Ohje opiskelijoiden perustietojen, opinto-oikeuksien ja lukukausiilmoittautumisten

Transkriptio

1 Ohje opiskelijoiden perustietojen, opinto-oikeuksien ja lukukausiilmoittautumisten käsittelyyn Kuva: Plugi / Barbro Wickström

2 Sisällysluettelo: 1. Opiskelijan perustietojen käsittely Opinto-oikeuksien käsittely Opinto-oikeuden lisääminen Opinto-oikeustietojen muuttaminen Vanhasta tutkintoasetuksesta uuteen siirtymisten rekisteröinti Opinto-oikeuden pidentäminen rajauslain perusteella Opinto-oikeudesta luopuminen ja opinto-oikeuden peruuttaminen Joustavat opintopolut, opinto-oikeuden siirto uuteen ylemmän tutkinnon opintooikeuteen Vanhan tohtori-opinto-oikeuden siirtäminen UniOGS:n opinto-oikeudeksi ( alkaen) SORA-lainsäädännön edellyttämän rikosrekisteriotteen esittämisen kirjaaminen Uuden opiskelijan tietojen käsittely -ikkuna, saman opinto-oikeuden lisääminen usealle opiskelijalle Lukukausi-ilmoittautumisen kirjaaminen Opiskelijan perustietojen käsittely ikkuna, muita siirtymäpainikkeita Opiskelutodistuksen (Läsnäolotodistus) tulostaminen Puolletaan JOO-sopimuksen mukaisia opintoja toiseen korkeakouluun Yhteenveto erilaisten opinto-oikeuksien kirjaamisesta Oodiin käsittelyyn 2

3 Muutoksia Oodin versioissa tai käytännöissä: heinäkuu 2014 alk alk versio 3.8 (8/2014) Opinto-oikeuden asema optio otettiin käyttöön. Jos opinto-oikeusparissa kandidaatintutkinto on vielä suorittamatta, ylemmän opinto-oikeuden status on optio. Tutkinto-opinto-oikeuden ja vastaavien erillisten opinto-oikeuksien päättymispäivämäärän merkintätapaa muutettiin. Kaikkien tutkinto-opintooikeuksien voimassaolo päättyy tutkinnonsuorituspäivämäärään. Sama koskee opinto-oikeuksia, joissa suoritetaan tietty kokonaisuus (Erillisen opettajan pedagogiset opinnot, Erityisopettaja, Sairaalafyysikko ym.) Opettajan suuntautumisvaihtoehto S001: Käytetään vain aineenopettajien opintooikeuksissa ja tutkinnoissa. Kun aineenopettajan opinto-oikeus on kerran myönnetty, suuntautumisvaihtoehtoa ei saa poistaa, vaan voimassaolo merkitään tarvittaessa päättyneeksi. Opinto-oikeuden asema on pakollinen tieto. Oppijanumerolle on lisätty valmiiksi kenttä Opiskelijan perustiedoissa, kun oppijanumeroita aletaan siirtää KSHJ:sta kesällä Kaivannaisalan tiedekunta OMS aloitti Kp Kolme uutta tiedekuntaa aloittivat Arkkitehtuurin tiedekunta, ArkTK, kp Biokemian ja molekyylilääketieteen tiedekunta, BMTK, kp Tieto- ja sähkötekniikan tiedekunta, TST, kp TaTK:n nimi muuttui: Oulun yliopiston kauppakorkeakoulu OyKKK alk Opinto-oikeuden kattavuus Täydennyskoulutus otettiin käyttöön, KE-MBA ja KE- TÄYD Tutkintokoulutus KOKYssa päättyi alk Opintoja ei voi enää keskeyttää Sopimus LaY:n tutkintojen suorittamisesta TaTK:ssa päättyi alk tohtoriopinnot UniOGS:iin; myöntäjä ja valintaryhmä alk lääkärin perusterveydenhuollon lisäkoulutus päättyy , uutena yleislääketieteen erityiskoulutus alkaen alk joustavat opintopolut alk vaihto-opiskelijoiden opinto-oikeuksiin lisäksi valintaryhmä käsittelyyn 3

4 1. Opiskelijan perustietojen käsittely Uuden opiskelijan lisääminen HUOM! Uusia opiskelijoita lisätään vain opinto-oikeuksien myöntämisen yhteydessä, eli palvelupisteiden opinto-oikeuksien käsittelyyn erikoistuneet opintoasiainsihteerit sekä tarvittaessa Opiskelijakeskuksen opintoasiainsihteerit. Myös UniOGS, Avoin yliopisto, Kielikeskus ja TOPIKin Täydennyskoulutus lisäävät opiskelijoita ja opinto-oikeuksia. Tarkista aina ennen opiskelijan lisäämistä, että kyseisen opiskelijan tietoja ei ole ennestään rekisterissä. Suomalaisten opiskelijoiden tapauksessa opiskelijaa voi hakea henkilötunnuksen avulla. Monilla ulkomaalaisilla opiskelijoilla on keinotekoinen henkilötunnus, joten henkilötunnushaku ei löydä opiskelijaa. Voit hakea opiskelijaa syntymäajan perusteella siten, että kirjoitat henkilötunnuksen alkuosan ja lisäät merkin mikä tahansa merkkijono. Hae-painike etsii nyt kaikki kyseisenä päivänä syntyneet, joista voit valita haluamasi. Voit myös hakea opiskelijaa nimen perusteella. Hae nimen perusteella mielellään vielä niin, että laitat etsi / mikä tahansa merkkijono -merkin sekä haettavan nimen osan alkuun että loppuun. Vaikka ulkomaalaisella opiskelijalla olisikin suomalainen henkilötunnus, häntä kannattaa hakea lisäksi joko syntymäajan tai nimen perusteella. Hän on saattanut olla aiemmin opiskelijana ja kirjattuna rekisteriin keinotekoisella henkilötunnuksella. Ulkomaalainen uusi opiskelija saattaa olla joissain tapauksissa Oodissa opettajana. Jos on pienikin arvelu (esim. kotiosoite Oulussa), henkilöä voi hakea nimellä ja syntymäajalla myös ikkunassa Opettajan perustietojen käsittely. Jos suomalaisen opiskelijan henkilötunnus tai ulkomaalaisen opiskelijan syntymäaika ei ole tiedossa opinto-oikeuden myöntämisen yhteydessä, opiskelijaa ei lisätä Oodiin. Tällaisessa tapauksessa lähetetään kopio opinto-oikeuspäätöksestä Opiskelijakeskuksen toimistoon, missä opiskelija lisätään lukukausi-ilmoittautumisen yhteydessä. Valitse Perustiedot / Opiskelijan perustietojen käsittely. Tarkista, että kohdistin on opiskelijanumero-kentässä. Näpäytä painiketta Lisää esiintymä. Jos olet jo käsitellyt jotain kenttää, näpäytä ensintyhjennä-painiketta. Kirjoita henkilötunnus sille varattuun kenttään muodossa ppkkvv-xxxx). Siirry tabulaattorilla eteenpäin. (Jos opiskelijalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, toimi seuraavasti: Käy ensin valitsemassa alaosan Nimet-välilehdellä sukupuoli (Mies / Nainen). Kirjoita henkilötunnus-kenttään syntymäika muodossa ppkkvv-9 (missä ppkkvv on henkilön syntymäaika, loppuosan 9 luo keinotekoisen henkilötunnuksen). Siirry tabulaattorilla eteenpäin. ) Näpäytä hiiren vasemmalla painikkeella Nimet-välilehden Sukunimi-kenttää. Kirjoita opiskelijan sukunimi kenttään Sukunimi ja näpäytä tabulaattoria, Etunimetkohtaan etunimet ja näpäytä taas tabulaattoria. Jos puhuttelunimi on joku muu kuin ensimmäinen nimi, lisää puhuttelunimen alkuun * (huom! tähteä ei laiteta, kun ensimmäinen nimi on puhuttelunimi). Tabulaattorin painallus täydentää automaattisesti muut välilehden nimikentät. käsittelyyn 4

