SUOMEN PARTIOLAISET FINLANDS SCOUTER RY:N MENETTELYTAPASÄÄNTÖ Hyväksytty Partioneuvostossa

Transkriptio

1 SUOMEN PARTIOLAISET FINLANDS SCOUTER RY:N MENETTELYTAPASÄÄNTÖ Hyväksytty Partioneuvostossa MENETTELYTAPASÄÄNNÖN TARKOITUS Menettelytapasääntö täydentää yhdistyksen sääntöjä. Menettelytapasäännön tarkoituksena on ohjata yhdistyksen jäsenkokouksen ja partioneuvoston toimintaa sekä ohjata partioneuvoston päätösvallassa olevien asioiden johtamista ja toteuttamista. Järjestön hallituksen toimivaltaan kuuluvien asioiden johtaminen ja toteuttaminen käsitellään hallituksen vahvistamassa toimintaohjesäännössä. Yhdistyksen sääntöjen 21 mukaisesti menettelytapasäännön vahvistaa partioneuvosto. Partioneuvosto valvoo menettelytapasäännön pysymistä ajan tasalla. 2. JÄSENKOKOUS Jäsenkokous on yhdistyksen ylin päättävä elin. 2.1 Varsinainen jäsenkokous Varsinaisessa jäsenkokouksessa käsitellään seuraavat asiat: - Valitaan kokouksen puheenjohtaja sekä suomen- ja ruotsinkieliset pöytäkirjanpitäjät. - Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja vähintään kaksi ääntenlaskijaa. - Todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus. - Vahvistetaan työjärjestys ja menettelytapasääntö. - Käsitellään hallituksen kertomus toiminnasta ja taloudesta jäsenkokousten väliseltä kaksivuotiskaudelta. - Valitaan hallituksen puheenjohtaja. - Valitaan hallituksen varapuheenjohtaja. - Valitaan partioneuvoston puheenjohtaja. - Valitaan partioneuvoston muut jäsenet ja heidän varajäsenensä. - Päätetään tarvittaessa pitkän aikavälin toiminnasta ja taloudesta. - Päätetään valtakunnallisten suurleirien ja suurtapahtumien järjestämisestä. - Käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat. Jäsenkokouksessa käsiteltäviin asioihin liittyvä kokousmateriaali on lähetettävä jäsenille samanaikaisesti kokouskutsun kanssa. Mikäli tämä ei ole jonkin yksittäisen asian kohdalla mahdollista, voi kokous silti käsitellä asian. Jäsenkokouksen valmistelee ja sille esitykset tekee yhdistyksen hallitus. Hallitus vastaa kokouksen järjestelyistä ja asioiden esittelystä kokouksessa.

2 2.2 Ylimääräinen jäsenkokous Ylimääräisen jäsenkokouksen koollekutsuminen on määritelty säännöissä. Ylimääräinen jäsenkokous noudattaa kohdan 2.3 menettelytapoja, ellei kokous muuta päätä. Partioneuvoston täydentämiseksi partioneuvoston jäsenen tai varajäsenen erottua tehtävästään ylimääräinen jäsenkokous voidaan järjestää partioneuvoston kokouksen yhteydessä siten, että A- jäsenet yhteisellä sopimuksella lähettävät kokoukseen vain yhden edustajan. Ylimääräisen jäsenkokouksen on tällöin oltava päätöksissään yksimielinen. 2.3 Jäsenkokouksen menettelytavat Kukin jäsenkokous vahvistaa kokouksessa noudatettavat menettelytavat erikseen. Menettelytavat ovat seuraavat, ellei muuta ehdoteta: 1) Läsnäolo- ja puheoikeus on kaikilla partiojohtajavaltakirjan omaavilla henkilöillä, jotka ovat maksaneet jäsenmaksunsa. Äänioikeus on vain varsinaisten jäsenten valtuuttamilla kokousedustajilla. 2) Tarvittaessa varaedustaja saa toimia kokousedustajana, mikäli hänet on merkitty valtakirjaan. 3) Puheenvuorot pyydetään kättä nostamalla, ja ne myönnetään pyytämisjärjestyksessä. Puheenvuoron käyttäjä ilmoittaa puheenvuoronsa aluksi nimensä ja edustamansa piirin tai muun yhteisön, jos hän sellaista kokouksessa edustaa. 4) Hallituksen esitykset ovat käsittelyn pohjana. 5) Asioita käsiteltäessä käydään ensin yleiskeskustelu, jonka aikana ei tehdä muutos- tai lisäysehdotuksia. Yleiskeskustelun jälkeen asiat käsitellään yksityiskohtaisesti, jolloin muutos- tai lisäysehdotukset tehdään kirjallisina. 6) Ainoastaan kannatetut ehdotukset otetaan äänestyksiin. Kannatus tulee tehdä pyydetyssä ja myönnetyssä puheenvuorossa. 7) Mikäli asiassa ei ole tehty kannatettuja muutos- tai lisäysehdotuksia, päätökseksi tulee hallituksen esitys. Jos asiasta äänestetään, päätökseksi tulee se ehdotus, jota kannattaa enemmän kuin puolet äänestäneistä. Jos äänet menevät tasan, päätökseksi tulee se ehdotus, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. 8) Henkilövaaleissa kaikki tehdyt ehdotukset otetaan äänestykseen. 9) Järjestön puheenjohtajan, järjestön varapuheenjohtajan ja partioneuvoston puheenjohtajan vaalissa kaikki ehdokkaat asetetaan vastakkain ensimmäisessä äänestyksessä. Jos ehdokkaita on useampia kuin kaksi eikä yksikään heistä saa ensimmäisessä äänestyksessä ehdotonta ääntenenemmistöä, suoritetaan toinen äänestys kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä. Mikäli äänet menevät tasan äänestyksessä, vaali ratkaistaan arvalla. 10) Muissa henkilövaaleissa vaali toimitetaan siten, että jokainen äänioikeutettu edustaja voi äänestää enintään yhtä montaa ehdokasta kuin on valittavia. Eniten ääniä saaneet tulevat valituiksi. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa. 11) Vaalit on suoritettava suljetuin lipuin, milloin vähintään kaksi (2) äänivaltaista edustajaa sitä pyytää. 12) Kokous voi asettaa toimikuntia kokouksen aikana tehtyjen ehdotusten valmistelemiseksi ennen äänestystä. Toimikunnille annetaan kaikki käytettävissä oleva tieto asiasta ja mahdolliset muutosesitykset.

