Jyväskylän kaupunki - Sivistyksen toimiala. Varhaiskasvatuksen rekisterit - Tietosuojaselosteet

Transkriptio

1 Jyväskylän kaupunki - Sivistyksen toimiala Varhaiskasvatuksen rekisterit - Tietosuojaselosteet

2 PERUSOPETUKSEN REKISTERIT TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Laatimispäivä

3 Sisällys Tietosuojaselosteen osat... 4 Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri... 6 Varhaiskasvatuksen henkilöstörekisteri... 9 Yksityisten palveluntuottajien yhteystietorekisteri... 12

4 4 Tietosuojaselosteen osat 1. Rekisterinpitäjä Rekisterinpitäjällä tarkoitetaan henkilöä, yhteisöä tai säätiötä, jonka käyttöä varten henkilörekisteri perustetaan ja jolla on oikeus määrätä sen käytöstä. Rekisterinpitäjänä on esimerkiksi yritys, viranomainen tai yhdistys, ei tietty osasto, työntekijä tai rekisteriä teknisesti ylläpitävä ATK-alan palveluyritys. Jos rekisterinpitäjällä ei ole toimipaikkaa Euroopan Unionin alueella, mutta se käyttää Suomessa sijaitsevia laitteita muuhunkin henkilötietojen käsittelyyn kuin vain siirtoon tämän alueen kautta, rekisterinpitäjän on nimettävä Suomessa oleva edustaja. Tämä edustaja yhteystietoineen merkitään rekisterinpitäjän nimen ohella kohtaan Rekisterin yhteyshenkilö Yhteyshenkilölle voidaan esittää erilaisia henkilötietojen käsittelyä koskevia tiedusteluja. 3. Rekisterin nimi Henkilörekisterille annetaan nimi, joka ilmaisee rekisterin käyttötarkoituksen. 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Henkilötietojen käsittely kertoo, minkä rekisterinpitäjän tehtävän hoitamiseksi henkilörekisteri on perustettu. Henkilötietoja voidaan käsitellä esimerkiksi asiakassuhteen, palvelussuhteen tai jäsenyyden hoitamiseksi. Kohdassa voidaan mainita mihin lain säännökseen henkilötietojen käsittely perustuu (esim. henkilötietolain 8 tai 4 luku tai erityislain säännös). Jos henkilötietojen käsittely on ulkoistettu, asia voidaan mainita tässä kohdassa. 5. Rekisterin tietosisältö Selosteeseen merkitään ne tiedot tai tietotyypit, joita rekisteröidystä voidaan tallettaa. Henkilön yksilöintitiedot eritellään (esim. nimi, syntymäaika ja yhteystiedot). Muilta osin voi riittää tietotyyppien tai ryhmien kuvaus (esim. tiedot asiakkaan tilaamista palveluista, niiden toimittamisesta ja laskuttamisesta). Tiedot voidaan ryhmitellä väliotsikoiden avulla. 6. Säännönmukaiset tietolähteet Kuvaus siitä, mistä reksiteriin talletettavat tiedot säännönmukaisesti saadaan. Tietoja voi kertyä rekisterinpitäjän omassa toiminnassa, niitä voidaan saada rekisteröidyltä itseltään tai luovutuksina muista henkilörekistereistä. Jos tietoja saadaan luovutuksena muualta, ilmoita millä perusteella luovutus tapahtuu. Perusteena voi olla esimerkiksi rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietolaki ei edellytä säännönmukaisten tietolähteiden ilmoittamista, mutta se on tarkoituksenmukaista henkilötietojen käsittelyn kuvaamisen kannalta. 7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset Luovutetaanko henkilötietoja säännönmukaisesti? Jos tietoja luovutetaan, kenelle niitä luovutetaan. Kerro, mitä tietoja luovutetaan ja mihin luovuttaminen perustuu. Luovutuksen perusteena voi olla rekisteröidyn suostumus tai lain säännös. Henkilötietojen käsittelyn ulkoistamistilanteisiin liittyvä tietojen antaminen toimeksi saaneelle ei ole henkilötietojen luovuttamista. Ilmoita mahdollisesta ulkoistamisesta selosteen kohdassa 4.

