Hakijalle: uudistetun verkkopalvelun usein kysytyt kysymykset 10/2010

Transkriptio

1 Sivu 1 / 7 Hakijalle: uudistetun verkkopalvelun usein kysytyt kysymykset 10/2010 Kuvitettu käyttöohje löytyy osoitteesta Sisältö Top Miten vaihdan salasanan?... 2 Miksi järjestelmä ei hyväksy henkilötunnustani?... 2 Minulla ei ole suomalaista henkilötunnusta. Voinko silti rekisteröityä?... 2 Miksi en löydä järjestelmästä vanhoja hakemuksiani ja niistä saamiani lausuntoja ja päätöksiä?... 3 Miten löydän tallentamani hakemukset?... 3 Miksi valikot ovat suomenkielellä, mutta hakemuslomakkeen otsikot englanniksi?... 3 Mistä saan ns. konsortiokoodin, jotta pystyn tekemän oman hakemukseni konsortion osapuolena?... 3 Miksi sivun otsikossa on punainen varoituskolmio, vaikka en ole mielestäni syöttänyt sinne mitään?... 3 Miksi syöttämäni tiedot eivät aina tallennu, esimerkiksi liikkuvuustieto?... 3 Miksi ohjelma ei hyväksy antamaani numeroarvoa?... 4 Sekalaisia kysymyksiä... 4 Käyttäjätunnus, salasana ja rekisteröityminen... 4 Hakemuksen täyttämisen kysymyksiä... 5 Hakemuksen jättämisen kysymyksiä... 6 Hakuajan päätyttyä... 6

2 Top-10 Sivu 2 / 7 Miten vaihdan salasanan? 1. Valitse kirjautumisnäytöltä Pyydä uusi salasana 2. Syötä sähköpostiosoitteesi 3. Paina Jatka. 4. Poistu lomakkeelta selaimen Takaisin (Back) napilla tai sulkemalla selain. 5. Klikkaa sähköpostiisi tullutta linkkiä, jonka kautta pääset järjestelmään näkemään järjestelmän antaman uuden salasanasi. Ks. alla oleva kuva: Tästä linkistä pääset näkemään uuden salasanasi Miksi järjestelmä ei hyväksy henkilötunnustani? Minulla ei ole suomalaista henkilötunnusta. Voinko silti rekisteröityä? 6. Syötä sähköpostiosoitteesi käyttäjätunnus-kenttään 7. Paina Jatka 8. Näet uuden salasanasi. Ota se talteen. Tähän voi olla useita syitä: Henkilötunnuksessa on näppäilyvirhe. Järjestelmä tarkistaa tarkistusmerkin avulla, että henkilötunnus on muodollisesti oikein. Henkilötunnusta ei ole syötetty väliviivalla. Oikea syöttömuoto on siis ppkkvv-mmmm. Olet jo aiemmin rekisteröitynyt. Samalla henkilötunnuksella voi rekisteröityä järjestelmään vain kerran. Olet toiminut aiemmin Akatemian rahoitushakemusten arvioijana, jolloin henkilötietosi on jo viety vanhasta järjestelmästä uuden verkkoasioinnin tietokantaan. Voit yrittää kirjautua järjestelmään vanhaan järjestelmään tallentamallasi sähköpostiosoitteella ja salasanalla. Ota tarvittaessa yhteyttä Akatemiaan esim. Helpdeskin kautta. Kyllä. Henkilötunnuksen syöttäminen on pakollista vain Suomen kansalaisille. Vain syntymäajan antaminen on pakollista kaikille.

