Oikeusministeriön OpenOffice.org -käyttöönotto IBM:n kollaboraatioseminaari Helsinki 19.5.2009 Martti Karjalainen, oikeusministeriö Esityksen sisältö Avoin lähdekoodi (open source) Oikeusministeriön OpenOffice.org-käyttöönoton perusteet Kustannukset ja säästöt Käyttöönoton toimenpiteet Kokemukset 2 Avoin lähdekoodi Avoin lähdekoodi: käyttäjällä on oikeus (*) saada ohjelman lähdekoodi veloituksetta ja hyödyntää sitä käyttää ohjelmaa mihin tarkoitukseen hyvänsä kopioida ja levittää ohjelmaa luoda ohjelmasta muunnelmia ja levittää niitä yhdistää ja levittää ohjelmaa toisten ohjelmien kanssa Avoin lähdekoodi tuli terminä käyttöön v. 1998. Termin taustalla oli Netscape-selaimen lähdekoodin julkistaminen. (*) Lisätietodot ks. Open Source Initiative http://www.opensource.org 3
Avoimen lähdekoodin lisenssit OSI:n hyväksymiä avoimen lähdekoodin lisenssejä yli 70 (*) Täyttävät avoimen lähdekoodin määritelmän ehdot Tarttuvat lisenssit ( Linux ) Lisenssiehto tarttuu muunnelmiin, lähdekoodi on julkaistava GNU General Public License (GPL) Vastavuoroisuuslisenssit ( OpenOffice.org ) Voi esim. linkittää ohjelmakirjastoksi ilman lisenssin tarttumista Lesser GPL (LGPL), Eclipse Public License (EPL) Sallivat lisenssit ( Apache ) Sallii lähdekoodin rajoittamattoman kaupallisen käytön Ei vaadi muunnelman lähdekoodin julkaisemista BSD, MIT, Apache Copyright All rights reserved Copyleft All rights reversed (*) Lisätietodot ks. Open Source Initiative http://opensource.org/licenses 4 Oikeusministeriön OpenOffice.org käyttöönoton perusteet 1/2 Oikeusministeriön toimisto-ohjelmaselvitys 2005 Selvityksen suositukset Siirtyminen OpenDocument-tiedostomuotostandardiin Siirtyminen yhdistelmäkäyttöön: OpenOffice.org 8500 käyttäjää, Microsoft Office 1500 käyttäjää Laaja käyttöönotto vuoden 2007 alusta lukien Alustava kustannustarkastelu ajanjaksolle 2006-2011 Pelkkä Microsoft Office -vaihtoehto 9.8 M OpenOffice.org ja MS Office -yhdistelmäkäyttö 4.2 M Selvitys on julkinen ja vapaasti saatavilla Toimisto-ohjelmaselvitys saatavilla verkko-osoitteesta: http://www.om.fi/etusivu/julkaisut/julkaisusarjat/toimintajahallinto/toiminnanjahallinnonarkisto/toimintajahallinto2005/1145624743414 5 Käyttöönoton perusteet 2/2 OpenOffice.org-koekäyttö 2005-2006 Aikataulu 1.12.2005-30.9.2006 OpenOffice.org versio 2, useita virastoja, yli 150 henkilöä Koestettiin ja raportoitiin Toiminnallisuus asiakirjojen laadinnassa Yhteentoimivuus OpenOffice.org ja IBM Lotus SmartSuite OpenOffice.org ja Microsoft Office Koulutustarve, -sisältö ja -aineistot OpenOffice.org-käytön tukitarve Asennusmenettelyt ja työasemien mallinnus Alustoina Windows NT ja Windows XP Koekäytön loppuraportti on julkinen ja vapaasti saatavilla Koekäytön loppuraportti saatavilla verkko-osoitteesta: http://www.om.fi/etusivu/julkaisut/julkaisusarjat/toimintajahallinto/toiminnanjahallinnonarkisto/toimintajahallinto2006/1160733641585 6
