HANKINTASOPIMUSJÄRJESTELY Aito yhteistarjous

Transkriptio

1 Alaliite A-1 HANKINTASOPIMUSJÄRJESTELY Aito yhteistarjous Huom. Kun kyseessä on yhteishankinta, myös hankintaliitteen 6. artiklasta löytyy erilaisia näkökohtia harkittavaksi. Näiden näkökohtien pohjalta voidaan järjestelyn toteutuksessa tarvita lisäartikloita tai lisäkohtia. Tätä hankintasopimusjärjestelyn toteutusmallia tulisi käyttää, kun aidon yhteistarjouksen malli on valittu, ellei sitä pidetä kohteen tai muiden syiden takia soveltumattomana. 1. JOHDANTO Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan hallitukset ovat solmineet tämän puolustusmateriaalialan yhteistyösopimuksen Norjan, Ruotsin, Suomen ja Tanskan hallitusten välillä. Sopimus allekirjoitettiin ("Yhteistyösopimus"). Norjan, Suomen ja Tanskan hallitukset ja Ruotsin hallituksen valtuuttama Ruotsin puolustusmateriaalihallinto allekirjoittivat [päivämäärä] yhteistyösopimuksen yhteishankintaa koskevan liitteen (jäljempänä "Hankintaliite"). Hankintaliitteen kohdan 3.2 menettelyjen jälkeen [tiettyyn yhteishankintaan osallistuvat toimivaltaiset hankintaviranomaiset ] (jäljempänä hankkijaosapuolet ) haluavat nyt panna toimeen [projektin nimi] koskevan yhteishankinnan. Tähän liittyen hankkijaosapuolet ovat tehneet seuraavat järjestelyt: 2. YHTEISHANKINTAPROJEKTIN PÄÄMÄÄRÄT: Tämän järjestelyn tavoitteena on [projektin kuvaus ja sillä saavutettavat hyödyt]. Tämä yhteishankinta suoritetaan käyttämällä aidon yhteistarjouksen mallia. 3. TEHTÄVÄKENTTÄ Huom. Aidon yhteistarjouksen erityismenettelyä koskevat toimet luetteloidaan tässä. Tätä tarkoitusta varten seuraavia toimintaehdotuksia voidaan tarvittaessa käyttää. Tämän järjestelyn tavoitteena on suorittaa seuraavat toimet: - [Projektin suunnittelu, johon sisältyy aikaan liittyvät näkökohdat]; - [Hankintamenettelyn valinta]; - [Tarjousasiakirjojen yhteinen laatiminen, joihin kuuluu esimerkiksi hankintailmoituksen julkaiseminen sähköisesti TED-tietokannassa, mahdolliset tarjouksia koskevat ohjeet, vaatimusten määrittely, tarjouskilpailun ehdot, arviointimalli, sopimusluonnos/puitesopimusluonnos, jne.]; - [Laitteiden testaus]; - [Saapuvien tarjousten arviointi]; - [Sopimuksen/puitesopimuksen antaminen]; - [Yhteinen elinkaaren logistinen tuki]; - [Tietojenvaihto]; - [Sopimuksen/puitesopimuksen hallinnointi]; - jne. 1

2 4. TEHTÄVIEN JAKAMINEN Huom. Hankkijaosapuolet tekevät asianmukaisia valmisteluja siitä, kuka suorittaa tämän järjestelyn mukaiset työt. Tämän selvittämiseksi hankkijaosapuolet voivat valita kolmesta eri vaihtoehdosta tai niiden yhdistelmästä. Vaihtoehto 1: Johtava hankkijaosapuoli suorittaa työstä suurimman osan. Vaihtoehto 2: Hankkijaosapuolet tekevät kansallisesti suurimman osan työstä, ja työ jaetaan niiden kesken. Vaihtoehto 3: Hankkijaosapuolet tekevät yhteistyötä ja työ tehdään yhdessä tai useammassa