Esittely 3. 4 Mitä IMI-järjestelmässä voi tehdä? 10

Transkriptio

1 Esittely 3 OSA 1 YLEISKATSAUS IMIN TOIMINTAAN 5 1 Mikä IMI-järjestelmä on? 7 2 IMI-järjestelmän toimijat Toimivaltaiset viranomaiset IMI-koordinaattorit Linkitetyt viranomaiset Euroopan komissio 8 3 Käyttäjäroolit Peruskäyttäjä Pyynnön käsittelijä Allokoija Paikallinen tietovastaava Siirron käsittelijä 10 4 Mitä IMI-järjestelmässä voi tehdä? 10 5 IMI-pyynnön elinkaari Yleiskatsaus IMI-pyynnön yksinkertainen kulkureitti Vaihtoehtoiset kulkureitit Kulkureitit, joissa IMI-koordinaattori on mukana (pitkä reitti) 15 6 IMI ja tietosuojalainsäädäntö 19 OSA 2 OHJEET: TOIMIVALTAISILLE VIRANOMAISILLE JA IMI-KOORDINAATTOREILLE 21 IMI-JÄRJESTELMÄN PERUSTOIMINNOT 22 7 Kirjautuminen IMI-järjestelmään Käyttäjätunnus Ohjeet ja salasana Ensimmäinen kirjautuminen IMI-järjestelmään Väärä käyttäjätunnus, salasana tai turvakoodi Kielen valinta 23 8 Toimivaltaisen viranomaisen haku ja pyyntöjen katselu Toimivaltaisen viranomaisen haku Pyyntöjen katselu pyyntöluettelot 25 PYYNTÖJEN HALLINTA IMISSÄ 28 9 Tietojen pyytäminen toisesta jäsenvaltiosta Uuden tietopyynnön luominen Vastaanotetun pyynnön käsittely Epätyydyttävän vastauksen siirtäminen IMI-koordinaattorille Toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämään tietopyyntöön vastaaminen Toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämän uuden pyynnön hyväksyminen Vastaaminen toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämään pyyntöön Vastaaminen toisen jäsenvaltion viranomaisen lähettämään lisätietopyyntöön IMI-koordinaattoreiden käyttäjälle takaisin siirtämän lisätietopyynnön käsittely Tehtäväluettelo ja automaattiset sähköposti-ilmoitukset Tehtäväluettelo Automaattiset sähköposti-ilmoitukset 40 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:20; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

2 12 IMIn raporttitoiminto Lähtökohdat Raporttityypit IMIn käännöstoiminto Pikakäännös Tallennetut käännökset Allokoinnin (kohdentamismenettely) käyttö Allokoinnin aktivointi Pyynnön kohdentaminen Allokoinnin kytkeminen pois päältä Lisäallokointi IMI-koordinaattoria edustavat käyttäjät 45 KÄYTTÄJÄN EDUSTAMAN VIRANOMAISEN TIETOJEN JA ASETUSTEN HALLINTA Viranomaisen ensimmäinen kirjautuminen IMI-järjestelmään rekisteröinnin jälkeen Viranomaisen tietojen muokkaaminen IMI-järjestelmässä Viranomaisen tietojen muuttaminen Viranomaisen toimivallan alaan kuuluvien talouden alojen ja toiminta-alojen päivittäminen Oman viranomaisen lainsäädäntöalan käyttäjäasetusten muuttaminen Lainsäädäntöalat yleistä Varsinaisen toimivaltaisen viranomaisen tietopyyntöjen asetukset IMI-koordinaattoreiden (NIMIC, SDIMIC tai DIMIC) lainsäädäntöalojen käyttäjäasetukset Viranomaista edustavien käyttäjien käyttäjäoikeuksien hallinta Lisäkäyttäjien rekisteröinti viranomaiselle Käyttäjäoikeuksien hallinta Salasanan palautus Muiden viranomaisten linkittäminen käyttäjän edustamaan viranomaiseen Linkitetyt koordinaattorit Linkitetyt viranomaiset 54 IMI-KOORDINAATTOREINA TOIMIVAT VIRANOMAISET IMI-koordinaattoreiden tehtävät Koordinaattoreiden hallinnollinen / tekninen rooli Koordinaattoreiden tukitehtävät Sisältöön liittyvät koordinointitehtävät (lainsäädäntöaloittain ja työnkuluittain) Uusien viranomaisten rekisteröinti IMI-järjestelmään Toimivaltaisen viranomaisen rekisteröinti IMIin IMI-koordinaattoreiden rekisteröinti Oikeuksien antaminen uudelle lainsäädäntöalalle viranomainen, joka on jo rekisteröitynyt IMIin Oman viranomaisen koordinoimien viranomaisten tietojen hallinta Yleiskatsaus käyttäjän koordinoimien viranomaisten pyynnöistä Kahden viranomaisen väliseen tietojenvaihtoon osallistuminen Siirtomenettely Pyyntöjen ja vastausten hyväksyminen 66 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:20; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

3 Tämä on IMI-järjestelmän käyttäjille tarkoitettu opas. (IMI) on suunniteltu Euroopan talousalueeseen (ETA) kuuluvien maiden toimivaltaisten viranomaisten avuksi. Viranomaisten toimintaan vaikuttavat sisämarkkinalainsäädännön säännökset keskinäisestä avunannosta ja tietojenvaihdosta toisten jäsenvaltioiden viranomaisten kanssa. IMI-käyttöopas jakautuu kahteen osaan: Osa 1: Yleiskatsaus IMIn toimintaan Tässä osassa esitellään IMI-järjestelmä yleisesti, järjestelmässä mukana olevat toimijat sekä se, miten järjestelmässä toimitaan. Osa 2: Ohjeet toimivaltaisille viranomaisille ja IMI-koordinaattoreille Tässä osassa annetaan ohjeita järjestelmän käytöstä toimivaltaisille viranomaisille ja IMI-koordinaattoreille. Sitä päivitetään järjestelmän kehittyessä. Lisätietoa, muun muassa usein kysyttyjä kysymyksiä ja vastaukset niihin, on monikielisellä IMIverkkosivustolla. Sivustolta pääsee myös käyttämään IMIn tuotanto- ja harjoittelusovelluksia. IMIverkkosivusto: Järjestelmän käytössä opastavat kansalliset IMI-yhteyspisteet. Niiden kautta voi antaa myös palautetta. Kukin jäsenvaltio on nimennyt yhden kansallisen IMI-koordinaattorin (NIMIC), joka on vastuussa järjestelmän käytöstä ja toiminnasta kansallisella tasolla. Joissakin maissa NIMIC on voinut myös perustaa kansallisen IMI-neuvontapalvelun tai erillisiä neuvontapisteitä, jos käyttäjärakenne sitä vaatii. Tiedot kansallisista yhteyspisteistä löytyvät IMI-sivustolta. Myös Euroopan komissio on perustanut IMI-neuvontapalvelun. Jos NIMIC ei pysty ratkaisemaan ongelmaa paikallisesti, hän voi pyytää apua komission neuvontapalvelusta: p. (32-2) Format: ( x mm); Date: May 13, :50:20; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

4 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:20; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

5 OSA 1 Yleiskatsaus IMIn toimintaan 5 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:20; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

6 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:20; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

