GOC- ja ROC-tutkintoja todistustoiminnon LAATUKÄSIKIRJA

Transkriptio

1 GOC- ja ROC-tutkintoja todistustoiminnon LAATUKÄSIKIRJA Osa A: Yleinen osa Osa B: Toimintaohjeet

2 Osa A GOC- ja ROC-tutkintoja todistustoiminnon LAATUKÄSIKIRJA Osa A: Yleinen osa

3 MUUTOSMENETTELY Tämä laatukäsikirja korvaa julkaistun laatukäsikirjan ja siitä myöhemmin tehdyt versiot. Muutos on tehty pääosin Viestintäviraston organisaatiomuutoksen takia tämän laatukäsikirjan A-osaan. Laatukäsikirja on jaetaan sähköpostitse kaikille GOC- ja ROC-tutkintojen vastaanottajille, todistuksia käsitteleville henkilöille sekä merenkulun ammattikorkeakouluille ja -oppilaitoksille. Laatukäsikirjavastaava kirjaa muutokset alla olevaan rekisteriin ja vastaa muuttuneen laatukäsikirjan jakelusta yllä mainituille tahoille. Mobiiliverkotryhmän päällikkö hyväksyy muutokset. Laatukäsikirjavastaavan poissa ollessa laatukäsikirjan muutoksista ja jakelusta vastaa hänen sijaisensa. Laatukäsikirjaa ylläpidetään Viestintäviraston dokumentinhallintajärjestelmässä. Laatukäsikirjan A-osa on Viestintäviraston internetsivulla tevyystutkinnotjatodistuksetammattimerenkulkijoille.html. Uusi versio pvm. Kappale Muutosperuste tekijä/hyväksyjä

4 SISÄLLYSLUETTELO A-osa 1 LAATUJÄRJESTELMÄN YLEISKUVAUS Tarkoitus ja soveltamisala Viittaukset säännöksiin ja standardeihin Lyhenteet ja määritelmät 2 2 VIESTINTÄVIRASTON YLEISESITTELY Kansallinen yhteistyö Meriradioviestintä Kansainvälinen yhteistyö merenkulun radioasioissa Viestintäviraston organisaatio sekä toimivallan jakautuminen tutkinto- ja todistustoiminnossa Organisaatio Työjärjestys Tutkinto- ja todistusjärjestelmän yleiskuvaus Laatukäsikirjan rakenne Laatujärjestelmän sisäinen katselmus Laatuauditointi 10 3 JOHDON VASTUU Tulostavoitteet 10 4 TUKITOIMINNOT Tiedottaminen Hankinta Tietohallinto ja riskienhallinta Taloushallinto Ote taloussäännöstä: Sisäinen budjetti 12 5 HENKILÖSTÖ Tutkinnon vastaanottajat Muu tutkinto- ja pätevyysasioita hoitava henkilöstö 13 6 TUTKINTO- JA TODISTUSTOIMINTO Tutkintotoiminto 13

5 6.2. Todistustoiminto Tutkinnon vastaanottajien palkkiot ja matkakulujen korvaukset Laatutason ylläpito ja valvonta Tutkinnon vastaanottajat Oppilaitokset Taajuushallinto-toimialan henkilöstö Asiakaspalaute Tutkittavan oikeusturva Valitus tutkintotilaisuudesta ja tutkintojärjestelyistä Hakemuksen hylkääminen Todistuksen peruuttaminen 18 7 ASIAKIRJOJEN JA TIEDOSTOJEN HALLINTA Asiakirjojen hallinta ja ylläpito Tietojärjestelmät 19 8 TUTKINTOTOIMINTO ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 8.1 GOC-tutkinnot Error! Bookmark not defined GOC-tutkinnon järjestelyt Error! Bookmark not defined GOC-tutkinnon työtilat ja välineet Error! Bookmark not defined GOC-teoriakoe Error! Bookmark not defined GOC-käytännön koe Error! Bookmark not defined Hätäliikenne: Error! Bookmark not defined Meriradiolaitteiden käyttö ja rutiiniliikennöinti Error! Bookmark not defined GOC-tutkinnon dokumentointi ja raportointi Viestintävirastolle Error! Bookmark not defined Tutkintotulosten ilmoittaminen tutkittavalle Error! Bookmark not defined. 8.2 ROC-tutkinnot Error! Bookmark not defined ROC-tutkinnon järjestelyt Error! Bookmark not defined ROC-tutkinnon työtilat ja välineet Error! Bookmark not defined ROC-teoriakoe Error! Bookmark not defined ROC-käytännön koe Error! Bookmark not defined Hätäliikenne: Error! Bookmark not defined Meriradiolaitteiden käyttö ja rutiiniliikennöinti Error! Bookmark not defined ROC-tutkinnon dokumentointi ja raportointi Viestintävirastolle Error! Bookmark not defined Tutkintotulosten ilmoittaminen tutkittavalle Error! Bookmark not defined. 8.3 Kelpoisuustutkinto Error! Bookmark not defined Kelpoisuustutkinnon järjestelyt Error! Bookmark not defined Kelpoisuustutkinnon työtilat ja välineet Error! Bookmark not defined Kelpoisuustutkinnon teoriakoe Error! Bookmark not defined Kelpoisuustutkinnon käytännön koe Error! Bookmark not defined Kelpoisuustutkinnon dokumentointi ja raportointi Viestintävirastolle Error! Bookmark not defined Tutkintotuloksen ilmoittaminen tutkittavalle Error! Bookmark not defined. 9 TODISTUSTOIMINTO ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 9.1 Pätevyystodistuksen myöntäminen Error! Bookmark not defined. 9.2 Todistuskäsittelyn työtilat ja välineet Error! Bookmark not defined.

6 9.3 Tutkinnon vastaanottajien raporttien (henkilölomakkeet) käsittely Error! Bookmark not defined. 9.4 Vapaamuotoisen pätevyystodistushakemuksen käsitteleminen Error! Bookmark not defined. 9.5 Valokuvan ja nimikirjoituksen skannaus Error! Bookmark not defined. 9.6 Tutkintotietojen tallentaminen Error! Bookmark not defined. 9.7 Pätevyystodistuksen tuottaminen Error! Bookmark not defined. 9.8 Hakemuksen tutkimatta jättäminen Error! Bookmark not defined. 9.9 Laskutus Error! Bookmark not defined Pätevyystodistuksen ja laskun toimittaminen asiakkaalle Error! Bookmark not defined Asiakirjojen arkistointi Error! Bookmark not defined Kelpoisuustodistuksen (endorsement) myöntäminen Error! Bookmark not defined EU-jäsenmaiden merenkulkijat: Error! Bookmark not defined EU:n ulkopuolisten maiden merenkulkijat: Error! Bookmark not defined Kelpoisuustodistuksen käsittelyssä tarvittavat työtilat ja välineet Error! Bookmark not defined Kelpoisuustodistushakemusten ja henkilölomakkeiden käsittely Error! Bookmark not defined Kelpoisuustodistushakemuksen hylkääminen Error! Bookmark not defined Rekisteriin tallennettavat tiedot Error! Bookmark not defined Kelpoisuustodistuksen tulostaminen Error! Bookmark not defined Laskutus Error! Bookmark not defined Kelpoisuustodistuksen ja laskun toimittaminen asiakkaalle Error! Bookmark not defined Lomakkeiden arkistointi Error! Bookmark not defined. 10 TUTKINNON VASTAANOTTAJIEN PALKKIOT JA MATKAKULUJEN KORVAUKSET ERROR! BOOKMARK NOT DEFINED Palkkioiden laskeminen Error! Bookmark not defined Palkkioiden ilmoittaminen palkanlaskentaan Error! Bookmark not defined Matkasuunnitelmat ja matkalaskut Error! Bookmark not defined Arkistointi Error! Bookmark not defined. LIITE 1 LERROR! BOOKMARK NOT DEFINED. 1 LAATUJÄRJESTELMÄN YLEISKUVAUS 1.1 Tarkoitus ja soveltamisala Yleiskuvauksen tarkoituksena on selvittää, millä tavalla laadunvarmistusperiaatteita on toteutettu hallitun laadun saavuttamiseksi.