työryhmässä. Alla olevia sopimusehtoja voidaan käyttää esimerkkeinä näistä kolmesta vaihtoehdosta. Vaihtoehto 1: [[Hankkijaosapuoli X] on johtava hankkijaosapuoli tämän järjestelyn mukaisessa työssä. Muut hankkijaosapuolet tukevat johtavaa hankkijaosapuolta koko hankintaprosessin ajan.] Johtava hankkijaosapuoli [nimi] vastaa seuraavista asioista: Vaihtoehto 2: [Tämän järjestelyn mukainen tehtävien jakaminen tehdään seuraavalla tavalla: a. [Hankkijaosapuoli X] b. [Hankkijaosapuoli X] c. [Hankkijaosapuoli X] d. [Hankkijaosapuoli X] Vaihtoehto 3: [Työryhmä suorittaa 3. kohdassa mainitut tehtävät hankkijaosapuolien puolesta. Työryhmässä on mukana ainakin yksi pysyvä edustaja kustakin hankkijaosapuolesta. Kaikki työryhmän päätökset tehdään yksimielisesti. Työryhmä kokoontuu niin usein kuin on tarpeellista tämän järjestelyn tavoitteen saavuttamiseksi. Työryhmä sopii sen työtä koskevista käytännön järjestelyistä. 5. JOHTAMINEN Huom. Merkittävien yhteisten hankintaprojektien osalta suositellaan, että johtoryhmä tekee päätökset ja valvoo projektin toimeenpanoa. Johtoryhmä johtaa tämän järjestelyn mukaisia yhteisiä toimia hankkijaosapuolien puolesta. 2

3 Johtoryhmässä on jokaisesta hankkijaosapuolesta mukana ainakin yksi pysyvä edustaja. Pysyvät edustajat mainitaan yhteyshenkilöinä 13. kohdassa. Kukin hankkijaosapuoli voi tapauskohtaisesti nimetä niin monta muuta edustajaa johtoryhmään kuin se katsoo tarpeelliseksi. Johtoryhmä kokoontuu niin usein kuin hankkijaosapuolet katsovat tarpeelliseksi. Kutakin johtoryhmän kokousta johtaa edustaja siitä hankkijaosapuolesta, joka isännöi kyseistä kokousta. Hankkijaosapuolien pysyvät edustajat tekevät yksimielisesti johtoryhmän päätökset. Pysyvät edustajat vastaavat siitä, että kaikki kansalliset hyväksymismenettelyt saatetaan päätökseen ajoissa ennen kuin johtoryhmä ryhtyy päätöksentekoon. Jos johtoryhmä ei kykene tekemään päätöstä ajoissa, jokainen sen edustajista vie asian ratkaistavaksi ylemmälle toimivaltataholleen. Johtoryhmä on vastuussa tämän yhteishankintasopimuksen 3. kohdassa esitetyn tehtäväkentän saattamisesta onnistuneesti päätökseen. Johtoryhmän vastuita ovat siis: - [Asiakirjojen hyväksyminen markkinatutkimusvaiheessa (esimerkkinä tietopyyntö)]; - [Yhteishankinnan aikataulun hyväksyminen]; - [Yhteishankinnan kustannusarvion hyväksyminen] - [Yhteisten vaatimusten määrittely]; - [Tarjousasiakirjojen hyväksyminen]; - [Sopimukseen/puitesopimukseen liittyvien asiakirjojen hyväksyminen]; - [Esivalintavaiheen hakemusten arviointi]; - [Tarjousten arviointi]; - [Yleiskuva sopimuksen/puitesopimuksen hallinnasta ja kaikkien siihen liittyvien kysymysten ratkaiseminen]; - jne. Johtoryhmä tekee yksimielisesti päätökset kaikista olennaisista yhteishankintaan ja sopimuksen/puitesopimuksen tai puitesopimusten toimenpanoon liittyvistä asioista. Tämän vuoksi kohdassa 3 (Työkenttä) kuvattua yhteisesti hyväksyttyä hankintamenettelyä ei saa aloittaa eikä sopimusta/puitesopimusta saa myöntää ellei johtoryhmä ole tehnyt asiasta yksimielistä päätöstä. Johtoryhmä sopii sen työtä koskevista käytännön järjestelyistä. 