EETTISET SÄÄNNÖT GDF SUEZ Eettiset säännöt 1
Gérard mestrallet n johdanto 4 EETTISET PERIAATTEET JA sidosryhmät Perusperiaatteet 8 Tiukat eettiset säännöt 12 EETTINEN HALLINTO Soveltamisala 16 Johtamisjärjestelmä 18 Eettisistä asioista vastaava toimihenkilö 22 Raportointi, valvonta ja tarkastukset 24 GDF SUEZin johtoryhmä on ottanut käyttöön seuraavat eettiset säännöt 10. marraskuuta 2009.
Kestävä yritys on eettinen yritys. Minulle tämä on ydinasia. Eettisyyden täytyy olla GDF SUEZin huomion keskipiste. GDF SUEZ on yksi maailmanlaajuisen energiasektorin symbolisista roolimalleista. Se on johtava yhtymä toimialoillaan, ja se on merkittävä tekijä tulevaisuuden suurissa haasteissa: toimitusten turvallisuudessa, ilmastonmuutoksen vastaisessa taistelussa ja kestävässä kehityksessä. Roolimallina olo on tietenkin suuri voimavara. On erittäin merkittävä asia tulla nähdyksi sellaisena tällä sektorilla, jolla henkilö- ja yrityskuluttajien, viranomaisten sekä kaikkien sidosryhmien luottamus on äärimmäisen tärkeää. Se on kuitenkin myös velvoittava tekijä, joka vaatii ehdotonta sitoutumista arvoihin sekä suuren vastuun tiedostamista. Tämä on päivittäinen velvoite. Sen täytyy olla omanarvontuntomme ydin. Kestävä yritys on eettinen yritys. Minulle tämä on ydinasia, eettisyyden täytyy olla GDF SUEZin huomion keskipiste. Etiikka on toimintamme perusta. Se vahvistaa pitkän aikavälin visiotamme teollisesta kehityksestä niin hyvinä kuin huonoinakin aikoina. Eettisten sääntöjen noudattaminen alkaa yhtymän arvojen toteuttamisesta, arvojen, jotka 200 000 työntekijäämme ovat valinneet. Ne yhdistävät tiimimme ympäri maailman yhteisen ytimen, jaetun perustan ympärille: DRAIVI takaa pitkän aikavälin suorituksemme kaikille sidosryhmillemme. Pyrimmme jatkuvasti tehokkuuteen ja innovaatioihin, kun toimimme asiakkaidemme puolesta ja toteutamme julkisia palveluita. SITOUTUMINEN sovittaa yhteen yhtymän kehityksen ja kunnioituksen maapalloa kohtaan tuottaessamme ihmisille välttämättömiä palveluja. ROHKEUS auttaa meitä elämään tätä päivää optimistisesti ja rakentamaan tulevaisuutta luovasti. YHTEENKUULUVUUS mobilisoi voimamme tiimityön yhteishengessä, kun pyrimme tekemään energiasta ja ympäristöstä kestäviä kehityksen lähteitä. 4 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Nämä arvot voivat elää ja kukoistaa vain jokapäiväisessä toiminnassamme. Siksi odotan meidän jokaisen toimivan laatimiemme eettisten periaatteiden mukaisesti. Tarkalleen vuoden kuluttua yhtymän synnyttäneestä fuusiosta yhtymän hallitus on ottanut käyttöön eettisen politiikan ja sen kaksi perustavaa asiakirjaa: GDF SUEZin Eettiset säännöt ja Eettiset ohjeet, jotka johtokunta on hyväksynyt. Yhtymän uudet säännöt sisältyvät kunnianhimoiseen, maailmanlaajuiseen eettiseen politiikkaan, joka pyrkii sekä tuomaan etiikan strategian, johtamisen ja ammatinharjoittamisen ytimeen että tarjoamaan käytännön keinoja järjestelmän organisoimiseksi ja johtamiseksi siten, että näiden sitoumuksien noudattamista voidaan mitata. Eettiset periaatteemme voi kiteyttää neljään yksinkertaiseen viestiin: noudata lakeja ja säädöksiä, luo tinkimättömyyden ydinkulttuuria, toimi oikeudenmukaisesti ja rehellisesti, kunnioita toisia. Näiden tulisi olla ammatillisen toimintamme tunnuslauseita kaikkialla maailmassa. Me kaikki tiedämme, että maine on vaikea saavuttaa, mutta helppo menettää. Tehkäämme kaikki runsaasti töitä rakentaaksemme ja suojellaksemme yhtymän mainetta. Eettiset normit ovat ratkaiseva ulottuvuus GDF SUEZin teollisen ja inhimillisen hankkeen menestyksessä. Draivi, sitoutuminen, rohkeus, yhteenkuuluvuus: näiden arvojen omistautuva ja ylpeä ilmentäminen on meidän kaikkien vastuulla. Pariisi, 10. marraskuuta 2009 Gérard Mestrallet Pääjohtaja ja toimitusjohtaja GDF SUEZ Eettiset säännöt 5