5 5 8. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Siirretäänkö henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle? 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Manuaalisen aineiston osalta suojausta voidaan kuvata maininnalla säilytyksestä lukitussa tilassa. ATK:lla käsiteltävien tietojen osalta ilmoitetaan, miten tiedot on suojattu organisaation ulkopuolisilta sekä miten niiden käyttöoikeudet on rajattu organisaation sisällä. Kerro suojauksen yleisistä periaatteista. Älä ilmoita tietoturvaa vaarantavia yksityiskohtia. Kohtaan on myös hyvä merkitä, onko rekisteriin talletetut henkilötiedot säädetty salassa pidettäviksi. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Kerro, että pääsääntöisesti jokaisella on oikeus tarkastaa henkilörekisteriin talletetut tietonsa. Ilmoita, miten pyyntö tulee tehdä ja mihin se osoitetaan. Lisätietoja tarkastusoikeudesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista On tärkeä kertoa, että jokaisella on oikeus vaatia henkilörekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista. Ilmoita, miten pyyntö tulee tehdä ja mihin se osoitetaan. Lisätietoja tiedon korjaamisesta Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

6 6 Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, sivistyslautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Päivi Koivisto Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Varhaiskasvatuksen asiakasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Asiakasrekisterin käyttö perustuu lakisääteisten ja sivistyslautakunnan antamien varhaiskasvatustehtävien suunnitteluun ja järjestämiseen. Asiakasrekisteriä hyödynnetään useassa eri tietojärjestelmässä sekä manuaalisesti. Rekisterin avulla toteutetaan ja sitä hyödyntävien tietojärjestelmien avulla hoidetaan kunnallisen ja yksityisen varhaiskasvatuksen asiakas- ja päätöstietojen ylläpito, asiakaslaskutus, palvelusetelimaksatus, oman lapsen palvelurahamaksatus sekä tilastointi. Tietojärjestelmät toimivat apuvälineenä varhaiskasvatuspalvelujen tuottamisessa ja palvelevat asiakastyön eri vaiheita: - Varhaiskasvatuspalvelujen järjestämistä - Varhaiskasvatukseen liittyvät - Lasten hoitoon liittyvät päätökset ja sijoitukset - Hoitotapahtumien ja läsnäolon kirjaaminen - Asiakaslaskutus ja maksatus - Arviointi ja seuranta sekä tilastointi - Tiedottaminen ja viestintä sekä lupakyselyt Perusteet - laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - varhaiskasvatuslaki perusopetuslaki (esiopetus) (628/1998) - henkilötietolaki 11 (523/1999) - laki kunnallisesta viranhaltijasta / Rekisterin tietosisältö - Jyväskylän kaupungin asukkaiden väestörekisteritiedot - Huoltajan henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet, kotikunta, asuinalue, aluekoodi, äidinkieli, kansalaisuus, asiointikieli, siviilisääty, osoitteen turvakielto, ammatti,

7 7 työtilanne, työpaikka, työosoite, perheen tulotiedot, asiakasmaksuihin ja palvelusetelin suuruuteen liittyvät tiedot) - Lapsen henkilötiedot (henkilötunnus, nimi, osoite, kotikunta, asuinalue, aluekoodi, äidinkieli, kansalaisuus, uskonto tai elämänkatsomus, hoitoajat, varahakijat, perheen kokoonpano, tarjottavat ateriat, erityisruokavalio, mahdollinen osoitteen turvakielto, erityisruokavalio, muut allergiatiedot, kotiyksikkö, päivystysajan yksikkö ja ryhmä sekä kiellot, luvat ja suostumukset) - Lapsen hoitopaikka-, hoitoaikavaraus-, sekä läsnä- ja poissaolotiedot - Hakemukset ja päätökset (esim. varhaiskasvatuspäätös, esiopetuspäätös, asiakasmaksupäätös) - Tiedot palvelun tarpeesta sekä mahdolliset erityisen tuen tarpeet - Lasten sijoitustiedot - Perheen tulotiedot, asiakasmaksuihin ja palvelusetelin suuruuteen liittyvät tiedot Perusteet - laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - varhaiskasvatuslaki perusopetuslaki (esiopetus) (628/1998) - henkilötietolaki 11 (523/1999) 6. Säännönmukaiset tietolähteet Henkilö- ja perhetiedot saadaan pääosin väestörekisteristä Effica Asukas-järjestelmän kautta. Tietoja täydennetään asiakkaan tai hänen edustajansa antamilla tiedoilla. Varhaiskasvatuksen toimeenpanoa koskevat tiedot syntyvät asiakkuuden aikana asiakastyöntekijän ja asiakkaan kirjaamina tai eräajojen tuloksena. Toiminnan järjestämistä varten saadaan tietoja myös lasten huoltajilta. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi lapsen erityisruokavalio, lasten huomioitavat sairaudet, perhemuutokset ja mahdolliset kriisitilanteet perheissä. 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sivistyspalveluiden tietosuojaohjeita. Lisäksi tietoja luovutetaan: - huoltajan luvalla eri sidosryhmille (esim. neuvola, koulu, oppilashuolto). - tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin - lasten varhaiskasvatuksen aloittamis- ja lopettamistiedot Kelaan - tilasto- ja osoitetietoja (ei henkilöön liitettynä) yhdyskuntasuunnitteluun - yksityisille palveluntuottajille heitä koskevien lasten ja huoltajien tiedot - palvelurahan maksatustiedot - palvelusetelin maksatustiedot Perusteet - laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - varhaiskasvatuslaki perusopetuslaki (esiopetus) (628/1998) - henkilötietolaki 11 (523/ Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoutumista. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelusuhteen päätyttyä. Tietojärjestelmien (Daisy, Effica) palvelinsovellukset ja tietokanta sijaitsevat Jyväskylän