7 Laatujärjestelmällä ylläpidetään korkeaa laatutasoa meriradioviestinnän tutkinto- ja todistustoiminnassa. Meriradioviestinnän pätevyystutkinnoista ja -todistuksista säädetään Tietoyhteiskuntakaaressa (917/2014). Kansainvälinen STCW-sopimus edellyttää laatujärjestelmän ylläpitämistä, mikäli hallinto on se toimija, joka arvioi merenkulkijan osaamista. Tätä laatujärjestelmää sovelletaan Viestintäviraston vastuulla olevassa GMDSStutkinto- ja todistustoiminnassa (GMDSS = Global Maritime Distress and Safety System eli merenkulun maailmanlaajuinen hätä- ja turvallisuusjärjestelmä). 1.2 Viittaukset säännöksiin ja standardeihin Meriradioviestinnän tutkinto- ja pätevyystodistustoimintaa säätelevät erityisesti seuraavat kansalliset säädökset muutoksineen: Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) Liikenne- ja viestintäministeriön asetus hallinnollisista taajuusmaksuista ja Viestintäviraston radiohallinnollisista suoritteista perittävistä muista maksuista /1222, laki viestintähallinnosta (625/2001) valtioneuvoston asetus viestintähallinnosta (60/2004) valtion maksuperustelaki (150/1992) valtion maksuperusteasetus (211/1992) 18 D/2014 M Meriradio ja amatööriviestinnän tutkintovaatimuksista Viestintäviraston taajuushallinto-toimialan lakimies seuraa kansallisten säädösten kehitystä. Laatukäsikirja päivitetään tarvittaessa säädösten muuttuessa. Tärkeimmät tutkinto- ja pätevyystodistustoimintaa säätelevät kansainväliset säädökset ovat: ITU Radio Regulations (Edition of 2016) International Convention for the Safety of Life at Sea (SOLAS) 1974, muutoksineen International Convention on Standards of Training, Certification and Watchkeeping for Seafarers (STCW) including 2010 Manila Amendments ERC Decision CEPT/ERC/DEC(99)01(amended 7/2015)on the harmonised examination syllabi for the General Operator's Certificate (GOC) and the Restricted Operator's Certificate (ROC) 2012/35/EU of the European Parliament and of the Council amending Directive 2008/106/EC on the minimum level of training of seafarers IAMSAR Manual, Volume III Mobile Facilities Viestintävirasto seuraa säädösten kehitystä kansainvälisissä organisaatioissa (A2.3). Liikenteen turvallisuusvirasto seuraa merenkulun koulutusta koskevien direktiivien kehitystä, ja tiedottaa siitä Viestintävirastolle. Laatujärjestelmälle aiheutuvat muutokset päivitetään laatukäsikirjaan. Laatujärjestelmä täyttää standardin SFS ISO/IEC 17024:2012 vaatimukset. 1.3 Lyhenteet ja määritelmät Tässä laatujärjestelmässä käytetään seuraavia lyhenteitä ja määritelmiä

8 CEPT DSC EPIRB ECC ERC ETSI GMDSS GOC HF IAMSAR IMO ITU European Committee for Postal and Telecommunications Administrations, Euroopan radio-, tele- ja postihallintojen yhteistyökonferenssi Digital Selective Calling, digitaalinen selektiivikutsu Emergency Position Indicating Radio Beacons, hätäpaikkaa ilmaiseva radiomajakka Electronic Communications Committee, Euroopan sähköisen viestinnän komitea European Radiocommunications Committee, Euroopan radioviestintäkomitea (ERC on nykyisin ECC) European Telecommunications Standards Institute, Euroopan telestandardointi-instituutti Global Maritime Distress and Safety System, merenkulun maailmanlaajuinen hätä- ja turvallisuusjärjestelmä General Operator s Certificate, yleinen radioasemanhoitajan todistus GMDSS-järjestelmässä 3-30 MHz väliset radiotaajuudet Kansainvälinen ilmailun ja merenkulun etsintä- ja pelastustoimen käsikirja International Maritime Organization, kansainvälinen merenkulkujärjestö International Telecommunications Union, kansainvälinen televiestintäliitto ITU-R WP 5B ITUn radioviestintäsektorin tutkimusryhmä 5B (joka hoitaa mm. meriradioliikennettä koskevia asioita) MF NBDP NCSR TRAFI NAVTEX RAHAS ROC SART SOLAS khz väliset radiotaajuudet Narrow Band Direct Printing (merenkulun turvallisuussanomien lähettämiseen ja vastaanottamiseen tarkoitettu menetelmä - myös radioteleksi) IMOn alakomitea, joka hoitaa radioviestintään, navigointiin sekä etsintään ja pelastukseen liittyviä asioita (korvannut COMSARalakomitean 2014) Liikenteen turvallisuusvirasto Navigational telex (järjestelmä merenkulun turvallisuussanomien lähettämiseksi ja vastaanottamiseksi) Radiohallinnon asiointijärjestelmä Restricted Operator s Certificate, rajoitettu radioasemanhoitajan todistus GMDSS-järjestelmässä Search and Rescue Radar Transponder, tutkavastaaja etsintä- ja pelastustarkoituksiin. Safety of Life at Sea, ihmishengen turvallisuutta merellä koskeva kansainvälinen yleissopimus

9 STCW International Convention on Standards of Training, Certification and Watchkeeping for Seafarers, merenkulkijoiden koulutusta, pätevyyskirjoja ja vahdinpitoa koskeva yleissopimus muutoksineen TIHA VHF Asiakirjahallintajärjestelmä Viestintäviraston tietoverkossa, perustuu OpenText edocs DM/RM-ohjelmistoihin MHz väliset radiotaajuudet 2 VIESTINTÄVIRASTON YLEISESITTELY Viestintävirasto toimii liikenne- ja viestintäministeriön hallinnonalalla. Viestintävirasto huolehtii siitä, että Suomessa on monipuoliset, toimivat ja turvalliset viestintäyhteydet. Virasto rakentaa toiminnallaan luotettavaa tietoyhteiskuntaa sekä turvaa viestintäpalvelujen käyttäjien aseman ja oikeudet takaamalla yhteiskunnan, elinkeinoelämän ja kansalaisten käyttöön muun muassa nopeat ja turvalliset tietoliikenneyhteydet toimivat ja tehokkaat viestintämarkkinat tehokkaassa käytössä olevat taajuudet ja tunnukset laadukkaat, kohtuuhintaiset viestintäpalvelut monipuoliset sähköiset mediapalvelut objektiivista tietoa viestintämarkkinoiden ja -palveluiden kehityksestä, hinnoittelusta ja palvelutasosta. Viestintävirasto ylläpitää sähköisten viestintäverkkojen toimivuuden ja tietoturvan tilannekuvaa ja tiedottaa mahdollisista tietoturvauhkista. Tavoitteena on myös lisätä kansalaisten ja yritysten tietoturvaosaamista muun muassa ohjeistuksen avulla. Viestintävirasto varmistaa myös viestintäverkkojen ja -palveluiden yhteen toimivuuden. Kansallisesti ja kansainvälisesti merkittävä tehtävä virastossa on radiotaajuuksien keskitetty hallinnointi, jotta voidaan taata taajuuksien tehokas ja mahdollisimman häiriötön käyttö. Virasto edistää myös monipuolisten sähköisten mediapalvelujen tarjontaa. Virasto kerää toimilupamaksuja myöntää television ja radion ohjelmistotoimiluvat valvoo tv- ja radio-ohjelmien sisältöä ja mainontaa valvoo laajakaistan, puhelimen ja postin yleispalvelun toimivuutta ja palvelutasoa käsittelee perille saamattoman postin. 2.1 Kansallinen yhteistyö Viestintävirasto toimii tiiviissä yhteistyössä kotimaisten sidosryhmiensä kanssa. 2.2 Meriradioviestintä Tietoyhteiskuntakaaren mukaisesti Viestintäviraston tehtävänä on määrätä meriradioviestinnän pätevyystutkintovaatimukset, järjestää pätevyystutkintojen pitäminen ja myöntää pätevyystodistukset sekä kelpoisuustodistukset (Endorsement).

