Valtionavustuksen käyttö ja käytön valvonta Ammatillisen koulutuksen valtionavustushankkeiden aloitusseminaari

Transkriptio

1 Valtionavustuksen käyttö ja käytön valvonta Ammatillisen koulutuksen valtionavustushankkeiden aloitusseminaari Taloustarkastaja Marja Savilepo puh

2 Valtionavustuspäätökset perustuvat lakiin Opetushallitus myöntää valtionavustuksia sekä kansallisen että kansainvälisen rahoituksen puitteissa. Opetushallitus käsittelee valtionavustushakemukset, valvoo avustusten käyttöä sekä arvioi toiminnanvaikutuksia. Harkinnanvaraisten valtionavustusten myöntämiseen sovelletaan valtionavustuslakia (688/2001), joka on yleislaki. Avustuspäätös voi perustua myös vapaasta sivistystyöstä annettuun lakiin tai opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annettuun lakiin. Valtionavustuslaki (688/2001) Vapaasta sivistystyöstä annettu laki (632/1998) Opetus- ja kulttuuritoimen rahoituksesta annettu laki (1705/2009) 23/01/2018 Opetushallitus 2

3 Valtionavustuspäätös Valtionavustuspäätöksessä on mainittu hankkeen hyväksytyt kokonaiskulut, avustussumma euroina ja prosentteina sekä mahdolliset rajoitukset ja päätökseen liittyvät liitteet. Hankkeen kulujen tulee olla kaikki hankkeelle hyväksyttyjä kuluja myös omarahoituksen. Hankkeelle kohdistuneet mahdolliset muut tulot tulee huomioida -> hyväksytyt nettokokonaiskulut. Valtionavustuksen käyttöaika on merkitty päätöksessä. Väliselvityksen ja/tai loppuselvityksen viimeinen palautuspäivä. Muista noudattaa palautuspäiviä. 23/01/2018 Opetushallitus 3

4 Saajan tiedonanto velvollisuus tulee antaa oikeat ja riittävät tiedot ehtojen noudattamisen valvomiseksi tulee ilmoittaa viipymättä muutoksesta, joka vaikuttaa käyttötarkoituksen toteutumiseen tai avustuksen käyttöön muutoksella tarkoitetaan erityisesti valtionavustuksen käyttötavalle asetettujen ehtojen ja rajoitusten toteutumiseen vaikuttavia muutoksia käyttöön vaikuttavia muutoksia ovat myös avustettavan hankkeen tai toiminnan toteuttamisen laadussa, laajuudessa tai rahoituksessa tapahtuvat olennaiset muutokset. muutoksen arvioinnin perustana ovat avustushakemuksessa annetut ja valtionavustuspäätöksen perustaksi otetut tiedot. 23/01/2018 Opetushallitus 4

5 Muutoshakemus / vähäinen muutos sähköpostilla Opetushallitus voi valtionavustuksen saajan hakemuksesta erityisestä syystä muuttaa valtionavustuksen käyttötarkoitusta ja ehtoja sekä jatkaa hankkeen käyttöaikaa. Muutoshakemus tehdään asiakirjana tai sähköpostina, ei valtionavustusjärjestelmässä (VA-järjestelmä). Muutoshakemus on tehtävä siten, että muutospäätös voidaan tehdä ennen käyttötarkoituksen muutosta ja/tai lisäajan myöntöä. Vähäiset muutokset tehdään ilman uutta päätöstä ja niistä ilmoitetaan avustuksen saajalle sähköpostitse. Sähköposti viestittelyyn liittyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa ja varauduttava toimittamaan pyydettäessä OPH:lle. Hankkeen tarkastuksessa käytetään aina kirjallisia valtionavustuspäätöksiä, muutospäätöksiä ja/tai vähäisissä muutoksissa sähköpostin viestinvaihtoa. 23/01/2018 Opetushallitus 5 Suullisia sopimuksia/muutoksia ei hyväksytä hankkeelle!

