Jämijärven kunta KOKOUSKUTSU 3/2018 Kunnanhallitus Laatimispäivämäärä 12.2.2018 Kokoustiedot Aika Tiistaina 19.2.2018 klo 19.00 Käsiteltävät asiat Paikka Kunnantalon kokoushuone 32 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS 34 33 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA 34 34 ILMOITUSASIAT 35 35 KUNNANVALTUUSTON PÄÄTÖSTEN 11.12.2017, 18.12.2017 JA 2.1.2018 LAILLISUUSVALVONTA JA TÄYTÄNTÖÖNPANO 37 36 TILIPOISTOT VUODEN 2017 OSALTA 39 37 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PROSES- SISELVITYS 40 38 TUPLASYNTTÄRIT -HANKE 41 39 ASIAKOKONAISUUKSIEN HALLINNAN KARTOITUS KUNNAN ORGANISAATIOSSA 44 40 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET 46 TIMO SORVALI Timo Sorvali KIRSI VIRTANEN Kirsi Virtanen
Kunnanhallitus 19.2.2018 34 32 KOKOUKSEN LAILLISUUS JA PÄÄTÖSVALTAISUUS Kokous todetaan laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 33 PÖYTÄKIRJANTARKASTAJIEN VALINTA Pöytäkirjantarkastajiksi valitaan tarkastusvuorossa olevat Hilkka Gallen- Kallela ja Satu Jokela.
Kunnanhallitus 19.2.2018 35 34 ILMOITUSASIAT 1. Kunnanhallitukselle saapuneet kirjeet: - Opetus- ja kulttuuriministeriö: Päätös valtionosuuksista 18.01.2018 24.01.2018 - Jämijärven keskuskoulun yhdeksäsluokkalaiset saksan opiskelijoiden ystävyysmatkan matka-avustusanomus 22.01.2018 - Verohallinto: Verotilitys tammikuu 2018 29.1.2018 - Elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskus: Luonnonsuojelulain 49 :n 3 momentin mukainen poikkeuslupa koskien rauhoitetun lintulajin häirintää ja tappamista 5.2.2018 07.02.2016 - Satakuntaliitto, viestintä: Sote-lakimiehen uutiskirje 12.02.2018 - Satakuntaliitto Maakuntahallituksen pöytäkirja 05.02.2018 - Lounais-Suomen aluehallintovirasto: Lupapäätös yksityisen terveydenhuollon palvelujen antamiseen, ESH Dector Oy 01.02.2018 Lupapäätös yksityisen terveydenhuollon palvelujen antamiseen, Addiktum Oy 05.02.2018 - TaloTerveys Lajunen Oy: Lausunto 04.02.2018 - Suomen kuntaliitto: Suomen kuntaliiton valtuuskunnan oikaistu ja vahvistettu vaalitulos 31.01.2018 - Pohjois-Satakunnan vammaisneuvosto: Muistiot 1-5/2017 - Satakunnan sairaanhoitopiiri: Länsirannikon yliopistollinen sairaala selvitys ja toimenpide-ehdotukset sen johdosta 29.01.2018 Toiminnan ja talouden raportti 1-11-kk/2017 29.01.2018 - Sastamalan kaupunki: Ote pöytäkirjasta, Jämin Hiihtotunneli Oy:n ostotarjous 29.01.2018 - Pohjois-Satakunnan JHL ry 411 Kaupunginhallitus, Ote pöytäkirjasta 25 / 27.11.2018 03.01.2018 - Karvian kunta: Pöytäkirjanote 22.1.2018, Talous- ja velkaneuvontapalveluiden järjestämisestä tehdyn toimeksiantosopimuksen irtisanominen Karvian sopimusalueella 25.01.2018
Kunnanhallitus 19.2.2018 36 - Työ- ja elinkeinoministeriö, Suomen kuntaliitto: Sosiaaliset kriteerit hankinnoissa 09.02.2018 - Porin kaupunki: Kaupunginhallituksen pöytäkirjanote 57 /5.2.2018Jämin Hiihtotunneli Oy:n osakkeiden ostotarjous 14.02.2018 - Yrittäjät: Kunnallisjohdon seminaari 23.-24.5.2018, Tampere 14.02.2018 2. Pöytäkirjat: - Tarkastuslautakunta 29.01.2018 - Sivistyslautakunta 08.02.2018 - Vanhusneuvosto 08.02.2018 3. Kiinteistönluovutusilmoitukset: Luovuttaja(t) Luovutuksen kohde Rnro Vapo Oy Turvekeidas 4 181-417-7-7 Rudenberg Erkki ma. Tuulensuu 181-411-2-311 Luovutuksen saaja(t) AJ-Urakointi Oy Jämijärven kunta Kunnanhallitus merkitsee kunnanhallitukselle saapuneet kirjeet ja kuntainliittojen, kuntayhtymien ja lautakuntien pöytäkirjat ja viranhaltijan päätökset tietoonsa, sekä päättää olla käyttämättä oikeuttaan siirtää viranhaltijan päätös kunnanhallituksen käsiteltäväksi, jotka siten ovat täytäntöönpantavissa. Lisäksi kunnanhallitus päättää olla käyttämättä etuosto-oikeuslain mukaista etuosto-oikeuttaan edellä oleviin kiinteistökauppoihin.
