Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteerin valinta 2013

Transkriptio

1 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteerin valinta 2013 n loppuraportti 1 Taustaa 2 2 Valintatyöryhmän kokoonpano 2 3 Valintatyöryhmän tehtävät 2 4 Valintatyöryhmän toiminta 3 Hakuilmoitus ja -aikataulu 3 Hakijat 3 Konsultoinnit 4 5 Prosessin kulku 4 6 Prosessin arviointi ja huomioita 4 Yleistä 4 Päätöksenteko ja julkisuus 5 Viestintä 6 Liite 1. Rekrytointiryhmän nimittäminen 7 Liite 2. Prosessin aikataulu 8 Liite 3. Hakuilmoitus 9 Liite 4. n kokousmuistio Liite 5. n kokousmuistio Liite 6. n kokousmuistio Liite 7. n kokousmuistio Liite 8. n kokousmuistio Liite 9. n kokousmuistio Liite 10. n kokousmuistio Liite 11. n kokousmuistio

2 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan pääsihteerin valinta 2013 n loppuraportti 1 Taustaa Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan () pääsihteeri toimii esimiehenä ylioppilaskunnan aatteelliselle sihteeristölle ja yhdyshenkilönä ylioppilaskunnan eri toimijoiden välillä. Pääsihteerin työnkuvaan kuuluvat lisäksi osallistuminen :n taloushallintoon ja hallituksen, edustajiston sekä taloustoimikunnan toimintaan. :n edustajiston (E) kokouksessaan 7/2009 valitseman pääsihteerin, tekniikan ja maatalousja metsätieteiden ylioppilas Teemu Halmeen, kauden ( ) lähestyessä loppuaan edustajisto ryhtyi vuoden 2012 lopulla valmistelemaan uuden pääsihteerin valintaa. Kokouksessaan 12/2012 E nimitti valintaa valmistelemaan pääsihteerin valintatyöryhmän (Liite 1). Tämän raportin tarkoitus on kuvata nimitetyn valintatyöryhmän toimintaa. 2 Valintatyöryhmän kokoonpano Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan voimassa olevien sääntöjen mukaan edustajiston tehtäviin kuuluu valita ja vapauttaa tehtävästään ylioppilaskunnan pääsihteeri. Tehtävän laajuuden ja luonteen vuoksi pääsihteerin valintaa valmistelemaan nimitettiin pääsihteerin valintatyöryhmä (Liite 1). Ryhmän kokoonpano oli seuraava: Martin Aalto (Valintatyöryhmän puheenjohtaja) (Edustajiston PJ 2013) Julius Hurri (Valintatyöryhmän jäsen) (Sinivihreät) Rasmus Kiihamäki (Valintatyöryhmän jäsen) (Polytekarna) Pipsa Penttinen (Valintatyöryhmän jäsen) (Luova) Valintatyöryhmän sihteerinä toimi :n virkaa tekevä pääsihteeri Teemu Halme. :n hallituksen puheenjohtajalla, Piia Kuosmasella, oli työryhmän kokouksissa läsnäolo- ja puheoikeus. 3 Valintatyöryhmän tehtävät Kokouksessaan 12/2012 E päätti määrittää työryhmän tehtäviksi seuraavaa: 3) velvoittaa työryhmän tuomaan esityksensä hakuaikataulusta ja luonnoksen hakuilmoituksesta vuoden 2013 ensimmäiseen edustajiston kokoukseen. 4) velvoittaa työryhmää laatimaan loppuraportin pääsihteerin valinnasta toimikautensa loppuun mennessä. 5) valinnan tekemiseksi velvoittaa ryhmän tuomaan vähintään kaksi parhaimpana pitämäänsä ehdokasta edustajiston kokouksen haastateltavaksi. Haastattelujen sekä valintatyöryhmän esityksen perusteella edustajisto valitsee uuden pääsihteerin kokouksessaan maalis-huhtikuussa.