7 1 MIKÄ IMI-JÄRJESTELMÄ ON? IMI-järjestelmä on suunniteltu ETA-valtioiden toimivaltaisten viranomaisten avuksi. Viranomaisten toimintaan vaikuttavat sisämarkkinalainsäädännön säännökset keskinäisestä avunannosta ja tietojenvaihdosta toisten jäsenvaltioiden viranomaisten kanssa. IMI-järjestelmän kehittämisestä vastaa Euroopan komissio yhteistyössä jäsenvaltioiden kanssa. Järjestelmä sisältää tietokannan ETA-valtioiden toimivaltaisista viranomaisista, jotka osallistuvat sisämarkkinalainsäädännön päivittäiseen soveltamiseen maassaan. Tietokannassa on monikieliset hakutoiminnot, joiden avulla sopiva vastapuoli voidaan löytää. Toisen jäsenvaltion hallintorakenteesta ei tarvitse olla etukäteistietoja, jotta tietojenvaihtojärjestelmää pystyy käyttämään. IMI-järjestelmän toisen pääosan muodostaa valmiiksi käännettyjen kysymysten/vastausten tietokanta, joka on laadittu sisämarkkinalainsäädännössä määriteltyjen keskinäistä avunantoa koskevien säännösten pohjalta. Yhden jäsenvaltion toimivaltainen viranomainen voi luoda pyynnön (omalla kielellään) jonkin kysymyssarjan pohjalta ja lähettää sen sitten järjestelmän välityksellä toisen jäsenvaltion toimivaltaiselle viranomaiselle. Pyynnön vastaanottava viranomainen näkee pyynnön omalla kielellään ja voi lähettää vastauksen pyynnön esittäneelle viranomaiselle järjestelmän välityksellä. Aluksi IMI-järjestelmää käytetään apuna ammattipätevyyden tunnustamisesta annetun uuden direktiivin (2005/36/EY) säännösten velvoitteiden täyttämisessä. Joulukuusta 2009 järjestelmää käytetään myös apuna palveludirektiivin (2006/123/EY) hallinnollista yhteistyötä koskevien säännösten velvoitteiden täyttämisessä. IMI on suunniteltu yleiseksi järjestelmäksi, jolla tuetaan sisämarkkinalainsäädännön eri aloja. Järjestelmään on tarkoitus vastaisuudessa lisätä uusia lainsäädäntöaloja IMI-JÄRJESTELMÄN TOIMIJAT Toimivaltaiset viranomaiset IMI-järjestelmässä päätoimijoita ovat koko ETA-alueen toimivaltaiset viranomaiset, jotka vaihtavat järjestelmän välityksellä tietoja. Viranomaiset voivat olla joko julkisen tai yksityissektorin elimiä, joille jäsenvaltiot ovat antaneet toimivallan hoitaa tiettyjä sisämarkkinalainsäädännön soveltamiseen liittyviä tehtäviä. Viranomaiset voivat olla kansallisia, alueellisia tai paikallisia. 2.2 IMI-koordinaattorit IMI-järjestelmään kuuluu IMI-koordinaattoreita, joiden tehtävänä on tunnistaa järjestelmään pyrkivät toimivaltaiset viranomaiset ja varmistaa, että toisista jäsenvaltioista tulleisiin pyyntöihin vastataan tyydyttävästi ja oikea-aikaisesti. Koordinaattorit voivat myös vaihtaa tietopyyntöjä muiden järjestelmään rekisteröityneiden viranomaisten kanssa. Lisäksi IMI-koordinaattoreiden tehtävänä voi olla tiettyjen työnkulkujen koordinointi järjestelmässä. Jäsenvaltio voi esimerkiksi päättää, että IMI-koordinaattorin on hyväksyttävä kaikki pyynnöt, ennen kuin ne lähetetään toiseen jäsenvaltioon. 7 Kussakin jäsenvaltiossa on yksi kansallinen IMI-koordinaattori (NIMIC). Jäsenvaltiot voivat myös harkintansa mukaan nimetä valtuutettuja IMI-koordinaattoreita (DIMIC), joiden tehtävänä on hoitaa koordinointia tietyllä lainsäädäntöalalla, hallinnonalalla tai maantieteellisellä alueella. Joissakin harvinaisissa tapauksissa alueellinen valtuutettu IMIkoordinaattori vastaa kaikista alueensa lainsäädäntöaloista, ja silloin häntä kutsutaan nimikkeellä Super-DIMIC. 2.3 Linkitetyt viranomaiset Tavallisesti toimivaltainen viranomainen voi IMI-järjestelmässä nähdä ainoastaan ne pyynnöt, joissa se on osallisena joko pyynnön esittävänä tai vastaanottavana viranomaisena. Se ei näe muiden IMIä käyttävien viranomaisten pyyntöjä. Joskus voi kuitenkin olla tärkeää, että toinen viranomainen näkee toisen pyynnöt. Esimerkiksi terveydenhuoltoalaa edustava kansallinen laitos voi tarvita tiedot aluetoimistojensa pyynnöistä. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:20; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

8 IMI-järjestelmässä toimivaltainen viranomainen voi antaa toiselle viranomaiselle oikeuden nähdä yleistiedot pyynnöistään. Toinen viranomainen, eli linkitetty viranomainen, voi näin tarkastella sen viranomaisen pyyntöjä, joka luvan on antanut. 2.4 Euroopan komissio Euroopan komissio isännöi ja ylläpitää IMI-järjestelmää Luxemburgissa sijaitsevan tietokeskuksensa välityksellä. Se vastaa järjestelmän käännöksistä ja tarjoaa keskitettyä käyttötukea jäsenvaltioille järjestelmän käytössä. 3 KÄYTTÄJÄROOLIT IMI-järjestelmän käyttö edellyttää, että toimivaltainen viranomainen tai IMI-koordinaattori on rekisteröitynyt järjestelmässä olevaan toimivaltaisten viranomaisten tietokantaan. Kukin rekisteröitynyt viranomainen/koordinaattori nimeää yhden tai useamman edustajansa IMIn käyttäjäksi. Kukin käyttäjä rekisteröidään järjestelmään ja hänelle annetaan tietyt käyttäjäoikeudet, joilla määritellään, mitä toimintoja kyseinen henkilö voi järjestelmässä suorittaa. IMI-järjestelmään rekisteröityneet viranomaiset voivat olla niin kooltaan kuin organisaatioltaankin hyvinkin erilaisia. Sen vuoksi järjestelmässä on mahdollista valita useita erilaisia toimivaltaisen viranomaisen profiileja. Pienellä viranomaistoimijalla, joka käsittelee pientä määrää pyyntöjä, on mahdollisesti ainoastaan yksi tai kaksi käyttäjää, joilla on valtuudet hoitaa kaikki tehtävät järjestelmässä (on suositeltavaa, että rekisteröityjä käyttäjiä on vähintään kaksi, jotta toiminta varmistetaan myös lomien aikana). Suurella viranomaistoimijalla (esim. terveydenhuoltoalaa edustava laitos) voi olla iso osasto käsittelemässä ammattipätevyyden tunnustamiseen liittyviä asioita ja samalla suurta määrää tietopyyntöjä. Tällainen viranomainen voi haluta rekisteröidä useita IMI-käyttäjiä, joilla on selvästi rajatut vastuualueet. Kukin rekisteröitynyt IMI-käyttäjä toimii yhden toimivaltaisen viranomaisen tai koordinaattorin valtuuttamana. Toimivaltaisella viranomaisella tai koordinaattorilla on vähintään yksi käyttäjä, mutta käyttäjiä voi olla myös useampia, jolloin heillä on eri roolit. Järjestelmään on määritelty seuraavat käyttäjäroolit, ja kullakin käyttäjällä voi olla yksi tai useampi rooli. Suurilla viranomaistoimijoilla on todennäköisesti tarvetta käyttäjäroolien eriyttämiseen. Pienet viranomaistoimijat voivat sen sijaan haluta antaa yhdelle käyttäjälle kaikki käyttöoikeudet. 3.1 Peruskäyttäjä Kaikki IMIin rekisteröityneet käyttäjät ovat vähintään peruskäyttäjiä. Peruskäyttäjälle voidaan antaa lisäoikeuksia, joita kuvaillaan seuraavassa. 8 Peruskäyttäjä voi etsiä viranomaista toimivaltaisten viranomaisten tietokannasta näkee yleistiedot kaikista edustamansa viranomaisen/koordinaattorin lähettämistä ja vastaanottamista pyynnöistä näkee yleistiedot kaikista linkitettyjen viranomaisten pyynnöistä ei voi lähettää tai vastaanottaa pyyntöjä edustamansa viranomaisen nimissä; tähän tarvitaan pyynnön käsittelijän oikeudet ei voi luoda, tallentaa tai tulostaa raportteja pyynnöistä, joissa hänen edustamansa toimivaltainen viranomainen on osallisena, ellei hänellä ole lisäksi allokoijan tai pyynnön käsittelijän oikeuksia. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:21; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