Eettiset periaatteet ja sidosryhmät 6 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Toimintatapojamme ohjaavat perusperiaatteet GDF SUEZ Eettiset säännöt 7
Perusperiaatteet GDF SUEZin yritysarvot näkyvät tavassamme työskennellä. Yhtymän eettiset normit heijastuvat toimintaamme ohjaavissa perusperiaatteissa: lakien ja säädösten noudattaminen, tinkimättömyys, oikeudenmukaisuus, rehellisyys ja toisten kunnioittaminen. Lakien ja säädösten noudattaminen Yleinen sääntö kaikissa olosuhteissa on, että yhtymän työntekijöiden tulee noudattaa kansainvälisiä, liittovaltion asettamia, kansallisia ja paikallisia säädöksiä sekä heidän toimiinsa sovellettavia eettisiä ja ammatillisia toimintaohjeita. Sama pätee myös yhtymän yksipuolisiin päätöksiin ja muihin sen antamiin säännöksiin. Yksiköt voivat kuitenkin soveltaa yhtymän omia sääntöjä omaan organisaatioonsa, esimerkiksi paikallisten lakien noudattamiseksi tai paikalliseen kulttuuriin sopiviksi, jos tavat poikkeavat omista toimintatavoistamme. 8 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Tinkimättömyyden kulttuurin luominen GDF SUEZ ei hyväksy mitään kompromisseja tinkimättömyydessä, jonka tulee hallita kaikkia päivittäisiä liikesuhteita ja ammatillisia käytäntöjä. Tämän johdosta yhtymä asettaa suuren painoarvon työntekijöidensä moraalisille ominaisuuksille. Meidän kaikkien tulee olla tietoisia siitä, että maineemme on riippuvainen teoistamme. Siksi on ehdottoman tärkeää, että meistä jokainen toimii rehdisti ja moraalisesti oikein kaikissa tilanteissa ja vaalii jatkuvasti tinkimättömyyden kulttuuria. Tinkimättömyys vaatii käytännössä, että vältämme tilanteita, jotka todennäköisesti aiheuttavat ristiriitoja omien henkilökohtaisten etujemme ja yhtymän etujen välillä. Painottamalla velvollisuuttamme pitää yllä tiettyjä perusarvoja tinkimättömyys auttaa luomaan luottamuksen ilmapiirin ja toimii suojana korruptoituneita toimintatapoja vastaan, jotka muodostavat vakavan riskin liiketoiminnalle. GDF SUEZ Eettiset säännöt 9
Oikeudenmukainen ja rehellinen käyttäytyminen Yhtymämme katsoo suhteen laadun riippuvan ensisijaisesti osapuolten oikeudenmukaisuudesta ja rehellisyydestä, erityisesti sopimusten toimeenpanossa. Nämä ominaisuudet tarkoittavat, että vaalimme tekemiämme sitoumuksia ja tiedämme kykyjemme rajat, jotta emme anna lupauksia, joita emme voi pitää. Tämä merkitsee, että toimimme aina toisten osapuolten kanssa hyvässä uskossa ja rakentavassa hengessä, tietoisina toisen tarpeista ja aikomuksenamme tarjota aitoa, oikeaa ja perusteellista tietoa. Tätä periaatetta ei sovelleta ainoastaan GDF SUEZin ja sen asiakkaiden, osakkaiden, sijoittajien, toimittajien, kansalaisjärjestöjen ja yhteiskunnan välisiin suhteisiin, vaan myös yhtymän sisäisessä viestinnässä työntekijöiden kanssa, osastojen välillä tai ammattijärjestöjen kanssa. Yhtymämme tavoitteena on luoda pitkäaikaiset suhteet kumppaneihinsa. Tätä tavoitetta ei voida saavuttaa ilman oikeudenmukaista ja rehellistä käyttäytymistä, joka on molemminpuolisen luottamuksen perusta. Tämän lisäksi GDF SUEZin menestys riippuu kuitenkin kaikissa tilanteissa ennen kaikkea sen maineesta. Tästä näkökulmasta epäoikeudenmukainen ja epärehellinen käyttäytyminen muodostavat uhan yhtiön tulevaisuudelle, sen julkisuuskuvalle, osakkaille ja työntekijöille. 