PÖYTÄKIRJA Hallituksen kokous 3 / 2012

Transkriptio

1 PL KUOPIO serveriry.fi Hallituksen kokous 3 / 2012 Aika: Keskiviikkona klo 16:15 Paikka: MT4, Technopolis Läsnä: Aappo Alamäki, hallituksen PJ Aino Aholainen 4- Merrit Hallman Joonatan Heiskanen Mikko Koponen 4- Miika Leiviskä Hans Linder ILM.ESTE Jukka Mähönen Jokke Ruokolainen Pauli Siirama Markus Huhta, varajäsen Jarkko Laine, varajäsen ILM.ESTE ILM.ESTE 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo Laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen Sääntöjen mukaan kutsu on toimitettava hallituksen jäsenille viimeistään kolmea päivää ennen kokousta. Todetaan kokous laillisesti koolle kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3. Pöytäkirjantarkastajien, sihteerin ja ääntenlaskijoiden valinta Sääntöjen mukaan valitaan kaksi pöytäkirjantarkistajaa, jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Hallituksen sihteerin poissa ollessa valitaan kokoukselle myös sihteeri. Valitaan kaksi pöytäkirjantarkastajaa, jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. Päätös: Pöytäkirjantarkastajiksi valittiin Jokke Ruokolainen ja Pauli Siirama. 4. Asialistan hyväksyminen työjärjestykseksi Vahvistetaan esityslista kokouksen työjärjestykseksi. Päätös: Hyväksytään esityslista muutoksineen. *** Puheenjohtaja julisti kokoustauon klo *** ***Puheenjohtaja päätti kokoustauon klo ***

2 *** Aino Aholainen ja Mikko Koponen saapuivat *** 5. Tulevat tapahtumat - Ystävänpäivämenot luksalla Sociuksen kanssa. - Dentina vuosijuhlat 18.2., ilmot 2.2., 2 kutsuttu - Winterfest 21.2., lipunmyynti alkoi - Kevätkokous (Tarjoilu 15 ) - Pornobileet Hallitussitsit tulossa - Serveri Pro pilkki? (aikataulu, hankeavustus, paikka) - IT-futis. Onko kysytty varauksia, tenttien siirtoa - Lautapeli-ilta Kärmeksen kanssa? - Pizzaa & limpparia-yö - Vuosijuhlat syksyllä - Haalarikastajaiset kun haalarit tulee - IT-futis - Köpötti-turnee? - Teemabileet? Muna&kana bileet? Keskustellaan tapahtumista ja keksitään lisää aktiviteetteja. Päätös: Kysytään saadaanko Hotlipsistä Pornobileisiin tuotteita ja tuote-esittely. Serveri nimeää Pornobileisiin 3 siivoojaa, jotka saavat ilmaisen sisäänpääsyn, Serveri on vastuussa räsypokkahuoneesta. Gradet tulossa ennen Pornobileitä. Aappo ja Jukka selvittelee pilkin järjestämistä. Aino ja Mikko sopii Kärmeksen kanssa lautapeli-illan ajasta. Köpötti-turnaus järjestetään keväällä. Sociuksen kanssa järjestetään 3.4. Tipu&Muna-sitsit, Merrit on yhteydessä Sociukseen. Merrit on yhteydessä Elämysten Kartanoon ja Sociukseen Issikkavaelluksen järjestämisestä huhtikuun puolen välin tienoilla. 6. Tilannekatsaus Asioiden nykytila: - Paitatilaus, menossa (Pauli) - Haalaritilaus, alennusta myöhästymisestä (Hans) - Irc-kanavan admin-oikeudet, botti työn alla (Aappo) - Avaimet. (Aappo,Pauli,Merrit) - Numerolukko rahalippaaseen (Aappo) Laitettiinkin koko lipas säilyttimeen, ei omaa lukkoa. - Kopokysely (Pauli+Aappo) - Monistemyynti (Pauli) - IRC-koulutus? - Hallitussivut päivitetty 2 / 7

