Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot HetiL 10 että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä 24.

Transkriptio

1 TIETOSUOJASELOSTE - Keski-Pohjanmaan alueen yhteinen potilasrekisteri Henkilötietolaki (523/1999) 10 ja 24 Tällä lomakkeella ovat sekä rekisteriselosteen tiedot HetiL 10 että rekisteröidyille annettava informaatio henkilötietojen käsittelystä 24. REKISTERINPITÄJÄ Keski-Pohjanmaan erikoissairaanhoito- ja peruspalvelukuntayhtymä Kiuru Mariankatu 10-20, KOKKOLA Puh. 06/ vaihde Kokkolan sosiaali- ja terveyslautakunta Puh. 06/ vaihde TyöPlus KOKKOLA Puh. 06/ REKISTERIASIOISTA VASTAAVA HENKILÖT Johtajaylilääkäri, os. Mariankatu 16-20, KOKKOLA Puh.06/ Jokilaakson yhteistoiminta-alue: Johtava lääkäri Kannuksen terveyskeskus Lopotinkatu KANNUS 06/ Kokkolan terveyskeskus: Johtava lääkäri KOKKOLA Puh.06/ vaihde Työplus: Työterveysjohtaja Kokkola Puh.06/

2 REKISTERIN NIMI Keski-Pohjanmaan perusterveyden- ja erikoissairaanhoidon yhteinen potilasrekisteri HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS Potilaan/asiakkaan tutkimusten ja hoidon suunnittelu ja toteutus Rekisterinpitäjän oman toiminnan laskutus, tilastointi ja suunnittelu Rekisteritietoja saa käyttää vain siihen käyttötarkoitukseen ja siinä laajuudessa joka sille on määritelty, ellei muissa laissa ole toisin säädetty. Tämän rekisterin osarekistereitä ovat: - Keski -Pohjanmaan erikoissairaanhoidon ja perusterveydenhuollon potilasrekisterit (Keskussairaalan ja Jyta - yhteistoiminta-alueen rekisterit) - Kokkolan terveyskeskuksen potilasrekisteri - Kokkolan kaupunki/kotisairaanhoito - Työterveyshuolto Työplussan potilasrekisteri POTILASREKISTERIIN TALLETETUT TIEDOT Potilaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot Potilaan nimeämä yhteyshenkilö, alaikäisen huoltaja, edunvalvoja Potilaan hoidon kannalta välttämättömät terveydentilatiedot Muut hoidon kannalta välttämättömät tiedot esim. sosiaalityöntekijän, ravitsemusterapeutin, psykologin ym. työtehtävissä olevat tiedot Laskutus, tilastointi ja suunnittelutiedot Kaikki potilasrekisterin osarekisteritiedot muodostavat loogisen kokonaisuuden. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET - väestörekisterikeskuksesta saadut tiedot - potilaalta saadut tiedot - potilaan suostumuksella hänen omaisiltaan/yhteyshenkilöiltään saadut tiedot - hoitoyksikössä syntyvät tiedot 2

