Varhaiskasvatuksen tietovaranto - Varda Aluehallintoviraston tilaisuus: Ajankohtaista varhaiskasvatuksessa, 6.9.2019, Helsinki Miia Hämäläinen/CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy
Sisältö 1. Vardan tietosisältö 2. Varda kuntien näkökulmasta Kuntien tehtävät syksyllä 2018 Vardan testauskokonaisuus ja kun en rooli testauksessa Vardan käyttöönoton tuki kunnille syksyllä 2018 Yhteenveto 07/09/2018 Opetushallitus 2
Rooli Vastaa Vardan ohjauksesta Varda-palvelun tuoteomistaja Opetus- ja kulttuuriministeriön sisällönasiantuntijat Opetus- ja kulttuuriministeriön juristit Projektipäällikkö, asiantuntija Projektikoordinaattori, asiantuntija Kehittäjätyön ja testauksen koordinaattori Tietokanta-asiantuntija Pääkehittäjä, tekninen arkkitehti Kehittäjä Kehittäjä (monitorointi) Käyttöliittymäsuunnittelija Front End -kehittäjä Nimi/organisaatio Tero Huttunen/OKM Kukka-Maaria Berg/OPH Kirsi Alila/OKM Tarja Kahiluoto/OKM Marjaana Larpa/OKM Janne Öberg/OKM Miia Hämäläinen/CSC Liisi Hakalisto/CSC Satu Aarnisalo/CSC Teemu Väisänen/CSC Veli-Matti Helke/CSC Kari Kalliojärvi/Datactica Kari Mattila/Digia Mikko Pärnä/CSC Ville Skants/Gateway Technolabs Finland Oy Vardan kehittämistiimi 2018 Varhaiskasvatuksen tiedon tuotannon kehittämisestä vastaa opetus- ja kulttuuriministeriö. OKM on tilannut varhaiskasvatuksen tietovarantopalvelun toteutuksen CSC:ltä. Palvelun tuoteomistajana toimii Opetushallitus. 7.9.2018 3
Opetushallituksen tehtävät Varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda on jatkossa Opetushallituksen palvelu. Opetushallitus mm. vastaa tietovarannon yleisestä toiminnasta (palvelun ylläpito ja siihen liittyvä viestintä) vastaa tietovarannon käytettävyydestä, eheydestä ja muuttumattomuudesta sekä suojaamisesta ja säilyttämisestä määrää miten tiedon tallentajien on pidettävä tallennettavat tiedot ajantasaisina kerää lokitietoa palvelun käytöstä ja toimii lokitietorekisterin rekisterinpitäjänä tuottaa tietovarantoon tallennetuista tiedoista tietoaineistoja viranomaisille sekä tilastoja julkiseen käyttöön (Opetushallituksen Vipunen-palvelu) vastaa ohjelmointirajapinnoista tietojen tallentamista, käsittelyä ja luovutusta varten sekä tietojen luovutuksen lainmukaisuudesta ja ohjelmointirajapintojen avaamisen edellytysten tutkimisesta vastaa tutkimusluvan antamisesta tietojen luovutusta varten 07/09/2018 Opetushallitus 4
Tietovarantoon liittyvä ohjaus Varhaiskasvatuksen tietovarannon ohjausryhmä Tehtävänä ohjata tietovarannon ylläpitoa sekä linjata tietovarannon jatkokehittämistä. Ohjausryhmän toimikausi on 1.9.2018 31.5.2021. Kokoontuu noin neljä kertaa vuodessa, ensimmäinen tapaaminen lokakuussa 2018. Jäsenen ilmoittanut seuraavat tahot: - STM, AVI, VM, Tilastokeskus, OPH, THL, KELA sekä Espoon, Pietarsaaren, Helsingin ja Kajaanin kaupungit. 07/09/2018 Opetushallitus 5
Vardan tietosisältö on määritelty uudessa varhaiskasvatuslaissa (540/2018)