Kustannukset ja säästöt Kustannusvertailu ajanjaksolle 2006-2011 SmartSuite Microsoft Office OpenOffice.org Lisenssiostot 668 300 2 517 000 211 000 Lisenssiylläpito 737 000 3 545 000 737 000 Koulutus, tukijärjestelyt 200 000 370 000 580 000 Sovellusmuutokset, asiakirjakonversiot 105 000 355 000 535 000 Yhteensä 1 710 300 6 787 000 2 063 000 Kaikkiin vaihtoehtoihin sisältyy IBM Lotus SmartSuite ja Microsoft Office -lisenssikuluja OpenOffice.org-investoinnin tuotto (ROI) on yli 200% tarkastelujaksolla verrattuna Microsoft Office -investointiin 7 Kustannus- ja tuottavuusselvityksiä OpenOffice.org vs. Microsoft Office Tanskan tiede- ja teknologiaministeriön selvitys Choosing an Office Suite (Devoteam, 2005) 6 tanskalaista organisaatiota Microsoft Officen ja OpenOffice.orgin kesken ei ole ilmeisiä eroja tuottavuudessa eikä tuotteiden voimavaratarpeessa. Euroopan unionin komission tutkimus Study on the economic impact of open source... (UNU-MERIT, 2006) 6 eurooppalaista organisaatiota (Italia, Irlanti, Unkari, Makedonia) OpenOffice.orgin käytön ei todettu aiheuttavan lisäkustannuksia Microsoft Officeen verrattuna, kun tarkastellaan päivittäisiä asiakirjamääriä ja niiden käsittelyaikoja. 8 Käyttöönoton toimenpiteitä 1/3 Kansliapäällikön käyttöönottopäätös 12/2006 OpenOffice.org ja Microsoft Office yhdistelmäkäyttö Yli 11 000 Windows-työasemaa, kaikissa OpenOffice.org Lisäksi myös Microsoft Office 1 500 työasemassa OpenDocument tiedostomuodon käyttöönotto Käyttö sisäisenä asiakirjamuotona Asiakkaiden lähettämien OpenDocument-asiakirjojen vastaanottamisvalmius Käyttöönotto aloitettiin vuoden 2007 alusta Käyttöönotto on tehty omana työnä Ei ole järjestetty kilpailutusta, koska ei ole hankintalain tarkoittama hankinta 9
Käyttöönoton toimenpiteitä 2/3 Työasema-asennukset OpenOffice.org kaikissa 11 000 Windows-työasemassa Asennuksen lisäosat (MultiSave, Soikko) OpenOffice.org Portable USB-muistitikulla Käyttöönoton tukimateriaali Käsikirjat Julkisia, vapaasti kaikkien saatavilla Kysymysten ja vastausten käsikirja, Malliopas, Asennuskäsikirja, OpenDocumenttiedostomuodon käsikirja Verkko-oppimisympäristö (Moodle) Valmiit SFS-standardin mukaiset mallipohjat Julkisia, vapaasti kaikkien saatavilla 10 Käyttöönoton toimenpiteitä 3/3 Koulutus- ja tukiresurssien kehittäminen omat kouluttajat ja tukihenkilöt ei ulkopuolisia tukisopimuksia Henkilökunnan koulutus ja opastus (2006-2008) yli 400 koulutustilaisuutta yli 4000 koulutukseen osallistujaa yli 2000 mallipohjaa asiakirjoille Sovellusliittymien muutokset käyttöönotto 2009 OpenOffice.org versio 3 Uusien MS Office 2007 -tiedostomuotojen tuki (docx, xlsx, pptx) käyttöönotto 2009 11 Kokemukset Motivaation tulee lähteä organisaation sisältä Tarvitaan motivoitunut paikallinen veturi ja johdon tuki Panosta käyttöönottoon ja omaan osaamiseen Valmiit asiakirjapohjat auttavat alkuvaiheessa Ongelmat heti käsittelyyn, kärpänen ei saa kasvaa härkäseksi Valmiit asennusmediat (CD:t, USB-tikut) kotikäytön tueksi Osallistu OpenOffice.org -yhteisöön Keskustelupalstojen ja tietokantojen käyttö, käsikirjojen teko Julkista aineistot Oikea tieto välittyy nopeasti, huhujen merkitys vähenee Turnauskestävyydestä ei ole haittaa Organisaatio tarvitsee aikaa hallinnolliseen pähkäilyyn Tee vaiheittain aloittaen helpoista kohteista, ota nopeita voittoja Yhdistelmäkäyttö OpenOffice.org ja MS Office on toimiva ratkaisu OpenOffice.orgin kanssa ei ole ollut tietoturvaongelmia 12