3 3. PARTIONEUVOSTO 3.1 Partioneuvoston tehtävät Partioneuvosto toimii jäsenkokousten välillä yhdistyksen ylimpänä päätöksentekoelimenä ja käyttää yhdistyksen päätösvaltaa. Partioneuvosto vastaa yhdistyksen pitkän aikavälin periaatteellisesta ja strategisesta linjaamisesta. Partioneuvosto päättää omista menettelytavoistaan yhdistyksen sääntöjen ja menettelytapasäännön puitteissa. Partioneuvosto päättää sääntömääräisistä asioista ( 14) kevätkokouksessaan: - vahvistetaan vuosikertomus ja tilinpäätös sekä päätetään niiden ja tilintarkastajien kertomuksen perusteella vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle ja muille tilivelvollisille. - päätetään joka toisessa kevätkokouksessa jäsenmaksusta seuraavia kahta vuotta varten - käsitellään hallituksen ja partioneuvoston jäsenten esittämät, kokouskutsussa mainitut asiat. ja syyskokouksessaan: - hyväksytään joka toisessa syyskokouksessa toimintasuunnitelma seuraavaa kahta vuotta varten. - hyväksytään talousarvio seuraavaa vuotta varten. - päätetään hallituksen jäsenten lukumäärästä seuraavaksi vuodeksi. - valitaan hallituksen jäsenet erovuorossa olevien tilalle ja mahdolliset uudet jäsenet. - valitaan kalenterivuodeksi tilintarkastajaksi KHT-yhteisö, joka nimeää keskuudestaan vastuuhenkilön. - käsitellään hallituksen ja partioneuvoston jäsenten esittämät, kokouskutsussa mainitut asiat. - partio-ohjelman tavoitteista ja ikäkausijaosta; - koulutusjärjestelmän tavoitteista -partion toimintaperiaatteita koskevista linjauksista, jotka koskevat laajasti partioliikettä tai piirejä ja keskusjärjestöä yhdessä; - partiopiirien toiminta-alueista; - yhdistyksen jäsenyyksistä muissa yhdistyksissä; - yhdistyksen jäsenten yhdistykseltä saamista keskeisistä palveluista ja niiden tasosta; - valtion yleisavustuksen jakotavasta keskusjärjestön ja piirien kesken; - yhdistyksen talouden kannalta merkittävän omaisuuserän luovuttamisesta; - muista kuin jäsenkokouksen toimivaltaan kuuluvista suurista partiotapahtumista; - valtakunnallisten suurleirien ja suurtapahtumien tavoitteista; - kansainvälisen vaikuttamisen päätavoitteista; - jäsenkokoukselle annettavasta lausunnosta hallituksen tekemään strategiaesitykseen; - jäsenkokoukselle annettavasta lausunnosta hallituksen tekemään sääntömuutosesitykseen; nimeää valvoo - valiokuntien puheenjohtajat, hallituksen jäsenet pl. puheenjohtajat; - hallituksen muut jäsenet (1 tai 2 lisäjäsentä); - kansainväliset asiamiehet (WAGGGS ja WOSM); - yhdistyksen pitkän aikavälin suunnittelua;

4 - toiminnan vaatimusten ja organisaation vastaavuutta; - hallituksen toimintaa; - menettelytapasäännön pysymistä ajan tasalla; toimii seuraa - piirien välisenä keskustelufoorumina; - piirien välisen yhteistyön innostajana; - piirien toimintaedellytysten kehitystä; - partioliikkeen kehittymistä. 3.2 Partioneuvoston puheenjohtaja ja varapuheenjohtajat 3.3 Partioneuvoston jäsen Partioneuvoston puheenjohtaja johtaa partioneuvoston työskentelyä. Puheenjohtajan ollessa estynyt puhetta kokouksessa johtaa ensimmäinen varapuheenjohtaja ja hänen ollessaan estynyt toinen varapuheenjohtaja. Varapuheenjohtajat valitaan partioneuvoston kaksivuotiskauden ensimmäisessä kokouksessa kaksivuotiskaudelle. Varapuheenjohtajat valitaan partioneuvoston keskuudesta. Partioneuvoston puheenjohtaja vastaa partioneuvoston työskentelystä ja sen kehittämisestä. Partioneuvoston puheenjohtaja huolehtii osaltaan yhdistyksen edustamisesta hallituksen kanssa sovittavalla tavalla. Partioneuvoston puheenjohtaja vastaa siitä, että hallituksen ja Partioneuvoston välinen työnjako toteutuu sääntöjen ja menettelytapasäännön mukaisesti. Partioneuvoston puheenjohtaja osallistuu hallituksen kanssa partioneuvoston kokousten ja jäsenkokousten valmisteluun. Valmisteluvastuu on hallituksella. Partioneuvoston jäsenet ja varajäsenet valitaan kunkin varsinaisen jäsenen asettamista ehdokkaista, joiden tulee olla piirihallituksiensa jäseniä. Tavoitteena on, että varsinaisen jäsenen asettama ehdokas partioneuvoston varsinaiseksi jäseneksi on piirihallituksen puheenjohtaja tai varapuheenjohtaja. Partioneuvoston jäsenen tulee toimessaan edistää valtakunnallisen partiotoiminnan menestymistä. Partioneuvoston jäsen vastaa siitä, että hänen edustamansa piiri osallistuu yhdistyksen toiminnan suunnitteluun ja ohjaukseen. Partioneuvoston jäsen tuo piirinsä näkemyksen partioneuvostossa käsiteltäviin asioihin ja käyttää piirinsä valtuuksia päätettäessä partioneuvoston toimivaltaan kuuluvista asioista. Partioneuvoston jäsen huolehtii partioneuvoston tekemien päätösten tiedotuksesta oikeille tahoille piirissään. Partioneuvoston jäsen huolehtii partioneuvoston päätösten toimeenpanosta edustamansa piirin osalta. 3.4 Partioneuvoston kokoukset Yhdistyksen sääntömääräiset asiat käsitellään partioneuvoston kevät- ja syyskokouksissa. Partioneuvoston kokouksissa on äänioikeus partioneuvoston varsinaisilla jäsenillä, tai varsinaisen jäsenen ollessa estynyt, varajäsenellä. Partioneuvoston varajäsenillä, yhdistyksen hallituksen jäsenillä, hallituksen tarpeelliseksi katsomilla toimihenkilöillä sekä partioneuvoston erikseen kutsumilla henkilöillä on läsnäolo- ja puheoikeus partioneuvoston kokouksissa. Yhdistyksen hallitus vastaa siitä, että partioneuvostolla on käytettävissään tarpeelliset sihteeripalvelut. Partioneuvosto voi erillisellä päätöksellä tarvittaessa rajoittaa läsnäolo- ja puheoikeutta partioneuvoston kokouksessa.