3 Sivu 3 / 7 Miksi en löydä järjestelmästä vanhoja hakemuksiani ja niistä saamiani lausuntoja ja päätöksiä? Miten löydän tallentamani hakemukset? Miksi valikot ovat suomenkielellä, mutta hakemuslomakkeen otsikot englanniksi? Aiemmin haetun, päätetyn, käsittelyssä olevan ja käynnissä olevien hankkeiden tiedot ovat vielä toistaiseksi vanhassa sähköisen asioinnin järjestelmässä. Pääset kirjautumaan vanhaan asiointijärjestelmään rekisteröimälläsi tunnuksella ja salasanalla osoitteessa Jos et pysty kirjautumaan, pyydä apua Akatemian Helpdeskistä osoitteessa Linkki Helpdeskiin on myös hakemuksen sivulla Kysymykset ja palaute. Keskeneräiset, jätetyt, käsittelyssä olevat ja myöhemmin päätöksen saaneet hakemuksesi löytyvät Omat hakemukset valikon välilehdiltä. Asiointikieli vaikuttaa järjestelmän valikoiden ja järjestelmän ulkopuolisille sivuille johtavien linkkien kautta avautuvien sivujen ja asiakirjojen kieleen. Tällaisia linkkejä ovat hakuilmoitus, haun ohje ja käyttöohje. Hakemukseen valittu kieli vaikuttaa hakemuslomakkeen ja sen sivujen otsikoiden, kenttäkohtaisten opastustekstien, pudotusvalikkojen vaihtoehtojen ja toimintopainikkeiden kieleen. Asiointikieltä voi muuttaa milloin tahansa Omat tiedot valikon kautta. Hakemuksen kielivalintaa ei voi enää muuttaa hakemuksen tekemisen aloittamisen jälkeen. Mistä saan ns. konsortiokoodin, jotta pystyn tekemän oman hakemukseni konsortion osapuolena? Miksi sivun otsikossa on punainen varoituskolmio, vaikka en ole mielestäni syöttänyt sinne mitään? Miksi syöttämäni tiedot eivät aina tallennu, esimerkiksi liikkuvuustieto? Jos haluat, että näytöllä näkyy valikoita, otsikoita ja muita tietoja vain yhdellä kielellä, valitse asiointikieleksesi sama kuin hakemukselle valitsemasi kieli. Järjestelmä antaa kuusinumeroisen koodin konsortion johtajalle hänen aloittaessa konsortiohakemuksen tekemisen. Hän voi lähettää sen sähköpostitse järjestelmästä luetteloimilleen konsortion muille osapuolille. Sen voi toimittaa heille toki millä muulla tavalla tahansa. Kaikki konsortion osapuolet näkevät konsortion nimen, lyhenteen, koodin ja jäsenet hakemuslomakkeen sivulta Konsortion osapuolet. Olet luultavasti painanut Lisää uusi näppäintä tutustuaksesi sivun sisältöön, jolloin järjestelmä on luonut uuden, tyhjän tietueen. Se ei kuitenkaan voi hyväksyä sivua, ennen kuin kaikki sen pakolliset kentät on syötetty. Mene sivulle ja täytä puuttuvat tiedot tai poista kyseinen tietue painamalla poistonäppäintä (pieni punainen neliö, jonka sisällä on miinusmerkki tai Poista ). Tämä järjestelmän piirre on korjattu versiossa , joka asennettiin Nyt tiedot tallentuvat puuttuvista tiedoista huolimatta lomakkeen kaikissa osioissa.