10 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Toisten kunnioittaminen Molemminpuolisen kunnioituksen periaate perustuu vastavuoroisuuteen; siihen, että meillä kaikilla on oikeuksia ja velvollisuuksia. Siksi GDF SUEZ antaa molemmille yhtä paljon arvoa sekä ihmisten että yritysten kanssa toimiessaan. Tämä periaate koskee erityisesti yksilöiden oikeuksien, arvon ja erilaisuuden kunnioittamista kaikissa olosuhteissa sekä kulttuurien kunnioittamista. Se koskee myös toisille kuuluvaa aineellista ja aineetonta omaisuutta. Työntekijöiden on ehdottomasti työskenneltävä toisia kunnioittaen, ja toisten kunnioitus hallitsee myös GDF SUEZin yksiköiden ja niiden työntekijöiden välisiä suhteita. Tämä periaate hallitsee Yhtymämme omaksumaa yksityiselämän ja moninaisuuden kunnioittamisen, syrjinnänvastaisen taistelun sekä kiusaamisen ja häirinnän ehkäisemisen ja rankaisemisen politiikkaa. Laajemmasta näkökulmasta toisten kunnioitus ohjaa GDF SUEZin politiikkaa suhteissa kaikkiin osapuoliin ja ristiriitojen ratkaisemisessa. GDF SUEZ odottaa työntekijöidensä käyttäytyvän näiden eettisten periaatteiden mukaisesti kaikissa toimissaan, kaikissa tilanteissa, heidän roolistaan ja vastuutasostaan riippumatta. Yhtiön joka tasolla, johtokunnan jäsenistä työntekijöihin, kaikilla meillä on ehdoton vastuu olla koskaan toimimatta tavalla, joka synnyttäisi pienintäkään epäilystä GDF SUEZin eettisestä tinkimättömyydestä. GDF SUEZ Eettiset säännöt 11
Tiukat eettiset säännöt Eettiset säännöt koskevat käytännössä kolmea tahoa, joissa yrityksemme toimii: yhtymä, joka koostuu sen työntekijöistä, yksiköistä ja osakkaista; markkinat, jossa ylläpidämme suhteita asiakkaisiimme, toimittajiimme ja kilpailijoihimme; yhteiskuntaa kaikkialla, missä toimimme. Vahva sitoutuminen eettisiin normeihin liiketoiminnassamme osoittaa sitoutumistamme koko toimintaympäristömme parantamiseen ja maailmantalouden parannetun sääntelyn omaksumiseen. Tämän muutoksen kaikki sidosryhmät haluavat nähdä. 1. Yhtymä: Terve työilmapiiri vaikuttaa osaltaan yhtymän tehokkuuteen. Siksi GDF SUEZ on ryhtynyt tarvittaviin toimenpiteisiin taatakseen työntekijöilleen kelvolliset elinolo- 12 GDF SUEZ Eettiset säännöt
suhteet ja turvallisen työympäristön. Yhtymä myös vaalii kunnioituksen ja luottamuksen ilmapiiriä työntekijöiden välisissä suhteissa. Tämä humaani ja eettinen vaatimus koskee myös kaikkia yhtymän yksiköitä sekä osakkaita, joille GDF SUEZ pyrkii tarjoamaan korkeimmat mahdolliset yritysten hyvän hallintotavan standardit. 2. Markkinat: Asiakastyytyväisyys on ensiarvoisen tärkeää GDF SUEZille, ja sitä hallitaan selkeästi tunnistettujen tekijöiden avulla: tuotteiden ja palveluiden laatu, avoin keskustelu, menettelytapojen läpinäkyvyys, sitoumusten täyttäminen sekä kilpailusääntöjen noudattaminen. Nämä periaatteet, joita jokaisen Yhtymän työntekijän odotetaan noudattavan, koskevat myös toimittajia ja kilpailijoita. Näin ollen GDF SUEZin työntekijöitä pyydetään toimimaan reilusti ja puolueettomasti neuvotteluissa. Heidän tulee myös varmistaa, että yhtymän kumppanit noudattavat eettisiä periaatteita, jotka vastaavat heidän omiaan. 