5 Avaa välilehti Yht.tiedot ja kirjoita opiskelijalle osoite. Näpäytä painiketta +. Kirjoita lähiosoite. Jos osoite sijaitsee ulkomailla, voit kirjoittaa tähän kenttään toiselle riville ulkomailla sijaitsevan osoitteen postinumeron ja paikkakunnan. Jos tiedät postinumeron kirjoita se kyseiseen kenttään. Ellet tiedä, näpäytä painiketta ja hae se nimen perusteella. Kirjoita ikkunassa Hae-Postinumero postitoimipaikan nimi isoilla kirjaimilla kenttään Selite ja näpäytä Hae-painiketta. Palaa hakuikkunasta näpäyttämällä painiketta Hyväksy. Jos maa on joku muu kuin Suomi, hae se nimen perusteella näpäyttämällä painiketta. Huom! Maan nimi kirjoitetaan 1. kirjain isolla, muut pienillä. Valitse osoitteelle tarvittaessa rooli (kohdasta Osoitteen rooli; osoitteen yläpuolella olevasta valintalistasta voit ainoastaan vaihtaa näkyviin haluamasi osoitteen). Postiosoite tarkoittaa sitä osoitetta, mistä opiskelija on tavoitettavissa opiskellessaan. Voimassaoloaika voi olla kuluvasta päivästä eteenpäin saakka. Täydennä myös puhelinnumerot. Jos numero on matkapuhelimeen, kopioi se myös kohtaan matkapuhelin. Jos kirjoitat toisenkin osoitteen, näpäytä taas ensin + -painiketta. Siirry Perustiedot-välilehdelle. Näpäytä kohdassa Kielitiedot + -painiketta. Jos kieli on muu kuin suomi, niin pääset valitsemaan tarvitsemasi näpäyttämällä painiketta. Tyhjennä hakuikkuna ja näpäytä Hae, niin näet kaikki vaihtoehdot. Huom! Asiointikieleksi laitetaan suomi, vaikka opiskelijan äidinkieli olisi joku muukin. Näpäytä kohdassa Kunta + -painiketta. Valitse kunnan rooliksi Nykyinen kotikunta ja näpäytä painiketta. Kirjoita kunnan nimi (1. kirjain isolla, muut pienillä) kenttään Selite ja näpäytä Hae-painiketta. Näpäytä Hyväksy-painiketta, kun haku on valmis. Jos tiedät kuntakoodin, voit laittaa sen suoraan kenttään, joka on ennen painiketta ja painaa tabulaattoria. Ulkomaalaisilla kotikunta on 200. Lisää vastaavasti Kotikunta opintojen alussa (ellei nykyinen kotikunta kopioitunut). Tämän kentän sisältöä ei muuteta myöhemmin. Ulkomaalaisilla kotikunta opintojen alussa on 200. Näpäytä kohdassa Maatiedot + -painiketta. Jos oletustiedot eivät käy, voit mennä hakuikkunaan näpäyttämällä painiketta. Haettavan maan nimi kirjoitetaan 1. kirjain isolla, muut pienillä. Syötä tulopäivämäärä. Kun opiskelijalla on tutkinnonsuoritusoikeus, tulopäivämäärä on opiskelijalle ensimmäisenä myönnetyn tutkinnonsuoritusoikeuden voimassaolon alkamispäivämäärä. Jos opiskelijalla on yliopistossa pelkästään erillisiä tai avoimen yliopiston opinto-oikeuksia, tulopäivämäärä jätetään tyhjäksi. Huom! Kun opiskelijalle myönnetään uusi tutkinnonsuoritusoikeus, on aina tarkistettava, oliko hänellä aiempaa tutkinnonsuoritusoikeutta. Ellei, niin tulopäivämäärä on korjattava ko. tutkinnonsuoritusoikeuden mukaiseksi. Viitenumero-kenttä päivittyy automaattisesti. Näytön alareunassa on varattu kenttä oppijanumerolle. Kenttä otetaan käyttöön, kun haut toteutetaan kesästä 2015 alkaen opintopolku.fi portaalin kautta. käsittelyyn 5

6 Talleta opiskelijan tiedot Tallenna-painikkeesta. Tallennuksen voi tehdä vaikkapa erikseen kunkin välilehden kohdalla. Aakkostusnimi tulee automaattisesti tallennuksen yhteydessä. Huom! Jos sukunimen alussa on von, af tai vastaava, niin poista ko. etuliite aakkostusnimi-kentästä ja tallenna uudelleen. Huomaa aakkostusnimi-kenttä: Aakkostusnimessä etunimien järjestys menee niin, että ensimmäisenä etunimenä esiintyy puhuttelunimi. Näin sen takia, että nimiä lajiteltaessa aakkostusjärjestys saadaan puhuttelunimen mukaan. Aakkostusnimikenttää käytetään vain opiskelijoiden lajitteluun aakkostusjärjestykseen sekä Oodin ikkunoissa opiskelijoiden hakemiseen. Raporteille nimet otetaan Nimetvälilehden kentistä, yleensä suku- ja etunimikentistä. Siirry Luvat-välilehdelle Jos opiskelija on antanut luvan osoitetietojensa luovuttamiseen, niin luvat kirjataan tähän. Lukukausi-ilmoittautumislomakkeella kysytään luovutuslupia. Kunkin ehdon lisääminen aloitetaan näpäyttämällä painiketta +. Lupa alkaa kirjauspäivästä ja päättyy Huom! Luvat-välilehden tiedoissa merkitään päättynyt lupa päivämäärän avulla vanhentuneeksi. Lupatietoja ei saa poistaa. Oulun yliopistossa ei ole toistaiseksi kirjattu Oodiin salaisia tietoja. Salainen yhteystieto -merkinnän laittamiseksi ei riitä opiskelijan oma ilmoitus, vaan opiskelijan on esitettävä maistraatin päätös. Jos salaisia yhteystietoja on tarpeen merkitä Oodiin, Opiskelijakeskus hoitaa asian. Nimen tai henkilötunnuksen muuttaminen Hae opiskelijan perustiedot ikkunaan nimellä, henkilötunnuksella tai opiskelijanumerolla. Siirry Nimet-välilehdellä kohtaan Sukunimi. Kun alat kirjoittaa kenttään, ohjelma kysyy Onko kyseessä nimen virallinen vaihtaminen vai väärin kirjoitetun nimen korjaaminen?. Valitse Vaihto (opiskelija on vaihtanut virallisesti sukunimensä). Kirjoita nimi entisen päälle, näpäytä tabulaattoria (mm. nimilyhenne päivittyy) ja tallenna. Nimien vaihdon yhteydessä tarkista opiskelijan henkilöllisyys. Tarkista, että aakkostusnimi päivittyi oikein. Kun katsot välilehteä Entiset tiedot, alkuperäiset nimet näkyvät siellä. Huom! Kun opiskelijalle tulee nimen- tai henkilötunnuksen muutoksia, Entiset tiedot välilehdelle kertyvää historiatietoa ei saa poistaa (vaikka ohjelma sen salliikin). Jos vain korjaat virheellisesti kirjoitetun nimen, vastaa em. kysymykseen Korjaus. Järjestelmä ei talleta nyt entisiä tietoja, muuten toimitaan samoin kuin nimen vaihdonkin tapauksessa. Samalla tavalla voit muuttaa etunimiä ja henkilötunnuksia. Huom! Kun ulkomaalainen opiskelija saa suomalaisen henkilötunnuksen, henkilötunnus on aina vaihdettava Oodiin niin, että vastaat Vaihto kysymykseen Onko kyseessä nimen virallinen vaihtaminen vai väärin kirjoitetun nimen korjaaminen?. Jo kertaalleen käytetty keinotekoinen henkilötunnus jää näin talteen Entiset tiedot välilehdelle, eikä järjestelmä anna samaa tunnusta myöhemmin eri henkilölle. Opiskelijoita kannattaa opastaa hoitamaan käsittelyyn 6

