesta työsuhteen päättyessä löytyvät määräykset työehtosopimuksista. Lomarahasta ei ole mainintaa vuosilomalaissa, joten se määräytyy työehtosopimuksen tai muun sopimuksen mukaisesti. Lomaraha ja lomaltapaluuraha voidaan maksaa työntekijälle joko lomalle lähtiessä tai lomalta palattaessa. Aikaisemmin lomaltapaluurahan maksamisedellytyksenä oli työ- ja virkaehtosopimuksissa, että palkansaaja palaa takaisin loman jälkeen saman työantajan palvelukseen. Tämä edellytys on poistunut monista sopimuksista ja samalla nimitys lomaltapaluuraha on muutettu lomarahaksi. VEROTUS Päätoimen verokortti on annettava työnantajalle. Verokortti tulee palkkakortin liitteeksi eikä työnantajan tarvitse palauttaa verokorttia, ellei työsuhde katkea kesken vuoden. Sivutoimen verokortista riittää, että työnantajalle annetaan oikeaksi todistettu jäljennös, joka liitetään palkkakirjanpitoon. SAIRAUSLOMA Kun työsuhde on kestänyt kuukauden, on työntekijällä oikeus sairasajan palkkaan. Jos työsuhde on kestänyt alle kuukauden, on oikeus 50 % sairasajan palkasta. Palkallista on enintään sairastumispäivä ja sen jälkeiset yhdeksän arkipäivää. Velvollisuutta sairasajan palkan maksamiseen ei ole, mikäli työntekijä on itse aiheuttanut työkyvyttömyytensä tahallaan tai törkeällä tuottamuksella. ( esim. alkoholin väärinkäyttö, tappelu)työehtosopimusten mukaan työnantajan palkanmaksuvelvollisuus on yleisesti laajempi. Palkanmaksuvelvollisuus on porrastettu työsuhteen kestoaikaan, yleensä se on 21-40 päivää riippuen siitä, mitä työehtosopimusta työsuhteeseen sovelletaan. ( eräät työehtosopimukset edellyttävät, että työnantaja maksaa sairasajalta täyttä palkkaa ja hakee työntekijän puolesta sairauspäivät itselleen.) Korvataan säännöllisen työajan ansio eli palkka, jonka työntekijä olisi saanut työskenneltyään työsopimuksensa mukaisen säännöllisen työajan. LOMAUTUS Jos työntekijä on lomautettu, ei lomautusajalta makseta palkkaa.
LUONTAISEDUT Palkka on voitu sopia osaksi rahana ja osaksi luontaisetuna. Luontoisedulla tarkoitetaan työnantajalta tai joissakin tapauksissa yleensä työsuhteen perusteella muuna kuin rahana saatua korvausta tehdystä työstä. Lähinnä etu korvaa työntekijän elantomenoja. Lisäksi luontoiseduille on tyypillistä, että ne ovat jatkuvia ja säännöllisiä. Tyhjentävää luetteloa veronalaisista etuuksista ei ole, etu voi olla lähes mitä tahansa, kuitenkin rahassa mitattavaa. Yleisemmin luontaisetuina ovat puhelinedut ja lounassetelit tai ravintoetu. KULUKORVAUKSET Työnantaja voi hyvittää palkansaajalle työn tekemisestä aiheutuneita kustannuksia. Työnantaja voi joko korvata kustannukset erikseen palkan lisäksi tai käyttää osan sovitusta palkasta kustannusten peittämiseen. Viimeksi mainitussa tilanteessa kulujen määrä vähennetään palkasta ennen ennakonpidätyksen laskemista. Palkansaajalle erillinen verovapaa korvaus on luonnollisesti edullisempi vaihtoehto. Ennakkoperinnässä ei palkansaajalle työn suorittamisesta aiheutuneiden kustannusten korvauksena maksettua hyvitystä pidetä palkkana, mikäli hyvitys ei ylitä näiden kustannusten arvioitua määrää. Kustannusten on oltava todellisia ja ne vahvistavat verohallitus. (päivärahat ja kilometrikorvaukset Silloin kun työstä aiheutuneet kulut korvataan, tulee palkansaajan esittää työnantajalle kuitti menoista. Jos kustannuksia korvataan verohallituksen päätöksen perusteella, on palkansaajan esitettävä työnantajalle matkalasku. Sikäli kun kustannusten korvaus koskee välittömästi työstä aiheutuneita kustannuksia, korvauksesta ei pidetä ennakkoa eikä siitä mene sotumaksua. Tositteen tulee olla ulkopuolisen antama ja se liitetään työnantajan kirjanpitoon. Matkalaskusta tulee käydä ilmi ainakin seuraavat: (EPA 17 ) Matkan alkamis- ja päättymisajankohdat (päivämäärät ja kellonajat) Matkan tarkoitus Kulkuneuvo Matkareitti ja päämäärä Matkasta aiheutuneet kustannukset eriteltyinä Ulkomaille tehtyjen matkojen osalta tiedot maasta ja alueesta, jossa matkavuorokausi on ulkomailla päättynyt PALKAN SIVUKULUT Eläke - ja sosiaalivakuutusmaksut vuonna 2009 Sosiaaliturvamaksut 2009 Työnantajan sosiaaliturvamaksu on vuonna 2009 seuraava: I luokassa 2,801 % II luokassa 5,001 % III luokassa 5,901 % Sosiaaliturvamaksuluokan määräytymiseen vaikuttava poistoraja on 50.500 euroa. Työnantaja kuuluu vuonna 2009 I-luokkaan, jos sen vuoden 2007 toimitettua verosta varten antamassa veroilmoituksessa kuluvan käyttöomaisuuden poistojen määrä on ollut enintään tämä verran. Jos em. poistot ovat olleet suuremmat kuin 50.500 euroa ja samalla 10-30 % vuonna 2007 maksettujen palkkojen määrästä työnantaja kuuluu II luokaan ja III-luokkaan, jos poistojen määrä ylittää poistorajan ja on samalla yli 30 % palkoista.