9 3.2 Pyynnön käsittelijä Käyttäjällä on oltava peruskäyttäjän oikeuksien lisäksi pyynnön käsittelijän oikeudet, jotta hän pystyy lähettämään pyyntöjä ja vastaamaan niihin edustamansa toimivaltaisen viranomaisen puolesta. Käyttäjä, jolla on pyynnön käsittelijän oikeudet tietyllä lainsäädäntöalalla, voi lähettää tietopyyntöjä ja vastata niihin edustamansa toimivaltaisen viranomaisen nimissä voi luoda, tallentaa ja tulostaa raportteja pyynnöistä, joissa hänen edustamansa toimivaltainen viranomainen on osallisena. 3.3 Allokoija Jotkin suuret viranomaistoimijat, joilla on paljon käyttäjiä, voivat haluta kohdentaa tulevat pyynnöt tietyille pyynnön käsittelijöille joko aiheen tai muun kriteerin perusteella. Esimerkiksi viranomaisella, joka käsittelee ammattihenkilöiden rekisteröintiä, voi olla tiimejä, jotka ovat vastuussa eri maista tulevista hakemuksista. Viranomaisen saama uusi IMIpyyntö voidaan siirtää kohdentamismenettelyllä oikealle tiimille. Käyttäjä, jolla on allokoijan oikeudet, voi kohdentaa pyynnön yhdelle tai useammalle toimivaltaista viranomaista edustavalle pyynnön käsittelijälle voi jakaa pyynnön uudelleen joko lisäämällä tai poistamalla pyynnön saajiksi merkittyjä käyttäjiä voi luoda, tallentaa ja tulostaa raportteja pyynnöistä, joissa ei ole henkilötietoja ei voi lähettää tai vastaanottaa pyyntöjä edustamansa viranomaisen nimissä, ellei hänellä ole myös pyynnön käsittelijän oikeuksia. 3.4 Paikallinen tietovastaava Kukin toimivaltainen viranomainen on vastuussa järjestelmän käytön ja tiedon hallinnasta paikallisesti. Käyttäjä, jolla on paikallisen tietovastaavan oikeudet, voi päivittää IMI-järjestelmässä olevia tietoja, jotka koskevat hänen edustamaansa viranomaista voi rekisteröidä lisää käyttäjiä edustamansa viranomaisensa nimissä voi tehdä muutoksia edustamansa viranomaisen valtuuttamien käyttäjien käyttäjäprofiileihin (esim. antaa peruskäyttäjälle pyynnön käsittelijän oikeudet) ei voi lähettää tai vastaanottaa pyyntöjä edustamansa viranomaisen nimissä, ellei hänellä ole myös pyynnön käsittelijän oikeuksia 9 ei voi jakaa tai jakaa uudelleen pyyntöjä pyynnön käsittelijöille, ellei hänellä ole myös allokoijan oikeuksia ei voi luoda, tallentaa tai tulostaa raportteja pyynnöistä, joissa hänen edustamansa toimivaltainen viranomainen on osallisena, ellei hänellä ole lisäksi allokoijan tai pyynnön käsittelijän oikeuksia. Käyttäjä, jolla on paikallisen tietovastaavan oikeudet ja joka edustaa IMI-koordinaattoria (DIMIC, Super-DIMIC tai NIMIC), voi lisäksi rekisteröidä uusia toimivaltaisia viranomaisia IMI-järjestelmään voi lisäksi lähettää sähköpostiviestejä IMIstä kaikille toimivaltaisille viranomaisille, jotka on hänen jäsenvaltiossaan rekisteröity samalle lainsäädäntöalalle. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:21; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

10 3.5 Siirron käsittelijä IMI-koordinaattoria edustavalle käyttäjälle on tarjolla lisäksi siirron käsittelijä -käyttäjäprofiili. Koordinaattoria edustavalla käyttäjällä on oltava siirron käsittelijän oikeudet voidakseen suorittaa tiettyjä koordinointitehtäviä. Siirron käsittelijä voi osallistua pyynnön kulkuun kahden viranomaisen välillä (jos pyynnön esittänyt viranomainen ei ole tyytyväinen vastaukseen) tai hyväksyä toimivaltaisen viranomaisen lähettämän pyynnön. Käyttäjä, jolla on siirron käsittelijän oikeudet, voi hyväksyä toimivaltaisen viranomaisen lähettämät pyynnöt tai vastaukset, jos hyväksymismenettely on valittu käyttöön voi osoittaa olevansa samaa mieltä tai eri mieltä, jos pyynnön esittävä toimivaltainen viranomainen ei ole tyytyväinen saamaansa vastaukseen ei voi lähettää pyyntöjä tai vastata niihin koordinaattorin puolesta, ellei hänellä ole myös pyynnön käsittelijän oikeuksia. 4 MITÄ IMI-JÄRJESTELMÄSSÄ VOI TEHDÄ? Kun toimivaltainen viranomainen on rekisteröitynyt IMI-järjestelmään, se voi käyttää IMIssä olevaa toimivaltaisten viranomaisten tietokantaa ja hakea viranomaisia mistä tahansa ETA-maasta lähettää tietopyynnön minkä tahansa ETA-maan toimivaltaiselle viranomaiselle ja valita kysymykset vakiomuotoisista sisämarkkinalainsäädäntöön perustuvista kysymyksistä omalta lainsäädäntöalaltaan vastata tietopyyntöihin, joita muiden ETA-maiden toimivaltaiset viranomaiset ovat lähettäneet. IMI-koordinaattori voi suorittaa kaikki samat tehtävät kuin toimivaltainen viranomainenkin. Lisäksi hän voi rekisteröidä tunnistetut toimivaltaiset viranomaiset IMI-järjestelmään 1 koordinoimallaan lainsäädäntöalalla osallistua tietojenvaihtoon kahden toimivaltaisen viranomaisen välillä varmistaakseen, että vastaus on tyydyttävä valvoa koordinoimiensa viranomaisten tulevien ja lähtevien tietopyyntöjen kulkua. Linkitetty viranomainen voi suorittaa järjestelmässä kaikki toimivaltaiselle viranomaiselle kuuluvat tehtävät sekä lisäksi valvoa sen viranomaisen, johon se on linkitetty, tulevien ja lähtevien IMI-pyyntöjen kulkua. 10 Euroopan komissio isännöi ja ylläpitää IMI-järjestelmää hankkii järjestelmään tarvittavat käännökset tarjoaa valmiita tarjoaa IMI-koordinaattoreille kysymyssarjoja, jotka perustuvat sisämarkkinalainsäädännön säännöksiin käyttötukea. 1 Myöhemmissä IMIn versioissa, joissa viranomaiset voivat rekisteröityä järjestelmään itse, IMI-koordinaattoreita voidaan myös pyytää tunnistamaan ja validoimaan toimivaltaiset viranomaiset. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:21; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