10 Viestintävirasto valvoo Tietoyhteiskuntakaaren ja sen nojalla annettujen säännösten ja määräysten noudattamista. Meriradioviestinnän tutkinto- ja todistusasioissa Viestintävirastolla on läheinen yhteistyö merenkulkuopetusta antavien oppilaitosten sekä meriradioviestintään liittyvien viranomaisten (Liikenteen turvallisuusvirasto, Liikennevirasto ja Rajavartiolaitos) kanssa. Liikenteen turvallisuusviraston (TRAFI), Liikenneviraston ja Rajavartiolaitoksen kanssa on sovittu koordinoinnista ja yhteistyömenettelystä kansainvälisissä kokouksissa ja niiden valmisteluissa sekä toimijoiden välisestä tiedonvaihdosta. GMDSS-tutkinto- ja todistusasioissa toimii yhteistyö- ja tiedotuskanavana sähköpostiryhmä. Jakelulistalle kuuluu edustajat mm. seuraavista toimijoista: merenkulun radio-opetusta antavat oppilaitokset, Rajavartiolaitos, Suomen laivanpäällystöliitto ry, Suomen varustamot ry, Suomen meripelastusseura ry, Liikenteen turvallisuusvirasto (TRAFI), Liikennevirasto sekä Viestintävirasto. Postituslistalle pääsee kuka vain alaan liittyvä toimija. 2.3 Kansainvälinen yhteistyö merenkulun radioasioissa Viestintävirasto osallistuu aktiivisesti kansainväliseen, eurooppalaiseen ja alueelliseen yhteistyöhön viraston koko toimintakentän laajuudelta. Keskeisimpiä vaikutuskanavia tutkinto- ja todistusasioissa ovat: Kansainvälinen televiestintäliitto (ITU) CEPT:n (Euroopan posti- ja telehallintojen konferenssi) Euroopan sähköisen viestinnän komitea (ECC) eurooppalainen telealan standardisointijärjestö ETSI Euroopan unioni (EU) Euroopan unioni antaa EU-maille viestintäsektoria koskevia säädöksiä. Kansainvälisessä televiestintäliitto ITUssa sovitaan radiotaajuuksien jakamisesta, numeroiden käytöstä ja luodaan maailmanlaajuisia standardeja. Telealan standardisointijärjestö ETSIssä laaditaan eurooppalaisia standardeja. Euroopan postija telehallintojen konferenssissa CEPT:ssä harmonisoidaan taajuuksien ja numeroiden käyttöä ja sovitaan eurooppalaisista kannoista kansainvälisessä televiestintäliitto ITU:ssa. Lisäksi Viestintävirasto osallistuu kansainvälisen merenkulkujärjestön (IMO) toimintaan, jossa säädetään GMDSS-järjestelmän toimintaperiaatteista ja laitteista sekä merenkulkijoiden koulutukseen, vahdinpitoon ja pätevyyteen liittyvistä asioista. Viestintäviraston kansainvälistä yhteistyötä valmistellaan useissa kansallisissa työryhmissä.

11 2.4 Viestintäviraston organisaatio sekä toimivallan jakautuminen tutkinto- ja todistustoiminnossa Organisaatio Ne Viestintäviraston tehtävät, jotka liittyvät radioviestinnän tutkinto- ja todistusasioihin, on määritelty Tietoyhteiskuntakaaressa. (917/2014). Viestintäviraston organisaatio kokonaisuudessaan on kuvattu alla olevassa kaaviossa. Tutkinto- ja todistustoiminto on työjärjestyksessä määrätty Taajuushallinnon toimialan Mobiiliverkot-ryhmän hoidettavaksi. Toimialan tehtäviin kuuluu taajuuksien käytön kansallinen ja kansainvälinen yleissuunnittelu, radioverkkojen ja -laitteiden taajuuksien käytön suunnittelu ja radiolähetinlupien myöntäminen sekä taajuuksien ja radiolaitteiden käyttöä koskevien määräysten antaminen. Toimiala selvittää radiohäiriöt, valvoo radiolaitteiden markkinoille saattamista ja kaupanpitoa. Toimiala järjestää radiolähettimen käyttäjien pätevyystutkintoja ja myöntää todistuksia sekä valvoa radiolaitteiden vaatimustenmukaisuutta. GMDSS-tutkintojen laatujärjestelmävastaava on radioverkkoasiantuntija Ari Caselius taajuussuunnitteluyksikön Mobiiliverkot-ryhmästä. Meriradioviestinnän tutkintojen vastaanottajat ovat virkasuhteessa Viestintävirastoon. Tutkinnon vastaanottajat määrää Viestintäviraston pääjohtaja taajuushallinnon toimialan johtajan esittelystä. Esittely valmistellaan Mobiiliverkot-ryhmässä. Alihankintaa meriradioviestinnän tutkinto- ja todistustoiminnossa ei ole. Tutkinto- ja todistustoimintoa kehitetään yhteistyöllä sidosryhmien kanssa. Tutkinto- ja todistustoiminnon rahoitus on selvitetty kohdassa 4.4.

12 2.4.2 Työjärjestys Asioiden ratkaiseminen on määrätty Viestintäviraston työjärjestyksessä (toimialojen erityiset tehtävät) ja edelleen Taajuushallinnon työjärjestyksessä. Meriradioviestintää sekä meriradioviestinnän tutkintovaatimuksia koskevat asiat käsitellään Mobiiliverkotryhmässä, joka on Taajuushallinnon alainen. Myös radiolähettimien käyttäjiltä vaadittavat pätevyystutkinnot ja -todistukset käsitellään Mobiiliverko-ryhmässä. Työjärjestyksen nojalla rutiiniluonteiset GOC-, ROC- ja kelpoisuustodistusasiat voidaan ratkaista ilman esittelyä. Työjärjestyksessä on lueteltu ne taajuushallinnon työntekijät, jotka voivat myöntää todistuksia. Heidän vastuullaan on hoitaa koko hallintomenettely tutkinnon vastaanottajien raporttien käsittelystä lomakkeiden arkistointiin. Todistusten myöntämisestä ja työnjaosta vastaa Mobiiliverkot-ryhmän päällikkö tai hänen sijaisensa. Todistushakemuksen hylkäämisen ratkaisee Taajuushallinnon johtaja. GOC-, ROC- ja kelpoisuustutkintoja ottavat vastaan erikseen nimitetyt tutkinnon vastaanottajat. Nimitykset ovat pääsääntöisesti voimassa kolme vuotta kerrallaan. Tutkinnon vastaanottajien vastuulla ovat Viestintäviraston toimeksiannosta tutkintojen järjestäminen, tutkintotehtävien laatiminen ja esittäminen Viestintäviraston hyväksyttäväksi, tutkintovastausten korjaaminen ja tulosten raportoiminen. Tutkinnon arvosteluperusteet, koepaperit sekä tutkintotulokset on lähetettävä kirjallisina Viestintävirastoon, jossa ne ohjautuvat todistuskäsittelijöille. Tehtävät on kuvattu tarkemmin B-osassa. Tutkinnon vastaanottajien palkkiomenettely on kuvattu kohdassa A 6.3. Mobiiliverkot-ryhmän päällikkö käsittelee tutkintotilaisuuteen sekä tutkinnon järjestelyihin liittyvät valitukset ja tutkinnon arvosteluun liittyvät oikaisuvaatimukset. Myönnetyn pätevyys- tai kelpoisuustodistuksen peruutuspäätöksen ratkaisee taajuushallinto-toimialan johtaja Mobiiliverkot-ryhmän päällikön esittelystä. Annettuihin hallintopäätöksiin voi hakea muutosta siten kuin hallintolainkäyttölaissa (586/1996) säädetään Tutkinto- ja todistusjärjestelmän yleiskuvaus Alla olevassa kaaviossa on yleispiirteinen kuvaus tutkinto- ja todistusjärjestelmästä. Yksityiskohtainen kuvaus järjestelmästä on laatukäsikirjan B-osan kohdassa Ilmoitus tutkintotilaisuudesta ja matkasuunnitelman laatiminen (tarvittaessa) - GMDSS-tutkintojen ajankohdat perustuvat ammattikorkeakoulujen ja -oppilaitosten omiin aikatauluihin. - Tutkinnon vastaanottaja tai oppilaitoksen edustaja ilmoittaa etukäteen heti tiedon saatuaan Viestintävirastolle tutkintotarpeesta. Tiedot ilmoitetaan sähköisesti s- postiosoitteeseen gmdss(at)ficora.fi. - Tietoon tulleet muutokset ilmoitetaan heti sähköisesti yllämainittuun sähköpostiosoitteeseen. - Viestintävirasto vahvistaa aikataulut ja osoittaa tutkinnoille vastaanottajat. - Tutkinnon vastaanottaja lähettää matkasuunnitelman ennen tutkintopitopaikalle matkustamista sähkö-postiosoitteeseen gmdss(at)ficora.fi tai postitse lomakkeella

