Toimintakertomus 2012 Kirkon palvelukeskus

Samankaltaiset tiedostot
Kirkon palvelukeskus, Kipa ASIAKASTIEDOTE KIPALAINEN 1/2011 AJANKOHTAISTA ASIAKKAAT

Kirkon toimistohenkilöstö KiTo , Kouvola

Juankosken kaupunki ,00 Juuan kunta ,00 Juvan kunta ,00 Jyväskyläm kristillisen koulun yhdistys ry ,00 Jyväskylän kaupunki 1

Avustukset ryhmäkoon pienentämiseen 2010

Joutsan kunta ,00 Juankosken kaupunki ,00 Juvan kunta ,00 Jyväskylän kaupunki ,00 Järvenpään kaupunki ,00 Kaarinan

OPH , Valtion erityisavustus Koulutuksellista tasa-arvoa edistäviin toimenpiteisiin esi- ja perusopetuksessa 2019

Verkkolaskutusohje Kirkon Palvelukeskuksen toimittajille

Helsingin kansainvälisen koulun kannatusyhdistys ry 1500,00 Helsingin kaupunki ,00 Helsingin Normaalilyseo 1500,00

Jyväskylän steinerk Jämsän kaupunki Kaarinan kaupunki Kajaanin kaupunki Kalajoen kaupunki Kangasalan kunta

Verkkolaskutusohje Kirkon Palvelukeskuksen toimittajille. Så sänder ni e-fakturor till Kyrkans servicecentral

Kirkon palvelukeskuksen asiakastiedote 2/

Avustusta saaneet opetuksen järjestäjät

Yhdistysluettelo 2017

Hyvinkään Kaupunki Hämeenkosken Kunta Hämeenkyrön kunta Hämeenlinnan Kaupunki Iisalmen

KIRKON ELÄKERAHASTON TALOUSSÄÄNTÖ. I Yleisiä säännöksiä. 1 Taloussäännön soveltaminen

Liite. Päätös. Hakija

Yhdistysluettelo 2018

On aika rauhoittua Joulun viettoon. Haluamme kuitenkin vielä kertoa Teille Kipan tilannekatsauksen.

Verkkolaskutusohje Kirkon Palvelukeskuksen toimittajille. Så sänder ni e-fakturor till Kyrkans servicecentral

HeTa. Rovaniemi

JANAKKALAN SEURAKUNTA ESITYSLISTA 5/2011 Kirkkoneuvosto Haapala Heikki jäsen. Kiukkonen Sirpa jäsen

Rintamaveteraanien kotona asumista tukevien palveluiden määrärahan käyttö 2017 Taulukko

Akaan kaupunki , ,25 0

KIRKKOHALLITUKSEN YLEISKIRJE Nro 19/

Ta 2018 Tot Tot. % Tot. 2017

Päätökset etsivän nuorisotyön avustuksista 2015

Tilinpäät. Toteuma Käyttö% TA+muut Toteuma Käyttö% SOSIAALIPALVELUT 3002 KÄYTTÖTALOUS 3007 TALOUS

SYSMÄN SEURAKUNTA PÖYTÄKIRJA 1 ( 7 ) KIRKKONEUVOSTO 3/ Läsnä Petri Tervo kirkkoherra, puheenjohtaja Jarmo Heinonen

Tilitetyt kirkollisverot ja yhteisövero-osuudet kalenterivuonna 2009 / tilitysjaksot ei sisällä tilityksen korkoja

Kampanjan nimi Yhtiö Viite Istuta puu AKAAN SEURAKUNTA Istuta puu ALAJÄRVEN SEURAKUNTA Istuta puu ALAVIESKAN

Uudenmaan TAHE-palvelukeskuksen liiketoiminta- ja toteutussuunnitelma

Kaupunkikehityslautakunta&kp=50&kk=03...

Etelä Suomi

Kaupunkikehityslautakunta&kp=50&kk=07...

Vapaa sivistystyön opintoseteliavustukset, kansalaisopistot 2016

Alkava ARA-tuotanto kunnittain

Yksityisen terveydenhuollon palvelujen antamista koskeva luvan muuttaminen

ERITYISAVUSTUS KOULUTUKSELLISTA TASA-ARVOA EDISTÄVIIN TOIMENPITEISIIN

SOPIMUS VIRKAEHTOSOPIMUKSEN SITOVUUSPIIRIN RAJOITTAMISESTA

AVI Hakija Vaikutusalue Myönnetty Etelä-Suomen AVI Asikkalan kunta Asikkala Etelä-Suomen AVI Askolan kunta Askola Etelä-Suomen AVI Espoon

Hall 8/ Liite nro 3

Rakennusavustukset 2017

Kuntapalvelutoimiston raportointi, touko-elokuu vuosi 2015 Julkaistu

825 Vihdin ao ry 200 Kainuun yksityissektorin ao ry 207 Oulaisten seudun ao ry 407 Tiirismaan ao ry 607 TYKS:n ao ry 215 Siikalatvan Seutukunnan ao