3 - Leimasin (Aappo) - Lipputilaus (Hans) - Facebook-tilit ja sivut (Jokke) - Kuvat kotisivuille (Pauli) - Paljas (Miika) - Tilinkäyttöoikeudet (Aappo, Aino) - Nimenkirjoitusoikeudet (Aappo) - Kuulumiset jaostoista Käydään läpi asioiden nykytila. 7. Uusien jäsenten hyväksyminen Hyväksytään uusia jäseniä. Puheenjohtaja esittelee hyväksyttävät jäsenet. Päätös: Hyväksytään liitteen 1 mukaiset henkilöt jäseniksi. Jukka lisää heidät sähköpostilistalle. 8. Tilinpäätös Kevätkokous on Yhdistyksen sääntöjen mukaan ( 12): Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Rahastonhoitaja esittää tilit, kirjallisen selonteon varojen käytöstä ja taloudellisesta asemasta hallitukselle tilikautta seuraavan tammikuun 15. päivään mennessä. Hallitus laatii puheenjohtajan ja sihteerin johdolla toimintakertomuksen. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja hallituksen vuosikertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään kolme viikkoa ennen kevätkokousta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa viimeistään kaksi viikkoa ennen kevätkokousta hallitukselle. Hallitus esittää tilinpäätöksen ja tilintarkastajien lausunnon sekä toimintakertomuksen yhdistyksen kevätkokoukselle. Toiminnantarkastajat ovat tarkastaneet yhdistyksen talouden ja toiminnan vuodelta 2011 ja kirjoittaneet toiminnantarkastuskertomuksen. Talous sisälsi vähäisiä budjetinylityksiä ja epämääräisesti merkittyjä maksuja. Tilintarkastajat toivovat jatkossa huolellisuutta kirjanpitoon ja pöytäkirjojen täyttöön. Erityisesti monistemyynnin kirjanpito on ollut puutteellista. Vuoden 2011 tilinpäätös näyttää voittoa 1961,28. Toimintakertomus on tarkastushetkellä kunnossa. Hyväksytään tilinpäätös joka näyttää 1961,28 voittoa sekä vuoden 2011 toimintakertomus. Esitetään kevätkokoukselle voiton kirjaamista tilikauden voitto ja tappio tilille. Rahastonhoitaja valmistelee tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen esityskelpoiseen kuntoon kevätkokousta varten. 9. Laitostapaaminen 3 / 7

4 Laitostapaaminen Matti Nykäsen ja Erkki Pesosen kanssa keskiviikkona klo luokassa MT4. Käydään läpi laitostapaamisen memo. Päätös: Merkitään tiedoksi. 10. Tech Club Kuopio Opiskelijavetoinen teknologiakerho on aloittanut toiminnan kampuksella. Säännöissä mainitaan opintoja tukevien kerhojen ja harrastetoiminnan tukeminen. Tech Club Kuopio pitää starttitapahtuman klo 14 alkaen laitoksella salissa MT4. Tapahtuman tukemisesta esim. kahvitarjoilun sponsoroinnilla on keskusteltu epävirallisesti, vaikkei Tech Club olekaan Serverin perustama kerho. Keskustellaan aiheesta ja toiminnan tukemisesta. Päätös: Tuetaan tarjoiluja 20 eurolla. *** Puheenjohtaja julisti kokoustauon *** *** Puheenjohtaja päätti kokoustauon *** 11. MAL-kuulumiset Aappo, Pauli ja Markus osallistuivat MAL-talviseminaariin Hyytiälässä. Paikalla keskusteltiin ainejärjestöjen ja MAL:n/TEK:n välisestä yhteistyöstä. Pauli esittelee asiat. Päätös: Merkitään tiedoksi. 12. Ainejärjestöjen yhteinen tapahtumakalenteri Järjestöjaosto esitti, että kaikki ainejärjestöt luovat Google-kalenterin, johon kaikki ainejärjestön tapahtumat merkitään. Ylioppilaskunta voisi koota kalenterit yhdeksi näkymäksi, jolloin saataisiin yksi iso tapahtumakalenteri, joka kertoo kaikki opiskelijatapahtumat. Käytännöllä vältettäisiin päällekkäiset tapahtumat, jotka voisivat haitata toisiaan. Serverillä on jo Google-tili, jota on käytetty vanhan Facebook-tunnuksen yhteydessä. Otetaan Google-kalenteri käyttöön ja tiedotetaan tätäkin kautta kaikista tapahtumista. Tiedotusvastaava vastaa käyttöönotosta ja osallistuu järjestöjaoston mahdolliseen info/koulutustilaisuuteen aiheesta. Ylläpitäjä selvittää Serverin kotisivujen tapahtumakalenterin vaihtamista Google-kalenteriksi. 13. Jäsenrekisterin ylläpito Yhdistyksen sääntöjen mukaan: 6 Jäsenen velvollisuudet Jäsenellä on velvollisuus ilmoittaa yhdistyslain määräämät tiedot yhdistyksen hallitukselle aina muutosten yhteydessä, kuitenkin vähintään viiden (5) vuoden välein. 4 / 7