5 3.5 Partioneuvoston työskentelytavat Partioneuvoston kokoukset kutsuu (säännöt 13) koolle hallitus tai partioneuvoston puheenjohtaja. Partioneuvoston kokouksen valmistelee ja sille esitykset tekee yhdistyksen hallitus. Hallitus vastaa kokouksen järjestelyistä ja asioiden esittelystä kokouksessa. Piirit voivat tehdä hallitukselle piirialoitteen, jonka tulee olla vähintään kahden piirin allekirjoittama. Piirialoitteen tulee käsitellä jotakin asiaa, johon hallituksen toivotaan puuttuvan tai antavan ratkaisun. Hallitus raportoi piirialoitteiden pohjalta tekemistään päätöksistä partioneuvostolle. Partioneuvosto päättää toimenpiteistä raportin kuultuaan. Jotta hallitus ehtisi käsitellä piirialoitetta ennen partioneuvoston kokousta, tulee piirialoitteen olla hallituksen sihteerillä vähintään yhtä kuukautta ennen partioneuvoston kokouksen alkamista. Piirit voivat esittää hallitukselle piirikysymyksen, johon hallitus antaa vastauksen partioneuvoston kokouksessa. Kirjallinen kysymys tulee olla hallituksen sihteerillä kahta viikkoa ennen partioneuvoston kokouksen alkamista. Partioneuvoston menettelytavat: 1) Partioneuvoston kokouksessa on kullakin jäsenellä yksi ääni kutakin alkavaa 2000 kokousta edeltävän heinäkuun viimeisenä päivänä jäsenrekisterissä kirjattuna ollutta ja jäsenmaksun maksanutta partiolaistaan kohti. Partioneuvoston puheenjohtajalla on yksi ääni partioneuvoston kokouksissa. 2) Varsinaisen jäsenen ollessa estynyt äänivalta on hänen varajäsenellään. 3) Partioneuvoston varajäsenillä, yhdistyksen hallituksen jäsenillä, hallituksen tarpeelliseksi katsomilla toimihenkilöillä sekä partioneuvoston erikseen kutsumilla henkilöillä on läsnäolo- ja puheoikeus partioneuvoston kokouksissa. 4) Puheenvuorot pyydetään kättä nostamalla, ja ne myönnetään pyytämisjärjestyksessä. Keskustelun edistämiseksi puheenjohtaja voi myöntää lyhyitä repliikkipuheenvuoroja, jotka ohittavat puheenvuorojärjestyksen. 5) Hallituksen esitykset ovat käsittelyn pohjana. 6) Ainoastaan kannatetut ehdotukset otetaan äänestyksiin. Kannatus tulee tehdä pyydetyssä ja myönnetyssä puheenvuorossa. 7) Mikäli asiassa ei ole tehty kannatettuja muutos- tai lisäysehdotuksia, päätökseksi tulee hallituksen esitys. Jos asiasta äänestetään, päätökseksi tulee se ehdotus, jota kannattaa enemmän kuin puolet annetuista äänistä. Jos äänet menevät tasan, päätökseksi tulee ehdotus, jota kokouksen puheenjohtaja ilmoittaa kannattavansa. 8) Henkilövaaleissa kaikki tehdyt ehdotukset otetaan äänestykseen. 9) Hallituksen jäsenen vaalissa kuhunkin tehtävään ehdolle asetetut ehdokkaat asetetaan vastakkain ensimmäisessä äänestyksessä. Jos ehdokkaita on useampia kuin kaksi eikä yksikään heistä saa ensimmäisessä äänestyksessä ehdotonta ääntenenemmistöä, suoritetaan toinen äänestys kahden eniten ääniä saaneen ehdokkaan välillä. Mikäli äänet menevät tasan äänestyksessä, vaali ratkaistaan arvalla. 10) Muissa henkilövaaleissa vaali toimitetaan siten, että jokainen äänioikeutettu edustaja voi äänestää enintään yhtä montaa ehdokasta kuin on valittavia. Eniten ääniä saaneet tulevat valituiksi. Äänten mennessä tasan ratkaisee arpa.