6 Yhteistyöhankkeet Valtionavustusta voidaan myöntää hankkeelle, jossa on useampia toteuttajia. Hankkeella on vain yksi koordinoiva avustuksen saaja. Yhteishanketta koordinoiva avustuksen saaja tekee sopimuksen valtionavustuksen käytöstä, käytön valvonnasta ja niiden ehdoista toimintaa tai hanketta toteuttavan kanssa. Hankkeesta tehdään vain yksi loppuselvitys. Loppuselvityksen ja yhteistyökumppaneiden hankeselvitykset ja kirjanpidonraportit kokoaa koordinoiva avustuksen saaja. OPH:n lähetetään vain yksi loppuselvitys. Hankinta- ja muut sopimukset on dokumentoitava, myös yhteistyösopimukset. 23/01/2018 Opetushallitus 6

7 Hyväksyttävät kustannukset Hyväksyttävät kustannukset näkyvät hakutiedotteessa, avustuspäätöksessä, avustuspäätöksen liitteissä, ehdot ja rajoitukset liitteessä, OPH:n yleisohjeessa. Hyväksyttäviksi kustannuksiksi katsotaan avustettavan kohteen kannalta tarpeelliset ja määrältään kohtuulliset kustannukset. Hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon ne kustannukset, jotka kirjanpitolain (1336/1997) ja -asetuksen (1339/1997) sekä hyvän kirjanpitotavan mukaan on kirjattava avustuksen käyttöajalle kuluiksi. Kirjanpitolaki (1336/1997) 23/01/2018 Opetushallitus Kirjanpitoasetus (1339/1997) 7

8 Palkat ja palkkiot Kohtuullisina palkka- tai palkkiokustannuksia Opetushallitus hyväksyy kutakin palkansaajaa kohden enintään määrän, joka vastaa euron vuosipalkkaa lakisääteisine sivukuluineen. Luontaisedut katsotaan osaksi palkkaa. Palkkakustannukset, joita ei ole voitu suoraan kirjanpidossa kohdentaa hankkeelle, esitetään erillisellä laskelmalla/dokumentilla hankkeelle kohdennettuna palkkakustannuksena, josta käy ilmi, mistä kirjanpidosta ne löytyvät ja miksi ne eivät näy hankekirjanpidossa sekä päivä, nimi, tunnit ja tehtävä. Dokumentti liitetään loppuselvitykseen. Hankkeessa työskentelevien osa-aikaisten on pidettävä työajanseurantaa hankkeelle kohdistuvasta työstä, jossa on näkyvissä esim. päivä, nimi, tunnit ja tehtävä. Työajanseurannat on säilytetään osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa ja 23/01/2018 varauduttava Opetushallitus toimittamaan pyydettäessä OPH:lle. 8

9 Matkakustannukset Kohtuullisina matkakustannuksina hyväksytään valtion matkustusäännön mukaisesti toteutuneet kustannukset. Linkki valtion Matkustussääntö t%c3%b6+2018/e6bb b429-ee49058ded02?version=1.0 23/01/2018 Opetushallitus 9

10 Edustuskulut Kohtuullisina edustuskustannuksina hyväksytään sellaiset kustannukset, jotka ovat perusteltuja tavanomaisen vieraanvaraisuuden tai huomaavaisuuden osoittamiseksi. Rahalahjoista tai rahanarvoisista lahjakorteista aiheutuneet kustannukset eivät ole hyväksyttäviä. 23/01/2018 Opetushallitus 10

11 Hankintalain mukainen kilpailuttaminen Avustuksen saajan tulee selvittää ja ottaa toiminnassaan huomioon mahdollinen velvollisuutensa noudattaa hankintalainsäädäntöä (laki julkisista hankinnoista (1397/2016) ja käyttöoikeussopimuksista). Linkki lakiin Valtion, Kunnan ja seurakunnan lisäksi hankintayksiköitä ovat sellaiset valtionavustuksen saajat, jotka täyttävät lain 5 :n mukaiset julkisoikeudellisen laitoksen tunnusmerkit. Julkisoikeudellinen laitos on velvollinen kilpailuttamaan hankintansa noudattaen hankintalain mukaisia menettelyitä. 23/01/2018 Opetushallitus 11

12 Kilpailuttaminen 1/2 Vaikka hankinta ei kuuluisi julkisista hankinnoista annetun lain soveltamisalaan, kaikki vähintään euroa + ALV arvoiset hankinnat on kilpailutettava. Kilpailutus on toteutettava hankintalain mukaista menettelyä noudattaen. Jos hankinnan arvo jää alle kansallisen kynnysarvon ( ) eikä hankintaorganisaation oma hankintaohje edellytä kilpailuttamista, kilpailutusvelvoitteen täyttää vähintään kolmelle tavarantoimittajalle tai palveluntuottajalle tehty hintatiedustelu. 23/01/2018 Opetushallitus 12

