Tarinoita Digikiristä - Asbesti Design Sprint

Transkriptio

1 Tarinoita Digikiristä - Asbesti Design Sprint AVIn Työsuojelun palvelumuotoiluprojekti Jouni Nieminen ja Saija Niittymäki

2 Sisältö 1. Tarinan taustojen ja tavoitteiden esittely 2. Esiselvitys 3. Design Sprint 4. Next steps

3 Aluehallintovirasto AVI 6 Virastoa ja ylijohtajaa 6 Vastuualuetta Opetus- ja kulttuuritoimi Pelastustoimi ja varautuminen Peruspalvelut, oikeusturva ja luvat Työsuojelu Ympäristöluvat Hallinto- ja kehittämispalvelut 8 Ohjaavaa ministeriötä 375 vuotta aluehallintoa yritysasiakasta 1200 asiantuntijaa 300 kunta-asiakasta

4 Tarinan taustat

5 Tarinan taustat kirjoitettuna ATOMI-hanke tavoitteena edistää asiakaslähtöisyyttä ja digitaalisuutta D9 digitiimi tuki palvelumuotoiluprojektin suunnittelussa ja toteutuksessa Projekti haluttiin toteuttaa Työsuojelun vastuualueen kanssa, koska palvelukuvaustyö onnistui esimerkillisesti ja työllä on vahva johdon tuki Vastuualuejohtajat päättivät valita kehitettävän palvelun lupapalveluista ja palveluksi valikoitui asbestiin liittyvien palvelujen kehittäminen Tavoitteena on kokeilla Design Sprint-menetelmää ja arvioida sen soveltuvuutta julkisten palvelujen kehittämiseen Tavoitteena on hyödyntää menetelmää jatkossa kaikkien vastuualueiden palvelujen kehittämisessä Projektin kokemuksia voidaan hyödyntää myös muissa hankkeissa, ja uuden LUOVA-viraston perustamisessa

6 Tarinan tavoitteet Design Sprint julkishallinnon työkalupakkiin AVIn palvelujen kehittäminen LUOVAvirasto

7 Tarinan vaiheistus

8 Esiselvitysvaihe Teen 50 ennakkoilmoitusta kuukaudessa

9 Design Sprint.

10 Design Sprint lukujärjestys MA TI KE TO PE 1. päivä: maanantai 2. päivä: tiistai 3. päivä: keskiviikko 4. päivä: torstai 5. päivä: perjantai Määritellään ongelmat Ideoidaan ratkaisuja Rakennetaan prototyyppi Testataan käyttäjillä Iteroidaan + Loppudokumentointi

11 Design Sprint tiimi Palvelumuotoilijat Kehittäjät AVI / HAKE Työsuojelun asiantuntijat Asiakkaat

12 Maanantai Sprintin tavoitteet. Tutki. Tutustu. Määrittele ongelmat.

13 Maanantai: Avainkysymykset 1. Kuka on asiakas? 2. Palvelut? 3. Palvelupolku? 4. Haasteet, teemat?

14 Sprintin tavoitteet & teemat Tehokkuus Asioinnin helpottaminen Lupa- ja valvonta nähdään palveluna Vaikuttavuus Eri asiakasroolit / käyttäjäryhmät Hallinnollisen taakan keventäminen Digitaalisuus Kokonaisvaltaisuus / elämäntapahtumaajattelu Kysytään tietoa vain kerran Läpinäkyvyys Ennakoiva ohjaus

15 Palvelupolku kehittyi

16 Tiistai Ongelman rajaaminen Päätöksenteko Ratkaisuaihiot

17 Sprintin aiheen rajaaminen Läpinäkyvyys Asbestipurkutyön ennakkoilmoitus Asioinnin helpottaminen Tarkastus ja valvonta Tehokkuus & vaikuttavuus Viestintä, neuvonta, ohjaus

18 Muotoilukysymys: How Might We? HMW A Miten voisimme parantaa asbestityön läpinäkyvyyttä ja vähentää huolestumista? B Miten voisimme helpottaa asbestipurkutyöyritysten ennakkoilmoitusten tekemistä? C Miten voisimme tehostaa asbestivalvontaa ja suunnata resursseja reaktiivisesta suunnitelmalliseen valvontaan?

