Webinaari 5.6.2018 Varhaiskasvatuksen tietovaranto - Varda CSC Suomalainen tutkimuksen, koulutuksen, kulttuurin ja julkishallinnon ICT-osaamiskeskus
Webinaarin sisältö Tero Huttunen, erityisasiantuntija Opetus- ja kulttuuriministeriö Miia Hämäläinen, projektipäällikkö CSC Tieteen tietotekniikan keskus Oy 1. Varhaiskasvatuksen tietotuotannon kehittäminen Miten Varda-hanke sai alkunsa? Hankkeen tavoitteet Varhaiskasvatuslaki ja varhaiskasvatuksen tietovarannon tietosisältö Tietovarannon tiedon tallennusvastuut 2. Varhaiskasvatuksen tietovaranto - Varda Hankkeen kokonaisaikataulu ja projekti-tiimi Vardan toiminnallinen arkkitehtuuri Kuntien vaka-järjestelmien nykytilanne 3. Käyttöönottoon valmistautuminen Käyttöönottoon valmistautuminen ja aikataulu Kuntien kotitehtävä palautus elokuun 2018 lopussa 2 8.6.2018
1. Varhaiskasvatuksen tietotuotannon kehittäminen
Varda Varhaiskasvatuksen tietotuotannon kehittäminen Tero Huttunen, erityisasiantuntija, OKM
VARDA-hanke Aloitettiin syksyllä 2015 Tietotarpeiden kartoitus 2016 Toteutustapojen kartoitus 2016 Toteuttajaksi valittiin CSC Oy, syksy 2016 Koetoteutuksia alkaen syksystä 2017 5
Tavoitteet 1. Vaka-toimijat keräävät tietoja yhteisesti sovittujen käytäntöjen ja tietomääritysten mukaisesti 2. Tietovaranto, joka kokoaa ja välittää yhteismitallista ja ajantasaista tietoa koko varhaiskasvatuksen alueelta 3. Viranomaisilla käytössään kattavat tietovarannot 4. Tietotuotanto vähentää manuaalista tietojen käsittelyä 6
Nykytila 1) Vaka-henkilöstö kysyy tiedot huoltajilta 2) Tietojen kirjaaminen i. Tietojärjestelmään ii. Tiedostoksi iii. Paperille 3) Viranomaisen kysyessä tietoa i. Tiedot poimitaan tallennetusta tiedosta ja kirjataan ii. viranomaiselle Automaattinen tiedonsiirto (esim. KELA) 7
Tavoitetila 1) Vaka-henkilöstö kysyy tiedot huoltajilta 2) Tietojen kirjaaminen i. Tietojärjestelmään ii. Tiedostoksi (esim. excel) iii. Paperille 3) Tietojen siirtyminen varhaiskasvatuksen tietovarantoon i. Automaattisesti vaka-tietojärjestelmistä ii. Käyttöliittymän avulla i. Excel-tiedoston siirtona TAI ii. Kirjaamalla tiedot suoraan tietovarantoon 8
Varhaiskasvatuksen käsitteistö Varhaiskasvatuksen keskeinen käsitteistö toteutetaan osana OKSA-sanastotyötä 2018 aikana Tietojen tuottaminen pohjaa luotuihin käsitteisiin, tietojen tuottamisen ohjeistaminen Ensimmäinen sanasto pitää sisällään noin 60 käsitettä sekä niiden kielivastineet (sv, en) 9
Tietovarannon tietosisällön kuvaus Vaka-lain mukainen tietosisältö toteutetaan tietomalliksi ja tiedonsiirtoon tarkoitetuiksi rajapinnoiksi olemassa oleviin vakatietojärjestelmiin Tietomallin totutus ko. järjestelmiin parantaa tiedon yhteentoimivuutta ja luotettavuutta Varhaiskasvatuksen järjestäjällä ja tuottajalla vastuu tiedon tallentamisesta oikeassa, tietomallin mukaisessa, muodossa. 10
Tietosisältö Järjestäjä/Tuottaja 1. Y-Tunnus 2. Järjestäjän nimi (Y-tunnuksen kautta) 3. Kuntakoodi 4. Yhteystiedot 1. Sähköposti 2. Tilinumero 3. IP-osoite 4. Postiyhteystiedot (katuosoite, postinumero ja toimipaikka) 11
Tietosisältö Toimipaikka 1. Toimipaikan nimi 2. Yhteystiedot i. Postiosoite (Kadunnimi, Postinumero ja toimipaikka) ii. Puhelinnumero iii. Sähköposti 3. Toimipaikan järjestämismuoto 1. Kunnan tai kuntayhtymän järjestämä 2. Kunnan tai kuntayhtymän ostopalvelu 3. Palvelusetelillä järjestetty 4. Yksityisen hoidon tuella järjestetty 4. Toimipaikan toimintamuoto 1. Pk, Pph, Rpph, Avoin varhaiskasvatus 12