13 Kilpailuttaminen 2/2 Jos kilpailuttamatta jättämiselle on hankintalain mukainen suorahankintaperuste, myös hintatiedustelu on mahdollista jättää tekemättä. Kilpailutukseen liittyvät asiakirjat on säilytettävä osana hallinto- ja kirjanpitoaineistoa ja varauduttava toimittamaan pyydettäessä OPH:lle. Mikäli avustuksen saaja tuottaa tarvitsemansa palvelun tai tavaran itse, hyväksyttävinä kustannuksina otetaan huomioon vain palvelun tai tavaran todelliset tuotantokustannukset. 23/01/2018 Opetushallitus 13

14 Kalusteet ja laitteet Hakutiedotteessa on mainittu, voiko valtionavustuksella hankkia kalusteita tai laitteita. Avustuspäätöksessä voi lisäksi olla maininta, minkälaisella prosentilla ne voidaan hankkia, että ovat hyväksyttäviä kustannuksia esim. 20% hyväksytyistä kokonaiskuluista. Valtionavustuksella toteutettavat kalusteiden ja laitteiden hankinnat tulee toteuttaa viimeistään avustuksen käyttöajan puolivälissä. Hankkeessa hankitun irtaimiston tulee jäädä palvelemaan avustuksen saajan yleishyödyllistä toimintaa. Avustuksen saajan on vakuutettava riittävästi ja tarkoituksenmukaisesti valtionavustuksella hankittu omaisuus. 23/01/2018 Opetushallitus 14

15 Yleiskustannukset Yleiskustannuksia voidaan hyväksyä siltä osin, kun ne voidaan esittää hankkeelle välittöminä kustannuksina: Esim. toimitilojen vuokrat, taloushallinnon palkkakustannukset, puhelinkustannukset, kopiointikustannukset jne. 23/01/2018 Opetushallitus 15

16 ALV Arvonlisävero on hyväksyttävä kustannus, jos se jää avustuksen saajan lopulliseksi kustannukseksi. Yhteishankkeissa kulut tulee ilmoittaa joko arvonlisäverollisina tai arvonlisäverottomina hakijan kirjanpidon mukaisesti. 23/01/2018 Opetushallitus 16

17 Kustannuksia, jotka eivät ole hyväksyttäviä valtionavustushankkeissa poistot varainhankinnan kustannukset liike- ja sijoitustoiminnan kustannukset kirjanpitolaissa tarkoitetut varaukset laskennalliset erät, jotka eivät perustu jo toteutuneisiin kustannuksiin lainojen lyhennykset lainojen korot ei-lakisääteisten lisäeläkkeiden maksut irtisanomiskorvaukset tai irtisanomisajalta ilman työvelvoitetta maksettavat palkkauskustannukset tulospalkkiot oikeudenkäyntikustannukset oikeuden langettamat korvaukset rangaistusluonteiset maksut, kuten sakot tai viivästyskorot. 23/01/2018 Opetushallitus 17

18 Kirjanpito 1/3 Hankkeen kustannukset (kirjanpito) on pidettävä erillään avustuksen saajan muusta kirjanpidosta hankkeen oman kustannuspaikan tai muun laskentatunnisteen avulla. Hanketta koskevaan kirjanpidon seurantaan kirjataan hankkeen kokonaiskulut sisältäen avustuserän, omarahoitusosuuden sekä mahdolliset tulot ja saadut rahoitukset. Eri valtionavustusten ja myös samalle hankkeelle eri vuosina myönnettyjen valtionavustusten kirjanpito tulee pitää erillään toisistaan omilla laskentatunnisteillaan. Valtionavustus on voitu myöntää myös kahdelta tai useammalta eri momentilta, jolloin jokaiselle momentille tehdään oma kustannuspaikka kirjanpitoon. Eri vuosina myönnetystä avustuserästä tehdään omat loppuselvitykset. 23/01/2018 Opetushallitus 18

