TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10, 24

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE Henkilötietolaki (523/99) 10, 24 Laatimispvm: Päivitetty: Rekisterinpitäjä Nimi 2. Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö Nimi Terveysjohtaja Yhteystiedot Yhteyshenkilö: Hallintosihteeri puh Rekisterin nimi Potilasrekisteri 4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus Potilaan tutkimusten ja hoidon suunnittelu, järjestäminen ja toteutus. Hoidon seuranta ja laadun valvonta sekä ammattihenkilöiden toiminnan valvonta ja asiakkaan selvityspyynnöt. Potilaan hoidon ja tutkimusten laskutus. Toiminnan tilastointi ja suunnittelu sekä tieteellinen tutkimus. Perusteet: 1. Suomen Perustuslain yksityiselämän suojaa koskeva säännös (731/1999). 2. Henkilötietolaki 8 ja 11 (523/1999) 3. Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta 24 (621/1999) 4. Arkistolaki (831/1994) 5. Laki potilaan asemasta ja oikeuksista 13 (785/1992) 6. Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (159/2007) 7. Kansanterveyslaki (66/1972) 8. Erikoissairaanhoitolaki (1062/1989) 9. Työterveyshuoltolaki (743/1978) 10. Laki terveydenhuollon ammattihenkilöistä (559/1994) 11. Mielenterveyslaki (1116/1990) 12. Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta ja säilyttämisestä (298/2009)

2 5. Rekisterin tietosisältö Potilaan yksilöintitiedot sekä yhteystiedot: nimi, henkilötunnus, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, yhteyshenkilön tiedot. Tutkimusta ja hoitoa koskevat tiedot: hoidon järjestämiseen liittyvät tiedot, potilaskertomustiedot, tutkimustiedot Tiedot ovat salassa pidettäviä. Näitä tietoja luovutetaan sivulliselle ilman hänen lupaansa vain kohdassa 7 kuvatuissa tapauksissa. Henkilölle ilmoitetaan hänen ilmoittautuessaan, että hänen tietojaan merkitään terveyskertomusjärjestelmään ja sen osarekistereihin Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet 1. Potilaan tai hänen huoltajansa/edunvalvojansa antamat tiedot 2. Tutkimuksen, hoidon suunnittelun, toteutuksen ja seurannan yhteydessä muodostuneet tiedot 3. Lähetteen perusteella saadut tiedot, potilaan suostumuksella muusta hoitolaitoksesta saadut tiedot 4. Osoite-, kotikunta ja nimitiedot väestörekisterikeskuksesta 5. Mikäli potilaalla on turvakielto (yhteystietojen luovuttamiskielto maistraatista muille kuin viranomaisille), yhteystiedot saadaan suoraan maistraatista, jos potilas ei ole niitä itse luovuttanut. (Laki 507/1993) 7. Rekisteritietojen/henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset Potilaan suostumuksella aina, tieto merkitään potilasasiakirjoihin. Potilas voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa. Laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 556/89 Tartuntatautilaki (589/1986) Sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskukselle terveydenhuollon valtakunnallisiin rekistereihin tutkimus-, suunnittelu- ja tilastotarkoituksia varten (laki terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä 556/ 89 3 ): o hoitoilmoitusrekisteri vuodeosastoilla o pitkäaikaishoidon laskentailmoitus o syntyneiden lasten rekisteri o lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri o syöpärekisteri o epämuodostumarekisteri o näkövammarekisteri o tartuntatautirekisteri o tutkimuskäyttöön rekisterivastuullisen tai sosiaali- ja terveysministeriön avulla 8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa. Potilaan tietoja voidaan luovuttaa myös Euroopan unionin ulkopuolelle ottaen huomioon salassapitosäädökset. (Henkilötietolaki 523/1999, 22 ) Potilas voi peruuttaa antamansa suostumuksen milloin tahansa.

