Linnea2-konsortion ohjausryhmän kokous Aika: 6.6.2008 klo 9.13-11.12 Paikka: Kansalliskirjasto, Fabianian auditorio, Yliopistonkatu 1 Läsnä: Ari Muhonen, TKK:n kirjasto, puheenjohtaja Kristiina Hormia-Poutanen, Kansalliskirjasto - saapui kohdassa 6 Helena Hämynen, Joensuun yliopiston kirjasto (videoyhteys) Vuokko Palonen, Tritonia (videoyhteys) Kaisa Sinikara, Helsingin yliopisto Pentti Vattulainen, Varastokirjasto (videoyhteys) Kuno Öhrman, Hanken Esittelijä: Sihteeri: Annu Jauhiainen, Kansalliskirjasto Päivi Järvinen, Kansalliskirjasto 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2. Kokouksen laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Todettiin kokous laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Tiedotusasioita Triangelipäivät pidetään Turussa 29.- 31.10.2008. Ensimmäisenä päivänä käsitellään Nelli-asioita, toisena päivänä vuorossa ovat kaikille kirjastosektoreille yhteiset asiat ja kolmantena päivänä keskitytään Voyager- ja Aleph-asioihin. Ohjelman tarkempi sisältö valmistuu alkusyksyn aikana. 4. Kaukopalveluohjelmiston kilpailutus Kaukopalveluohjelmiston hankinta on edennyt saatujen tarjousten vertailuun. Määräaikaan mennessä tuli kaksi tarjousta: OCLC:n VDX ja Relais Internationalin Relais Enterprise. Ohjelmiston hankintaa varten nimetty työryhmä on yhdessä Linnea2-kaukopalvelutyöryhmän kanssa testannut sovelluksia. Työryhmä tekee ehdotuksen valittavasta sovelluksesta syyskuun alkuun mennessä. Esitys: Annu Jauhiainen kertoo kilpailutuksen tilanteesta ja jatkoaikataulusta. Sovellusten testauksen lisäksi myös teknistä ympäristöä on selvitelty alustavasti CSC:n kanssa. Elokuun puolivälissä järjestelmätoimittajat tulevat vielä keskustelemaan Suomeen. Vielä ei voi sanoa suositusta kummankaan ohjelman suuntaan. Keskusteltiin ohjelmien alustavista hintatiedoista. Molemmat ohjelmat ovat edullisempia kuin ennakkoon oli ajateltu. Ohjelmista toinen on hankintavaiheessa kalliimpi, mutta käyttökustannuksiltaan edullisempi. Hintoja on selvitelty eri
hankkijamäärien mukaan. Lisäalennukset ovat mahdollisia, jos kaikki kirjastot lähtevät mukaan ohjelmiston hankintaan. Tarjouspyynnössä oli optiona laajentaa ohjelmiston hankintaa myös muille kirjastosektoreille. Eri malleja hinnoitteluun on ollut esillä; myös vähän lainaaville kirjastoille on mietitty vaihtoehtoja. Lisäksi työryhmä on tarkastellut hankittavan kaukopalveluohjelman yhteensopivuutta muiden maiden yhteistyökirjastoissa käytettyjen ohjelmien kanssa. 5. Korkeakoulujen yhteisen kirjastojärjestelmäkonsortion valmistelun jatko Linnea2-yleiskokous päätti yleiskokouksessaan 4.4.2008 kahden uuden työryhmän perustamisesta. Toinen työryhmä valmistelisi uudelle konsortiolle sopimus- ja sääntöasiat ja toinen työryhmä kustannustenjakomallin. Yleiskokous palautti asian konsortiotyöryhmän valmisteltavaksi. Konsortiotyöryhmän oli määrä etsiä ryhmiin asiantuntijat ja tehdä ehdotukset ryhmien kokoonpanoksi. Ryhmiin piti valita 4-5 henkilöä ja ryhmien toimiaika olisi vuosi. Linnea2-konsortion oli määrä päättää ryhmien kokoonpanosta sähköpostitse. AMKIT-konsortio käsitteli työryhmän raporttia ja jatkoprosessia vuosikokouksessaan 18.4.2008 AMKIT-konsortio ei hyväksynyt Linnea2-konsortion ehdotusta jatkosta, vaan ehdotti puolestaan, että Linnea2-konsortion ohjausryhmä ja AMKIT-konsortion johtoryhmä käynnistävät asiasta