Uudenmaan sairaankuljetus Oy:n vaatimukset. Hyks-sairaanhoitoalueen lautakunnan päätös

Transkriptio

1 HYKS-SAIRAANHOITOALUEEN LAUTAKUNTA UUDENMAAN SAIRAANKULJETUS OY:N HANKINTAOIKAISU HYKS-SAIRAANHOITOALUEEN LAUTAKUNNAN PÄÄTÖKSEEN KOSKIEN ENSIHOIDON D-TEHTÄVIEN HANKINTAA PEIJAKSEN (VANTAAN JA KERAVAN) ALUEELLA 10/02/08/00/2014 HYKS 56 Uudenmaan sairaankuljetus Oy:n vaatimukset Uudenmaan Sairaankuljetus on hankintaoikaisussaan vaatinut, että Hyks-sairaanhoitoalueen lautakunnan päätös koskien ensihoidon D-tehtävien hankintaa Peijaksen (Vantaa ja Kerava) alueelle on kumottava liite 1. Uudenmaan Sairaankuljetus Oy vaatii, että hankintayksikön on oikaistava virheellinen menettelynsä siten, että muutoksenhakijan tarjous on otettava mukaan uuteen tarjousvertailuun tai vaihtoehtoisesti on järjestettävä uusi tarjouskilpailu. Sopimusta muun palveluntuottajan kanssa ei saa tehdä ennen kuin asia on lainvoimaisesti ratkaistu. Uudenmaan Sairaankuljetus Oy vaatii lisäksi, että hankintayksikön on korvattava muutoksenhakijan kulut tässä asiassa. Uudenmaan Sairaankuljetus Oy on valittanut asiasta vastaavilla perusteilla Markkinaoikeuteen. Vastine markkinaoikeudelle on annettava mennessä. Hyks-sairaanhoitoalueen lautakunnan päätös Hyks-sairaanhoitoalueen lautakunta on päätöksessään sulkenut Uudenmaan sairaankuljetus Oy:n tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska tarjous ei ole sisältänyt tarjouspyynnössä edellytettyä AVI:n lupaa ja työsuojelusuunnitelmaa liite 2. Hankinta-asiakirjat ovat nähtävänä kokouksessa ja ennen kokousta lautakunnan sihteerillä. Päätösesitys Hyks-sairaanhoitoalueen lautakunta päättää muuttaa tekemäänsä päätöstä siten, että Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n tarjous otetaan mukaan vertailuun. Päätöksen lopputulosta ei muuteta. Vastine muutoksenhakijan perusteluihin

2 Uudenmaan Sairaankuljetus Oy katsoo hankintaoikaisussaan, että sen tarjous ei ole ollut puutteellinen. Mikäli tarjous katsottaisiin puutteelliseksi, puutteellisuus on johtunut tarjouspyynnön epäselvyyksistä. Uudenmaan Sairaankuljetus Oy katsoo, että hankintayksikkö on syrjinyt muutoksenhakijaa, koska puutteellisuudet olivat niin vähäisiä, että niillä ei ollut vaikutusta tarjousten vertailukelpoisuuteen, tarjoajien tasavertaiseen kohte luun, jos tarjous olisi otettu mukaan vertailuun. Julkisista hankinnoista annetun lain 56 :n 4 momentin mukaan hankintayksikkö voi pyytää ehdokkaita tai tarjoajia täydentämään tai täsmentämään selvityksiä ja muita asiakirjoja. Tämä ei kuitenkaan saa johtaa tarjoajien epätasapuoliseen ja syrjivään kohteluun. Työsuojelusuunnitelma Uudenmaan Sairaankuljetus Oy toteaa, että hankintayksikkö on tehnyt virheellisen päätöksen hylätessään muutoksenhakijan tarjouksen puuttuvien asiakirjojen nojalla. Perusteluina vaatimukselleen muutoksenhakija viittaa siihen, että asiakirjoissa on mainittu työsuojelusuunnitelman olemassaolo (Tarjouksen liite u26tarjous, sivu 7). Hakijan liitteessä u27 uusihenkilöstösuunnitelma sivulla 5, kohdassa Työsuojelu on viittaus erilliseen