7 henkilötunnuksen vaihdot Opiskelijakeskuksessa. Henkilötunnuksen vaihto tulee ilmoittaa välittömästi Tietohallintoon (idmatuki(at)oulu.fi), jotta opiskelijalle ei muodostu uutta käyttäjätunnusta. Huom! Henkilötunnusta muutettaessa ohjelma ei muuta automaattisesti syntymäaikaa. Jos henkilötunnus vaihdetaan sukupuolen muutoksen takia, täytyy käyttäjän muuttaa myös sukupuolitieto Nimet-välilehdelle. Yhteystietojen muuttaminen Voit muuttaa osoite- ja puhelinnumerotiedot kirjoittamalla uudet tiedot entisten päälle. Perustietojen muuttaminen Kieli-, kunta- ja maatietoja ei voi muuttaa suoraan kenttien sisältöä vaihtamalla, vaan entinen tieto on poistettava - -painikkeella ja sitten lisättävä uusi + -painikkeella. Opiskelijan lisätiedon lisääminen Kun opiskelija näyttää rikosrekisteriotteensa (perustuu nk. SORAlainsäädäntöön), siitä tehdään merkintä opiskelijan lisätietoihin muodossa sukunimi etunimi on esittänyt rikosrekisteriotteen liittyen KTK/Ta2005/KKa/LUKO, Oulu/Kasvatustiede opinto-oikeuteen. käsittelyyn 7

8 2. Opinto-oikeuksien käsittely 2.1 Opinto-oikeuden lisääminen Vastaanotetut uudet perustutkintojen opinto-oikeudet siirretään Oodiin Harekrekisteristä. Vaihto-opiskelijoiden opinto-oikeudet siirretään Oodiin SoleMOVEjärjestelmästä. Keväällä 2014 otetaan tuotantokäyttöön avoimen yliopiston opintooikeuksien hakujen käsittelyyn tarkoitettu ILPA-järjestelmä, jonka kautta myönnetyt opinto-oikeudet siirtyvät Oodiin. Kaikkia opinto-oikeuksia ei siis tarvitse lisätä manuaalisesti Oodiin. HUOM! Uusia opinto-oikeuksia lisäävät vain palvelupisteiden opintooikeuksien käsittelyyn erikoistuneet opintoasiainsihteerit sekä tarvittaessa Opiskelijakeskuksen opintoasiainsihteerit. Myös Kielikeskus lisää opintooikeuksia (POIA), samoin avoimen yliopiston opintokanslia, UniOGS ja TOPIKin Täydennyskoulutus. Näpäytä Opiskelijan perustiedot -ikkunassa painiketta Opinto-oik. Näpäytä Opinto-oikeuden käsittely-ikkunassa Opinto-oikeus-rivin oikeassa reunassa olevaa + -painiketta. Valitse Kattavuus kohdassa listasta soveltuva tutkinto tai vastaava. Joitakin esimerkkejä kattavuuksista: auskultoijat erilliset opettajan pedagogiset opinnot, erityisopettajan opinnot - pätevöitymiskoulutus erikoislääkäri tai erikoishammaslääkäri ammatillinen jatkotutkinto, yleislääketieteen erityiskoulutus, erikoislääkärin lisäkoulutus ja sairaalafyysikon pätevöitymiskoulutus pätevöitymiskoulutus, ulkomaalainen vaihto-opiskelija - ulkomaalaisten määräaikaiset opinnot, muussa yliopistossa tutkintoa suorittava opiskelija (myös JOOopiskelija) opinnot toiseen korkeakouluun, erillinen opinto-oikeus Oulun yliopistossa suoritetun perustutkinnon jälkeen (myös HuTK ja KTK) tutkintoa täydentävät opinnot, lukiolaiset lukiolaisten opinnot LL tai HLL ylempi korkeakoulututkinto (ei ole jatkotutkinto) avoimen yliopiston opiskelija - avoimen yliopiston opinnot OyKKK MBA Täydennyskoulutus erillinen opinto-oikeus muut erilliset opinnot. TOPIK psykoterapeutti - Täydennyskoulutus Laita Voimassaolo-kohtaan alku- ja loppupäivämäärä. Loppupäivämäärä on , ellei oikeutta ole ajallisesti rajoitettu (määräaikainen opintooikeus). Huomaa, että jälkeen myönnettävissä alempien ja ylempien korkeakoulututkintojen opinto-oikeuksissa opintoaika on rajoitettu. Etualalla on välilehti Opintokohteet. Kunkin opintokohderivin lisääminen aloitetaan näpäyttämällä välilehden + -painiketta. Voimassaoloajat siirtyvät automaattisesti koko opinto-oikeudelle määritellystä. käsittelyyn 8

9 Jos opintokohteen tunniste on tiedossa, sen voi kirjoittaa Opintokohdekenttään ja painaa tabulaattoria. Ellei tunniste ole tiedossa, opintokohteen hakuikkunaan pääsee näpäyttämällä painiketta. Hakuvinkkejä: Tutkinto: Valitse lajiksi tutkinto ja näpäytä Hae-painiketta. Valitse haluamasi ja hyväksy. Huomaa, että FM, FL, FT on eritelty koulutusaloittain. Koulutusohjelma: Valitse lajiksi koulutusohjelma. Halutessasi voit vielä tarkentaa hakua kirjoittamalla tunniste-kenttään koulutusohjelman tunnisteen alkuosan ja mikä tahansa merkkijono (KJ jatkotutkinnot, KE erilliset opintooikeudet, KY perustutkinnot, KV alemmat korkeakoulututkinnot, KA erikoislääkärikoulutus). Näpäytä Hae-painiketta. Valitse haluamasi ja hyväksy. Huomaa, että erillinen opinto-oikeus on eritelty koulutusaloittain. Lisäksi vuonna 2014 aloittaneita uusia tiedekuntia varten on perustettu omat erillisten opintojen koulutusohjelmat KE-ARK (arkkitehtuuri), KE-TOL (tietojenkäsittelytiede), KE-BM (biokemia ja molekyylilääketiede), KE-TS (tieto- ja sähkötekniikka) ja KE-GEO (OMS:n geotieteet). Avoimen yliopiston opinto-oikeuksissa koulutusohjelma on KE-AVOIN koulutusalasta riippumatta. Suuntautumisvaihtoehto: Valitse lajiksi suuntautumisvaihtoehto ja näpäytä Hae-painiketta. Valitse haluamasi ja hyväksy. Huomaa syksystä 2013 alkaen muuttunut käytäntö: S001 Opettajan sv käytetään ainoastaan aineenopettajien suuntautumisvaihtoehdossa. Aine: Valitse lajiksi aine. Halutessasi voit vielä tarkentaa hakua kirjoittamalla tunniste-kenttään aineen tunnisteen alkuosan ja mikä tahansa merkkijono. Aineen tunnisteen alussa on aina A-kirjain, toinen merkki kuvaa tiedekuntaa (vanhan tiedekuntajaon mukaisesti 1=HuTK, 2=KTK, 3=LuTK (luonnontieteen koulutusala, myös biokemia, TOL ja OMS:n geotieteet), 4=TTK (tekniikan koulutusala, myös arkkitehtuuri sekä sähkö-, tietoliikenneja tietotekniikka), 5=LTK, 6=OyKKK). Näin voit rajata haun vain yhden tiedekunnan oppiaineisiin. Näpäytä Hae-painiketta. Valitse haluamasi ja hyväksy. Kun oppiaine on pääaine, niin muista laittaa rasti sarakkeeseen Pä. Jätä Oodin antama Taso ennalleen. Lisää tutkinto-opinto-oikeuksiin alempi korkeakoulututkinto, ylempi korkeakoulututkinto, lisensiaatti, tohtori opintokohderiviksi myös tutkintoasetus. TA2005 on vuoden 2005 tutkintoasetus. Erikoislääkäreiden ja erikoishammaslääkäreiden opinto-oikeuksiin lisätään myös oma tutkintoasetuksensa. Joissakin opinto-oikeuksissa on lisäksi käytössä valintaryhmä tai ryhmä opinto-oikeuden opintokohderivinä. Huomaa erityisesti valintaryhmät PG_VAIHTO (Jatkotutkintoa suorittava vaihto-opiskelija), G_VAIHTO (Ylempää korkeakoulututkintoa suorittava vaihto-opiskelija) ja UG_VAIHTO (Kandidaatintutkintoa suorittava vaihto-opiskelija) sekä alkaen käsittelyyn 9