13 2. Tutkinnon rakenne - Teoriakoe - Käytännön koe - hätäliikenne - radioaseman käyttö 3. Raportointi tutkinnon suorittajalle ja Viestintävirastolle Tutkinnon suorittajalle - käytännön kokeen tulos ilmoitetaan heti tutkinnon jälkeen - teoriakokeen tulos ilmoitetaan tutkinnossa sovitulla tavalla muutaman päivän sisällä tutkintotilaisuudesta Viestintävirastolle - teoriakokeen mallivastaukset ja pisteytys sähköisesti - yhteenvetotaulukko sähköisesti - kaikki suoritukset arvioituina - hätäliikennekokeen dokumentointi ja arviointi - radioasemakokeen dokumentointi ja arviointi - täytetyt henkilölomakkeet - tutkinnon ja järjestelyjen päivämäärät - passikuvat - maksajan tiedot, jos eri kuin tutkinnon suorittaja 4. Matkalasku - Tutkinnon vastaanottajan lähettämän matkalaskun ja kuittien liittäminen matkasuunnitelmaan - matkalaskun tarkastus ja hyväksyminen 5. Saapuvan postin käsittely (tutkintosuoritukset) - saapuneen postin asiakastietojen tarkastaminen, tallentaminen ja diariointi - tutkintotilaisuuden tietojen tallentaminen - koontilaskutietojen tallentaminen (tarvittaessa) - epäselvyyksien selvittäminen - henkilölomakeniput saapumisjärjestyksessä odottamaan käsittelyä 6. Saapuvan postin käsittely (kelpoisuustodistushakemukset ja kaksoiskappalehakemukset) - hakemuksen diariointi - todistuksen myöntämiseen tarvittavien tietojen tarkistaminen - tarvittaessa tarkempaan selvittelyyn asiantuntijalle - lisäkyselykirjeen lähettäminen asiakkaalle epäselvistä tai puutteellisista hakemuksista - lisäkysely Liikenteen turvallisuusviraston merimiesyksikköön ja/tai Finnpilot Pilotage Oy:n henkilöstöasioihin meripalvelupäivien lukumäärästä (tarvittaessa). - Ulkomaalaisten todistustietojen oikeellisuuden varmentaminen myöntäneeltä hallinnolta (kelpoisuustodistushakemukset) 7. Kuulemismenettely - asiakkaalle lähetetään kuulemiskirje, mikäli kelpoisuustodistushakemus ei täytä myöntämisen ehtoja. - kuulemismenettelyn jälkeen asiakkaalle joko tehdään todistus, tai lähetetään päätös hakemuksen hylkäyksestä. Päätöksen liitteenä lähetetään valitusosoitus. 8. Valokuvan ja nimikirjoituksen skannaus - skannataan tutkinnoissa hyväksyttyjen valokuvat sekä nimikirjoitukset ja tallennetaan ne tietojärjestelmään. 9. Tutkintotietojen tallennus - tallennetaan asiakkaan tutkinto, tutkinnon tarkastustulos (hyväksytty/hylätty), tutkintotilaisuuden numero ja koontilaskun numero (tarvittaessa) - merkitään hyväksytty tutkinto kerättäväksi automaattilaskutukseen, mikäli asiakkaalle ei tehdä todistusta. 10. Todistuksen tuottaminen, todistuksen ja laskun tulostus - tarkistukset (hyväksytty tutkinto, henkilölomake allekirjoitettu, valokuva toimitettu) - todistustietojen tallennus, skannatun valokuvan ja nimikirjoituksen liittäminen todistustietoihin - todistuksen tulostus. Todistuksen tulostuksen yhteydessä

14 11. Todistuksen toimitus asiakkaalle 12. Laskun toimitus maksajalle 13. Pätevyyden ylläpidon valvonta muodostuu ja tulostuu lasku (verkkolasku sähköisenä) tutkinnoista ja todistuksesta sekä postituslista - todistuksen laminointi - todistuksen postitus - laskun tiedot välittyvät tulostuspalvelun (Opus Capita Group Oy) kautta laskujen lähettäjälle - jos maksajalla on e-laskusopimus, OCG Oy välittää laskut suoraan maksajan verkkopankkiin - pätevyyden ylläpidon valvonta hoidetaan kelpoisuustodistusmenettelyllä. Säädösperustana on Tietoyhteiskuntakaari (917/2014) 14. Palkkiot - tutkintopalkkiotietojen tulostus RAHAS-järjestelmästä - palkkioiden maksu 15. Arkistointi - henkilölomakkeiden ja vapaamuotoisten hakemusten arkistointi diaarinumeroittain - postituslistojen arkistointi - henkilölomakkeiden säilytys - koepaperien ja valokuvien säilytys - teoriakokeen mallivastaus/pisteytysversion ja yhteenvetotaulukon arkistointi sähköisesti 16. Palautelomakkeet - Tutkinnoista saatujen asiakaspalautelomakkeet toimitetaan laatujärjestelmävastaavalle. Lomakkeet analysoidaan vuosittain. Yhteenvetoa käytetään aineistona sisäisessä katselmuksessa sekä tutkinnon vastaanottajien koulutuspäivillä. - Lomakkeet arkistoidaan Laatukäsikirjan rakenne Tutkinto- ja todistustoiminnan laatukäsikirja on jaettu kahteen tasoon. A-tasossa on yleinen esitys tutkinto- ja todistustoiminasta, toiminnan tavoitteista, ohjauksesta sekä laatutason ylläpidosta ja kehittämisestä. B-tasossa on toimintaohjeita ja siinä kuvaillaan miten toiminnan vaatima työ yksityiskohtaisesti hoidetaan. Laatukäsikirjan C-osaa vastaavat RAHAS-järjestelmän käyttöohjeet, jotka on tallennettu asiakirjahallintajärjestelmä TIHAan Laatujärjestelmän sisäinen katselmus Laatujärjestelmän katselmusten tarkoituksena on varmistaa laatutavoitteiden toteutuminen. Katselmuksissa arvioidaan koko laatujärjestelmä ja päätetään toiminnan kehittämis- ja muutostarpeista. Laatujärjestelmän katselmuksen organisoinnista vastaa laatujärjestelmävastaava. tai hänen poissa ollessaan Mobiiliverkot-ryhmän päällikkö. Vuoden 2017 uuden organisaatiorakenteen astuttua voimaan pääarviointi pyritään tekemään riskienhallintapäällikön alaisuudessa kerran vuodessa. Katselmukseen osallistuvat laatujärjestelmävastaava, ainakin yksi pätevyystutkintojen vastaanottaja ja ainakin yksi pätevyystodistustuotannon asiantuntija. Katselmukseen voidaan kutsua tarvittaessa myös muita henkilöitä.

