KEHITTÄMISHANKKEIDEN LOPPURAPORTTI

Transkriptio

1 Savon ammatti- ja aikuisopisto Pienyritysten avaintaitojen kehittämishanke PYRKE Vuorelankatu KUOPIO LUOTTAMUKSELLINEN KEHITTÄMISHANKKEIDEN KEHITTÄMISSUUNNITELMAT JA YRITTÄJÄSTÄ JOHTAJAKSI -KOULUTUS Pertti Lehtonen PL-Consulting&Training Oy

2 2(9) 1 TAUSTAA Tämän loppuraportin sisältö muodostuu kahdesta eri osa-alueesta: Kehittämissuunnitelmien toteuttamisesta yrittäjien kanssa (jatkossa Kehittämissuunnitelmat) ja Yrittäjästä johtajaksi koulutuksesta (jatkossa Yrittäjästä johtajaksi) Kehittämissuunnitelmia toteutettiin kesästä 2003 alkaen ( «MDQLLWlMDWNHWWLLQ aina vuoden 2004 lopulle saakka Ryhmiä oli kaikkiaan 5 ja yrityksiä 25 kappaletta Näistä 4 ryhmää (yhteensä 20 yritystä) toteutettiin samalla perusmallilla (koulutuspäivä ja 2*½ pv konsultointia) ja 5 yritykselle toteutettiin vain 2*½ pv konsultointia Yrittäjästä johtajaksi-koulutus aloitettiin ja saatiin kokonaisuudessaan toteutettua Molempien toteutumisesta vastasi Pertti Lehtonen, PL-Consulting&Training Oy:stä Yrittäjästä johtajaksi-koulutuksessa oli lisäksi kouluttajina Erkki Lappalainen (Kuopio Laskentapalvelu Oy) ja Pauli Kallio (Savon Ammatti- ja aikuisopisto) Enemmänkin olisi käytetty, mutta sairastapauksen ja aikataulun kiireisyyden takia allekirjoittanut hoiti toteutuksia Tämä raportti pyrkii kuvaamaan käytännön kokemuksia, mitä molempien toteuttamisen kuluessa tuli ilmi Yrittäjästä johtajaksi valmennuksesta on erillinen intressiryhmien yhteistyönä syntynyt toteutusta kuvaava dokumentti Tampereella Pertti Lehtonen PL-Consulting&Training Oy C:\Documents and Settings\Pertti Lehtonen\My Documents\DATAT\PROJEKTI\Pyrke\Loppuraporttidoc

3 3(9) 2 KEHITTÄMISKONSULTOINNIT 21 RAKENTEESTA Kehittämiskonsultointien toteuttamisen malli muodostui yhteisestä koulutustilaisuudesta ja yrityskohtaisista konsultaatioista Tarvittaessa yrityksillä oli käytettävissään mahdollisuus jatkokonsultointeihin Yhteinen koulutustilaisuus - orientaatio - omat tavoitteet - taustatiedot - kehittämistarpeet 6h Tapaaminen 1 - kokonaiskartoitus - päälinjat Tapaaminen 2 - yksityiskohtainen suunnittelu 4h=½ pv 4h=½ pv Optio - jatkotoimenpiteet 1-2pv Yhteinen koulutustilaisuus toteutettiin klo 12:00-18:00 ja konsultoinnit tyypillisestä joko aamu- tai iltapäivisin Koulutustilaisuuden perusajatuksena oli kehittämisen orientaatio, yrittäjän tavoitteiden asettaminen, tarvittavan liiketoiminnallisen aineiston kokoaminen sekä varsinaisten kehittämistarpeiden määrittäminen Koulutuspäivä toimi myös yrittäjien yhteisenä keskustelufoorumina ja yhteisen innostuksen aikaansaajana Myös yrittäjien luottamus konsulttia kohtaan saatiin melko pitkälle rakennettua Koulutuspäivän vaikutus kävi selvästi ilmi vuoden 2004 lopulla, kun toteutettiin 4:lle yritykselle kehittämiskonsultoinnit ilman koulutuspäivää Tällöin konsultoinneissa jouduttiin enemmän keskustelemaan yrittäjän omista (hiukan epämääräisistäkin) tavoitteista, sitoutumisessa oli parantamisen varaa ja etukäteen pyydetyt taloudelliset aineistot olivat puutteellisia Yhdessä konsultoinnissa jouduttiin käyttämään yksi tapaaminen lähes pelkästään verotuksellisista kysymyksistä tuleviin kehittämistarpeisiin Konsultoinnit toimivat suunnitellun mukaisesti ja ne saatiin helposti sovittua, vaikka aluksi epäilyttikin, saadaanko ½ pv:n mittaisista toteutuksista rakennettua kahden yrittäjän koko päivä Matka-aikojen kannalta tämä oli ehdoton edellytys C:\Documents and Settings\Pertti Lehtonen\My Documents\DATAT\PROJEKTI\Pyrke\Loppuraporttidoc