Kunnanhallitus 19.2.2018 37 35 KUNNANVALTUUSTON PÄÄTÖSTEN 11.12.2017, 18.12.2017 JA 2.1.2018 LAILLISUUSVALVONTA JA TÄYTÄNTÖÖNPANO Kunnanvaltuusto on pitänyt kokouksensa 11.12.2017. Kokouksessa käsiteltiin seuraavat asiat: 79 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 80 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 81 Sidonnaisuuksien ilmoittaminen 82 Posan peruspalvelukuntayhtymän osavuosiraportti 1-9 kk/2017 83 Sairaanhoitopiirin toiminnan ja talouden raportti 1-9 kk/2017 84 Suomen Kuntaliiton valtuuskunnan vaali 85 Jämijärven kunnan hyvinvointikertomus vuosille 2017-2020 86 Vuoden 2018 talousarvioehdotus ja taloussuunnitelmaehdotus vuosille 2018 2020 87 Talousarviomuutosten hyväksyminen vuoden 2017 talousarvioon 88 Myyntitarjous tilasta Tuulensuu/Erkki Rudenberg 89 Ilmoitus- ja mahdollisesti kiireellisenä käsiteltäväksi otettavat asiat 90 Muut mahdollisesti esille tulevat asiat Kunnanvaltuusto on pitänyt kokouksensa 18.12.2017. Kokouksessa käsiteltiin seuraavat asiat: 92 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 93 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 94 Elinkeinopalveluiden uudelleenjärjestely Pohjois-Satakunnan Kehittämiskeskus Oy:n omistajakunnissa 95 Ilmoitus- ja mahdollisesti kiireellisenä käsiteltäväksi otettavat asiat 96 Muut mahdollisesti esille tulevat asiat Kunnanvaltuusto on pitänyt kokouksensa 2.1.2018 Kokouksessa käsiteltiin seuraavat asiat. 1 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus 2 Pöytäkirjan tarkastajien valinta 3 Jämin Hiihtotunneli Oy:n osakkeiden ostaminen 4 Jämijärven kunnan suostumus Jämin Hiihtotunneli Oy:n velkojen järjestelyyn 5 Ilmoitus- ja mahdollisesti kiireellisenä käsiteltäväksi otettavat asiat 6 Muut mahdollisesti esille tulevat asiat.
Kunnanhallitus 19.2.2018 38 Kuntalain 23 :n 1 momentin mukaan kunnanhallitus vastaa kunnan hallinnosta ja taloudenhoidosta sekä valtuuston päätösten valmistelusta, täytäntöönpanosta ja laillisuuden valvonnasta. Kuntalain 56 :n 1 momentissa on todettu, että jos kunnanhallitus katsoo, että valtuuston päätös on syntynyt virheellisessä järjestyksessä taikka, että valtuusto on ylittänyt toimivaltansa tai että päätös on muuten lainvastainen, kunnanhallituksen on jätettävä päätös täytäntöönpanematta. Asia on viipymättä saatettava valtuuston uudelleen käsiteltäväksi. Kunnanhallitus päättää panna täytäntöön kunnanvaltuuston päätökset 11.12.2017, 18.12.2017 ja 2.1.2018, koska ne on tehty laillisessa järjestyksessä eivätkä ne ylitä kunnanvaltuuston toimivaltaa eivätkä ole muutenkaan lainvastaisia.