15 Tarkoitus on, että silloin käsitellään esiin tulleet ongelmat ja kehittämisideat, ja samassa yhteydessä sovitaan mahdollisista jatkotoimenpiteistä. Jatkokehitystä vaativat asiat kootaan yhteen dokumenttiin, joka tallennetaan TIHAan (#254377). Taajuushallinnon johtaja, mobiiliverkot-ryhmän päällikkö ja laatujärjestelmävastaava käyvät kerran vuodessa laatujärjestelmäkeskustelun. Tässä yhteydessä laatujärjestelmävastaava esittelee katselmuksissa esiin tulleet laatujärjestelmän kehittämistarpeet. Keskustelussa päätetään ja kirjataan laatujärjestelmälle asetetut seuraavan vuoden tavoitteet. Tavoitteiden toteutuminen raportoidaan seuraavien katselmusten yhteydessä ja arvioidaan seuraavassa laatujärjestelmäkeskustelussa Laatuauditointi Laatuauditointien avulla selvitetään riippumattomasti ja järjestelmällisesti laatujärjestelmän toiminta käytännössä. Auditoinneilla saadaan viitteitä toiminnan kehittämiseksi ja ylläpitämiseksi. Ulkoinen auditointi tehdään viiden vuoden välein. Auditointien organisoinnista vastaa laatujärjestelmävastaava tai hänen poissa ollessaan Mobiiliverkot-ryhmän päällikkö. Auditointi on osa Merenkulkijoiden koulutusta, pätevyyskirjoja ja vahdinpitoa koskevan yleissopimuksen (STCW sääntö I/8) sekä Euroopan Parlamentin ja Neuvoston hyväksymän direktiivin merenkulkijoiden koulutuksen vähimmäistasoa määrittävän direktiivin merenkulkijoiden koulutuksen vähimmäistasosta (2012/35/EU konsolidoitu versio) toimeenpanoa Suomessa. Tämä edellyttää jäsenmaiden varmistavan, että pätevät henkilöt, jotka eivät itse ole mukana kyseisessä toiminnassa, tekevät riippumattoman arvioinnin pätevyyskirjojen myöntämisjärjestelmän hallinnosta vähintään viiden vuoden väliajoin sen tarkistamiseksi, että kaikki sisäiset johtamisen valvonta- ja tarkkailutoimenpiteet sekä seurantatoimet ovat suunniteltujen menettelyiden mukaisia ja tehokkaita määriteltyjen tavoitteiden saavuttamiseksi, kunkin riippumattoman arvioinnin tulokset annetaan kirjallisena ja saatetaan arvioidusta alueesta vastuussa olevien tietoon ja puutteet korjataan mahdollisimman pikaisesti Auditoinneista laaditaan selosteet, joihin kirjataan korjaavat toimenpiteet. Selosteiden arkistoinnista vastaa laatujärjestelmävastaava. Auditoinneissa havaitut korjaavat toimenpiteet dokumentoidaan laatujärjestelmään liittyviin asiakirjoihin. Auditointiraportti toimitetaan Liikenteen turvallisuusvirastolle (TRAFI) erikseen sovitulla tavalla, joka liittää sen Suomen maaraporttiin toimitettavaksi IMOon. 3 JOHDON VASTUU 3.1. Tulostavoitteet Toimialan ja toimialan alaisten ryhmien omat tulostavoitteet asetetaan vuosittain. Laatujärjestelmän tulostavoitteet voivat sisältyä osin Mobiiliverkot-ryhmän tulostavoitteisiin. Laatujärjestelmän tavoitteet asetetaan laatujärjestelmänkeskustelussa vuosittain ja niiden toteutuminen arvioidaan seuraavan vuoden keskustelussa.

16 4 TUKITOIMINNOT 4.1 Tiedottaminen 4.2 Hankinta Tiedottamisessa noudatetaan Viestintäviraston viestintästrategiaa. Taajuushallinnon johtaja esittää kannanotot meriradioviestinnän tutkinto- ja pätevyystodistustoimintoa koskevista yleisistä asioista. Tiedotus tapahtuu sekä sisäisenä että ulkoisen tiedotuksena että ulkoisena tiedotuksena. Hankinnoissa noudatetaan valtion hankinnoista annettuja säädöksiä, määräyksiä ja ohjeita sekä Viestintäviraston hankintasääntöjä ja ohjeita. Hankintatoimen yleisestä ohjauksesta vastaa hallinto-tulosalue. Viestintäviraston työjärjestyksessä määrätään oikeudesta hankintapäätösten tekemiseen. 4.3 Tietohallinto ja riskienhallinta Tietohallinto-toimiala vastaa toimistojärjestelmien ja tietokoneiden hankinnasta virastossa. Tietohallinto ja toimialat sopivat keskenään toimialojen omien tietojärjestelmien ja laitteiden soveltuvuudesta, hankinnasta ja ylläpitovastuusta. Erimielisyydet ratkaistaan tietohallinnon ohjausryhmässä (THOR). Tietohallinto-toimiala käsittelee asiat, jotka koskevat atk-laitteistojen, ohjelmistojen ja palveluiden hankintapäätösten asiantuntijatukea, valmistelua ja tehtyjen päätösten toteuttamista. Tietohallinto-toimiala tarjoaa tai koordinoi atk-koulutusta ja ohjelmistojen tukea. Virastossa noudatetaan ISO/IEC 27001:2013 standardin mukaista tietoturvan hallintamallia. Tietohallinto-toimiala vastaa tietoturvallisuuden teknisestä suunnittelusta ja toteutuksesta. Riskienhallintapäällikkö vastaa viraston yleisestä tietoturvasta ja sen kehittämisestä. Toimialat vastaavat oman alueensa tietoturvasta ja riskienhallinnasta riskienhallintapäällikön ohjeiden mukaisesti. Riskienhallintapäällikön apuna toimii toimialojen edustajista muodostettu riskienhallintaryhmä. Taajuushallinnon RAHAS-järjestelmällä (lähitulevaisuudessa RAHAS2-järjestelmällä) käsitellään kaikki radiolupiin, pätevyystutkintoihin ja pätevyystodistuksiin liittyvät asiat. 4.4 Taloushallinto Hallinto-toimialan talousryhmässä käsitellään viraston maksuliikettä, talousarviokirjanpitoa ja liikekirjanpitoa koskevat asiat. Talousryhmä seuraa ja valvoo määrärahojen käyttöä sekä ohjaa viraston sisäistä taloushallintoa ja -suunnittelua.