Työsuojelusuunnitelmaan. Tätä ei kuitenkaan löydy tarjouksen liitteistä. Hankintaoikaisussa todetun mukaisesti työsuojelusuunnitelmasta on seuraavat maininnat tarjouspyynnössä: Palveluntuottajalla tulee olla henkilöstön työsuojelusuunnitelma, joka sisältää mm. henkilöstölle mahdollisuuden saada influenssa- ja hepatiittirokotukset. Palveluntuottajan tulee aktiivisesti edistää kyseisten rokotteiden ottamista sekä seurata vuosittain henkilöstön rokotuskattavuutta. Työsuojelusuunnitelmassa on oltava myös suunnitelma defusingin järjestämisestä traumaattisten tilanteiden jälkeen. Työsuojelusuunnitelma on myös listattu tarjouspyynnön kohdassa 17. Palveluntuottajalta vaadittavat selvitykset liite 3. Työsuojelusuunnitelma pyydetään myös liittämään tarjouksen liitteeksi Tarjouspyynnön liitteessä 10, jossa myös listataan pakolliset selvitykset, jotka on oltava tarjouk sen liitteenä liite 3. Hankintaoikaisussaan tarjoaja toteaa, että se on tarjouksessaan (s. 7) ilmoittanut selkeästi, että palvelun tuottajalla on henkilöstön työsuojelusuunnitelma, joka sisältää mm. henkilöstölle mahdollisuuden saada influenssa- ja hepatiittirokotukset. Palveluntuottaja/tarjoaja edistää aktiivisesti kyseisten rokotteiden ottamis ta sekä seuraa vuosittain henkilöstön rokotuskattavuutta.

3 Työsuo jelusuunnitelmassa on myös suunnitelma defusingin järjestämi sestä traumaattisten tilan teiden varalle. Tarjoaja vetoaa myös tarjouspyynnön liitteenä 9 olevaan sopimusehdotukseen, jonka hyväksymällä he sitoutuvat työsuoje lusuunnitelman olemassaoloon. Tarjoaja on ilmaissut tarjouksessaan työsuunnitelman täyttävän tarjouspyynnössä mainitut ehdottamat vaatimukset yksilöiden ne varsinaisessa tarjouksessaan. Lisäksi tarjoaja on sitoutunut tarjouspyynnön liitteenä olleeseen sopimusehdotukseen ja sen mainintaan työsuojelusuunnitelmasta. Tarjoajan voidaan katsoa riittävällä tavalla ilmaisseen työsuojelusuunnitelman olemassaolon ja sen ehdottomana vaatimuksena olevan sisällön siten, että tarjous voidaan ottaa huomioon, vaikkei työsuojelusuunnitelmaa ollut toimitettu omana asiakirjanaan tar jouksen liitteenä määräajan puitteissa. Aluehallintoviraston lupa Tarjouspyynnön mukaan tarjoukseen on liitettävä kopio AVI:n luvasta. Tarjouspyynnön liitteen 10 Täytettävä lomake vertailun pohjaksi, kohta B 1. Seuraavat pakolliset selvitykset ovat tarjouksen liitteenä, muutoksenhakija on rastittanut kohdan AVI:n lupa liite 3, mutta kuitenkaan kopiota ei ole tarjous pyyn nön liitteenä. AVI:n lupa on sellainen, joka tarjoajalla tulee olla ennen sopimuksen mukaisen toiminnan alkamista, jotta se voi ensihoitopalvelua tuottaa. Vaatimus on siis olennaisesti liittynyt tarjoajan edellytyksiin toteuttaa hankinta. Hankintalain 56 :n mukaisesti olisi hankintayksikkö voinut pyytää tarjoajaa täydentämään tarjoustaan ja toimittamaan AVI:n luvan. Edellä olevan perusteella ei Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n tarjousta ole tällä perusteella ollut tarpeen poissulkea. Järjestelmäongelmat Uudenmaan Sairaankuljetus Oy vaatii toissijaisesti, että päätös