Tietosisältö - Järjestäjä 1. Y-Tunnus 2. Järjestäjän nimi (Y-tunnuksen kautta) 3. Kuntakoodi 4. Yhteystiedot - Sähköposti - Tilinumero - IP-osoite - Postiyhteystiedot (katuosoite, postinumero ja toimipaikka) 07/09/2018 Opetushallitus 7
Tietosisältö - Toimipaikka 1. Toimipaikan nimi 2. Yhteystiedot - Postiosoite (Kadunnimi, Postinumero ja toimipaikka) - Puhelinnumero - Sähköposti 3. Toimipaikan järjestämismuoto - Kunnan tai kuntayhtymän järjestämä - Kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu - Palvelusetelillä järjestetty - Yksityisen hoidon tuella järjestetty 4. Toimipaikan toimintamuoto - Pk, Pph, Rpph 07/09/2018 Opetushallitus 8
Tietosisältö - Toimipaikka 1. Toimipaikan toimintakieli 2. Toimipaikan painotukset varhaiskasvatuksessa - Kasvatusopillisen järjestelmän mukaan - Toimintapainotukset - Kielipainotukset 3. Varhaiskasvatuspaikkojen määrä 07/09/2018 Opetushallitus 9
Tietosisältö - Lapsi 1. Hetu 2. Nimi 3. Äidinkieli 4. Kotikunta 5. Yhteystiedot (Kadunnimi, postinumero ja toimipaikka) 6. Toimipaikka jossa varhaiskasvatuksessa 7. Hakemuksen toimittamispäivämäärä 8. Varhaiskasvatuspäätökseen kirjattu alkamis- ja päättymispvm 9. Varhaiskasvatusoikeuden perusteen toteutuminen i. Tuntimäärä viikossa ii. Onko vuorohoidossa iii. Päivittäinen vai osaviikkoinen iv. Alle (5.0 tai alle) tai yli 5 tuntia (5.01 tai yli) päivässä varhaiskasvatuksessa 10. Varhaiskasvatuksen järjestämismuoto 07/09/2018 Opetushallitus 10
Tietosisältö - Henkilöstö 1. Hetu 2. Nimi 3. Äidinkieli 4. Kotikunta 5. Työskentelypaikka/paikat 6. Työtehtävät (vakalain mukaiset) 7. Työsuhde (määräaikainen, vakituinen, vuokratyö) 8. Työaika - Työaika/vko - Kokoaikainen vai osa-aikainen 9. Kelpoisuuden tuova tutkinto 10. Osallistuminen täydennyskoulutuksiin 07/09/2018 Opetushallitus 11
Tietosisältö - Huoltajat 1. Hetu 2. Nimi 3. Äidinkieli 4. Kotikunta 5. Yhteystiedot 6. Asiakasmaksun määrä 7. Palvelusetelin arvo 8. Perheen koko (asiakasmaksulain mukainen) 9. Maksupäätöksen alkamispvm 10. Maksupäätöksen päättymispvm 07/09/2018 Opetushallitus 12
Tallennusvastuut 70 Kunta/kuntayhtymä Palvelusetelitoimija Ostopalvelutoimija Yksityisen hoidon tuella toimiva 1 mom (Toimipaikat ja järjestäjät) 2 mom (Henkilöstö) X X X X X X X X 3 mom (Lasta koskevat tiedot) X Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 X 4 mom (Huoltajat) X Kunta tai KY tallentaa Kunta tai KY tallentaa Kohta 1 ja 2 (3 ja 4 ei kerätä) 5 mom (Palvelusetelivaka) X 13
Vardan kehittämisen kokonaisaikataulu 07/09/2018 Opetushallitus 14
Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja hyödyntävät viranomaiset: 15
Varda kuntien näkökulmasta
