AURAN PALOKUNNAN URHEILIJOIDEN KÄSIKIRJA

Transkriptio

1 AURAN PALOKUNNAN URHEILIJOIDEN KÄSIKIRJA Päivitetty Käsikirja päivitetään vuosittain kalenterivuoden ensimmäisessä hallituksen kokouksessa. 1. SEURAN VISIO Auran Palokunnan Urheilijat ry on urheilun yleisseura, jonka lajivalikoimaan kuuluu jalkapallo, futsal, salibandy ja yleisurheilu. Auran Palokunnan Urheilijat ry toimii kasvattajaseurana, joka tarjoaa laadukkaat ja turvalliset puitteet jalkapallon harrastamiseen. Menestyksen mittareita ovat harrastajamäärä ja harrastamisen jatkuvuus, tavoitteena on olla Auranmaan paras jalkapalloseura ja laadukasta harrastustoimintaa tarjoava yleisseura. Auran Palokunnan Urheilijat ry on myös kilpaurheiluseura, jossa on kilpailullisin tavoittein toimivia joukkueita, ja Auran Palokunnan Urheilijat ry tarjoaa mahdollisuuden siirtyä yhteistyöseuroihinsa tavoittelemaan huippu-urheilumenestystä. Auran Palokunnan Urheilijat ry:ssä on toimintaa, joko omaa tai yhteistyökumppanien kanssa, kaikissa ikäluokissa niin junioreissa, aikuisten sarjoissa kuin myös veteraaneissa. Auran Palokunnan Urheilijat ry varmistaa strategiatyöllään tavoitteiden toteutumisen ja sen aikataulun. Seuran tärkeitä arvoja ovat: 1) Juniorijoukkueissa kaikki pääsevät pelaamaan ikään tai sukupuoleen katsomatta. 2) Lapset voivat harrastaa aktiivisesti useita urheilulajeja ja etenkin jalkapallon, futsalin, salibandyn ja yleisurheilun harrastaminen saman seuran sisällä on mahdollista yhdistää kaikissa ikäluokissa. 2. SEURAN ORGANISAATIO JA TEHTÄVÄT Auran Palokunnan Urheilijat järjestää Suomen Palloliiton alaista toimintaa, ja liiton ohjeistot velvoittavat Auran Palokunnan Urheilijoiden toimintaa. Auran Palokunnan Urheilijat ry kokoontuu kaksi kertaa vuodessa sääntömääräiseen vuosikokoukseen. Hallitus valitaan kahdeksi vuodeksi kerrallaan seuran syyskokouksessa. Hallituksen toimikausi on kalenterivuosi. Auran Palokunnan Urheilijat ry on perustettu vuonna 1981 ja sen nykyiset säännöt on hyväksytty??.??.????. a) Hallitus Hallituksen tehtävät määritellään Auran Palokunnan Urheilijat ry:n säännöissä. Näiden lisäksi hallitus päättää seuraavista asioista: - vastaa seuran taloudesta - huolehtii seuran strategiatyöstä ja sopii sisäisestä työnjaosta - huolehtii toiminnan turvallisuudesta - tekee seuran yhteistyösopimukset - linjaa seuran tiedottamisen periaatteet - päivittää ja seuraa seuran käsikirjan toteutumista - huolehtii yhteyksistä Auran kunnan ja muiden viranomaisten kanssa - esittää seurakokoukselle tarvittavia sääntö- yms. muutoksia yhdistyksen toimintaan 1

2 - ylläpitää jäsenluetteloa b) Liiketoiminta Auran Palokunnan Urheilijat - hoitaa Auran urheilukenttää korvausta vastaan - järjestää Bingotoimintaa - Järjestää vuosittain ison junioriturnauksen osana seuran varainkeruuta c) Joukkueet Joukkueet ja niissä toimivat henkilöt ovat seuran tärkein osa. Joukkueet eivät ole seuroja seuran sisällä vaan kaikki toimivat Auran Palokunnan Urheilijoiden merkeissä ja nimissä. Joukkueiden talous on osa seuran taloutta. Joukkueen edustaja seuran suuntaan on joukkueenjohtaja. Joukkueet - sekä pelaajat, toimihenkilöt että pelaajien vanhemmat - edustavat