6 11) Vaalit on suoritettava suljetuin lipuin, milloin vähintään yksi (1) äänivaltainen edustaja sitä pyytää. 4. HALLITUS 4.1 Hallituksen tehtävät Yhdistyksen hallitus vastaa yhdistyksen toiminnan johtamisesta apunaan yhdistyksen keskustoimiston henkilökunta. Hallitus ohjaa valiokuntien toimintaa niiden puheenjohtajien kautta. Hallituksen sääntömääräiset asiat ( 15); - johtaa, kehittää ja valvoa yhdistyksen toimintaa. - edustaa yhdistystä. - huolehtia jäsenkokousten ja partioneuvoston kokousten koolle kutsumisesta ja asioiden valmistelusta niihin. - huolehtia jäsenkokousten ja partioneuvoston päätösten toimeenpanosta. - vahvistaa valiokuntien jäsenet. - pitää jäsenluetteloa. - vastaa yhdistyksen talouden ja omaisuuden hoidosta. - vahvistaa 21 :ssä mainitut henkilöstöä koskevat ohjesäännöt. - hyväksyä C-jäsenet.- ottaa yhdistykselle tarpeelliseksi katsomansa toimihenkilöt. Hallitus päättää - poikkeamisesta toimintasuunnitelmasta; - varojen käytöstä talousarvion antamissa rajoissa; - pysyvistä ryhmistä ja niiden perustehtävistä ja järjestöllisten projektien ryhmien tavoitteet ja toimeksiannot, milloin se ei kuulu partioneuvoston tai jäsenkokouksen toimivaltaan; - yhdistyksen toimintaperiaatteista ja toimintaa koskevasta ohjeistuksesta sääntöjen ja menettelytapasäännön puitteissa: - asioista, jotka kuuluvat useamman kuin yhden valiokunnan vastuualueeseen ja ovat yhdistyksen toiminnan kannalta tai taloudellisesti merkittäviä; - asioista, jotka kuuluvat yhden valiokunnan toimialaan, mutta vaikuttavat laajasti partiotoimintaan tai ovat taloudellisesti merkittäviä; - yhdistyksen edustajista ja toimintaperiaatteista muissa yhteisöissä, joiden jäsenyydestä partioneuvosto on päättänyt; - yhdistyksen henkilöstöä koskevat ohjesäännöt; nimeää vastaa - valiokuntien ja partio-ohjelman kehittämistoimikunnan jäsenet; - Partio- ja Partiojohtaja-lehden päätoimittajat; - suurleirin johtajan ja leiritoimikunnan; - hallituksen alaisten ryhmien puheenjohtajat ja jäsenet; - järjestöllisten projektien vastuuluottamushenkilöt; - jäsenkokousten ja partioneuvoston kokousten koollekutsumisesta; - jäsenkokouksessa käsiteltävien asioiden valmistelusta (päätösesitykset), kokousjärjestelyistä sekä jäsenkokouksen päätösten täytäntöönpanosta; - partioneuvostossa käsiteltävien asioiden valmistelusta (päätösesitykset), kokousjärjestelyistä sekä partioneuvoston päätösten täytäntöönpanosta; -yhdistyksen toimihenkilöiden työsuhdeasioista; - jäsenrekisteristä, jäsenluettelosta ja jäsenmaksujen keräämisestä;

7 valvoo edustaa - toimintasuunnitelman ja talousarvion toteuttamista; -. yhdistystoiminnan kehittämissuunnitelmien toteutusta; - yhdistyksen etua omistajan ominaisuudessa yhdistyksen omistamissa yhtiöissä; - yhdistystä. Hallitus voi asettaa työvaliokunnan valmistelemaan hallituksessa, partioneuvostossa ja jäsenkokouksessa käsiteltäviä asioita. Päätöksessä työvaliokunnan asettamisesta määritellään työvaliokunnan vastuut ja valtuudet. Jos hallitus ei muuta päätä, ne ovat kuvattu kohdassa Lisäksi hallitus voi asettaa tarpeelliseksi katsomiaan työryhmiä ja määrittelee niiden tehtävät. 4.2 Yhdistyksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja Puheenjohtajien tehtävät on koottu yhteiseksi ns. tehtäväsalkuksi, jotka puheenjohtaja jakaa itselleen, varapuheenjohtajalle tai jollekin muulle hallituksen jäsenelle. Puheenjohtajien tehtäviin kuuluvat seuraavat tehtävät: - strategian johtaminen (partioliikkeen strategian valmistelun ja sen toteuttamisen johtaminen) - toiminnan johtaminen (toiminnan arviointi, vuosisuunnitteluprosessi, toimintasuunnitelman toteutus, projektien kokonaisuus) - keskusjärjestön kehittämiskokonaisuuden johtaminen - edunvalvonta - yhteiskuntasuhteet, erityisesti yhteydenpito valtakunnallisiin sidosryhmiin - partion ulkoinen kuva - järjestösuhteet (mm. keskusjärjestö, piirit, muut valtakunnalliset järjestöt) - ansiomerkit - esimiestyö (johtava toimihenkilö, hallituksen jäsenet) - erilaiset järjestön projektit Yhdistyksen puheenjohtaja - johtaa puhetta hallituksen kokouksessa; - vastaa yhdistyksen johtamisjärjestelmän toimivuudesta; - vastaa yhdistyksen kansainvälisistä suhteista yhteistyössä kv-asiamiesten kanssa - johtaa hallituksen kokousten valmistelua; - johtaa jäsenkokouksen ja partioneuvoston kokouksen valmistelua. Partioneuvoston puheenjohtaja osallistuu jäsenkokouksen ja partioneuvoston kokouksen valmisteluun; - valvoo hallituksen päätösten toimeenpanoa; - vastaa yhdistyksen henkilöstöhallinnosta ja toimii yhdistyksen toiminnanjohtajan esimiehenä; - vastaa valmistelun koordinoinnista eri valiokuntien välillä; - edustaa yhdistystä; - valvoo valtakunnallisen ruotsinkielisen toiminnan toteuttamista yhteistyösopimuksen puitteissa (kohta 4.2.2) Yhdistyksen varapuheenjohtaja - johtaa puhetta hallituksen kokouksessa hallituksen puheenjohtajan ollessa estynyt; - hoitaa yhdistyksen puheenjohtajan tehtäviä, jos yhdistyksen puheenjohtaja on pysyvästi estynyt toimimaan tehtävissään, siihen asti kunnes jäsenkokous valitsee yhdistykselle uuden puheenjohtajan; - edustaa yhdistystä.