3. Yhteiskunta: Osana eettistä sitoutumistaan yritysvastuuseen GDF SUEZ osallistuu niiden yhteisöjen elämään, joiden parissa se toimii. Yhtymä kunnioittaa ympäristöä ja kulttuureja, joten se pyrkii minimoimaan ympäristövaikutuksensa, kertoo avoimesti saavutuksistaan ja haasteistaan tällä saralla ja tukee kansalaisjärjestöjä, jotka työskentelevät ympäristö- ja humanitaarisella alalla. Jokaisella meistä on henkilökohtainen vastuu tukea tätä politiikkaa, ja yhtymä rohkaisee työntekijöitään osallistumaan aktiivisesti yhteisön elämään ja kestävään kehitykseen. GDF SUEZ Eettiset säännöt 13
Eettinen hallinto 14 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Säännöt kaikille yhtymän työntekijöille GDF SUEZ Eettiset säännöt 15
Soveltamisala Eettiset säännöt koskevat kaikkia yhtymän työntekijöitä ja yksiköitä. Rohkaistakseen työntekijöitään käyttäytymään eettisesti ja toimimaan olemassaolevien lakien ja säädösten mukaisesti yhtymämme on laatinut etiikan ja sen noudattamiseen liittyvän rakenteen. Tähän liittyen toteutetut prosessit koskevat koko yhtymää. Kolmitasoinen arkkitehtuuri GDF SUEZin eettinen ohjelma perustuu kolmeen tasoon: viitelähteet, organisaatiorakenteet ja ammatilliset toimintatavat. Laki, eettiset säännöt ja arvot ovat ensimmäisen tason ankkuripisteitä, pohja, jolle yhtymä perustaa selkeästi määritellyn tavoitteensa: toimia ammatillisesti aina ja kaikkialla olemassa olevien säännösten mukaan, noudattaen eettisissä säännöissä määriteltyjä sääntöjä ja periaatteita. Toinen järjestelmän taso on organisaatiotaso. Se sisältää johtamisen, asioiden ymmärtämisen tarkoitetulla tavalla, hallinnon ja raportoinnin oikeanlaisten rakenteiden ja menettelytapojen toteuttamisen. 16 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Ammatilliset toimintatavat muodostavat eettisen ohjelman kolmannen ja viimeisen tason. Nämä ovat työntekijöiden käytettävissä olevia toiminnallisia työkaluja, jotka auttavat heitä toimimaan GDF SUEZin toimintaperiaatteiden mukaisesti. Eettisen ohjelman tueksi on laadittu käytäntöjä koskevia asiakirjoja. Niiden tarkoitus on antaa työntekijöille käytännön apua käyttäytymiseen ja päätöksentekoon liittyvissä kysymyksissä. LYHYESTI Vaikka GDF SUEZin eettiset säännöt koskevat kaikkia yhtymän yksiköitä, yhtiön työntekijät edistävät niitä myös tämän tahon ulkopuolella ja tiedottavat niistä kaikille osapuolille, joita asia koskee. Niissä painotetaan erityisesti etiikkaan liittyviä lakeja, sääntöjä ja normeja, joita ovat laatineet sekä kansainväliset, liittovaltiolliset, kansalliset ja paikalliset että ammatilliset toimielimet. Erittäin laaja soveltamisala Myös GDF SUEZin hallitsemattomien yhtiöiden johtokunnissa istuvien työntekijöiden tulee edistää näiden eettisten sääntöjen periaatteita. GDF SUEZin työntekijöiden tulee tarpeen tullen tiedottaa ihmisille, joiden kanssa he ovat tekemisissä, erityisesti toimittajille, palveluntarjoajille ja alihankkijoille, yhtymän eettisistä periaatteista esimerkiksi antamalla heille kopio tästä asiakirjasta. GDF SUEZ Eettiset säännöt 17
