YLEISET OHJEET. Sigrid Juséliuksen Säätiön 1 3-vuotiset apurahat

Transkriptio

1 YLEISET OHJEET Sigrid Juséliuksen Säätiön 1 3-vuotiset apurahat Sisällysluettelo 1. Sigrid Juséliuksen Säätiön myöntämän apurahan käyttö Tutkimustyöhön liittyvien laskujen maksaminen Laskutusosoite Säätiö on suljettu heinäkuun Laskutus apurahakauden päättyessä Henkilöstön palkkaaminen - apuraha vai palkka Henkilökohtaiset tutkimusapurahat Palkat ja henkilöstökustannukset Kustannuslajit mihin apurahaa voi käyttää Raportointi Tutkimushankkeen tai apurahamyönnön päättyessä Yhteystiedot Lomakkeet

2 1. Sigrid Juséliuksen Säätiön myöntämän apurahan käyttö Onnittelumme tutkimusryhmällenne myönnetystä apurahasta! Yleisistä ohjeistamme löydät tarpeelliset tiedot apurahanne käyttöä varten. Kohdat 2 4 ohjeistavat tutkimukseen liittyvien maksujen ja tutkimusryhmän jäsenten henkilökohtaisten apurahojen maksutoimeksiannoissa, raportointiin ja tutkimuksen sekä apurahamyönnön päättymiseen liittyvää tietoa löydät kohdista 5 6. Ohjeistuksen lopusta löydät yhteystiedot ja linkin toimeksiannoissa käytettäviin lomakkeisiin. Perehdythän huolellisesti ohjeisiin ja välität ohjeistuksen apurahasi taloushallinnosta vastaavalle henkilölle. Tutkimusryhmälle myönnetty apuraha on tarkoitettu käytettäväksi kauden aikana. Mikäli tutkimusryhmällenne myönnettyä apurahaa on kauden päättyessä käyttämättä yli euroa, palautuu euron ylittävä osuus automaattisesti säätiölle. 2. Tutkimustyöhön liittyvien laskujen maksaminen Suosittelemme sopimaan apurahanne taloushallinnosta tutkimuslaitoksenne tai yliopistonne kanssa. Laitos/yliopisto laskuttaa säätiöltä säännöllisesti toteutuneet kustannukset apurahastanne ja huolehtii tarvittavat viranomaisilmoitukset. Erittely kustannuslajeittain (katso kohta 4) tulee liittää laskulle. Tutkija voi myös itse, mikäli työnantaja tämän sallii, hoitaa apurahansa hallinnoinnin ja lähettää tutkimuksesta aiheutuneet kululaskut suoraan säätiölle. Tarkista oman tutkimuslaitoksesi ohjeistus liittyen Sigrid Juséliuksen Säätiön tutkimusapurahojen käyttöön. Huom! Säätiön nimissä tai y-tunnuksella tilauksia tai muita sitoumuksia ei tule tehdä. 2.1 Laskutusosoite Tutkimustyöhön liittyvät laskut lähetetään säätiölle ensisijaisesti sähköisesti. Säätiön verkkolaskuosoite on: välittäjätunnus BAWCFI22 ja OVT-tunnus Laskuttajan tulee aina merkitä laskuun tutkimusryhmän johtajan/ tutkimusryhmän nimi, jotta kulut ohjautuvat oikealle apurahalle. Säätiö käyttää InvoiceReady -ohjelmaa ostolaskujen käsittelyssä. Sähköiset laskut hyväksytään tutkimusryhmän johtajan toimesta hänelle sähköpostiin lähetettävän linkin kautta. Tunnukset ja tarvittavan ohjeistuksen tarkastuskäytäntöön saat säätiöltä, kun säätiö on vastaanottanut ensimmäisen ryhmäsi kustannuksia koskevan laskun. Voit lähettää laskuja myös sähköpostitse osoitteeseen riikka.luoma@sigridjuselius.fi, sekä paperilaskuja postitse säätiön osoitteeseen Aleksanterinkatu 48 B, Helsinki. Euroalueen maksuliikenteessä IBAN-tilinumero ja BIC-koodi ovat pakollisia tietoja. Euroopan ulkopuolelle maksettavissa maksutoimeksiannoissa tulee sekä maksun saajasta, että lisäksi vastaanottavasta pankista olla mahdollisimman tarkat tiedot tilinumeroineen ja osoitteineen (ns. wire transfer -information). Laskuilla tulee olla ryhmänjohtajan hyväksyntä ennen kuin ne voidaan maksaa. Lomaketta F1 voidaan tarvittaessa käyttää sähköisen laskujen kierrätyksen sijaan. 2.2 Säätiö on suljettu heinäkuun Säätiön toimisto on heinäkuussa suljettu, toimita siis heinäkuun aikana erääntyvät maksutoimeksiannot säätiölle viimeistään Huolehdi erityisesti ryhmäsi jäsenten henkilökohtaisten apurahojen heinäkuun maksutoimeksiannot hyvissä ajoin säätiölle. 2