3 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) 4 Valintatyöryhmän toiminta Valintatyöryhmän toiminnan tarkastelua varten ryhmä laati kokouksistaan muistiot. Muistiot on liitetty tämän raportin liitteiksi Valintatyöryhmä aloitti työskentelynsä Ensimmäisessä kokouksessaan valintatyöryhmän jäsenet esittäytyivät. Työryhmän todettiin vastaavan hyvin tehtävän asettamia vaatimuksia. Ryhmän sisältä todettiin löytyvän sekä syvällistä ylioppilaskunnan tuntemusta sekä rekrytointikokemusta ja taitoa. Valintatyöryhmä aloitti työskentelynsä tutustumalla aikaisempiin vastaaviin prosesseihin ja niitä varten sekä niiden jälkeen laadittuihin asiakirjoihin. Taustamateriaaleihin tutustuttuaan työryhmä lähti työstämään hakuprosessin aikataulua ja hakuilmoitusta. Hakuilmoitus ja -aikataulu Valintatyöryhmän laatima hakuilmoitus (Liite 3) hyväksyttiin edustajiston kokouksessa 1/2013 (kokouskohta 11.). Samalla hyväksyttiin työryhmän ehdotus hakuaikataulusta. Haku avattiin kokouksen jälkeen Haku päättyi Hakuilmoituksen laatimisen yhteydessä työryhmä käytti merkittävästi aikaa haettavan henkilön arvioinnin valmisteluun kirjaamalla ilmoitukseen tehtävän vaatimat edellytykset ja hyväksi katsottavat kriteerit. Edellytämme: Ylioppilaskunta-/järjestötoiminnan tuntemusta Taloushallinnon tuntemusta Esimiestaitoja Hyvää paineensietokykyä Akateemisia opintoja Sujuvaa suomen kielen taitoa sekä ruotsin ja englannin kielen osaamista Katsomme eduksi: Esimieskokemuksen :n ja Aalto-yliopiston tuntemuksen Akateemisen loppututkinto Spelögan Hakuilmoituksen levittämiseen päätettiin käyttää liitteessä 5 (kohta Hakukanavat) mainittuja kanavia. Hakijat Hakemuksia vastaanotettiin kymmenen kappaletta. Yhtään hakemusta ei hylätty. Hakijoista 7 oli miehiä ja 3 naisia. Valintatyöryhmä päätti hakemusten perusteella haastatella puhelimen välityksellä kuutta hakijaa. Haastattelujen pituus oli min per hakija. Haastattelut pidettiin Puhelinhaastattelujen jälkeen valintatyöryhmä päätti kutsua kolme hakijaa kasvokkain pidettäviin haastatteluihin (Liite 10). Kolmen ehdokkaan haastattelut pidettiin osoitteessa Lämpömiehenkuja 2. Haastattelujen pituus oli 1,5-2 tuntia per hakija. Haastatteluilla pyrittiin selvittämään hakijoiden soveltuvuutta

4 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Konsultoinnit 5 Prosessin kulku pääsihteerin tehtävään painottamalla kysymyksissä hakuilmoituksessa mainittuja kriteereitä. Haastattelu sisälsi tilaisuuden aikana toteutettavan tehtävän ja ehdokkaille asetettiin ennakkotehtävä. Haastattelujen jälkeen valintatyöryhmä päätti kokouksessaan ( Liite 11) esittää edustajistolle kolmea ehdokasta pääsihteerin tehtävään. Henkilöt olivat (aakkosjärjestyksessä) Hyrkkö Saara, Koskenniemi Janne ja Onatsu Toni. Ehdotetuille hakijoille pidettiin haastattelutilaisuus , joka oli avoin päätöksen tekevän edustajiston jäsenille. Työryhmä näki tarpeelliseksi kerätä edustajistoryhmiltä kysymyksiä etukäteen moderoinnin ja ryhmittelyn vuoksi. Toni Onatsu jättäytyi prosessista ennen päätöskokousta työllistyttyään muihin tehtäviin. Edustajisto päätti kokouksessaan 3/2013 valita Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan seuraavaksi pääsihteeriksi Janne Koskenniemen. Laajentaakseen perspektiiviään valintatyöryhmä päätti konsultoida parhaaksi katsomiaan henkilöitä liittyen pääsihteerin valintaprosessiin ja pääsihteerin tehtävään sekä ominaisuuksiin. Konsultointiin pyydetyt henkilöt on esitetty liitteessä 5. Esitetyllä otoksella pyrittiin hankkimaan näkemystä organisaation sisältä vapaaehtoisilta sekä työntekijöiltä ja organisaation ulkopuolelta tehtäväkenttään perehtyneiltä henkilöiltä. Janne Koskenniemeä ei konsultoitu hänen haettua pääsihteerin virkaa. Konsultointien jälkeen työryhmä kokosi tulokset kokouksessaan (Liite 7). Tulosten pohjalta työryhmä työsti haettavan henkilön profiilia. Konsultointien tuloksia käytettiin hakijoita koskevissa valinnoissa. Valintatyöryhmän perustamispäätöksen (Liite 1) taustalla oli tarve suorittaa hakijoiden esikarsinta kooltaan rajoitetun ryhmän sisällä. Edustajiston jäsenten esitysoikeutta edustajiston eteen tuotavista ehdokkaista ei kuitenkaan rajoitettu, joten edustajistolla oli mahdollisuus ohittaa valintatyöryhmän esikarsinta ja nostaa lopulliseen päätöskohtaan ehdokkaita niiden henkilöiden joukosta, jotka olivat toimittaneet hakemuksensa virkaan hakuajan sisällä. Yllä kuvailulla mahdollisuudella haluttiin taata tulevalle pääsihteerille koko edustajiston tuki ja poistaa mahdolliset jälkeenpäin käytävät valintaa koskevat spekuloinnit. Valintatyöryhmän kahden kokoukseen tuoman ehdokkaan lisäksi ehdolle nostettiin kolme muuta ehdokasta: Korhonen Henri, Tarhala Mika ja Tiitinen Maija. 6 Prosessin arviointi ja huomioita Yleistä Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan edustajisto valitsi huhtikuun kokouksessaan ylioppilaskunnan seuraavaksi pääsihteeriksi valintaa valmistelemaan asetetun valintatyöryhmän ehdokkaan. Valintaprosessi pysyi sille asetetuissa aikaraameissa ja noudatti suurimmalta osaltaan hyviä rekrytointikäytäntöjä. Kokonaisuutena prosessia voidaan pitää onnistuneena.