4 4(9) Alkuperäisen mallin mukaisesti ensimmäinen kerta meni kokonaistilanteen hahmottamiseen ja kehittämistarpeiden hahmottamiseen Tapaaminen myös auttoi yrittäjiä hahmottamaan oman toimintansa suuntaviivoja hiukan laajemmin kuin, että olisi suoraan siirrytty laatimaan kehittämissuunnitelmaa Muutamassa tilanteessa yrittäjän itsensä tekemä arvio kehittämistarpeesta osoittautui sellaiseksi, että siinä olisi yritetty parantaa seurauksia, eikä olennaisia syitä Toinen konsulttikerta keskittyi varsinaisen kehittämissuunnitelman laatimiseen Tapaamisen välillä (n 1-2 kk) yrittäjän ajatukset ja myös tarpeet olivat konkretisoituneet ja niiden pohjalta pystyttiin laatimaan selkeä kehittämisohjelma Laajasta kehittämissuunnitelmasta ei kylläkään voinut puhua (ei ollut tavoitteenakaan!) Yrittäjän kannalta usein jo yhdestä ajankohtaisesta ongelmasta selviytymismallin rakentaminen antaa yrittäjälle tehtävän, jonka toteuttaminen vie aikaa ½-2 v Tällaisia olivat esimerkiksi talouden tasapainottamiseen liittyvät kysymykset Optioita käytti hyväkseen 2 yritystä Konsulttina pyrin siihen, että yrittäjät vievät hahmotetut kehittämishankkeet valmiiksi ja vasta sitten alkavat miettiä uusia suunnitelmia Toisaalta pyrin ohjaamaan henkilöitä muiden Pyrken koulutusten pariin Tästä osoituksena 2 henkilöä ilmoittautui Yrittäjästä johtajaksi valmennukseen ja 1 esim kouluttamaan henkilökuntaansa Pyrken kautta 3 yrityksistä esittivät vuoden 2004 lopulla akuutin tarpeensa jatkokonsultointeihin, joihin ei kuitenkaan ole mahdollisuuksia hankkeen päättymisen vuoksi 22 KONSULTIN KOKEMUKSIA Kun arvioidaan kokonaisuutta, niin on syytä katsoa tuloksia: 25 yritystä, joista 23:n kanssa saatiin toteutus vietyä läpi Suoraan konsultille tulleiden palautteiden mukaan toteutus onnistui hyvin ja yrittäjät saivat akuutin avun tilanteisiinsa Yhden yrittäjän osalta laadittu suunnitelma osoitti suunnitellut toimenpiteet taloudellisesti kannattamattomaksi Konsultin laatimaan vaihtoehtoiseen malliin ei yrittäjällä ollut edellytyksiä Tästä tiedän tulleen kriittistä palautetta Toteutus, joka jäi kesken, olisi vaatinut yrittäjän omaa sitoutumista Tässäkin vietiiin suunnittelua eteenpäin ensimmäisen tapaamisen jälkeen ( verkkoympäristön kautta) Avainhenkilön kanssa työskentely eteni, mutta yrittäjän omat kommentit jäivät puuttumaan Tällöin katsoin parhaaksi keskeyttää Olen osaltani pyrkinyt olemaan yhteydessä yrittäjiin ja kuulemaan heiltä kehittämishankkeiden etenemisestä Noin puolesta tiedän, että hanke on edennyt suunnitellusti ja tuonut suunnitellut tulokset Malliltaan toteutus on ollut toimiva ja koulutusosio alussa erittäin tarpeellinen Konsultoinnit ovat olleet monessa tilanteessa melko riittävät Ehkä kuitenkin olisi ollut hyvä sijoittaa vaikkapa ½ vuoden päähän seurantatapaaminen, jotta olisi voitu antaa jatko-ohjeita ja varmistaa, että hankkeet etenevät suunnitellusti C:\Documents and Settings\Pertti Lehtonen\My Documents\DATAT\PROJEKTI\Pyrke\Loppuraporttidoc