on kumottava ja järjestettävä uusi tarjouskilpailu, jos tarjous katsottaisiin tarjouksen jättäjästä johtuvasta syystä puutteelliseksi siten, että tarjous on voitu jättää vertailun ulkopuolelle tai hylätä toissijaisesti. Hankintaoikaisussaan Uudenmaan Sairaankuljetus Oy toteaa, että tarjous on annettu pyydetyssä muodossa, mutta hankintayksikkö on virheellisesti antanut mahdollisuuden vain sähköiseen välitykseen. Hankintayksikön virhe on myös tarjouksen välitystavan

4 järjestäminen siten, että tarjousta ei voi muuttaa tai täydentää määräajan puitteissa sen jälkeen, kun tar jous on lähetetty. Tarjoaja on käyttänyt selainta (Safari) jota Tarjousportaali.fi ei tue. Todennäköisimmin yhteenvedon ja liitetiedostojen ongelmat ovat johtuneet tästä. Liitteessä 3 on ote tarjousportaa lin käyttöohjeista, josta selviää palvelun tekniset vaatimukset. Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n väite siitä, että hankinta-asiakirjojen muuttaminen tai täydentäminen on ollut mahdotonta, on virheellinen. Tarjoaja oli täydentänyt tarjoustaan tarjousajan puitteissa sähköpostilla HUS Logistiikalle vielä väittämänsä (2.5.) täydellisten asiakirjojen jättämisen jälkeen. Tämä vapaamuotoinen täydennys henkilöstön pätevyyden tarkistamisesta JulkiTerhikistä on otettu huomioon osana tarjousta. Tässä yhteydessä ei Uudenmaan Sairaankuljetus Oy ole tuonut esille, että tarjouksen jättämisessä järjestelmän kautta olisi ollut ongelmia. Tiedossa ei ole muutoinkaan, että tarjoaja olisi ollut yhteydessä HUS-Logistiikkaan tai järjestelmän toimittajan asiakastukeen järjestelmän ongelmien vuoksi. Tarjousportaalin etusivulla on ohje: Mikäli haluat kysyä palvelun käytöstä lisätietoja tai tarvitset teknistä apua palvelun käyttöön liittyen, ota yhteyttä sivun alareunassa olevan linkin (Cloudia -> ota yhteyttä) kautta tai sähköpostilla Cloudia Helpdesk: tuki@cloudia.fi tai puhelimella Uudenmaan Sairaankuljetus Oy toteaa hankintaoikaisussaan, ettei ole saanut järjestelmästä yhteenvetoa jättämistään tarjousasiakirjoista. Sähköisen järjestelmän tuki on todennut tarjoajan käyttäneen ei-tuettua selainta tarjousta jättäessään. Tekniset vaatimukset on lueteltu Tarjousportaalin teknisissä vaa timuksissa liite 3. Sähköisen järjestelmän kuittausviestissä kehotetaan tarkistamaan tarjouksen tiedot huolellisesti ja muistutetaan, että tietoja voi muokata tarjouksen jättämisen määräaikaan mennessä. Järjestelmän tallennettujen tietojen muuttaminen ja täydentäminen määräajan puitteissa on siis mahdollista. Todettakoon myös, että kyseinen järjestelmä on käytössä useilla julkisilla viranomaisilla (mm. useissa suurissa kaupungeissa). Sähköisen järjestelmän tuelta on pyydetty ( ) selvitys mahdollisista ongelmista tarjouksen jättöajankohtana ja vastauksen mukaan: Tarjouspalvelussa ei ole lokitietojen mukaan ollut mitään ongelmia tuona kyseisenä aikana. Tarjoajahan on myös onnistunut jättämään tarjouksen sekä lataamaan jokaiseen kohtaan liitteitä. Käyttäjä on käyttänyt selaimenaan Safari 6.0, joka ei ole tarjouspalvelun tukemien selainten listalla.

