SNOMED CT Alustava suunnitelma käyttöönotosta Esa-Matti Tolppanen, Juha Mykkänen, Riitta Konttinen THL OPER

Transkriptio

1 SNOMED CT Alustava suunnitelma käyttöönotosta Esa-Matti Tolppanen, Juha Mykkänen, Riitta Konttinen THL OPER 1

2 Sisältö Yleistä Tavoitteet ja alustava kokonaisaikataulu Työpaketit ja vaiheistus Organisointi ja resurssointi Työskentelymenetelmistä Seuraavat askeleet Liitteet 2

3 SNOMED CT pähkinänkuoressa SNOMED CT on kansainvälisen jäsenyhteisön IHTSDO ylläpitämä lääketieteen terminologinen järjestelmä Esim. Pohjois- ja Balttian maat (pl. Liettua) ovat jäseniä SNOMED CT on käytössä Suomessa mm Apotti (ja vastaavien tietojärjestelmien) taustarekisterinä Käyttökohde on tyypillisesti määrättyyn tarkoitukseen esim Apotin tarve on strukturoida yhtenäisellä tavalla oireisto, jotta Apotin potilastiedot käytettävissä ODA ja Virtuaalisairaala tyyppisissä sovelluksissa SNOMED CT ei kilpaile ICD-10 tai erilaisten laboratorio- ja kuvantamistutkimusnimikkeiden kanssa 3

4 Hankkeen lähtökohdista Sosiaali- ja terveydenhuollon sähköisen tiedonhallinnon neuvottelukunnassa on linjattu, että tavoitteena on SNOMED CT käyttöönotto myös Suomessa THL STM välisessä tulossopimuksessa ja THL OPER toimintasuunnitelmassa 2017 on yhtenä kohteena Snomed CT hankinnan ja hyödyntämisen valmistelu Hanketta käynnistettäessä tarkennetaan kuva SNOMED CT käyttötarpeista. Käynnistämisvaiheessa tiedossa mm. Perinteinen SNOMED:n käyttö (topografia ja anatomia nimikkeistöt) kliinisten laboratorioiden patologian yksiköissä (1980-luvulta lähtien - TAYS ja HYKS ensimmäisinä) SNOMED CT:ta käytetään taustarekisterinä Apotti Oy:n tarjoamassa Epic järjestelmässä. Vastaavalla tavalla muissa kansainvälisissä järjestelmissä käytetään SNOMED CT:ta Duodecim Kustannus Oy on hankkinut osaamista ja tehnyt jossakin määrin työtä SNOMED CT osien kääntämisessä ja mappauksessa muihin nimikkeistöihin Intensium (myöhemmin Tieto Oyj) on hankkinut SNOMED CT lisenssin ja ainakin osittain käyttänyt tehoosastojen laatubenchmarking toiminnassa Tarvekartoituksessa hyödynnetään myös Assess CT nimisen EU-hankkeen tuloksia ja suosituksia (THL osallistui, hanke päättyi vuonna 2016) 4

5 Hankkeen tavoitteet SNOMED CT projektin tavoitteena on SNOMED CT kansallinen keskuksen (National Release Center, NRC) toiminnan käynnistäminen Hankitaan SNOMED CT käyttöoikeus suomalaisten toimijoiden käyttöön organisoidaan suomalainen ylläpito ja yhteistyöverkosto tuotetaan paikallisesti sovitettu SNOMED CT nimikkeistö pilottilaajuudessa käynnistetään asiantuntija- ja koulutuspalvelut SNOMED CT paikallisille käyttäjille huolehditaan velvollisuuksista IHTSDO:n ja muiden jäsenmaiden suuntaan Perustettava SNOMED CT kansallinen keskus voi olla joko suppea SNOMED CT jakelua hoitava tiimi tai osa laajempaa terveydenhuollon tietojärjestelmien tietoinfrastruktuuria / kansallista luokitustyötä Ajatellut NRC:n tuotteiden ja palvelujen käyttäjät terveydenhuollon tietojärjestelmiä kehittävät ja ylläpitävät organisaatiot potilastietoja tilastollisesti hyväksikäyttävät henkilöt tai organisaatiot 5