5 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Päätöksenteko ja julkisuus Ylioppilaskunnan erikoisen luonteen ja rakenteen vuoksi pääsihteerin rekrytointiprosessiin liittyvää päätöksentekoa ei ole mielekästä suoraan verrata minkään muun organisaation vastaavanlaiseen päätöksentekoon. Ylioppilaskunta on julkishallinnollinen organisaatio. Tämä tarkoittaa, että työryhmän vastaanottamat hakemukset liitteineen ovat julkista tietoa ja luovutettava kysyttäessä. Toisaalta pääsihteerin tehtävään pyrittiin löytämään mahdollisimman hyviä hakijoita, joiden kohdalla liiallinen prosessia koskeva julkisuus usein haittaa hakijan muita urasuunnitelmia ja saattaa johtaa hakijan poisjäämiseen. Asetelma asetti työryhmän työskentelylle merkittäviä haasteita. Työryhmä otti (ennen haun avaamista) päällimmäiseksi prioriteetikseen löytää ylioppilaskunnalle paras mahdollinen pääsihteeri. Työryhmä teki tietoisen päätöksen olla julkaisematta hakijoiden nimiä ja hakemuksia nimilista ja hakemukset luovutettiin henkilökohtaisesti niitä pyytäneille henkilöille. Työryhmän ratkaisu herätti prosessin myöhemmissä vaiheissa epäilyksiä tietojen salaamisesta. Nämä epäilyt voidaan todeta täysin perättömiksi. Seuraavan vastaavanlaisen rekrytointiprosessin yhteydessä työryhmän olisi hyvä tuoda edustajistolle yksiselitteisenä tiedoksi tietojen julkisuutta koskeva linja ja syyt esitettyyn tulkintaan päätymiseen. Päätöksen pääsihteerin valinnasta tekee ylioppilaskunnan edustajisto. Päätöstä valmistelemaan perustettiin valintatyöryhmä, joka pyrki ennen hakijoita koskevia päätöksiä kuulemaan tasapuolisesti ylioppilaskuntayhteisön osapuolia. Eri tahojen kuuleminen toteutettiin hyvissä ajoin ennen prosessin haastatteluvaihetta, jotta valintatyöryhmän olisi mahdollista muodostaa hakijaprofiili ennen ehdokkaisiin tutustumista. Valintatyöryhmä suoritti tämän jälkeen esikarsinnat käyttäen hyväkseen muodostettua profiilia. KONSULTOINNIT Kuullaan tahoja organisaation sisältä ja ulkopuolelta Valintatyöryhmä muodostaa käyttöönsä PROFIILIN, johon käytetään konsultointien tuloksia. Valintatyöryhmä suorittaa esikarsinnan käyttäen apunaan mm. muodostettua profiilia. Yllä esitetty menettelytapa lienee jättänyt useammalle aktiiviselle toimijalle, erityisesti työntekijäsektorilla, tunteen oman mielipiteen sivuuttamisesta. Tämä mieliala vahvistui edustajiston jäsenille järjestetyn kyselytilaisuuden yhteydessä. Tulevissa rekrytointiprosesseissa on yllä mainittujen kokemusten perusteella syytä selvittää prosessin kulku sekä edustajistolle että muulle yhteisölle yksityiskohtaisemmin etukäteen. Työntekijäsektorille on syytä etsiä oma tiedonsaantikanava. Mikäli vastaavanlaiseen haastattelutilaisuuteen päädytään jatkossakin, olisi syytä kerätä esitettäviä kysymyksiä myös työntekijöiltä, vaikka työntekijöiden läsnäolo haastattelutilaisuudessa ei ole suotavaa. Lisäksi ylioppilaskunnan eri ryhmille (edustajisto, hallitus, työntekijät, vapaaehtoiset) on syytä selvittää asemansa näin tärkeässä valintaprosessissa sekä selventää minkälaista inputia kultakin taholta prosessiin toivotaan.