5 5(9) Lisäkonsultointien osalta tämä saavutettiin ja molemmissa tapauksissa saavutettiin erittäin hyvät tulokset Konsulttina tunsin muutaman kerran joutuvani tilanteeseen, jossa tarvittiin tietämystä sellaisilta osa-alueilta, joilta en kokenut olevani huippuammattilainen Näissä tilanteissa käytin kerran ulkopuolista toteuttajaa (Erkki Lappalainen: yrityksen arvon määritys) ja muissa selvitin seuraavaa kertaa varten riittävän tiedollisen näkemyksen (esim yritysverotuksen erityiskysymykset) Tämä myös on tällaisten konsultointien ongelmakohta Konsultin tulee pystyä siirtymään alle tunnissa yrityksestä toiseen ja samalla muuttua esim taloudellista spesialistista kuljetusliikkeen ajonjärjestelyjen tehostamisen tuntijaksi Onneksi kuitenkin Pyrken hanketoimijat pystyivät kokoamaan melko homogeeniset pienryhmät Tähän kyllä osaltaan vaikutti se, että pienyritysten problematiikat painottuvat aika usein samojen periaatteiden ympärille Käytössä oli ASP-palveluna toimiva suunnittelun verkkoympäristö Tätä ympäristöä käytettiin myös hyväksi suunnittelutyössä Välineenä came-ohjelma on riittävän hyvä tällaiseen työskentelyyn Ongelmana tulee vastaan se, että osa viestityksestä tapahtui sähköpostin kautta ja siten oli houkutus laittaa lyhyt hutaistu viesti sen sijaan, että olisi käyty came-ympäristössä kirjoittamassa syvällisiä ajatuksia Oma uskoni tällaisen välineen hyödyntämiseen kasvoi Vastassa oli kuitenkin usein tilanne, että jokaiselle yritykselle tuli suunnitella oma sisältö verkkoon ja myös aktivoida yrittäjää ympäristön käyttöön Koska konsulttiveloitukset muodostuivat vain lähijaksoista, ei aivan kaikkea pystynyt tekemään talkootyönä Yhteenvetona edelliseen totean, että lisäämällä malliin sopivan ajan kuluttua tapahtuva seurantapalaveri, saadaan toteutuksesta optimaalinen C:\Documents and Settings\Pertti Lehtonen\My Documents\DATAT\PROJEKTI\Pyrke\Loppuraporttidoc

6 6(9) 3 YRITTÄJÄSTÄ JOHTAJAKSI-VALMENNUS 31 RAKENTEESTA Yrittäjästä johtajaksi-koulutus lähti yrittäjiltä tulleista kommenteista, että YET-koulutukset ja vastaavat eivät ole sitä, mihin yrittäjät haluavat osallistua Toisaalta TEkeskusten toimitusjohtaja-kurssit koettiin liian perusjutuiksi yrittäjille, jotka ovat jo vuosia pyörittäneet omaa yritystä Tähän tarpeeseen pyrittiin rakentamaan kokonaisuus, joka parhaiten vastaisi yrittäjien omia näkemyksiä Lopulliseksi rakenteeksi muodostui seuraava toteutusmalli: Jakso 2 (2 pv) - talouden perusteet - talouden analysointi Jakso 3 (2 pv) - oma johtaja-analyysi - johtamisen perusteet - ongelmaklinikka Jakso 1 (2 pv) - orientaatio - toiminnan suunnittelu Konsultoinnit - kukin aihe-alue ½pv - optio halutusta 1pv - eri konsultit Jakso 4 (2 pv) - markkinoinnista - markkinointisuunnit - mainonnasta Jakso 5 (2 pv) - yritysstrategiat - kehittämistyöstä - opit tulevaan Varsinaisia koulutusjaksoja oli 5 kappaletta noin kuukauden välein (maaliskuu lokakuu 2004) Kesän aikana ei koulutuspäiviä ollut! Kuhunkin jaksoon sisältyi mahdollisuus syventyä ½ pv:n ajan yrityskohtaiseen tilanteeseen kyseisen kouluttajan kanssa Tästä mallista poikettiin vain johtajuuden osalta, jossa käytettiin toinen koulutuspäivä kunkin henkilökohtaiseen palautteeseen (45 /hlö) muiden osallistuessa erilaisten johtamisen ongelmatilanteiden ratkaisemisklinikkaan Koulutukset toteutettiin niin, että ensimmäisenä päivänä aloitettiin klo 12:00 ja jatkettiin noin klo 19:00 asti ja toinen päivä oli 8:00-16:00 Näin yrittäjältä tuhlautui aikaa vain 1½ pv/kerta Muutenkin toteutuksessa pyrittiin vuorovaikutteiseen opiskeluun, jossa teoriat ja käytännön nivoutuivat yhteen Erityisesti panostettiin yrittäjien väliseen keskusteluun ja vuorovaikutukseen Kullekin jaksolle pyrittiin saamaan omat kouluttajansa Tässä osin onnistuttiinkin, koska talouden jakson piti Erkki Lappalainen ja johtamisen Pauli Kallio Lisäksi markkinoinnin jaksoon oli valittu jo henkilö, jonka sairastumisen takia jakso jäi allekirjoittaneelle C:\Documents and Settings\Pertti Lehtonen\My Documents\DATAT\PROJEKTI\Pyrke\Loppuraporttidoc