11 5 5.1 IMI-PYYNNÖN ELINKAARI Yleiskatsaus IMI-järjestelmässä tehdyllä tietopyynnöllä on selvästi määritelty elinkaari, joka koostuu useista vaiheista. Asettamalla kullekin pyynnölle dynaaminen tila voidaan selvittää, missä vaiheessa pyyntö on järjestelmässä tiettynä ajankohtana. Tila muuttuu automaattisesti pyynnön siirtyessä vaiheesta toiseen. 5.2 IMI-pyynnön yksinkertainen kulkureitti IMI-pyynnön kulkureitissä on yksinkertaisimmillaan vain neljä vaihetta pyynnön luomisesta sen loppuunkäsittelyyn Pyyntö lähetetty, odottaa hyväksyntää PYYNTÖ LÄHETETTY, ODOTTAA HYVÄKSYNTÄÄ Pyynnön esittävä viranomainen luo uuden pyynnön ja lähettää sen vastaanottavalle viranomaiselle. Pyyntö on nyt tilassa Pyyntö lähetetty, odottaa hyväksyntää Pyyntö hyväksytty PYYNTÖ HYVÄKSYTTY Vastaanottava viranomainen hyväksyy pyynnön. Pyyntö on nyt tilassa Pyyntö hyväksytty Pyynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu PYYNNÖN KÄSITTELY KESKEN, TIEDOT TOIMITETTU Vastaanottava viranomainen toimittaa pyydetyt tiedot pyynnön esittäneelle viranomaiselle. Pyyntö on nyt tilassa pynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu. 11 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:21; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

12 5.2.4 Pyyntö loppuunkäsitelty, tiedot hyväksytty PYYNTÖ LOPPUUNKÄSITELTY, TIEDOT HYVÄKSYTTY Pyynnön esittänyt viranomainen hyväksyy toimitetut tiedot, ja pyynnön käsittely lopetetaan. Pyyntö on nyt tilassa Pyyntö loppuunkäsitelty, tiedot hyväksytty. Yksinkertainen pyynnön kulku IMIssä voidaan esittää seuraavasti: 5.3 Vaihtoehtoiset kulkureitit Vaikka useimmat tietojenvaihdot ovat yksinkertaisia, tietopyynnön elinkaaren eri vaiheista voi edetä vaihtoehtoisia reittejä. Näitä kuvataan seuraavassa Uuden pyynnön luominen (pyynnön esittävä viranomainen) Pyyntöluonnoksen tallentaminen PYYNTÖLUONNOS Pyynnön esittävä viranomainen luo uuden pyynnön, mutta sen sijaan että se lähettäisi sen vastaanottavalle viranomaiselle, se päättää tallentaa pyyntöluonnoksen lähetettäväksi myöhempänä ajankohtana. Pyyntö on nyt tilassa Pyyntöluonnos. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:21; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

13 Uuden pyynnön käsittely (pyynnön vastaanottava viranomainen) Pyynnön välittäminen toiselle vastaanottavalle viranomaiselle PYYNTÖ VÄLITETTY, ODOTTAA HYVÄKSYNTÄÄ Vastaanottava viranomainen voi päättää, että pyyntö kuuluukin toiselle vastaanottavalle viranomaiselle. Sen sijaan, että se hyväksyisi pyynnön, se välittää viestin toiselle toimivaltaiselle viranomaiselle tai IMI-koordinaattorille. Pyyntö on nyt tilassa Pyyntö välitetty, odottaa hyväksyntää Osavastauksen antaminen vastaanotettuun pyyntöön PYYNNÖN KÄSITTELY KESKEN, OSA TIEDOISTA TOIMITETTU Vastaanottava viranomainen ei ehkä heti pysty toimittamaan täydellistä vastausta pyynnön esittäneelle viranomaiselle. Se voi päättää antaa osavastauksen eli vastata vain osaan kysymyksistä. Loput vastaukset voidaan toimittaa myöhemmin. Tässä tilanteessa pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, osa tiedoista toimitettu Kieltäytyminen vastaamasta vastaanotettuun pyyntöön PYYNTÖ LOPPUUNKÄSITELTY, TIETOJA EI SAATAVISSA Jos vastaanottava jäsenvaltio päättää, että pyyntöön ei ole mahdollista vastata, se kieltäytyy vastaamasta ja pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö loppuunkäsitelty, tietoja ei saatavissa. Yleensä vain IMI-koordinaattori voi päättää, että jäsenvaltiossa ei ole sellaista toimivaltaista viranomaista, joka voisi vastata pyyntöön. Joissakin poikkeustapauksissa toimivaltaisella viranomaisella voidaan katsoa olevan oikeus kieltäytyä vastaamasta pyyntöön jäsenvaltion puolesta. 13 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:21; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

14 Edellä esitetyt vaihtoehtoiset pyynnön kulkureitit voidaan esittää seuraavasti: Saadun vastauksen käsittely (pyynnön esittänyt viranomainen) Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja pyydetty PYYNNÖN KÄSITTELY KESKEN, LISÄTIETOJA PYYDETTY 14 Pyynnön esittänyt viranomainen voi olla tyytymätön pyynnön vastaanottaneen viranomaisen antamaan vastaukseen. Tässä tilanteessa se voi päättää olla hyväksymättä vastausta ja pyytää lisätietoja pyynnön vastaanottaneelta viranomaiselta. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja pyydetty Lisätietopyynnön käsittely (pyynnön vastaanottanut viranomainen) Lisätietopyynnön hyväksyminen LISÄTIETOPYYNTÖ HYVÄKSYTTY Saatuaan lisätietopyynnön (vastauksen ollessa epätyydyttävä) pyynnön vastaanottanut viranomainen voi päättää, että se voi toimittaa lisätietoja. Kun se päättää tehdä niin, pyyntö asetetaan tilaan Lisätietopyyntö hyväksytty. (Huom. Kun lisätiedot on toimitettu pyynnön esittäneelle viranomaiselle, pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu.) Format: ( x mm); Date: May 13, :50:22; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

15 Lisätietoja ei voi toimittaa PYYNNÖN KÄSITTELY KESKEN, LISÄTIETOJA EI SAATAVISSA Saatuaan lisätietopyynnön (vastauksen ollessa epätyydyttävä) pyynnön vastaanottanut viranomainen voi päättää, että se ei voi toimittaa lisätietoja. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja ei saatavissa Lisätietopyynnön käsittely (pyynnön esittänyt viranomainen) Pyyntö loppuunkäsitelty, lisätietoja ei saatavissa PYYNTÖ LOPPUUNKÄSITELTY, LISÄTIETOJA EI SAATAVISSA Jos pyynnön vastaanottanut viranomainen ei voi toimittaa lisätietoja (vastauksen ollessa epätyydyttävä), pyynnön esittänyt viranomainen voi päättää hyväksyä tilanteen. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö loppuunkäsitelty, lisätietoja ei saatavissa Epätäydellisen pyynnön käsittelyn lopettaminen Pyyntö peruttu PYYNTÖ PERUTTU Pyynnön esittävä viranomainen voi milloin tahansa päättää perua tekemänsä pyynnön. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö peruttu, mutta sitä voi vielä tarkastella verkossa Pyyntö poistettu PYYNTÖ POISTETTU 15 EU:n järjestelmävastaava voi poistaa pyynnön missä tahansa sen kulkuvaiheessa. Pyyntö voidaan poistaa vain, jos pyynnön esittänyt viranomainen sitä toivoo. Poiston jälkeen pyyntöä ei voi enää tarkastella verkossa. 5.4 Kulkureitit, joissa IMI-koordinaattori on mukana (pitkä reitti) Hyväksymismenettely Jotkin jäsenvaltiot ovat päättäneet valvoa tietojenvaihtoa omien toimivaltaisten viranomaistensa ja muiden jäsenvaltioiden viranomaisten välillä keskitetysti. Jotta tämä olisi helpompaa, koordinaattoreilla on mahdollisuus hyväksyä uudet viestit tai vastaukset, ennen kuin ne lähetetään toisen jäsenvaltion viranomaiselle. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:22; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