6 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Viestintä Prosessin aikana keskustelua heräsi tietojen julkisuuden lisäksi sopivista keskustelukanavista. Kuten jokaisen rekrytointiprosessin kohdalla, pääsihteerin valinnan tekevän tahon, edustajiston, ja sen jäsenten on voitava ilmaista mielipiteensä ehdokkaista riippumatta siitä onko mielipide positiivinen vai negatiivinen. Nykyinen :n edustajiston viestintään käytettävä edustajisto-lista ei kokoonpanonsa vuoksi ole tähän soveltuva. Tästä syystä edustajiston jäseniä pyydettiin käymään ehdokkaita koskevaa keskustelua kokouskohdan aikana suljettujen ovien suojassa. Tämä moderointi epäonnistui ja julkiseen levitykseen rinnastettavalle edustajisto-listalle pääty huomattava määrä tietoa ja mielipiteitä, joilla voi hakijoiden kannalta olla negatiivisia vaikutuksia. Tulevissa rekrytointiprosesseissa olisi syytä perustaa keskustelulle tarkoitettu kanava, jonka sisältöön olisi oikeus vain äänivaltaisilla edustajiston jäsenillä. Yleisenä keskustelua koskevana kommenttina voidaan todeta, että tämän luokan henkilövalinta herättää huomattavan määrän keskustelua, jossa voi olla hyvin vaikeaa taipua keskustelulle asetettuihin raameihin. Nämä raamit perustuvat kuitenkin useimmiten lakiin. Jatkossa edustajistoa olisi syytä perehdyttää viestinnälle asetettuihin rajoihin ennen keskustelun eskaloitumista.

7 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 1. Rekrytointiryhmän nimittäminen Pääsihteerin rekrytointiryhmän nimittäminen (Kangas) E 12/2012 Kokouskohta 24. Nykyisen pääsihteerin työsuhde päättyy Jotta uuden pääsihteerin perehdyttäminen olisi mahdollisimman jouhevaa, olisi hänet hyvä saada valittua maalis-huhtikuussa. Sääntöjen mukaan edustajisto valitsee pääsihteerin, jolloin edustajiston on hyvä nimittää keskuudestaan työryhmä valmistelemaan asiaa. Päätös Edustajisto päätti 1) perustaa pääsihteerin valintatyöryhmän, jonka toimikausi on elokuun 2013 loppuun. 2) nimittää työryhmän puheenjohtajaksi edustajiston vuoden 2013 puheenjohtajan ja jäseniksi Pipsa Penttisen, Rasmus Kiihamäen, Julius Hurrin sekä sihteeriksi nykyisen pääsihteerin sekä todeta, että hallituksen puheenjohtajalla on työryhmän kokouksissa puhe- ja läsnäolo-oikeus. Lisäksi työryhmä voi kuulla ulkopuolisia asiantuntijoita työnsä tueksi. 3) velvoittaa työryhmän tuomaan esityksensä hakuaikataulusta ja luonnoksen hakuilmoituksesta vuoden 2013 ensimmäiseen edustajiston kokoukseen. 4) velvoittaa työryhmää laatimaan loppuraportin pääsihteerin valinnasta toimikautensa loppuun mennessä. 5) valinnan tekemiseksi velvoittaa ryhmän tuomaan vähintään kaksi parhaimpana pitämäänsä ehdokasta edustajiston kokouksen haastateltavaksi. Haastattelujen sekä valintatyöryhmän esityksen perusteella edustajisto valitsee uuden pääsihteerin kokouksessaan maalis-huhtikuussa.