Tietosisältö Toimipaikka 1. Toimipaikan toimintakieli 2. Toimipaikan painotukset varhaiskasvatuksessa i. Kasvatusopillisen järjestelmän mukaan ii. Toimintapainotukset iii. Kielipainotukset 3. Varhaiskasvatuspaikkojen määrä 13
Tietosisältö Lapsi 1. Hetu 2. Nimi 3. Äidinkieli 4. Kotikunta 5. Yhteystiedot (Kadunnimi, postinumero ja toimipaikka) 6. Toimipaikka jossa varhaiskasvatuksessa 7. Hakemuksen toimittamispäivämäärä 8. Varhaiskasvatuspäätökseen kirjattu alkamis- ja päättymispvm 9. Varhaiskasvatusoikeuden perusteen toteutuminen i. Tuntimäärä viikossa ii. Onko vuorohoidossa iii. Päivittäinen vai osaviikkoinen iv. Alle (5.0 tai alle) tai yli 5 tuntia (5.01 tai yli) päivässä varhaiskasvatuksessa 10. Varhaiskasvatuksen järjestämismuoto 14
Tietosisältö Henkilöstö 1. Hetu 2. Nimi 3. Äidinkieli 4. Kotikunta 5. Työskentelypaikka/paikat 6. Työtehtävät (vakalain mukaiset) 7. Työsuhde (määräaikainen, vakituinen, vuokratyö) 8. Työaika i. Työaika/vko ii. Kokoaikainen vai osa-aikainen 9. Kelpoisuuden tuova tutkinto 10. Osallistuminen täydennyskoulutuksiin 15
Tietosisältö Huoltajat 1. Hetu 2. Nimi 3. Äidinkieli 4. Kotikunta 5. Yhteystiedot 6. Asiakasmaksun määrä 7. Palvelusetelin arvo 8. Perheen koko (asiakasmaksulain mukainen) 9. Maksupäätöksen alkamispvm 10. Maksupäätöksen päättymispvm 16
Kenellä tallennusvastuu? 70 Kunta/kuntayhtymä Palvelusetelitoimija Ostopalvelutoimija Yksityisen hoidon tuella toimiva 1 mom (Toimipaikat ja järjestäjät) X X X X 2 mom (Henkilöstö) X X X X 3 mom (Lasta koskevat tiedot) X Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 Kohta 2, Kunta tai KY kohdat 1 sekä kohdat 3-7 X 4 mom (Huoltajat) X Kunta tai KY tallentaa Kunta tai KY tallentaa Kohta 1 ja 2 (3 ja 4 ei kerätä) 5 mom (Palvelusetelivaka) X 17
Varda-projektin kokonaisaikataulu Kunnalliset: VAKAjärjestäjän, toimipaikkojen ja lasten tiedot, esiopetus tiedot 1.1.2019 Yksityiset: VAKAjärjestäjän, toimipaikkojen ja lasten tiedot 1.1.2020 4/2018 Vardatietovarantopalvelun tuotantokäyttö alkaa Kunnalliset: Henkilöstön ja lasten huoltajien tiedot 1.9.2019 Yksityiset: Henkilöstön ja lasten huoltajien tiedot 1.9.2020
2. Varhaiskasvatuksen tietovaranto - Varda
rooli Varhaiskasvatuksen tiedon tuotannon kehittämishankeen vetäjä, Vardan tuoteomistaja Varhaiskasvatuksen tietovarannon käyttöönotosta vastaava projektipäällikkö Sisällönasiantuntija Lakimies Projektin omistaja Projektipäällikkö, toiminnallinen arkkitehti Asiantuntija, projektikoordinaattori Kehittäjätyön ja testauksen koordinaattori Tietokannan asiantuntija Pääkehittäjä, tekninen arkkitehti Kehittäjä Kehittäjä (monitorointi) Käyttöliittymäsuunnittelija Front End -kehittäjä 20 8.6.2018 nimi/organisaatio Tero Huttunen/OKM OPH Kirsi Alila/OKM Tarja Kahiluoto/OKM Marjaana Larpa/OKM Janne Öberg/OKM Stina Westman/CSC Miia Hämäläinen/CSC Liisi Hakalisto/CSC Satu Aarnisalo/CSC Teemu Väisänen/CSC Veli-Matti Helke/CSC Kari Kalliojärvi/Datactica Kari Mattila/Digia Mikko Pärnä/CSC Ville Skants/Gateway Technolabs Finland Oy Varda-hankkeen projektitiimi 2018 Varhaiskasvatuksen tiedon tuotannon hanketta vetää opetus- ja kulttuuriministeriö. OKM on tilannut asiantuntijatyötä ja varhaiskasvatuksen tietovarantopalvelun toteutuksen CSC:ltä.