keskustelun ns. yhteisen pöydän ääressä. Esitys: Kansalliskirjasto esittää, että keskustelu uudesta yhteisestä konsortiosta aloitetaan AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän yhteisellä kokouksella, joka pyritään järjestämään heti lomien jälkeen. Kumpikin ohjausryhmä valitsee keskuudestaan 2-3 jäsentä, jotka yhdessä Kansalliskirjaston edustajien kanssa alkavat valmistella uuden yhteisen konsortion sopimusta, sääntöjä sekä kustannustenjakomallia. Työryhmä raportoi Linnea2-ohjausryhmälle sekä Linnea2-konsortiolle työn etenemisestä. Kaikki uutta konsortiota ja sen toimintaa koskevat päätökset tehdään konsortion jäsenten tasolla (rehtorit/hallintojohtajat), joille asiat esitetään yleiskokouksen käsittelyn jälkeen. Kannatettiin ehdotusta, että keskustelu uudesta yhteisestä konsortiosta aloitetaan AMKIT-konsortion johtoryhmän ja Linnea2-konsortion ohjausryhmän yhteisellä kokouksella. Yliopistokirjastojen neuvoston työvaliokunta on saanut tehtäväkseen miettiä suunnittelijan tehtävää ja mahdollista yhteistyötä, jos kirjastojärjestelmäkonsortiot yhdistyvät. Ulla Nygren ja Vuokko Palonen valmistelevat tätä hanketta. Päätös: Annu Jauhiainen kutsuu koolle Linnea2-ohjausryhmän ja AMKIT-konsortion johtoryhmän yhteisen kokouksen. Myös valmistelevassa työryhmässä mukana olleet Haarala ja Ukkola päätettiin kutsua tulevaan yhteiskokoukseen. 6. Kustannustenjaon muutostarpeet Linnea2-yleiskokous hyväksyi kirjastokonsortioiden (Linnea2, AMKIT, FinELib) laitteistoympäristöjen vuotuisten ylläpitokustannusten jakomallin hankkeen ohjausryhmän ehdotuksen mukaisesti. Hyväksytty malli koskee konsortioiden välistä kustannustenjakoa, konsortioiden sisäiset jaot ovat kunkin konsortion päätettävissä.
Linnea2-yleiskokouksessa tuotiin esille tarve avata nykyistä konsortion sisäistä jakomallia erityisesti Lindan vaikutusten osalta. Ehdotettiin myös ohjausryhmän käsiteltäväksi liitännäiskirjastoilta perittävän laitteiston käyttömaksun suuruutta. Esitys: Keskustellaan yleiskokouksessa esille tuoduista muutostarpeista ja jatkokäsittelystä. Linnea2:n sisäinen kustannustenjakomalli on aina ollut laajalti keskusteltu ja mutkikas kysymys. Aikanaan on yhdessä sovittu, että Lindan tietueita ei lasketa Kansalliskirjaston osuuteen. Tämä päätös katsottiin olevan perusteiltaan edelleen pätevä eikä siis muutostarvetta toistaiseksi ole. Lindan alusta vaihdetaan piakkoin Voyagerista Alephiin. Siinä yhteydessä on hyvä pohtia mahdollisuutta ottaa asia uudelleen käsittelyyn, jos sitä halutaan. Lisäksi todettiin, että Lindan htv-selvitys on tekeillä, kuten yleiskokouksessa toivottiin. Palvelimen käyttömaksua alettiin periä liitännäiskirjastoilta, koska ko. kirjastot eivät olleet hankkimassa aikanaan Sanni-palvelinta v. 2000. Liitännäiskirjastoja on viisi: Arkistolaitos, Maanpuolustuskorkeakoulu, Venäjän ja Itä-Euroopan instituutti, Lahden tiedekirjasto ja Tilastokeskus. Keskusteltiin siitä, onko juuri nyt perusteita muuttaa käyttömaksua. Kristiina Hormia-Poutanen muistutti, että jatkossa palvelinhankinta tulee kirjastojen maksettavaksi, sillä OPM ei ole enää halukas rahoittamaan seuraavaa palvelinhanketta. Olisi hyvä, jos olisi olemassa selkeä periaatepäätös, millainen menettelytapa maksuosuuksissa on käytössä jatkossa. Päätös: Lindan osuus kustannustenjakomallissa tarkistetaan Lindan järjestelmän vaihdon jälkeen. Kustannustenjako menee uusiksi joka tapauksessa kirjastojärjestelmäkonsortioiden mahdollisessa yhdistymisessä. Siinä yhteydessä voidaan samalla tarkistaa myös ns. liitännäiskirjastojen kustannukset. 