Vuonna 2009 keskimääräinen työntekijäin eläkelain (TyEL) mukainen maksu on 22 % palkoista. TyEL - maksuun tehdään kuitenkin 1,0 prosentti yksikön alennus, jolla puretaan aiempien vuosien työkyvyttömyyseläkemakuista muodostunutta ylijäämää. Sosiaalivakuutukset Työnantaja Työntekijä Yhteensä TyeL (keskimääräinen maksu) TyEL (työntekijä alle 53-vuotias) TyEL (työntekijä yli 53-vuotias) 16,8 % 16,1 % 15,0 % 4,1 % 4,3 % 5,4 % 20,9 % 20,4 % 20,4 % Työttömyysvakuutus 1.788.000 euroon asti ylittävältä osalta Osaomistajan osalta 0,65 % 2,70 % 0,65 % 0,20 % 0,20 % 0,07 % 0,85 % 2,70 % 0,72 % Tapaturmavakuutus keskimäärin 1,0 % 0 1.0 % Ryhmähenkivakuutus 0,073 % 0 0,073 % VUODENVAIHTEEN ILMOITUKSET Verottajalle on toimitettava vuoden vaihteessa vuosi-ilmoitus maksetuista palkoista, palkkiosta, päivärahoista ja kilometrikorvauksista. TyEL vuosi-ilmoitus Kalenterivuoden jälkeen vakuutusyhtiölle lähetetään vuosi-ilmoitukset. Vakuutusyhtiö laskee todellisen vakuutusmaksun päättyneelle vuodelle lähetettyjen palkkojen perusteella ja palauttaa tai perii erotuksen. Vuoden aikana on hyvä tarkistaa ennakkopalkkasumma ja vuodelle budjetoitujen palkkojen suhdetta. Mikäli henkilökuntaa supistetaan, ilmoitetaan vakuutusyhtiölle asiasta, jolloin myös loppuvuoden maksettavat ennakkomaksut pienenevät. Mikäli henkilökunnan määrä kasvaa, on sekin hyvä ilmoitta vakuutusyhtiöllä, jotta ennakkomaksut vastaisivat mahdollisimman hyvin lopullisia palkkoja Tapaturmavakuutusilmoitus ENNAKONPIDÄTYKSEN JA SOSIAALITURVAMAKSUJEN SUORITTAMINEN Satunnainen työnantaja Satunnainen palkanmaksaja on sellainen työnantaja, jolla on verovuoden aikana palveluksessaan vain yksi palkansaaja tai jos palkansaajia on enintään viisi, heidän työsuhteensa ei kestä koko kalenterivuotta. Satunnainen palkanmaksaja maksaa ennakonpidätyksen ja sotumaksut oma-aloitteisten verojen tilisiirtolomakkeella, joita saa esim. posteista ja verotoimistoista. Säännöllinen työnantaja Säännöllisesti palkkaa maksavan työnantajan on ilmoittauduttava kotikuntansa veroviraston työnantajarekisteriin. Säännöllisesti palkkaa maksava työnantaja saa verohallinnolta valmiiksi esitäytetyt valvontailmoituskaavakkeet, joilla ilmoitetaan verovirastolle kuukausittain palkkatiedot. (palkkojen määrä, ennakonpidätyksen määrä, sotu-maksun määrä). Valvontailmoituksen voi lähettää postitse tai täyttämällä internetin kautta sähköisen lomakkeen. Lisätietoja sähköisestä ilmoittamisesta saa sivuilta: www.vero.fi.
PALKKAKIRJANPITO Jokainen, joka harjoittaa liike- ja ammattitoimintaa, on tästä toiminnastaan kirjanpitovelvollinen. Se joka ei ole kirjanpitovelvollinen, on muistiinpanovelvollinen. Seuraavat palkkakirjanpidon tulosteet on määritelty laissa: Palkkakortti EPA 24 Palkkalista EPA 25 Palkkasuoritusten yhdistelmä 25 Työaikakirjanpito Työnantajan on pidettävä työaikakirjanpitoa työntekijöittäin kaikista tehdyistä tunneista ja niistä suoritetuista korvauksista. Työaikakirjanpitoa voidaan pitää palkkakirjapidon yhteydessä tai siitä erillisenä. AINEISTON SÄILYTTÄMINEN Palkkakirjanpitoaineisto säilytetään samoin perustein kuin tilikirjat ja tositteet (Kirjanpitolaki). Tilikirjat säilytetään 10 vuotta sen tilikauden päättymisestä lukien ja tositteet 6 vuotta sen vuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Palkkalistaa, palkkakortteja ja palkkasuoritusten yhdistelmää koskee 6 vuoden säilytysaika. Palkkakirjanpitoa on hyvä säilyttää 10 vuotta. Peruspalkka vanhenee 5 vuodessa, työntekijällä on 10 vuotta oikeus saada työtodistus työsuhteestaan. Luettelot ja muistiinpanot voidaan laatia ja tallentaa koneellisilla tietovälineillä verohallituksen määräämällä tavalla ottaen soveltuvin osin huomioon, mitä kirjanpitolain nojalla on määrätty. Luettelot ja muistiinpanot ovat verohallituksen ja lääninveroviraston vaatimuksesta saatettava välittömästi työnantajan kustannuksella selväkieliseen muotoon. EPA 27. Helena Kinnunen Sovellusasiantuntija Netvisor oy