Johtamisjärjestelmä Kaikkien yhtymän työntekijöiden odotetaan omaksuvan GDF SUEZin eettiset säännöt erottamattomaksi osaksi työskentelytapojaan. Tämän helpottamiseksi johtamisjärjestelmä määrittelee selkeästi jokaisen tason vastuut GDF SUEZin johtajat ovat ensisijaisia vastuuhenkilöitä yhtiön eettisten sääntöjen noudattamisessa. Tätä roolia varten heillä täytyy olla työkalut sääntöjen soveltamisen tarkkailuun ja sääntöjen rikkomisen havaitsemiseen. Heidän täytyy myös luoda järjestelmä etiikan ja sen noudattamiseen liittyvien prosessien valvontaan. Jokaisen yksikön johtaja nimittää yksikölle eettisistä asioista vastaavan toimihenkilön ja varmistaa, että tämä saa käyttöönsä asianmukaiset henkilöstö- ja taloudelliset resurssit sekä roolin suorittamiseen tarvittavan valtuutuksen. Johdon vahva osallistuminen Johdon tehtävä on varmistaa yhtymän eettisten sääntöjen sisällyttäminen yksilöllisesti ja kollektiivisesti koko linjajohdon vastuualueisiin. 18 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Kaikkien työntekijöiden, jotka todennäköisesti vaikuttavat merkittävästi yhtiön toimintaan tai sen toimintatapoihin, on ehdottomasti perehdyttävä tässä asiakirjassa määritettyihin sääntöihin. Työntekijöiden, joiden päätöksillä on ensisijainen vaikutus eettisiin normeihin, tulee tietenkin itse käyttäytyä esimerkillisesti. Tämä tarkoittaa, että johtajan nimittäessä henkilön vastuulliseen asemaan hänen tulee varmistaa, että nimetyllä henkilöllä on tarvittavat taidot, valtuutukset ja resurssit yhtymän eettisten sääntöjen soveltamiseen. Asianmukainen johtamisrakenne GDF SUEZin eettisen sitoumuksen alkusysäys tulee yhtiön korkeimmalta tasolta: puheenjohtajalta ja toimitusjohtajalta, johtokunnalta ja hallitukselta, jotka ovat päättäneet tarjota yhtiölle asianmukaiset rakenteet. LYHYESTI Vaikka jokaisen GDF SUEZin työntekijän odotetaan ilmentävän yhtiön eettisiä periaatteita, johtajilla on erityisiä velvollisuuksia: viestiä, opettaa, kouluttaa ja valvoa. GDF SUEZ on luonut oman rakenteen, joka antaa alkusysäyksen eettisille käytännöille ja varmentaa, että nämä käytännöt ovat yhdenmukaisia sitoumusten kanssa. Etiikkaan ja sen noudattamiseen liittyvää rakennetta valvoo johtokunta. Eettisten asioiden, ympäristöasioiden ja kestävän kehityksen toimikunta, joka hoitaa hallintoon, etiikkaan ja sen noudattamiseen liittyviä asioita, raportoi johtokunnalle ja avustaa sitä. Sen rooli on varmistaa, että kaikki työntekijät noudattavat eettisiä sääntöjä. Sen täytyy myös varmistaa kaikkialla yhtymässä käytettävien eettisten viitelähteiden päivittämiseen tarvittavien menettelyjen toteutus. Pääsihteeristön sisäisen eettisten asioiden osaston rooli on työskennellä eettisen ulottuvuuden sisällyttämiseksi GDF SUEZin rakenteeseen, strategiaan, johtamiseen ja toimintatapoihin. Se luonnostelee perusasiakirjat ja antaa alkusysäyksen niiden toteuttamiselle yrityksen toimialoilla ja yksiköissä sekä niiden johdonmukaistamiselle muiden yhtymän sisäisten hallintayksiköiden toimintatapojen kanssa. GDF SUEZ Eettiset säännöt 19