Varhaiskasvatuksen järjestäjien operatiiviset tietojärjestelmät Kunta 1 Kunta 2 Kunta Kunta 4 Kunta 5 VRK YTJ Yksityinen Yksityinen OPPIJANUMERO- PALVELU Järjestelmätoimittaja. ORGANISAATIO- PALVELU Järjestelmätoimittaja 1 Järjestelmätoimittaja 2 Vardakäyttöliittymä A U T E N T I K A A T I O P A L V E L U R E S T - R A J A P I N T A KÄYTTÖVALTUUS- PALVELU VAKA-lainsäädäntö Koski-lainsäädäntö VAKA-OKSA-sanasto Tietomalli Koodisto VARDA KOODISTO- PALVELU L U O V U T U S P A L V E L U EI HETU VARDA Varhaiskasvatuksen tietovaranto HETU Opetushallinnon yhteinen tietoalusta Summatason raportointi (Vipunen) Tutkijoiden tietotarpeet EI HETU Viranomaisten lakiperustaiset tietotarpeet Tilastointi, raportointi Kelan lastenhoidon tuen etuusmaksatus
Miten kunnan varhaiskasvatustietoja syötetään Vardaan? 1. Automatisoidusti integraatioiden välityksellä: Varda-hankkeessa tehdään integrointi kunnan operatiiviseen varhaiskasvatuksen tietojärjestelmään, jolloin varhaiskasvatuslakiin kirjatut tietosisällöt siirtyvät automaattisesti varhaiskasvatuksen tietovarantoon hankkeessa määritellyn tiedonsiirtofrekvenssin mukaisesti. 2. Varda-käyttöliittymän välityksellä: Kunnat, joilla ei ole varhaiskasvatuksen operatiivista järjestelmää käytössä, käyttävät Varda-hankkeessa toteutettavaa selainpohjaista käyttöliittymää, jonka välityksellä varhaiskasvatuksen järjestäjä tuottaa HE:n 70 mukaiset tiedot varhaiskasvatuksen tietovarantoon. Kummalla tavalla oman kuntasi tiedon syöttö tullaan Vardaan tuottamaan? 22 8.6.2018
Varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja hyödyntävät viranomaiset: 23
Miten kunnat on otettu mukaan Varda-hankkeessa tänä vuonna? 1. Kunnilla on edustus Vardan yhteistyöryhmässä o Yhteistyöryhmällä on ollut säännölliset kokoukset läpi hankkeen. 2. Varda-pilotti ojärjestelmätoimittajat (Abilita, Tieto, WOM) syöttävät varhaiskasvatusdataa REST-rajapinnan kautta Varda-tietovarantoon. okäytetään järjestelmätoimittajien testidatan lisäksi myös pilottikuntien (Helsinki, Tuusula, Pietarsaari) testidataa opilotti käynnistyi alkusyksystä 2017 ja jatkuu yhä kesän ajan. 3. Kuntien Varda-kysely (maaliskuu 2018) 25 8.6.2018
Kuntien Varda-kysely (maaliskuu 2018) 1/2 Kuntien varhaiskasvatuksen tietojärjestelmäkysely - VARHAISKASVATUKSEN OPERATIIVISET JÄRJESTELMÄT Kysely lähetettiin 295 kunnalle, kunnista 161 vastasi kyselyyn. Kyselyn vastausprosentti 55% Kyselyn vastaamisaika 1.-15.3.2018. Kysely lähetettiin vastattavaksi kuntien varhaiskasvatuksesta vastaaville henkilöille. Kyselyn toteutti Varda-hankkeessa CSC ja opetus- ja kulttuuriministeriö 26 8.6.2018
Kyselyn tulokset: Varhaiskasvatuksen operatiiviset järjestelmät 3/2018 Järjestelmän nimi Järjestelmien kunta-asiakasmäärät Pro Consona (CGI) 55 Effica (Tieto) 49 Daisy (WoM) 16 Abilita (Abilita) 10 Päikky (MukavaIT) 6 Mukana (CGI) 5 Wilma (Visma) 5 Psop 2 Evaka (Tulossa), Helmi, Juulia, Kasvunkansio, Kuntarekry, Laari, Lifecare, MultiPrimus, Pedanet, Populus, Proe, Rondo, Tane, Tenavanetti, TinyApp, VakaPäiväkirja, Vesseli, Budnetti 1 Ei järjestelmää 15 27 8.6.2018
3. Käyttöönottoon valmistautuminen 28 8.6.2018