8 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 2. Prosessin aikataulu PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä E 1/ PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä Konsultointi Konsultointi Konsultointi Konsultointi Konsultointi Konsultointi E 2/ PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä Puhelinhaastattelut ja ehdokkaiden karsinta Muistio liitteenä Haastattelut PS valintatyöryhmän kokous Muistio liitteenä E 3/ E 4/2013

9 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 3. Hakuilmoitus Aalto-yliopiston ylioppilaskunta hakee pääsihteeriä Aalto yliopiston ylioppilaskuntaan () kuuluu noin opiskelijajäsentä. :n palveluksessa on yli 50 vakinaista työntekijää sekä useita kymmeniä vapaaehtoisia toimijoita. :n piirissä toimii noin 200 yhdistystä. Ylioppilaskunnan toiminnan painopisteitä ovat vahva edunvalvonta ja palvelutoiminta. Lisäksi ylioppilaskunta tarjoaa omistamissaan asunnoissa kodin noin jäsenelleen. :n omaisuus on noin 150 miljoonaa euroa ja vuosittainen liikevaihto noin 15 miljoonaa euroa. Haemme kokopäivätoimista PÄÄSIHTEERIÄ kaudelle Pääsihteerin tehtävänä on toimia aatteellisen sihteeristön esimiehenä ja linkkinä ylioppilaskunnan eri toimijoiden välillä. Pääsihteeri osallistuu :n taloushallintoon ja hallituksen, edustajiston sekä taloustoimikunnan kokouksiin ja toimintaan. Päivittäisessä työssä toiminnan suunnittelulla ja jatkuvalla kehittämisellä on suuri rooli. Pääsihteerin tehtäviin kuuluu keskeisenä osana myös sidosryhmätyöskentely ja ylioppilaskunnan edustaminen. Edellytämme: Ylioppilaskunta-/järjestötoiminnan tuntemusta Taloushallinnon tuntemusta Esimiestaitoja Hyvää paineensietokykyä Akateemisia opintoja Sujuvaa suomen kielen taitoa sekä ruotsin ja englannin kielen osaamista Katsomme eduksi: Esimieskokemuksen :n ja Aalto-yliopiston tuntemuksen Akateemisen loppututkinto Spelögan Tarjoamme sinulle monipuolisen ja innostavan työyhteisön sekä ainutlaatuisen näköalapaikan Aalto-yliopiston ylioppilaskunnan että Otaniemen kampusalueen rakentamiseen. Pääsihteerin työtehtävä tarjoaa monipuolisia haasteita, laaja-alaisen toimintakentän, sekä kilpailukykyisen palkan. Toimistomme vilkkaan ja innostavan ilmapiirin luovat ylioppilaskunnan aktiiviset vapaaehtoiset ja huippuosaavat asiantuntijat. Työsuhteesi ajan olet oikeutettu asumaan :n omistamissa asunnoissa. Tehtävään sisältyy palkallinen perehdyttämisjakso mahdollisuuksien mukaan toukokuusta alkaen. Hakemukset ansioluetteloineen ja palkkatoiveineen toimitetaan :n edustajiston asettaman pääsihteerin valintaa valmistelevan työryhmän sihteerille Teemu Halmeelle klo 12:00 mennessä osoitteeseen teemu.halme@ayy.fi. Hakemukset kuitataan vastaanotetuiksi. Hakemukset käsittelee luottamuksellisesti

10 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) pääsihteerin valintatyöryhmä. Haastattelut järjestetään viikoilla Työryhmä tekee haastattelujen perusteella ehdotuksen soveltuvimmista hakijoista :n edustajistolle, joka tekee lopullisen päätöksen pääsihteerin valinnasta huhtikuun aikana. Lisätietoja toimesta antavat pääsihteerin valintatyöryhmän puheenjohtaja Martin Aalto ) ja sihteeri Teemu Halme ) Lisätietoja Aalto-yliopiston ylioppilaskunnasta löydät osoitteesta.