10 UniOGSin myöntämissä tohtorin opinto-oikeuksissa valintaryhmä UOGS_IHM, UOGS_TEK, UOGS_TER. Muut valintaryhmät ovat tiedekuntatai koulutusohjelmakohtaisia. Opintokohteen lajina ryhmä esiintyy DOUBLEDG (Double Degree), JOINTDG (Joint Degree), sekä UniOGSin tohtorikoulutusohjelmat (esim. InfotechDP (Infotech Oulu Doctoral Programme). Tohtorin opinto-oikeuksissa esiintyy usein sekä Valintaryhmä että Ryhmä. Välilehden alareunassa on kenttä Organisaatio. Kenttä on pakollinen. Sovellus pystyy useimmissa tapauksissa päättelemään opiskelijan organisaation lisättyjen opintokohteiden perusteella. Päättely tapahtuu tallennuksen yhteydessä ensisijaisesti koulutusohjelman vastuuorganisaation perusteella. Ellei koulutusohjelmalla ole vastuuorganisaatiota, seuraavaksi tutkitaan pääaineen vastuuorganisaation perusteella. Opiskelijan organisaatio on LuTK:ssa laitos, HuTK:ssa, ArkTK:ssa, BMTK:ssa, OMS:ssa ja OyKKK:ssa tiedekunta (poikkeuksena HuTK:n Giellagas), KTK:ssa Kasvatustieteiden ja opettajankoulutuksen yksikkö, TTK:ssa ala, TST:ssa joko osasto tai laitos (TOL). LTK:ssa organisaatio on lääketieteen perustutkinto-opiskelijoilla tiedekunta, lääketieteen jatko-opiskelijoilla laitos, hammaslääketieteen opiskelijoilla hammaslääketieteen laitos, hyvinvointitekniikan opiskelijoilla biolääketieteen laitos ja terveystieteiden opiskelijoilla terveystieteiden laitos. Avoimen yliopiston opinto-oikeuksissa organisaatio on aina Avoin yliopisto. MBA-opinto-oikeuksissa organisaatio on Executive Education ja TOPIKin täydennyskoulutuksen opinto-oikeuksissa Täydentävien opintojen keskus. Jos sovellus ei pysty tallennuksen yhteydessä päättelemään organisaatiota, se kysyy: OOK2544 Opiskelijan organisaatiota ei saatu päättelysäännöllä, anna se itse (pakollinen tieto).. Lisää itse organisaatio ja Tallenna. (Tallennuksen yhteydessä sovellus näyttää vielä saman ilmoituksen, mutta tallennus kuitenkin tapahtuu). käsittelyyn 10

11 Valitse etualalle välilehti Status. Täytä aloituspäivämäärä, vuosikurssi ja asema. Aloituspvm on tutkinto-opiskelijalla se pvm, josta alkaen ilmoittautuu ensimmäisen kerran läsnäolevaksi. Uusilla perustutkinto-opiskelijoilla aloituspäivämääräksi merkitään xx. Erillisen opinto-oikeuden ja avoimen yliopiston tapauksessa aloituspvm on ko. opinto-oikeuden voimassaolon alkamispäivämäärä. (Poikkeus: Lapin yliopiston opiskelijalle, joka tulee yhteistyösopimuksella suorittamaan KTK tai KTM-tutkintoa, aloituspäivämääräksi pitää laittaa opintojen aloituspäivämäärä Lapin yliopistossa.) Jos opinto-oikeus on ensisijainen, ohjelma saattaa tarjota ensisijaisuuden voimassaoloajan alkamispäivämääräksi kuluvaa päivämäärää. Muuta se todelliseksi alkamispäivämääräksi. Ensisijaisuuden voimassaolon päättymispäivämäärä pitää olla Jos tietokantaan tallentuu virheellinen ensisijaisuuden alkamispäivämäärä, pääset korjaamaan sen näpäyttämällä ikkunan Opinto-oikeuden käsittely oikean yläkulman painiketta Kaikki opinto-oikeudet. Ellei painike näy sinulle, pyydä palvelukeskuksesi työkaverilta apua tai sitten Oodituesta. Huom! Ensisijaisuusaikoihin ei saa jäädä aukkoja eikä niissä saa esiintyä päällekkäisyyksiä. Aloituspäivämäärän antaminen, kun tiedekunnassa ja avoimessa yliopistossa lisätään uusia opinto-oikeuksia: 1. Erillinen opinto-oikeus ja avoimen yliopiston opinto-oikeus: aloituspvm on sama kuin opinto-oikeuden voimassaolon alkamispvm. 2. Lisensiaatin, tohtorin, erikoislääkärin, erikoishammaslääkärin ja yleislääketieteen erityiskoulutuksen opinto-oikeus: Kun perustutkintoa suorittava opiskelija valmistuu ja hänelle myönnetään jatko-opinto-oikeus niin pian, että hän on vielä läsnäolevana opiskelijana, merkitse uuden opinto-oikeuden aloituspvm:ksi opinto-oikeuden voimassaolon alkamispäivämäärä. Jos jatko- käsittelyyn 11

12 opinto-oikeus myönnetään myöhemmin (opiskelija ei ole myöntämishetkellä läsnäolevana opiskelijana), jätä uuden opinto-oikeuden aloituspvm tyhjäksi. Se laitetaan seuraavan läsnäoloilmoittautumisen yhteydessä. 3. Alemman ja ylemmän korkeakoulututkinnon opinto-oikeus: Jätä aloituspvm tyhjäksi. Se laitetaan seuraavan läsnäoloilmoittautumisen yhteydessä. Asema: Opinto-oikeuden asema on pakollinen tieto. Kun kyseessä on opintooikeuspari (samalla kertaa myönnetty alemman ja ylemmän korkeakoulututkinnon opinto-oikeudet), ylemmän tutkinnon opinto-oikeus on asemaltaan optio siihen saakka, kunnes alempi tutkinto on suoritettu. Tällöin ylemmän tutkinnon opinto-oikeus muutetaan yleensä ensisijaiseksi. Jos opiskelijalla on yksikin voimassaoleva opinto-oikeus yliopiston puolella, avoimen yliopiston ja täydennyskoulutuksen (KE-MBA, KE-TÄYD) opintooikeuksien tulee olla toissijaisia. Jos opiskelijalla on voimassaolevina vain avoimen yliopiston opinto-oikeuksia, niistä voimassaoloajaltaan pisimpään kestävä (usein viimeksi lisätty) tulee laittaa ensisijaiseksi. Valitse etualalle välilehti Opintotiedot. Useimmiten opintojen tarkoitus tulee valmiiksi opinto-oikeuskohteiden perusteella. Korjaa tarvittaessa opintooikeuteen soveltuva opintojen tarkoitus. Luonne-kenttä on käytössä vain avoimen yliopiston opinto-oikeuksissa. Kotioppilaitos pitää täyttää aina muissa yliopistoissa tutkintoa suorittavien opiskelijoiden, vaihtoopiskelijoiden ja avoimen yliopiston opiskelijoiden osalta. Kotioppilaitos laitetaan myös lukiolaisille, jos kohtuudella löytyy. Kotioppilaitos on Oulun yliopisto, jos opiskelija opiskelee tutkintoa OY:ssa. Oppilaitos haetaan hakupainikkeen avulla Hae Organisaatio näytöltä. Valitse aina ennen hakua organisaation tyyppi (Yliopisto (tarkoittaa Suomen yliopistoja), Oppilaitos tai Ulkomainen yliopisto/maa), muuten haku kestää pitkään. Oodista löytyy yli 3000 ulkomaalaista yliopistoa. EU-maiden kaikki yliopistot ovat mukana. Samoin Oodiin on viety OY:n kansainvälisen vaihdon kumppaniyliopistot. Hakuohjeita ulkomaisen yliopiston löytämiseksi: Valitse ensin organisaatiotyyppi maan mukaan. Voit kirjoittaa Nimi-kenttään pätkän yliopiston nimestä. Nimen pätkän alkuun ja loppuun kannattaa laittaa korvausmerkki mikä tahansa merkkijono, jos organisaation virallinen nimi ei ole täsmälleen tiedossa. Näpäytä Hae-painiketta. Merkitse haluamasi organisaatio rastilla ja näpäytä painiketta Hyväksy. Jos yliopiston sijaintimaa on joku muu kuin mitä käsittelyyn 12

