Muuttajan muistilista NÄIN YRITYKSEN MUUTTO SAADAAN ONNISTUMAAN

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Muuttajan muistilista NÄIN YRITYKSEN MUUTTO SAADAAN ONNISTUMAAN"

Ahti Tamminen
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Muuttajan muistilista NÄIN YRITYKSEN MUUTTO SAADAAN ONNISTUMAAN

2 Tämän listan avulla muistat ottaa huomion kaiken olennaisen ennen yrityksesi muuttoa, muuton aikana sekä muuton jälkeen. Kun muutto on hyvin suunniteltu ja etenee sujuvasti, säilyy yrityksesi toimintavalmiudessa koko prosessin ajan. Muuttoon kannattaa valmistautua huolellisesti ja hyvissä ajoin. Muuttoa suunnitellessa tulisi valita sopiva vastuuhenkilö, laatia aikataulu ja tehtävälista kaikille osallisille, kartoittaa budjetti sekä tiedottaa muutosta selkeästi koko henkilökunnalle. Selkeä viestintä on tärkeää myös muuton aikana, kun omien joukkojen lisäksi muuttokuorma on johdettava sujuvasti ja turvallisesti uuteen kohteeseen. Uusissa tiloissa onkin hyvä ensitöikseen varmistaa henkilökunnan ja IT-tuen kanssa laitteiden toimivuus sekä laatia yhteinen toimistoetiketti. Noudata muuttajan muistilistaa ja pääsetkin jo seuraavaksi suunnittelemaan asianmukaisia tupaantuliaisia uudessa osoitteessasi!

Muuttoa suunnitellessa tulisi valita sopiva vastuuhenkilö, laatia aikataulu ja tehtävälista kaikille osallisille, kartoittaa budjetti sekä tiedottaa muutosta selkeästi koko henkilökunnalle.

3 ENNEN MUUTTOA Varmista, että johdon päätös muutosta sekä aikataulu ja roolitus on viestitty ajoissa kaikille asianosaisille! Technopoliksen 20 kampuksella muuttaa aina joku, vuodessa noin 1000 muuttoa! Hyödynnä vuosikymmenten kokemus ja parhaat kumppanit, joihin voi luottaa. Iso osa muuttokustannuksista liittyy uuden toimistotilan suunnitteluun. Workplace Design -opas auttaa sinua suunnittelemaan tilat, joissa huomioidaan ihmisten erilaiset tavat tehdä työtä. 1. NIMEÄ VASTUUHENKILÖ, JOKA > > osaa tehdä päätöksiä ja pitää langat käsissään > > on hyvä motivoimaan ja osallistamaan muita > > omaa erinomaiset kommunikaatiotaidot > > ymmärtää eri henkilöstöryhmien tarpeet > > osaa muodostaa tarvittaessa muuttotiimin eri yksiköiden edustajista > > tuntee yrityksen liiketoiminnan kuin omat taskunsa > > pysyy budjetissa 2. TEE AIKATAULU JA TEHTÄVÄLISTA > > Määritä muuton kannalta oleelliset päivämäärät, jotka vaikuttavat muuton suunnitteluun > > Tarkka muuttopäivä > > Vuokrasopimuksen päättymispäivä > > Uuden tilan käyttöönotto osittain/ kokonaan > > Esitä aikataulu palveluntuottajille ja selvitä vaikuttaako jonkun palvelun siirtäminen aikatauluun > > Selvitä voiko operatiiviset toiminnot keskeyttää ja millä aikavälillä > > Tee tehtävälista, jossa kaikille muuttoon liittyville tehtäville on merkitty aloitus- ja päättymisajankohta 3. VALMISTELE BUDJETTI HUOLELLISESTI JA OTA SIINÄ HUOMIOON > > Vuokra ja vakuudet > > Kiinteistöön liittyvät kulut (jäte- vesi-, jäte-, ilmastointi-, siivouskustannukset jne.) > > Muut palvelukustannukset (posti-, kokous-, tietoliikennekulut jne.) > > Verot ja vakuutukset > > Asiantuntijapalkkiot (lakiapu, käännöspalvelut jne.) > > Ympäristö- ja turvallisuusselvitykset > > Työympäristösuunnittelu, tila- ja kalustussuunnitelmat sekä tilamuutokset > > Kalusteet ja tarvikkeet (hankinta-, asennus- ja muuttokustannukset) > > Tietotekniikka (laitteiden ja järjestelmien parantaminen, kaapelointi, muutosta johtuvat kustannukset jne.) > > Vanhan tilan ennallistamiskustannukset, uuden tilan ennallistamisvelvoitteet > > Turvallisuus (laitteet, laitemuutokset/-asennukset, lisävartiointi muuton aikana) > > Muuttoon liittyvät kierrätys- ja jätekustannukset > > Henkilöstökulut (rekrytointi, työsuhteen päättymiseen liittyvät korvaukset, kilometrikorvaukset, uudelleensijoittuminen jne. > > Kirjekuorien ja -paperien sekä käynti- ja kutsukorttien painatuskustannukset > > Internetsivujen päivitys Huom! Muista varata aikaa palveluiden ja tuotteiden kilpailuttamiseen 4. VIESTI MUUTOSTA SELKEÄSTI > > Varmista, että henkilökunnalle on viestitty johdon päätös muutosta ja sen syistä hyvissä ajoin > > Laadi viestintäsuunnitelma osana muuttosuunnitelmaa ja järjestä tarvittaessa virallisia ja epävirallisia infotilaisuuksia > > Viesti aikataulusta hyödyntäen erilaisia kanavia, kuten sähköpostia, intranetia, Yammeria/ Facebookia, julisteita jne. > > Valmistele henkilöstölle infopaketti uudesta kohteesta > > Varmista, että kaikki asiakkaat ja kumppanit tietävät minne yritys muuttaa ja milloin