3 2.3 Laskutus apurahakauden päättyessä Apurahakauden päättyessä vastaanotamme vielä toukokuun 2023 ajan laskuja, jotka kuuluvat apurahakaudelle Viimeinen toimituspäivä hyväksytyille ko. apurahakaudelle kohdistuville laskuille on Henkilöstön palkkaaminen - apuraha vai palkka Tutkimusryhmällenne myönnettyä apurahaa voidaan käyttää henkilöstön palkkaamiseen. Työnantajana toimii ja työnantajan velvollisuuksista vastaa joko tutkimusryhmän vetäjä tai tutkimuslaitos. Tutkimusryhmälle myönnetystä apurahasta voi maksaa henkilökohtaista apurahaa tutkimusryhmän jäsenille ja muulle henkilökunnalle maksetaan työkorvaus palkkana. 3.1 Henkilökohtaiset tutkimusapurahat Tutkimusryhmän johtajana voit maksaa henkilökohtaista apurahaa niille tutkijoille, jotka olet ilmoittanut apurahahakemuksessasi säätiölle. Mikäli haluat maksaa henkilökohtaista apurahaa uudelle tutkijalle, tulee säätiölle ensin toimittaa anomus apurahan maksamisesta uudelle ryhmän jäsenelle lomakkeella O1. Säätiön maksatuspäivät henkilökohtaisille apurahoille ovat kuukauden 15. tai viimeinen päivä. Toimeksianto apurahan maksusta tulee toimittaa säätiölle vähintään viisi (5) pankkipäivää ennen toivottua maksupäivää lomakkeella S1. Huomioi, että allekirjoitettuun lomakkeeseen tulee täyttää saajan henkilötiedot ja tilinumero. Suosittelemme käyttämään suojattua sähköpostiyhteyttä tai kirjepostia. Apurahojen maksettavat enimmäismäärät ovat (Huom, voit tarvittaessa maksaa myös enimmäismääriä pienempää apurahaa, esim. osa-aikaisesta työstä): Akateeminen arvo Summa 1 3 kk Summa 4 kk -> Professori /kk /kk Dosentti /kk /kk Tohtoritutkija /kk /kk Väitöskirjatutkija/akateeminen loppututkinto, ei väitellyt /kk /kk Ylioppilas /kk /kk Osa-aikaisesta tutkimustyöstä voit opintoetuuksiin oikeutetulle opiskelijalle maksaa enintään 600 eur/kk. Taulukon korkeampaa summaa maksetaan tutkimustyöstä tilanteessa, jossa apurahajakson pituus on neljä kuukautta tai pidempi yhden kalenterivuoden aikana, sillä ko. apurahansaaja on velvollinen ottamaan Melasta (Maatalousyrittäjien eläkelaitos) itselleen vakuutuksen. Myös muista rahoituslähteistä maksetut apurahat tulee huomioida. Tärkeää! Tutkimusryhmän johtajan tulee ilmoittaa Melalle ne tutkimusryhmän jäsenet, joille maksaa henkilökohtaista apurahaa. Tämän jälkeen apurahaa saaneen tutkimusryhmän jäsenen tulee jättää varsinainen vakuutushakemus Melalle. Lomake löytyy Melan verkkosivuilta. Lisätietoja Tutkimusryhmän johtaja voi myös maksaa henkilökohtaista apurahaa itselleen tutkimusryhmälleen myönnetystä apurahasta, edellyttäen että on työskentelyn ajan 3