4 Sivu 4 / 7 Miksi ohjelma ei hyväksy antamaani numeroarvoa? Ohjelma hyväksyy luvuiksi kokonais- tai desimaalilukuja, kysyttävästä tiedosta riippuen. Desimaalierottimena on käytettävä pistettä, ei pilkkua. Arvo saattaa olla liian suuri tai pieni. Numerokenttiin ei hyväksytä kirjaimia tai muita erikoismerkkejä kuin desimaalipiste. Sekalaisia kysymyksiä Mistä saan hakemuksen sisältöä koskevia neuvoja? En tiedä, miten lomakkeen erääseen kysymykseen on tarkoitus vastata. Minulla on teknisiä ongelmia järjestelmän käytössä. Kuka voisi neuvoa? Miksi ns. työpöydällä ei ole kaikkia hakemuksiani? Käyttäjätunnus, salasana ja rekisteröityminen Miksi en voi vielä käyttää oman yliopistoni tunnusta ja salasanaa eli suomalaisissa yliopistoissa ja muissa korkeakouluissa käytettyä HAKAkirjautumista? Miksi minun pitää rekisteröityä alusta alkaen, vaikka minulla on tunnus Akatemian vanhaan sähköiseen asiointiin? Miksen voi vapaasti määritellä käyttäjätunnustani? Miksi järjestelmä ei huoli syöttämääni sähköpostiosoitetta? En pysty kirjautumaan. Mahdoinko syöttää sähköpostiosoitteeni väärin, kun rekisteröidyin? Miksen voi määritellä uutta salasanaani itse? Miksen voi vaihtaa henkilötunnustani? Tutustu hakuilmoitukseen ja siitä löytyvien lisätietojen lähteisiin osoitteessa Siihen on suora linkki myös kaikilla hakemuslomakkeen sivuilla, samoin kuin valittua rahoitusmuotoa koskeviin erityisohjeisiin. Akatemian Helpdeskin osoite on Akatemia/Kysymykset-ja-palaute/. Linkki löytyy myös hakemuslomakkeen sivuilta nimellä Kysymykset ja palaute. Valitse asiasi aihepiiriksi Verkkopalvelu ja osoita kysymyksesi tietohallinnolle. Työpöydällä ovat vain ne tiedot, joihin käyttäjältä odotetaan toimenpiteitä. Esimerkiksi jätetyt hakemukset löytyvät Omat hakemukset -valikon kautta. Keskeneräiset hakemukset löytyvät molemmista. Uuden verkkopalvelumme liittäminen HAKAan on vielä kesken. Kun se valmistuu, useimpien yliopistojen ja korkeakoulujen henkilöstö voi siirtyä vaivattomasti sen käyttöön. Sitä varten ei tarvitse rekisteröityä uudelleen. Pääasiallisia syitä on kolme: Uuden verkkopalvelumme tietosisältö on erilainen. Akatemia haluaa varmistaa, että hakijoiden tiedot ovat ajan tasalla. Rekisteröitymisen ja sisään kirjautumisen tavat on uudistettu nykyajan tietoturvavaatimusten ja käytäntöjen tasolle. Käyttäjätunnuksen on oltava henkilökohtainen, todellinen sähköpostiosoite, johon järjestelmä lähettää viestejä. Sen ei tarvitse välttämättä olla oman yliopiston tai korkeakoulun sähköpostiosoite. Järjestelmä tarkistaa, että osoitteessa merkki. Lisäksi samalla sähköpostiosoitteella voi rekisteröityä järjestelmään vain kerran. Ota yhteyttä Akatemiaan Helpdeskin kautta. Sähköpostiosoitteesi voidaan tarkistaa ja tarvittaessa korjata. Piirteen toteuttaminen järjestelmään on vielä kesken. Toistaiseksi on käytettävä järjestelmän antamaa uutta salasanaa. Ota yhteyttä Akatemiaan henkilötunnuksesi vaihtamiseksi, esimerkiksi Helpdeskin kautta.