Varhaiskasvatuksen tietovarantopalvelun ylläpitovastuu on lakiluonnoksen mukaisesti Opetushallituksella Projektivastuiden jako opetus- ja kulttuuriministeriön, Opetushallituksen ja CSC:n välillä on hankkeessa työn alla Yhteistyötä organisaatioiden välillä tehdään hankkeessa laajalla rintamalla: Käyttäjähallinnan prosessin ja käyttöoikeusroolien määrittely OPH:n kokonaisarkkitehtuurilinjausten huomioonotto toteutuksessa Käyttöönoton suunnittelu ja valmistelu Viestintä- ja koulutussuunnittelu Loppukäyttäjien ohjeistus Valmistautuminen esiopetustietojen välittämiseen Koski-palvelulle -> Sisällöt ja aikataulut tarkentuvat näiden tehtävien osalta kesän aikana 29 8.6.2018
Miten kuntia tuetaan varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardan käyttöönottoprojektissa? 1. Hankeen viestintää tuotetaan viestintäsuunnitelman mukaisesti eri kohderyhmille 2. Koulutusta annetaan eri kohderyhmille läpi syksyn webinaarien muodossa 3. Hankkeen toimesta koordinoitu integraatiotestaus toteutetaan marras-joulukuussa 4. Hankkeessa tuotetaan kunnille selkeät ohjeet tietovarannon tiedonsiirron käytännöistä ja aikatauluista 5. Vuoden vaihteessa kuntien tukena toimii asiakastukipalvelu 30 8.6.2018
1. Varda-hankkeen kunnille suunnattu viestintä 1. Varhaiskasvatuksen tietovarannon Wiki-sivut (Varda-wiki) o Varda-tietovarannon käyttöönottoprojektin virallinen viestintäkanava on Opetushallituksen Confluencessa: https://confluence.csc.fi/display/ophpalv/varhaiskasvatuksen+tietovaranto o Wiki-sivuille kootaan myös Varhaiskasvatuksen tietovarantoa koskeva materiaali ja ohjeistus o Tämän webinaarin tallenne ja materiaali viedään ao sivuille 2. Osallistuminen erilaisiin tapahtumiin ja messuille: o15.2.2018 Opetushallituksen Varhaiskasvatuspäivät Yhdessä laatua rakentamassa, Helsinki o10.3.2018 Varsinais-Suomen Varhaiskasvattaja 2018, Turku o12.-13.9.2018 Kuntamarkkinat, Helsinki o12.10.2018 Varhaiskasvatusmessut, Helsinki 3. Varda uutiskirje 31 o Varda-yhteistyöverkoston sähköpostilistan jäsenille (1-2kk välein) ouutiskirjeen tilaajaksi pääset lähettämällä pyynnön sähköpostiin: varda@csc.fi 8.6.2018
2. Varda-koulutusta eri kohderyhmille Aluehallintoviraston varhaiskasvatuksen koulutuspäivät - Varhaiskasvatus muutoksessa: o4.5.2018, Tampere o7.5.2018, Turku o15.5.2018, Kuopio o21.5.2018, Pori o6.6.2018, Kajaani osyyskuu 2018, Rovaniemi Varda-infot kunnan toimijoille 5.6.2018 sekä elo-/syyskuu 2018 Varda-koulutukset kuntien Varda-vastaaville ja Varda-pääkäyttäjille syksy 2018 ojärjestelmäintegraation välityksellä varantoon tietoa syöttävät kunnat (syys-lokakuu 2018) okäyttöliittymän kautta Vardaan syöttävät kunnat (marras-joulukuu 2018) -> Koulutusten kohderyhmät, sisällöt ja aikataulut tarkentuvat kesän aikana. 32 8.6.2018
3. Integraatiotestausta hankkeessa syksyllä 2018 Kuntien Varda-vastaavilla ja Varda-pääkäyttäjillä tässä tärkeä rooli resurssitarve loka-marraskuu 2018 Testauksella tuetaan kuntien integraatioiden toteutustyötä ja harjoitellaan tiedonsyöttöä varantoon Tiedon laadun verifiointi Selkeät testitapaukset tuotetaan kunnille hankkeen toimesta Testauksen ajankohta informoidaan tarkemmin syyskuun koulutuksissa, alustava aikataulu loka-marraskuussa 2018. 33 8.6.2018