Kunnanhallitus 19.2.2018 39 36 TILIPOISTOT VUODEN 2017 OSALTA Yleishallinnon vastuualue yhdessä eri hallintokuntien kanssa on valmistellut tilipoistot v. 2017 tilinpäätökseen. Liite nro 36.1. EI JULKINEN Liite jaetaan kokouksessa. Kunnanhallitus päättää suorittaa tilipoistot oheisen liitteen mukaisesti.
Kunnanhallitus 19.2.2018 40 37 TALOUS- JA HENKILÖSTÖHALLINNON PROSESSISELVITYS Jämijärven kunta on yhdessä Siikaisten ja Honkajoen kuntien sekä Kankaanpään kaupungin kanssa selvittänyt mahdollista yhteistyötä talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisessä. Asia on ajankohtainen, koska soteja maakuntauudistus tullee tekemään muutoksia maakunnan tasolla talous- ja henkilöstöhallinnon järjestelyihin ja nämä voivat vaikuttaa myös kuntien prosesseihin. KuntaPro:n tekemä esiselvitys kunnan talous- ja henkilöstöhallinnon prosesseista on esityslistan liitteenä. Esiselvitystyötä on tehty yhteistyössä henkilöstön kanssa niin, että haastateltavina kunnan nykykäytännöistä ovat olleet kaikki kanslistit ja kirjanpitäjä sekä kunnanjohtaja. Kunnanhallitus tutustuu esiselvitykseen ja evästää kunnanjohtajaa asian jatkovalmistelussa.
Kunnanhallitus 19.2.2018 41 Kunnanhallitus 69 07.03.2016 Vapaa-aikalautakunta 13 11.03.2016 Vapaa-aikalautakunta 20 26.40.2016 Vapaa-aikalautakunta 6 23.01.2018 38 TUPLASYNTTÄRIT -HANKE KH 69 Suomen 100-vuotisjuhlavuonna on myös Pihlajamaa 100 vuotta juhlavuosi. Jämijärven kunnan vapaa-aikatoimi hakee rahoitusta Tuplasynttärit-hankkeelle, jonka tavoitteena on järjestää monipuolinen ja ikimuistettava historiallinen juhlavuosi sekä luoda ja kehittää uusia toimivia yhteistyömalleja eri toimijoiden välille. Tarkoitus on, että juhlavuoden monipuoliset tapahtumat innostaisivat eri alojen toimijoita osallistumaan, toteuttamaan sekä kehittämään yhteistyössä Jämijärven seutua kohti seuraavia satavuotissyntymäpäiviä. Hankkeella halutaan vahvistaa paikallista identiteettiä niin, että hankkeessa toteutetut toimenpiteet elävät ja kehittyvät jatkossa eri yhteistoimijatahojen toiminnassa yhä eteenpäin. Hankkeessa toteutettavia konkreettisia toimenpiteitä ovat muun muassa tapahtumaliite, Suomi 100 vuotta itsenäisyysjuhla, Lasse Pihlajamaa juhla ja huomioiminen Jämi Areenalla, Äitimuistomerkin ympäristön ehostamisen suunnittelu, Liikelahjat, matkamuistot, pienprojektit ja teatteriesitykset, leivonnaisten kehittäminen, käsityöt, kotisivuille ja QR-kooditukseen materiaalin kerääminen. Hankkeen toteuttamisaika 01.05.2016 28.02.2018. Hankkeen toteuttajana toimii Jämijärven kunta, pääkoordinointivastuussa vapaa-aikatoimi ja vapaa-aikasihteeri. Hankkeeseen palkataan myös osa-aikainen 70% koordinaattori, joka hallinnoi ja toteuttaa käytännön järjestelyitä, tiedotusta ja raportointia. Hankkeen kustannusarvio on yhteensä 52.000 euroa (alv 0%), josta 70 %:n Leader-osuus olisi 36.400 euroa ja 30 %:n kuntaosuus 15.600 euroa. Kunnanhallitus esittää kunnanvaltuustolle hyväksyttäväksi Tuplasynttärithanketta 15.600 euron (alv 0%) kuntarahaosuudella. Samalla ohjeistetaan, että vapaa-aikalautakunta toimii hankkeen sisällön, toiminnan ja talouden ohjaajana ja valvojana. Lasse Pihlajamaan juhlavuosi on vuonna 2016 ja Suomen 100-vuotisjuhla vuonna 2017. Kunnanhallitus toteaa, että asian käsittely ja päätöksenteko kuuluu vapaa-aikalautakunnalle ja ohjeistaa lautakuntaa siten käsittelemään asian nopeassa aikataulussa.