3 3 9. Rekisterin suojaamisen periaatteet A. Manuaalinen aineisto Paperiasiakirjat Tiedot säilytetään valvotuissa tiloissa ja/tai lukittavissa kaapeissa. B. Sähköinen aineisto ACUTE Työterveyshuollon tietojärjestelmä AluePega- Potilastietojärjestelmä sos AIVO Ravintohuollon ruoan jakelu ja tilausohjelmisto AIVO Diet32 Ravitsemusterapeuttien ravintolaskentajärjestelmä Effica Potilastietojärjestelmä, historiatiedot Effica Suun terveydenhuolto FINSTAR Perusterveydenhuollon potilastietojärjestelmä, historiatiedot HAIKARA Raskaus- ja synnytyskertomusjärjestelmä HILMO Hoitoilmoitustietojen keruu INFO-TOTI Toimenpideyksikön tietojärjestelmä, raportointitietokanta Kuntoapu Kuntoutuspalvelujen tietojärjestelmä MUSTI Potilashallintojärjestelmä MUSTI- Radiologian järjestelmä, katselukäyttö vuodesta 2008 röntgen Medimaker Kuva-arkistojärjestelmä Orbit Leikkaustoiminnanohjausjärjestelmä Pegasos Potilastietojärjestelmä, historiatiedot Raindance Taloushallinnon järjestelmä RAVATAR Arviointijärjestelmä RIS/PACS Röntgenin tuotannonohjaus- ja kuva-arkistojärjestelmä TOTI Toimenpideyksiköiden tietojärjestelmä UPO Poliklinikkajärjestelmä -katselukäyttö alkaen Väestörekisteri Ote väestön keskusrekisteristä Winhit Suun terveydenhuolto, Sonkajärvi historiatiedot Osarekistereistä on laadittu oma seloste, mikäli pitämisen peruste tai käyttötarkoitus poikkeaa tässä kuvatusta. Tietojärjestelmiin tallennettua tietoja pääsee katsomaan vain siihen tehtävään oikeutettu ammattihenkilö. Salauksena käytetään käyttäjätunnusta ja salasanaa. Tietojärjestelmien käyttöä valvotaan. Tietojen säilytystä, arkistointia, hävittämistä sekä tietojen käsittelyä ohjataan arkistointisuunnitelmalla sekä ohjeistuksella. Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi eikä niitä saa luovuttaa sivullisille muissa kuin kohdassa 7 kuvatuissa tapauksissa. Potilastietoja ovat niiden esitysmuodosta riippumatta oikeutettuja käsittelemään vain henkilöt, jotka rekisterinpitäjän toimeksi annosta suorittavat rekisterin käyttötarkoituksen mukaisia tehtäviä tai toimivat rekisterinpitäjän toimeksiannosta. Tilat, laitteet ja tietoverkot, joissa potilastietoja käsitellään, on määritelty arkaluonteisten tietojen käsittely-ympäristöiksi.

4 4 10. Rekisteritietojen tarkastusoikeus Rekisteröidyllä on oikeus tutustua ja nähdä itseään koskevat rekisteritiedot. Pyynnöstä tiedoista annetaan kirjalliset kopiot. Tarkastusoikeuden käyttäminen ja kopioiden saaminen on ilmaista, mikäli edellisestä tarkastamisesta on kulunut yli vuosi. (Henkilötietolaki (523/1999)27 ) Tarkastusoikeus voidaan evätä vain laissa mainituilla perusteilla. Epäämisperusteena voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa rekisteröidyn terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Jos tarkastusoikeus evätään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi osoitteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen asiakkaan tarkastusoikeuden toteuttamisesta (Henkilötietolaki (523/1999)27 ). Tarkastuspyyntö osoitetaan rekisteriasioita hoitavalle henkilölle omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa asiakirjassa taikka henkilökohtaiesti rekisteripitäjän luona, (Henkilötietolaki (523/1999)28 ) 11. Rekisteritietojen korjaaminen Pyyntö toimitetaan osoitteeseen Ylä -Savon SOTE kuntayhtymä Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva tarpeeton, puutteellinen ja vanhentunut tieto. (Henkilötietolaki (523/1999)29 ) Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Jos tiedon korjaamisesta kieltäydytään, asiakkaalle annetaan kirjallinen kieltäytymistodistus ja asiakkaalla on oikeus saattaa asia tietosuoja val tuutetun ratkaistavaksi ositteella: Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL Helsinki. Tietosuojavaltuutettu voi antaa rekisterinpitäjälle määräyksen tiedonkorjaamisesta. (Henkilötietolaki (523/1999)29 ) Terveydenhuollon tiedot saa antaa lääkäri tai muu terveydenhuollon ammattihenkilöstö. Rekisteröidyn pyytäessä tiedon korjaamista, hän tekee tietoa koskevan oikaisupyynnön kirjallisesti Ylä-Savon SOTE:n kirjaamoon. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti ja se osoitetaan kirjaamoon, josta pyyntö välitetään hoitaneeseen yksikköön. pyynnössä on syytä tarkasti yksilöidä ja perustella, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään. Lisätietoja saa internetistä: Pyyntö toimitetaan osoitteeseen

5 12. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet Itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn kieltoilmoitus toimitetaan kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilölle osoitteeseen 5