7. Korkeakoulujen rakenteellinen kehittäminen ja sen vaikutus Linnea-tietokantoihin Linnea2-kirjastot ovat toivoneet Kansalliskirjastolta tukea korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen aiheuttamissa muutoksissa. Erityisesti tarvitaan apua Voyager-tietokantojen yhdistämistä koskevissa neuvotteluissa Ex Libriksen kanssa. Kansalliskirjastossa on tekeillä www-sivu, johon kootaan ohjeita sekä jo tietokantansa yhdistäneiden kirjastojen kokemuksia. Kansalliskirjasto tarvitsee tietoa yhdistyvien ja yhteistyötään tiivistävien kirjastojen suunnitelmista voidakseen olla avuksi neuvotteluissa ja muutenkin kirjastojen tukemisessa. Esitys: Keskustellaan yhdistyvien kirjastojen tarpeista ja siitä, mitä tukea kirjastot tarvitsevat Kansalliskirjastolta. Kansalliskirjasto on keskustellut Ex Libriksen kanssa korkeakoulujen rakenteellisen kehittämisen suunnitelmista, mutta ongelmana on, että Kansalliskirjastolla ei ole tarkkaa tietoa siitä, mitä kirjastot suunnittelevat omien tietokantojensa suhteen; joissain tapauksissa tietokannat yhdistetään, toisinaan yhteistyötä tehdään muilla
keinoin. Kansalliskirjastoon halutaan kerätä tietoa, ohjeita ja kokemuksia kirjastoilta yhteisesti käytettäväksi. Muistutettiin, että yhdistymisessä on sekä teknisiä että sisällöllisiä kysymyksiä selvitettävänä. Sisällölliset kysymykset saattavat olla hyvinkin mutkikkaita, jos yhdistyvissä kirjastoissa on ollut erilaiset toimintatavat. Toivottiin, että Kansalliskirjasto järjestää asiasta yleisötilaisuuden syksyllä. Tilaisuuden kohderyhmänä voisi olla lähinnä systeeminhoitajat esim. Voyagerprojektipäälliköt, myös kirjastonjohtajien lienee hyvä olla mukana tilaisuudessa. OPM on asettanut RAKE-työryhmän, jonka tekemä kysely rakenteellisen kehittämisen vaikutuksista kirjastoihin on tulossa tulevana syksynä. http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/rake.html Suomalaisten kirjastojen yhteyshenkilö Ex Libriksellä on nykyisin Ullrich Jüngling (Ullrich.Juengling@exlibrisgroup.com) Saksan Hampurin toimistosta. Julie Booth Englannin toimistosta ei ole enää Ex Libriksen palveluksessa. Päätös: Kansalliskirjasto kutsuu koolle kokouksen, jossa keskustellaan rakenteellisen kehittämisen vaikutuksista Voyager-tietokantoihin. Tekeillä oleva WWW-sivusto, jonne kootaan tietoa, ohjeita sekä kokemuksia, avataan mahdollisimman pian. Neuvotteluja Ex Libriksen kanssa jatketaan. Firmalta saatavat mm. hintoja koskevat tiedot pitäisi olla avoimia kaikille Linnea-kirjastoille. 8. IGeLU2008-matka-avustukset Vuoden 2008 budjettiin on varattu 4000 euroa käytettäväksi IGeLU2008-matkaavustuksiin. WWW-edustakoneiden myynnistä on määrä saada lisää rahaa, joka myös oli tarkoitus käyttää matka-avustuksiin. WWW-edustakoneista luopuminen on käynyt odotettua hitaammin, joten ei ole vielä tiedossa, minkä verran niistä saadaan tuloja. Alustava arvio pitäisi olla saatavissa viikolla 23. Yhden henkilön matkakustannukset Madridiin ovat n. 1500 euroa, kaikkine kuluineen. Esitys: Ehdotetaan, että Linnea2-konsortion varoista myönnetään matkaavustuksia Madridiin IGeLU2009-kokoukseen vähintään neljälle henkilölle, joista kolme olisi Kansalliskirjaston