Kunnanhallitus 19.2.2018 42 - - - - - Vapaa-aikaltk 13 Hanke hakemus liitteenä 13.1. Vapaa-aikalautakunnan rahoitussuunnitelma hankkeelle: Vuonna 2016 budjetista löytyy 4470 3200 ja 4470 3230 kohdista tämän vuoden kunnan rahoitustarve, joka on 5943. Vuodelle 2017 tulee kunnan rahoitusosuutta yhteensä 8914 ja vuoden 2018 alkuun jää vielä 743. Hankkeessa suunniteltavien investointien rahoitukset menevät normaaleista budjetointi kohdista mitä tälle vuodelle on suunniteltu toteutettavaksi muutenkin Pihlajamaan Äitimuistomerkillä. Päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta päättää lähteä hakemaan rahoitusta hankkeelle. Hankkeen kestoaika on yhteensä yksi vuosi ja yhdeksän kuukautta. Vapaa-aikalautakunta laittaa välittömästi hankekoordinaattorin paikan avoimeen hakuun ehdollisena, siten että paikka täytetään mikäli hankerahoituspäätös on myönteinen. Vapaa-aikalautakunta päätti hakea rahoitusta hankkeelle. Hankkeen kestoaika on yhteensä yksi vuosi ja yhdeksän kuukautta. Vapaa-aikalautakunta laittaa välittömästi hankekoordinaattorin paikan avoimeen hakuun ehdollisena, siten että paikka täytetään mikäli hankerahoituspäätös on myönteinen. - - - - - Vapaa-aikaltk 20 Vapaa-aikalautakunta asetti kulttuuripalveluiden hankekoordinaattorin viran avoimeksi kunnan kotisivuille ja työvoimahallinnon tiedostoihin mm. mol.fi sivustolle 22.3.-31.3.2016 väliseksi ajaksi, ehdollisena. Jotta määräaikainen 1.5.2016-28.2.2018 kulttuuripalveluiden hankekoordinaattori palkataan, tulee kunnan saada Tuplasynttärit hankkeelle rahoitus Leaderrahastosta. Määräaikaan mennessä kulttuuripalveluiden hankekoordinaattorin paikkaa haki kolme henkilöä, jotka on haastateltu 26.4.2016 ennen lautakunnankokousta. Päätösehdotus: Vapaa-aikalautakunta keskustelee hakijoista ja päättää kuka valitaan ehdollisena kulttuuri palveluiden hankekoordinaattorin määräaikaiseen työtehtävään. Vapaa-aikalautakunta päätti hankepäätöksen mukaisesti, että kulttuuripalveluiden hanke koordinaattorin määräaikainen työtehtävän ajankohta on 1.5.2016-30.6.2017. Rahoitusta hankkeelle saatiin Leaderilta 25000, joten hanke vaatii kunnalta 7714, koska 3000 on yksityistä rahoitusta, joka voidaan tehdä talkootyönä.
Kunnanhallitus 19.2.2018 43 Vapaa-aikalautakunta päätti, että kulttuuripalveluiden hankekoordinaattorin määräaikaiseen työtehtävään palkataan 1.5.2016-30.6.2017 väliseksi ajaksi Erja-Leena Saloniemi. Vapaa-aikaltk 6 - - - - - Päätösehdotus: Tuplasynttärit hanke loppui 30.6.2017. Loppumaksatus viivästyi, koska hankkeen kuitit tarkistettiin Maaseutuvirastontoimesta marraskuussa 2017. Tarkistuksessa ei ollut huomautettavaa. Liitteessä 7.1. Tuplasynttärit hankkeen loppuraportti. Vapaa-aikalautakunta merkitsee Tuplasynttärit hankkeen loppuraportin tietoonsa saatetuksi ja toteaa toteutuneet kustannukset. Vapaa-aikalautakunta saattaa nämä myös tiedoksi kunnanhallitukselle. KH 38 Vapaa-aikalautakunta merkitsi Tuplasynttärit hankkeen loppuraportin tietoonsa saatetuksi ja totesi toteutuneet kustannukset. Vapaa-aikalautakunta saattaa nämä myös tiedoksi kunnanhallitukselle. ----- Liitteenä 38.1. Tuplasynttärit hankkeen loppuraportti. Kunnanhallitus päättää merkitä Tuplasynttärit hankkeen loppuraportin tietoonsa saatetuksi.