5 Sivu 5 / 7 Miksi järjestelmä ei hyväksy syöttämääni syntymäaikaa ? Miksi omaa organisaatiotani ei löydy listalta? Vaihdon henkilötiedoissani olevaa asiointikieltä. Miksi järjestelmän kieli ei ole muuttunut, vaikka jo tallensin muutoksen? Miksi tutkimusalat eivät ole valintalistalla aakkosjärjestyksessä? Miksi järjestelmä ei hyväksy CVtiedostoani? Hakemuksen täyttämisen kysymyksiä Miten voin päivittää oman CV:ni tuoreempaan versioon? Miksi monella valintalistalla on ensimmäisenä vaihtoehtona Valitse, joka ei kelpaa vaihtoehdoksi? Miksi Akatemialta haettu rahoitus on negatiivinen luku? Miksi ohjelma ei ota vastaan prosenttimerkkiä (%), vaikka kehottaa syöttämään prosenttiluvun? Miten päin etunimi ja sukunimi tulisi syöttää esimerkiksi Yhteistyökumppanit-osiossa, koska niille ei ole omia kenttiä? Miksi järjestelmä ei hyväksy tiedostoa hakemuksen liitteeksi? Haluaisin työstää hakemuksia useassa selainikkunassa. Onko se mahdollista? Päiväys on syötettävä muodossa pp.kk.vvvv. Järjestelmä ottaa vastaan myös ilman etunollia annetut päivät ja kuukaudet, esim kelpaa yhtä hyvin kuin Järjestelmään rekisteröidään organisaatioita sitä mukaa, kuin niistä rahoitusta haetaan. Valitse organisaatiolistan lopusta on kohta muu organisaatio ja syötä organisaatiosi nimi listan alapuolella olevaan tyhjään kenttään. Uusi kielivalintasi tulee voimaan, kun ensin kirjaudut ulos ja uudelleen sisään järjestelmään. Järjestys on tutkimusalaryhmittelyn mukainen. Jos listalta puuttuu oma tutkimusalasi, kirjoita se/ne alempana olevaan Asiasanat-kenttään. Tiedosto ei todennäköisesti ole sallittua tiedostotyyppiä, joita ovat pdf, doc, docx ja rtf. CV:n liittämiseen pääset jompaakumpaa reittiä: 1) Jos olet täyttämässä hakemusta, siirry hakemuksen Omat tiedot/cv-välilehdelle ja paina Muokkaa omat tiedot ja liitä CV nappia; tai: 2) Jos et ole täyttämässä hakemustasi (olet esimerkiksi Työpöytävalikossa), avaa Omat tiedot -valikko ja sieltä CV-välilehti. Aiemmin liittämäsi CV:n saat vaihdettua liittämällä uuden sen tilalle. Akatemia haluaa varmistaa, että hakija ottaa kantaa kaikkiin pakollisiin valintalistatyyppisiin kysymyksiin. Olet syöttänyt muiden rahoittajien rahoitusosuudet suuremmiksi kuin hankkeen kokonaiskustannukset. Prosentit syötetään vain lukuina ilman %-merkkiä. Syötä järjestyksessä Sukunimi Etunimi. Sallitut tiedostomuodot on ilmoitettu Liitteet-sivulla kunkin liitteen kohdalla tiedostopäätteinä. Yleensä sallitut tiedostotyypit ovat nämä: rtf doc docx xls xlsx wpd jpg txt htm pdf Tiedosto saattaa olla liian suuri, yli 10 MB. Samannimisen tiedoston voi antaa Liitteet-sivulla vain kerran. Lisää ohjeita hakemuksen liitteistä on Akatemian verkkosivulla Periaatteessa kyllä, jos käyttää kuhunkin sessioon erimerkkisiä selainohjelmia (esimerkiksi Internet Explorer ja Mozilla Firefox). Se ei ole kuitenkaan suositeltavaa.

6 Sivu 6 / 7 Miksi Akatemian virkamies ei näe järjestelmästä keskeneräistä hakemustani, vaikka tarvitsen apua sen täyttämisessä? Hakemuksen jättämisen kysymyksiä Miksi en pysty jättämään hakemusta, vaikka hakuaikaa on vielä runsaasti jäljellä? Jätin hakemukseni ajoissa. Voinko vielä parannella sitä, koska hakuaikaa on vielä jäljellä? Yritin jättää hakemukseni aivan viime hetkillä. Oman tietokoneeni mukaan hakuaikaa oli vielä jäljellä, miksi en silti pystynyt enää jättämään hakemustani? Miten poistan tai peruutan jättämäni hakemukseni? Hakuajan päätyttyä Hakuaika