8 4.2.1 Työvaliokunta Työvaliokunnan muodostavat yhdistyksen puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja sekä yhdistyksen toiminnanjohtaja. Yhdistyksen puheenjohtaja toimii työvaliokunnan puheenjohtajana. Työvaliokunta valmistelee jäsenkokouksen, partioneuvoston ja hallituksen kokouksia sekä niissä käsiteltäviä asioita. Hallitus voi valtuuttaa työvaliokunnan käsittelemään ja päättämään erikseen määrätyistä asioista. Työvaliokunta koordinoi yhteiskuntasuhteita, ansiomerkkitoimintaa sekä yhteyksiä henkilöihin, jotka toimivat partion edustajina muissa yhdistyksissä. Lisäksi hallitus voi antaa työvaliokunnalle muita tehtäviä. Työvaliokunnan päätöksistä pidetään pöytäkirjaa, joka toimitetaan hallitukselle Puheenjohtajakokous Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry ja Finlands Svenska Scouter rf ovat tehneet sopimuksen valtakunnallisen ruotsinkielisen partiotoiminnan järjestämisestä siten, että FiSSc hoitaa keskusjärjestölle kuuluvia ruotsinkielisiä tehtäviä, myös järjestöstä ulospäin. Sopimuksen seuranta ja tehtävän hoitamisen valvonta järjestetään puheenjohtajakokouksen avulla. Puheenjohtajakokous on SP-FS:n ja FiSSc:n yhteiselin, johon osallistuvat tehtävänsä puolesta järjestön puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja sekä FiSSc:n nimeämät edustajat (tavoite: puheenjohtaja ja toiminnanjohtaja). Puheenjohtajakokous: - tarkistaa yhteistyösopimuksen ajanmukaisuuden; - ratkaisee mahdolliset yhteistyösopimukseen liittyvät kiistatilanteet; - valvoo yhteistyösopimuksen puitteissa tapahtuvan valtakunnallisen ruotsinkielisen toiminnan hoitamista; - seuraa ruotsinkielisyyden näkymistä keskusjärjestön toiminnassa; - koordinoi valtakunnallisen kaksikielisen partiotoiminnan toteuttamista; - kehittää valtakunnallista kaksikielistä toimintaa ja toiminnan toteuttamiseen tarvittavia työvälineitä; -sopii valtakunnallisesta kaksikielisestä toiminnasta esim. kaksikieliset tapahtumat; -määrittelee raamit kaksikielisen tapahtuman ruotsinkielisen toteutuksen laajuudesta ja tavasta. -edistää sitä, että keskusjärjestön luottamustehtävissä on myös äidinkieleltään ruotsinkielisiä henkilöitä. 4.3 Hallituksen jäsenet ja valiokunnat Hallituksen jäsenet toimivat kukin yhden hallituksen alaisen valiokunnan puheenjohtajana. Yhdistyksen organisaatioon kuuluu kuusi hallituksen alaista valiokuntaa sekä yksi toimikunta. Valiokuntia ovat Alue-, Ohjelma-, Koulutus-, Viestintä-, Talous- ja Kansainvälisten yhteyksien valiokunta. Toimikunta on Partio-ohjelman kehittämisen toimikunta, jonka puheenjohtajana toimii pääsääntöisesti Ohjelmavaliokunnan puheenjohtaja. Valiokunta vie asioita eteenpäin hallituksessa johtajansa välityksellä. Valiokunta valitsee keskuudestaan varapuheenjohtajan. Hallitukseen voidaan erityistä isoa yhdistyksen projektia tai muuta tehtävää varten valita enintään 2 jäsentä, jotka siinä tehtävässä vastaavat ko. projektin suunnittelusta, budjetoinnista, toteutuksesta, raportoinnista sekä koordinoinnista eri toimialojen kanssa. Näiden jäsenien toimenkuvista päättää hallitus. Valiokunnat vastaavat hallituksen antamien ohjeiden mukaisesti oman toiminta-alueensa suunnittelusta, budjetoinnista, asioiden valmistelusta hallitukselle päätettäväksi ja päätösten toteuttamisesta. Valiokunta toimii oman alueensa asiantuntijana ja samalla vastaa, että toiminta on suunnitelmien mukaista ja toiminnan seurannasta, raportoinnista ja valvonnasta. Valiokunta