5 Tietojen täydentäminen määräajan jälkeen Julkisista hankinnoista annetun lain (hankintalaki) 69 :n 1 momentin 4 ja 5 kohdan mukaan tarjouspyynnössä tai soveltuvin osin hankintailmoituksessa on oltava määräaika tarjousten tekemiselle sekä osoite, johon tarjoukset on toimitettava. Hallintolain 17 :n 1 momentin mukaan asiakirja toimitetaan asiassa toimivaltaisen viranomaisen asiointiosoitteeseen lähettäjän omalla vastuulla. Jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu määräaika, lähettäjän on huolehdittava siitä, että asiakir ja saapuu viranomaiseen määräajassa. Hallintolain 17 :n 1 momentin yksityiskohtaisissa perusteluissa (HE 72/2002 vp s. 69) on todettu, että viranomaisella ei ole mahdollisuutta vastata asiakkaan lähettämistoimien asianmukaisuudesta eikä varmistaa niiden toimivuutta käytännössä. Näin vastuu asiakirjan toimittamisesta on asiakkaalla silloinkin, kun asiakirjan perillemeno vaarantuu lähettäjästä riippumattomasta syystä, kuten kolmannen osapuolen toimien vuoksi. Esimerkiksi postin kulussa tapahtuneet häiriöt tai lähetin laiminlyönnit asiakirjan toimittamisessa eivät poista lähettäjän vastuuta. Lähettäjä vastaa myös siitä, että viranomainen saa asiakirjan määräajan kuluessa, jos asiakirjan toimittamiselle on asetettu jokin määräaika. Asiakirjan viivästymisestä aiheutunut määräajan ylittäminen katsotaan lähettäjän vahingoksi. Näin esimerkiksi postinkulun viivästyminen ei poista lähettäjän vastuuta. Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain 8 :n mukaan sähköinen viesti toimitetaan viranomaiselle lähettäjän omalla vastuulla. Hankintailmoitus on sisältänyt linkin kilpailutusjärjestelmään. Hankintailmoituksen kohdassa x "Tarjouksen lähettäminen" on ilmoitettu seuraavaa: Tarjoukset klo mennessä osoitteeseen: b83ec1c7b915 Valittajan mukaan sen tarjouksen puutteellisuus on johtunut teknisestä viasta hankintayksikön käyttämässä kilpailutusjärjes telmässä. Oikeuskäytännössä on katsottu, että tarjousmenettelyn kaikissa vaiheissa on noudatettava sekä tarjoajien yhdenvertaisen kohtelun periaatetta että avoimuuden periaatetta sen varmistamiseksi, että kaikilla tarjoajilla on samat mahdollisuudet tarjoustensa ehtojen laatimisessa. Tarjouspyynnössä tarjousten jättämiselle asetetun määräajan noudattaminen varmistaa sen, että kaikilla tarjoajilla on sama aika tarjousten valmisteluun tarjouspyyntöilmoituksen julkaisemisen jälkeen (Ks. markkinaoi keus 555/2013). Hankintailmoituksessa asetettu vaatimus tarjouksen toimittamisesta määräaikaan mennessä sähköisessä muodossa internetis-

6 sä olevan kilpailutusjärjestelmän kautta on ollut selkeä. Tarjouspyynnössä on mainittu tarjouksen toimitusosoitteena HUS-Logistiikan osoite. Näin ollen on tarjoajan sähköpostitse määräajan puitteissa lähettämä asiakirja otettu huomioon osana tarjousta (ks. liite 3). Esitetyn selvityksen perusteella asiassa ei ole käynyt ilmi, että internetissä oleva kilpailutusjärjestelmä ei olisi ollut toiminnassa tarjousten jättämiselle asetetun määräajan päättymiseen asti. Tarjouskilpailussa tarjoajalla on vastuu tarjouksen saapumisesta perille määräajassa tarjouspyynnön mukaisena. HUS-kuntayhtymä on hyväksynyt tarjoajan määräajan puitteissa sähköpostitse lähettämän asiakirjan osaksi tarjousta. HUS:n tiedossa ei ole, että tarjoaja olisi ollut ennen määräajan päättymistä yhteydessä järjestelmän ongelmista HUS:iin tai jär jestelmän toimittajaan. Julkisista hankinnoista annetun lain 56 :n 4 momentin mukaan hankintayksikkö voi pyytää ehdokkaita tai tarjoajia täydentämään tai täsmentämään selvityksiä ja muita asiakirjoja. Täydennyksiä on oikeuskäytännön mukaan voitu pyytää sellaisista seikoista, jotka eivät