Yhteismitallinen tiedonkeruu on kaiken a ja o Varda-tietoa hyödynnetään mm. kansallisissa ja kansainvälisissä tilastoissa ja tutkimuksissa sekä viranomaisten lakiperustaisissa tehtävissä. Yhteismitallinen ja ajantasainen tiedon syöttö mahdollistaa laadukkaan tiedon hyödyntämisen. Vaatii varhaiskasvatuksen järjestäjiltä varhaiskasvatuksen tietojen omistajina varhaiskasvatustietojen tuottamista vaka-lain määrittelyjen, Vardan tietomallin sekä tietoluettelon mukaisesti varhaiskasvatuksen tietovarantoon ohjattavien tietojen kirjaamista kuntien omiin varhaiskasvatusjärjestelmiin yhteisten kirjauskäytäntöjen mukaisesti (yhteismitallisuus ja ajantasaisuus) tiedon tallentamista varantoon OPH:n määräyksen mukaisesti
Kunnat tuottavat tiedot Vardaan Opetushallituksen määräys, ohje ja tietoluettelo Varhaiskasvatuslaki Varda-vastaava Varda-pääkäyttäjä Kunnan varhaiskasvatustoiminta 07/09/2018 Opetushallitus 18
Opetushallituksen määräys, ohje ja tietoluettelo Opetushallitus tuottaa varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan määräyksen, ohjeen ja tietoluettelon Määräyksen liitteenä lähetettävässä ohjeessa kerrotaan tarkasti tiedon syötön kirjaustapa tiedon syötön aloituksen siirtymäaika: 1.1.2019-30.4.2019 muutostietojen syöttämisen frekvenssi: - Rajapinnan välityksellä tapahtuva tiedonsyötön frekvenssi 1krt/vrk - Käyttöliittymän välityksellä tapahtuva syötettävien tietojen päivitysten 2 kertaa kuukaudessa: joka kuukauden 15.pvä ja kuukauden viimeinen päivä - Siirtymäaika, jonka aikana kunnan tulee tuottaa Varda-tiedot varantoon: 1.1.2019 30.4.2019 (Tiedot tulee kuitenkin tallentaa takautuvasti 1.1.2019 alkaen) Tietoluettelo lähetetään määräyksen liitteenä Tietoluetteloluonnos on lähetetty kesän aikana muutamiin kuntiin ja järjestelmätoimittajille kommenteille 07/09/2018 Opetushallitus 19
Vardan toimijaroolit kunnissa Varda-vastaava: Koordinoi ja vastaa varhaiskasvatuksen tiedontuotannon käytänteiden jalkauttamisesta kunnassa ja vastaa kunnan Varda-tietosisältöjen laadusta tietovarannon tiedonsyötössä. Vastaavalla on valmiudet hyödyntää varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja raportointityökaluilla. Vastaavat vastaavat Vardan hyväksyntätestauksesta (vertaa kunnasta syötettävän Varda-tiedon oikeellisuuden Vardan raportilta) tammi-helmikuussa 2019 Varda-pääkäyttäjä: Koordinoi ja vastaa kunnassa Vardan käyttöönoton teknisestä valmistelusta sekä jatkossa yhteydenpidosta tekniseen ylläpitoon liittyen. Toimii kunnan Varda-käyttöoikeuksien ylläpitäjänä. 7.9.2018 20
Kysely kunnille elokuussa 2018 Varda toimijat Kuntia on pyydetty nimeämään kunnan Varda-verkoston jäsenet 24.8.2018 mennessä ja tuottamaan tiedot kyselyn välityksellä 200 kuntaa vastasi 27.8.2018 mennessä, vastausprosentti 68% Mihin käytämme tietoja? - Opetushallitus lähettää määräyksen, ohjeet ja tietoluettelon kuntien kirjaamoihin sekä kuntien nimittämille Varda-vastaaville. - Vardan kunnille suunnattu käyttöönottoviestintä kohdennetaan jatkossa Varda-vastaaville ja pääkäyttäjille. Tarvitsemme tiedot kaikilta kunnilta! Kyselyn vastausaikaa jatkettu 10.9.2018 saakka. Mikäli kuntasi varhaiskasvatusjohtaja ei ole saanut sähköpostia kyselystä, pyydämme lähettämään tiedon osoitteeseen: varda@csc.fi 07/09/2018 Opetushallitus 21