17 Viestintäviraston julkisoikeudellisista suoritteista perittävät maksut peritään valtion maksuperusteasetuksen (150/92) mukaisesti. Maksujen suuruudesta määrätään Liikenne- ja viestintäministeriön asetuksessa Viestintäviraston radiohallinnollisista suoritteista perittävistä muista maksuista. Hallinto-toimiala vastaa kaikkien maksutulojen yleisestä valvonnasta. Kukin toimiala huolehtii siitä, että tulot peritään asianmukaisesti, oikeamääräisinä ja viipymättä. Maksutulot peritään laskutuksen perusteella. Taajuushallinto huolehtii omien suoritteidensa osalta saatavien laskutuksen perustietojen oikeellisuudesta. Taajuushallinnon toimiala hoitaa tutkintoihin ja todistuksiin liittyvien saatavien laskutuksen. Maksujen suuruus on määrätty Liikenne- ja viestintäministeriön asetuksessa hallinnollisista taajuusmaksuista ja Viestintäviraston radiohallinnollisista suoritteista perittävistä muista maksuista (1215/2016). Laskussa on mainittava ainakin maksaja, maksun aihe, maksun määrä, maksun vastaanottaja, eräpäivä ja maksuliiketilin numero, arvonlisäverolain edellyttämät merkinnät sekä viivästyskorko. Julkisoikeudellisia suoritteita koskeviin laskuihin on merkittävä myös maksun peruste ja oikaisuvaatimusohje. Lähtevät laskut on päivättävä ja numeroitava vuosittain juoksevasti numerosarjaan. Laskujen tulee täyttää Verohallituksen ohjeissa laskuille asetetut vaatimukset arvonlisäverotuksen osalta. Saamisten määrän ja perinnän seurantaa varten laskut ja suoritukset rekisteröidään Viestintäviraston saatavareskontraan. Saatavareskontra sisältää suoritusten kirjauksen, viivästyskorko- ja viivästysmaksulaskutuksen sekä perintätoiminnot. Viestintävirasto maksaa määräämilleen tutkinnon vastaanottajille palkkiot pidetyistä tutkinnoista. Palkkiot katetaan viraston keräämillä tutkinto- ja todistusmaksuilla. Palkkioiden laskenta tapahtuu RAHAS-järjestelmällä. Taajuushallinto-toimiala vastaa palkkioiden perusteiden laskennasta ja hallinto-toimialan henkilöstöryhmä toimittaa palkkiot maksettavaksi. 4.1 Ote taloussäännöstä: Toimialat osallistuvat toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvioehdotuksen laadintaan annettujen menokehysten perusteella. Hallinto-toimiala kokoaa ja valmistelee Viestintäviraston toiminta- ja taloussuunnitelman sekä talousarvioehdotuksen toimialojen ehdotusten perusteella, jotka käsitellään johtoryhmässä ennen kuin pääjohtaja hyväksyy ne. 4.1 Sisäinen budjetti Toimiala laatii vuosittain tehtäväalueensa mukaisesti ehdotuksensa sisäiseksi budjetiksi, joka sisältää käytettävissä olevat resurssit sekä tulostavoitteet tulosalueille. Hallinto toimiala kokoaa sisäiset budjetit ja koostaa yhteisen viraston budjetin. Viraston budjetin hyväksyy pääjohtaja. 5 HENKILÖSTÖ 5.1 Tutkinnon vastaanottajat

18 Viestintäviraston pääjohtaja nimittää taajuushallinnon toimialan johtajan esittelystä GOC - ja ROC -tutkintoja vastaanottavat henkilöt. Ilman nimityskirjettä ei tutkinnonpito-oikeutta ole. Nimityskirjeet ovat voimassa enintään kolme vuotta kerrallaan ja niitä on kahdenlaisia: o o Viestintävirastoon vakituisessa palvelussuhteessa oleva henkilö nimitetään sivutoimiseksi tutkinnon vastaanottajaksi. Henkilö, joka ei ole Viestintävirastoon vakituisessa palvelussuhteessa, nimitetään tutkinnon vastaanottajaksi siten, että virkasuhde on voimassa tutkinnon vastaanottamisen ja siihen välittömästi liittyvien tehtävien aikana. Tutkinnon vastaanottajilta edellytettävät asiat: GOC-tutkinnon vastaanottajalla oltava GOC -pätevyystodistus ROC -tutkinnon vastaanottajalla joko ROC- tai GOC -pätevyystodistus. hyvä meriradioliikenteen tuntemus kyky hoitaa käytännön meriradioliikennettä pätevyystodistuksensa mukainen riittävä kielitaito hoitaa meriradioliikennettä suomen, ruotsin ja englannin kielillä kansainvälisen radio-ohjesäännön ja muiden alaan liittyvien säädösten riittävä tuntemus 5.2 Muu tutkinto- ja pätevyysasioita hoitava henkilöstö Pätevyys- ja kelpoisuustodistuksia käsittelevät Viestintäviraston virkamiehet, joiden tehtäviin ne kulloinkin kuuluvat. GOC ja ROC -tutkinto- ja todistusasioiden kanssa työskentelevän henkilön vakituinen työpaikka on Viestintäviraston taajuushallinto virkasuhteen kautta. Henkilöllä joka hoitaa tutkinto- ja todistusasioita on oltava riittävä pätevöityminen näihin tehtäviin. Riittäväksi pätevöitymiseksi katsotaan vuoden yhtäjaksoinen työskentely Viestintävirastossa meriradioasioiden parissa sekä riittävä sisäinen koulutus tehtävien hoitamiseksi. 6 TUTKINTO- JA TODISTUSTOIMINTO 6.1 Tutkintotoiminto GOC- ja ROC-pätevyystutkintojen sisältö perustuu CEPT/ERC:n päätöksen CEPT/ERC/DEC(99)01 viimeisimpään versioon. Tutkinto sisältää teoriakokeen ja käytännön kokeen. Tutkintoja otetaan vastaan pääsääntöisesti merenkulun radio-opetusta antavissa oppilaitoksissa Kotkassa, Turussa, Maarianhaminassa ja Raumalla. Tutkinnon käytännön kokeen voi suorittaa vain paikassa, jossa on käytettävissä GMDSS-radiosimulaattori. Pätevyystutkinnon teoriakoe koostuu noin 20 kysymyksestä. Kysymysten aiheet otetaan ERC:n viimeisimmässä päätöksessä CEPT/ERC/DEC(99)01 olevasta aiheluettelosta.

19 Pätevyystutkinnon käytännön kokeessa testataan seuraavat asiat: Hätäliikenteen riittävä osaaminen englanninkielellä Meriradiotaajuuksien ja -laitteiden käyttö sekä rutiiniliikennöinti. Kelpoisuustutkintoon kuuluu käytännön koe ja lyhyt teoriakoe. Teoriakokeessa on yksi tai kaksi kysymyskokonaisuutta, joilla tutkitaan DSC-järjestelmän ymmärtämistä, turvallisuusliikenteen osaamista ja englanninkielen taitoa. Tutkinnon jälkeen tutkinnon vastaanottaja arvostelee koepaperit, hyväksyy tai hylkää suoritetun tutkinnon sekä dokumentoi ja raportoi sen Viestintävirastolle 6.2. Todistustoiminto Tavoitteena on, että GOC- ja ROC-todistukset ja kelpoisuustodistukset myönnetään 21 päivässä. GOC-pätevyystodistus voidaan myöntää henkilölle, joka on suorittanut hyväksyttävästi GOC-tutkinnon. ROC-pätevyystodistus voidaan myöntää henkilölle, joka on suorittanut hyväksyttävästi ROC-tutkinnon. Kelpoisuustodistus voidaan myöntää GMDSS-pätevyystodistuksen (GOC ja ROC) myöntämisen yhteydessä Pätevyyden ylläpitämisen perusteella, mikäli hakija on osoittanut pätevyytensä ylläpitämisen STCW-sopimuksen ja STCW-koodin mukaisesti ja mikäli hänellä on voimassa oleva GMDSS-radiopätevyystodistus Kelpoisuustodistus on määräaikainen ja sen voimassaoloaika on enintään viisi vuotta. Kelpoisuustodistus voidaan uusia, mikäli hakija osoittaa pätevyytensä ylläpitämisen STCW-sopimuksen ja STCW-koodin mukaisesti. 6.3 Tutkinnon vastaanottajien palkkiot ja matkakulujen korvaukset Tutkinto- ja todistusasioita hoitavat henkilöt tallentavat tutkintotilaisuuden tiedot RAHAS-järjestelmään, kun henkilölomakkeet saapuvat tutkinnon vastaanottajilta Viestintävirastoon. RAHAS-järjestelmään tallennetaan tutkinnon vastaanottajan nimi, tutkintotilaisuuden päivämäärä, tutkintolaji ja tutkintopaikka. Asiakkaiden tutkintotietoja tallennettaessa muodostuu RAHAS-järjestelmään jokaisesta tutkinnosta palkkiotieto. RAHAS tuottaa kerran kuussa automaattisena eräajona palkkioilmoituksen, johon järjestelmä kerää tutkinnon vastaanottajille kertyneet palkkiot. Tutkinto- ja todistusasioita hoitava henkilö tulostaa palkkioilmoituksen, pyytää siihen hyväksynnän työjärjestyksen mukaisesti ja toimittaa sen hallinto-toimialalle. Tutkinto- ja todistusasioiden käsittelijä voi tarvittaessa käynnistää palkkioiden keruuajon, jos katsoo tarpeelliseksi saada palkkiot maksuun nopeammin kuin automaattiajon kautta. Riippumatta käynnistystavasta palkkioiden keruuajo hakee aina kaikki ne tutkinnot, jotka on tallennettu edellisen palkkioajon jälkeen. Palkkioajoa ei voi tehdä tutkinnon vastaanottajakohtaisesti. Tutkinnon vastaanottajien matkakulut korvataan Valtion matkustussäännön perusteella (voimassa oleva Valtion matkustussääntö ja Virka- ja työehtosopimus matkakustannusten korvaamisesta).