Kunnanhallitus 19.2.2018 44 Kunnanhallitus 233 16.10.2017 39 ASIAKOKONAISUUKSIEN HALLINNAN KARTOITUS KUNNAN ORGANISAATIOSSA KH 233 Asiakokonaisuuksien hallinnan kartoituksella selvitetään valmistellaanko erilaiset asiakokonaisuudet loogisessa järjestyksessä kuntaorganisaatiossa. Selvityksessä pyritään löytämään yhdessä henkilökunnan kanssa mahdollisia organisaation kehittämisideoita nimenomaan asiakokonaisuuksien hallinnan ja prosessien kannalta. Kartoitus toteutetaan henkilöhaastatteluin ja ne ovat luottamuksellisia. Raportti on asiakokonaisuuskohtainen, ei henkilölähtöinen. Kunnanjohtaja on keskustellut kartoituksen toteuttamisesta henkilöstöhallinnan pitkän työkokemuksen omaavan Hilkka Gallen-Kallelan kanssa. Kunnanhallitus päättää kartoittaa asiakokonaisuuksien hallinnan kunnan toimipisteillä. Työn toteuttaa Hilkka Gallen-Kallela. Ehdotus hyväksyttiin yksimielisesti. Hilkka Gallen-Kallela poistui kokouksesta tämän käsittelyn ja päätöksenteon ajaksi. ----- KH 39 Hilkka Gallen-Kallela on toteuttanut Jämijärven kunnan henkilölle haastattelut kunnanhallituksen päätöksen 16.10.2017 / 233 Asiakokonaisuuksien hallinnan kartoitus kunnan organisaatiossa -päätöksen mukaisesti. Haastattelu on toteutettu Lean-ajattelun mukaisesti pyrkien selvittämään mm. sitä, valmistellaanko erilaiset asiakokonaisuudet loogisessa järjestyksessä ja haastattelujen kautta on pyritty löytämään henkilökunnan ajatuksia organisaation kehittämisestä asiakokonaisuuksien hallinnan ja prosessien kannalta. Haastatteluja oli yhteensä 47. Lean on johtamisen ajattelutapa, jossa tarkoitus on kehittää suorituskykyä ja osaamista sitouttamalla kaikki yhdessä kehittämään toimintoja ja prosesseja. Se tapahtuu vähentämällä turhaa työtä, ponnisteluja ja pääomaa sekä kohdentamalla kaikki kehittämistoimet olennaisten menestystekijöiden parantamiseen. Lean:n avulla pyritään saamaan oikea määrä oikeita asioita oikeanlaatuisina oikeaan paikkaan ja oikeaan aikaan. Tärkeää on kaiken turhan vähentäminen sekä avoimuus ja joustavuus muutoksille ja toiminnan kehittämiselle niin, että tavoitteisiin päästään.
Kunnanhallitus 19.2.2018 45 Lean-ajatteluun perustuva organisaation yhteiskehittäminen on hyvä tapa nostaa esille kunnan prosesseja hieman erilaisesta näkökulmasta. Kunnanjohtaja on tehnyt haastattelijan tekemästä yhteenvedosta tulkinnan ja johtopäätökset, jotka ovat liitteenä. Liite 39.1. Kunnanhallitus hyväksyy tehdyn Asiakokonaisuuksien hallinnan kartoituksen ja ehdottaa sitä edelleen valtuustolle hyväksyttäväksi.
Kunnanhallitus 19.2.2018 46 40 VIRANHALTIJAPÄÄTÖKSET Kunnanhallituksen kokouksessa on nähtävillä kunnanjohtajan viranhaltijapäätökset ajalta 1.4.- 31.12.2017. Kunnanhallitus merkitsee viranhaltijapäätökset tiedokseen.