16 Tähän hyväksymismenettelyyn kuuluu uusia pyyntöjen tiloja, jotka esitetään seuraavassa Pyyntö odottaa koordinaattorin hyväksyntää PYYNTÖ ODOTTAA KOORDINAATTORIN HYVÄKSYNTÄÄ Rekisteröidessään toimivaltaista viranomaista IMI-järjestelmään IMI-koordinaattori voi asettaa ehdon, jonka mukaan viranomaisen toiselle jäsenvaltiolle esittämä pyyntö vaatii ennakkohyväksynnän. Tässä tapauksessa toimivaltaisen viranomaisen lähettäessä uuden pyynnön toiselle jäsenvaltiolle pyyntöä ei aseteta tilaan Pyyntö lähetetty, odottaa koordinaattorin hyväksyntää vaan tilaan Pyyntö odottaa koordinaattorin hyväksyntää, ja pyyntö lähetetään hyväksyttäväksi IMI-koordinaattorille vastaanottavan viranomaisen sijasta. Jos koordinaattori hyväksyy pyynnön, sen tilaksi tulee Pyyntö lähetetty, odottaa hyväksyntää ja se lähetetään vastaanottavalle viranomaiselle Koordinaattori ei ole hyväksynyt pyyntöä KOORDINAATTORI EI OLE HYVÄKSYNYT PYYNTÖÄ Jos IMI-koordinaattori ei hyväksy lähetettyä pyyntöä, pyynnön tilaksi tulee Koordinaattori ei ole hyväksynyt pyyntöä ja pyyntö palautetaan pyynnön esittäneelle toimivaltaiselle viranomaiselle, joka voi muuttaa sitä tai lopettaa sen käsittelyn Pyyntö loppuunkäsitelty, koordinaattori ei ole hyväksynyt pyyntöä PYYNTÖ LOPPUUNKÄSITELTY, KOORDINAATTORI EI OLE HYVÄKSYNYT PYYNTÖÄ 16 Jos IMI-koordinaattori ei ole hyväksynyt uuden lähetettävän pyynnön sisältöä, pyynnön esittänyt toimivaltainen viranomainen voi päättää lopettaa pyynnön käsittelyn ja päättää prosessin sen sijaan, että se muuttaisi pyyntöä ja lähettäisi sen uudelleen. Jos se päättää lopettaa prosessin, pyynnön käsittely lopetetaan ja tilaksi tulee Pyyntö loppuunkäsitelty, koordinaattori ei ole hyväksynyt pyyntöä. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:22; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

17 Vastaus odottaa koordinaattorin hyväksyntää VASTAUS ODOTTAA KOORDINAATTORIN HYVÄKSYNTÄÄ Rekisteröidessään toimivaltaista viranomaista IMI-järjestelmään IMI-koordinaattori voi asettaa ehdon, jonka mukaan viranomaisen toisen jäsenvaltion pyyntöön antamat vastaukset vaativat ennakkohyväksynnän. Tässä tapauksessa toimivaltaisen viranomaisen lähettäessä vastauksen toiselle jäsenvaltiolle pyyntöä ei aseteta tilaan Pyynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu vaan tilaan Vastaus odottaa koordinaattorin hyväksyntää, ja se lähetetään hyväksyttäväksi IMI-koordinaattorille eikä pyynnön esittäneelle viranomaiselle. Jos koordinaattori hyväksyy vastauksen, pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely kesken, tiedot toimitettu ja vastaus lähetetään pyynnön esittäneelle toimivaltaiselle viranomaiselle Osavastaus, odottaa koordinaattorin hyväksyntää OSAVASTAUS, ODOTTAA KOORDINAATTORIN HYVÄKSYNTÄÄ Kuten pyynnön edetessä tavanomaista kulkureittiä pyynnön vastaanottanut viranomainen voi päättää antaa osavastauksen vastaamalla vain joihinkin pyynnössä esitettyihin kysymyksiin ja jättämällä loppuihin kysymyksiin vastaamisen myöhemmäksi. Koska IMI-koordinaattori on edellyttänyt, että kyseisen viranomaisen antamat vastaukset on hyväksyttävä, pyyntö asetetaan tilaan Osavastaus, odottaa koordinaattorin hyväksyntää. Kun IMI-koordinaattori on hyväksynyt vastauksen, pyynnön tilaksi tulee Pyynnön käsittely kesken, osa tiedoista toimitettu. 17 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:22; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

18 Koordinaattori ei ole hyväksynyt vastausta KOORDINAATTORI EI OLE HYVÄKSYNYT VASTAUSTA Jos IMI-koordinaattori päättää olla hyväksymättä toimivaltaisen viranomaisen antamaa vastausta (täydellistä tai osittaista), pyynnön tilaksi tulee Koordinaattori ei ole hyväksynyt vastausta ja se palautuu pyynnön vastaanottaneelle toimivaltaiselle viranomaiselle muutoksia varten Siirtomenettely IMI-pyyntöihin vastaaminen varmistetaan tietyillä varmistusmenettelyillä pyynnön kulun aikana. Kun vastaanottava viranomainen saa pyynnön, sen on ensin päätettävä, hyväksyykö se pyynnön vai toimittaako se sen toiselle vastaanottavalle viranomaiselle tai koordinaattorille omassa maassaan. Hyväksymällä itselleen osoitetun pyynnön vastaanottava toimivaltainen viranomainen vahvistaa halunsa vastata. Pyynnön esittävä viranomainen ei kuitenkaan ehkä ole tyytyväinen saamaansa vastaukseen. Siirtomenettely tarkoittaa sitä, että jos pyynnön esittävä toimivaltainen viranomainen ei ole tyytyväinen saamaansa vastaukseen, sen on saatava sekä oman IMI-koordinaattorinsa että pyynnön vastaanottavan viranomaisen IMIkoordinaattorin suostumus lisätietojen pyytämiseen. Ainoastaan jos nämä kaksi IMI-koordinaattoria ovat yhtä mieltä siitä, että lisätietoja tarvitaan, pyynnön vastaanottavaa viranomaista pyydetään toimittamaan lisätietoja. Jos jompikumpi näistä kahdesta IMI-koordinaattorista katsoo, että pyynnön vastaanottaneen viranomaisen antama vastaus on riittävä, pyynnön käsittely lopetetaan. Koordinaattorit voivat päättää IMI-järjestelmässä, etteivät he halua osallistua siirtomenettelyyn. Tällaisessa tapauksessa järjestelmä olettaa, että koordinaattori on yhtä mieltä oman maansa toimivaltaisen viranomaisen kanssa. Siirtomenettely sisältää useita uusia pyyntötiloja, jotka esitellään seuraavassa. Tietojenkäsittely IMIssä: Yleisesitys siirtomenettelystä 18 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:23; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