johda tarjoajien syrjivään kohteluun. Tarjoaja ei voi määräajan päättymisen jälkeen parantaa tarjoustaan. Tarjousten vertailu ja tarjousasiakirjojen täydentäminen vertailun perusteena olevien tietojen osalta Tarjouspyynnön yhtenä arviointikriteerinä on ollut osaamisenhallintajärjestelmä, joka sisältää mm. koulutuksen seu rannan ja kehittämisen (mm. kirjallinen palaute). Tarjoajan vertailulomakkeessa on rastitettu tarjoajalla on osaamisenhallintajärjestelmä vaikka sitä ei tarjoajan toimittamista liitteistä löydy. Liitteessä u27uusi henkilöstösuunnitelma on maininta Kts. koulutukseen viittaavat liitteet, joita tarjouksesta ei kuitenkaan löytynyt. Tarjouspyynnön arviointikriteerinä on myös riskienhallintaraportti. Tarjoajan täyttämässä vertailulomakkeessa on rastitettu myös kohta tarjoajalla on esittää riskienhallintadokumentti, mutta kyseistä dokumenttia ei löydy tarjousasiakirjoista. Tarjoaja Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:lla ei näillä asiakirjoilla ja selvityksillä ole mahdollista saada täysiä laatupisteitä. Olisi muita tarjoajia syrjivää, että vertailupisteisiin vaikuttavia vertailuperusteisiin liittyviä asiakirjoja voisi täydentää tarjouspyyn nön määräajan päättymisen jälkeen. Tarjousvertailu Uudenmaan Sairaankuljetus esittää, että tarjouskilpailuun hyväksyminen ei tarkoita osaksikaan tarjouksen parantamismahdolli-

7 suutta jälkikäteen vaan, että tiedot ovat olleet käytettävissä määräajan päättyessä. Tarjous voidaan edellä mainitun perustein ottaa mukaan vertailuun käyttäen tarjoajan määräajan päättymiseen mennessä tulleita tietoja vertailun perusteena olevista seikoista. Seuraavassa tarjous on arvioitu tarjouspyynnön mukaisia valintaperusteita käyttäen määräajan päättymiseen men nessä saapuneiden tietojen pohjalta: Tarjousten vertailu, johon on täydennetty Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n osuus on esityslistan liitteenä 4. Tarjouspyyntö josta ilmenevät tarjousten valintaperusteet on liitteenä 5. Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n tarjous oli halvin ja siten se saa tästä osuudesta täydet pisteet. (Halvin hinta = täydet hintapisteet.) Samoin laatujärjestelmästä ja ajoneuvokalustosta Uudenmaan Sairaankuljetus saa täydet pisteet (laatujärjestelmä 10p täydet, ajoneuvokalusto 10p täydet. Osaamisenhallinnasta Uudenmaan Sairaankuljetus saa 0p. Tarjous ei sisältänyt osaamisenhallintajärjestelmän kuvausta, ainoastaan viittaukseen koulutusliitteisiin u27uusi henkilöstösuunnitelma sivu 2. Tarjoajille annettiin mahdollisuus esittää tarjouspyynnöstä tarkentavia kysymyksiä mennessä ja vastaukset kysymyksiin toimitettiin Kysymys ja vastaus numero 6 käsitteliosaamisenhallintajärjestelmää on tämän esityslistan liitteenä 3. Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n tarjous ei sisältänyt pisteytyk sessä hyväksyttävää osaamisenhallintajärjestelmää. Med Group Ensihoitopalvelu Oy:n tarjouksen liitteenä oli osaa mis hal lin ta järjestelmän kuvaus, joka sisälsi kuvauksen koulutuk sen seu ran nasta ja kehittämisestä. Näin ollen Med Group Ensihoitopalvelu Oy saa täs tä osuudesta täydet pisteet Keikkatyöläiset ja lyhytaikaiset sijaiset 20p (täydet) Henkilöstön työtyytyväisyys 0p, Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n tarjous ei si säl tä nyt us kot ta vaa työhyvinvointisuunnitelmaa ei kä näyt töä sii tä mi ten työ hy vin voin tia on kehitetty, mikä olisi vaa dittu 5 tai 10 pis tee seen). Tar jous sisälsi Skrabbe Oy:n suo rit ta man työtyy tyväi syys kyselyn. Med Group Ensihoitopalvelu Oy:n tarjous sisälsi us kotta van ja seik ka pe räisen työhyvinvointisuunni telman sekä selvi tyk sen työ hyvin voin nin ke hittämisestä.