9 huomioi työssään kaksikieliset tavoitteet. Valiokunta tukee piirejä ja keskusjärjestön organisaatiota omalla toiminnanalallaan. Valiokuntien jäsenmäärä voi vaihdella tilanteen mukaan. Valintoja tehtäessä on kiinnitettävä huomiota kunkin tehtävän pätevyysvaatimuksiin. Tehtäviensä toteuttamiseksi valiokunnat voivat toiminnanalansa ja talousarvion antamissa rajoissa nimetä tarvittavan määrän projektiluontoisia ryhmiä. Valiokunnat johtavat, ohjaavat ja sovittavat yhteen ryhmiensä toimintaa. Keskusjärjestön ja piirien yhteneviin toiminnanaloihin kuuluvat valiokunnat (ohjelmavaliokunta, koulutusvaliokunta, viestintävaliokunta ja talousvaliokunta) järjestävät laajennettuja valiokunnan kokouksia, joihin kutsutaan valiokunnan jäsenten lisäksi piirien vastaavien ryhmien edustajat. Laajennettu valiokunta sopii toiminnanalan sisäisistä piirien ja keskusjärjestön yhteisistä tavoitteista. Keskusjärjestön valiokunta valmistelee puheenjohtajansa johdolla laajennettujen valiokuntien kokoukset ja huolehtii siitä, että laajennetun valiokunnan käsittelyn tulokset otetaan huomioon valiokunnan työskentelyssä. Aluevaliokunta on käytännössä laajennettu valiokunta, sillä sen jäseneksi jokainen piiri ilmoittaa yhden henkilön. Aluevaliokunnan työskentelyn järjestämistä sekä tukemista varten yhdistyksen hallitus voi tarvittaessa nimetä työryhmän, jolla on erikseen määriteltyjä, aluevaliokunnan toiminnanalaan liittyviä tehtäviä. Mainitun työryhmän puheenjohtajan hallitus voi nimittää aluevaliokunnan toiseksi varapuheenjohtajaksi. Laajennetun valiokunnan tehtävänä on: 1) koordinoida keskusjärjestön ja piirien välistä yhteistyötä toiminnanalallaan. 2) käsitellä tarpeen mukaan toiminnanalan keskeisiä hankkeita, joilla on laajalti vaikutusta piireissä. 3) osallistua keskusjärjestön toiminnansuunnitteluun ja strategian valmisteluun ennen toimintasuunnitelman ja strategian lopullista vahvistamista. 4) toimia innostajana piirien väliseen yhteistyöhön. Valiokunnat määrittelevät itse tarkemmat toimintatapansa ja -periaatteensa Aluevaliokunta Aluevaliokunta vastaa keskusjärjestön tekemästä aluetyöstä, jossa luodaan puitteita hyvälle lippukuntatoiminnalle koko maassa, tuetaan piirien tekemää aluetyötä ja välitetään lippukuntien ääntä keskusjärjestöön. Aluevaliokunta vastaa lippukuntien toimintaa koskevan tutkimus- ja tilastotiedon keruusta, analysoinnista ja hyödyntämisestä. Hallitus nimeää aluevaliokunnan jäsenet, joita ovat piirien ilmoittamat henkilöt, sekä tarvittaessa aluevaliokunnan toiminnanalalla toimivan työryhmän jäsenet Ohjelmavaliokunta Ohjelmavaliokunta vastaa keskusjärjestön vastuulla olevista partion kohderyhmälle suunnatuista ohjelmatapahtumista. Ohjelmavaliokunta tukee piirejä niiden ohjelmatapahtumien toteuttamisessa. Valiokunta kehittää kansallisia tapahtumia ja yhteistyössä piirien kanssa ohjeistuksia piirien vastuulla olevista ohjelmatapahtumista. Ohjelmavaliokunnan tehtävänä on varmistaa, että partio-ohjelmaa toteutetaan monipuolisesti kaikkialla Suomessa Koulutusvaliokunta Koulutusvaliokunta vastaa keskusjärjestön tekemästä koulutustoiminnasta, jossa kehitetään ja ylläpidetään partion koulutus- ja pestijärjestelmää ja järjestetään koulutustapahtumia. Koulutusvaliokunta huolehtii ylimmän partiojohtajakoulutuksen järjestämisestä.

10 4.3.4 Viestintävaliokunta Viestintävaliokunta vastaa partion sisäisestä ja ulkoisesta viestinnästä. Viestintävaliokunta tukee muita toiminnanaloja viestinnän keinoin. Viestinnän kokonaisuutta käsitellään partioliikkeen ja keskusjärjestön kannalta. Valiokunta toteuttaa ja kehittää yhdistyksen viestintää Talousvaliokunta Talousvaliokunta vastaa järjestön taloudellisesta turvallisuudesta. Talouden kokonaisuutta tarkastellaan keskusjärjestön ja myös partioliikkeen kannalta. Valiokunta valvoo ja kehittää yhdistyksen taloudenhoitoa ja varainhankintaa. Talousvaliokunta tuottaa taloutta koskevaa tietoa päätöksenteon avuksi hallitukselle ja valiokunnille. Talousvaliokunnan tehtäviin kuuluvat myös ICT- asiat sekä yhdistyksen varallisuudesta ja varainkeruusta huolehtiminen Kansainvälisten yhteyksien valiokunta Kansainvälisten yhteyksien valiokunta vastaa järjestön suhteista ja vaikuttamisesta maailmanjärjestöihin sekä suhteista muiden maiden partiojärjestöihin hallituksen ja partioneuvoston linjausten mukaisesti. Valiokunta vie eteenpäin kansainvälisen partioliikkeen tavoitteita Suomessa ja osallistuu kansainvälisen partioliikkeen linjausten valmisteluun ja niistä päättämiseen. Valiokunta varmistaa yhteistyössä muiden toiminnanalojen kanssa, että kansainväliset mahdollisuudet ja palvelut tulevat hyödynnetyiksi mahdollisimman laajasti. Järjestöllä on kansainväliset asiamiehet WOSM ja WAGGGS, jotka partioneuvosto valitsee. Asiamiesjärjestelmä on kansainvälinen ja perustuu maailmanjärjestöjen päätöksiin. Kansainväliset asiamiehet toimivat maailmanjärjestöjen yhteyshenkilöinä Suomessa ja seuraavat, että järjestön toiminta on maailmanjärjestöjen peruskirjojen ja muiden kansainvälisen partioliikkeen jäsenyysvelvoitteiden mukaista. Toinen kv-asiamies toimii kansainvälisten yhteyksien valiokunnan puheenjohtajana ja hallituksen jäsenenä. Toinen kvasiamies on valiokunnan varapuheenjohtaja. Tehtävänsä hoitamiseksi kansainvälisillä asiamiehillä on puhe- ja läsnäolo-oikeus jäsenkokouksessa sekä partioneuvoston ja hallituksen kokouksissa Partio-ohjelman kehittämisen toimikunta Partio-ohjelman kehittämisen toimikunta vastaa että käytössä oleva partio-ohjelma on laadukasta ja vastaa tarpeeseen kaikkina aikoina sekä pitää yllä ymmärrettävää kuvaa partiokasvatuksesta. Partiokasvatus on keino, jolla partioliike toteuttaa tehtäväänsä. Partio-ohjelman kautta partioliikkeen kasvatukselliset tavoitteet välittyvät lapsille ja nuorille. 5. LUOTTAMUSHENKILÖN PESTI KESKUSJÄRJESTÖSSÄ 5.1 Yleistä Yhdistyksen organisaatiossa toimivat henkilöt työskentelevät ensisijaisesti valtakunnallisen partioinnin edustajina päämääränään partioliikkeen menestys. Henkilö toimii yhdistyksessä yhdistyksen sääntöjen, menettelytapasäännön ja toimintaohjesäännön mukaisesti. Yhdistyksessä on käytössä partiopesti, johon kuuluu tehtävän sisällöstä ja menettelytavoista sopiminen. Pestaamisesta on vastuussa tehtävän antaja ja kyseisen organisaatioyksikön johtaja. Pestaaminen on prosessi, johon kuuluu tehtävän sisällöstä ja kestosta sopimisen lisäksi myös tuesta, koulutuksesta, arvioinnista ja palautteesta huolehtiminen koko pestin ajan. Kullekin yhdistyksen pestissä toimivalle ja yhdistystä muissa yhdistyksissä, yhteistyötahoissa tai yhtiöissä edustavalle henkilölle tulee määritellä tehtävän vastaanottamisesta seuraavat vastuut ja valtuudet. Luottamushenkilön tulee kouluttautua tehtäväänsä. Yhdistyksen on tarjottava henkilölle tehtävän hoidossa tarvittava perehdytys, koulutus ja tuki.