3 - osarekistereiden tiedot - muualta potilaan suostumuksella hankitut tiedot POTILASREKISTERITIETOJEN LUOVUTTAMINEN Potilastiedot ovat salassa pidettäviä, ja henkilökunnalla on salassapitovelvollisuus. Yhteisessä potilastietorekisterissä olevia eri toimintayksiköiden potilastietoja saa luovuttaa ilman potilaan antamaan erillistä suostumusta sen jälkeen, kun hän on saanut informoinnin yhteisestä potilasrekisteristä ja siihen liittyvästä mahdollisuudesta luovuttaa hoitosuhteen yhteydessä eri osarekistereissä olevia potilastietoja muillekeski-pohjanmaan alueenyhteisessä potilasrekisterissä mukana oleville palvelujen antajille ilman potilaan erikseen antamaa suostumusta. Potilaalle pitää antaa myös tieto siitä, että hän voi kieltää tietojen luovutuksen rekisterinpitäjien ja eri osarekistereiden välillä. Kiellon voi myös peruuttaa tai peruutetun kiellon tehdä uudestaan. Rekisterin ulkopuolelle tietoja luovutetaan vain potilaan/asiakkaan suostumuksella. Potilastietojen säännönmukainen luovuttaminen/luovutuksensaajaryhmät: Kunnille luovutetaan käyntien ja hoitopäivien lukumäärät kuntalaskutuksen yhteydessä Terveyden ja hyvinvoinnin laitos: hoitoilmoitusrekisteri, syntyneiden lasten rekisteri, raskauden keskeyttämis- ja steriloimisrekisteri, syöpärekisteri, epämuodostumarekisteri, näkövammarekisteri, tartuntatautirekisteri - Lääkelaitos: - lääkkeiden sivuvaikutusrekisteri, implanttirekisteri, huumausainerekisteri Henkilötietoja voidaan potilaan suostumuksella luovuttaa Euroopan Unioni ulkopuoliseen maahan ottaen huomioon salassapitosäännökset, mikäli kyseisessä maassa voidaan taata riittävä tietosuojan taso henkilötietolain (523/1999) 22:n perusteella. Potilaan kirjallisella suostumuksella tai nimenomaisen lainsäännöksen perusteella voidaan luovuttaa muille viranomaisille ja vakuutusyhtiöille. Luettelot maksamattomista asiakas-/potilasmaksuista toimitetaan konekielisinä kerran kuukaudessa perintätoimistoon ja tarvittaessa ulosottovirastoon. Tietojen luovutus perustuu ulosottokaareen (705/2007 ja siinä erityisesti 64 ja 67 ) sekä lakiin saatavien perinnästä (perintälain muutos28/2005 ja siinä erityisesti 10 ja 10 a ). POTILASTIETOJEN KÄYTTÖ JA YLEISEN SUOJAAMISEN PERIAATTEET Lainsäädännön yleiset periaatteet: Potilastiedot on säädetty salassa pidettäviksi. Potilastietoja ei saa luovuttaa sivullisille. Potilastietoja voivat käyttää ainoastaan ao. potilaan hoitoon tai siihen liittyviin tehtäviin osallistuvat. Rekisterinpitäjän ylin johto päättää organisatorisista ratkaisuista ja antaa käyttöoikeudet työntekijöille potilasrekisteritietoihin siinä laajuudessa kuin työtehtävät sitä edellyttävät. Yhteisen potilasrekisterin potilastietojen käyttö ä seurataan säännöllisillä sormenjälkiseurannoilla, joka toteutetaan tekemällä säännöllistä lokitietojen seurantaa eri käyttäjäryhmissä. Manuaalinen aineisto:(säilytyspaikka ja suojaaminen) 3

4 Potilasasiakirjat säilytetään kansliatiloissa valvotusti, hoidon päätyttyä asiakirjat siirretään potilaskertomusarkistoon, joka on arkistolain määräysten mukainen. Asiakirjojen käyttöä valvotaan. ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus): Tietokoneella olevia tietoja käytetään käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla ja potilastietojen käyttöä valvotaan. Potilasrekisteriin on ulkopuolinen verkkoyhteys potilaskertomusjärjestelmän toimittaja Tiedolla ja Kiurun johdon raporttien tuottajalla Neotidellä. Yhteisrekisterin pitäjillä on sovitut, organisaatioiden johdon hyväksymät, kirjatut periaatteet, minkä mukaan käyttöoikeudet työntekijäryhmittäin myönnetään. Kaikki käyttäjät allekirjoittavat käyttäjäsitoumuksen. Salasanat vaihdetaan määrävälein ja sijaisille ja opiskelijoille käyttöoikeudet annetaan vain sijaisuuden/harjoittelujakson ajaksi. Järjestelmän lokitiedostoon tallentuvat kaikki potilastiedostoissa käynnit ja lokitiedostoja tarkistetaan pistokokein. ATK-laitteet ja palvelimet sijaitsevat suojatuissa ja valvotuissa tiloissa. Rekisterin suojaus on kuvattu tietoturvasuunnitelmassa. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS Potilaalla on oikeus itseään koskevat rekisteritiedot. tarkastusoikeus toteutetaan viivytyksettä. tarkastusoikeus voidaan evätä ainoastaan poikkeustapauksissa. Epäämisperusteen voi olla esimerkiksi, että tiedon antamisesta saattaisi aiheutua vakavaa vaaraa potilaan terveydelle ja hoidolle taikka jonkun muun oikeuksille. tarkastusoikeuden käyttäminen on maksutonta kerran vuodessa. Tarkastusoikeuden toteuttaminen tapahtuu joko henkilökohtaisen käynnin yhteydessä taikka omakätisesti allekirjoitetulla rekisteritietojen tarkistuspyyntölomakkeella. Jokaisella yhteisen potilasrekisterin rekisterinpitäjällä on oma lomakkeensa, joka on saatavissa jokaisen rekisterinpitäjän omilta Internet-sivuilta. TIEDON KORJAAMINEN Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai potilaan vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä potilasrekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut potilastieto. Korjauspyyntö tehdään kirjallisesti. Jokaisella yhteisen potilasrekisterin rekisterinpitäjällä on oma lomakkeensa, joka on saatavissa jokaisen rekisterinpitäjän omilta Internet-sivuilta. 4

5 Mikäli potilaan vaatimus on oikeutettu, mahdolliset virheelliset merkinnät yliviivataan tai siirretään taustatiedostoon, siten, että virheellinen että korjattu merkintä ovat myöhemmin luettavissa. Korjauksen tekijän nimen, aseman sekä päiväyksen tulee ilmetä potilasasiakirjoista. 5