Hankinta-asiamies hanke osallistui ja markkinoi hankinta-asiamies.fi haku- ja nettipalvelua alueen yrityksille.

Transkriptio

1 KESKI-SUOMEN HANKINTA-ASIAMIES HANKE 2 1. Tausta Hankinta-asiamies hanke 1 on toteutettu 1/2014-3/2016 välisenä aikana. 3/2014-3/2015 hankinta-asiamiehenä on toiminut Katja Laukkanen ja 5/2015-3/2016 välisenä aikana hankintaasiamiehen tehtäviä on tehnyt Veli Puttonen. Keski-Suomen yrittäjien toimistohenkilöstö on ollut hanketta toteuttamassa tarpeen mukaan. Hanke on toteuttanut hankintayksikkö- ja yrityskohtaista neuvontaa ja ohjausta. Koulutusta ja valmennusta on järjestetty hankintayksiköiden sekä yritysten edustajille. Hankinta-asiamies on osallistunut kunnissa järjestettäviin hankintailtoihin antamalla täsmätietoiskuja sekä vetämällä joitakin hankintailtoja. Hankinta-asiamies on omalla toiminnallaan pyrkinyt edistämään kuntien ja yritysten välistä yhteistyötä. Uuteen hankintalakiin liittyvään mietintöön ja hallituksen suunnitelmaan hankinta-asiamies on laatinut kehitysehdotuksia Suomen Yrittäjien kautta. Hankinta-asiamies hanke osallistui ja markkinoi hankinta-asiamies.fi haku- ja nettipalvelua alueen yrityksille. Hankinta-asiamies on osallistunut järjestettyihin valtakunnallisiin hankinta-asiamiestapahtumiin. Lisäksi hanke on järjestänyt 2 maakunnallista hankintaseminaaria yhteistyössä Jyväskylän yliopiston ja Jyväskylän kaupungin kanssa. Hankinta-asiamies palvelua on markkinoitu Keski-Suomen Yrittäjien netti-sivuilla, sosiaalisessa mediassa sekä alueen lehdissä. Kesällä 2015 suoritettiin palautekysely hankinta-asiamiespalvelusta. Keskeisimpiä palautteita: Sivu 1 / 10

2 Miten arvioisit käyttämiänne hankinta-asiamiespalveluita vuonna ? Kaikki vastaajat, N=91 Sivu 2 / 10

3 Kuinka tärkeänä pidät hankinta-asiamiestoimintaa Keski-Suomessa eri aluekehittämisen ja johtamisen näkökulmista Kaikki vastaajat Kuinka tärkeänä pidät, että hankinta-asiamiespalvelu jatkuu myös tulevaisuudessa? Kaikki vastaajat N=147 Sivu 3 / 10

4 Mitä palveluita toivotte hankinta-asiamiehen tuottavan jatkossa? Kaikki vastaajat, N=153 Suomen Yrittäjät toteutti 11/2015 kyselyn hankinta-asiamiehille heidän tehtävistään. Palautetta seuraavassa: Sivu 4 / 10