19 Kirjanpito 2/3 Ilmoita taloushallintoon saadusta rahoituksesta ja vie heille ainakin seuraavat asiakirjat ja pyynnöt: Valtionavustuspäätös liitteineen Tässä asiakirjassa näkyvät valtionavustus ja % ja/tai oma rahoitus %. Opetushallituksen yleisohje harkinnanvaraisten valtionavustusten hakemisesta, käytöstä ja käytön valvonnasta Pyydä heitä avaamaan hankkeelle oma kustannuspaikka kirjanpitoon (ilmoittakaa samalla, että hankkeen kulut käsitellään suoriteperusteisesti (ei maksuperusteisesti)). Kirjanpidon selitteeseen on kirjattava selvästi, mikä kulu on ja jos niin ei voida tehdä, on raportille käsin kirjoitettava, mikä tämä kulu on. - Taloustarkastuksessa tullaan pyytämään lisäselvityksiä, jos raporteissa näkyy seuraavia selitteitä: muu kulu, muut menot jne. 23/01/2018 Opetushallitus 19

20 Kirjanpito 3/3 Yhteishankkeissa yhteistyökumppanit pitävät samanlaista kirjanpitoa, kuin yhteishanketta koordinoiva avustuksen saaja. Yhteishankkeissa yhteistyökumppaneiden tulee pitää erillistä kirjanpitoa hankkeen kustannuksista, jossa näkyvät avustussumma + omarahoitusosuus sekä mahdolliset tulot ja rahoituserät. Yhteishanketta koordinoivan tulee laatia selvitys koko hankkeesta ja liittää kaikkien osapuolten kirjanpidon pääkirjat loppuselvitykseen koko hankeajalta. Kirjanpidon pitää vastata loppuselvityksen talousosion kuluja. 23/01/2018 Opetushallitus 20

21 Valtionavustuksen palautus / takaisinperintä Valtionavustus tai osa siitä tulee palauttaa, jos sitä ei ole käytetty päätöksen mukaisesti määräaikana, sitä on jäänyt käyttämättä eikä sille ole haettu lisäaikaa. (Valtionavustuslain (688/2001) 20 :n nojalla avustuksen saajan tulee viipymättä palauttaa virheellisesti, liikaa tai ilmeisen perusteettomasti saamansa avustus tai sen osa tai, jos avustusta tai sen osaa ei voida käyttää avustuspäätöksessä edellytetyllä tavalla.) Valtionavustusta ei saa käyttää muuhun tarkoitukseen kuin mihin se on myönnetty. Palautettava summa määräytyy, minkä lain mukaan avustusta on myönnetty (on kirjoitettu avustuspäätökseen): Valtionavustuslaki -> palautus yli 10. Rahoituslaki -> palautus yli Korko lasketaan avustuksen maksupäivästä eräpäivään. (Valtionavustuslain 24 :n nojalla avustuksen saajan on maksettava palautettavalle määrälle avustuksen maksupäivästä korkolain (633/1982) 3 :n 2 momentin mukaista vuotuista korkoa lisättynä kolmella prosenttiyksiköllä.) Viitteenä käytetään aina OPH:n valtionavustuspäätöksen diaarinumeroa. 23/01/2018 Opetushallitus 21

22 Loppuselvityksen tarkastus OPH:ssa loppuselvityksen tarkastus on kaksivaiheinen: 1. asianomainen asiantuntija ja 2. taloustarkastaja. Loppuselvityksen liitteenä taloudenosalta on liitettävä kulukohtainen kirjanpitoraportti ja pääkirja. Jos hanke on yhteistyöhanke, niin yhteistyökumppaneiden osalta liitetään samat asiakirjat kuin yhteishanketta koordinoivalta avustuksen saajalta. Tee ja liitä kustakin hankkeesta talouden osalta yhteenveto esim. lomakkeella Yhteistyökumppaneiden kustannusarviot lomake (Excel), joka löytyy Muut mahdolliset liitteet on mainittu avustuspäätöksessä. Yhteyshenkilö OPH:n suuntaan on ainoastaan yhteishanketta koordinoivan avustuksen saajan yhteyshenkilö. 23/01/2018 Opetushallitus 22

23 Tarkastusoikeus Opetushallituksella on oikeus suorittaa avustuksen maksamisessa ja käytön valvonnassa tarpeellisia saajan talouteen ja toimintaan kohdistuvia tarkastuksia. Opetushallitus voi valtuuttaa toisen viranomaisen tai ulkopuolisen hyväksytyn tilintarkastajan tekemään tarkoitettuja tarkastuksia. Ulkopuolinen asiantuntija voi avustaa tarkastuksessa. Tarkastusoikeus koskee myös yhteistyökumppaneita, jotka on mainittu hakijan hankehakemuksessa. 23/01/2018 Opetushallitus 23

24 Kiitos 23/01/2018 Opetushallitus 24