20 Tutkinnon vastaanottaja laatii matkasuunnitelman ja lähettää sen ennen tutkintoa Viestintävirastolle. Tutkinto- ja todistusasioita hoitava henkilö toimittaa matkasuunnitelman hyväksytettäväksi työjärjestyksen mukaisesti. Matkasuunnitelman hyväksynnästä ilmoitetaan tutkinnon vastaanottajalle. Tutkinnon jälkeen tutkinnon vastaanottaja toimittaa matkalaskut kuitteineen Viestintävirastolle, jossa tutkinto- ja todistusasioiden käsittelijä toimittaa matkalaskun ja matkasuunnitelman matkalaskun tarkastajalle. Hallinto-toimialan henkilöstöryhmä toimittaa matkakulujen korvaukset maksettavaksi. 6.4 Laatutason ylläpito ja valvonta Tutkinto- ja todistustoiminnon laatutasoa ylläpidetään ja valvotaan seuraavilla tavoilla: Koulutustilaisuuksilla noin 1-2 vuoden välein. Tutkinnon vastaanottajien kierrolla Jakamalla kaikille tutkinnon vastaanottajille tiedoksi koekysymykset tutkinnon jälkeen. Laatujärjestelmän katselmuksilla Viestintäviraston henkilöstön kehittämiskeskusteluilla Laatuauditoinneilla Laatujärjestelmästä tiedottamalla ja pitämällä sen oleelliset osat Viestintäviraston internetsivuilla Asiakaspalautejärjestelmällä Tutkinnonpitäjä- ja tutkintopaikkakohtaisella hylkäysprosentin seurannalla Merenkulun radio-opetusta antavien oppilaitosten pitämille täydennyskursseille (kelpoisuustodistusta varten) on oltava Viestintäviraston kirjallinen hyväksyntä. 6.5 Tutkinnon vastaanottajat Viestintävirasto seuraa meriradioliikenteen kansainvälistä kehitystä mm. seuraavissa organisaatioissa: kaikki CEPT/ECC:n meriradioviestintään liittyvät projektiryhmät ITU-R työryhmät ja tutkimusvaliokunnat, joissa käsitellään meriradioasioita ITU:n radiokonferenssien meriradiotoimintaan liittyvät osat Euroopan telestandardointi-instituutin ETSIn meriradiolaitteiden standardointia hoitavat ryhmät Kansainvälisen merenkulkujärjestön IMO:n soveltuvat ryhmät, erityisesti NCSR. Kaikista näissä ryhmissä valmisteilla olevista merkittävistä asioista ja kaikista keskeisistä päätöksistä tiedotetaan tutkinnon vastaanottajille. Erityisen tärkeinä pidetään seuraavia seikkoja: muutokset meriradiotaajuuksien käytössä liikennemenettelyjen muutokset laitteiden toimintaan vaikuttavat standardimuutokset pakolliset laitevaatimukset (carriage requirements)

21 GOC- ja ROC- tutkintojen vastaanottajille järjestetään 1-2 vuoden välein koulutustilaisuuksia. Niissä sovitaan menetelmistä ja arvostelusta, muun muassa yhtenäisestä teoriakokeiden hyväksymisrajasta sekä tiedotetaan säädöksien ja käytäntöjen muutoksista. Tutkinnon vastaanottajilta Viestintävirastolle sähköisesti tulevat koeversioiden mallivastaukset ja pisteytykset jaetaan kaikille GMDSS -tutkinnon vastaanottajille. Tutkinnon vastaanottajia pyritään kierrättämään merenkulun radio-opetusta antavissa oppilaitoksissa aina kun se on aikataulullisesti mahdollista. Myös Viestintäviraston vakituiset toimihenkilöt vastaanottavat määräajoin tutkintoja eri paikkakunnilla. Tällä tavoin varmistetaan tutkinnonpidon tasalaatuisuus. Eri merenkulkuoppilaitosten radioasemien ja simulaattorien käytöllä ylläpidetään tutkinnon vastaanottajien laitetuntemusta. Tutkinnon vastaanottajat jättävät pitämästään teoriakokeesta yhden kopion pisteytyksineen oppilaitokselle. Tutkinnon vastaanottajat lähettävät kurssin opettajalle ja Viestintävirastolle yhteenvetolomakkeen, jossa näkyy tutkintoon osallistuneiden saamat kysymyskohtaiset pistemäärät ja tutkinnon tulos. Tällä tavoin kurssin opettaja saa täsmällistä tietoa siitä, miten kurssin osallistujat hallitsivat eri kysymykset. Mikäli johonkin kysymykseen on vastattu selvästi heikommin kuin keskimäärin, tutkinnon vastaanottaja kirjoittaa yhteenvetolomakkeeseen kysymyksen tekstin. Laatujärjestelmävastaava tarkastelee kriittisesti kyseessä olevan kysymyksen sanamuotoa. Tarvittaessa kysymys voidaan muotoilla uudelleen tai poistaa kokonaan käytöstä. Viestintävirasto seuraa tutkinnon vastaanottajien hylkäysprosentteja. Jos yksittäisen tutkinnon vastaanottajan pitkän aikavälin hylkäysprosentti poikkeaa merkittävästi keskiarvosta, poikkeaman syyt selvitetään ja tarvittaessa oikaistaan. 6.6 Oppilaitokset Oppilaitokset saavat jokaisesta pidetystä teoriakokeesta yhden kopion pisteytyksineen. Lisäksi Viestintäviraston internetsivuilla on mallikoeversio sekä GOCettä ROC-teoriakokeesta. Oppilaitoksille tiedotetaan laatukäsikirjan muutoksista, ja lähetetään sähköpostitse laatukäsikirja tiedoksi. GOC- ja ROC-kurssien vastuuhenkilöt voivat osallistua tutkinnon vastaanottajien koulutustilaisuuksiin. Oppilaitoksilla on mahdollisuus antaa palautetta tutkintotoiminnosta. Tahon, joka haluaa järjestää kelpoisuustodistuksen saantiin oikeuttavia täydennyskursseja, tulee lähettää Viestintävirastolle hakemus, jossa selvitetään yksityiskohtaisesti kurssin sisältö, sekä yhteensopivuus STCW-sopimuksen kanssa. Hakemuksen perusteella Viestintävirasto päättää Taajuushallinnon työjärjestyksen mukaisesti, hyväksyykö se kyseisen kurssin kelpoisuustodistuksen myöntämisen perusteeksi. Hyväksyntä on määräaikainen, ja se voidaan uusia hakemuksesta. Viestintäviraston hyväksymät täydennyskurssit ovat laatukäsikirjan liitteessä Taajuushallinto-toimialan henkilöstö