6 Hankkeen kokonaisaikataulu Alustava kokonaisaikataulu on sellainen, että tämä keskuksen perustamisvaihe on valmis viimeistään toukokuussa 2019 (Kts vaiheistus ja sen jälkeen työpakettien kuvaukset seuraavilla sivuilla) 6

7 Alustava vaiheistus ( milestoneplan ) Milestone 1 5/2018: Perustamisvaihe valmis, tuotokset: Alustava NRC Finland toimintasuunnitelma laadittu ja hyväksytty (ml. organisointi suhteessa koodistopalveluun) SNOMED CT paikallinen hallintamalli on suunniteltu ja dokumentoitu Sopimus on allekirjoitettu IHTSDO organisaation kanssa Suomennettu perusmateriaali Snomed CT:sta yhteistyökumppaneille Suunniteltu ja sovittu paikallinen sopimuskäytäntö ja mahdolliset hinnoittelut Yhteistyöverkosto on perustettu 7

8 Alustava vaiheistus ( milestoneplan ) Milestone 2 12/2018 (alustavasti): Käynnistysvaihe valmis, tuotokset: Vastuuhenkilö rekrytoitu, tiimi muodostettu, organisointi toteutettu THL:ssa siten toiminta on mahdollisimman saumatonta olemassa olevien tiimien/ ryhmien kanssa Ylläpidon toimintamallit on neuvoteltu, dokumentointi ja ainakin aiesopimukset on tehty paikallistamiseen ylläpitoon liittyvissä tehtävissä Koulutus- ja viestintämateriaalit ovat valmiit Ensimmäiset koulutustilaisuudet pidetty, em. materiaali viimeistelty niissä saadun palautteen perusteella Kansainvälistä yhteistyötä koskeva toimintamalli on suunniteltu ja toiminta aloitettu 8

9 Alustava vaiheistus ( milestoneplan ) Milestone 3 5/2019 (alustavasti): Viimeistely- ja päättäminen, tuotokset: Strategia ja toimintasuunnitelma hyväksytty (toimintasuunnitelman liitteenä hallintamalli) Mahdollisesti tarvittavat terminologian ylläpidon ja paikallistamisen alihankintasopimukset on tehty SNOMED CT lanseerauskokoukset on pidetty ja palaute on kerätty loppuraporttia varten SNOMED CT loppuraportti on kirjoitettu: mitä tehty, mitä jäänyt tekemättä, mitä opittu, tärkeimmät korjaavat toimenpiteet Päätöskokous on pidetty 9

10 Työpaketit 1/10 TP1: Viestintämateriaalin valmistus ( markkinointimateriaali ) Mikä on SNOMED CT? Mitä hyötyjä? Miten hyödynnetään? Mitä esimerkkejä löytyy? Miten SNOMED CT suhtautuu muihin nimikkeistöihin? (esim ICD-10, ICPC2, lab-, rtg-tutkimusnimikkeistö) Mikä on NRC? Miten palvelee käyttäjiä/ asiakkaita? Suhde / yhteistyö koodistopalveluun, Duodecim Kustannukseen, Kuntaliittoon/FCG:hen, jne Tuotos: Ppt dokumentti, Youtube video yms, kotisivu snomed.fi Määräaika: 1/

11 Työpaketit ja vaiheistus 2/10 TP 2: Nykytilanne- ja tarvekartoitus Markkinatutkimus : käyttö ja suunnitelmat Suomessa. Tarpeet, joissa SNOMED CT voisi olla ratkaisu Analyysi potentiaalisista kotimaisista yhteistyökumppaneista (affiliate members) ja alihankkijoista Analyysi pohjoismaisista vastaavista järjestelyistä / NRC:sta, mahdollisesti analyysi EU tasoisesta käytöstä Olemassa olevat muiden nimikkeistöjen ylläpito-organisaatiot ja prosessit (THL tilastot ja rekisterit (Pekka Kahri > Salla Säkkinen, Pirjo Häkkinen, Kaisa Möller) Kilpailevat ratkaisut / ideat, poh suhteesta SNOMED CT:hen Tuotos: Ppt dokumentti, jossa analyysi tilanteesta, liitteenä yhteenveto haastatteluista / neuvotteluista Määräaika: 2/