5 Johtopäätökset Saadun palautteen perusteella hankinta-asiamiespalvelun jatkumista halutaan kaikissa asiakasryhmissä. Hankintojen neuvontapalvelun merkitys korostuu vielä entisestään, kun hankintalaki muuttuu/uudistuu kesän 2016 aikana. Uuden hankintalain myötä pyritään lisäämään pk-yritysten mahdollisuuksia osallistua kilpailutuksiin pyritään lisäämään innovatiivisten hankintojen määrää hankintojen valinnat toteutetaan kokonaistaloudellisen valintaperustein (laadun merkitys valinnassa huomioidaan) elinkaarikustannukset huomioidaan valintakriteereissä hankintakriteereissä huomioidaan ympäristö- ja sosiaalisia näkökohtia verkostoina ja yhteenliittyminä tarjoaminen yleistyy tarjouksiin vastaamisajat lyhenevät tarjoukset laaditaan sähköisiä välineitä hyödyntäen tekninen vuoropuhelu tarjousten valmistelussa lisääntyy hankintastrategioiden merkitys alueiden kehittämisessä lisääntyy pien- ja paikallisten hankintojen määrä tulee kasvamaan yrityksille tulee järjestää ilmaista neuvontapalvelua Hankinta-asiamiespalvelun tarve ei lähivuosina tule vähenemään vaan lisääntymään kaikkien asiakasryhmien näkökulmasta. 2. Hankinta-asiamies 2. hankkeen tavoitteet Hankinta-asiamies palvelun tavoitteena on - markkinoida ja laajentaa hankinta-asiamiespalveluja uusille julkisen hallinnon toimialoille (esim. oppilaitokset, ELY-keskukset, puolustusvoimat ja seurakunnat) - tehostaa hankinta-asiamiespalvelun markkinointia ja viestintää uusilla tavoilla esim. sosiaalinen media - suunnitella hankintayksiköitä ja yrityksiä palveleva maakunnallinen hankintakalenteri, jonka avulla tarjouspyyntöjen tavoitettavuus paranee oleellisesti - tukea ja avustaa kuntia hankintasuunnitelmien (pitkä- ja lyhytaikaväli) laadinnassa - tukea julkisenhallinnon eri toimialojen ja yritysten välistä markkinointivuoropuhelua - pyrkiä lisäämään teknistä vuoropuhelua tarjouspyyntöjen suunnittelussa - tukea hankintayksiköitä kokonaistaloudellisten laatupisteytyksien, elinkaarikustannusten laskentojen sekä vaikuttavuusmittaristojen kehitystyössä - hankintaneuvontapalvelun toteuttaminen - lisätä yrittäjien ja hankintayksiköiden osaamista hankintaosaamisen koulutuksella - auttaa ja tukea yrityksiä verkostoitumaan ja muodostamaan yhteenliittymiä, jotta erityisesti pienillä yrityksillä olisi paremmat mahdollisuudet osallistua julkisiin kilpailutuksiin - auttaa yrityksiä ja hankintayksiköitä innovatiivisten hankintojen toteutuksissa Sivu 5 / 10

6 3. Hankinta-asiamiespalvelut Palvelukokonaisuudet yrityksille - palvelujen markkinoinnin tuki - viestintä menossa olevista kilpailutuksista - yritysten neuvonta, ohjaus ja valmennus hankintaprosessin erivaiheissa (valmistelu, tarjoaminen, sopimuksien laadinta, oikaisu- ja valitusasiat, hinnankorotukset, optioiden hallinta,..) - yritysverkostojen kehittäminen, jotta pystytään tarjoamaan isompia kokonaisuuksia - innovatiivisten hankintojen toteutuksen tuki - kouluttaminen sähköisten tarjouspalvelujärjestelmien käyttämiseen - työkalut tarjousten tekemiseen, neuvontapalvelu, liitetiedostopankki - verkostojen ja ryhmittymien luominen, alihankkijoiden ja kumppanien etsiminen - viestittäminen ja tiedottaminen ajankohtaisista asioista - kannanotot ja lausunnot (alueelliset ja valtakunnalliset) - yhteiset alueelliset ja/tai toimialakohtaiset valmennukset Palvelukokonaisuudet hankintayksiköille - lyhyen ja pitkän aikavälin hankintasuunnitelmien laadinnan tuki - markkinatiedon hankinta, hankintojen valmistelu ja suunnittelun tuki - markkinoiden kehittäminen; uusien toimialojen/yritysten markkinoille pääsyn tukeminen - yrittäjien ja erityisesti pienyrittäjien eritystarpeiden esiintuonti - tarjouspyyntöjen valmistelu / tekniseen vuoropuheluun osallistuminen - hankintoihin liittyvien mittaristojen ja tunnuslukujen suunnittelun tuki - isojen alueellisten hankkeiden ohjausryhmä- ja työryhmätyöskentelyyn osallistuminen (yritysnäkökulma ja hankintanäkökulma) - uuteen hankintalakiin liittyvät koulutukset (alue-, kunta- ja/tai toimialakohtaisesti) - hankintailtoihin osallistuminen/hankintailtojen toteuttaminen Tietopalvelut - kilpailutuksista tiedottaminen - hankinta-asiamies.fi nettisivujen käyttö ja hyödyntäminen - hankinta-asiamiehen tiedotuskirjeet/-julkaisu 3-4/vuodessa ajankohtaisista asioista - lehtiartikkeleiden laadinta - sosiaalisen median käyttö viestinnässä - osallistuminen alueellisiin ja valtakunnallisiin seminaareihin - hankintakalenterin suunnittelu - sähköiset kyselyt ja neuvontapalvelut Sivu 6 / 10