6. AIKATAULU Hankkijaosapuolet tekevät parhaansa yhteishankinnan suorittamiseksi seuraavan aikataulun puitteissa: Huom. Kaikkia tärkeitä päätöksiä koskevat aika-arviot tulisi mainita tässä, kuten vaatimusten määrittelyn hyväksymisaika, kustannusarvion hyväksyminen, hankintailmoituksen julkaiseminen, määräaika tarjousten vastaanottamiselle, tarjousten arviointiaika, sopimusta/puitesopimusta koskevat neuvottelut, sopimuksen/puitesopimuksen myöntäminen, toimitus, jne. 7. SOPIMUSJÄRJESTELYT Johtava hankkijaosapuoli panee toimeen hankintamenettelyn hankkijaosapuolien puolesta ja toimii yhteyspisteenä mahdollisille toimittajille elleivät hankkijaosapuolet päätä toisin. Jokainen hankkijaosapuoli vastaa siitä, että sen omia sopimusta/puitesopimusta koskevia kansallisia vaatimuksia noudatetaan. 3

4 Huom. Hankkijaosapuolet voivat päättää, että niillä on yksi yhteinen sopimus/puitesopimus tai että jokaisella hankkijaosapuolella on oma sopimuksensa/puitesopimuksensa. Ensimmäinen vaihtoehto tarkoittaa tilannetta, jossa hankkijaosapuolet päättävät hankkia yhden sopimuksen/puitesopimuksen, ja toinen vaihtoehto tarkoittaa tilannetta, jossa kullakin hankkijaosapuolella on oma sopimuksensa/puitesopimuksensa. Vaihtoehto 1: [Kun yhteinen hankintamenettely on toteutettu, hankkijaosapuolilla on yksi yhteinen sopimus/puitesopimus. Hankkijaosapuolet sopivat kaikista olennaisista sopimusluonnosta/puitesopimusluonnosta koskevista sopimusehdoista, sovellettavasta lainsäädännöstä ja paikasta. Johtava hankkijaosapuoli hallinnoi sopimusta/puitesopimusta osapuolten puolesta.] Vaihtoehto 2: [Kun yhteinen hankintamenettely on toteutettu, kullakin hankkijaosapuolella on oma sopimuksensa/puitesopimuksensa. Kukin hankkijaosapuoli päättää, mitä lainsäädäntöä ja paikkaa sovelletaan niiden omaan sopimukseen/puitesopimukseen.] Sopimus/puitesopimus tai puitesopimukset kirjoitetaan englanniksi. 8. TALOUDELLISET JÄRJESTELYT Vaihtoehto A (hallinnollista maksua ei veloiteta johtavan hankkijaosapuolen palveluksista) Kukin hankkijaosapuoli vastaa kustannuksista, jotka se saa aikaan tämän järjestelyn nojalla suorittamistaan ja hallinnoimistaan toimista. Vaihtoehto B (hallinnollinen maksu veloitetaan johtavan hankkijaosapuolen palveluksista - tätä voidaan käyttää vain tilanteissa, joissa johtavalla hankkijaosapuolella on ylimääräisiä kustannuksia, jotka aiheutuvat sopimuksen/puitesopimuksen hallinnoinnista kaikkien hankkijaosapuolien puolesta) [määrä] veloitetaan johtavan hankkijaosapuolen palveluksista sopimuksen/puitesopimuksen hallinnoinnissa. Tämä maksu täsmennetään laskutuksessa. 