Eettisten asioiden osasto on lisäksi ottanut käyttöön proaktiivisen eettisten ohjeiden noudattamisen politiikan varmistaakseen, että yhtymän eettisten riskien hallintaan tarvittavia eettisten ohjeiden noudattamiseen liittyviä järjestelmiä toteutetaan ja että ne toimivat. Se johtaa maailmanlaajuista eettisistä asioista vastaavien toimihenkilöiden verkostoa, joka toteuttaa tehtäviään yhtiön toimialoilla ja yksiköissä. Eettisten asioiden toimikunta, jota johtaa yhtymän eettisistä asioista vastaava hallituksen jäsenenä toimiva johtaja, on tätä politiikkaa johtava elin. Se varmistaa, että politiikkaa toteutetaan oikein, seuraa mahdollisia puutteita ja huolehtii, että ne käsitellään asianmukaisesti. Sen rooli on siten antaa hallintorakenteille ja keskusjohdolle kohtuullinen varmuus, että GDF SUEZin eettisyysohjelmaa noudatetaan ja valvotaan. Laajeneva prosessi GDF SUEZin johtajien vastuulla on varmistaa, että tämä asiakirja jaetaan yhtymän työntekijöille, jotta nämä tuntevat yhtymän eettiset normit ja noudattavat niitä päivittäin työssään. Tätä tarkoitusta varten johtajat järjestävät käyttöönottoon, koulutukseen ja tietoisuuden lisäämiseen liittyviä hankkeita. He myös tarjoavat apua ja neuvoja työntekijöille, joilla on eettisiin asioihin liittyviä kysymyksiä tai huolenaiheita. Eettisten asioiden osasto auttaa johtajia heidän työssään tarjoamalla tarvittavat resurssit valvontaroolin suorittamiseen. Yksikön ja/tai toimialan eettisistä asioista vastaava toimihenkilö, henkilöstöhallinto-, laki- ja sisäisen viestinnän osastot voivat myös auttaa heitä tässä roolissa. Vaikka johtajien täytyy varmistaa, että työntekijät tuntevat eettiset ja lailliset vastuunsa, vielä tärkeämpää on varmistaa, että toimintatavat vastaavat näitä velvoitteita. Jos rangaistuksia täytyy toimeenpanna, niiden tulee olla paikallisten lakien ja tapojen mukaisia. 20 GDF SUEZ Eettiset säännöt
GDF SUEZ Eettiset säännöt 21
Eettisistä asioista vastaava toimihenkilö Eettisistä asioista vastaavat toimihenkilöt ovat vastuussa eettisten sääntöjen toteuttamisesta omissa yksiköissään. He ovat sekä mahdollistajia että johtajia ja estävät osaltaan eettisiä riskejä antamalla alkusysäyksen ammatillisille käytännöille, jotka kuvastavat yhtymän sitoumuksia. Jokaisessa riittävän suuressa ja itsenäisessä yksikössä johtaja nimittää eettisistä asioista vastaavan toimihenkilön, jonka vastuulla on toteuttaa yhtiön eettisiä periaatteita omassa yksikössään. Tässä suhteessa eettisen toimihenkilön roolin päätehtävät ovat: Viestiä ja tarvittaessa selittää yhtymän eettisiä sitoumuksia määrittelevät säännöt tai ohjeet kaikille työntekijöille läheisessä yhteistyössä yksikön johdon kanssa. Laatia etiikkaan ja sen noudattamiseen liittyvään järjestelmään kuuluvia, yksikön paikkakunta- tai toimialuekohtaisia lisäasiakirjoja tai valvoa niiden laatimista. Varmistaa, että eettisiä periaatteita noudatetaan yksikön kehitysstrategioissa ja toiminnassa. Vastata työntekijöiden kysymyksiin ja neuvoa etiikkaan ja sen noudattamiseen liittyvissä asioissa. Toteuttaa tietoisuuden lisäämiseen, koulutukseen ja viestintään liittyviä hankkeita. 