on päättynyt. Voinko vielä täydentää hakemustani? Miksi hakemuksessa ilmoittamani suorituspaikan sitoumuksenantaja ei ole saanut Akatemialta mitään viestiä asiasta? Tutkijan oikeusturva ja sitä edistävät lait ja hyvä hallintokäytäntö edellyttävät, että päätösvalta tutkimussuunnitelmiensa näyttämisestä muille on vain tutkijalla itsellään. Siksi Akatemian virkamiehet voivat nähdä hakemuksesi vasta, kun olet jättänyt sen. Halutessasi voit toimittaa hakemusluonnoksen liitetiedostoineen Akatemian virkamiehelle hänen kanssaan sopimallasi tavalla. Todennäköisesti et ole vielä täyttänyt kaikkia vaadittavia tietoja tai tiedoissa on muotovirheitä. Tarkista punaisella varoituskolmiolla merkityt hakemussivut, täytä puuttuvat ja korjaa virheelliset tiedot. Kyllä. Löydät jätetyn hakemuksesi Omat hakemukset -valikon Jätetyt-välilehdeltä. Klikkaa hakemuksen rivillä olevaa Muokkaalinkkiä. Muista jättää hakemuksesi uudelleen ennen hakuajan päättymistä hakemuksen Jätä hakemus sivulla. Muuten aiemmin jättämääsi hakemukseen nähden muuttuneet tiedot eivät jää voimaan. Järjestelmä käyttää aikatarkistuksissaan järjestelmän serverin kelloa, joka on tahdistettu Suomen viralliseen aikaan. Aika tarkistetaan serverin kellolta, kun painetaan Jätä hakemus nappulaa. Hakemus kannattaa jättää hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä. Hakemuslomakkeen oikeassa yläreunassa näkyvä jäljellä oleva hakuaika ei ole virallinen täsmäaika. Se on vain suuntaa antava. Löydät Poista- ja Peruuta-toiminnot Omat hakemukset -valikon välilehdiltä hakemuksesi tietojen yhteydestä. Et voi omatoimisesti muuttaa hakemustasi hakuajan päätyttyä. Ota yhteyttä Akatemiaan. Voit esimerkiksi lähettää asiaa koskevan pyynnön toiminnolla Anna lisätietoja. Löydät toiminnon valikon Omat hakemukset välilehdiltä Jätetyt tai Käsittelyssä, hakemuksesi yhteydestä. Akatemia lähettää sitoumuspyynnöt hakijoiden ilmoittamille sitoumuksenantajille sähköpostilla hakuajan päätyttyä.

7 Sivu 7 / 7 Miksen ole saanut viestiä hakemukseni saamasta sitoumuksesta? Sitoumuksenantaja on vaihtunut eikä edellinen ehtinyt antaa sitoumusta. Miten saan sitoumuksen hakemukselleni? Miten peruutan jättämäni hakemukseni? Ota ensin yhteyttä ensin ilmoittamaasi sitoumuksenantajaan, onko hän saanut sähköpostiinsa sitoutumispyyntöjä ja käynyt järjestelmässä antamassa sitoumuksen. On nimittäin mahdollista, että Akatemia ei ole vielä lähettänyt sitoumuspyyntöjä hakemuksissa ilmoitetuille sitoumuksenantajille; sitoumuksenantaja ei ole vielä käynyt järjestelmässä antamassa sitoumustaan; sitoumuspyynnöt sisältävä sähköposti ei ole saapunut perille, koska antamaasi sähköpostiosoitteeseen on tullut kirjoitusvirhe, tai sähköposti on myös saattanut jäädä matkalla roskapostisuodattimeen tai johonkin tekniseen häiriöön; sitoumuksenantaja on rekisteröitynyt eri sähköpostiosoitteella kuin ilmoitit hakemuksessasi. Ota tarvittaessa yhteyttä Akatemiaan. Voit esimerkiksi lähettää asiaa koskevan viestin toiminnolla Anna lisätietoja. Löydät toiminnon valikon Omat hakemukset välilehdiltä Jätetyt tai Käsittelyssä, hakemuksesi yhteydestä. Ota yhteyttä Akatemiaan. Voit esimerkiksi lähettää asiaa koskevan viestin toiminnolla Anna lisätietoja. Löydät toiminnon valikon Omat hakemukset välilehdiltä Jätetyt tai Käsittelyssä, hakemuksesi yhteydestä. Löydät Peruuta-toiminnon Omat hakemukset -valikon välilehdiltä Jätetyt ja Käsittelyssä hakemuksesi tietojen yhteydestä.