Avustuksen saaja / Kansalaisopisto Ylläpitäjä Myönnetty avustus euroa

Tilinpäät. Toteuma Käyttö% TA+muut Toteuma Käyttö% SOSIAALIPALVELUT KÄYTTÖTALOUS TALOUS TOIMINTATUOTOT/TULOT

Tilinp. TA+MUUT. TOT. TA muutos muutos % SOSIAALIPALVELUT KÄYTTÖTALOUS TALOUS TOIMINTATUOTOT/TULOT

Tilinpäät. Toteuma Käyttö% TA+muut Toteuma Käyttö% SOSIAALIPALVELUT 3002 KÄYTTÖTALOUS 3007 TALOUS

Ilveksen kannanhoidolliset poikkeusluvat metsästysvuonna : Suomen riistakeskus / JHT-raportointi

Käyttötalousosa TOT 2014 TA 2015

ROVANIEMEN KAUPUNKI VAPAA-AJANLAUTAKUNTA TALOUSRAPORTTI

Vaalien ajankohdat ja kansalaisten. osallistumisoikeudet. Vastausaika päättyy: Lausuntopyynnön taustatiedot. Johdanto

Itsenäisyyspäivä korvaavat ajopäivät Sairaalatoimitukset

TAHE-palvelukeskus lyhyesti. Maaliskuu 2017

HELSINGIN SEURAKUNTAYHTYMÄ YHTEINEN KIRKKOVALTUUSTO

TOIMINTATULOT YHTEENSÄ

Liite IV: Toimitetun talousveden laatu (aritmeettinen keskiarvo). Keskiarvo on nolla, jos kaikki tulokset ovat olleet alle määritysrajan.

HAAPAJÄRVEN SEURAKUNTA Kokouspäivämäärä Sivu. 31 Kirkkoneuvosto 3/

Itsenäisyyspäivän korvaavat ajopäivät Kotihappitoimitukset

TOT. % TOT M TOIMINTATUOTOT 68,4 16,7 24,5 % 18,6 TOIMINTAKULUT 64,7 16,4 25,3 % 17,4 - SIITÄ:

Kemera -työmäärät 2016 Toteutusilmoituksen saapumispäivä

Käynnissä olevat kuntajakoselvitykset. Ville Nieminen

Seurakuntaneuvosto ESITYSLISTA 2 / Läsnä Viitapohja, Salla-Maria puheenjohtaja. Järvenpää, Pertti Kotiranta, Pirjo

LOPPUTILITYS Kuuma-seutu Y-tunnus Kotipaikka: Kerava Säilytä asti

Kieku tuki ja ylläpito

Espoon kaupunki Pöytäkirja Sosiaali- ja terveyslautakunnalle tiedoksi saapuneet asiat, päätökset ja kirjelmät

Hailuodon kunta Pääbudjetti Sivu 1 INTIME/Talouden Suunnittelu 112 Tulosalue TA: TA490 Perusturvahallinto :47:05

Kinnulan kunta, talousraportti 1-4/2014

Tuloslaskelma Tammikuu-Joulukuu Opetus ja kultt.toimen hallin

SEURAKUNTATALOUS JA TULEVAISUUDEN HAASTEET

PERUSTURVAN HALLINTO 8000 TULOSLASKELMA 8500 TOIMINTAKULUT

Liite 3 TAHE-palvelukeskuksen osaprojektien yhteenvedot ja ylätason aikataulut. Teemu Seppälä

Tässä numerossa: KIRKON PALVELUKESKUS

HE 206/2010 vp alussa voimaan tulevia kuntajaon muutoksia.

PERUSTURVAN HALLINTO 8000 TULOSLASKELMA 8010 TOIMINTATUOTOT

KIRKKONEUVOSTO KUULUTUS

Perustoimeentulotuessa hyväksyttävien vuokramenojen kuntakohtaiset rajat 2019

Perustoimeentulotuessa hyväksyttävien vuokramenojen kuntakohtaiset rajat

:55 sivu 1(5) TULOSLASKELMAOSAN TOTEUTUMISVERTAILU 1-1/2019. Talousarviomuutokset. Talousarvio

Perustoimeentulotuessa hyväksyttävien vuokramenojen kuntakohtaiset rajat

Perustoimeentulotuessa hyväksyttävien vuokramenojen kuntakohtaiset rajat 2018

Muonion kunta Pääbudjetti Sivu 1 INTIME/Talouden Suunnittelu 112 Tehtävä: 22 SOSIAALITOIMEN HALLINTO :28:39