13 organisaatiotyypeistä löytyy, valitse Ulkomainen yliopisto/muu. Jos taas kyseessä on esim. ruotsalainen yliopisto, jota ei Oodista löydy, valitse silloin organisaatioksi Ulkomainen yliopisto/ruotsi. Jos et löydä ulkomaista yliopistoa, vaikka se on OY:n yhteistyöyliopisto, voit tiedustella asiaa osoitteesta Joitakin esimerkkejä opintojen tarkoituksesta: auskultoijat toisen korkeakoulun opiskelijan erillinen opinto-oikeus vaihto-opiskelijat yleislääketieteen erityiskoulutus, erikoislääkärin lisäkoulutus ja sairaalafyysikon pätevöitymiskoulutus erityisopettajat lukiolaiset avoin yliopisto täydennyskoulutus (MBA, psykoterapeutti) muu erillinen opinto-oikeus erilliset aineenopettajan kasvatustieteelliset opinnot erilliset opinnot, jotka aiotaan sisäll. toisessa erilliset opinnot ulkom. vaihto-opiskelijana kelpoisuus- ja pätevöitymiskoulutus tai muu täyd.k erityisopettaja (Täyd.koul,, lukiolaiset) Ei tutkintoon johtava koulutus, tuntematon (Avoin yo) Muu koulutus, joka ei johda tutkintoon (Täyd.koul,, lukiolaiset) Ei tutkintoon johtava koulutus, tuntematon erilliset arvosanat ja opintokokonaisuudet, kuulustelut Valitse etualalle välilehti Myöntämistiedot. Oodi päättelee useissa tapauksissa myöntäjän valmiiksi, korjaa tarvittaessa. Opinto-oikeuden myöntäjäksi laitetaan ko. tiedekunta tai muu myöntäjä: käsittelyyn 13

14 tiedekunta: HuTK = OyKKK = KTK = ArkTK = LuTK = BMTK = TTK = TST = LTK = OMS = tai muu myöntäjä: avoin yliopisto = TOPIK = kielikeskus = Executive Education (MBA) = alkaen myönnettävissä tohtorin opinto-oikeuksissa myöntäjä on: UniOGS = Huom! Oodiin tiedonsiirron yhteydessä vuonna 2000 myöntäjäksi on laitettu opiskelijan nykyinen tiedekunta (esim. kaikilla taloustieteilijöillä myöntäjä on OyKKK, vaikka alun perin opinto-oikeuden olisikin myöntänyt HuTK tai TTK). Vuoden 2014 tiedekuntamuutoksissa myöntäjänä säilytettiin alkuperäinen opinto-oikeuden myöntäjä. Täydennä vielä myöntämispäivämäärä ja peruste. Peruste-kohta on pakollinen, perustepvm ei tarvitse laittaa. Muutamia esimerkkejä perusteesta: Ulkomaalaisilla vaihto-opiskelijoilla JOO-sopimuksella tulleilla vaihtoopiskelijoilla Ulkomaalaisilla tutkinto-opiskelijoilla Avoimen väylän kautta valituilla perustutkinto-opiskelijoilla Sopimus/ohjelma Sopimus/ohjelma Ulkomaalaiset opinnot, Ulkomaalainen tutkinto Avoimen yliopiston opinnot Kotimaisilla jatko-opiskelijoilla Oman yliopiston ylempi tutkinto, Oman yliopiston jatkotutkinto, Toisen yliopiston ylempi tutkinto, Toisen yliopiston jatkotutkinto tai Ulkomaalainen tutkinto. Lukiolaisilla Sopimus/ohjelma (kiintiö ja valintatapa jätetään tyhjäksi) käsittelyyn 14

15 Kiintiö. Avoimen väylän kautta valituille perustutkinto-opiskelijoille laitetaan kiintiöksi Avoimesta yliopistoista tulevien kiintiö, JOO-opiskelijoille JOOsopimuskiintiö ja perusopetukseen integroiduille avoimen yliopiston opiskelijoille POIA-kiintiö. Kiintiö ei ole järjestelmän kannalta pakollinen tieto, mutta on laitettava em. tapauksissa. Yleensä käy Tavallinen opiskelija. Valintatapa siirtyy uusille opiskelijoille Harekista, ei ole pakollinen. Vaihtoohjelma kirjataan vaihto-opiskelijoille. Myös kotimaisille JOO-opiskelijoille laitetaan vaihto-ohjelma JOO-sopimus. Lisätiedot-välilehdelle voi kirjoittaa opinto-oikeuteen liittyviä lisätietoja. Aina, kun opinto-oikeuteen liittyy jotain poikkeuksellista, asia kannattaa kirjata näkyviin, jotta muutkin opinto-oikeuksia käsittelevät näkevät tiedot. Muista tallentaa. Pakollisia tietoja on välilehdillä Opintokohteet, Status, Opintotiedot ja Myöntämistiedot. Jos opinto-oikeus kuuluu rajauslain piiriin, tallennus laskee ja tarvittaessa päivittää opinto-oikeudelle päättymispäivämäärän. käsittelyyn 15

16 Mitä opintokohteita sitten syötetään (Opintokohteet-välilehti)? alempi tai ylempi kk-tutkinto tutkinto tutkintoasetus valintaryhmä tai ryhmä ko sv aine x x jos tarpeen x jos on tiedossa x jos on tiedossa lisensiaatti tai mennessä myönnetty tohtori tohtori alkaen x x x x x x x x x erikoislääkäri x x x x yleislääketieteen erityiskoulutus x (KE-YLE) x (A5450) vaihto-opiskelija x x (KE- ) x erillinen x (KE- ) x (tai kokonaisuus op.oikeus tai opintojaksoja) avoimen yo:n opinto-oikeus x (KE-AVOIN) ei ainetta, kokonaisuus tai opintojaksoja Joku tiedekunta saattaa myöntää yhdellä kertaa samalle opiskelijalle useita samanaikaisesti voimassaolevia erillisiä opinto-oikeuksia. Tällainen tapaus kirjataan yhtenä opinto-oikeutena, johon liittyy useita aineita tai muita opintokohteita. Opiskelijan ensisijaiseksi ilmoittama oppiaine merkitään pääaineeksi. Huom! Myönnetyt uudet ylempään korkeakoulututkintoon tähtäävät opintooikeudet, jotka eivät siirry Harekista: Opinto-oikeus tulee kirjata Oodiin vasta sitten, kun opiskelija on hyväksytty ja hän on ilmoittanut ottavansa paikan vastaan. Huom! Opiskelijan perustiedot -ikkunassa näytetään vain ensisijainen opinto-oikeus, vaikka opinto-oikeuksia olisi useitakin. Painike Kopioi opinto-oikeus voimaan tulevan tutkintoasetuksen mukaan opiskelijan on suoritettava aina myös alempi korkeakoulututkinto. Opiskelijalle lisätään opinto-oikeuden myöntämisen yhteydessä kaksi opinto-oikeutta, alempaan ja ylempään tutkintoon. Lisää ensin alemman tutkinnon opinto-oikeus. Sen asema on ensisijainen. Tallenna. Näpäytä painiketta Kopioi opinto-oikeus. Syntynyt kopio on nyt etualalla. Muuta uuteen opinto-oikeuteen kattavuus, asema (optio), opintojen tarkoitus sekä tutkinto-opintokohde. Tallenna. Huom! Kun kopioit opinto-oikeuden, saat ilmoituksen 0129 Virhe kentässä OPINOIKASEM; kenttäarvo on pakollinen (OON604AI/OPINOIK/OPINOIKASEM= ). Ilmoitus koskee juuri lisättyä opinto-oikeutta, eli lisää sille ensiksi Status-välilehdelle asema. Sinänsä kysymys ei ole virheestä, vaan ilmoitus puuttuvasta opinto-oikeuden asemasta. käsittelyyn 16