19 Pyyntö siirretty pyynnön esittäjän koordinaattorille PYYNTÖ SIIRRETTY PYYNNÖN ESITTÄJÄN KOORDINAATTORILLE Jos pyynnön esittänyt viranomainen saa vastauksen pyyntöön mutta katsoo, että vastaus on riittämätön, se voi pyytää lisätietoja pyynnön vastaanottaneelta viranomaiselta. Jos pyynnön vastaanottanut viranomainen ei pysty toimittamaan lisätietoja, mutta pyynnön esittänyt viranomainen katsoo, että puuttuvat tai täydentävät tiedot voitaisiin toimittaa, se voi päättää siirtää epätyydyttävän vastauksen omalle IMI-koordinaattorilleen ja pyytää tämän mielipidettä. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö siirretty pyynnön esittäjän koordinaattorille Pyyntö siirretty pyynnön vastaanottajan koordinaattorille PYYNTÖ SIIRRETTY PYYNNÖN VASTAANOTTAJAN KOORDINAATTORILLE Jos pyynnön esittäjän koordinaattori on samaa mieltä toimivaltaisen viranomaisen kanssa siitä, että pyyntöön esitettyyn vastaukseen olisi toimitettava lisätietoja, se voi osoittaa olevansa samaa mieltä ja siirtää pyynnön sen vastaanottavan viranomaisen IMI-koordinaattorille tämän mielipidettä varten. Tässä tapauksessa pyyntö asetetaan tilaan Pyyntö siirretty pyynnön vastaanottajan koordinaattorille. Jos pyynnön vastaanottajan koordinaattori on yhtä mieltä siitä, että lisätietoja on toimitettava, pyyntö siirretään takaisin pyynnön vastaanottaneelle toimivaltaiselle viranomaiselle ja se asetetaan tilaan Pyynnön käsittely kesken, lisätietoja pyydetty. Jos pyynnön vastaanottanut koordinaattori ei ole samaa mieltä, pyynnön käsittely lopetetaan ja pyynnön tilaksi tulee Pyyntö loppuunkäsitelty, lisätietoja ei saatavissa. Edellisellä sivulla olevassa kaaviossa on yleisesitys siirtomenettelystä, jossa sekä pyynnön esittäjän että sen vastaanottajan koordinaattorit ovat mukana. On kuitenkin huomattava, että käyttäjä ei milloinkaan osallistu menettelyn kaikkiin vaiheisiin vaan vastaa ainoastaan oman viranomaisensa toimista. 6 IMI JA TIETOSUOJALAINSÄÄDÄNTÖ Koska IMI-järjestelmää käytetään henkilötietojen vaihtoon, tarvitaan tehokasta tietosuojaa. Järjestelmään sovelletaan asiaankuuluvaa tietosuojalainsäädäntöä ( 2 ) täysimääräisesti. IMIn käytöllä varmistetaan lainsäädännön noudattaminen kansallisten viranomaisten vaihtaessa tietoja, sillä järjestelmässä on tarkoin määritelty tiedot, joita voi vaihtaa, kenen kanssa ja millä edellytyksillä. Järjestelmään on myös sisällytetty erityisiä toimia, joilla tietosuojasääntöjen noudattaminen varmistetaan. Näin IMI lisää tietosuojaa ja korvaa epävarman tietojenvaihdon (faksit, sähköpostiviestit ja kirjeet) jäsenvaltioiden välillä. Lisäksi järjestelmän avulla pyritään jatkuvasti parantamaan asiaa koskevien turva- ja tietosuojavaatimusten noudattamista. 19 Komissio on myös tehnyt päätöksen ( 3 ), jossa määritellään IMI-toimijoiden tehtävät, oikeudet ja velvollisuudet tietosuojan osalta. Tämä päätös antaa IMIn toiminnalle oikeudellisen pohjan. Siinä määritellään selkeästi, mitä tietoja 2 Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivi 95/46/EY, annettu 24 päivänä lokakuuta 1995, yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 1995/281, s. 31), sellaisena kuin se on muutettuna asetuksella (EY) N:o 1882/2003 (EUVL L 2003/284, s. 1); Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EY) N:o 45/2001, annettu 18 päivänä joulukuuta 2000, yksilöiden suojelusta yhteisöjen toimielinten ja elinten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (EYVL L 2001/8, s. 1). 3 Komission päätös, tehty 12 päivänä joulukuuta 2007, sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmän (IMI) täytäntöönpanosta henkilötietojen suojelun osalta (EUVL L 2008/13, s. 18). Format: ( x mm); Date: May 13, :50:23; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

20 voidaan vaihtaa, kenen kanssa ja millä edellytyksillä. Tavoitteena on auttaa varmistamaan, että asiaankuuluvaa tietosuojalainsäädäntöä noudatetaan. On kuitenkin syytä korostaa, että IMIssä vaihdettujen tietojen sisältämistä henkilötiedoista ei luoda pysyvää tietokantaa tai rekisteriä tietojenvaihtoon sisältyneet henkilötiedot hävitetään viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tietojenvaihdon muodollisesta päättymisestä, ja tilastointia varten tallennetut tiedot muutetaan nimettömiksi henkilötiedot ovat ainoastaan tietojenvaihdossa suoraan osallisina olevien toimivaltaisten viranomaisten saatavilla. Henkilötietojen poistaminen IMIstä Henkilötietojen suojelua IMIssä koskevassa komission päätöksessä määritellään, että kaikki tietojenvaihtoon sisältyneet henkilötiedot on poistettava automaattisesti viimeistään kuuden kuukauden kuluttua tietojenvaihdon muodollisesta päättymisestä. Toimivaltaiset viranomaiset pääsevät vielä tarkastelemaan pyyntöä tilastotarkoituksiin, mutta tässä vaiheessa ne eivät voi nähdä mitään siihen liittyviä henkilötietoja. IMIssä toimivaltainen viranomainen voi pyytää henkilötietojen poistamista tietopyynnöstä, jonka käsittely on lopetettu, myös ennen kuuden kuukauden ajanjakson päättymistä. Jos toimivaltainen viranomainen pyytää poistamaan tiedot aiemmin, pyyntö saa uuden tilan Henkilötietojen poistamista pyydetty. Tietopyynnön toista osapuolta informoidaan asiasta ja siltä pyydetään suostumusta. Kun molemmat viranomaiset ovat yhtä mieltä, komissiolle tiedotetaan asiasta ja se huolehtii siitä, että pyynnöstä poistetaan kaikki henkilötiedot 10 päivän kuluessa. 20 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:23; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

21 OSA 2 Ohjeet toimivaltaisille viranomaisille ja IMI-koordinaattoreille 21 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:23; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

22 IMI-järjestelmän perustoiminnot 7 KIRJAUTUMINEN IMI-JÄRJESTELMÄÄN IMI-järjestelmää pääsevät käyttämään rekisteröityneet käyttäjät, joilla on hallussaan käyttäjätunnus, salasana ja turvakoodi. 7.1 Käyttäjätunnus Kun henkilö on rekisteröity IMI-järjestelmän käyttäjäksi, hänen edustamansa viranomaisen paikallinen tietovastaava lähettää hänelle käyttäjätunnuksen. Jos henkilö on viranomaisen ensimmäinen käyttäjä, hän saa käyttäjätunnuksen viranomaisen rekisteröineeltä IMI-koordinaattorilta. Käyttäjätunnus ilmoitetaan erikseen joko postitse, puhelimitse, faksilla tai henkilökohtaisesti. ( 4 ) 7.2 Ohjeet ja salasana Uusi käyttäjä saa kaksi sähköpostiviestiä, jotka järjestelmä lähettää hänelle automaattisesti rekisteröintimenettelyn päätyttyä. Ensimmäisessä sähköpostiviestissä kerrotaan, miten järjestelmään kirjaudutaan. Toinen viesti sisältää väliaikaisen salasanan. Se lähetetään viranomaisen ensimmäiselle käyttäjälle 48 tuntia rekisteröinnin jälkeen ja seuraaville käyttäjille 24 tuntia rekisteröinnin jälkeen. Viranomaisen ensimmäiselle käyttäjälle lähetettävä viesti sisältää myös selvityksen siitä, mitä tietoja ja asetuksia käyttäjän olisi päivitettävä kirjauduttaessa ensimmäistä kertaa IMI-järjestelmään. Viranomaisen ensimmäisen käyttäjän kannattaa erityisesti tutustua tämän ohjeen kohtiin 15 19, jotka käsittelevät paikallista tiedonhallintaa. 7.3 Ensimmäinen kirjautuminen IMI-järjestelmään Saatuaan IMI-käyttäjätunnuksen ja väliaikaisen salasanan uusi käyttäjä voi kirjautua järjestelmään ja saattaa rekisteröintiprosessin loppuun. Ensimmäinen kirjautuminen tapahtuu käyttäjätunnuksen ja väliaikaisen salasanan avulla. Käyttäjää pyydetään sen jälkeen välittömästi vaihtamaan salasana. Uusi salasana on pidettävä tallessa. Salasanan vaihtamisen jälkeen järjestelmä pyytää luomaan ja vahvistamaan 12-merkkisen turvakoodin. Koodissa olisi oltava sekä kirjaimia, numeroita että erikoismerkkejä. Myös koodi on pidettävä tallessa. Kun turvakoodi on annettu, rekisteröintiprosessi on päättynyt. 22 Saatuaan käyttäjätunnuksen, salasanan ja turvakoodin käyttäjä voi milloin tahansa kirjautua IMI-järjestelmään. Kirjauduttaessa pyydetään aina antamaan käyttäjätunnus, salasana ja kolme satunnaisesti valittua merkkiä henkilökohtaisesta turvakoodista. Huomaa, että IMI erottaa isot ja pienet kirjaimet. 4 Kussakin jäsenvaltiossa on yksi kansallinen IMI-koordinaattori (NIMIC). Jäsenvaltiot voivat myös harkintansa mukaan nimetä valtuutettuja IMIkoordinaattoreita (DIMIC), joiden tehtävänä on hoitaa koordinointia tietyllä lainsäädäntöalalla, hallinnonalalla tai maantieteellisellä alueella. Joissakin harvinaisissa tapauksissa alueellinen valtuutettu IMI-koordinaattori vastaa kaikista alueensa lainsäädäntöaloista, ja silloin häntä kutsutaan nimikkeellä Super-DIMIC (SDIMIC). Format: ( x mm); Date: May 13, :50:23; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