11 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 4. n kokousmuistio Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 10. tammikuuta 2013 klo alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja), Pipsa Penttinen (jäsen), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Julius Hurri (jäsen). Todettiin työryhmän kokoonpano ja esittäydyttiin. Puheenjohtaja kävi läpi työryhmän tehtävän. Puheenjohtaja oli koostanut työryhmän jäsenille materiaalipaketin, joka sisälsi mm. hallintoohjesäännön, aiemman työryhmän loppuraportti, vanhoja pääsihteerin hakuilmoituksia, TKY:n vuoden 2007 pääsihteerin toimenkuvatyöryhmän loppuraportti, vuoden 2006 KY:n pääsihteerin tehtävän kuvaus, puheenjohtajan koostamat pääsihteerin tehtäviin liittyviä huomioita sekä pääsihteerin toimen hoitamisen edellytyksiin liittyviä huomioita. Käytiin läpi, mikä voisi olla rekrytoinnin aikataulu: haku julki edari 1/2013:ssa hakuaika neljä viikkoa, jonka jälkeen toimikunta päättää jatketaanko hakua vai ryhdytäänkö haastattelemaan hakijoita. Edustajisto päättää valittavasta henkilöstä kokouksessaan huhtikuussa. Pohdittiin hakuilmoituksen sisältöä ja rakennetta. Käytiin pohjana läpi :n, TKY:n ja HYY:n hakuilmoituksia pääsihteerin valinnasta. Keskusteltiin puheenjohtajan laatiman tekstipohjan perusteella hakuilmoituksen sisällöstä. Tehtiin joitakin tarkennuksia ja sovittiin, että pohditaan sisältöä vielä tarkemmin sähköpostin välityksellä ennen seuraavaa kokousta. META: todettiin käsiteltävien asioiden olevan lähtökohtaisesti luottamuksellisia. Keskusteltiin seuraavassa kokouksessa käsiteltävistä asioista. Seuraava kokous: klo Lämppärillä.

12 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 5. n kokousmuistio Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 15. tammikuuta 2013 klo alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja), Pipsa Penttinen (jäsen), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Julius Hurri (jäsen). Asialistalla oli leivoksia. Hakuprosessin aikataulun hyväksyminen Hyväksyttiin puheenjohtajan laatima aikataulu keväälle 2013 esitettäväksi edustajistolle. (haku auki 25.1., hakuaika päättyy 22.2., väliraportti edustajistolle 28.2., ehdokkaiden haastattelut viikolla 10 11, paneeli valittaville viikolla 14 15, edustajisto päättää valittavasta henkilöstä 16.4.) Hakuilmoituksen hyväksyminen Käytiin läpi edellisen kokouksen pohjalta laadittu hakuilmoitusluonnos. Hyväksyttiin hakuilmoitus esitettäväksi edustajistolle. Hakukanavat MOL Aarresaari (Aalto Careerweb) - kaikki yliopistot Facebook ayy.fi SYL:n listat TEK Sefe Konsultoinnit Teemu Halme (nykyinen pääsihteeri) Voitto Kangas (hpj 2012) (Tiina Metso, Henna Lahti (:n luottamushenkilöt) Antti Karkola (EPJ 2012) Katri Korolainen (HYY ps) Matti Parpala (SYL ps) Janne Koskenniemi (hallintopäällikkö)... META Julius esittelee asiat edarille. Seuraava kokous Lämppärillä

13 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 6. n kokousmuistio Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 29. tammikuuta 2013 klo alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Julius Hurri (jäsen). Pipsa Penttinen (jäsen) oli estynyt osallistumasta kokoukseen. Puheenjohtaja esitteli SkyDrive -kansion, johon oli koottu työryhmän työlle oleellisia dokumentteja. Sovittiin, että puheenjohtaja ja sihteeri sopivat konsultoitavien henkilöiden kanssa sopivat tapaamisajat ja työryhmän jäsenet osallistuvat aikataulujensa puitteissa tapaamisiin. Työryhmän jäsenet lisäävät omia konsultointikysymyksiään SkyDriveen 5. helmikuuta mennessä. Keskusteltiin, rajoittaako mahdollisten hakijoiden määrää se, että haku on julkinen. Todettiin, että pyritään pitämään hakuprosessi mahdollisimman diskreettinä ja että paneeli olisi noin viikkoa ennen asiasta päättävää edustajiston kokousta ja että se olisi avoin vain edustajiston jäsenille. Keskusteltiin konsultointikysymyksistä ja kirjattiin niitä SkyDriveen. Seuraava kokous sovitaan - Martin hoitaa.