8 8 kaupungin palvelimella ja sitä käytetään kaupungin runkoverkossa olevilta työasemilta. Runkoverkon tietoturva on hoidettu kaupunkitasolla. Osa tiedoista on palveluntarjoajan (Tieto) palvelinympäristössä, joilla on huomioitu korkeat tietoturvavaatimukset. Palvelut suoritetaan Tiedon omissa datakeskuksissa. Tiedon datakeskukset ovat parhaiden käytänteiden mukaan rakennettuja, ja niillä on korkein suojausluokitus (EI120D, EMP prepared). Tiedon datakeskukset ovat omavaraisia sähkön, veden ja vastaavien palveluiden suhteen. Henkilökuntaa on paikalla vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Kaikki Tiedon palvelut ja niiden taustalla olevat palvelimet sijaitsevat kahdennettujen palomuurien takana. Palomuureissa on hyvin tarkat säännöt ts. vain määritelty portti auki määriteltyyn suuntaan ja määriteltyjen IP-osoitteiden välillä. Kaikki Tiedon palveluihin suuntautuva tai sieltä lähtevä viestiliikenne salataan HTTPSprotokollan ja siihen sisältyvän SSL-salaustekniikan avulla. Järjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttö-oikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus ja poisto-oikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisäänkirjautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Päiväkodin työntekijät ja perhepäivähoitajat käyttävät työmatkapuhelimessa olevaa Daisy-sovellusta päivittäisessä työssä. Matkapuhelimen ja palvelimen välinen liikenne on salattu HTTPS- protokollalla ja SSLsalaustekniikan avulla. Huoltajat voivat olla yhteydessä päiväkotiin DaisyNet-sovelluksen avulla. Sovellukseen kirjaudutaan ensimmäisen kerran Suomi.fi- tunnistautumisen kautta. Tietoliikenne on HTTPS-protokollalla ja SSLsalaustekniikan avulla. Yksityiset palvelusetelituottajat käyttävät Effica Satelliitti järjestelmä, jonka avulla he saavat tiedot heille hakeneiden sekä heille sijoitettujen asiakkaiden tiedot. Satelliitin ja palvelimen välinen liikenne on salattu HTTPS-protokollalla. Käyttöoikeudet Satelliittiin myönnetään käyttäjäroolin mukaisesti ja niitä hallinnoivat Effican pääkäyttäjät. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistointiviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä. 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

9 9 Varhaiskasvatuksen henkilöstörekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, sivistyslautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Päivi Koivisto Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Varhaiskasvatuksen henkilöstörekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Henkilöstörekisterissä ovat palvelusuhteeseen Jyväskylään kaupungin varhaiskasvatuspalveluihin hakevat ja palvelusuhteessa olevat. Lisäksi henkilöstörekisterissä on varhaiskasvatuspalveluiden palveluksessa olleiden tietoja liittyen palvelussuhteen tai luottamustoimeen. Henkilöstörekisterin tietoja käytetään: - palvelussuhteen hallintaan - työajan suunnitteluun, työajan seurantaan ja kulunvalvontaan - palkkojen ja palkkioiden maksuun - luottamustoimen hallintaan? - palvelussuhteen hakumenettelyyn? - henkilötietolaki (523/1999) - Laki yksityisyyden suojasta työelämästä /759 - Työsopimuslaki /55 - Laki kunnallisesta viranhaltijasta /304 - Työaikalaki /605 - Vuosilomalaki /162 - Työturvallisuuslaki / Rekisterin tietosisältö Rekisteriin kirjataan Jyväskylän kaupungin varhaiskasvatuspalveluiden hakijoiden, palvelusuhteessa olevien henkilöiden työ/virkasuhteeseen sekä luottamustoimeen liittyviä tietoja. - työntekijän/viranhaltijan/luottamushenkilön henkilö- ja yhteystiedot, henkilötunnus, kotiyksikkö, päivystysajan yksikkö ja ryhmä, erityisruokavalio, ammattinimeke sekä työaikapankkitieto - työntekijän/viranhaltijan/luottamushenkilön palkanmaksun, työajan ja kuluvalvonnan varmistamisen ja seurannan vaadittavat tiedot.