Mitä tietoja kunnilta kaivataan käyttöönottoviestinnän tueksi? 1/2 1. Kuntien tulee itse arvioida, millä tavalla he tuottavat vaka-tiedot varhaiskasvatuksen tietovaranto Vardaan: a. Kunnassa on joku näistä käytössä: Abilita, Daisy, Effica, Pro Consona tai Visman järjestelmä käytössä b. Kunnassa on käytössä/otetaan käyttöön järjestelmä ennen vuoden vaihdetta, joka ei ole mikään edellisistä c. Kunnalla ei ole järjestelmää käytössä, vaan varannon tiedot syötetään käyttöliittymän välityksellä Varda-wikiin tuotetaan tarkempi tieto elokuun alussa siitä, minne tiedot tulee lähettää. Asia viestitään myös sähköpostitse kuntien vaka-johtajille. 34 8.6.2018
Mitä tietoja kunnilta kaivataan käyttöönottoviestinnän tueksi? 2/2 2. Varda-toimijarooleissa toimivien henkilöiden nimeäminen kunnassa Kunnat lähettävät hankkeelle seuraavat tiedot elokuun loppuun mennessä henkilön/henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet, jotka toimivat kunnan Varda-vastaavan ja Varda-pääkäyttäjän toimijarooleissa Varda-wikiin tuotetaan tarkempi tieto elokuun alussa siitä, minne tiedot tulee lähettää. Asia viestitään myös sähköpostitse kuntien vaka-johtajille. 35 8.6.2018
Vardan toimijaroolit Varda-vastaava: Koordinoi ja vastaa varhaiskasvatuksen tiedontuotannon käytänteiden jalkauttamisesta kunnassa ja vastaa kunnan Varda-tietosisältöjen laadusta tietovarannon tiedonsyötössä. Vastaavalla on valmiudet hyödyntää varhaiskasvatuksen tietovarannon tietoja raportointityökaluilla. Varda-pääkäyttäjä: koordinoi ja vastaa kunnassa Vardan käyttöönoton teknisestä valmistelusta sekä jatkossa yhteydenpidosta tekniseen ylläpitoon liittyen. 36 8.6.2018
Vardan syksy 2018 Varhaiskasvatuksen tietovarannon ohjeistukset valmistuvat. Tietovarannon integraatiot toteutetaan (pilotissa mukana olevien integraatiot jo toteutettu) ja valmistaudutaan tiedon syötön tuotantokäytön alkamiseen. Koulutuksia pidetään osaamistarvelähtöisesti Varda-vastaaville ja Vardapääkäyttäjille - Koulutusten tarkempi aikataulu viestitään kesän aikana Varda-wikissä. Varda-integraatiotestausta tehdään kuntien ja järjestelmätoimittajien kanssa. - Integraatiotestauksen tarkempi aikataulu viestitään syksyn Vardakoulutuksissa. Alustavasti loka-marraskuu 2018. Varhaiskasvatuksen tiedontuotannon ohjausryhmä aloittaa toimintansa. 37 8.6.2018
Vardan talvi 2019 otietovarannon viranomaisvastuu jatkuvan palvelun osalta siirtyy Opetushallitukselle. ookm yhä vastuussa varhaiskasvatuksen tietotuotannon kehittämisestä. ovarda-tietovarantopalvelun tuotantokäyttö alkaa 1.1.2019 okunnat aloittavat tiedon syötön (vaka-järjestäjä-, toimipaikkaja lapsitiedot) OPH:n määrittelemän aikataulun puitteissa. 38 8.6.2018
Yhteismitallisen ja laadukkaan tiedon tallentaminen varhaiskasvatuksen tietovarantoon luo tietotuotannon perustan! Tiedon hyödyntämisen näkökulmasta tiedon laatu on kriittinen asia: Yhteiset kirjauskäytännöt koko maassa ja kuntien sisällä on tärkeää, jotta tilastoinnin ja raportoinnin tiedot ovat yhteismitallisia. Onnistuaksemme, tarvitsemme kaikki kunnat mukaan talkoisiin! Varda-tiedon omistajuus on tiedon tuottajilla (rekisterin pitäjät): noin 300 kuntaa, missä sekä kunnallista että yksityistä toimintaa.
Kiitos! Lisätietoja Varhaiskasvatuksen tietovaranto https://confluence.csc.fi/display/ OPHPALV/Varhaiskasvatuksen+ti etovaranto email: varda@csc.fi 41 8.6.2018