OSAVUOSIKATSAUS Sivu 5 tammi-elokuu 2018

Pikakatsaus kuntavaalituloksiin ARTTU2-kuntien vinkkelistä

Budjetti Bu-muutos Budjetti + Toteutuma Poikkeama muutos

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Kieku-palvelujen tuottajana

Budjetti Bu-muutos Budjetti + Toteutuma Poikkeama muutos

Siirtyminen käyttöönotosta tuotantoon

Poliisilaitosalueet ja toimipisteet lukien

Kinnulan kunta, talousraportti 1-3/2014

x) sis. käyttöomaisuuden myyntivoitot

KIRKON KESKUSRAHASTON TALOUSSÄÄNTÖ. I Yleisiä määräyksiä. 1 Taloussäännön soveltaminen

Budjetti Bu-muutos Budjetti + Toteutuma Poikkeama muutos

Asemakaavalla suojeltujen rakennusten määrä ja kerrosala sekä niiden muutokset ELY-keskuksittain vuosina

Sastamalan kaupunki INTIME/Talouden Suunnittelu

Tunnustelukysymykset maakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon järjestämisestä Kuopion kaupungille, Siilinjärven kunnalle ja Pohjois- Savon

LIITE 1: Omistajat SITOVASTI MUKANA OLEVAT YHTEISÖT. KuntaPro Oy

ARTTU2 KUNTASEMINAARI Kuntatalo Pentti Meklin, Emeritusprofessori

Harjavallan kaupunki

Perusturvalautakunta liite nro 2

Transkriptio:

Toimintakertomus 2012 Kirkon palvelukeskus

Sisällysluettelo Johtajan katsaus... 3 Johtokunnassa kattava edustus seurakunnista...5 Asiakas organisaation ytimessä...6 Johtoryhmä määritteli arvot henkilöstön kanssa...7 Palvelukeskuksen arvot ja strategia...8 Tiivistä yhteistyötä asiakkaiden kanssa...9 Kipa tuottaa palveluja asiakasseurakunnille... 10 Asiakas asioi Kipan Akkunan kautta...11 Monipuolista koulutusta henkilöstölle... 12 Toimivat tietojärjestelmät turvaavat palvelun... 13 Palveluja omakustannushintaan... 14 Tunnusluvut... 14 Tuloslaskelma...15 Kannen kuva: Kirkon palvelukeskus, asiakkaan vastaanottotiimi Toimintakertomus 2012, tekstit, taitto ja ulkoasu: Kirkon palvelukeskus, Seija Mäenpää ja Minna Rissanen Painopaikka: Erweko 2013 Isokatu 9, PL 156, 90101 OULU http://sakasti.evl.fi 2 Toimintakertomus 2012

Johtajan katsaus Kirkon palvelukeskuksen (Kipan) ensimmäinen virallinen toimintavuosi lähti hyvin käyntiin. Kirkkohallituksen täysistunto valitsi palvelukeskuksen johtokunnan istunnossaan 22.11.2011. Johtokunta aloitti ensimmäisen toimintavuotensa 2012. Kirkon palvelukeskuksen johtoryhmä käynnisti strategiatyön heti vuoden alussa määrittelemällä henkilöstön kanssa palvelukeskuksen toiminnan arvot. Palvelukeskuksen johtoryhmä valmisteli strategiaa kevään aikana. Kesäkuussa strategiaseminaarissa palvelukeskuksen johtokunta ja palvelukeskuksen johtoryhmä jatkoivat yhdessä strategian valmistelua. Elokuussa johtokunta hyväksyi strategian. Samalla hyväksyttiin strategian mittarit ja raportointi. Johtokunta otti käyttöön palvelukeskuksen talouden seurantamallin vuoden 2012 alusta. Kirkolliskokouksen hyväksymien palvelumaksujen periaatteiden mukaisesti johtokunta hyväksyi palvelumaksujen hinnoittelumallin ja hinnat. Hinnoittelussa huomioitiin kirkolliskokouksen vahvistama kirkon keskusrahaston 6,2 miljoonan euron investointirahoitusosuus. Johtokunta hyväksyi keväällä palvelukeskuksen palvelusopimusmallin liitteineen. Palvelusopimukset allekirjoitettiin siirtyvien asiakkaiden kanssa. Palvelukeskuksessa toteutettiin kevään aikana kirkkohallituksen toimesta laaja sisäinen tarkastus. Tavoitteena oli selvittää palvelukeskuksen integrointia kirkkohallitukseen. Arvioinnin kohteena oli kirkkohallituksen yhteisten prosessien käyttäminen, sisäisen valvonnan järjestäminen ja yhteisten toimintaperiaatteiden soveltaminen palvelukeskuksessa. Tavoitteena oli laatia kehittämisehdotuksia palvelukeskuksen integraation ja sisäisen valvonnan parantamiseksi. Kevään aikana verottajalta saatujen päätösten perusteella linjattiin palvelukeskuksen tuottamat palvelut koskemaan seurakuntien perustoimintaa, ja seurakuntien omistamat yhtiöt jäivät palvelukeskuksen palvelujen ulkopuolelle. Joulukuussa toteutettiin haastatteluna palvelukeskuksen riskianalyysi osana kirkkohallituksen riskikartoitusta. Kirkon palvelukeskus oli vuonna 2012 yksi merkittävimmistä rekrytoijista Oulun alueella. Palvelukeskus oli myös haluttu työnantaja, ja työhakemuksia saatiin vuoden aikana yhteensä 1058. Kaikkiaan palvelukeskuksen henkilöstömäärä vuoden 2012 lopussa oli 45. Toimintakertomus 2012 3