7 7(9) 32 KOULUTTAJAN KOKEMUKSIA Kouluttajana olen kyseiseen malliin erittäin tyytyväinen ja nähtyäni osanottajilta saadut palautteet, tiedän, että tehtyä toteutusta arvostetaan yrittäjien joukossa Usea osanottajista on ollut yhteydessä ja kysellyt vastaavaa yrittäjäkolleegaa varten Suurimpana pettymyksenä pidän, että tällainen koulutus saatiin toteutumaan pilottina, mutta päärahoittajan kielteisen rahoituspäätöksen takia iso osa tehdystä työstä ja saaduista kokemuksista valuu hukkaan Yrittäjien aktivoiminen on pitkäjänteistä työtä, jossa vasta ensi askeleet on otettu Yrittäjillä ei myöskään ole edellytyksiä maksaa tällaisten koulutusten täyttä hintaa, joten hankkeen jatkaminen jossain muodossa olisi välttämätöntä Kun tehdään tällainen koulutus pilottina, niin parannettavaa on varmasti Jos kuitenkin aluksi katsotaan onnistumisia, niin ensimmäisenä tulee mieleen toteutusmalli Koulutuksen jaksottaminen toimi, päivien aikataulutus onnistui ja lyhyet, jaksoihin liittyvät konsultoinnit konkretisoivat koulutuspäivien opit Toinen onnistuminen oli yrittäjien omaa aatemaailmaa tuntevien ja käytännön toimintaa ymmärtävien kouluttajien käyttö Näin päästiin riittävän konkreettisiin asioihin, kuitenkaan teoreettista puolta unohtamatta Koen henkilökohtaisesti onnistuneeni ryhmän motivoinnissa ja koossa pitämisessä sekä myös koulutusten koordinoinnissa Tällainen ei onnistu hyvin, jos eri osa-alueet eivät nivoudu riittävästi yhteen Tätä työtä tehtiin kouluttajien välillä came-ohjelmiston avulla Ryhmä oli melkoisen heterogeeninen, kuten yleensäkin pilottihankkeissa Tästä muodostui kuitenkin iso vahvuus, kun henkilöt tutustuivat toisiinsa Mukaan tuli avoimuus ja rehellisyys Sivuraiteelle jäivät ne, jotka eivät tähän avoimuuteen lähteneet mukaan Tämän yhteishengen rakentamiseen uskon vaikuttaneen sen, että jokaisella jaksolla oli paikalla hanketoimija (Merja) ja allekirjoittanut On erittäin tärkeää, että koulutukset pystyttiin viemään pois koulumaisista ympäristöistä ja siten luomaan yrittäjien oppimiselle ja vuorovaikutukselle hyvät puitteet Vieläkin enemmän olisi voinut yrittää hyödyntää esim luonnonläheisiä paikkoja Toinen palautteista nähtävä (ja myös itse huomattu) asia on kunkin osion vielä tarkempi suuntaaminen ja yrityskohtaisen tehtävän rakentaminen konsultointia silmällä pitäen Tätä pidän erittäin haastavana asiana, koska tavoitehan oli laatia yrityskohtainen konsultaatio 2 päivän aikana läpikäydyistä asioista Miten siis tehdä sellainen tehtäväanto, joka voisi sopia jokaiselle? Yhteenvetona kaikesta yllä olevasta: Erittäin hyvin onnistunut pilottihanke, joka muokkautuisi seuraavan toteutuskerran yhteydessä lopulliseen muotoonsa C:\Documents and Settings\Pertti Lehtonen\My Documents\DATAT\PROJEKTI\Pyrke\Loppuraporttidoc