23 IMI-järjestelmään pääsy IMI on internetin kautta käytettävä ohjelmistotyökalu. Linkki IMI-sivustolle: IMI-järjestelmässä on haluttu välttää käyttöympäristökohtaisia ratkaisuja. Sitä pitäisi voida käyttää lähes kaikilla uusimmilla verkkoselaimilla. Järjestelmän testausvaiheessa ei ole ollut kuitenkaan mahdollista testata kaikkia käyttöympäristöjä ja kokoonpanoja. On syytä huomioida, että selaimen tiukat turva-asetukset voivat rajoittaa IMI-järjestelmän käyttöä. Joitakin IMItoimintoja ei voi käyttää, jos esimerkiksi JavaScript-tuki on pois päältä. Käyttö ei onnistu myöskään, jos IMI on lisätty Internet Explorerissa Restricted sites (Rajoitetut sivustot) -luetteloon. Jos IMI-järjestelmään pääsyssä on ongelmia, kannattaa ottaa yhteyttä oman viranomaisen paikallisesta tietoverkosta vastaavaan henkilöön. Lisätietoja suositelluista internetasetuksista on IMI-verkkosivustolla kohdassa IMI-järjestelmän julkaisutiedot: yhteensopivat internetselaimet ja käyttöympäristö. 7.4 Väärä käyttäjätunnus, salasana tai turvakoodi Käyttäjä voi yrittää kirjautumista viisi kertaa. Jos hän ei näiden viiden yrityksen aikana onnistu kirjautumaan oikealla käyttäjätunnus-, salasana- ja turvakoodiyhdistelmällä, käyttäjätunnus lukkiutuu. Sitä ei voi käyttää, ennen kuin oman viranomaisen paikallinen tietovastaava palauttaa salasanan. Jos käyttäjä on itse kyseisen viranomaisen ainoa paikallinen tietovastaava ja käyttäjätunnus lukkiutuu, on otettava yhteyttä omaan IMI-koordinaattoriin, joka voi palauttaa salasanan Käyttäjätunnus on unohtunut Jos käyttäjätunnus on unohtunut, kannattaa ottaa suoraan yhteyttä oman viranomaisen paikalliseen tietovastaavaan. Paikallinen tietovastaava toimittaa käyttäjätunnuksen erikseen. Jos käyttäjä on itse kyseisen viranomaisen ainoa paikallinen tietovastaava ja käyttäjätunnus on unohtunut, kannattaa ottaa yhteyttä oman IMI-koordinaattorin (koordinaattori, joka hoiti viranomaisen rekisteröinnin) paikalliseen tietovastaavaan, joka toimittaa käyttäjätunnuksen erikseen Salasana tai turvakoodi on unohtunut Jos salasana tai turvakoodi on unohtunut, kannattaa ottaa suoraan yhteyttä oman viranomaisen paikalliseen tietovastaavaan, joka voi palauttaa salasanan. Salasanan palauttamisen jälkeen käyttäjälle lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti, joka sisältää uuden väliaikaisen salasanan. Kirjautuminen etenee sen jälkeen kohdassa 7.3 esitetyllä tavalla. Jos käyttäjä on itse viranomaisen ainoa paikallinen tietovastaava ja salasana tai turvakoodi on unohtunut, kannattaa ottaa yhteyttä oman IMI-koordinaattorin paikalliseen tietovastaavaan, joka voi palauttaa salasanan. Salasanan palauttamisen jälkeen käyttäjälle lähetetään automaattisesti sähköpostiviesti, joka sisältää uuden väliaikaisen salasanan. Kirjautuminen etenee sen jälkeen kohdassa 7.3 esitetyllä tavalla. 7.5 Kielen valinta IMI on monikielinen järjestelmä, jota voi käyttää EU:n kaikilla virallisilla kielillä. Näytön oikeassa yläkulmassa on kielivalikko (myös kirjautumisvaiheessa). Tästä alasvetovalikosta voi valita kielen, jolla järjestelmää haluaa käyttää. Uloskirjautuessa IMI muistaa kielivalinnan ja asettaa sen oletuskieleksi seuraavaa kirjautumiskertaa varten. 23 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:23; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

24 8 TOIMIVALTAISEN VIRANOMAISEN HAKU JA PYYNTÖJEN KATSELU n tarkoituksena on avustaa toimivaltaisia viranomaisia, kun ne pyytävät tietoja toisen jäsenvaltion viranomaisilta sisämarkkinalainsäädännössä säädettyjen velvoitteiden mukaisesti. IMI-järjestelmässä on monia perustoimintoja, jotka auttavat käyttäjiä tietojenvaihdossa. Kaikilla IMIin rekisteröityneillä käyttäjillä on oikeus hakea toimivaltaista viranomaista katsella edustamansa viranomaisen lähettämien ja vastaanottamien pyyntöjen luetteloa. 8.1 Toimivaltaisen viranomaisen haku IMI-järjestelmässä on tietokanta koko ETA-alueen toimivaltaisista viranomaisista, jotka osallistuvat sisämarkkinalainsäädännön soveltamiseen maassaan. Hakutoiminnon avulla jäsenvaltioiden viranomaiset voivat saada tietoa IMI-järjestelmään rekisteröityneistä viranomaisista sekä siitä, miten niihin saadaan yhteyttä Hakukriteerit Toimivaltaista viranomaista voi hakea seuraavilla hakukriteereillä tai niiden yhdistelmällä: maa lainsäädäntöala (esim. ammattipätevyyden tunnustaminen tai palvelut) viranomaistyyppi vapaamuotoinen avainsanahaku viranomaisen nimi (osittain tai kokonaan), katuosoite, postinumero tai kaupunki Haun tulos Haun tuloksena on luettelo viranomaisista, joiden tiedot vastaavat annettuja hakukriteereitä. Hakukriteerit voi täyttää useampi kuin yksi viranomainen. Tässä tapauksessa näytetään luettelo viranomaisista, joiden tiedot vastaavat annettuja hakukriteereitä. Jos valituilla hakukriteereillä ei löydy yhtään viranomaista, hakutulosten määräksi näytetään Toimivaltaisten viranomaisten tietokannassa on viranomaisten virallisten nimien lisäksi kunkin viranomaisen epävirallinen nimi. Epäviralliset nimet on käännetty kaikille virallisille EU-kielille, ja niiden tarkoituksena on auttaa käyttäjiä ymmärtämään haussa valikoitujen viranomaisten toiminnan luonne. Hakutuloksena saaduista viranomaisista annetaan yleistietoja, kuten kielet, joita se ymmärtää, toimivallan ala sekä lainsäädäntöala(t), jo(i)lla viranomainen toimii. Viranomaiselle voi myös lähettää suoraan sähköpostia. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:24; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