17 2.2 Opinto-oikeustietojen muuttaminen HUOM! Uusia opinto-oikeuksia lisäävät vain palvelupisteiden opinto-oikeuksien käsittelyyn erikoistuneet opintoasiainsihteerit sekä tarvittaessa Opiskelijakeskuksen opintoasiainsihteerit. Myös Kielikeskus lisää opinto-oikeuksia (POIA), samoin avoimen yliopiston opintokanslia, UniOGS ja TOPIKin täydennyskoulutus. Muut opintoasiainsihteerit voivat muuttaa opinto-oikeuksiin liittyviä tietoja siltä osin, kuin valinnat tapahtuvat laitostasolla: suuntautumisvaihtoehtojen valinnat ja mahdollisesti pääaineen vaihdot. Kun luonnontieteellisessä tai humanistisessa tiedekunnassa FM-tutkintoa suorittava opiskelija valitaan suorittamaan aineenopettajan opintoja, tiedekunta (LuTK, HuTK) lisää opiskelijan FM-opinto-oikeuteen opintokohteeksi aineenopettajan suuntautumisvaihtoehdon S001. Suuntautumisvaihtoehto-opintokohteen S001 Opettajan sv voimassaolo alkaa myöntämispäivämäärästä. Jos opiskelija suorittaa tutkinnon jostain muusta koulutusohjelmasta kuin aineenopettaja, suuntautumisvaihtoehdolle S001 merkitään voimassaoloaika päättymään opiskelijan ilmoituksen mukaisesti, ennen tutkinnonsuorituspäivämäärää. Kun opiskelija valmistuu, opinto-oikeuden päättymispäiväksi merkitään tutkinnon suorituspäivämäärä. Opintokohteiden päättymispäivämäärät päivittyvät samalla automaattisesti. Jos opiskelijan opinto-oikeuden tutkinto tai suuntautumisvaihtoehto (pl. opettajan sv S001) vaihtuu, muutos kirjataan korjaamalla entistä opintooikeutta. Ko. rivi (esim. sv) poistetaan ja lisätään uusi tilalle. Tutkinnon vaihtuminen tässä tarkoittaa sitä, että esim. vanhasta EKONOMI-tutkinnosta jossain vaiheessa tulee KTM myönnetty opinto-oikeus säilyy, mutta tutkinnon nimi muuttuu. Päivitä tarvittaessa tutkinnon tarkoitus ym. tiedot. Suuntautumisvaihtoehtoa S001 ei saa poistaa, vaan sen voimassaoloaika merkitään tarvittaessa päättyneeksi. Jos opiskelija vaihtaa saman koulutusalan sisällä koulutusohjelmaa niin, että hän ei voi suorittaa enää tutkintoa ensiksi myönnetystä opinto-oikeudesta, alkuperäisen opinto-oikeuden koulutusohjelma merkitään päättyneeksi ja lisätään uusi koulutusohjelma. Koulutusohjelman vaihtamiset tulee merkitä samaan opinto-oikeuteen, jotta opinto-oikeuden alkamis-, myöntämis- ja aloittamispäivät säilyvät. Jos opiskelijan pääaine vaihtuu (HuTK, TTK, OyKKK, LuTK, TST, BMTK, OMS), mutta tutkinto säilyy ennallaan, vanha pääaine merkitään päättyneeksi muuttamalla päättymispäivämäärää. Lisätään entiseen opinto-oikeuteen uusi pääaine, voimassaoloaika alkaa edellisen pääaineen voimassaolon päättymispäivää seuraavasta päivästä. Sekä vanhalla että uudella pääaineella tulee olla pääaineruksi päällä. Jotta tämä onnistuu, opinto-oikeus on muutettava siinä järjestyksessä, että ensin merkitään vanha pääaine päättyneeksi ja sen jälkeen lisätään uusi pääainerivi. käsittelyyn 17

18 Koulutusohjelman ja pääaineen vaihdot saman koulutusalan sisällä kirjataan samaan opinto-oikeuteen, vaikka tiedekunta vaihtuisikin (LuTK, BMTK, TTK, TST, OMS). Jos opiskelija vaihtaa esimerkiksi koulutusohjelmaa sähkötekniikasta tuotantotalouteen, koulutusohjelman vaihto kirjataan samaan opinto-oikeuteen. Opiskelijan organisaatioksi vaihtuu TUTA, opinto-oikeuden myöntäjä säilyy ennallaan. Jos erillistä opinto-oikeutta jatketaan, muutetaan päättymispäivämäärä sekä opinto-oikeudelle että opintokohteille. Jos erillinen opinto-oikeus on ehtinyt päättyä ja opiskelijalle myönnetään tauon jälkeen sama erillinen opinto-oikeus uudelleen, se kirjataan uutena opinto-oikeutena. käsittelyyn 18

19 2.3 Vanhasta tutkintoasetuksesta uuteen siirtymisten rekisteröinti Lisää vanhaan opinto-oikeuteen tutkintoasetusrivi TA2005 Mikäli nykyisessä opinto-oikeudessa on tutkinnon ja koulutusohjelman välissä vanha tutkintoasetus, laita sille päättymispäivämääräksi (tekniikassa, lääketieteessä ja hammaslääketieteessä ) Lisää +:lla uusi rivi ja syötä opintokohde -kohtaan tunniste TA2005 ja voimassaolon alkamispäivämääräksi (tai tekniikassa, lääketieteessä ja hammaslääketieteessä ) Tallenna muutokset. Jos opiskelijalla on jo alempi tutkinto suoritettuna, muuta ei tarvita. Mikäli opiskelija ei ole suorittanut vielä alempaa tutkintoa, lisää alemman tutkinnon opinto-oikeus: Kopioi vanha opinto-oikeus uudeksi (painike Kopioi opinto-oikeus) Muuta kopio -opinto-oikeuteen kattavuudeksi Alempi korkeakoulututkinto. Poista kopio -opinto-oikeudesta vanha tutkintoasetus-rivi. Poista kopio -opinto-oikeudesta tutkinto -opintokohde - -painikkeella ja lisää uusi rivi + -painikkeella. Lisää uudelle riville tutkinnoksi vastaava alempi tutkinto. Siirry Status -välilehdelle ja valitse asemaksi Ensisijainen. Muuta ensisijaisuuden alkamispäiväksi siirtymisen hyväksymispäivämäärä. Huom. Jos alkuperäinen ylemmän tutkinnon suoritusoikeus on ollut opiskelijalla toissijaisena, valitse opinto-oikeuden asemaksi tässä toissijainen. Siirry Opintotiedot-välilehdelle ja valitse opintojen tarkoitus. Tallenna muutokset. Jos lisäsit alemman tutkinnon opinto-oikeuden, muuta vielä vanhan ylemmän tutkinnon opinto-oikeuden asemaksi optio. Järjestelmä kysyy Tyhjennetäänkö kentän Aloituspvm (1.8.xxxx) sisältö?. Vastaa Kyllä. Tyhjennä myös kenttä vuosikurssi. käsittelyyn 19

20 2.4 Opinto-oikeuden pidentäminen rajauslain perusteella Osoitteesta: löytyy ohje, missä kerrotaan opintoaikojen rajaukseen liittyvät perusasiat sekä ohjeet, kuinka opiskelijan tulee hakea pidennystä opinto-oikeuteensa. Opiskeluaikaa pidennetään seuraavilla perusteilla : 1. Poissaolo laissa mainitun syyn perusteella (lakiperusteiset syyt) asevelvollisuuden tai vapaaehtoisen asepalveluksen suorittaminen äitiys-, isyys- tai vanhempainvapaan pitäminen Poissaolo ajoittuu usein useamman lukukauden ajalle. Opiskeluaikaa pidennetään yksi lukukausi kutakin 5 kuukauden mittaista poissaoloa kohti. Pidennyksen myöntämisessä ei ole merkitystä, onko opiskelija ilmoittautunut läsnä- tai poissaolevaksi. Pidennyksiä lakiperusteistein syiden perusteella kirjataan opiskelijan ilmoituksen perusteella vain Opiskelijakeskuksessa. Ikkunassa Opinto-oikeuden käsittely on painike Pidennykset, josta pidennysaikavälejä pääsee kirjaamaan ja katsomaan. Uuden aikavälin lisääminen aloitetaan painikkeella +. Syötä vain syyn alkamis- ja päättymispäivämäärät. käsittelyyn 20