4 palkattomalla virkavapaalla (tai ilman virkaa). Todistus virkavapaudesta tulee jättää säätiölle ennen apurahan maksua. 3.2 Palkat ja henkilöstökustannukset Mikäli henkilökohtaista apurahaa ei voida maksaa, esim. mikäli työryhmän jäsen ei ole varsinainen tutkija ryhmässä, suosittelemme että sovitte palkanmaksusta tutkimuslaitoksenne kanssa. Laitos huolehtii työnantajan velvollisuuksista ja laskuttaa toteutuneet palkkakustannukset apurahastanne säätiöltä. Tutkimuslaitoksen tulee kausittain toimittaa säätiölle tällä apurahalla palkattujen henkilöiden lukumäärä. Tutkimusryhmän johtaja ei voi maksaa tutkimusryhmälle myönnetystä apurahasta palkkaa itselleen. 4. Kustannuslajit mihin apurahaa voi käyttää Hakemuksessasi säätiölle ilmoittamaan budjettiin on sallittua tehdä muutoksia. Seuraavissa kustannuslajeittain esimerkkejä tutkimuskuluista, joihin tätä apurahaa voi käyttää. Laskuttaessa kulut tulee eritellä näiden kustannuslajien mukaan. I II Henkilökohtaiset apurahat Katso tarkemmat ohjeet kohta 3.1 Henkilökohtaiset tutkimusapurahat. Palkat ja henkilöstökustannukset Kustannuslajiin kuuluvat laitoksen tai ryhmänjohtajan maksamat palkat, verot ja työnantajamaksut. Katso kohta 3.2 Palkat ja henkilöstökustannukset. Koska säätiö ei toimi tutkimusryhmänne jäsenten työnantajana, verottomia päivärahoja tai kilometrikorvauksia ei verohallinnon ohjeen mukaan voida suoraan korvata tutkimusryhmällenne myönnetystä apurahasta. Laitoksen tai muun työnantajan maksamat, työsuhteeseen liittyvät päiväraha- tai kilometrikorvaukset voidaan korvata ko. työnantajalle työntekijälle maksetun korvauksen mukaisesti. III IV Kongressikustannukset Apurahaa voi käyttää tutkimustyöhön liittyviin kohtuullisiin matka-, majoitus- sekä kongressikuluihin. Tähän kustannuslajiin liittyviin kustannuksiin on mahdollista käyttää kausittain maksimissaan 10 prosenttia myönnetyn apurahan määrästä (tai korkeintaan euroa mikäli myöntösumma on yli euroa). Tutkimuskustannukset Kustannuslajiin kuuluvat tutkimustyöhön liittyvät materiaalikustannukset, huoltomaksut ja it-kulut. Apurahaa on mahdollista käyttää tutkimustyöhön liittyviin laitehankintoihin. Mikäli yksittäisen laitteen hinta ylittää euroa, on laitoksen kanssa sovittava laitteen omistukseen liittyvistä yksityiskohdista. Apurahansaajan ja tutkimuslaitoksen välillä tehdään vapaamuotoinen sopimus laitteen omistajuudesta ja sijoituspaikasta, joka toimitetaan säätiölle laitteen laskutuksen yhteydessä. Muita tähän kustannuslajiin (IV) kuuluvia kustannuksia ovat esimerkiksi kirjallisuushankinnat, postimaksut, kohtuulliset kokouskustannukset sekä kielentarkistuskustannukset ja julkaisukustannukset. 4

5 V Yleiskustannukset Sovittaessa yleiskustannuksista tutkimuslaitoksenne kanssa, tulee huomioida, että laitos voi veloittaa yleiskustannuksia vain ko. tutkimuslaitoksen kautta hoidetuista maksuista. Yleiskustannusten maksimimäärä on 15 prosenttia maksetuista kustannuksista. 5. Raportointi Säätiö lähettää apurahan käyttöselvityksen säännöllisin väliajoin sähköpostiisi. Pyydämme tarkistamaan selvityksen ja tarvittaessa ottamaan yhteyttä säätiöön. Mikäli et ole saanut käyttöselvitystä sähköpostiisi tai haluat käyttöselvityksen lisäksi esimerkiksi assistentillesi, voit ilmoittaa asiasta suoraan sähköpostilla osoitteeseen: Säätiölle ei tarvitse toimittaa erillistä selvitystä tutkimustyönne tieteellisistä tuloksista. Uusi apurahahakemuksenne toimii tarvittaessa tieteellisenä selvityksenä mahdollista uutta hakemustanne arvioitaessa. 6. Tutkimushankkeen tai apurahamyönnön päättyessä Mikäli hankkeenne ei saa jatkorahoitusta tai tutkimushankkeenne päättyy ja apurahavaroja on jäljellä apurahakautenne päättyessä, on jäljelle jääneitä varoja mahdollista käyttää vielä seuraavat kaksi apurahakautta viimeisen myöntökauden päättymisen jälkeen. Apurahan kokonaan päättyessä ei euron rajaa sovelleta, vaan kaiken jäljellä olevan apurahan voi käyttää seuraavien kahden apurahakauden ajan. Tämän jälkeen mahdollisesti jäljelle jääneet varat palautuvat säätiölle. 7. Yhteystiedot Riikka Luoma, Aleksanterinkatu 48 B, Helsinki, puh: +358 (0) Lomakkeet Säätiön verkkosivuilta löytyvät seuraavat lomakkeet toimeksiantoja varten ( F1 = Maksutoimeksianto O1 = Anomus maksaa henkilökohtaista apurahaa S1 = Ilmoitus henkilökohtaisen apurahan maksusta 5