12 Työpaketit ja vaiheistus 3/10 TP 3: Suunnitelma SNOMED CT soveltamisesta suomalaisessa terveydenhuollossa Asiakkaiden ja käyttötapojen kuvaus (perustuu markkinakatsaukseen ja kansainvälisiin esimerkkeihin/ käyttötapauksiin Lokalisoinnin suunnittelu, ml (nimikkeistön) kielikäännösten kohteet Tarvittavat laajennukset, mäppäykset olemassa oleviin nimikkeistöihin/ luokituksiin Suunnitelma tuotettavista dokumenteista (alustava lista, kts seuraava kohta) Tuotos: muistio Määräaika: 5/

13 Työpaketit ja vaiheistus 4/10 TP 4: IHTSDO dokumentaation lokalisointi (alustava lista): SNOMED CT Affiliate Licence Agreement (tämä M1:een) SNOMED CT Starter Guide (tästä aloitetaan) Vendor Introduction to SNOMED CT National Release Center Guide (paikallinen sovellus suomeksi) Data Analytics with SNOMED CT SNOMED Glossary Tuotos: web-materiaali / pdf-dokumentit Määräaika: 9/2018 (vaiheittain, osa valmiina 5/2018) 13

14 Työpaketit ja vaiheistus 5/10 TP5: SNOMED CT hankinta Neuvottelut IHTSDO kanssa / käyttäjäkokouksiin osallistuminen Budjetointi/ investointiehdotuksen laatiminen, neuvottelut (THL/STM) Sopimuksen allekirjoitus Tiedottaminen yhteistyökumppaneille ym Määräaika: 3/2018 TP6: SNOMED CT ensimmäisen pilottikäännös Työhypoteesina, että ensimmäinen kohde on Apotti Oy:n / HUS Virtuaalisairaala /ODA hankkeen tarvitsemat osuudet Oma osaprojektinsa, josta sovitaan HUS/Apotti/Espoo/ODA/THL akselilla Tuotos: käännös oireistosta ja evaluointiraportti Määräaika: 11/

15 Työpaketit ja vaiheistus 6/10 TP 7: Alustava tietojärjestelmäsuunnitelma Vaatimusmäärittelyt NRC Guiden mukaisille tietojärjestelmille IHSTDO SNOMED CT selaimen käyttömahdollisuuksien selvittely Codeserver käyttömahdollisuuksien selvittely, toimeksiannon alustava suunnittelu Määräaika: Osa 4/2018, osa 12/2018) Codeserver? IHTSDO browser? 15

16 Työpaketit ja vaiheistus 7/10 TP 8: Kansallisen keskuksen perustamissuunnitelma Päätös keskuksen perustamisesta esim 2019 alusta tämän dokumentin perusteella Muodoltaan hallintokäytäntöihin sovitettu investointisuunnitelma Perussisältönä vastaukset NRC Guiden luku 4 NRC organizational phases kohdassa List of NRC establishment decisions kohtiin NRC - THL Koodistopalvelu Muut yksiköt työnjako Työnjako kolmansien osapuolten kanssa: mm. Duodecim Kustannus Oy / erikoisalajärjestöt, muut ammatilliset järjestöt, Kuntaliitto/FCG, suuret asiakkaat (Apotti, Una) Tuotokset: perustamissuunnitelma word-muodossa, esittelymateriaali ppt-muodossa Määräaika: x/2018, määräytyy THL:n / STM suunnittelurytmistä 16

17 Työpaketit ja vaiheistus 8/10 TP 8: Työvälineiden / tietojärjestelmien käyttöönotto ja alustava käyttö Codeserver tms. jatkokehittäminen, konfigurointi, aineistojen lataus, mahdollisten uusien toiminnallisuuksien tai uusen osuuksien testaus IHTSDO SNOMED CT browser maaversion konfigurointi ja testaus Tietojärjestelmien käyttö SNOMED CT koulutuksessa ja tiedottamisessa Määräaika: 4/2019 TP 9: Kansallisen keskuksen toiminnan käynnistäminen SNOMED CT käyttöönottohankkeen kannalta saattaen vaihto Perustamissuunnitelman/ toimintasuunnitelman toimeenpanoa, ml. rekrytointi/rekrytoinnit, muu organisoituminen Seuraavan kauden / vuoden toiminnan tarkempi suunnittelu Tuotokset: käynnistynyt toiminta, toimintasuunnitelma (kts alla) Määräaika: Toukokuu

