OJS:n käyttö tieteellisten lehtien toimitustyössä ja TSV:n kehittämishanke. Antti-Jussi Nygård

Transkriptio

1 OJS:n käyttö tieteellisten lehtien toimitustyössä ja TSV:n kehittämishanke Antti-Jussi Nygård

2 Käsiteltävät asiat 1. Kotimaiset tieteelliset lehdet avoimiksi ja vaikuttamaan -hanke lyhyesti 2. OJS-järjestelmän käyttö toimitustyössä 3. OJS-järjestelmän kehitystyö syyskuussa alkaneen hankkeen aikana Keskustelu

3 Kotimaiset tieteelliset lehdet avoimiksi ja vaikuttamaan

4 TSV:n ja Kansalliskirjaston yhteinen hanke 1. Rahoitusmalli kotimaisille avoimille lehdille 2. Teknisen infrastruktuurin kehittäminen Tavoitteena Avoimilla suomalaisilla lehdillä on kestävä rahoituspohja Suomalaiset lehdet vastaavat sekä kotimaisten että kansainvälisten lukijoiden, kirjoittajien ja tutkimusrahoittajien vaatimuksia avoimen tieteen ympäristössä Suomalaisen tieteen vaikuttavuus kansainvälisessä tiedeyhteisössä ja kotimaisessa yhteiskunnallisessa keskustelussa kasvaa

5 Open Journal Systems ja toimitustyö

6 Open Journal Systems Avoin lähdekoodi, aktiivinen kehittäjäyhteisö Public Knowledge Project (Stanford University ja Simon Fraser University Library) Paikallisesti asennettava järjestelmä, TSV:llä oma asennus Keskeiset toiminnot: Käsikirjoitusten vastaanotto Vertaisarviointi Toimitus Julkaiseminen Metadatan siirto muihin järjestelmiin

7 TSV:n tarjoama tuki Ilmainen jäsenseurojen käyttöön Lyhyt tutustumiskierros OJS:n käyttöön Tätä voisi kehittää! Tekninen tuki ja ohjeistaminen sähköpostitse Ei 24h-palvelua Maksullisena palveluna lehden taiton yms. laajempaa tukea

8 Lehden perustaminen ja muokattavuus Yleistiedot, ohjeistukset, toimituksen menettelytavat, ulkoasu Lisäksi mm.: Käytettävät kielet Arviointilomakkeiden rakenne Sähköpostipohjat

9 Käyttäjähallinta Käyttäjätunnuksen käyttöoikeudet määritetään roolien mukaan Kirjoittaja, arvioija, toimittaja, hallinnoija Oletuksena käyttäjä voi itse rekisteröityä kirjoittajaksi ja arvioijaksi* Lehden hallinnoija voi myös rekisteröidä käyttäjiä ja määrittää laajemmin rooleja

10 Käsikirjoituksen kulku Kirjoittaja lähettää 1 Toimittaja vastaanottaa (tai hylkää/hyväksyy suoraan) 2 Arvioija käsittelee 3 Toimittaja käsittelee ja tekee päätöksen 4 Hyväksytty artikkeli toimitetaan ja taitetaan 5 Uuden numeron toimittaminen 6

11 Kirjoittajan näkymä 1. Käsikirjoituksen lähetys Kirjoittajan tulee olla rekisteröitynyt järjestelmään ja lehden kirjoittajaksi Lehden asetuksissa määritellään, miten kirjoittajaksi voi rekisteröityä

12 Kirjoittajan näkymä 1. Käsikirjoituksen lähetys Ulkoasu riippuu lehden asetuksista ALOITUS

13 Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: ehdot Kirjoittajan hyväksyttäväksi tulevat kohdat määritellään asetuksissa. HYVÄKSYTTÄVÄT KOHDAT Voi liittyä esimerkiksi tiedoston asetuksiin tai sopimuksellisiin seikkoihin

14 Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: ehdot Sopimus tekijänoikeudesta Copyright Notice ja Privacy Statement sisällöt määritellään asetuksissa. Vapaa viesti toimittajalle

15 Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: tiedosto KÄSIKIRJOITUS LADATAAN OMALTA KONEELTA

16 Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: tiedosto UUDELLEEN NIMETTY TIEDOSTO JA ALKUPERÄINEN TIEDOSTONIMI MAHDOLLISUUS VIELÄ KORVATA TIEDOSTO

17 1. Käsikirjoituksen lähetys: metadata Kirjoittajan näkymä Kirjoittajan tiedot Voi antaa useita

18 1. Käsikirjoituksen lähetys: metadata Kirjoittajan näkymä Artikkelin metadata Vaadittavat tiedot määritellään asetuksista

19 Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: liitteet

20 Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: loppu

21 Kirjoittajan näkymä 1. Lähetys: loppu Kun käsikirjoitus liitteineen on lähetetty, tulee kirjoittajan sähköpostiin automaattinen viesti lähetyksen saapumisesta lehteen. Viestin teksti on muokattavissa etukäteen (viestipohjat) Lähetetyn artikkelin liitetiedostoja pääsee lisäämään ja metadataa pääsee korjaamaan Kirjautumalla järjestelmään kirjoittaja voi seurata arvioinnin etenemistä. Saa myös sähköpostia.