5 Näitä ilmoituksia ei kuitenkaan ole seurattu aktiivisesti. Päivitetään jäsenrekisteri siten, että sääntöjen mukaista 5 vuoden ilmoitusväliä voidaan seurata. Koska ajantasaista tietoa ei ole saatavilla, lisätään kaikille jäsenille ilmoitusvuodeksi 2012 siten, että kaikkien nykyisten jäsenten ilmoitettava tietonsa seuraavan kerran viimeistään 5 vuoden kuluttua säilyttääkseen jäsenyytensä. Kirjoitetaan ohjeistus käytännöstä siten, että seuraavat hallitukset jatkavat käytäntöä ja jäsenrekisteri saadaan pidettyä ajan tasalla. Sihteeri vastaa jäsenrekisterin ajantasaisuudesta. 14. Ilmoitustaulut Serverin virallinen ilmoitustaulu sisältää runsaissa määrin vanhentunutta tietoa. Lisäksi epävirallinen Koppia vastapäätä sijaitseva ilmoitustaulu on todettu paremmaksi kuin virallinen MT1 salin viereinen seinä. Siivotaan ilmoitustaululta wanha data pois ja laitellaan tarvittaessa uudempaa tietoa tilalle. Valitaan vastuuhenkilö. Keskustellaan muista aiheeseen liittyvistä jutuista. Päätös: Jukka vastaa ilmoitustaulun siivoamisesta. Vaihdetaan Serverin viralliseksi ilmoitustauluksi Koppia vastapäätä oleva ilmoitustaulu. 15. Käteiskassat ja kirjanpito Serverillä on olemassa virallinen käteiskassa, sekä monistemyyntikassa. Lisäksi erinäisistä paikoista paljastuu toisinaan pienempiä kassoja, jotka sisältävät esim. tapahtumien lipputuloja. Kirjanpito ja rahojen seuranta on ollut vaihtelevaa eikä kukaan ole oikein perillä rahavirroista. Lasketaan käteisvarannot ja tarkistetaan kirjanpidot. Laaditaan selkeä, helppokäyttöinen ja toimiva kirjanpitomenetelmä käteiskassoja varten, johon merkitään kaikki kassatapahtumat. Lisäksi monistemyynnin kirjanpito pitää yhtenäistää. Valitaan vastuuhenkilöt toimenpiteille. Päätös: Valitaan käteiskassojen hoitamiseen vastuuhenkilöksi Aino ja Mikko, ja monistemyynnistä vastaa Pauli. Odotamme tuloksia seuraavaan kokoukseen mennessä. 16. Kysely alan yrityksille Opetuksen laatuun liittyvässä keskustella nousi ilmoille ajatus, että järjestetään Kuopion ja lähiseudun yrityksille kysely. Kyselyn kohderyhmään kuuluvat yritykset, jotka työllistävät tai voisivat mahdollisesti työllistää valmistuvia tkt-opiskelijoita. Tarkoitus olisi kartoittaa työnantajien odotuksia valmistuvien osaamisesta ja taidoista. Vastauksia verrattaisiin laitoksen tarjoamaan opetussisältöön ja niitä voitaisiin hyödyntää keskusteltaessa laitoksen kanssa opetuksen sisällöstä ja laadusta. Keskustellaan aiheesta. Päätös: Aappo laittaa sähköpostilistalle viestiä, että etsitään gradun tekijää aiheesta. 17. Jäsenedut Serverin tarjoama ainoa jäsenetu on tällä hetkellä edullisempi luentomonistehinta. GameOn on lähestynyt hallitusta aiheeseen liittyen. Kartoitetaan mahdollisia yhteistyökumppaneita. Keskustellaan toimenpiteistä. 5 / 7