18 Työpaketit ja vaiheistus 9/10 TP 10: SNOMED CT viestintä Viestintä THL sisällä ja relevanteille THL:n kehittämiskumppaneille (erilaiset ohjausryhmät, Kela, HL7 ja sen alakomiteat jne) Kokonaisuus suunnitellaan yhteistyössä THL OPER viestinnän kanssa (Hilkka Miettinen) Yhteinen markkinointimateriaali ja SNOMED CT web browser (Suomen versio) Työmuodot alustavasti Erilaiset olemassa olevat yhteistyöverkoston kokoukset, tietoiskut/ keskustelut OPER perinteinen viestintäkanavat ja tilaisuudet SNOMED seminaarit potentiaalisille käyttäjille: tietojärjestelmäpalvelujen tarjoajat, raportoinnista vastaavat henkilöt, lääkäri/hoitaja sisältöasiantuntijat Youtube tms esitelmänauhoitus, some-kanavat, blogit, materiaalin jako kotisivulla SNOMED CT 2019 päivät ensimmäisen seminaarin kokemusten perusteella Koulutus- ja konsultointitoiminnan suunnittelu Määräaika: useita välietappeja 18

19 Työpaketit ja vaiheistus 10/10 TP 11: Projektinhallinta SNOMED CT käyttöönoton projektihallinta + työpaketteihin suoraan kohdistumaton työ Projektipäällikön ja vastuuhenkilön ajankäyttö työn suunnittelussa, seurannassa ja raportoinnissa Määräaika: jatkuva prosessi 19

20 Projektin organisointi ja resurssointi Ohjausryhmä Hallinnollisena ohjausryhmänä toimii Kanta projektien ohjausryhmä, pj. Pekka Kahri Hyväksyy projekti-/työsuunnitelman, hyväksyy poikkeamat, hyväksyy lopputulokset Sisällöllistä ohjausta ehdotetaan tehtäväksi myös Sote-tietoarkkitehtuurin ohjausryhmän kautta SNOMED CT projektin ydinryhmä Riitta Konttinen, sopimukset, projektin omistaja Juha Mykkänen, kv-yhteistyö Valmistelun vastuuhenkilö, asiantuntija Esa-Matti Tolppanen Projektipäällikkö Juho Ylä-Rotiala Gofore Oy:sta Tuki ja osallistuminen myös THL/OPER terminologeilta ja OPER terveydenhuollon tiimi SNOMED CT advisory board THL:n sisältä ja sidosryhmistä Osallistujia max 6 henkeä (+valmisteluryhmä) Sisällön asiantuntijoita, joita voidaan käyttää parantamaan projektin tuloksia Jäsenet valitaan haastattelujen perusteella (myöhemmin) 20

21 Projektin työmenetelmistä Valmistelu tapahtuu suurelta osin EMT:n yksilötyönä Ensi sijainen sparrausryhmä on SNOMED CT valmisteluryhmä, toinen SNOMED asiantuntijaryhmä, kolmanneksi suunnitelmassa mainitut viiteryhmät Viikottaiset työmaakokoukset valmisteluryhmän / projektiryhmän puitteissa Perutaan kokous, jos asiaa ei ole ehtinyt valmistua Varhaiset aamuajat videoneuvotteluina (minimoidaan muiden menojen vaikutus) Sidosryhmähaastattelut, ulkopuolisen asiantuntemuksen hankinta EMT haastattelee, kirjoittaa näistä muistion, käsitellään valmisteluryhmässä ja myöhemmin osana dokumentin käsittelyä ohjausryhmässä 21

22 Projektin työmenetelmistä Suunnitelmien ja dokumenttien katselmointikäytäntö Keskeisissä osissa projektia avainhenkilöiden osallistuminen valmisteluun ei pelkästään valmiin materiaalin esittelyä Tavoitteena, että Advisory Board (kts edellä) olisi kokoonpanoltaan sellainen, että se pystyisi eniten parantamaan työn laatua Sitouttaminen ja mielipidejohtajien käyttö viestinnässä Edustuksellisella pohjalla valitut henkilöt keskeisistä sidosryhmistä / seminaareihin kutsulistat / mailien jakelulistat / tiedotteiden jakelulistat (THL käytäntöjen mukaan) 22

23 KIITOKSET! 23