8 Med Group Ensi hoito palve lu Oy saa tästä osuudesta täydet 10 pistet tä. Riskienhallintaraportti 0p, koska Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n tar jous ei si säl tä nyt tar jous pyyn nön mukaista riskienhallintara port tia). Tar jous pyyn nössä on edel ly tetty, että selvitys riskienhal linta kar toituk ses ta ja ulko puoli sen, riippumattoman osapuolen laati masta ris kien hallin tara portis ta on esitettävä tarjouksessa. Kysy mykset ja vas taukset nu mero 10, jo ka käsittelee riskienhallintara portin si sältöä, on esi tys listan liittee nä 3. Med Group Ensihoitopalvelu Oy:n tarjous sisälsi em. riskienhallintaraportin ja se saa tästä osuudesta täydet 10 pistettä. Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n pisteet ja sijoitus ovat seuraavat: hintapisteet 7p ja laatupisteet 1,5p, yhteensä 8,50 pistettä ja sijoitus tarjouskilpailun sija 2. Korkeamman pistemäärän SAA yksi tarjoaja, Med Group Ensihoitopalvelu Oy: hintapisteet 5,55p ja laatupisteet 3,00p, yhteensä 8,55 pistettä, sijoitus 1, joten HYKS-sairaanhoitoalueen lautakunnan tekemän päätöksen lopputulos ei muutu. Oikeudenkäyntikulujen korvaaminen Hankintalain 89 :n 1 momentin mukaan hankinta-asian käsittelyssä hankintayksikköä pidetään valituksen tehneen asianosaisen tai viranomaisen vastapuolena. 2 momentin mukaan hankinta-asiassa oikeudenkäyntikulujen korvaamiseen sovelletaan, mitä hallintolain-käyttölain 74 :n 1 ja 2 momentissa säädetään. Nyt käsiteltävänä on julkisista hankinnoista annetun lain mukainen hankintaoikaisu, joka ei ole hallintolainkäyttöä eikä em. säännöksessä tarkoitettu valitus. Uudenmaan Sairaankuljetus on omalla toiminnallaan aiheuttanut puutteet tarjousasiakirjoissa, mm. käyttämällä teknisten vaatimusten ulkopuolella olevaa internet-selainta tarjousportaalin käyttöön ja asiakirjojen lähettämiseen. Vastoin väitettään, tarjoaja on onnistunut täydentämään tarjoustaan sähköpostitse tarjous ajan puitteissa. Päätöksen lopputulos ei myöskään muutu. Edellä olevan perusteella HUS-kuntayhtymä ei korvaa Uudenmaan Sairaankuljetus Oy:n oikeudenkäyntikuluja. Asian käsittely Pöydälle jaettiin uusi kilpailutusjärjestelmässä ollut versio liitteestä 5. Lisäksi sihteeri teki teknisen korjauksen kohtaan: "Hankintailmoituksessa asetettu vaatimus tarjouksen toimittamisesta määräaikaan mennessä sähköisessä muodossa internetissä olevan kilpailutusjärjestelmän kautta on ollut selkeä. Tarjouspyynnössä on mainittu tarjouksen toimitusosoitteena

9 hankintayksikön osoitteena HUS-Logistiikan osoite. Näin ollen on tarjoajan sähköpostitse määräajan puitteissa lähettämä asiakirja otettu huomioon osana tarjousta (ks. liite 3)." Päätös Esitys hyväksyttiin. Lisätietoja Jaana Vento, puh. (09) , Markku Kuisma, puh