21 Ikkunan yläosassa näkyvät opiskelijan kaikki opinto-oikeudet voimassaoloaikoineen sekä tieto, montako lukukautta opinto-oikeutta on pidennetty yhteensä poissaoloilmoittautumisten, lakisääteisten poissaolojen ja valmistumissuunnitelmien perusteella (Pidennys (Lk) suorittamisajasta). Opinto-oikeusrivin lopussa on ruksi sarakkeessa Valmistumissuunnitelma, jos opinto-oikeuteen liittyy valmistumissuunnitelmia. Ikkunan alareunassa näkyvät myös opiskelijan poissaoloilmoittautumiset sekä keskeytystiedot. Pidennykset -ikkunassa kirjatut poissaoloajat jatkavat kaikkia niitä rajauslain piirissä olevia opinto-oikeuksia, joiden voimassaoloajalle ne osuvat. Tallennus laskee rajauslain piirissä oleville opinto-oikeuksille voimassaoloajan uudelleen. Kun palaat ikkunasta Pidennykset takaisin ikkunaan opinto-oikeuden käsittely, hae opiskelija uudelleen ikkunaan, jotta saat päivitetyt tiedot näkyviin sielläkin. 2. Lukukausi-ilmoittautuminen poissaolevaksi Poissaoloilmoittautumisten perusteella opiskeluaikaa voidaan pidentää korkeintaan kaksi lukuvuotta. Poissaolon syyllä ei ole merkitystä. Opintojen keskeyttämisilmoituksen tekeminen rinnastetaan pidennystä laskettaessa poissaoloilmoittautumiseen. Oodi päivittää automaattisesti opinto-oikeuksien voimassaoloaikoja poissaoloilmoittautumisten ja keskeytysten perusteella. 3. Hakemuksen perusteella Opiskelija voi hakea lisäaikaa opinnoilleen valmistumissuunnitelman perusteella. Opinto-oikeuden voimassaoloa pidennetään hakemuksen perusteella opintooikeuskohtaisesti. Valmistumissuunnitelman tiedot kirjataan palvelupisteissä Opintooikeuden käsittely ikkunan välilehdellä Valmistumissuunnitelmat. Uuden valmistumissuunnitelman lisäys aloitetaan näpäyttämällä painiketta +. Valitse lukukaudet ja lisää valmistumissuunnitelman hyväksymispäivämäärä. käsittelyyn 21

22 Jos opiskelija on hakenut lisäaikaa, mutta sitä ei myönnetä, hylkäävä päätös kirjataan opinto-oikeuden Lisätiedot-välilehdelle esim. : Opiskelija on hakenut pp.kk.vvvv lisäaikaa xxx lukukautta. Koulutusrehtorin päätöksen pp.kk.vvvv mukaan lisäaikaa ei ole myönnetty. Kun opiskelijalle on kirjattu opinto-oikeuteen yksikin pidennys valmistumissuunnitelman perusteella, laissa mainittujen syiden mukaisten pidennysten kirjaukset eivät enää pidennä automaattisesti kyseistä opinto-oikeutta. Jos opiskelija laiminlyö ilmoittautumisen kokonaan, hänen tutkinnonsuorittamisaikansa kuluu tänäkin aikana. Opinto-oikeuden pidennys kirjataan samalla tavalla, vaikka opinto-oikeus olisi ehtinyt päättyäkin. käsittelyyn 22

23 2.5 Opinto-oikeudesta luopuminen ja opinto-oikeuden peruuttaminen Opiskelija täyttää lomakkeen, jossa hän ilmoittaa luopuvansa opiskelupaikastaan (opinto-oikeudestaan) ja toimittaa sen Opiskelijakeskukseen. Opiskelijakeskus kirjaa luopumisen Oodiin ja lähettää kopion lomakkeesta ao. palvelupisteeseen. Opinto-oikeudesta luopuminen on lopullista. Opiskelija ei saa opinto-oikeutta takaisin anomuksesta, vaan hänen on osallistuttava normaaliin hakumenettelyyn. Opiskelijakeskuksessa käsitellään tarpeen mukaan lukukausi-ilmoittautumiseen ja keskeytyksiin liittyvät asiat: jos opiskelija luopuu opinto-oikeudestaan syyslukukaudella ja hänellä on läsnätai poissaoloilmoittautuminen kevätlukukaudelle, se tulee poistaa. jos opiskelijalla on luopumispäivänä voimassaoleva keskeytys eikä hänelle jää voimaan muita yliopiston opinto-oikeuksia, merkitään keskeytyksen keskeytyspäivämääräksi luopumispäivämäärä Opinto-oikeudesta luopumisen kirjaaminen Opinto-oikeus päättyy siihen päivämäärään, jolloin opiskelija tekee ilmoituksen. Peruutuspvm; kuten edellä Peruuttaja tiedekunta Peruutuksen syy: valintalistasta luopunut. Pääset lisäämään tekstin näpäyttämällä painiketta. käsittelyyn 23

24 Jos opiskelijalle jää luopumisen jälkeen joku toinen opinto-oikeus, jota hän käyttää, se vaihdetaan ensisijaiseksi. Tällaisessa tapauksessa luopumisen takia päätetyn opintooikeuden asemaksi vaihdetaan Luopunut. Jos kyseessä oli opiskelijan ensisijainen ja ainoa voimassaoleva opinto-oikeus, asemaksi jää Ensisijainen luopumisesta huolimatta. Huom! Jos opiskelijalla on sekä alemman että ylemmän tutkinnon suoritusoikeus, joista hän luopuu, luopuminen kirjataan molempiin opinto-oikeuksiin. Opiskelijan opinto-oikeus voidaan peruuttaa myös virkailijan toimesta: Esimerkiksi avoimen yliopiston opiskelija jättää opintomaksunsa maksamatta: Merkitse opinto-oikeuden voimassaoloaika päättyneeksi. Merkitse peruutuspäivämäärä, peruuttajaksi avoin yliopisto ja peruutuksen syyksi valintalistasta maksu maksamatta ja selitys tekstikenttään. Opiskelija suorittaa ylemmän korkeakoulututkinnon, lisensiaatintutkinnon tai tohtorintutkinnon. On päätetty, että samalla merkitään voimassaoloaika päättyneeksi muissa saman koulutusalan vastaavan tutkinnon opinto-oikeuksissa. Jos opiskelijalta päätetään tällä perusteella uuden tutkintoasetuksen mukaiset alemman ja ylemmän tai pelkän ylemmän tutkinnon opinto-oikeudet, on ne merkittävä peruutetuiksi. Muussa tapauksessa järjestelmä laskee tallennuksen yhteydessä niille uudelleen voimassaoloajat. Merkitse peruutuspäivämäärä, peruuttajaksi tiedekunta ja peruutuksen syyksi valintalistasta muu syy ja tekstikenttään esimerkiksi Opiskelija suorittanut toisen FM-LUON tutkinnon pp.kk.vvvv. Tutkinnon suorittamisen yhteydessä peruttu opinto-oikeus voidaan opiskelijan hakemuksesta ottaa uudelleen käyttöön. Poista silloin peruutukseen liittyvät tiedot. Merkitse opinto-oikeuden lisätietoihin päivämäärä, mistä lähtien opinto-oikeus on taas käytössä ja mahdollista muuta asiaan liittyvää tietoa (esim. HOPS). Uusi toimintatapa ( alkaen), kun tiedekunta toteaa, että uuden tutkintoasetuksen mukaista kaksiportaista tutkintoa opiskelevan opiskelijan tarvitsee suorittaa vain ylempi kk-tutkinto: Opiskelija kuittaa luopuvansa ylimääräisestä kandidaatin opinto-oikeudesta samalla lomakkeella, millä hän hakee oikeutta suorittaa vain ylempi tutkinto. Ylimääräinen kandidaatin tutkinnon opinto-oikeus merkitään Oodiin perutuksi. Samaa käytäntöä noudatetaan riippumatta siitä, onko kandidaatin opinto-oikeus myönnetty alun perin tai lisätty uuteen tutkintoasetukseen siirtymisen yhteydessä. käsittelyyn 24

25 Jos ylimääräinen kandidaatin opinto-oikeus oli ensisijainen, vaihda ensin voimaan jäävä opinto-oikeus ensisijaiseksi. Laita ensisijaisuuden voimassaolon alkamispäivämääräksi luopumista seuraava päivä. Laita ylemmän tutkinnon aloituspäivämääräksi sama kuin oli kandidaatin opinto-oikeudessa. Muuta peruttavan opinto-oikeuden asemaksi luopunut. Merkitse peruutuspäivämäärä ja peruuttajaksi tiedekunta. Muuta opinto-oikeuden voimassaolon päättymispäivämääräksi peruutuspäivämäärä. Peruutuksen syy siirretty ylempään tutkintoon. Pääset kirjoittamaan selitetekstin näpäyttämällä painiketta. Teksti esimerkiksi Dekaanin päätös pp.kk.vvvv. Suoritettu tutkinto HUK, Oulun yliopisto, Lähetä vielä tieto peruutetusta kandidaatin opinto-oikeudesta opintotuki(at)oulu.fi (opiskelijan nimi ja opiskelijanumero). Erikoistapaus: Opiskelija suorittaa kandidaatintutkinnon esim xx. Hän luopuu samana päivänä ylemmän tutkinnon opinto-oikeudestaan. Jätä tällöin kandidaatintutkinnon opinto-oikeus ensisijaiseksi (ellei opiskelijalla ole tai hän ei ilmoita käyttävänsä ensisijaisena opinto-oikeutenaan jotain muuta opintooikeutta). Merkitse perutun ylemmän tutkinnon opinto-oikeuden asemaksi luopunut (ei voi muuttaa ensisijaiseksi, koska ensisijaisuus alkaisi sen jälkeen, kun opinto-oikeus on päättynyt). käsittelyyn 25