kaikessa toiminnassaan seuraa ja noudattavat yhteisiä pelisääntöjä. Joukkueelle on nimettävä vähintään: - vastuuvalmentaja (valmentajat) - huoltaja (huoltajat) - joukkueenjohtaja - talousvastaava? - tiedotusvastaava? - buffettivastaava Joukkue hoitaa itsenäisesti ja yhteistyössä hallituksen kanssa: - juniorijoukkueet järjestävät vanhempainpalavereja vähintään kaksi kertaa vuodessa - juniorijoukkueet toimittavat sarjojen järjestäjille keskenään sopimansa pelisäännöt - harjoitukset, pelit, turnaukset ja joukkueen tapahtumat - huolehtii joukkueen taloudesta - laatii vuosikertomuksen ja toimintasuunnitelman sekä talousarvion ja joukkueen tilinpäätöksen - huolehtii sarjailmoittautumisesta seuran puheenjohtajan/sihteerin kanssa - huolehtii pelaajien vakuutus- ja lisenssiasioista - huolehtii joukkueen tiedottamisesta (sekä sisäinen että ulkoinen) - huolehtii yhteisten tilojen ja varusteiden kunnossapidosta - noudattaa lajiliittojen sääntöjä (esim. Kaikki pelaa -säännöstö) - joukkueen varainkeruu ja talkootyöt - joukkueen buffettivuorot - toimittaa pelaajaluettelot seuralle - hoitaa varustehankinnat hallituksen määrittelemällä tavalla - joukkue osallistuu seuran yhteiseen toimintaan (esim. seuran kokoukset, yhteiset talkoot ja tiedottaminen) d) Toimihenkilöt Auran Palokunnan Urheilijoiden vuosikokous valitsee seuran puheenjohtajan, varapuheenjohtajan ja tilintarkastajat. Hallitus valitsee keskuudestaan sihteerin. Lisäksi nimetään seuraavat toimihenkilöt: - varustevastaava 2

3 3. SEURAN JÄSENYYS Auran Palokunnan Urheilijat ry:n jäseniä ovat kaikki vuosittaisen seuramaksun maksaneet pelaajat, ja kaikki seuran joukkueissa pelaavat henkilöt maksavat jäsenmaksun. Maksun suuruus määritellään syyskokouksessa. Vuodelle 2018 seuramaksu on 120 euroa ja kannatusjäsenmaksu on 5 euroa. Saman perheen 2. pelaaja maksaa 75%:a maksusta, 3. ja sitä seuraavat pelaajat ovat puolikkaalla maksulla. Seuran jäseniä ovat automaattisesti myös joukkueiden valmentajat, huoltajat ja joukkueenjohtajat, joista joukkueet toimittavat listauksen sovitussa aikataulussa, ja heidät vapautetaan jäsenmaksusta. Myös hallituksen jäsenet ovat seuran jäseniä ja heidät on vapautettu jäsenmaksusta. Seuran 15-vuotiailla ja sitä vanhemmilla jäsenillä on seuran kokouksissa 1 ääni äänestystilanteissa. Seuran hallituksella on oikeus erottaa jäsen, jos hän ei ole noudattanut seuran sääntöjä. Muutoin jäsenyys on voimassa maksamalla vuosittaiset jäsenmaksut. 4. SEURAN VUOSIKELLO Auran Palokunnan Urheilijat ry järjestää vuodessa kaksi sääntömääräistä kokousta: kevätkokous huhtikesäkuussa ja syyskokous loka-marraskuussa. Seura Tammikuu Hallituksen järjestäytyminen Kirjanpitomateriaalin toimittaminen seuran kirjanpitäjälle Seuran junioriturnauksen markkinointi Jäsenmaksut lähetetään Helmikuu Joukkueiden kokoonpanoluettelot ja jäsenlistat sihteerille Varustehankinnat valmentajat, joukkueet Kesän kenttävuorojen haku Maaliskuu Joukkueilta toimintakertomukset ja tilinpäätökset mennessä Futiskoulun vetäjien koulutus Kunnan avustushakemus Lions Club avustushakemus Jalkapallokoulun markkinointi ja Futisseikkailu päiväkodeissa Huhtikuu Seuran kevätkokous: toimintakertomus ja tilinpäätös Kesätyöntekijöiden haku Talven salivuorojen haku Maalivahtipäivä Jalkapallo, Futsal, Yleisurheilu Sarjailmoittautuminen kauden aloituskokous ja järjestäytyminen Valmentajapalaveri koko seura Valmentajapalaverit Pelinohjaajakoulutus Taitotapahtuma ja -kilpailu Joukkueiden valokuvaus Sarjat alkavat Toukokuu Seurajulkaisu Kesäsarja käynnistyy Kesäkuu Jalkapallokoulut esim. tytöt Maalivahtipäivät Heinäkuu Jymy Cup tytöt APU:n leiri Elokuu Jymy Cup pojat Valmentajapalaveri 3

4 Syyskuu Seuran kalenterin teko Futsal-ilmoittautuminen Lokakuu Joukkueilta ja seuralta toimintasuunnitelmat ja budjetti Kauden päätöstilaisuus lokakuun viimeisellä viikolla Joukkueilla vanhempainilta! Joukkueiden kaudenpäätökset Marraskuu Seuran kalenteri myyntiin Seuran syyskokous: hallituksen valitseminen; toimintasuunnitelma ja budjetti Kauden yhteenveto- ja palautekokous Taitotapahtuma ja -kilpailu Valmentajapalaverit Kauden päätös Valmentajasopimukset Joulukuu Toimihenkilöiden muistamiset Oman junioriturnauksen markkinointi Lisenssi- ja vakuutusmaksut (1. tammikuuta mennessä) 5. SEURAN SISÄISET SOPIMUKSET Jalkapallojoukkueiden vastuuvalmentajien kanssa valmentajasopimukset. Sopimuksen suosituspohja on käsikirjan liitteenä (Liite: valmentajasopimus). Sopimuspohjaa voi tarpeen mukaan soveltaa muihin valmentajasopimuksiin. 6. SEURAN YHTEISTYÖSOPIMUKSET Auran Palokunnan Urheilijat ry:llä on voimassa olevat yhteistyösopimukset (lisätietoa seuran puheenjohtajalta) - Southwest United (SWU) -yhteistyö - Stadium, sopimus seuran varusteista 7. GRAAFINEN OHJEISTO a) Logot, tunnukset ja niiden käyttö Seuralla on yksi yhteinen logo. 4

5 Seuran viestinnässä käytetään seuran logoa. Logojen ja tunnusten käytöstä päättää hallitus. b) Seuran värit Seuran viralliset värit ovat punainen ja sininen (navy). Logoissa, tunnuksissa ja painotuotteissa käytetään myös mustaa (K=100). PUNAINEN VÄRI NÄYTTÄÄ TÄLTÄ. c) Kirjasinsuositukset Jalkapallojoukkueiden pelipaidoissa suositeltava kirjasin on ARIAL BLACK. Seuran kirjelomakkeiden ja painotuotteiden leipätekstikirjasimena käytetään Arialia tai Helveticaa. Seuran word-tiedostopohjat ovat käsikirjan liitteenä. (Liite: word-tiedostopohjat, 2 kpl) 8. TALOUS Seuran hallitus valvoo seuran joukkueiden taloudenhoitoa ja on niistä viime kädessä kokonaisvastuussa yhdistyslain mukaisesti. Kaikki rahaliikenne on myös kirjattava noudattaen voimassa olevia lakeja ja asetuksia. Seuran tilikausi on Tarkemmat ajankohtaiset ohjeet taloudesta, tehtävistä ja varainhankinnan periaatteista ovat käsikirjan erillisenä liitteenä. (Liite: talousohje, liite: varainhankinta) a) Maksut Jäsenmaksut määrätään vuosittain seuran syyskokouksessa. Vuonna 2018 jäsenmaksu on 120, kannattavien jäsenten maksu on 5 Jäsenmaksuilla maksetaan seuran ja joukkueiden toimintaa, mm. tilavuokria, tuomarimaksuja ja sarjailmoittautumisia. b) Kirjanpito Joukkueiden on toimitettava kirjanpitomateriaali eli tositteet ja tiliotteet urheilukentällä olevaan seuran toimistoon mennessä. Seuran rahastonhoitaja liittää kirjanpitomateriaalin seuran kirjanpitoon. Joukkueen rahaliikenteestä on oltava asiallinen tositeaineisto eli jokainen pankkitilitapahtuma on pystyttävä todentamaan tositeaineistosta. c) Varainhankinta Joukkueet voivat tehdä omia sponsorisopimuksiaan, jos ne eivät ole ristiriidassa seuran yhteisesti tekemien sopimusten kanssa. Joukkueet voivat tehdä talkootyötä ja laskuttaa niistä verohallinnon ohjeita noudattaen. Joukkue voi käyttää talkootulonsa parhaaksi katsomallaan tavalla. 