10 10 - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - Henkilötietolaki 11 (523/1999) - Työsopimuslaki /55 - Laki kunnallisesta viranhaltijasta /304 - Työaikalaki /605 - Vuosilomalaki /162 - Työturvallisuuslaki / Säännönmukaiset tietolähteet Tietoa saadaan pääsääntöisesti henkilön itse antamista tiedoista: - työsopimus/virkamääräys - luottamus- tai toimeksiantosuhteen syntyminen - henkilön itsensä asianomaista käyttötarkoitusta varten toimittamat tiedot - viranomaisen asianomaista käyttötarkoitusta varten toimittamat tiedot - Titania työvuorosuunnittelujärjestelmästä saadaan työntekijöiden työvuorosuunnitelmat 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sivistyspalveluiden tietosuojaohjeita. Lisäksi tietoja luovutetaan: - Työvuorototeumat työaikasuunnittelujärjestelmään - Perhepäivähoitajien kustannuskorvaukset palkanhallintaan Perusteet - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - Henkilötietolaki 11 (523/1999) - Työsopimuslaki /55 - Laki kunnallisesta viranhaltijasta /304 - Työaikalaki /605 - Vuosilomalaki /162 - Työturvallisuuslaki / Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Rekisteritietoja voidaan luovuttaa Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle vain rekisteröidyn nimenomaisella luvalla tai poikkeustapauksissa rekisteröidyn elintärkeän edun suojaamiseksi. Henkilötietolaki (523/1999) 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Rekisterin tiedot ovat salassa pidettäviä. Tietoja käsitteleviä työntekijöitä koskee vaitiolovelvollisuus. Käyttöoikeuden saaminen järjestelmään edellyttää kirjallista vaitiolositoutumista. Vaitiolovelvollisuus jatkuu palvelusuhteen päätyttyä. Tietojärjestelmien (Daisy, Effica) palvelinsovellukset ja tietokanta sijaitsevat Jyväskylän kaupungin palvelimella ja sitä käytetään kaupungin runkoverkossa olevilta työasemilta. Runkoverkon tietoturva on hoidettu kaupunkitasolla. Osa tiedoista on palveluntarjoajan (Tieto) palvelinympäristössä, joilla on huomioitu korkeat tietoturvavaatimukset. Palvelut suoritetaan Tiedon omissa datakeskuksissa. Tiedon datakeskukset ovat parhaiden käytänteiden mukaan rakennettuja, ja niillä on korkein suojausluokitus (EI120D, EMP prepared). Tiedon datakes-

11 11 kukset ovat omavaraisia sähkön, veden ja vastaavien palveluiden suhteen. Henkilökuntaa on paikalla vuorokauden ympäri vuoden jokaisena päivänä. Kaikki Tiedon palvelut ja niiden taustalla olevat palvelimet sijaitsevat kahdennettujen palomuurien takana. Palomuureissa on hyvin tarkat säännöt ts. vain määritelty portti auki määriteltyyn suuntaan ja määriteltyjen IP-osoitteiden välillä. Kaikki Tiedon palveluihin suuntautuva tai sieltä lähtevä viestiliikenne salataan HTTPSprotokollan ja siihen sisältyvän SSL-salaustekniikan avulla. Järjestelmien käyttö edellyttää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Järjestelmät vaativat salasanan vaihdettavaksi määräajoin. Esimiehet päättävät käyttöoikeuksien myöntämisestä ja poistamisesta. Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Käyttö-oikeus on tehtävän mukainen ja perustuu käyttäjärooleihin, joille on määritelty oikeus tehtävänmukaisiin näyttöihin ja toimintoihin. Eri käyttöoikeusryhmissä on määritelty erikseen tietojen luku-, kirjoitus ja poisto-oikeudet. Järjestelmä rekisteröi virheelliset sisäänkirjautumiset ja kaiken järjestelmässä suoritetun tietojen käsittelyn ja katselun. Päiväkodin työntekijät ja perhepäivähoitajat käyttävät työmatkapuhelimessa olevaa Daisy-sovellusta päivittäisessä työssä. Matkapuhelimen ja palvelimen välinen liikenne on salattu HTTPS- protokollalla ja SSLsalaustekniikan avulla. Tietojen säilyttämisessä ja hävittämisessä noudatetaan arkistointiviranomaisten kulloinkin voimassa olevia säännöksiä ja määräyksiä - laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 - henkilötietolaki (523/1999) - arkistolaki (831/1994) 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.