22 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Valvoa etiikkaan ja sen noudattamiseen liittyvän politiikan toteuttamista. Yksiköt laativat vuosittain eettisten asioiden noudattamiseen liittyvän raportin, jonka yksikön johtaja toimittaa yhtymän eettisistä asioista vastaavalle johtajalle. Tunnistaa yksikön eettiset riskit. Eettisistä asioista vastaavan toimihenkilön vastuut Eettisistä asioista vastaavat toimihenkilöt valitaan heidän henkilökohtaisten ominaisuuksiensa, kuten täsmällisyyden, rehellisyyden, hienotunteisuuden, puolueettomuuden ja analyyttisten taitojen, perusteella. He ovat yksikkönsä johtoryhmän jäseniä ja/tai heillä on suora yhteys johtoon. Eettisistä asioista vastaavien toimihenkilöiden tulee säilyttää roolissaan saamansa tiedot ehdottoman luottamuksellisina. Eettisistä asioista vastaava toimihenkilö ei saa paljastaa syytetyn henkilön tai ilmiantajan nimeä ilman heidän nimenomaista suostumustaan. Tätä salassapitovelvoitetta harjoitetaan paikallisten lakien ja tapojen mukaisesti. Lisäksi eettisistä asioista vastaava toimihenkilö katsoo, että kaikkiin tarvittaviin toimenpiteisiin ryhdytään, jotta tietojen paljastajat eivät joudu alttiiksi kostotoimenpiteille. Eettisten tavoitteiden seurantajärjestelmä Eettisistä asioista vastaavat toimihenkilöt antavat yhtymällemme maailmanlaajuisen yleiskuvan sen eettisistä toimintatavoista. LYHYESTI Eettisistä asioista vastaava toimihenkilö osallistuu ammatillisten toimintatapojen eettisten sääntöjen ja velvoitteiden asettamiseen sekä niiden noudattamisen varmistamiseen yhtiössä. He tarjoavat apua ja neuvoja työntekijöille, jotka hakevat opastusta eettisissä asioissa ja auttavat tunnistamaan hyvät toimintatavat osallistumalla yhtymän eettisistä asioista vastaavien virkamiesten verkostoon. He osallistuvat yhtymän eettisten riskien ehkäisyyn laatimalla yksikkönsä eettisten ohjeiden noudattamisen raportin. Tämän roolin toteuttamiseksi eettisistä asioista vastaavien toimihenkilöiden verkosto raportoi säännöllisesti yksikkönsä johtokunnalle. Näiden raporttien sisältämät erilaiset tiedot sisällytetään eettiseen vuosikertomukseen, jonka yhtiön eettisistä asioista vastaava johtaja esittää toimitusjohtajalle sekä johtokunnan eettisten asioiden, ympäristöasioiden ja kestävän kehityksen toimikunnalle. GDF SUEZ Eettiset säännöt 23
Raportointi, valvonta ja tarkastukset Tukeakseen eettisten asioiden osastonsa rakennetta GDF SUEZ on ottanut käyttöön menettelytapoja, jotka on laadittu toteuttamaan yhtiön politiikkaa tällä alueella. Eettisyydessä ja sen noudattamisessa, kuten monissa muissakin asioissa, johdon suorittama yksilöiden tiedon ja käyttäytymisen säännöllinen arviointi on osa jatkuvaa kehitysprosessia. Siksi esimerkiksi yhtymän yksiköiden säännöllisesti teettämissä työilmapiirin kyselytutkimuksissa on kysymyksiä GDF SUEZin etiikkaan ja sen noudattamiseen liittyvästä rakenteesta. GDF SUEZin eettisten asioiden osaston vastuulla on eettisten ohjeiden noudattamiseen liittyvän politiikan käytännön toteutus ja noudattamiseen liittyvien tarkastusten tekeminen. Se suorittaa eettisiä tarkastuksia ja erityisiä tutkimuksia eettisten asioiden, ympäristöasioiden ja kestävän kehityksen toimikunnan puolesta. 24 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Yhtymän eettisen politiikan käyttöönoton valvontaan on laadittu hyvin yksityiskohtainen etiikkaan ja sen noudattamiseen liittyvä politiikka toimialueilla ja yksiköissä. Tämän menettelytavan mukaisesti kaikkien eettisistä asioista vastaavien toimihenkilöiden tulee toimittaa vuosikertomus yksiköidensä eettisen organisaation kehityksestä ja eettisten asioiden noudattamisesta GDF SUEZin sääntöjen ja menettelytapojen mukaisesti, mukaan lukien kaikki yksikössä toteutetut erityisjärjestelyt tai hankkeet. Tähän