14 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 7. n kokousmuistio Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 6. maaliskuuta 2013 klo alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Pipsa Penttinen (jäsen). Julius Hurri (jäsen) oli estynyt osallistumasta kokoukseen. Puheenjohtaja esitteli missä mennään. Aikataulusta ollaan hieman myöhässä ja todettiin, että siirretään haastatteluja kahdella viikolla eteenpäin, eli haastattelut viikoille 12 & 13 puheenjohtaja ilmoittaa kaikille hakijoille aikataulun muutoksesta. Edustajistolle tarkoitettu tilaisuus siirretään viikolle 15 ( ). Todettiin, että yliopistolain perusteella hakijoiden nimet ovat julkista tietoa, mutta työryhmä ei kuitenkaan tiedota aktiivisesti asiasta liikaa. Mahdolliset kyselyt osoitetaan puheenjohtajalle/sihteerille ja heille vastataan seuraavalla mallilla: "Tervehdys, Voitte noutaa hakijaluettelon ylioppilaskunnan keskustoimistolta (Lämpömiehenkuja 2, pääsette sisään ilmoittautumalla vastaanotossa) allekirjoittaneelta tai voin jättää jäljenteen luettelosta nimellänne varustetussa kirjekuoressa keskustoimiston postilokerikostoon allekirjoittaneen lokeroon. Luettelo on sinänsä julkinen asiakirja, mutta toivomme pääsihteerin valintatyöryhmässä, ettei asiakirjaa levitettäisi tarpeettomasti. Ystävällisin terveisin, Teemu Halme pääsihteeri" Käytiin läpi konsultointien tulokset. Taulukossa on pyritty tiivistämään sisältöä varsinaisista muistiinpanoista. Työstettiin millaista profiilia valittavalta henkilöltä haluttaisiin. Muistakaa palauttaa hakemukset Teemulle, kun prosessi on ohi. Seuraava kokous ensi viikolla klo 17.13

15 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 8. n kokousmuistio Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 13. maaliskuuta 2013 klo alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri), Rasmus Kiihamäki (jäsen) ja Julius Hurri (jäsen). Pipsa Penttinen (jäsen) ja Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja) olivat estyneet osallistumasta kokoukseen. Todettiin hakijat, joita oli 10 (hakijaluettelo). Käytiin läpi hakemukset puheenjohtajan luoman PowerPoint-esityksen pohjalta. Päätettiin, että Juliuksen johdolla toteutetaan ensin puhelinhaastattelut á 15 minuuttia hakijoille 2, 3, 5, 6, 8 ja 9. Puhelinhaastattelut toteutetaan klo Julius hoitaa haastattelun, muut kuuntelevat. Seuraava kokous maanantaina klo alkaen, suunnitellaan haastattelukysymykset (sekä puhelinhaastatteluun ja kasvokkain haastatteluun) ja -aikataulu. HUOM! Puhelinhaastattelua varten Julius lähettää maanantaihin mennessä suunnittelemansa haastattelurungon ja itseään pohdituttavat lisäkysymykset. Muutkin pohtivat, mitkä kysymykset pohdituttavat hakijoissa. Edustajiston haastattelutilaisuus Avoin vain edustajiston jäsenille Järjestetään kokousta edeltävillä viikoilla (viikot 14 15) Martin ja Teemu hoitavat HUOM! Ideoita tilaisuuden konseptista saa heitellä!