26 2.6 Joustavat opintopolut, opinto-oikeuden siirto uuteen ylemmän tutkinnon opinto-oikeuteen Joustavat opintopolut perustuvat kaksiportaisen tutkintorakenteen antamaan mahdollisuuteen jatkaa kandidaatintutkinnon suorittamisen jälkeen maisterintutkinnon suorittamista toisessa oppiaineessa. Oulun yliopistossa on avattu tiedekuntarajat ylittäviä opintopolkuja, joihin on haku kaksi kertaa vuodessa, maaliskuussa ja lokakuussa. Kyseessä on sisäinen hakumenettely, hakua ei käsitellä Harekin kautta. Tätä kautta uuden opinto-oikeuden saanut opiskelija joutuu luopumaan vanhasta opinto-oikeudestaan ja voi saada sen takaisin vain opiskelijavalintojen kautta. 1. Lisää uusi opinto-oikeus (ylempi kk-tutkinto) opinto-oikeuden voimassaolo alkaa: 1.8. tai 1.1. tulevan lukukauden alusta. opinto-oikeuden voimassaolo päättyy: tähän voi jättää Oodin tarjoaman (Oodi laskee tallennuksen yhteydessä 4 vuotta opintoaikaa) asemaksi toissijainen lisää opintokohteet -välilehdelle valintaryhmä Sisäinen maisterivaiheen valinta (tunniste SISMO) normaalien opinto-oikeuskohteiden (TA2005, tutkinto, ) lisäksi lisätiedot-välilehdelle teksti, jossa ilmaistaan mistä koulutusohjelmasta opiskelija siirtyy. Peruste: Oman yliopiston alempi tutkinto 2. Käsittele vanha opinto-oikeus (ylempi kk-tutkinto) Uuden opinto-oikeuden myöntävä ja kirjaava tiedekunta käsittelee myös vanhasta opinto-oikeudesta luopumisen. Valintapäätös on toimitettava myös siihen tiedekuntaan, mistä opiskelija siirtyy. Peruutuspvm: tai (1 pv ennen uuden opinto-oikeuden alkamista) Peruuttaja: tiedekunta, joka opinto-oikeuden on myöntänyt Peruutuksen syy: luopunut, tekstikenttään Sisäinen maisterivaiheen valinta xxx koulutusohjelmaan Opinto-oikeudelle ei voi vielä muuttaa päättymispäivämäärää, koska se on tulevaisuudessa. 3. Uuden opinto-oikeuden vaihtaminen ensisijaiseksi Kun opiskelija pyytää vaihtamaan uuden opinto-oikeutensa aseman ensisijaiseksi (voi tehdä sitten, kun voimassaolo on alkanut), virkailijan tulee olla tarkkana: Jos uudessa opinto-oikeudessa on valintaryhmä Sisäinen maisterivaiheen valinta, vanhalle perutulle opinto-oikeudelle tulee laittaa voimassaolo päättyneeksi ( = sama kuin peruutuspäivämäärä) ja opinto-oikeuden asemaksi siirretty toiseen koulutusohjelmaan. Opinto-oikeuksien aseman vaihdot on syytä hoitaa Opiskelijakeskuksessa. Huomattava, että ensimmäisessä vaiheessa valitut opiskelijat ovat saaneet poikkeavaa informaatiota koskien vanhan opinto-oikeuden säilymistä. Kaksi TaTK:aan valittua saavat pitää voimassa vanhan opinto-oikeutensa. Opinto-oikeuden lisätietokenttään käsittelyyn 26

27 tulee laittaa tästä maininta (Opinto-oikeus pysyy voimassa siitä huolimatta, että opiskelija on siirtynyt sisäisen maisterivaiheen valinnassa xxx koulutusohjelmaan. Syynä opiskelijalle annettu informaatio. Opintoasianpäällikön nimi ja pvm. Tai jotain muuta soveltuvaa ) Yksi LuTK:aan valittu on saanut tiedon, että peruttu opinto-oikeus voidaan pyynnöstä palauttaa. Tästäkin maininta lisätietoihin. Sama informaatio on ollut ainakin TTK:n ensimmäisessä valinnassa. 2.7 Vanhan tohtori-opinto-oikeuden siirtäminen UniOGS:n opinto-oikeudeksi ( alkaen) Vanhat passiiviset tohtorin opinto-oikeudet jäävät ennalleen tiedekuntien vastuulle. Jos jatko-opiskelija ei ole suorittanut tohtoritutkintoa vuoden 2011 aikana, hänen on haettava siirtoa UniOGSiin. Vanhaan opinto-oikeuteen lisätään UniOGSin valintaryhmä siirron myöntämispäivämäärästä lukien. Muut historiatiedot säilyvät (voimassaoloajat, myöntämispäivämäärä, myöntäjä) Jos opiskelija ei ole vielä suorittanut mitään, vanha opinto-oikeus voidaan päättää ja anoa uusi. 2.8 SORA-lainsäädännön edellyttämän rikosrekisteriotteen esittämisen kirjaaminen Kun opiskelija näyttää rikosrekisteriotteensa (perustuu nk. SORAlainsäädäntöön), siitä tehdään merkintä opiskelijan lisätietoihin seuraavan esimerkin muodossa sukunimi etunimi on esittänyt rikosrekisteriotteen pp.kk.vvvv liittyen KTK/Ta2005/KKa/LUKO, Oulu/Kasvatustiede opintooikeuteen. käsittelyyn 27

28 3. Uuden opiskelijan tietojen käsittely -ikkuna, saman opinto-oikeuden lisääminen usealle opiskelijalle Jos opiskelijalta puuttuu henkilötunnus tai hän voisi nimen perusteella olla ulkomaalainen, tarkista ensin ikkunassa Opiskelijan perustietojen käsittely, löytyykö opiskelijaa ennestään. Valitse Lukukausi-ilmoittautuminen -> Uuden opiskelijan tietojen käsittely Tässä ikkunassa voidaan lisätä helposti sama opinto-oikeus useille opiskelijoille. Lisää ensiksi opinto-oikeuden tiedot Näpäytä painiketta Opinto-oikeuden oletustiedot. Täydennä opinto-oikeuden tiedot (tässä esimerkki avoimen yliopiston opintooikeudesta). Jos kyseessä on tutkinto-opinto-oikeus, jolloin opiskelija ilmoittautuu erikseen yliopistoon, poista opinto-oikeudesta aloituspäivämäärä (Aloituspvm). käsittelyyn 28

29 Palaa Hyväksy-painikkeella. Seuraavaksi lähdetään lisäämään opiskelijoita tai hakemaan jo Oodissa olevia opiskelijoita, joille opinto-oikeus lisätään. Näpäytä työkalua Lisää esiintymä Kirjoita henkilötunnus ja näpäytä tabulaattoria. Jos opiskelijalla ei ole suomalaista henkilötunnusta, valitse ensin sukupuoli ja kirjoita sitten Henkilötunnus-kenttään syntymäaika muodossa ppkkvv-9 ja paina tabulaattoria Jos lisäät opinto-oikeutta opiskelijalle, joka löytyy Oodista jo ennestään, saat ilmoituksen OON6019 Opiskelijan tiedot ovat jo järjestelmässä. Tiedot tulevat pohjatiedoiksi näytölle. Kuittaa OK. Tällöin kenttään Oodi-opiskelija ilmestyy ruksi. Ellei opiskelijaa löydy Oodista ennestään, kirjoita sukunimi ja etunimet niille varattuihin kenttiin. käsittelyyn 29