Keskeisenä asiana nousi esille tarve aikaistaa asiakkaiden siirtymistä vuodelta 2017. Vuoden aikana vuokrattiin lisää toimitiloja Oulun Isokatu 9:stä. Lahden, Porvoon ja Kuopion toimitilojen suunnittelu käynnistettiin keväällä 2012. Palvelukeskuksen johtokunta teki päätöksen Lahden toimitilojen vuokraamisesta. Porvoon toimitilojen valmisteluissa päästiin siihen vaiheeseen, että toimitilaesitys saadaan johtokunnan käsittelyyn alkuvuodesta 2013. Tavoitteeksi asetettiin, että Lahden ja Porvoon toimitilat saadaan käyttöön 1.9.2013. Porvoon palvelupäällikkö rekrytoitiin syksyllä 2012. Tietojärjestelmähanke toteutui suunnitelmien mukaan aikataulussa ja palvelutuotanto Oulun toimipisteessä saatiin onnistuneesti käynnistettyä 1.9.2012. Palvelukeskuksen asiakkaiksi siirtyi 13 seurakuntataloutta. Palvelukeskuksen ulkoista viestintää kehitettiin vuoden aikana. Asiakaskäynnit toteutettiin 2012 ja 2013 siirtyvissä asiakasseurakunnissa. Useita asiakaskäyntejä toteutettiin myös suurimmissa seurakuntayhtymissä. Palvelukeskuksen johto osallistui aktiivisesti eri sidosryhmien järjestämiin tilaisuuksiin ja kertoi palvelukeskuksen ajankohtaisista asioista. Ulkoisessa viestinnässä otettiin käyttöön asiakastiedote, Kipalainen, ja Sakastiin avattiin palvelukeskuksen omat sivut. Asiakkaiden vastaanotossa otettiin käyttöön Askel-tiedote. Vuoden aikana palvelukeskus kiinnosti myös mediaa. Sisäistä viestintää kehitettiin ottamalla käyttöön palvelukeskuksen henkilöstöinfotilaisuudet, tiimipalaveri- ja prosessipalaverikäytännöt sekä tiimien ja esimiesten kehittämistapaamiset. Tiedottamista kehitettiin ottamalla käyttöön palvelukeskuksen oma henkilöstötiedote Kipanen. Kirkkohallituksen intranettiin, Katajanettiin, perustettiin omat sivut palvelukeskukselle. Lisäksi otettiin käyttöön toimintajärjestelmä ja dokumenttien hallintajärjestelmä. Vuoden aikana suunniteltiin ja hyväksyttiin palvelukeskuksen rahoitusmalli. Keskeisenä asiana nousi esille tarve aikaistaa asiakkaiden siirtymistä vuodelta 2017. Asia otettiin myös esille johtokunnan ja talousvaliokunnan keskusteluissa sekä kirkolliskokouksessa; aikaistamisella saataisiin merkittäviä kustannushyötyjä. Syksyllä arvioitiin kolmen asiakaserän vuosittaista asiakkaaksi siirtymisen toimivuutta. Päädyttiin linjaukseen, että vuoden 2014 alusta siirrytään yhden asiakaserän vastaanottoon vuodessa. Kirkon palvelukeskuksen alijäämä vuodelle 2012 oli -2,6 miljoonaa euroa. Tietojärjestelmäinvestointeihin käytettiin rahaa yhteensä 2,8 miljoonaa euroa. Seija Mäenpää Johtaja Kirkon palvelukeskus 4 Toimintakertomus 2012