22 Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto Toimittaja voi: - Nähdä lehden kokonaistilanteen: saapuneet, arvioidut, toimituksessa olevat - Hallita numeroita - Vastaanottaa käsikirjoituksia - Lähettää viestejä käyttäjille - Vastaanottaa käsikirjoituksia - Tehdään päätöksiä käsikirjoituksen etenemisestä

23 Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto Artikkelien hallinta Hakutoiminto Numeroiden hallinta

24 2. Vastaanotto: saapuneet Toimittajan näkymä Saapuneet artikkelit, otsikosta eteenpäin

25 2. Vastaanotto: perustiedot Toimittajan näkymä Aineisto avataan klikkaamalla tiedostonimeä Lähettäjän nimen perässä olevasta kirjekuoresta voi lähettää sähköpostia Artikkelin osaston voi muuttaa ja metadataa muokata Alkuperäinen tiedosto pysyy aina tallessa

26 Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto: hylkäys/käsittely Voidaan hylätä heti, jolloin lähettäjälle automaattinen sähköposti Muussa tapauksessa valitaan artikkelille jatkokäsittelijä, eli joku toimittajista

27 Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto: arvioijat Käsittelijäksi valittu toimittaja valitsee arvioijat Tarvittaessa lähtevä tiedosto vaihdetaan

28 Toimittajan näkymä 2. Vastaanotto: arvioijat Valitaan rekisteröitynyt arvioija tai luodaan uusi käyttäjätunnus Arvioija saa sähköpostitse tiedustelun halukkuudestaan. Asetuksista riippuen näkee joko pelkän abstraktin tai koko tekstin Jos ei ennen rekisteröitynyt, pääsee luomaan salasanan

29 Arvioijan näkymä 3. Arviointi: tehtävän vastaanotto

30 Arvioijan näkymä 3. Arviointi: lukeminen ja kommentit Aineistot Arviointi ja kommentit Lomakkeessa oletuksena: Kommentit toimittajalle Kommentit kirjoittajalle ja toimittajalle Lomake muokattavissa

31 Arvioijan näkymä 3. Arviointi: suositus toimittajalle Lopuksi valitaan suositus: Accept submission Revisions required Resubmit for review Resubmit elsewhere Decline submission See comments Arvioija pääsee automaattisesti luotuun sähköpostipohjaan, jota voi vielä muokata. Viesti ja tehty suositus välittyy toimittajalle

32 Kirjoittajan näkymä Meanwhile: kirjoittajan näkymä Kirjoittaja näkee miten artikkeli etenee toimituksessa Voi viestiä toimituksen kanssa järjestelmän kautta, viestiliikenne jää talteen Voi lähettää pyydettäessä uusia versioita

33 Toimittajan näkymä 5. Päätös

34 Toimittajan näkymä 5. Päätös Kaikki arvioijat valmiita

35 Toimittajan näkymä 5. Päätös Toimittaja pääsee lukemaan arviointiraportit ja näkee suositukset Näiden pohjalta päätös: Accept submission, revisions required, resubmit for review, decline submission

36 Toimittajan näkymä 5. Päätös Näiden pohjalta päätös: Accept submission, revisions required, resubmit for review, decline submission Kirjekuoresta viesti kirjoittajalle, mukaan saa arvioijan viestin Hyväksynnän jälkeen lähetetään eteenpäin toimitettavaksi

37 Toimittajan näkymä 5. Toimittaminen: tekninen toim. Mahdollisuus pyytää kirjoittajalta tarkistettu versio tekstistä Tiedoston lataaminen kolmanteen vaiheeseen ja kohdan Complete valinta päättää teknisen toimittamisen ja siirtää taittovaiheeseen

38 Toimittajan näkymä 5. Toimittaminen: taitto Aikataulutuksesta valitaan lehden numero Taitettu artikkeli lisätään Galley-kohtaan (pdf, html) Itse taitto ei onnistu järjestelmässä

39 Toimittajan näkymä 5. Toimittaminen: taitto Artikkelin voi vielä lähettää oikoluettavaksi kirjoittajalle tai erikseen oikolukijalle Kirjoittaja saa sähköpostin ja pääsee käsiksi tiedostoon omassa näkymässään Oikoluvun jälkeen voidaan ladata uudet taittotiedostot jos tarpeellista