raporttiin liitetään johtajan todistus sitoutumisesta etiikkaan ja sen noudattamiseen liittyvän järjestelmän toteuttamiseen hänen johtamassaan organisaatiossa, ja raportti toimitetaan paikalliselle yksikölle. Suojelujärjestelmä Yhtiön eettisten asioiden osaston vastuulla on myös ryhtyä tarvittaviin toimiin, mikäli yhtymän eettisten asioiden politiikkaa ei noudateta. Tämä toteutetaan yhdessä yhtymän muiden toiminnallisten osastojen (lakiasioiden, riski-, tarkastus-, sisäisen valvonnan, vakuutusosasto jne.) kanssa, yhteistyössä johdon ja asianomaisten paikallisten osastojen kanssa. LYHYESTI GDF SUEZin laatima etikkaan ja sen noudattamiseen liittyvä ohjelma sisältää yksilöiden tietämyksen ja käytöksen säännöllisiä arviointeja. Yhtiön eettisten asioiden osasto on vastuussa eettisen kehyksen ja eettisten asioiden noudattamisen toteuttamisesta ja valvoo eettisten tarkastuksien ja erityistutkimuksien suorittamista. Yhdessä lakiosaston, tarkastus- ja riskiosastojen sekä erityisesti sisäisen valvonnan kanssa se varmistaa, että GDF SUEZin politiikan epäonnistumisissa ryhdytään tarvittaviin korjaaviin toimenpiteisiin. Sisäisen valvonnan osasto ja tarkastusosasto toimivat yhdessä eettisten asioiden osaston kanssa ja tarkkailevat kaikkea tietoa, joka saattaa olla merkki sääntöjen rikkomisesta. Niiden täytyy myös huomioida Yhtymän yksiköiden organisaatiossa esiintyvät heikot kohdat. Nämä osastot raportoivat havaintonsa vastaaville johtorakenteilleen. Ne myös tiedottavat havainnoista eettisistä asioista vastaavalle toimihenkilölle, ja jos tarpeen, suorittavat erityistarkastuksen tietyistä eettisen ohjelman sovellutuksista. GDF SUEZ Eettiset säännöt 25
Ristiriitaisissa tulkinnoissa ranskankielistä tekstiä pidetään oikeana. Kaikki etiikkaan liittyvät GDF SUEZin asiakirjat ovat saatavissa GDF SUEZin web-sivustolta, yhtymän intranetistä sekä erityiseltä etiikan ekstranet-sivustolta. Lisätietoja tai neuvoja eettisistä toimintatavoista ja eettisten ohjeiden noudattamisesta saa ottamalla yhteyttä osoitteeseen: ethics@gdfsuez.com Versio Marraskuu 2009 26 GDF SUEZ Eettiset säännöt
Tämä asiakirja on tulostettu sataprosenttisesti keräyskelpoiselle ja biohajoavalle päällystetylle paperille, joka on valmistettu ECF- (kloorialkuaineeton) valkaistusta massasta eurooppalaisessa tehtaassa, jolla on ISO 9001 -hyväksyntä (laadunhallinnalleen), ISO 14001 -hyväksyntä (ympäristöasioiden hallinnalleen) ja EMAS-hyväksyntä (ympäristötehokkuudelleen). Eettiset säännöt ovat luettavissa gdfsuez.com-verkkosivustolla, intranet-sivustolla http://horizon.gdfsuez.net ja erityisekstanet-sivustolla http://ethics.gdfsuez.com Julkaisija: Suunnittelu: Tuotanto: Käännös ja asettelu: Valokuvat: Médiathèque GDF SUEZ (Cover, Getty p.4, Stéphane de Bourgies / Abaca Press p.7, Philippe Dureuil / GDF SUEZ p.15, Olivia Gay / Interlinks Image p.17, Gilles Crampes p.19, Etienne de Malglaive / Abaca Press p.21, Raf Beckers / Electrabel p.23, Pierre-François Grosjean p.25, Enzo dal Verme / Abaca Press) 11/2009
GDF SUEZ Logotype version Quadri 11/07/2008 82, bd des Batignolles - 75017 Paris - FRANCE Tél. : +33 (0)1 53 42 35 35 / Fax : +33 (0)1 42 94 06 78 Web : www.carrenoir.com RÉFÉRENCES COULEUR B 80% C 100% Y 50% B 5% arvoihimme draivi sitoutuminen rohkeus yhteenkuuluvuus gdfsuez.com 28 GDF SUEZ Eettiset säännöt