Johtokunnassa kattava edustus seurakunnista Kirkkohallituksen täysistunto hyväksyi 22.11.2011 pitämässään kokouksessaan Kirkon palvelukeskuksen johtosäännön ja asetti johtokunnan. Johtokunnan kokoonpanossa huomioitiin vahva seurakuntien taloushallinnon edustus sekä edustajien valinta erikokoisista seurakunnista ja eri puolilta maata. Lisäksi johtokuntaan nimettiin kirkkohallituksen täysistunnon ja virkamiesjohdon edustajat sekä kirkon ulkopuolelta palvelukeskuksen asiantuntijaedustus. Johto- kunta aloitti toimintansa 1.1.2012. Se kokoontui vuoden aikana 7 kertaa ja käsitteli 102 pykälää. Päätöksistä merkittävä osa kohdistui hankintoihin kuten mm. tietojärjestelmähankintoihin sekä toimitilojen vuokraamiseen ja talouden suunnitteluun ja seurantaan. Yksi merkittävimmistä johtokunnan tehtävistä oli laatia johtamisen tueksi palvelukeskuksen ensimmäinen strategia. Johtokunta päätti myös useiden seurakuntien siirtymäaikatauluihin liittyvistä muutoksista. Ylh. vas. Antti Viita, Heikki Seppänen, Jyri Klemola, Jukka Keskitalo (puheenjohtaja), (kesk. vas.) Pirjo Pöyhiö, Kristiina Mätäsaho, (vas. alh.) Veikko Väisänen, Ingeborg Flythstöm, Seija Mäenpää (esittelijä, Kirkon palvelukeskuksen johtaja), Leena Rantanen ja Sari Suomalainen (sihteeri). Kuvasta puuttuu Riitta-Sisko Tarkka (varapuheenjohtaja). Toimintakertomus 2012 5

Asiakas organisaation ytimessä Kirkon palvelukeskuksen organisaatio on rakennettu prosessiorganisaatioksi. Palvelutuotanto on jaettu kahteen pääprosessiin taloushallinnon ja henkilöstöhallinnon prosesseihin. Palvelutuotantoprosesseista vastaavat palvelupäälliköt. He toimivat vastuualueensa esimiehinä ja prosessinomistajina sekä vastaavat nimetyistä asiakkuuksista. Palvelujen toteuttamisesta vastaavat palvelukeskuksessa työskentelevät osaamistiimit. Prosessinomistajuus tulee myöhemmin ulottumaan myös muihin toimipisteisiin. Porvoon, Lahden ja Kuopion toimipisteitä vetävät palvelupäälliköt, jotka toimivat toimipisteen esimiehinä, ja vastaavat toimipisteen palvelutuotannosta. Asiakkuuksista vastaa asiakaspalvelupäällikkö, joka toimii samalla asiakkuuksien prosessinomistajana. Pilottiseurakuntien ja Kirkon palvelukeskuksen johtokunnan edustajia palvelukeskuksen asiakastilaisuudessa Oulun vanhassa pappilassa. 6 Toimintakertomus 2012

Johtoryhmä määritteli arvot henkilöstön kanssa Yhteistyöllä eteenpäin asiakkaiden hyväksi palvelukeskuksen johtoryhmä: Anne Saloniemi, asiakaspalvelupäällikkö; Outi Naamanka, palvelupäällikkö (taloushallinto); Seija Mäenpää, johtaja (puheenjohtaja); Sirpa Miettunen, henkilöstön kehittämispäällikkö; Tuomas Halonen, palvelupäällikkö (henkilöstöhallinto); Hannu Kallinen, tietohallintopäällikkö ja Erja Jaatinen, controller. Palvelukeskuksen johtaja, Seija Mäenpää, kokosi palvelukeskuksen ensimmäisen johtoryhmän alkuvuodesta ja laajensi sen kokoa organisaation toiminnan kasvaessa. Johtoryhmään valittiin edustajat kaikilta palvelukeskuksen johtamisen keskeisiltä osa-alueilta. Johtoryhmä kokoontui vuoden aikana 24 kertaa. Johtoryhmää työllisti erityisesti tietojärjestelmien käyttöönottoon ja palvelutuotannon käynnistämiseen liittyvät asiat, henkilöstön rekrytointi ja palvelukeskuksen toiminnan aloittamiseen liittyvät asiat. Johtoryhmän keskeisenä tavoitteena oli valmistella palvelukeskuksen strategia johtokunnan käsiteltäväksi ja hyväksyttäväksi. Strategian laadintaan otettiin koko henkilöstö mukaan, joka osallistui palvelukeskuksen arvojen määrittelyyn. Arvot muodostivat strategian ytimen. Strategiaa on viety käytäntöön yksilö- ja tiimikehityskeskustelujen kautta sekä päivittäisessä toiminnassa. Toimintakertomus 2012 7

Palvelukeskuksen arvot ja strategia Palvelukeskuksen arvojen määrittelyn taustana olivat kirkon arvot. Palvelukeskuksen strategiatyö käynnistettiin keväällä 2012. Strategiatyön välineenä käytettiin BSC-mallia (Balanced scorecard, tasapainotettu tuloskorttimalli). Arvojen määrittelyn jälkeen johtoryhmä ja henkilöstö sopivat yhdessä, miten arvoja toteutetaan jokapäiväisessä työssä. 8 Toimintakertomus 2012