40 Toimittajan näkymä 6. Numeron toimittaminen Sisällysluettelo muodostuu samalla kun artikkeli liitetään lehden numeroon Artikkeleiden järjestystä voi muuttaa Artikkeleiden yhteyteen voi lisätä sivunumerot Artikkeli tulee julkiseksi, kun lehden numero julkaistaan

41 Kehitystyö 2016

42 Kehitystyön tavoitteet 1. Kotimaisten lehtien parempi näkyvyys 2. Palvelun parempi käytettävyys lukijalle 3. Palvelun parempi käytettävyys toimituskunnille 4. Helpompi ja selkeämpi ylläpidettävyys TSV:lle

43 1. Parempi näkyvyys lehdille Rajapinnat kotimaisiin ja ulkomaisiin artikkelitietokantoihin ARTO, DOAJ jne. Tekniikka, käytännöt ja ohjeistus lehdille PID-tunnisteet: DOI ja ORCID Tekniikka, käytännöt ja ohjeistus lehdille

44 DOI (Digital Object Identifier) Sähköisten aineistojen pysyvä tunniste ja siihen perustuva pysyvä osoite, esim. doi: /nphys1170 Miksi kannattaa käyttää? Artikkelin erottaminen tietokannoissa: julkaisutietojärjestelmät Julkaisujärjestelmän ja URI:n muutokset (404 Not found) Tieteellinen viittaaminen Selvitetään tunnisteiden käyttöön liittyvät kustannukset (CrossRef, eivät kovin suuria) Tarjotaan lehdille mahdollisuus ja ohjeistus tunnisteiden käyttöön artikkeleiden yhteydessä

45 ORCID (Open Researcher and Contributor ID) Tutkijoiden pysyvä tunniste, esim. Miksi kannattaa käyttää? Anna Virtasten erottaminen toisistaan erilaisissa tietokannoissa Selvitetään tunnisteiden käyttöön liittyvät kustannukset ja pilotoidaan tunnusten käyttöä osana CSC:n vetämää Tutkijan identifiointi -hanketta Tarjotaan lehdille mahdollisuus ja ohjeistus tunnisteiden käyttöön artikkeleiden yhteydessä Alustavana linjauksena Suomessa käytön vapaaehtoisuus

46 2. Käytettävyys lukijalle Tunnistettavuus palvelun brändi : nimi, logo, url Hyviä ehdotuksia otetaan vastaan! Ulkoasun uudistus Lehdille TSV:n ylläpitämä oletusteema, jota pääsee helposti muokkaamaan Palvelun etusivu portaalimaisemmaksi ja paremmin sen sisältöä esitteleväksi

47 2. Käytettävyys lukijalle Käytettävyys Luettavuus ja taiton responsiivisuus: TSV:n ylläpitämä, helposti muokattava oletusteema Vaihtoehdot pdf-muodolle, epub? Tässäkin erityisesti ohjeistus. Käyttöoikeudet esille Creative Commons lisenssien käyttö, tuki ja ohjeistus lehdille

48 3. Käytettävyys toimituskunnille Paljon pieniä asioita Pieniä teknisiä vikoja Kehitysehdotuksia (tutkitaan ja toteutaan mahdollisuuksien mukaan) Toimituskunnat avainasemassa Palautetta nyt ja vuoden lopussa kyselyn kautta Parempi lehtikohtainen muokattavuus Esimerkiksi taitollisten ratkaisujen parempi muokattavuus

49 3. Käytettävyys toimituskunnille Parempi, yhtenäinen käännös Nykyinen käännös tehty osissa Uusi ammattilaisen tekemä käännös Ruotsalaisten käännöshankkeen tarkka seuraaminen Parempi tilastointi Ohjeistusta tilastoinnin tekoon Tilastot esille lehtien sivuille artikkelin yhteyteen

50 4. Helpompi ylläpidettävyys Palvelun toimintaperiaatteiden määrittäminen, avoimuuden edistäminen Sopimukset lehtien kanssa: TSV:n ja lehden väliset yhteiset toimintatavat TSV:llä paremmin tiedossa lehtien tavat käyttää järjestelmää Helpommin hallittava tekninen kokonaisuus TSV:n omat muutokset versionhallintaan Selkeämpi sisäinen ohjeistus päivityksiin Vikailmoitukset tikettijärjestelmään (toinen hanke)

51 Open Journal Systems 3.0

52 OJS 3 Suuri uudistus koko OJS-järjestelmään Toimituksellinen käyttöliittymä kokonaan uusiksi Ulospäin näkyvä käyttöliittymä uusiksi Kooditason modernisointia Aikataulu kuitenkin epäselvä Alpha 2013, Beta 2015 Seurataan ja valmistaudutaan ottamaan käyttöön

53

54 Kiitos! Antti-Jussi Nygård