16 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 9. n kokousmuistio Kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa 18. maaliskuuta 2013 klo alkaen. Läsnä olivat Martin Aalto (pj), Teemu Halme (sihteeri) ja Piia Kuosmanen (hallituksen puheenjohtaja). Rasmus Kiihamäki (jäsen) ja Julius Hurri (jäsen) ja Pipsa Penttinen (jäsen) olivat estyneet osallistumasta kokoukseen. Todettiin, että puhelinhaastattelut ovat tiistaina Puheenjohtaja totesi, että pyritään heti puhelinhaastattelujen jälkeen päättämään ketkä hakijoista kutsutaan haastatteluihin. Puheenjohtaja osallistuu kaikkiin haastatteluihin. Puheenjohtaja toivoi, että sihteeri pääsee tekemään muistiinpanot haastatteluista (sihteeri totesi, että onnistunee jos kaikille ok ja näin halutaan). Tämän lisäksi paikalle pääsevät jäsenet tulevat mukaan haastatteluihin vähintäänkin tarkkailemaan ja mahdollisesti esittämään kysymyksiä. Puheenjohtaja etsii sopivat haastatteluajankohdat keskiviikkoaamuna. Käytiin läpi Juliuksen laatima haastattelurunko, joka todettiin erittäin käyttökelpoiseksi. Todettiin, että yksittäiseen hakijaan käyviä kysymyksiä pitää pohtia ja kirjata ylös. HUOM! Tiistaina puhelinhaastattelujen jälkeen käydään kaikki speksit kunnolla yhdessä läpi.

17 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 10. n kokousmuistio Pääsihteerinvalintatyöryhmän puhelinhaastattelujen jälkeinen kokous klo 19:50 Lämpömiehenkuja 2:n Lappia Hall Läsnä olivat Martin Aalto (PJ), Rasmus Kiihamäki (jäsen), Julius Hurri (jäsen) ja Piia Kuosmanen (HPJ). Teemu Halme (sihteeri) ja Pipsa Penttinen (jäsen) olivat estyneitä osallistumaan. Käytiin läpi puhelinhaastatteluissa esiin tulleet asiat ja todettiin puhelinhaastattelujen antaneet tarvittavat täydentävät tiedot karsinnan suorittamiseksi. Käytiin puhelinhaastatteluissa olleet ehdokkaat yksitellen läpi. Etsittiin ehdokkaiden vahvuuksia ja heikkouksia sekä pohdittiin ehdokkaiden valmiutta ottaa vastaan pääsihteerin virka. Ehdokkaita vertailtiin keskenään ja työryhmä päätti (korostettakoon, ettei hallituksen puheenjohtajalla ollut äänivaltaa päätöksessä) yksimielisesti kutsua haastatteluihin kolme ehdokasta: Saara Hyrkkö, Janne Koskenniemi ja Toni Onatsu.

18 Aalto-yliopiston ylioppilaskunta Raportti (18) Liite 11. n kokousmuistio Pääsihteerinvalintatyöryhmän kokous Lämpömiehenkuja 2:n Otteluhuoneessa klo 17:15 Läsnä olivat Martin Aalto (PJ), Pipsa Penttinen (jäsen), Rasmus Kiihamäki (jäsen) ja Julius Hurri (jäsen). Teemu Halme (sihteeri) ja Piia Kuosmanen (HPJ) olivat estyneitä osallistumaan kokoukseen. Käytiin puheenjohtajan johdolla läpi loppuprosessin aikataulu. Keskusteltiin tulevan haastattelutilaisuuden käytännön järjestelyistä ja tilaisuuteen liittyvistä kysymyksistä. Keskusteltiin myös tulevasta edustajiston kokouksesta ja siihen liittyvistä käytännön asioista kuten työryhmän loppuraportista. Käytiin puheenjohtajan johdolla läpi ehdokkaiden hakemukset ja työryhmän kokemukset haastatteluista. Ehdokkaiden arvioinnissa käytiin keskustelua sekä yksilökohtaisesti että muihin ehdokkaisiin vertaamalla. Käytiin läpi hakuilmoituksessa ilmoitetut edellytykset ja eduksi katsomiset sekä näiden toteutuminen ehdokkaiden kohdalla. Pyrittiin muodostamaan mahdollisimman todenmukainen kokonaiskuva ehdokkaista. Päätettiin kutsua edustajiston jäsenille tarkoitettuun haastattelutilaisuuteen Toni Onatsu, Saara Hyrkkö ja Janne Koskenniemi. Sovittiin, että puheenjohtaja ilmoittaa ehdokkaille päätöksestä heti kokouksen jälkeen. Hyväksyttiin edustajistolle lähetettävän viestin muotoilu ja valtuutettiin PJ lähettämään viesti kokouksen jälkeen edustajiston sähköpostilistalle.