9. VARUSTEET JA VAATEHANKINNAT Varusteiden hankinnassa on noudatettava Auran Palokunnan Urheilijoiden kulloinkin voimassaolevia sopimuksia. On tarkoituksenmukaista, että seura tekee kaikkia joukkueita koskevat varustesopimukset keskitetysti. Tämä mahdollistaa varusteiden yhdenmukaisuuden ja antaa seuralle taloudellista etua. Varusteiden hankintasopimukset tehdään niin ikään keskitetysti, ja tämä sopimus sitoo kaikkia toiminnassa mukana olevia joukkueita. Jos seuran tekemä sopimus velvoittaa joukkueet hankkimaan kaikki varusteensa sopimuskumppanin osoittamasta paikasta, ei siitä ole mahdollisuutta poiketa. Jos 5

6 jotakin varustetta ei saa yhteistyökumppanin osoittamasta paikasta, on ennen korvaavan hankintapaikan etsimistä neuvoteltava seuran puheenjohtajan kanssa mahdollisesta muusta hankintapaikasta. a) Pelipaidat ja painatukset niissä Auran Palokunnan Urheilijoiden pelipaidat ovat sini-punaisia, mahdollisesta kakkospaidasta ei ole erillistä ohjeistusta mutta väri pitää hyväksyttää hallituksella. Pelinumero- ja nimipainatukset ovat valkoisia. Pelipaidoissa käytetään seuran tunnuksia ja graafisessa ohjeistuksessa määritettyjä kirjasimia. Pelipaitojen mainospaikoista ohjeistetaan erikseen. b) Muut asut: verryttelypuvut, tuulipuvut, toppapuvut Auran Palokunnan Urheilijoiden asut ovat seuran yhteisiä asuja. Seuran hallitus tekee asusopimukset ja jälleenmyyntisopimukset. Hallitus edellyttää, että joukkueet noudattavat näitä sopimuksia. Asuissa käytetään soveltuvasti seuran tunnuksia. c) Tuotemaskotit: kaulahuivit ja kannatustuotteet Auran Palokunnan Urheilijoilla on vuonna 2018 kannatustuotteina pipo, huivi ja vuosikalenteri. Hallitus päättää kannatustuotteista ja erikseen nimetty vastuuhenkilö huolehtii kannatustuotteiden tilauksista. d) Auran Palokunnan Urheilijoiden palkinnot Auran Palokunnan Urheilijat ry:llä ei ole palkinnoista sopimusta tehtynä. Sopimusta tehdessä tulisi selvittää mahdollisuus seuran nimikkomitaliin. 10. TIEDOTTAMINEN Seuran tiedotuksesta vastaavat puheenjohtaja sekä toiminnanjohtaja. Joukkueiden tehtävä on tiedottaa omasta toiminnastaan. Ottelu- ja turnausjutut yms. voi toimittaa tiedotusvälineille ja myös tiedoksi toiminnanjohtajalle. Seuran julkiset kannanotot ovat seuran yhteisiä asioita, joista vastaa seuran puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja. a) Sanomalehdet Auran Palokunnan Urheilijoiden kannalta on tärkeää, että seuran toiminta näkyy paikallislehti Auranmaan Viikkolehdessä. Viikkolehti on myös seuran virallinen tiedotuskanava: siellä julkaistaan mm. seurakokousten kokouskutsut. b) WWW-sivusto Seuralla on www-sivusto ( jossa jokaisella joukkueella on oma osio. Toiminnanjohtaja vastaa www-sivuston hallinnoinnista ja yhteisistä sisällöistä. Joukkueen www-sivusta