6 Päätös: Aappo hoitaa sopimuksen GameOnin kanssa. Aino ja Mikko kysyy sopimusta Henry s Pubista ja Ottopojasta. 18. Serverin iltapäiväkerho Järjestetään opintoja tukevaa toimintaa jäsenistölle, esim. tehtävien ja projektien tekoa säännöllisin väliajoin. Serveri voisi tukea tapahtumia eväiden tarjoamisen muodossa. Keskustellaan asiasta. Päätös: Aappo, Pauli ja Jukka järjestävät iltapäiväkerhosta iltakoulun. Tiedotetaan aiheesta jäsenistölle Kevätkokouksessa. Hallituslistalla ilmoitetaan milloin suunnittelupalaveri pidetään. *** Puheenjohtaja julisti kokoustauon *** *** Puheenjohtaja päätti kokoustauon *** 19. Vuosijuhlatyöryhmä Nimitetään vastuuhenkilöt vuosijuhlien suunnitteluun. Keskustellaan asiasta ja nimetään vastuuhenkilöt. Päätös: Perustetaan työryhmä, jonka vetäjä on Jukka. Työryhmään kuuluvat Aino, Aappo, Pauli, Merrit ja Mikko. 20. Yhteistyökumppanit Yhteistyö yritysten kanssa aika vaisua. Kysellään yrityksiltä halukkuutta yritysesittelyihin/rekrytapahtumiin. Päätös: Aappo kysyy Enfolta, Pauli Tiedolta esittelytapahtumaa. Pohditaan lisää yrityksiä. 21. Bilepaikkasopimus Tiukkiksen uudistumisen johdosta kampuksella ei ole edullista tapahtumajärjestyspaikkaa. Viime vuonna hallitus teki Technopoliksen kanssa sopimuksen 7th heavenin käytöstä tapahtumapaikkana. Tämä sopimus ei ole enää voimassa. Kysellään uutta sopimusta Technopolikselta tai vastaavasta paikasta. Päätös: Aappo ottaa yhteyttä Makumestareihin ja tiedustelee sopimusta saunatiloista. 22. Kotisivut kuntoon Kotisivut pitää käydä läpi ja päivittää sisältö ajantasalle. Korjattavaa löytyy mm. liikuntasivu, IRC-sivu ja linkit. Voidaanko perustaa jäsensivu, onko tarvetta? Googlekalenterin upotus? Ylläpitäjän poissa ollessa siirretään päätös seuraavaan kokoukseen, ellei vapaaehtoista tekijää löydy. Merkitään tiedoksi. Päätös: Pöydätään. 23. Hallituksen yhteystiedot kotisivuille 6 / 7

7 Lisätään hallituslaisten puhelinnumerot kotisivujen hallitus-sivulle henkilön luvalla. Käydään läpi mitä tietoja saa julkaista. Päätös: Puheenjohtajan numero voidaan julkaista nettisivuilla. 24. Hallituksen jäsenten selonteko toiminnastaan Merkitään tiedoksi 25. Talous. Keskustellaan tämänhetkisestä talouden toteamasta ja vahvistetaan sektorien rahankäyttöoikeus. Budjetoidaan 15 nimenkirjoitusoikeuksien muutosilmoitusta varten, maksetaan Aappo Alamäelle. Keskustellaan muusta rahankäytöstä. Budjetoidaan rahaa mölkyn ostoon. Päätös: Budjetoidaan mölkkyyn 25 euroa, Pornobileisiin 100 euroa, yleisiin bilevarusteisiin 40 euroa, hyväksyttiin myös 15 nimenkirjoitusoikeuteen. Haetaan yleisavustusta 200 ja pilkkikisaan hankeavustusta 100 euroa. 26. Muut esille tulevat asiat Merkitään tiedoksi. Päätös: Pidetään Iltapäiväkerhon suunnittelun iltakoulu klo 12.15, tapaaminen Kopilla. 27. Seuraavan kokouksen ajankohdan päättäminen Päätetään seuraavan kokouksen ajankohta. Päätös: Pidetään seuraava kokous klo 16.15, tapaaminen kopilla. 28. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo Aappo Alamäki Kokouksen puheenjohtaja Merrit Hallman Kokouksen sihteeri Jokke Ruokolainen Pöytäkirjantarkastaja Pauli Siirama Pöytäkirjantarkastaja 7 / 7