Kirkon palvelukeskus ja seurakunnat tekivät tiivistä yhteistyötä palvelutuotannon käynnistämiseksi. Tiivistä yhteistyötä asiakkaiden kanssa Kirkon palvelukeskuksen ensimmäinen toimintavuosi ennen palvelutuotannon käynnistämistä 1.9.2012 painottui tiiviiseen yhteistyöhön pilottiseurakuntien kanssa. Pääpaino yhteistyössä oli tietojärjestelmien testaukseen ja käyttöönottoon liittyvissä tehtävissä: koulutukset ja työpajat toteutettiin ennen tuotannon käynnistämistä. Kevään kuluessa asiakkaan vastaanottoprosessi mallinnettiin ja organisoitiin kolmeen osa-alueeseen: asiakasrajapinta (koulutus, työpajat ja asiakastuki), projekti (toimittajayhteistyö, konversiot, perustiedot) ja palvelutuotanto. Toukokuussa 2012 käynnistettiin infotilaisuudella ensimmäinen mallinnettu 10 kuukautta kestävä asiakkaan vastaanottoprosessi seurakunnille, jotka aloittavat palvelukeskuksen asiakkaina 1.1.2013. Yhteistyö jatkui syksyllä työpajoissa ja koulutustilaisuuksissa. Vuoden aikana käynnistettiin jo vuoden 2013 kolmen asiakaserän vastaanottoprosessi. Tuotannon käynnistämisen jälkeen järjestettiin 1.9.2012 palvelukeskuksen asiakkaiksi siirtyville seurakunnille asiakastilaisuus. Tilaisuuden tavoitteena oli kiittää palvelukeskuksen ensimmäisiä asiakkaita hyvästä yhteistyöstä ja saada heiltä palautetta asiakaspalvelun ja järjestelmien toiminnallisuuden kehittämiseksi. Asiakkaiden koulutuksia järjestettiin 36 kpl ja niihin osallistui vuoden aikana 548 henkilöä. Koulutukset pidettiin pääsääntöisesti Oulussa. Lisäksi asiakkaita tuettiin järjestämällä lukuisia sähköisiä Live meeting -koulutuksia ja palavereja. Toimintakertomus 2012 9

Tuija Tauriainen ja Annika Jokelainen hoitavat henkilöstöhallinnon palveluja. Oskari Riekki ja Jenni Backman perehtyvät asiakasprosesseihin. Kipa tuottaa palveluja asiakasseurakunnille Palvelukeskuksen seurakunnille tuottamat palvelut on jaettu kahteen pääprosessin: henkilöstöhallinnon palveluihin ja taloushallinnon palveluihin. Henkilöstöhallinnon palvelut tuottaa asiakkaille palkanlaskentaa liittyvät palvelut kuten palkat ja palkkiot sekä palvelusuhdetiedot, vuosilomat ja poissaolot, viranomaistilitykset, tilastot ja raportit. Lisäksi palveluihin kuuluvat matkalaskut ja henkilöstö- ja palvelussuhderekisteripalvelut. Henkilöstöhallinnon palvelut tuottaa myös pääkäyttäjäpalveluita palkanlaskentajärjestelmään, matka- ja kululaskujärjestelmään sekä henkilö- ja palvelusuhderekisterijärjestelmiin. Taloushallinnon palvelut tuottaa asiakkaille kirjanpidon ja siihen liittyvät palvelut kuten tilinpäätökset ja käyttöomaisuuden, maksuliikenteen, menojen ja tulojen käsittelyn, viranomaistilitykset, tilastot ja raportit. Taloushallinnon palvelut tuottaa myös pääkäyttäjäpalveluja kirjanpitojärjestelmään, osto- ja myyntireskontrajärjestelmiin sekä maksuliikennejärjestelmään. 10 Toimintakertomus 2012

Asiakas asioi Kipan Akkunan kautta Asiakkaat asioivat Kipaan sähköisen työpöydän eli portaalin kautta. Palvelukeskuksessa portaali nimettiin Kipan Akkunaksi. Asiakkaat pystyvät Kipan Akkunan kautta hoitamaan kaikki seurakunnan henkilöstö- tai taloushallintoon kuuluvat tehtävät. Henkilöstöhallinnon puolelta Akkunan kautta hoidettavia asioita ovat esimerkiksi uusien palvelussuhteiden perustamiset, muutokset, poissaolot, matkalaskut sekä näiden asiatarkastukset ja hyväksymiset. Taloushallinnon puolelta Akkunan kautta voi hoitaa esimerkiksi ostolaskujen asiatarkastukset ja hyväksymiset, laskutuspyynnöt, muistiotositteet sekä maksuaineistojen hyväksymiset. Vaikka asiakasseurakunnat pystyvät hoitamaan henkilöstö- ja taloushallinnon asiansa Akkunan kautta, on palvelukeskukseen kuitenkin perustettu asiakastuki. Sen kautta asiakkaat voivat eri yhteydenottotapoja käyttäen antaa palautetta ja saada neuvontaa. Kaikki yhteydenotot ja palautteet kirjataan asiakastiketöintijärjestelmään (Jiraan). Järjestelmän kehittämistyö käynnistettiin loppukesästä ja järjestelmä otettiin tuotantokäyttöön 1.1.2013. Toimistosihteerit Nina Heikkinen ja Tarja Kurtti sekä sovellusasiantuntija Markus Roivanen huolehtivat asiakastuesta. Toimintakertomus 2012 11