vastaa joukkueen tiedotusvastaava. Jokaisella joukkueella on omalla sivullaan: - yhteystiedot - tapahtumakalenteri - joukkuetta koskevia uutisia ulkoiseen tiedotukseen c) Sisäinen tiedottaminen Joukkueiden sisäistä tiedottamista varten joukkueet voivat käyttää sähköpostia, sosiaalisen median välineitä ja muita tarpeellisia viestintävälineitä. Joukkueet ilmoittavat hallitukselle omien sosiaalisen median sivustojensa vastuuhenkilöt. Seuran sihteeri pitää yhteystietoluettelot ajantasaisina ja mahdollisista muutoksista pitää ilmoittaa viipymättä sihteereille. d) Kriisitiedottaminen Seuraa ja joukkuetta koskevista äkillisten tapahtumien uutisoinnista vastaa seuran puheenjohtaja ja tai toiminnanjohtaja. 6

7 11. KOULUTUS Valmennuspäällikkö huolehtii valmentajien koulutuksesta. Hän seuraa valmentajien koulutustarpeita yksilöllisesti, ja seuran tavoitteena on tarjota alkuja valmentajien urapolulle. Valmennuspäällikkö ja nuorisovastaava järjestävät vähintään kaksi kertaa vuodessa valmentajatapaamisen, jossa sovitaan tarpeellisia koulutuspäiviä. Tavoitteena on, että jokaisen juniorijoukkueen vastuuvalmentaja on suorittanut vähintään liiton (SPL) tarjoaman alimman koulutustason. Seura tarjoaa mahdollisuuden koulutukseen ja tehtäviin myös niille valmentajille, jotka haluavat kehittyä tehtävässä pidemmälle. Seura järjestää valmentajakoulutuksen lisäksi myös huoltaja- ja joukkueenjohtajakoulutusta tai osoittavat joukkueiden vastuuhenkilöitä liiton järjestämiin koulutuksiin. 12. JOUKKUEEN PERUSTAMINEN Uusi jalkapallojoukkue perustetaan uudelle ikäluokalle kesän pelitoiminnan päätyttyä. Uusissa ikäluokissa pidetään perustamisvaiheessa palaveri, jossa valitaan joukkueelle toimihenkilöt. 13. JOUKKUEEN LOPETTAMINEN Joukkueen lopettamisesta päättää hallitus, ei joukkue itse. Ennen toiminnan loppumista joukkueen on tehtävä tilinpäätös toiminnastaan. 14. VANHEMPIEN ROOLI Tarkoitus on, että vanhemmat osallistuvat joukkueen toimintaan ja kokouksiin. Lisäksi seura toivoo, että myös vanhemmat liittyvät seuran kannatusjäseniksi. Muuten periaatteena on hyvä kolmen koon toimintamalli: kannusta, kuljeta ja kustanna. 15. TOIMIJOIDEN PALKITSEMINEN Seura esittää ja vastaa toimihenkilöiden vuosimerkkien saamisesta lajiliitoilta. Seura palkitsee toimijoita vuosikokouksissaan. Seura palkitsee vuoden toimijat (valmentaja, joukkue, pelaajat, tuomarit, toimihenkilöt) vuosittain päättäjäisjuhlissaan. Auran Palokunnan Urheilijoiden hallitus valitsee vuoden apulaisen, joka palkitaan jalkapallokauden päättäjäisissä. 16. KOKOUSKÄYTÄNNÖT Seuralla on vuodessa kaksi sääntömääräistä kokousta, kevätkokous huhti-kesäkuussa ja syyskokous loka-marraskuussa. Vuosikokousten pöytäkirjat ja esityslistat julkaistaan www-sivuilla. Seuran hallitus kokoontuu tarpeen mukaan ja kokouksista ilmoitetaan henkilökohtaisesti hallituksen jäsenille. Hallituksen kokouksista pidetään pöytäkirjaa. Joukkueet pitävät vuodessa vähintään kaksi kokousta, joista tiedotetaan ennakkoon seuran valmennus- ja junioripäälliköille. Joukkueiden käytössä on seuran kokoustila/toimisto urheilukentällä. Tilaa isännöi ja varauksia hoitaa vuonna 2018 seuran toiminnanjohtaja. 7