9. TIETOJENVAIHTO JA IMMATERIAALIOIKEUDET Huom. Asiaankuuluvia immateriaalioikeussäännöksiä harkitaan jokaisessa järjestelyn toteutuksessa, jossa otetaan huomioon yhteishankinnan kohde. Hankkijaosapuolet voivat tässä suhteessa käyttää seuraavia säännöksiä järjestelyn pohjana. [9.1. Hankkijaosapuolet ovat tietoisia siitä, että onnistunut yhteistoiminta riippuu täydestä ja ripeästä tietojenvaihdosta, jota tarvitaan yhteishankinnan toimeenpanemiseksi. Jollei kansallisesta lainsäädännöstä, määräyksistä ja politiikoista sekä immateriaalioikeuksien haltijoiden oikeuksista muuta johdu, hankkijaosapuolet vaihtavat ripeästi kaikkea tämän sopimuksen mukaista yhteishankintaa koskevia tietoja. Toimittavat hankkijaosapuolet tai muut immateriaalioikeuksien haltijat säilyttävät omistusoikeuden ja kaikki muut oikeudet toimitettuun tietoon. 4

5 9.2. Jollei kansallisesta lainsäädännöstä ja määräyksistä muuta johdu, hankkijaosapuolet eivät julkaise muiden hankkijaosapuolien kolmansille osapuolille antamia tietoja, ellei tiedot antanut hankkijaosapuoli ole antanut tähän etukäteen lupaa. Jollei immateriaalioikeuksista muuta johdu, hankkijaosapuolet saavat käyttää saamiaan tai yhdessä laadittuja tämän järjestelyn tarkoittamia tietoja vain puolustustarkoituksiin.] 10. VASTUU JA OIKEUDELLISET VAATIMUKSET Hankkijaosapuolten vastuu ja sellaisten vaatimusten käsittely, jotka syntyivät tämän järjestelyn mukaisessa yhteistoiminnassa tai sen yhteydessä, käsitellään yhteistyösopimuksen 7. artiklan mukaisesti Hankintamenettelyssä tai sen yhteydessä syntyneitä vaatimuksia käsittelee se hankkijaosapuoli, jonka maassa kyseinen vaatimus syntyi. Se hankkijaosapuoli, jota vastaan on nostettu vaatimus, ilmoittaa ripeästi muille hankkijaosapuolille vaatimuksesta ja sen mahdollisista seurauksista yhteishankinnalle. Sikäli kuin on mahdollista, muut hankkijaosapuolet toimittavat sellaista käytössään olevaa tietoa, jota voidaan käyttää puolustauduttaessa tällaisia vaatimuksia vastaan. Se hankkijaosapuoli, jota vastaan on nostettu vaatimus, neuvottelee muiden hankkijaosapuolien kanssa vaatimuksen käsittelyn aikana ja ennen mahdollisten vahingonkorvausten maksamista. Hankkijaosapuolet jakavat tällaisten vaatimusten sopimisesta aiheutuneet kulut neuvottelupäätöksen mukaan. Ne ottavat huomioon kunkin hankkijaosapuolen osallistumisen laajuuden hankintamenettelyn toteuttamisessa. 11. TURVALLISUUS Kaikki tämän järjestelyn mukaisesti toimitettu turvallisuusluokiteltu tieto säilytetään, käsitellään, lähetetään, suojataan ja hävitetään yleisen turvallisuussopimuksen sekä hankkijaosapuolien kansallisten lakien ja säännösten mukaan. 