Linnea-palveluista. Mikäli rahaa on käytettävissä enemmän kuin 4000-5000 euroa, tukea maksetaan useammalle. Linnea-kirjastoille suositellaan liittymistä IGeLUn jäseneksi. Linnea2-konsortio on jäsen. Kukin jäsen voi ilmoittaa kaksi henkeä edustajikseen. Linnea2-konsortion edustajiksi nimetään yksi henkilö Kansalliskirjastosta ja yksi henkilö jostain muusta konsortioon kuuluvasta kirjastosta. Voyager on IGeLUssa (=International Group of Ex Libris Users http://igelu2008.csic.es/) melko pienessä roolissa, sen sijaan muut Ex Libriksen tuotteet ovat paremmin edustettuna. Uuden kirjastojärjestelmän visiointi on tänä vuonna keskeistä Madridissa. Vuoden kuluttua IGeLU järjestetään Suomessa, silloin suomalaisia osallistujia lienee mukana enemmän. Keskusteltiin myös kaukopalveluryhmän matkakustannuksista kuluvana vuonna. Linnea2-kaukopalveluryhmällä oli tänä vuonna tavallista tiiviimpi kokouskausi kaukopalveluohjelman hankintaprosessin takia. Linnea2-konsortion nimeämän kaukopalveluohjelmiston nelihenkisen hankintatyöryhmän matkakustannuksiin on budjetoitu 1000 euroa, mutta Linnea2-työryhmän on edellytetty osallistuvan työhön
kirjastojen omalla kustannuksella, niin kuin Linnea2-työryhmien linja on ollut. Tälle työryhmälle on tänä vuonna kuitenkin tullut useita matkoja; joskin parina edeltävänä vuonna ryhmällä ei ollut lainkaan kokouksia. Keskusteltiin, olisiko perusteltua antaa kaukopalveluryhmällekin matkakuluihin avustuksia. Muistutettiin myös, että matkakuluja säästyy, jos osa kokouksista pystytään hoitamaan videoneuvotteluyhteyksillä. Päätös: Päätettiin, että käytetään 4000 euroa Kansalliskirjaston kolmen henkilön IGeLU-matkakuluihin. Perusteluina on tuettujen rooli Linnea2-kirjastojen edustajina: Annu Jauhiainen ja Esa Kurki ovat Voyager Product Working Groupin jäseniä, Ari Ahlqvist on yhteisten Linnea2-palvelujen tukija. Tehtiin myös päätös, että syksyn ensimmäisessä kokouksessa päätetään muista matka-avustuksista kun on selvillä, paljonko Linnea2-konsortio saa rahaa WWWedustakoneiden myynnistä. 9. Muut asiat Yliopistokirjastojen neuvosto on perustanut ryhmän pohtimaan tietojärjestelmien ja informaatioarkkitehtuuriin liittyviä palvelutarpeita. Yliopistokirjastojen neuvosto haluaa kirkastaa omaa näkemystään nykytilanteessa, jossa uusia järjestelmiä ollaan kehittämässä. Arja Riitta Haarala toimii puheenjohtajana ryhmässä, jonka ensimmäinen kokous järjestetään 10.6. Tampereella. Lisätietoa on Suomen yliopistokirjastojen neuvoston työvaliokunnan 12.03.08 pidetyn kokouksen muistion kohdassa 7: Yliopistokirjastojen strategia tietojärjestelmiin ja informaatioarkkitehtuuriin liittyvistä palvelutarpeista. http://www.kansalliskirjasto.fi/kirjastoala/neuvosto/asiakirjat/muistiot/files/liitetied osto2/muistio120308.pdf 10. Seuraavan yleiskokouksen sekä sitä edeltävän ohjausryhmän kokouksen ajankohta Esitys: Valitaan yleiskokoukselle aika viikolta 36 sekä ohjausryhmälle aika viikolta 34 tai 35. Päätös: Pidetään viikolla 34 samana päivänä sekä ohjausryhmän oma kokous että yhteiskokous AMKIT-konsortion kanssa. Annu Jauhiainen on yhteydessä AMKITkonsortioon asiasta. Seuraava yleiskokous on 5.9. klo 10. Asialistalla on tuolloin kaukopalveluohjelmiston valinta. 11. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen kello 11.12. Vakuudeksi Ari Muhonen Päivi Järvinen puheenjohtaja sihteeri