Miten kunnan varhaiskasvatustietoja syötetään Vardaan? 1. Automatisoidusti: Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla on käytössään varhaiskasvatuksen operatiivinen järjestelmä, ovat automatisoidun tiedonsiirron piirissä. Vardan ja varhaiskasvatuksen järjestelmien välisten integraatioiden avulla varhaiskasvatuslakiin kirjatut tietosisällöt siirtyvät automaattisesti varhaiskasvatuksen tietovarantoon Opetushallituksen määrittelemän tiedonsiirtofrekvenssin mukaisesti. 2. Varda-käyttöliittymän välityksellä: Ne varhaiskasvatuksen järjestäjät, joilla ei ole käytössä Vardaan integroituvaa tietojärjestelmää, voivat käyttää Vardan helppokäyttöistä käyttöliittymää. Virkailija syöttää käsin varhaiskasvatuslain 70 vaatimat tiedot Vardaan opintopolku.fi-palveluun lisättävän Varda-käyttöliittymän kautta. 7.9.2018 22
Kysely kunnille elokuussa 2018 tiedon syötön tapa Kyselyyn vastanneita kunnista 10 (5%) syöttää tiedot varantoon käyttöliittymän avulla Muut kunnat tuottavat tiedot järjestelmäintegraatioiden välityksellä 07/09/2018 Opetushallitus 23
Vardan testauskokonaisuus ja kuntien rooli testauksessa
Vardan testauskokonaisuus Testaustapa Aikataulu Osallistujat Testiaineisto Integraatiotestaus syys-joulukuu 2018 Kuntien järjestelmätoimittajat (+ kunnan edustajat); kunnat, joilla oma järjestelmä CSC:n, järjestelmätoimittajan tai kunnan testidata Käyttöliittymätestaus loka-joulukuu 2018 Kuntien käyttöliittymäkäyttäjät Testidata Hyväksyntätestaus (laadun tarkistus) 1.1.2019 alkaen Varhaiskasvatuksen järjestäjät (Varda-vastaavat ja -pääkäyttäjät) Kunnan omat Vardatiedot 7.9.2018 25
Integraatiotestauksen sisältö Ohjelmallinen tiedonsyöttö kuntien operatiivisista tietojärjestelmistä Vardaan REST-rajapinnan avulla Testaaja syöttää, lukee, muokkaa ja poistaa tietoja validointi, virheet Tavoite: tiedonsiirron virheettömyys ja ohjelmistovaatimusten toteutuminen Osallistuvat yritykset: Abilita, Tieto, WhileOnTheMove, CGI ja Visma Kunta 1 Kunta 2 Kunta 3 Kunta 4 data data data data testidata testidata data data X X X Järjestelmätoimittaja 1 Järjestelmätoimittaja 2 testidata testidata testidata testidata R E S T testidata testidata Varda 7.9.2018 26
Integraatiotestauksen aikataulu 7.9.2018 27
Kuntien tehtävät syksyllä 2018
Kunnan tehtävät syksyllä 2018 järjestelmäintegraatiokunnat 1. Nimetä Varda-pääkäyttäjä ja Varda-vastaava 2. Osallistua Varda-pääkäyttäjille ja Varda-vastaaville suunnattuihin webinaareihin ja hakeutua sivustolle oph.fi/varda tutustumaan tarkemmin käyttöönottoa tukeviin materiaaleihin ja viestintään. 3. Varmistaa järjestelmätoimittajan kanssa/varmistaa kunnan omasta järjestelmästä, että: Opetushallituksen tietoluettelossa mainitut tiedot löytyvät järjestelmästänne Järjestelmätoimittajan/kunnan oman järjestelmän Varda-versio saadaan päivitettyä hyvissä ajoin ennen vuoden vaihdetta 4. Varmistaa, että Opetushallituksen määräyksessä, ohjeessa ja tietoluettelossa määritellyt yhtenäiset kirjauskäytännöt on jalkautettu kunnan toimijoille (Varda-vastaava) 5. Järjestää kuntanne Varda-pääkäyttäjälle ja Varda-vastaavalle käyttöoikeudet Vardaan. Käyttöoikeuksista viestitään kunnan Varda-pääkäyttäjälle ja Varda-vastaavalle tarkemmin loppusyksystä. 6. Tammikuu 2019: Aloittaa tiedonsyöttö varantoon ja tehdä kunnan Varda-tietojen hyväksyntätestaus 07/09/2018 Opetushallitus 29