22 Todistusasioita käsittelevälle henkilöstölle järjestetään työmenetelmiin ja tarvittaessa radioliikenteeseen liittyviä koulutustilaisuuksia. Työjärjestyksen mukaisesti päälliköt käyvät kehittämiskeskustelut jokaisen henkilökuntaan kuuluvan kanssa vuosittain. 6.8 Asiakaspalaute Tutkinnon vastaanottaja varmistaa, että jokaisella tutkintoon osallistuvalla on tieto palautteen antamisen mahdollisuudesta. Tieto palautemahdollisuudesta on tutkintotiedotteessa. Palaute voi koskea tutkintojen sisältöä, vaikeusastetta, tutkintokysymyksiä ja tutkinnon ja koulutuksen vastaavuutta. Palautteen voi antaa kirjallisena palautelomakkeelle, jota on saatavissa opettajilta, tutkinnon vastaanottajilta ja Viestintävirastosta Palautteen voi antaa myös suorasanaisena kirjeitse tai sähköpostitse. Palaute käsitellään luottamuksellisena ja sen voi antaa nimettömänä. Tutkinnon paikkakunta ja tutkintopäivä kuitenkin tarvitaan palautteen kohdentamiseksi. Laatujärjestelmävastaava käsittelee palautteet säännöllisesti ja harkitsee, mihin muutoksiin tai toimenpiteisiin palautteen johdosta on syytä ryhtyä. Palautteista tehdään yhteenvetoja, joita käsitellään laatujärjestelmän katselmusten yhteydessä. 6.9 Tutkittavan oikeusturva Tutkinnon vastaanottaja varmistaa, että jokainen tutkintoon osallistuja saa viimeistään tutkintotilaisuudessa tiedon oikeusturvastaan. Oikeusturva muutoksenhakumenettelyineen on selvitetty GMDSS-tutkintotiedotteessa ja jäljempänä tässä osiossa Valitus tutkintotilaisuudesta ja tutkintojärjestelyistä Jos tutkinnon suorittaja antaa tutkinnon vastaanottajalle valituksen arvostelusta tai tutkinnon järjestelyistä, valitus on toimitettava Viestintävirastolle viipymättä. Taajuushallinnon johtaja ratkaisee tutkintotilaisuuteen ja tutkinnon järjestelyihin liittyvät valitukset. Suorituksen arviointi Tutkintoon osallistuneelle lähetetään pyynnöstä jäljennös hänen tutkintosuorituksestaan ja tutkinnon arvostelijan siihen tekemistä merkinnöistä. Tutkintoon osallistunut voi tutustua ko. asiakirjaan myös Viestintävirastossa. Viestintävirasto antaa tutkintoon osallistuneen pyynnöstä suullisen selvityksen tutkinnon arvostelusta ja arvostelun perusteista. Mikäli tutkintoon osallistunut on tyytymätön hylätyn tutkintonsa arvosteluun, hän voi vaatia tutkintosuorituksensa arvioinnin oikaisua Viestintävirastolta 30 päivän kuluessa siitä, kun hän sai tiedon tutkinnon hylkäämisestä (TYK 917/2014)). Oikaisuvaatimus on tehtävä kirjallisena. Taajuushallinnon apulaisjohtaja ratkaisee asian. Päätöksen liitteenä lähetetään asiakkaalle valitusosoitus.

23 Annettuun päätökseen voi hakea muutosta siten kuin hallintolainkäyttölaissa (586/1996) säädetään 6.11 Hakemuksen hylkääminen Kelpoisuustodistushakemus voidaan hylätä, mikäli todistuksen saamisen edellytykset eivät täyty. Hylkäämistä edeltää asiakkaan kuulemismenettely. Asiakkaalla on oikeus valittaa päätöksestä oman asuinpaikkakuntansa hallinto-oikeuteen Todistuksen peruuttaminen Pätevyys- tai kelpoisuustodistus voidaan peruuttaa syistä, jotka on mainittu Tietoyhteiskuntakaaren (917/2014) pykälässä 268. Saadakseen uuden todistuksen asiakkaan tulee suorittaa siihen liittyvät tutkinnot uudestaan. Todistuksen peruuttamisprosessiin sisältyy kaksi vaihetta: asianosaisen kuuleminen ja suoritteen peruuttamista koskevan päätöksen tekeminen. Annettuun päätökseen voi hakea muutosta siten kuin hallintolainkäyttölaissa (586/1996) säädetään. 7 ASIAKIRJOJEN JA TIEDOSTOJEN HALLINTA 7.1 Asiakirjojen hallinta ja ylläpito Viestintäviraston asiakirjahallinnosta vastaa Tietohallinto-toimialan tietopalvelutryhmä. Asiakirjojen hallinnassa noudatetaan sähköistä eamsarkistonmuodostussuunnitelmaa ja Viestintäviraston arkistosääntöä. Asiakirjat laaditaan Viestintäviraston asiakirjamalleja käyttäen. Tutkinnoissa käytetään vain Viestintäviraston omia tähän tarkoitukseen laadittuja henkilölomakkeita. Tutkinnon vastaanottajat tilaavat henkilölomakkeet Viestintävirastosta. Todistuksen tiedot tulostetaan RAHAS-järjestelmästä. RAHAS-järjestelmästä tuotetut asiakirjat arkistoidaan sähköisesti. Vuosittain tulostetaan arkistodiaariraportti paperiarkistoon. Raportteihin tulostuu kaikki käytetyt diaarinumerot arkistotunnuksittain diaarinumerojärjestyksessä. Pätevyystutkintoasioilla on oma arkistotunnus, kelpoisuusasioilla oma. Arkistoinnissa noudatetaan sähköistä eamsarkistointisuunnitelmaa. Laatujärjestelmävastaava vastaa laatuasiakirjojen ylläpidosta. Laatukäsikirjassa kuvataan toiminnan laadun kannalta välttämättömät toimenpiteet. Laatuasiakirjat, jotka ovat ohjaavia dokumentteja, laaditaan, hyväksytään, jaetaan, poistetaan, uusitaan, muutetaan ja arkistoidaan järjestelmällisesti. Laatuasiakirja, siihen liittyvät muut asiakirjat sekä todistustuotantoon tarkoitetut RAHAS-järjestelmän käyttöohjeet löytyvät TIHAsta asiakirjanimellä ja tietyillä viitetiedoilla.

24 7.2 Tietojärjestelmät Sähköisenä viestintäjärjestelmänä käytetään Viestintäviraston sisäistä lähiverkkoa ja Internetiä. Sisäverkossa olevat työtiedostot tallennetaan asiakirjahallintajärjestelmään (TIHA). TIHA-järjestelmään tallennetaan dokumenttien lisäksi myös viraston hallintodiaariin liittyvät tiedot. TIHA-järjestelmässä oleviin tietoihin on pääsy annettujen oikeuksien kautta. Oikeuksien antaminen perustuu Viestintäviraston TIHA-menettelytapoihin. Taajuushallinnon toimialalla on käytössään omia räätälöityjä ohjelmistoja, kuten TTK2 ja RAHAS. RAHAS on Windows-ympäristössä toimiva järjestelmä, joka sisältää lupa-, tutkinto- ja todistusrekisterin. Rahaksessa tuotetaan uudet luvat ja todistukset ja hoidetaan niihin liittyvä kirjeenvaihto, lasketaan tutkinnon vastaanottajien palkkiot sekä hoidetaan toimialan laskutus. RAHAS-järjestelmän luku- ja käyttäjäoikeudet antaa pääkäyttäjä esimiehen pyynnöstä. Viestintäviraston sisäverkkoon pääsy edellyttää salasanaa ja käyttäjätunnusta. Viestintävirastossa on kulunvalvontajärjestelmä. Jokaisella virastossa asioivalla tulee olla valokuvallinen henkilökortti tai viraston aulapalvelusta saatava vierailijakortti esillä. Viestintäviraston henkilötietolain (523/99) 10 :n mukaisia rekisteriselosteita ylläpidetään Tietohallinto-toimialalla