12 12 Yksityisten palveluntuottajien yhteystietorekisteri 1. Rekisterinpitäjä Jyväskylän kaupunki, sivistyslautakunta 2. Rekisterin yhteyshenkilö Palvelujohtaja Päivi Koivisto Puh Sivistyksen toimialan tietosuojavastaava Kaupungin tietosuojavastaava Timo Piiparinen Liina Kuusela Puh Puh Rekisterin nimi Yksityisten palveluntuottajien yhteystietorekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / Rekisterin käyttötarkoitus Toiminnassa olevien ja toiminnan jo lopettaneiden yksityisten perhepäivähoitajien yhteystieto- ja seurantarekisteri. Rekisterin tietoja käsitellään hyväksyttyjen palvelusetelipalvelutuottajien (=yksityisten perhepäivähoitajien) toiminnan seuraamiseen sekä kaupungin ja palveluntuottajan yhteistyösuhteen hoitamiseen - Henkilötietolaki 11 (523/1999) - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - Laki kunnallisesta viranhaltijasta / Rekisterin tietosisältö - nimi, syntymäaika, yhteystiedot, koulutus - palvelusetelipalvelun tuottajaksi hyväksymispäivämäärä, aloitus- ja lopetuspäivämäärä - ohjaajien tekemien kotikäyntien päivämäärät - perehdytyskokonaisuuden seuraaminen (perehdytyskokonaisuuden suorittaminen vaatimuksena palvelusetelipalvelutuottajaksi hyväksymiseen) - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - Henkilötietolaki 11 (523/1999) - Laki kunnallisesta viranhaltijasta / Säännönmukaiset tietolähteet Henkilön itsensä asianomaista käyttötarkoitusta varten toimittamat tiedot

13 13 7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset Henkilötietoja luovutetaan vain yksilöidyn tietopyynnön perusteella siihen oikeutetuille viranomaisille noudattaen sivistyspalveluiden tietosuojaohjeita. Lisäksi tietoja luovutetaan: - Palvelusetelimaksatuksen yhteydessä siirretään Satelliitti- järjestelmään kaikki maksatustiedot - Oman lapsen palvelurahamaksatuksen yhteydessä siirretään Basware P2P-järjestelmään kaikki maksatustiedot - Tilastotietoja annetaan viranomaisille lain edellyttämiin tarkoituksiin - Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) - Henkilötietolaki 11 (523/1999) - Laki kunnallisesta viranhaltijasta / Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle 9. Rekisterin ylläpitojärjestelmät ja suojauksen periaatteet Henkilötiedot ovat lähtökohtaisesti salassa pidettäviä. Henkilötietoja saa käyttää vain määriteltyyn käyttötarkoitukseen ja siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat henkilöt vain siinä laajuudessa kuin työtehtävät edellyttävät. Sähköiset tiedot suojataan käyttäjän henkilökohtaisten käyttäjätunnusten ja salasanojen taakse. Käyttäjätunnukset saadakseen työntekijä sitoutuu noudattamaan organisaation tietosuojaohjeita. Käyttöoikeudet rajataan vain työtehtäviin liittyviksi. Manuaalisia henkilötietoja säilytetään lukitussa työhuoneessa, lukitussa kaapissa. Henkilötietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. - Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999) 24 - Henkilötietolaki (523/1999) - Arkistolaki (831/1994) 10. Rekisteröidyn tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on henkilötietolain :n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilötietorekisteriin on talletettu. Tietopyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon. Tietopyyntölomakkeita löytyy osoitteesta Rekisteröidyn oikeus vaatia tiedon korjaamista Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilöt. Tiedon korjauspyyntö tulee tehdä kirjallisena Jyväskylän kaupungin kirjaamoon.

14 Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät rekisteröidyn oikeudet Henkilötietolain 30 :n mukaan rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten. Rekisteröidyn oikeuksista voi olla säädetty myös muussa lainsäädännössä. Jos toimintaan liittyy tällaista henkilötietojen käsittelyä, ilmoita rekisteröidylle hänen oikeuksistaan sekä miten niitä käytetään.