Kunnan tehtävät syksyllä 2018 Varda-käyttöliittymää käyttävät kunnat 1. Nimetä kunnan Varda-pääkäyttäjä ja Varda-vastaava 2. Osallistua Varda-pääkäyttäjille ja Varda-vastaaville suunnattuihin webinaareihin ja hakeutua sivustolle oph.fi/varda tutustumaan käyttöönottoa tukeviin materiaaleihin ja viestintään. 3. Varmistaa, että tietoluettelossa mainitut tiedot kirjataan Opetushallituksen tietoluettelon ohjeiden mukaisesti käyttöliittymään ja viestiä kirjaamistavoista kunnan käyttöliittymän käyttäjille. 4. Järjestää kunnan Varda-pääkäyttäjälle ja Varda-vastaavalle käyttöoikeudet Vardan käyttöliittymään. Käyttöoikeuksista viestitään kunnan Varda-pääkäyttäjälle ja Varda-vastaavalle tarkemmin loppusyksystä. 5. Tammikuu 2019: Aloittaa tiedonsyöttö varantoon käyttöliittymän kautta. Varda-vastaavan ja pääkäyttäjän tulee tehdä hyväksyntätestaus (tietojen laadun tarkistus). Ohjeet annetaan myöhemmin. 07/09/2018 Opetushallitus 30
Vardan käyttöönoton tuki kunnille syksyllä 2018
Kuntien Varda-käyttöönoton tuki syksyllä 2018 Koulutukset Tapahtumat Webinaarit Kuntamarkkinat ke 12.9 - to 13.9 AVI:en Varda-koulutukset Varhaiskasvatusmessut pe 12.10 Järjestelmätoimittajien koulutukset Varda-klinikat Muu viestintä Käyttöönoton tuki Varda-uutiskirjeet OPH:n määräys ja ohjeet (mm. tietoluettelo) Sosiaalinen media Ohjevideot (Käyttöliittymä) Sähköpostit ja kyselyt Asiakastuki Wikisivut ja UKK-palsta Kaikki Varda-materiaalit Vardan wiki-sivuille: oph.fi/varda
Varda-webinaarit syksyllä 2018 Varda-info webinaari 5.9.2018 klo 13-14 Varda-webinaarit integraatiokunnat Järjestelmäintegraatioiden välityksellä tietoa tuottavien kuntien Varda-vastaavat ja - pääkäyttäjät - 26.9.2018 klo 10-11 ja klo 13-14 (saman sisältöiset webinaarit) - 4.12.2018 klo 10-11 ja klo 13-14 (saman sisältöiset webinaarit) Varda-webinaarit käyttöliittymäkunnat Käyttöliittymän välityksellä tietoa tuottavien kuntien Varda-vastaavat ja -pääkäyttäjät - 27.9.2018 klo 13-14 - 9.1.2019 klo 13-14 Tallenteet oph.fi/varda sivulla 1-2 vko:a toteutuksen jälkeen 07/09/2018 33
Muut koulutukset syksyllä 2018 Varda-klinikat - 5.10 alkaen joka perjantai klo 10-11 - Verkkoistunto-osoite ja ohjeet päivitetään OPH:n asiakassivuille. - Vardan sisällönasiantuntija ja tekninen asiantuntija paikalla vastaamassa kysymyksiin Järjestelmätoimittajien koulutukset - integraatiotestauspalaverit - tarvittaessa voidaan järjestää erillisiä webinaareja - mahdollisuus osallistua myös kunnille järjestettäviin webinaareihin AVI-koulutukset 07/09/2018 34