7 4. Toiminnat Hankinta-asiamies asiantuntija (osa-aikainen toimenkuva 3 pv/vk) - koordinoi hanketta hankepäällikkönä ja toimii hankkeen osapuolten yhteyshenkilönä - tuottaa hankkeen tarkemman projekti- ja sisältösuunnitelman yhteistyössä hankkeen ohjausryhmän kanssa - on hankintojen neuvonta-asiantuntija (mm. maksuton puhelinneuvonta) - toteuttaa kohdan 3 palvelut, yhteistyössä palkattavan osa-aikaisen assistentin ja ulkopuolisten asiantuntijoiden (ostopalvelu) kanssa Hankinta-asiamiespalvelujen assistenttipalvelut - järjestää ja organisoi eri tapahtumat, kokoukset sekä koulutukset - organisoi palvelun viestinnästä (tilaisuudet, tiedotteet, some- ja nettiviestintä) - toteuttaa markkinointityötä - huolehtii hankkeen talous- ja projektihallinnosta Koulutukset - hankinta-asiamiespalvelu tuottaa hankintoihin liittyviä sekä maksuttomia että maksullisia koulutuksia yrityksille ja hankintayksiköille (kuukausittain ja/tai tarpeen mukaan/tehtävän koulutussuunnitelman mukaan) - koulutuksia voidaan toteuttaa myös avoimina verkkokoulutuksina Yhteistyöverkoston kehittämistyö - hankkeessa käydään tiivistä, kehittävää vuoropuhelua ja tavoitteellista yhdessä määriteltävää täsmäkehitystyötä Keski-Suomen julkisten hankintojen kehittämiseksi eri osapuolten kanssa - hankkeelle nimitetään asiantunteva, säännöllisesti kokoontuva ohjausryhmä, jossa keskeiset toimijat ovat edustettuna Viestintä - Keski-Suomen Yrittäjät tuottaa hankkeen viestintäpalvelut ja suunnittelee markkinoinnin hankebudjetin ja ohjausryhmän päätösten mukaisesti - hankinta-asiamiespalvelun kehittämisestä, yrityksille ja yksiköille suunnatuista palveluista, palvelukokemuksista sekä julkiset hankinnat-aihepiiristä tuotetaan sisältöä Keski- Suomen (ja valtakunnallisiin) medioihin, hankintayksiköille, yrityksille ja sidosryhmille - hankkeen etenemisestä, tuloksista ja kokemuksista tuotetaan aktiivisesti ajantasaista tietoa Sivu 7 / 10