25 8.1.3 Mitä tapahtuu, jos hakukriteereillä ei löydy yhtään sopivaa toimivaltaista viranomaista? Jos sopivaa toimivaltaista viranomaista ei löydy, hakukriteeriksi kannattaa valita halutun jäsenvaltion vastaava(t) IMIkoordinaattori(t). Järjestelmä antaa yleistiedot haussa löytyneistä IMI-koordinaattoreista. Tiedot sisältävät muun muassa koordinaattorin osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen. Koordinaattoriin voi ottaa yhteyttä ja pyytää apua sopivan toimivaltaisen viranomaisen etsimisessä. 8.2 Pyyntöjen katselu pyyntöluettelot IMI-järjestelmässä on mahdollista nähdä edustamaansa viranomaiseen liittyvät pyynnöt eri tavoin ryhmiteltyinä. Luetteloita pääsee tarkastelemaan IMIn kotisivulta. Ne on ryhmitelty viranomaistyypin ja käyttäjäroolin mukaan. Pyyntöluettelossa ei oletusarvoisesti näytetä loppuunkäsiteltyjä pyyntöjä, jotka eivät enää edellytä toimenpiteitä kummaltakaan viranomaiselta (ts. pyynnöt jotka ovat tilassa Loppuunkäsitelty). Käyttäjä voi kuitenkin halutessaan nähdä loppuunkäsitellyt pyynnöt asettamalla niiden valinnaksi KYLLÄ Kaikki edustamani viranomaisen lähettämät ja vastaanottamat pyynnöt Kaikki toimivaltaista viranomaista edustavat käyttäjät, myös peruskäyttäjä, pääsevät tarkastelemaan luetteloa Kaikki edustamani viranomaisen lähettämät ja vastaanottamat pyynnöt. Tässä luettelossa on pyynnöt, joissa käyttäjän edustama viranomainen on joko pyynnön esittävä viranomainen (viranomaisen lähettämät pyynnöt) tai pyynnön vastaanottava viranomainen (viranomaisen vastaanottamat pyynnöt) Tehtäväluettelo Jos käyttäjällä on pyynnön käsittelijän, allokoijan tai siirron käsittelijän oikeudet, hän pääsee käyttämään myös tehtäväluetteloa. Se sisältää kaikki pyynnöt, jotka edellyttävät käyttäjältä toimia hänen edustamansa viranomaisen puolesta. Lisätietoa tehtäväluettelosta on kohdassa Muiden viranomaisten pyynnöt Tätä luetteloa pääsevät tarkastelemaan kaikki muut viranomaista edustavat käyttäjät paitsi peruskäyttäjät. Jos käyttäjän edustama viranomainen on linkitetty muihin viranomaisiin, käyttäjä voi nähdä yleistiedot myös näiden viranomaisten lähettämistä ja vastaanottamista pyynnöistä (ks. kohta 19). Jos viranomaista ei ole linkitetty muihin viranomaisiin, luettelo on tyhjä. Jos käyttäjä on IMI-koordinaattori, luettelossa näytetään myös pyynnöt, joihin hänen edustamansa viranomainen on linkitetty koordinaattorina. Linkitetyt viranomaiset Muita saman jäsenvaltion viranomaisia voidaan linkittää toimivaltaiseen viranomaiseen (ks. kohta 19). Tämän toimenpiteen voi tehdä paikallinen tietovastaava. Linkitetty viranomainen voi näin tarkastella toisen viranomaisen pyyntöjä luettelossa Muiden viranomaisten pyynnöt. Linkitetty viranomainen näkee yleiskatsauksen pyynnöistä. Yleiskatsaus ei sisällä mitään tietojenvaihdon kohteeseen liittyviä henkilökohtaisia tietoja. Linkityksen avulla esimerkiksi terveydenhuoltoalaa edustava kansallinen laitos voi nähdä yleiskatsauksen saman jäsenvaltion alue- tai paikallistoimiston käsittelemistä pyynnöistä 25 Format: ( x mm); Date: May 13, :50:24; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed

26 8.2.4 Pyynnöt, joissa olen koordinaattori (NIMIC, SDIMIC tai DIMIC) Toimivaltaisen viranomaisen IMI-koordinaattoreista vähintään yksi voidaan linkittää sen tietopyyntöihin. Tämä koordinaattori voi olla mukana hyväksymismenettelyssä tai hänen mielipidettään voidaan kysyä, jos eri maiden viranomaisten välillä on erimielisyyttä (ks. kohta 24). Tässä luettelossa on pyynnöt, joissa asianomaiselle IMI-koordinaattorille on määritelty koordinaattorin rooli. Luetteloa pääsevät käyttämään kaikki k.o. koordinaattoria edustavat käyttäjät, myös peruskäyttäjät Kiireellisyysluettelo (ainoastaan NIMIC, SDIMIC ja DIMIC) IMI-koordinaattoreilla on tärkeä tehtävä varmistaa, että heidän edustamalleen toimivaltaiselle viranomaiselle tulevat pyynnöt käsitellään oikea-aikaisesti. Koordinaattoreille on sen vuoksi laadittu oma luettelonsa, jonka avulla he voivat pysyä selvillä pyynnöistä, jotka koskevat heidän koordinoimiaan viranomaisia. Tämä kiireellisyysluettelo on kaikkien koordinaattoria edustavien käyttäjien käytettävissä ja se sisältää pyynnöt, joiden määräaika lähestyy myöhässä olevat pyynnöt jo jonkin aikaa sitten vastaanotetut pyynnöt, joita ei ole vielä hyväksytty. Seuraamalla tätä luetteloa IMI-koordinaattorit voivat paikallistaa mahdolliset ongelmat. He voivat ottaa yhteyttä asianomaiseen viranomaiseen ja auttaa sitä sekä varmistaa, että lakisääteiset velvoitteet tietojen välittämisestä muiden jäsenvaltioiden viranomaisille täytetään. Oletusarvoisesti koordinaattorit voivat nähdä vain ns. yleiskatsauksen näistä pyynnöistä (ellei viranomainen ole antanut heille oikeuksia nähdä kaikkia tietoja). Koordinaattorit eivät voi nähdä tietojenvaihdon kohteen henkilötietoja. 26 Kiireellisyysluettelo sisältää: Jos käyttäjä on DIMIC... Jos käyttäjä on SDIMIC... Jos käyttäjä on NIMIC... kaikki käyttäjän IMIin rekisteröimien tai validoimien toimivaltaisten viranomaisten kiireelliset pyynnöt kaikki sellaisten toimivaltaisten viranomaisten kiireelliset pyynnöt, joihin käyttäjä on linkitetty koordinaattoriksi (ks. kohta 19) kaikki käyttäjän IMIin rekisteröimien tai validoimien toimivaltaisten viranomaisen kiireelliset pyynnöt kaikki sellaisten toimivaltaisten viranomaisten kiireelliset pyynnöt, joihin käyttäjä on linkitetty koordinaattoriksi (ks. kohta 19) kaikkien käyttäjän IMIin rekisteröimien tai validoimien DIMICien kiireellisyysluetteloihin sisältyvät pyynnöt kaikki käyttäjän IMIin rekisteröimien tai validoimien toimivaltaisten viranomaisen kiireelliset pyynnöt kaikki sellaisten toimivaltaisten viranomaisten kiireelliset pyynnöt, joihin käyttäjä on linkitetty koordinaattoriksi (ks. kohta 19) kaikkien käyttäjän jäsenvaltion SDIMICien ja DIMICien kiireellisyysluetteloihin sisältyvät pyynnöt. Format: ( x mm); Date: May 13, :50:24; Output Profile: CMYK ISO Coated v2 (ECI); InkSave 280; Preflight: Failed