Rekisteri- ja informointiseloste Sosiaali- ja terveysosasto Henkilötietolaki (99/523) 10 ja Vanhusten palvelujen tulosyksikkö

Transkriptio

1 1 1. Rekisterin nimi Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymän ja terveyskeskusten erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon potilas- ja asiakasrekisteri 2. Rekisterinpitäjä Laukaan kunta / Sosiaali- ja terveyslautakunta on delegoinut rekisterinpidon: Sosiaali- ja terveysosasto / 3. Rekisterin vastuuhenkilö Vanhuspalvelujen johtaja Leila Jylhä puh Rekisteriasioita hoitavat henkilöt Toimistosihteeri Sari Koukka puh Avopalveluohjaaja Tiina Hellman puh Rekisteriasioissa voi ottaa yhteyttä myös hoito- ja palveluyksikön henkilökuntaan. 5. Rekisterin käyttötarkoitus ja pitämisen peruste Rekisteritietoja käytetään asiakkaan erikoissairaanhoidon, kehitysvammaisten erityishuollon, perusterveydenhuollon ja sosiaalihuollon avo- ja vuodeosastopalveluiden järjestämiseen, suunnitteluun, toteuttamiseen, arviointiin ja seurantaan sekä hänen asiakastietojensa ja -maksujensa käsittelyyn. Tietoja käytetään myös sosiaali- ja terveydenhuollon suunnitteluun, tilastointiin sekä opetus- ja tutkimustarkoituksiin.

2 2 Rekisterin pitäminen perustuu asiakas- ja hoitosuhteeseen ja sitä ohjaa muun muassa seuraavat lait: Erikoissairaanhoitolaki (1989/1062) Kansanterveyslaki (1972/66) Terveydenhuoltolaki (2010/1326) Mielenterveyslaki (1990/116) Laki kehitysvammaisten erityishuollosta (519/1977) Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (1992/785) Laki ja asetus sosiaali- ja terveydenhuollon asiakasmaksuista (1992/734) Sosiaalihuoltolaki (1982/710) Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (2000/812) Lastensuojelulaki (2007/417) Laki yksityisten sosiaalipalvelujen valvonnasta (1996/603) Laki yksityisestä terveydenhuollosta (1990/152) Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen sähköisestä käsittelystä (2007/159) 6. Rekisterin tietosisältö Potilas- ja asiakasrekisteri muodostuu erikoissairaanhoitolaissa ja laissa kehitysvammaisten erityishuollosta sairaanhoitopiirille määrättyjen tehtävien järjestämisessä syntyneistä potilas- ja asiakastiedoista sekä Jyväskylän yhteistoiminta-alueen terveyskeskuksen (Jyväskylän kaupunki, Hankasalmen, Muuramen ja Uuraisten kunnat) ja Keski-Suomen Seututerveyskeskuksen terveydenhuollon sekä sosiaalihuollon (Keuruun kaupunki, Joutsan, Konneveden, Laukaan, Luhangan, Multian, Petäjäveden ja Toivakan kunnat) potilas- ja asiakastiedoista. Rekisteri koostuu seuraavista tiedoista: - asiakkaan perustiedot - hallinnolliset tiedot - asiakkaan terveyttä ja sairautta koskevat tiedot - hoito- ja palvelusuunnitelmat - tutkimus- ja hoitolaitteiden sekä apuvälineiden käyttöön liittyvät tiedot - hoidon maksuihin liittyvät tiedot - tilastotapahtumat Potilas- ja asiakasrekisteri on looginen rekisteri, joka koostuu manuaalisesta jatkuvasta potilaskertomus- ja huoltokertomusjärjestelmästä, passiiviaineiston mikrofilmiarkistosta ja joukosta atk-järjestelmiä, joiden avulla kootaan potilaskertomus- ja huoltokertomustietoja tai joissa käsitellään rekisterinpitäjän toiminnassa tarvittavia, ei pitkäaikaisesti säilytettäviä tietoja. Osarekistereistä on laadittu oma seloste, mikäli pitämisen peruste tai käyttötarkoitus poikkeaa tässä kuvatusta.