Käyttöönoton tuki syksyllä 2018 OPH:n määräys, ohjeet ja tietoluettelo - Opetushallitus lähettää kuntiin viikolla 41 (8.10->) - Materiaalit viedään myös Vardan wikisivuille Vardan wikisivut ja UKK-palsta - Vardan wikisivut (ks. diat 35 ja 36) - 5.9.2018 alkaen sivuilla oph.fi/varda myös UKK-palsta Käyttöönoton asiakastuki - Puhelinpalvelu - palveluajat ja palvelunumero ilmoitetaan myöhemmin - Sähköpostipalvelu: varda@opintopolku.fi - avautuu syyskuun aikana Ohjevideot (Käyttöliittymän käyttö) 07/09/2018 Opetushallitus 35
oph.fi/varda 07/09/2018 Opetushallitus 36
Vardan viestintämateriaalit (OPH:n wiki) https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvatuksen+tietovaranto 07/09/2018 Opetushallitus 37
Varda mukana tapahtumissa syksyllä 2018 Kuntamarkkinat ke 12.9 - to 13.9.2018 - Varda-näyttelytila - Tietoiskut - 12.9 Miia Hämäläinen/CSC - 13.9 Tero Huttunen/OKM Varhaiskasvatusmessut pe 12.10.2018 - Varda-näyttelytila - Tietoisku - 12.10 Kukka-Maaria Berg/OPH Opetushallitus 38 07/09/2018
Vardan muu viestintä syksyllä 2018 Muu viestintä Varda-uutiskirjeet - Uutiskirjeellä viestitään Vardan ajankohtaisista asioista Varda-verkoston sähköpostilistalaisille. - Uutiskirjeen voi tilata omaan sähköpostiinsa: varda@opintopolku.fi - Opetushallitus lähettää noin kerran kuukaudessa Sosiaalinen media - Varda-soittolista (YouTube) ja muut Opetushallituksen some-kanavat Sähköpostit ja kyselyt - Käyttöönottoa tukevaa viestintää ja ohjeistusta lähetetään Varda-vastaaville ja Varda-pääkäyttäjille sekä järjestelmätoimittajille läpi syksyn - Syksyllä 2018 toteutetaan kysely kuntien HR-järjestelmistä (1.9.2019 käyttöönottoon valmistautuminen alkaa ) Opetushallitus 39 07/09/2018
Vardan viestintä på svenska Opetushallituksen määräys, ohje ja tietoluettelo käännetään ruotsiksi Asiakaspalvelua ruotsiksi Webinaarien diat käännetään ruotsiksi UKK-palsta ja Varda-esite käännetään ruotsiksi Osa käyttäjäohjeista käännetään ruotsiksi Ohjevideot tekstitetään ruotsiksi 07/09/2018 Opetushallitus 40
Yhteenveto
Vardan syksy 2018 Opetushallitus lähettää varhaiskasvatuksen tietovaranto Varda-määräyksen, ohjeen ja tietoluettelon kuntien kirjaamoihin ja kuntien nimeämille Varda-vastaaville lokakuun alussa, viikolla 41. Tietovarannon integraatiot toteutetaan ja testataan integraatiotestauksen aikataulun mukaisesti. Integraatiotestaus hoidetaan pääsääntöisesti järjestelmätoimittajien kanssa. Kunnilla ei ole tässä testauksessa juurikaan roolia. Tieton laadun testaus, missä kuntien Varda-vastaavilla keskeinen rooli, siirtyy tammikuulle 2019. Tämä sen vuoksi, että kunnilla ei ole testidataa, missä voisimme testata tietoturvallisesti. Projektissa tuotetaan testiraportti, jonka avulla tiedon laatua voidaan jo syksyllä testata. Ohjeistus myöhemmin. Koulutukset ja viestintä hoidetaan suunnitellusti. Varhaiskasvatuksen tiedontuotannon ohjausryhmä aloittaa toimintansa syksyn aikana. 7.9.2018 42
Kiitos oph.fi/varda varda@opintopolku.fi