19 Jatkokehitykseen valitut konseptit Sähköinen asiointi: ennakkoilmoitus AVI-virkailija: Ilmoitusten hallinta ID-numero asbestipurkutyömaille Asbestipalvelupolku

20 Keskiviikko Prototyyppien rakentaminen

21 Prototyyppien rakentaminen ID-numero asbestipurkutyömaille Sähköinen asiointi: ennakkoilmoitus AVI-virkailija: Ilmoitusten hallinta Avaa tästä selaimeen klikattavat demoversiot prototyypeistä: ID-numero: Sähköinen asiointi, ennakkoilmoitus: Virkailijan näkymä: Koko proto:

22 Service blueprint: asbestipurkutyön ennakkoilmoitus

23 Torstai Käyttäjätestaus

24 Miksi käyttäjätestaus on tärkeää?

25 Perjantai Iterointi + loppudokumentaatio

26 Uudenlainen asiakaskokemus: tulevaisuuden palveluhypoteesi

27 Next Steps.

28 Tarinan kokemukset 1/2 Asiantuntijoiden kiinnittäminen 5 päiväksi, osa konsulttitoimijoista halusi tehdä suuren osan työstä itsenäisesti Kumpi tapa kehittää sopii paremmin; kaksi kertaa vuodessa 5 päivän sprintti vai 6 kk:n aikana joka toinen tai kolmas viikko projektikokous? Eri vaiheissa viikkoa tuntuu kisaväsymys Kovin montaa iteraatiokierrosta ei voida tehdä missään prosessin vaiheessa ei tavoitella täydellistä! Protojen ulkopuolelle rajatun aineiston haltuun otto analyysi tehtävä sprintin jälkeen mahdollisimman pian, varattava aikaa Voidaanko menetelmää soveltaa ATOMI:ssa kokeillaan DS 5 tuntiin esityöstetyillä pohjilla

29 Tarinan kokemukset 2/2 Tarvitseeko päivän ohjelman olla tiukkaan rajattu Kokenut fasilitaattori luottaa prosessiin Asiakkaan tiivis mukanaolo tuo merkittävän lisäarvon kehittämiseen Post-it ideoinnilla syntyy paljon huomioita esittämiseen tarvitaan paljon seinätilaa, oma sprinttiluola tarpeellinen Huomioiden jäsentely tapahtuu viikon aikana HMW-kysymysten muotoilu jäsentää ongelmat Prototyyppien rakentamis-/esittämistapa valitaan vasta kun tiedetään mitä ongelmaa ratkaistaan Protojen suunnittelussa UX-suunnittelijan panos on kriittinen, mutta näkymätön prosessin aikana

30 Kysyttävää? Ota yhteyttä! Aluehallintovirasto Hallinto- ja kehittämisyksikkö HAKE, ATOMI-hanke Saija Niittymäki Puh Jouni Nieminen Puh D9 Digitalisaation tuki -tiimi, Valtiokonttori Anni Leppänen, Kokeilukehittämisen asiantuntija Puh

31 Liite: Ideakonseptit Palveluprototyyppien esittely

32 Prototyyppi: ID-numero työmaille IDEA: Asbestipurkutyökohteita voi hakea ID-numeron tai kohteen osoitteen perusteella. Kohteesta kerrotaan asbestityöhön liittyvät yleistiedot: Purkutyöyritys Luvan voimassaolo Purkutyön kesto & vaihe Ennakkoilmoituksessa kuvattu purkutyömenetelmä(t)

33 Prototyyppi: Ennakkoilmoitus sähköisesti IDEA: Älykäs ennakkoilmoituslomake, joka hyödyntää aiemmin syötettyjä tietoja nopeuttaakseen ennakkoilmoituksen jättämistä. Ennakkoilmoituksen lähettäjälle palautuu sähköisesti vahvistettu ennakkoilmoitus

34 Prototyyppi: Purkutyöyrityksen ennakkoilmoitusten hallinta IDEA: Purkutyöyritys voi sekä hakea & katsoa että täydentää/muokata aiemmin jätettyjä ennakkoilmoituksia tai jättää uuden ennakkoilmoituksen

35 Prototyyppi: AVI-virkailijan ennakkoilmoitusten hallinta IDEA: AVI:n virkailijat pystyvät hallitsemaan omaa työtään helposti yhden näkymän kautta, johon kaikki ennakkoilmoitukset tulevat kootusti