12. ERIMIELISYYKSIEN SOVITTELU Hankkijaosapuolten väliset erimielisyydet, jotka syntyvät tämän järjestelyn mukaisessa yhteistoiminnassa tai sen yhteydessä, ratkaistaan neuvotteluilla hankkijaosapuolten edustajien kesken johtoryhmässä. Jos erimielisyyttä ei voida ratkaista johtoryhmässä, hankkijaosapuolet vievät erimielisyyden ratkaistavaksi ylemmälle toimivaltataholleen. Erimielisyyksiä ei voida viedä kansalliseen tai kansainväliseen tuomioistuimeen tai kolmannelle osapuolelle sopimista varten. 13. YHTEYSHENKILÖT Kukin hankkijaosapuoli nimittää yhteyshenkilön tämän hankintasopimusjärjestelyn suorittamiseksi. Tämän hankintasopimusjärjestelyn allekirjoittamisvaiheessa yhteyshenkilöt ovat: Tanska: 5

6 Sähköposti: Suomi Sähköposti: Norja: Sähköposti: Ruotsi: Sähköposti: Hankkijaosapuolet ilmoittavat toisilleen, jos yhteyshenkilöt vaihtuvat. 14. MUUTOKSET, PÄÄTTÄMINEN, ASTUMINEN VOIMAAN JA KESTO Huom. Hankkijaosapuolten tulisi harkita tarkoituksenmukaisia vetäytymisehtoja ottaen huomioon, että osapuolen vetäytyminen saattaa merkitä viivytyksiä, tarjousmenettelyn peruuntumista tai korkeampia kustannuksia muille osapuolille. Tätä sopimusjärjestelyä voidaan muuttaa kaikkien hankkijaosapuolten kirjallisella hyväksynnällä. Hankkijaosapuolet voivat yksimielisellä päätöksellä lopettaa tämän sopimusjärjestelyn. Hankkijaosapuolet päättävät yksimielisesti myös lopetusehdoista. Siinä tapauksessa, että yksi hankkijaosapuolista katsoo tarpeelliseksi vetäytyä tästä sopimusjärjestelystä, se neuvottelee välittömästi muiden hankkijaosapuolien kanssa vetäytymisen seurauksista. Vetäytyminen tulee voimaan antamalla muille hankkijaosapuolille kirjallinen ilmoitus 30 päivää ennen muutoksen tapahtumista. Järjestelystä vetäytyvä hankkijaosapuoli vastaa täydesti kaikista sitoumuksistaan vetäytymisen voimaantulopäivään asti. Huom. Kun hankkijaosapuolet päättävät yhdestä yhteissopimuksesta/kehyssopimuksesta, seuraavan säännöksen lisäämistä tulisi harkita: [Lisäksi vetäytyvä osapuoli maksaa kaikki kustannukset, joita ei muussa tapauksessa olisi syntynyt, kuten esimerkiksi sopimuksen/kehyssopimuksen muuttamisesta aiheutuneet kustannukset. Jäljelle jäävät hankkijaosapuolet päättävät vetäytyvien hankkijaosapuolien kanssa neuvottelemalla taloudellisesti kannattavimmasta järjestelystä. Vetäytyvälle hankkijaosapuolelle aiheutuvat kustannukset eivät kuitenkaan ylitä sen tämän sopimusjärjestelyn mukaista kokonaissitoumuksen määrää.] Hankkijaosapuolet voivat käyttää tämän sopimusjärjestelyn mukaan yhteisesti laadittuja asiakirjoja huolimatta tämän sopimusjärjestelyn päättymisestä tai irtisanomisesta. 6

7 Tämä sopimusjärjestely astuu voimaan, kun kaikki hankkijaosapuolet ovat sen allekirjoittaneet, ja se on voimassa sopimuksen/kehyssopimuksen jatkumisen mukaisesti. Tätä sopimusjärjestelyä voidaan pidentää kaikkien hankkijaosapuolten kirjallisella hyväksynnällä. Kaikissa muissa suhteissa sovelletaan hankintaliitteessä mainittuja asiaankuuluvia säännöksiä. ALLEKIRJOITUKSET Allekirjoittaneet, siihen asianmukaisesti valtuutettuina, ovat allekirjoittaneet tämän toimeenpanosopimuksen. 7