11 5.2 Pestin pituus Yhdessä pestissä voi toimia yhtäjaksoisesti korkeintaan kuusi vuotta. Pestin pituus määritellään pestattaessa. Säännöt määrittelevät eräiden pestien pituudeksi kaksi vuotta. Keskusjärjestön pysyvissä pesteissä yhden kauden pituus on kaksi vuotta, ellei sovita lyhyemmästä kaudesta. Projekteissa pestin pituus voi olla projektin pituinen tai korkeintaan kahden vuoden kausista koostuva. Jos henkilö valitaan johonkin pestiin ensimmäisen kerran ns. kesken olevalle kaudelle jonkin toisen henkilön tilalle, voi hän toimia samassa pestissä korkeintaan seitsemän vuotta. 5.3 Vaalit Jäsenkokouksen valitsemien järjestön puheenjohtajan, järjestön varapuheenjohtajan ja partioneuvoston puheenjohtajan vaalin valmistelee jäsenkokousta varten partioneuvoston asettama vaalitoimikunta. Partioneuvoston valitsemien hallituksen jäsenten eli valiokuntien puheenjohtajien ja yhdistyksen kansainvälisten asiamiesten vaalin valmistelee partioneuvoston asettama vaalitoimikunta. Vaalitoimikunta ei aseta ehdokkaita järjestykseen. Vaikka ehdokasasettelu kunkin hallituspaikan kohdalla päättyykin juuri ennen ko. vaalia, olisi suotavaa, että ehdokkaat olisivat jo tiedossa kokouskutsua postitettaessa. Valiokuntien johtajina toimivat hallituksen jäsenet valitsee partioneuvosto. Valiokunnan jäsenten rekrytoinnista vastaa valiokunnan puheenjohtaja, ja valinnat vahvistaa hallitus aina kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Kuitenkin näissä tehtävissä voi toimia yhtäjaksoisesti korkeintaan kuusi vuotta. Valiokunnan jäsenten vaihtumisessa tulee varmistaa jatkuvuus. Partioneuvosto valitsee yhdistyksen kaksi kansainvälistä asiamiestä (kv-asiamies, international commissioner, IC), joista toinen hoitaa yhteyksiä WAGGGSiin ja toinen WOSMiin. 6. Valtakunnallinen kaksikielinen toiminta Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry on kaksikielinen järjestö, jonka tulee tuottaa palveluita jäsenilleen suomeksi ja ruotsiksi. Suomen Partiolaiset ja Finlands Svenska Scouter rf ovat tehneet sopimuksen valtakunnallisen ruotsinkielisen partiotoiminnan järjestämisestä siten, että FiSSc hoitaa keskusjärjestölle kuuluvia ruotsinkielisiä tehtäviä, myös järjestöstä ulospäin. FiSSc toimii ruotsinkielisenä piirijärjestönä vastaten kaikista partiopiirin tehtävistä ja palveluista ruotsinkielisille lippukunnille. Yhtenevien toiminnanalojen tapaamisiin FiSSc osallistuu samalla tavoin kuin muut piirit. Valtakunnallisen ruotsinkielisen toiminnan tuloksena syntyy ruotsinkielisille lippukunnille ja partiolaisille keskusjärjestöpalvelut ruotsiksi. Valtakunnallisen ruotsinkielisen toiminnan järjestämistä ohjaavat keskusjärjestön tehtävät, kaksikielinen Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry periaatteet ja SP-FS:n ja FiSSc:n välinen sopimus. Sopimuksen seuranta ja tehtävän hoitamisen valvonta järjestetään puheenjohtajakokouksen avulla, jonka toiminta on kuvattu kohdassa Tavoitteena on, että keskusjärjestön luottamustehtävissä on mukana myös äidinkieleltään ruotsinkielisiä henkilöitä. Puheenjohtajakokouksen tehtävä on edistää tätä tavoitetta. Projektien käynnistysvaiheessa määritellään ja kiinnitetään huomiota siihen, että lopputulokset palvelevat myös ruotsinkielisiä lippukuntia ja partiolaisia.