Iso osa muuttokustannuksista liittyy uuden toimistotilan suunnitteluun. Workplace Design -opas auttaa sinua suunnittelemaan tilat, joissa huomioidaan ihmisten erilaiset tavat tehdä työtä. 1.

4 1. JOHDA JOUKKOJA MUUTON AIKANA > > Varmista IT-asiantuntijoiden läsnäolo ja esim. testauksiin tarvittava aika > > Muistuta osallistujia muuttopäivän tehtävistä ja aikataulusta > > Varmista, että oikeat henkilöt ovat muuttopäivänä varmistamassa muuton sujumista lähtö- ja kohdepäässä ja kartoita lisävartioinnin tarve > > Informoi lomalla olevia käytännön järjestelyistä > > Organisoi tarpeettoman tavaran hävittäminen 2. KIERRÄTÄ OIKEIN > > Varmista, että kaikki jäte käsitellään asianmukaisesti > > Järjestä molempiin päihin ainakin seuraavat jäteastiat: > > Pakkausjäte > > Ongelmajäte > > Tietosuoja-astiat > > Paperit ja pahvit > > Muut 3. HALLITSE LOGISTIIKKA > > Organisoi avainten/kulkutunnisteiden jakaminen > > Informoi muuttoajoneuvoille niiden reitti sekä lastaus- ja purkupaikat > > Selvitä kulkureittien suojaus tarvittaessa Onko serverinne siivouskomerossa ja palomuuri ikkunalaudalla? Vie tietosi pilveen ja varmista, että käytät tilojasi tehokkaasti.

kohdepäässä ja kartoita lisävartioinnin tarve > > Informoi lomalla olevia käytännön järjestelyistä > > Organisoi tarpeettoman tavaran hävittäminen 2.

5 1. TEE JÄLKITARKASTUS > > Järjestä yhteinen katselmus kaikkien muutossa mukana olleiden toimijoiden kanssa > > Tarkista, onko vanha toimisto siivottu ja valmis luovutettavaksi > > Testaa, toimiiko kaikki uudessa toimistossa (huonekalut, valot, laitteet jne.) > > Varmista, osaako henkilöstö käyttää uusia tiloja, kalusteita ja laitteita, ja järjestä tarvittaessa seurantakäyntejä toimittajien kanssa 2. ASETU UUSIIN TILOIHIN > > Laadi toimistoetiketti yhdessä henkilöstön kanssa: varauskäytännöt, hiljaiset tilat, siivouskäytännöt jne. > > Järjestä tupaantuliaiset asiakkaille ja henkilökunnalle > > Kiitä kaikkia osapuolia yhteistyöstä ja pidä ansaittu loma! OTA YHTEYTTÄ: MUUTON JÄLKEEN Voit halutessasi tehdä myös tilavaraukset kaikkiin Technopoliksen kokoustiloihin osoitteesta tai asiakkaanamme sähköisen MyTechnopolis palvelun kautta.

) > > Varmista, osaako henkilöstö käyttää uusia tiloja, kalusteita ja laitteita, ja järjestä tarvittaessa seurantakäyntejä toimittajien kanssa 2.

Samankaltaiset tiedostot

Urheiluseuran viestintä 18.2.2015

Urheiluseuran viestintä 18.2.2015 Sisältö Seuraviestintä (sisäinen viestintä) Mediaviestintä Kriisiviestintä Seuraviestintä sisäinen viestintä Seuraviestintä (sisäinen viestintä) Hyvä sisäinen viestintä