Henkilökuntaa koulutettiin muun muassa tiimivalmennuksissa. Palvelukeskuksen henkilökunta tutustui Kempeleen seurakuntaan ja perehtyi seurakuntatyöhön. Monipuolista koulutusta henkilöstölle Ensimmäisen toimintavuoden tärkeimpiä tehtäviä oli mallintaa henkilöstöä koskevat toimintamallit ja -tavat sekä mallintaa ja ottaa käyttöön rekrytointi- ja perehdyttämisprosessit. Lisäksi henkilöstöä koskevia asioita linjattiin ja ohjeistettiin. Henkilöstöä valmennettiin järjestämällä arvovalmennusta, tiimi- ja tiimikoordinaattorivalmennusta sekä esi- miesvalmennusta. Lisäksi järjestettiin koulutusta asiakaspalvelusta, excelin käytöstä, ruotsin kielestä sekä kirjanpidosta ja palkanlaskennasta. Palvelukeskuksen henkilökunnan perehdyttämisessä korostettiin seurakuntatyön tuntemusta. Henkilökunnalle järjestettiin myös tutustumisvierailuja seurakuntiin. 12 Toimintakertomus 2012

Toimivat tietojärjestelmät turvaavat palvelun Kirkon palvelukeskuksen kaikki palvelutuotannon tuottamiseen liittyvät tietojärjestelmät hankittiin syksyllä 2011. Tietojärjestelmien käyttöönottamiseksi perustettiin hanketoimisto ja työ käynnistettiin syksyllä 2011. Hankkeen aikana käytiin läpi tietojärjestelmille asetetut toiminnalliset vaatimukset, jotka tulevat tukemaan asiakasseurakuntien operatiivista taloushallintoa. Hanke jatkui tammikuussa 2012, jolloin aloitettiin tietojärjestelmien yhteensovittaminen, testaus ja käyttöönotto. Testaus sekä 1.9. aloittavien seurakuntien käyttöönoton kannalta kriittiset tehtävät saatiin toteutettua siten, että tietojärjestelmähankkeen ohjausryhmä hyväksyi 27.8. pidetyssä kokouksessaan tuotantokäytön aloituksen tavoiteaikataulun mukaisesti 1.9.2012. Asiakkaiden koulutusta Kipan tietojärjestelmiin parannettiin perustamalla koulutusympäristö. Koulutusympäristö saadaan asiakkaiden käyttöön vuoden 2013 alkupuolella. Palvelukeskuksen järjestelmien keskitetty käyttäjä- ja käyttöoikeushallintatyö käynnistettiin ja järjestelmä saadaan käyttöön vuoden 2013 alkupuolella. Järjestelmien käytettävyyteen ja asiakkaiden tukemiseen valmisteltiin loppuvuodesta video-ohjeita. Syksyllä käynnistettiin myös selvitys palvelukeskuksen järjestelmien etäkäyttömahdollisuuksista. Mobiili- ja etäkäytön selvitystyö ja testaustyö käynnistettiin vuoden lopulla. Etäkäyttöä pilotoidaan alkuvuodesta ja asiakkaille tarjotaan etäkäyttömahdollisuutta 2013. Tietojärjestelmähankkeen ohjausryhmän ovat muodostaneet sekä tilaajan että toimittajien edustajat: Vas. Kari Tyyskä (Logica), Hellevi Kaisanlahti (Atos), Tommi Nurmi (Fujitsu), Aila Toivonen (sihteeri), Hannu Kallinen (tietohallintopäällikkö), Seija Mäenpää (johtaja), Valentin Kononen (etaika), Leena Rantanen (kirkkoneuvos, puheenjohtaja), Jukka Tamminen (tietohallintojohtaja), Lea Ylinen (Basware) ja Seppo Korhonen (Basware). Toimintakertomus 2012 13