8 5. Kehittämishankkeen rahoitusrakenne Hankkeen kustannusarvio ja resurssit Vuosi 2016 Vuosi 2017 Vuosi 2018 Yhteensä euroa 9 kk 12 kk 3 kk euroa euroa euroa Palkat ja sivukulut - hankinta-asiamies/hankepäällikkö viestintä/assistenttikulut Asiantuntijapalkkiot Flat-rate kustannukset Yhteensä Hankkeen rahoitus Vuosi 2016 Vuosi 2017 Vuosi 2018 Yhteensä euroa 9 kk 12 kk 3 kk euroa euroa euroa Kuntarahoitus (kunnat ja kehitysyhtiöt) Keski-Suomen yrittäjät Keski-Suomen Liitto Muut kumppanit Yhteensä Sivu 8 / 10

9 6. Toimijat/ osapuolet Keski-Suomen Yrittäjät toimii hankkeen hallinnoijana ja vetäjänä Keskisuomalaisiksi kumppaneiksi kutsutaan Kaupunkien ja kuntien hankintayksiköitä (palveluun on mahdollisuus liittää mukaan varsinaiset hankintakeskukset, -yksiköt, sekä toimialakohtaisia yksikköjä) Yksityisiä palveluntarjoajia julkisten hankintojen kehittämisessä Kehittämisyhtiöt ja elinkeinoyhtiöt tukemaan palvelua ja viestimään palvelusta ja sen sisäänajosta Ohjausryhmä koostuu hankkeen kumppani-organisaatioiden nimeämistä edustajista 7. Hankkeen seuranta, raportointi ja tulosten yhteenveto Hankkeesta laaditaan väliraportti ja hankkeen päättyessä loppuraportti jotka liitetään maksatushakemukseen. Lisäksi laaditaan kaksi kertaa vuodessa seurantaraportit. Raportit käsitellään hankkeen ohjausryhmässä. Maksatushakemukseen liittyvässä väliraportissa on: Lyhyt kuvaus raportointikauden toimenpiteistä ja tuloksista Selvitys rahoituksesta ja kustannusten toteutumisesta verrattuna alkuperäiseen budjettiin (selvityksen liitteeksi yksityiskohtainen erittely) Toimintasuunnitelma seuraavalle raportointikaudelle sekä arvio muodostuvista kustannuksista Ohjausryhmän lyhyt arvio hankkeen edistymisestä ja jatkotoimenpiteiden tarkoituksenmukaisuudesta Keski-Suomen liitto lähettää esitäytetyn seurantalomakkeen kaksi kertaa vuodessa. Lomake on palautettava tammi- ja elokuun loppuun mennessä. Hankkeen päättyessä seurantalomake tulee toimittaa viimeisen maksatushakemuksen mukana. Viimeistään kuukautta ennen hankkeen päättymisen jälkeen Keski-Suomen liitolle toimitetaan hankkeen loppuraportti. Loppuraporttiin sisällytetään seuraavat asiat: Kuvaus hankkeen tavoitteista ja keskeisistä toiminnoista Hankkeen henkilöstö ja organisaatio Selvitys rahoituksesta ja kustannusten toteutumisesta verrattuna alkuperäiseen budjettiin (selvityksen liitteeksi yksityiskohtainen erittely) Ohjausryhmän arvio hankkeen toteutuksesta ja tuloksista verrattuna alkuperäiseen hankesuunnitelmaan (mitattavat tulokset, ongelmat, puutteet) Sivu 9 / 10

10 Hankkeen toteutus esitetään, mikäli mahdollista vaihekaavion mukaisesti (vertailuna alkuperäiseen hankesuunnitelmaan). Oleelliset poikkeamat suunnitelmasta esitetään perusteluineen. Selvitys hankkeen toiminnan jatkumisesta ja vastuuorganisaatioista Selvitys siitä, kuinka hankkeesta mahdollisesti annettu ympäristö- tai tasa-arvovaikutusten arviointi on vaikuttanut hankkeen toteutukseen ja mitkä hankkeen lopulliset ympäristö-tai tasa-arvovaikutukset ovat olleet Loppuraportin liitteeksi laitetaan keskeinen hankkeessa tuotettu aineisto. Sivu 10 / 10