12 7. KESKUSTOIMISTO Yhdistyksen palkattu henkilöstö työskentelee keskustoimistossa. Yhdistyksen sääntöjen 21 :n mukaisesti yhdistyksen henkilöstön oikeudet ja velvollisuudet määritellään hallituksen vahvistamassa henkilöstöohjesäännössä. Ylempien toimihenkilöiden ja hallituksen toiminnan periaatteet tarkistetaan vuosittain. Keskustoimiston henkilöstö auttaa hallitusta yhdistyksen johtamisessa ja toiminnan toteuttamisessa. Yhdistyksen toiminnanjohtaja toimii työnantajan edustajana keskustoimistossa ja on keskustoimiston johtaja. Toiminnanjohtaja vastaa keskustoimiston toiminnasta. Toiminnanjohtajan esimies on järjestön puheenjohtaja. 8. SUUNNITTELU Järjestön suunnittelusykli kattaa neljän vuoden jakson, eli yhden strategiakauden. Strategia ja uutta strategiaa toteuttava ensimmäinen kaksivuotissuunnitelma alkavat samaan aikaan. Niitä valmistellaan rinnakkain ja niistä päätetään samana syksynä. Strategiakauden jälkimmäinen kaksivuotissuunnitelma päättyy samaan aikaan, kun strategiakausi päättyy. Nelivuotinen suunnittelujänne sisältää kahdentasoisia suunnitelmia: 1) Koko partioliikettä (piirit ja keskusjärjestö) koskeva strategia, joka tehdään neljän vuoden jaksoksi kerrallaan. Strategian hyväksyy jäsenkokous. Strategian toteutumisesta raportoidaan jokaisessa varsinaisessa jäsenkokouksessa. 2) Piirien ja keskusjärjestön omat strategiaan perustuvat toimintasuunnitelmat, jotka tehdään kahden vuoden jaksolle kerrallaan. Keskusjärjestön toimintasuunnitelma laaditaan toiminnanaloittain. Toimintasuunnitelma sisältää kuvaukset suunnitelluista toimenpiteistä, niiden tavoitteista sekä keinoista tavoitteiden toteutumisen arvioimiseksi. Lisäksi toimintasuunnitelmaan liitetään kaksivuotinen tapahtumakalenteri. Sekä toimintasuunnitelmaa että tapahtumakalenteria tarkennetaan tarpeen mukaan vuosittain. Talousarvio laaditaan ja vahvistetaan vuosittain. Talousarvio valmistellaan yhdessä toimintasuunnitelman kanssa, jotta aiotut toimintasuunnitelman toimenpiteet tulevat huomioitua talouden suunnittelussa. Keskusjärjestölle kerättävä jäsenmaksu päätetään kahdeksi vuodeksi kerrallaan. Toimintasuunnitelman ja talousarvion vahvistaa partioneuvosto. 8.1 Strategian valmistelu Strategian valmisteluprosessi ratkaistaan yksityiskohtaisesti tapauskohtaisesti, mutta ohjeellisesti voidaan valmistelua tehdä seuraavasti. Nelivuotisen strategian suunnittelu käynnistyy hieman yli vuotta ennen strategiakauden alkua. Jäsenkokousta edeltävän vuoden marraskuussa partioneuvosto käy lähetekeskustelun strategian päälinjoista (esim. järjestön peruskirjasta, missiosta ja visiosta). Partioneuvoston evästyksen pohjalta hallitus valmistelee asian jäsenkokousvuoden helmikuun partioneuvostoon, joka evästää hallitusta strategian päälinjoista ja seuraavan strategiakauden painopisteistä. Hallitus päättää esityksestä strategian päälinjoiksi ja painopisteiksi, jotka toimivat vuosisuunnittelun pohjana. Jäsenkokousvuoden huhtikuussa partioneuvosto käsittelee hallituksen tekemää luonnosta koko strategiaksi. Partioneuvosto evästää hallitusta, joka tekee päätöksen luonnoksesta. Luonnoksesta kuullaan piirejä. Sen pohjalta hallitus valmistelee esityksen jäsenkokousvuoden syyskuun partioneuvostolle, joka antaa strategiaesityksestä lausunnon jäsenkokoukselle. Partioneuvoston kokouksen jälkeen hallitus tekee strategiaesityksen jäsenkokoukselle. 8.2 Toimintasuunnitelman ja talousarvion valmistelu Kaksivuotista toimintasuunnitelmaa valmistellaan jäsenkokousvuosina. Hallitus vastaa suunnitelman valmistelusta. Varsinainen valmistelu käynnistyy laajennettujen valiokuntien kokouksella huhtikuussa, jolloin käytettävissä on tietoa mm. strategian painopisteistä (joko

13 käynnissä tai valmisteilla olevan), edellisen vuoden toiminnan arvioinnista, kentältä tulleista tarpeista jne. Laajennettu valiokunta sopii toiminnanalan sisäisistä piirien ja keskusjärjestön yhteisistä tavoitteista, joita pyritään sisällyttämään kaikkiin toimintasuunnitelmiin. Samalla koordinoidaan tapahtumakalentereita. Tämän jälkeen piirit ja keskusjärjestö valmistelevat sisäisesti omia toiminta- ja taloussuunnitelmiaan. Laajennetut valiokunnat käsittelevät esityksiä ja varmistavat, että keskusjärjestön ja piirien suunnitelmat ovat yhteneviä. Piirien toimintasuunnitelmat hyväksytään piirien syyskokouksissa loka- ja marraskuussa ja keskusjärjestön toimintasuunnitelman hyväksyy partioneuvoston kokous marraskuussa (ns. yhdistyksen syyskokous). Talousarvio valmistellaan vuosittain yhdessä toiminnansuunnittelun kanssa niin, että talousarvio voidaan vahvistaa partioneuvoston kokouksessa marraskuussa. 8.3 Toiminnasta raportointi Hallitus antaa valiokunnille vuosittain ohjeet toiminnan arvioinnista. Arviointia käytetään hyväksi toiminnan kehittämisessä ja suunnittelussa sekä toimintakertomuksen laadinnassa. Keskusjärjestö laatii joka vuosi tiiviin, tehdyt asiat yhteen kokoavan toimintakertomuksen ja virallisen tilinpäätöksen.

14 LIITE: Lista muista toimintaa ohjaavista asiakirjoista, jotka koskevat partioliikettä tai piirejä ja keskusjärjestöä yhdessä ja joista päättää jäsenkokous tai partioneuvosto. - Peruskirja (tai uudempi) - Säännöt Sopimus valtakunnallisen ruotsinkielisen toiminnan järjestämisestä ja kustantamisesta Muistio edelliseen Laskentaperiaatteet, tarkistettu Liite Ruotsinkielisyyden tuntemus Suomen Partiolaiset Finlands Scouter ry:n hallituksessa - Liite: SP:n ja piirien väliset periaatteet (Yritysyhteistyöohje SP Hallitus )