Palveluja Tunnuslukuja omakustannushintaan Asiakkaita 31.12.2012 13 Asiakastapaamisia 62 Muut sidosryhmät 20 Asiakaskoulutuksia 36 (osallistujalkm 548) Asiakastiketit (kpl) 1498 (1.9. 31.12.2012) Rekrytointikampanjat vuonna 2012 29 Hakijamäärä vuonna 2012 1058 Seurakunnat siirtyvät palvelukeskuksen asiakkaiksi vuosien 2012 2017 aikana. Palvelukeskuksen tulos tulee olemaan koko siirtymäkauden alijäämäinen. Palvelukeskuksen toiminta rahoitetaan kirkon keskusrahaston lainalla. Alkuperäisen asiakkaiden siirtymissuunnitelman mukaan lainatarve vuosille 2012 2018 tulee olemaan 11,6 miljoonaa euroa. Palvelukeskuksen vuoden 2012 tulot olivat 0,2 miljoonaa euroa, menot 2,8 miljoonaa euroa ja alijäämäksi muodostui 2,6 miljoonaa euroa. Palvelukeskuksen palvelut tuotteistettiin ja hinnoiteltiin. Palvelumaksujen hinnoittelu tehtiin omakustannushinnoittelulla. Hinnoittelussa huomioitiin kirkon keskusrahaston 6,2 miljoonan euron investointirahoitusosuus. Palvelukeskuksen tietojärjestelmäinvestointeihin on varattu 8,3 miljoonaa euroa. Vuoden 2012 aikana käytettiin investointeihin 2,8 miljoonaa euroa. Henkilöstö 31.12.2012 45 Vakinaiset työsuhteet 39 Määräaikaiset työsuhteet 7 Harjoittelijat 8 Palvelukeskuksen henkilöstön koulutukset vuonna 2012 Koulutuslaji Koulutusten määrä Osallistujien määrä yht. Ammatilliset 6 99 Tiimivalmennukset 18 188 Perehdytys (SRK-vierailut) 3 44 Henkilöstöinfot 2 70 Arvovalmennukset 3 82 Tietojärjestelmäkoulutukset 42 420 JET-koulutukset 3 Koulutuksia yhteensä 77 903 Lisäksi: Ruotsin kielen koulutukset: 2 ryhmää, 12 hlöä/ryhmä, 1 krt/vko, kokoontunut 17 kertaa 14 Toimintakertomus 2012

Tuloslaskelma (t ) Tot. 2012 TOIMINTATUOTOT Toimintatuotot 163 545 TOIMINTAKULUT Henkilöstökulut -1 497 289 Palvelujen ostot -971 131 Vuokrat ja vastikkeet -166 763 Aineet, tarvikkeet ja tavarat -50 544 TOIMINTAKATE -2 522 183 Poistot -89 184 TILIKAUDEN YLI/ALIJÄÄMÄ -2 611 367 Asiakasseurakuntien lukumäärä (lkm/vuosi) ja suoritteiden määrä ( /vuosi) Eur 400000 350000 300000 250000 200000 150000 100000 50000 0 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Seurakuntien lukumäärä 140 120 100 80 60 40 20 0 Maksuliikenne Ostotositteet Myyntitositteet Matkalaskut Palkkiot Palkkatapahtumat Kirjanpito Srk-määrä/vuosi Toimintakertomus 2012 15

Kirkon palvelukeskuksen nykyiset asiakasseurakunnat ja siirtyvät seurakunnat 1.1.2013 Suomenkieliset Akaan srk Enontekiön srk Eurajoen srk Heinäveden srk Honkajoen srk Joroisten srk Keiteleen srk Kempeleen srk Kinnulan srk Limingan srk Liperin srk Lumijoen srk Muonion srk Outokummun srk Rautjärven srk Toivakan srk Varkauden srk Äänekosken srk Ruotsinkieliset Hangon srk Kruunupyyn srk Mustasaaren srk Raaseporin srk 1.5.2013 Ilmajoen srk Jyväskylän srk Kalajoen srk Nakkilan srk Nastolan srk Pihtiputaan srk Pyhäjärven srk Rautavaaran srk Sysmän srk 1.9.2013 Evijärven srk Juuan srk Karkkilan srk Kotka-Kymin srk Kuortaneen srk Lieksan srk Nurmijärven srk Pilottiseurakunnat Alavieskan srk Haapaveden srk Hailuodon srk Keravan srk Kiuruveden srk Konneveden srk Oulun srky Paltamon srk Puolangan srk Utajärven srk 2014 Espoo srky Heinolan srk Hirvensalmen srk Ikaalisten srk Jokioisten srk Kangasniemen srk Kankaanpään srk Kauniaisten srk Kihniön srk Kirkkonummen srky Kuopion srky Kurikan srk Kärkölän srk Lahden srky Lapuan tuomiokirkkoseurakunta Laukaan srk Lemin srk Leppävirran srk Marttilan srk Mikkelin srky Mänttä-Vilppulan srk Oripään srk Pertunmaan srk Porvoon srky Pudasjärven srk Rautalammin srk Reisjärven srk Sipoon srky Suonenjoen srk Taipalsaaren srk Valtimon srk Vantaan srky Vesannon srk Viitasaaren srk Kirkkohallitus Tuomiokapitulit Espoon hiippakunta Helsingin hiippakunta Kuopion hiippakunta Lapuan hiippakunta Mikkelin hiippakunta Oulun hiippakunta Porvoon hiippakunta Tampereen hiippakunta Turun hiippakunta