3 3 Potilaskertomuksen tietosisältö on kuvattu sosiaali- ja terveysministeriön asetuksessa potilasasiakirjojen laatimisesta sekä niiden ja muun hoitoon liittyvän materiaalin säilyttämisestä (99/2001) sekä sen perusteella annetuissa ohjeissa. Tietojärjestelmien tietoryhmät: - potilaan henkilö-, yhteys- ja huoltajatiedot - lähete-, jono-, ajanvaraus- ja käynti-/hoitojaksotiedot - lakisääteisiin valtakunnallisiin rekistereihin toimitettavat tiedot - laboratorio-, röntgen- ja muut tutkimustiedot - lääkitystiedot - apuväline- ja kuntoutustiedot - hoidon kannalta välttämättömät terveydentila-, hoito- ja toimenpidetiedot - hoitoa koskevat laskutus- ja laadunvalvontatiedot. 7. Rekisterin säännönmukaiset lähteet Rekisteritiedon pääasialliset tietolähteet: - väestörekisteri - asiakas ja hänen edustajansa - tutkimuksen, hoidon suunnittelun, toteutuksen ja seurannan yhteydessä muodostuneet tiedot - muut hoitolaitokset - eläkerekisteri 8. Asiakastietojen luovuttaminen Lainsäädäntö määrittelee terveydenhuollon potilas- ja asiakastiedot arkaluonteisiksi ja salassa pidettäviksi. Asiakastietoja voidaan luovuttaa vain: - asiakkaan / hänen laillisen edustajansa suostumuksella - erityislain nojalla - tieteelliseen tutkimustyöhön sosiaali- ja terveysministeriön ohjeistuksen mukaisesti Lisäksi Terveyden- ja hyvinvoinnin laitos (THL) ja Lääkealan turvallisuus- ja kehittämiskeskus (Fimea) ovat terveydenhuollon valtakunnallisista henkilörekistereistä annetun lain (1989/556) mukaan oikeutettuja pitämään terveydenhuollon valtakunnallisia keskusrekistereitä ja saamaan terveydenhuollon laitoksilta muun muassa seuraavia rekisteritietoja: - hoitoilmoitusrekisteri vuodeosastolla tai päiväkirurgiassa hoidetusta potilaasta - pitkäaikaishoidon laskentailmoitus - lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri - syöpärekisteri - epämuodostumarekisteri - näkövammarekisteri

4 4 - implanttirekisteri - tartuntatautirekisteri - tutkimuskäyttöön rekisterivastuullisen tai sosiaali- ja terveysministeriön luvalla Rekisterinpitäjä ei luovuta tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ilman rekisteröidyn nimenomaista lupaa. 9. Rekisterin käyttö ja suojaaminen Potilasta ja asiakasta hoitava sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksikkö saa käyttää yhteisessä potilastietorekisterissä olevia toisen toimintayksikön tietoja potilaan hoidon edellyttämässä laajuudessa. Yhteiseen potilastietorekisteriin liittyneiden sosiaali- ja terveydenhuollon toimintayksiköiden välinen potilastietojen käyttö ei edellytä potilaan nimenomaista suostumusta. Potilaalla on kuitenkin oikeus kieltää toisen toimintayksikön tietojen käyttö. Potilas saa tehdä ja peruuttaa kiellon milloin tahansa. Kielto-oikeuden mahdollistamiseksi potilaalle on annettava selvitys yhteisestä potilastietorekisteristä, tietojen käsittelystä ja hänen mahdollisuudestaan kieltää toimintayksiköiden välinen tietojen luovutus. Rekisteritietojen käyttö ja käyttöoikeudet perustuvat asiakkaan ja hoitavan henkilökunnan väliseen hoito- ja palvelusuhteeseen. Tietoja saavat käyttää vain hoitoon ja palveluun osallistuvat henkilöt työsuhteensa ja -tehtäviensä mukaisesti. Tietoja käsitteleviä koskee vaitiolovelvollisuus, joka jatkuu myös palvelusuhteen päätyttyä. Tietojen käyttöä valvotaan säännöllisesti. Sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojen säilyttäminen, arkistointi ja hävittäminen määräytyvät lainsäädännön ja siihen perustuvan organisaatiokohtaisen ohjeistuksen perusteella. Sähköisesti ylläpidettävät asiakastiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä. Potilasja asiakastietoja käsittelevien tietojärjestelmien pääsysuojaus on järjestetty 1-2-tasoisella käyttäjätunnus-salasana pääsyn- ja käytön valvonnalla. Sairaanhoitopiirin sekä sosiaali- ja perusterveydenhuollon toimintayksiköiden esimiehet määrittelevät käyttöoikeudet työntekijöille asiakasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Paperisia asiakastietoja säilytetään asiakkaan hoito- ja palvelusuhteen ajan hoitoyksiköissä arkistokansioissa valvonnan alaisena. Kun asiakastietoja ei enää hoitoyksikössä tarvita, ne siirretään arkistoon, jossa ne suojataan luvattomalta käytöltä. Tilat, laitteet ja tietoverkot, joissa potilas- ja asiakastietoja käsitellään, on määritelty arkaluonteisten tietojen käsittely-ympäristöiksi.