8 8(9) 4 PYRKEN TOIMINNASTA YLEISESTI Koska en ollut mukana kuin näissä kahdessa toteutuksessa, on melko vaikeaa kommentoida toimintaa tai annettu palaute voi ns mennä ohi Tärkeimpänä onnistumisen perustana pidän hanketoimijoiden toimintaa yrittäjien parissa Tätä voi kutsua markkinoinniksi, mutta minusta se on paljon enemmän Se on kuuntelemista ja keskustelua, se on lähellä olemista, se on vastaamista luvatuista asioista, se on aktivoimista Siis nykyaikaista ja toimivaa asiakassuhdemarkkinointia Tähän olennaisesti liittyvä asia on hyväksyminen, että alkuvaiheessa ei kaikkiin toteutuksiin saada isoa ryhmää, vaan ensimmäiset kerrat on tehtävä pienryhmissä Myös yritysten heterogeeniset taustat ja tilanteet vaativat pienryhmien hyödyntämistä, jotta voidaan tarjota konkreettisia asioita yrittäjän arkeen Läheisestä yhteistyöstä yrittäjien kanssa seuraa myös sitoutuminen Kun yrittäjä on lupautunut sitoutuneesti mukaan, ei poisjäänti ole helppoa Ja tästä taas osaltaan seuraa, että toteutuksista tulee jämäkkä, kun aika ei kulu henkilöitä kaipaillessa Ja kun henkilöt ovat pitempään mukana, alkavat myös opit konkretisoitua paremmin Se, mikä hankkeissa ärsyttää, on yletön raportointi Yhtenä esimerkkinä olkoon: konsultti laatii listan töistään, jonka yrittäjä allekirjoittaa Yrittäjä laatii tuntiseurannan, jossa kuittaa samat tunnit tehdyksi Lisäksi konsultti vielä laskuunsa erittelee samat tekemisensä Ja jostain kumman syystä näyttää yleistyvän tapa, jossa konsultti velvoitetaan hoitamaan yrittäjän paperien toimittamisen Tämä ei ollut varsinaisesti Pyrken ongelma, koska nämä hoidettiin yhteisymmärryksessä, vaan kaikkia projekteja koskeva ongelma Yrittäjät kyllä saa täyttämään lappunsa yhden kerran, mutta kun samoja asioita vatkotaan monesti, niin useat raportit jäävät tekemättä Tämän hoitamisessa Pyrken hanketoimijat onnistuivat paremmin kuin missään muualla olen nähnyt Tätä ei pidä ottaa henkilökohtaisena haluttomuutena raportoida, vaan päällekkäisen turhan työn kritisoimisena Muutamassa kohdassa jouduin miettimään, mitä oikeastaan tulisi raportoida ja miten Pidän tätä kuitenkin ymmärrettävänä, koska hanke oli ainutlaatuinen ja siten periaatteet selkiytyisivät, jos tällainen hanke voitaisiin vakinaistaa tai sille olisi jatkohanke Vuoropuhelu Pyrken hanketoimijoiden kanssa toimi erittäin hyvin ja eteen tulleista asioista voitiin sopia joustavasti Pidän tärkeänä myös sitä, että omaa näkemystäni kuunneltiin, kun mietittiin, mitä tulisi konkreettisesti tehdä Vaikka toimivat kokonaismallit olivat olemassa, niiden käytännön toteuttamiseen pystyin tuomaan mukaan oman vuosien saatossa tulleen kokemukseni Pidän järjettömänä, että toteutetaan projekti, jossa onnistutaan aktivoimaan yrittäjäkenttää Ja kun kiinnostuminen on nyt saavutettu ja alkaisi aika kerätä työn tuloksia, niin sitten jatkoa ei tulekaan Ymmärrän hyvin, että projektien ei tule olla ikuisia, mutta jatkoha- C:\Documents and Settings\Pertti Lehtonen\My Documents\DATAT\PROJEKTI\Pyrke\Loppuraporttidoc

9 9(9) kemus oli selkeästi jalostunut jatkohanke, jossa olisi voitu viedä parhaat käytännöt (benchmarking) käytäntöön Jotenkin muodostui kuva, että hyvät hanketoimijat antoivat kouluttajille/konsulteille mahdollisuuden toteuttaa osuutensa parhaimmalla mahdollisella tavalla En tiedä, oliko näin, mutta hommat ainakin sujuivat hyvin Ehkä osuutensa oli myös Savon Aikuisopiston (Kuopion Ammatillisen Aikuiskoulutuskeskuksen) jouhevalla organisaatiolla Mitä voisi sanoa hankkeesta, joka omasta mielestäni onnistui tosi hyvin, oli tehokasta toimia ja vielä pääsi pilotoimaan uuden koulutuksen?! Haluan kiittää tästä mahdollisuudesta hanketoimijoita (Mirjaa ja Merjaa) sekä koko Pyrke-hanketta Muistiin merkinneenä C:\Documents and Settings\Pertti Lehtonen\My Documents\DATAT\PROJEKTI\Pyrke\Loppuraporttidoc