5 5 10. Rekisterin yhdistäminen muihin rekistereihin Rekisteritietoja ei yhdistetä muihin henkilörekistereihin. 11. Rekisteröidyn informointi Asiakasta informoidaan hänen henkilötietojensa käsittelystä hoito- ja palvelusuhteen aikana. Lisäksi rekisteri- ja informointiseloste on nähtävillä sairaanhoitopiirin ja perusterveydenhuollon toimintayksiköiden ilmoitustauluilla, Laukaan kunnan vanhusten palvelujen toimintayksiköiden ilmoitustauluilla sekä Laukaan kunnan kotisivuilla ( 12. Tarkastusoikeus Asiakkaalla on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot. Tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. Tarkastusoikeus voidaan evätä, jos tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle tai hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. Tarkastusoikeuden epäämisestä annetaan asiakkaalle kirjallinen selvitys. Asiakas voi saattaa asian tietosuojavaltuutetun käsiteltäväksi. Tietosuojavaltuutetun yhteystiedot: Tietosuojavaltuutetun toimisto PL Helsinki puh Tarkastusoikeuden toteuttaminen Tarkastuspyyntö tehdään joko suullisesti henkilökohtaisen käynnin yhteydessä tai omakätisesti allekirjoitetulla tai muulla luotettavalla tavalla varmennetulla asiakirjalla. Käynnin yhteydessä asiakas voi saada nähtäväksi itseään koskevat rekisteritiedot hoitohenkilökunnan avustuksella. Kirjalliseen tarkastuspyyntöön perustuva tarkastus toteutetaan erikseen sovittuna aikana. Halutessaan asiakas voi saada rekisteritietonsa myös kopiona henkilökohtaisen käynnin yhteydessä. Tarkastuspyyntölomake on saatavissa sairaanhoitopiirin toimintayksiköistä ja sairaanhoitopiirin kotisivuilta sekä Laukaan kunnan vanhusten palvelujen toimistosihteereiltä, hoitavalta taholta ja Laukaan kunnan kotisivuilta. Kirjallisena tehty tarkastuspyyntö osoitetaan sairaanhoitopiirin potilaskertomusarkistoon ja Laukaan kunnan osalta vanhuspalvelujen johtajalle. Tarkastusoikeuden käyttäminen on asiakkaalle maksutonta kerran vuodessa.

6 6 13. Tiedon korjaaminen Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai asiakkaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut tieto. Asiakkaan hoitotietoja on mahdollista korjata siten, että muutettu tieto jää näkyviin. Mikäli asiakkaan vaatimusta tiedon korjaamisesta ei hyväksytä, tulee asiakkaan saada siitä kirjallinen selvitys. Tiedon korjaamisen toteuttaminen Korjauspyyntö tehdään kirjallisena erillisellä korjausvaatimuslomakkeella ja se osoitetaan sairaanhoitopiirin potilaskertomusarkistoon ja Laukaan kunnan osalta hoitavalle taholle. Mikäli asiakkaan vaatimus on aiheellinen, korjauksen tekee henkilö, jolla on rekisteritietojen korjaamiseen oikeus. Korjauksesta tehdään merkinnät rekisteritietoihin. Korjattu tieto toimitetaan tahoille, joille rekisterinpitäjä on tiedon aiemmin luovuttanut tai jolta rekisterinpitäjä on saanut virheellisen tiedon. Ilmoitusvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos ilmoittaminen on mahdotonta tai vaatii kohtuutonta vaivaa. 14. Rekisterihallinto Terveydenhuoltolain 9 :n mukaisesti sairaanhoitopiirin kuntayhtymän alueen kunnallisen perusterveydenhuollon ja erikoissairaanhoidonpotilasasiakirjat muodostavat terveydenhuollon yhteisen potilastietorekisterin. Yhteisen potilastietorekisterin rekisterinpitäjänä ovat kaikki rekisteriin liittyneet terveydenhuollon toimintayksiköt niiden omien potilasasiakirjojen osalta. Rekisterinpitäjinä ovat Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä, Jyväskylän yhteistoiminta-alueen terveyskeskus (Jyväskylän kaupunki, Hankasalmen, Muuramen ja Uuraisten kunnat) ja Keski-Suomen Seututerveyskeskus sekä sosiaalihuollon yksiköt (Keuruun kaupunki, Joutsan, Konneveden, Laukaan, Luhangan, Multian, Petäjäveden ja Toivakan kunnat). Yksityisissä palvelukodeissa on kussakin omaa toimintaansa kuvaava rekisteriseloste, joka perustuu henkilötietolakiin. Rekisterin ylläpidosta vastaa Keski-Suomen sairaanhoitopiirin kuntayhtymä. 15. Sisäiset rekisteritoiminnan ohjeet ja koulutus Rekisterin käyttäjille on laadittu erilliset ohjeet ja koulutusta järjestetään tarpeen mukaan.